Inimestele kes püüavad järgida David Alleni GTD ajaplaneerimismudelit, soovitan ühte head linki Outlook2007 tweakimiseks. Seni on olnud ka mõned lisajupid GTD implementeerimiseks, kuid tavaliselt on need tasulised ja ei pruugi täpselt vajadusele vastata. Antud õpetus on samuti ühe inimese vaatevinklist, kuid seda läbi tehes saab asjast parema pildi ette ja edasi võib igaüks proovida just endale sobivaks kohandamist.

Link: http://davidorn.spaces.live.com/blog/cns!9B3B8FD397272614!313.entry

Kristjan, kui sa leiad aega, siis ehk kirjutad sellest ühe eraldi blogisissekande ka, kuna see õpetus oleks paljudele abiks.

Martin Arva

Aitäh viite eest! Kirjutan järgmisel nädalal ka sellest, kuidas olen sättinud oma Outlooki korda ja tõhusaks.

Aga miks just 2 minutit? Miks mitte 1 minut või 5 minutit?

See kaks minutit on üsna suhteline ning sobib minu tavalise elutempoga.

Oletame, et postkasti tuleb kiri, mis nõuab lihtsat vastust.

Kui vastan sellele kohe, siis:

* Kirja lugemine – 10 sekundit
* Keskendumine ja taustainfo otsimine – 20 sekundit
* Vastuse kirjutamine – 20 sekundit
Kokku: 50 sekundit.

Kui lükkan sellele vastamise edasi, siis:

* Otsustamine, mida kirjaga pihta hakata ja kirja liigutamine lugemisväärsete materjalide hulka – 10 sekundit
* Hiljem kirja leidmine lugemisväärsete materjalide seast – 5 sekundit
* Kirja lugemine – 10 sekundit
* Keskendumine ja taustainfo otsimine – 20 sekundit
* Vastuse kirjutamine – 20 sekundit
Kokku: 65 sekundit.

Nagu näha, kuluks mul 2 minuti reegli eiramisel 15 sekundit rohkem aega + ma koormaksin oma süsteemi tarbetu infoga, mis omakorda raskendab materjalide leidmist (arvestades sellega, et kirju tuleb vahel kui küllusesarvest).

Kaks minutit on tinglik aeg: kui mul on väga kiire, siis saab 2 minuti reeglist 30 sekundi reegel, ning kui aega küll, siis viie minuti reegel.