:D neid kutseid võin mina ka saata. Jube tore oleks, kui oleks keegi kellega seda asja testida. Paraku tutvusringkonnas pole kedagi kellel ka ligipääs ja üksi seda testida on suht nagu mängiks üksi multiplayer mängu :P.

Kaupo Kalda soovitas wave'i otsingusse toksida "with:public" :)

Kuna jooksvalt tuleb pidevalt rohkem ülesandeid kui ajaressurssi antud on, siis jagan ülesanded kaheks; vaegtööd ja planeeritud tööd. Vaegtööd on ülesanded mis on olnud plaanis varem, kuid on nõudnud planeeritud ajast rohkem aega (kas siis vääramatust jõust või muust välisest tegurist) ja planeeritud tööd on tööd mis on päevakorras.

Kummalgi töö kategoorial on oma prioriteedi list, mida täiendan ja muudan igapäevaselt päeva lõpus. Vaegtöid teostan hommikuti (kuna olen hommikutundidel effektiivsem), pärastlõunal aga planeerituid töid.

Töövahenditena kasutan outlook kalendrit ja google calendrit (süngitult). Prioriteetide listidena kasutan ka postit sedeleid.

Kutsed edukalt laiali jagatud - suur tänu kõigile! Palun varuge kannatust, sest Google'il võtab kutsete edastamine veidi aega.

Aga ajanippe võib siia julgelt edasi jagada :)

Olen täheldanud, et enda "ajajuhtimises" töötab hästi elu loomulikku rütmilisust jälgiv loogika. Mõnikord on vaja pingutada lühikese ajaga väga palju, teinekord saab võtta vabamalt. Justkui autosõit mägisel maastikul. Käike ehk metoodikaid vahetan vastavalt olukorrale. Mäkketõus on pingeline aeg. Mida pingelisem, seda madalam, kuid jõulisem, organiseeritum ja läbimõeldum käik tuleb rakendada.

Minu puhul:
1 käik = projektijuhtimise täislaks,
2 käik = GTD arvutis ja iPhone'is,
3 käik = mindmappimine,
4 käik = GTD paberil,
5 käik = TaskListid organiseeritud puuna,
6 käik = 3P = pliiats, paber ja pea,
vabakäik = elu on lihtsalt mõnus ja väljavaade ilus.

Seejuures on valida vahefaasid vedavate sildade arvus: 1 või 2. Muide, käikude lülitamise vahepeal on alati hetked vabakäigu kujul. Nende märkamine lubab nauditavaks teha ka raskemad mäkketõusud. Ikka samas rütmis: puhkus-pingutus, sissehingamine-väljahingamine, inspiratsioon-ekspiratsioon ja muud seesugused loomulikud tsüklid.

Mulle pole oluline olla järjekindel ainult ühe või mõne metoodika kasutamises, vaid valida ülesannete läbimiseks optimaalne käik, kaotamata tasakaalu elus tervikuna. Optimaalse tööriista valimine läheb ladusamalt, kui püüda vaadata elu tervikpildina. Praktiseerides tuleb vilumus ning harjumuseks muutudes saab ajajuhtimisest elujuhtimine. Kui need tehnilisevõitu lähenemised on käpas, võib hakata märkama, et ajajuhtimise mäng võtab uue vormi: sellest saab "unistuste juhtimine" ehk "management by vision".

Kirjeldatud lähenemisel on üks oluline erinevus autojuhtimisest. Käikude lülitamise järjekord on ristivastupidine. Nimelt sõidan (elan/tegutsen/olen) ajalises mõttes koguaeg kerge ja kiire 5'nda või 6'nda käiguga. Kui läheb raskemaks, alles siis võtan hoogu maha ja lülitan "alla" jõulisemale resiimile. Ei viitsi ju kogu elu pillata planeerimisele. Elada on parem. Ideaalne oleks koguaeg hakkama saada vabakäiguga, mis vastab taoistlikule printsiibile "toimi toimimata". Kõik ei peagi mõistusele arusaadav olema ;)

Päikest!

Minu nipp on see, et kui just töö ei nõua, siis logi Skypest ja live-messengerist (vms) välja või määra enda olek "appear as offline". Ja keegi ei sega ning palju rohkem saab tehtud

There is a great feature while using Outlook and Google calendar (requires download of the sync file and configuration). You can enter your meetings to Outlook Calendar and it will automatically sync with Google Calendar. I use Google Calendar on my desktop and also it is visible on my gmail page. So - one entry and visible in multiple places and never lets you forget the important dates and timings.

Kirjeldan, kuidas mina oma aega juhin (mõnevõrra kilplaslikult, aga siiski):

* Kasutan kalendrit mobiilis ning outlookis - Pidevaks jälgimiseks, mis planeeritud on. Iga hommik vaatan üle, mis plaanis on ning ajastan oma tegemisi.
* Planeerin. Kasutan erinevaid tööriistu ülesannete/tegemiste haldamiseks (excel, outlook jne) ning süngin neid omavahel manuaalselt. Outlook on tööriist, mis pidevalt silme ees. Excel ja muud vidinad on kord päevas/kord nädalas.
* Suudan öelda asjadele EI, kui need tulevad ootamatult ning plaan lihtsalt ei võimalda neid vahele võtta. Paljud siiski ei suuda ning tänu sellele võib tulemus kannatada.

Need on asjad, mis Minu puhul toimivad. Kindlasti ka teiste puhul.

On erinevaid soovitusi, a la pühapäeval kirjutamine järgmise nädala "mida ma ära teen" - proovisin kaks korda, enam ei viitsinud. Tulemuseks tuli mull, mis sarnanes uusaasta lubadustele. Ehk siis ei täitunud :)

- täienduseks Peebule - fail to plan, plan to fail. Planeerimine on efektiivsuse võti.
- eesmärgista ja tähtajast tegevused
- tööle sõit või jalutamine on hea aeg päevaplaani tegemiseks ja häälestumiseks.

Kiidan takka ka Margusele, universaalseid toimivaid mudeleid pole olemas. Mõni on hommikuinimene, teisele meeldib kissell.

Ma olen viimasel ajal lähtunud paarist reeglist, mis mind õigel rajal hoiavad.

- Oma sihtmärki. Selleks, et produktiivne olla pead sa teadma, mille poole liikuda. See võib olla ka midagi hästi lihtsat, näiteks paar tundi varem töölt koju minemine. Ja midagi suurt, esimese miljoni teenimine.
- Parkinsoni produktiivsuse vs aja reegel. Mida lühem on ülesande täitmisele eraldatud aeg, seda kiiremini ja ka kavaliteetsemalt (tänu suurenenud keskendumisele) ülesanne valmib.
- David Alleni 2 minuti reegel, kui tööle (e-mail, otsus, kodutöö, mis iganes) kulub alla 2 minuti, siis tee see kohe ära.
- Jällegi Alleni pea tühjaks reegel. Kirjuta kõik oma ülesanded üles. Nii ei hüppa kogu aeg tegemata tööde mõtteid pähe ning sul on ülevaade kõigest, mis sa tegema pead.
- Tim Ferriss'i the art of nonfinishing. Ülesandeid ei ole vaja teha selleks, et linnuke kirja saada, et midagi on tehtud. Hinda, kas sul on seda vaja teha. Sama kehtib ka kõiges muu, ära vaata igavat filmi lõpuni. Ära loe ebahuvitavat raamataut lõpuni.
- Ferrissist inspireeritud prioritiseerimine. Tegele ainult nende asjadega, mida sul kriitiliselt vaja on. Ülejäänud aeg on lihtsalt ajatäide. Ei ole mõtet uurida ülesandeid, mida sul läheb vaja alles nädala pärast ning sa pead siis uuesti sellega tegelema.
- Multi-tasking is bad. Mulje, et sul on hästi kiire ei võrdu alati produktiivsusega. Hinda kriitiliselt, kas ja milliseid ülesandeid sa tegema pead.

Hommikuti tuleb kava valmis mõelda, et kõigepealt teen selle, siis selle ja lõpuks kui aega jääb siis too töö kah vaja ära teha. Ning samuti mõelda nendele asjadele mis eile said tehtud. Ise tavaliselt teen seda kui joon hommikukohvi ning sellel ajal panen plaani paika.

Ülesse kirjutamine minule ei sobi absoluutselt. Veel eelmisel aastal märkisin asju usinalt kalendrisse ja märkmikku, kuid kui märkmik kuhugi ununes olin täiesti hädas. Mis oli vaja teha? Mis kellaks? täiesti lootusetu...
Seetõttu viskasin märkmiku minema ja hakkasin iga päev hommikuti päeva läbi mõtlema. Kalendrit ikka kasutan sest kõik ka ei jää meelde kuid sinna märgin ülesse ainult kohtumised ning igasugu tähtpäevad.

Ega mul selle kutsega suurt midagi peale hakata pole, aga hea nipp mis minu puhul töötab teatav aja raiskamine. Konkreetsemalt siis jalutamine hommikul tööle ja õhtul tagasi, kusjuures tehes seda keskmise aeglusega st pigem lonkides, mitte tormates (raske on, tuleb sundida) - see on nagu konverents laeval, maha ei saa. Sellega võtab kummalisel kombel igasuguse stressi ja kiirustamise tunde maha. Ja kui pole enam sellist oravaratta tunnet, siis need asjad mis teha vaja on saavad tehtud kuidagi iseenesest.

Selleks, et toimetused saaksid tehtud, tuleb luua laiem visioon. Et aega mitte niisama raisku lasta, tuleb mõelda laiemas kontekstis, miks ma midiagi teen. Kindlasti ei vastata nt. emailile selleks, et oleks vastatud emailile ning see ongi lõppeesmärk. Emailile tuleb vastata võib-olla usalduse loomiseks, müügi lõpetamiseks või kokkusaamise kinnitamiseks, mis omakora võib viia ettevõtte kasvule ja sealt edasi sinu lõppeesmärgini - sinu unistustuse realiseerumiseni.

Niisiis tuleksi pidevalt oma unistust silmas pidadea ning ammutama sealt motivatsiooni ja energiat. Kui kord motivatsioonitulv taga, siis võib asuda asja kallale, ning kogu tegevus jookseb justkui õlitatult ning väsimus ei tüki peale.

Loo visioon ning kõik saab suurepäraselt tehtud!

Parim ajajuhtimisetehnika on siiski kombinatsioon oma meetodist (tehnikad v viisid erinevate asjade tegemiseks) + oma filosoofia (ehk miks sa midagi teed). Oma meetod tähendab seda, et sul on vaja leida just endale sobivaim viis oma asjade tegemiseks võimalikult lihtsalt/tulemuslikult. Ajajuhtimise koolkondi on mitmeid (autofookus, GTD jne jne) ja nendest on vaja leida endale sobivaim. Ajajuhtimine teisalt on (elamis) filosoofia väljendus ja iga inimene tegutseb kas teadlikult või vähem teadlikult selle järgi. Kui inimesed ei pane paika enda oma elu- ja ajajuhtimisefilosoofiat, siis võib teha asju üha kiiremini ja rohkem, aga ajajuhtimise eesmärke ei pruugi saavutada. Näiteks seda, et tekiks piisavalt aega, et oleks võimalik tegelda eesmärgipäraste ülesannetega. Või näiteks vältida üleorganiseerimist. Seega, leidke endale sobivaim viis v leiutage oma meetod töödega toimetulemiseks ja pange paika oma elufilosoofia.

Mäletan, et andsin Sulle kunagi aegade alguses Gmaili kutse, äkki saan nüüd Wave kutse vastu ;)

Minu jaoks on reegel nr 1 - ära ava oma postkasti enne kella 12. Enne seda tuleb tegeleda eelmisel päeval paika pandud kõige olulisemate asjadega. See tagab, et postkasti avamise ajaks oled päeva 1-2 kõige olulisemat asja juba ära teinud ja mis iganes sealt postkastist ka välja tuleb, siis sinu päeva see enam täiesti segi paisata ei saa.

For web conferences you should try http://www.showdocument.com ,
Great for online teaching and collaborating. I use it for working on my designs with other in my field.
Its free and pretty simple - you just upload your file and invite others to view it together.
- Laura W.

Olen rakendanud Pomodoro nimelist ajajuhtimistehnikat, mis koosneb 5 lihtsast sammust:

1) Vali ülesanne;
2) Seadista timer 25-le minutile;
3) Tööta keskendunult timeri lõpukellani;
4) Lühike 5 minutiline paus;
5) Peale 4 Pomodoro tsükklit pikem paus.

Täpsemalt lahtikirjeldatud (sh tasuta ebook) siin: http://www.pomodorotechnique.com/

Push–pull strateegia mugandus: ära lase omale infot sisse pushida, vaid sea üles süsteem, kuidas saad vajadusel infot ise pullida: olgu need taskid või materjalid konkreetse taskide teostamiseks või midagi muud. Mina labeldan näiteks oma emailid ära, mis käivad mingi taski kohta ning kaotan nad inboxist. Kui tegemist vajavate asjade nimekirjast hakkan konkreetse tööga tegelema, siis leian vajalikud materjalid kiiresti üles. Pigem võtta kui üldise põhimõttena.
http://en.wikipedia.org/wiki/Push–pull_strategy

Mõnikord on väga hästi töötanud ka suure kiire möödalaskmisest.
Kuid kindlasti tuleb teha vahet asjadel mis on vaja täna ära teha ja mida võib tulevikku lükata.

Näiteks eelmine aasta ma konkreetselt mõtlesin et peaks euribori ära fikseerima sest tõus on meeletu ja ei tea kuhu veel tõuseb. Lükkasin asja koguaeg edasi et vaatame mis veel saab...
Praeguseks hetkeks olen üli häppi et ei fixinud

Kuid need asjad mis on mõne teise isikuga kokku lepitud, või keegi ootab sinu järgi tuleb aga koheselt konkreetseks kuupäevaks ära teha. Vastasel juhul muutud pudelikaelaks ning nagu teada asendamatuid inimesi ei ole olemas.

Võtta ette ainult üks asi korraga. Ja keskenduda sellele, ning lülitada muud asjad välja. Tihtipeale tuleb muid asju vahele, eriti kui tegeled oma asjadega internetis ja arvuti taga (vabandust - ees).

1. Õpi ütlema "EI" ehk siis vali kohustusi. Mingil määral "Achieve more by lowering your expectations" derivaat.
2. Jaga tegemised väikesteks juppideks ja tööta 10/15 minuti kaupa. Tunne rõõmu nende väikeste saavutuste pärast, mis on peale 15 minutilist spurti TEHTUD, isegi kui see pole kõik mida vaja. Nagu õpetaja Laur ütles Tootsile: "Kui ei jõua teha kogu rehkendust, tee pool". Positiivne emotsioon annab palju jõudu.

Mina saan kõige enam asju tehtud siis, kui päeva alustades teen nimekirja tegevustest, mida vaja täna ära teha. Ja siis asun järjest tegema. Nimekirja tegemata jättes leian end sageli niisama uitamas ja ebaproduktiivne olemast.

Ehk saab ühe kutse ka vanade teenete eest?

Hästi töötav nipp asjadede ära tegemiseks on see, kui sa sead endale miskise kindla aja (näiteks teisipäeva õhtul kell 20.45), kui sa vaatad üle oma kalendri ja tegevusnimekirja ning ajakohastad selle. Võta tegevusnimekirjast see 6 kuud seisnud "auto pesta", pane see kalendrisse homse õhtu peale, ning tee see ära.

Tean reealsest elust inimesi, kes kasutavaid samu meetodeid aja haldamiseks, kuid ühel juhul on haldamatu nimekiri asjadest, mida kaootiliselt täidetakse, teisel juhul on süsteem, mida inimene haldab.

hääh, kirjutasin pikema jutu ja miskipärast viskas errori!! proovin uuesti.

ühesõnaga. RTM ehk remember the milk - hea teenus. on olemas nii tasuta variant kui tasuline. iphone´ga kasutamiseks peab PRO ehk tasulist varianti kasutama. see aga tasub küllaga ära kui õigesti ja aktiivselt kasutada, nagu ka paljude teiste asjade puhul. RTM võimaldab ülesandeid sheerida ja täägida:) asjalik ühesõnaga. kindalist üks paremaid rakendusi omasuguste seas.

teiseks soovitan kasutada vajadusel zenbe lists teenust. See on hea ja ütlemata lihtne rakendus igasugu checklistitide tegemiseks. ipone´ app olemas (tasuline). me teeme nii et naine teeb ostunimekirja (leib, sai, piim, jogurt jms) ja poes olles sünkroniseerin iphone rakenduse - nii näeme mõlemad ühte ja sama nimekirja.

Parim nipp minu arvates on see, et võta oma tegemisteks aega. See tähendab, et ära võta endale muudkui uusi ülesandeid ja ürita neid kähku-kähku jooksvalt ära teha, vaid planeeri iga ülesande jaoks oma aeg, kanna see kalendrisse ja tee ära planeeritud ajal. Kokkuvõttes jõuad siis asju teha korralikumalt ja läbimõeldumalt ning kuna aega on planeeritud piisavalt, siis on ka tulemus kvaliteetsem. Ja mis kõige tähtsam - kui kalender on juba täis, siis on ta täis.