5 võtet hilinemise vältimiseks

Pakun välja mõned nipid, mis aitavad vältida pikaajalisemate tegevuste kroonilist venimist ning mille kasutamine aitab meil ka igapäevaelus vähem hilineda.

1. Keskendu kõige olulisemale

Minimalistliku eluviisi alustala: keskendu ainult hädavajalikule ning kõige olulisemale, ülejäänust loobu.

Kui kavandad mõnda suuremat tegevust, siis esimese hooga on tore visualiseerida täiuslikku tulemust. Aga enne tegutsema asumist viska välja kõik „tore-oleks-kui“ tüüpi tegevused, et säästa aega. Oluline on leida viiendik tegevustest, mis annab neli viiendikku tulemusest ja tegutsemismõnust.

Kui sa pole just arst või lendur, siis võib rahulikult jätta täiuseihaluse ukse taha, sest ülesandest viimase kahe protsendi lihvimine täiusliku teostuse nimel võtab kaugeltki rohkem aega ja teisi ressursse kui ülejäänud projekt kokku.

Veebiteenuste väljatöötaja 37signals kasutab projektide kiireks lõpetamiseks kolme reeglit, mille kohaselt on projekt lõppenud kui:
• tulemus on saavutatud,
• projektiks kavandatud aeg on otsas (sõltumata tulemusest)
• projektiks kavandatud raha on otsas (sõltumata tulemusest)

Selle tulemusena armastab neli 37signalsi klienti viiest neid palavalt ning üks viiest vihkab neid sama kirglikult. Vastasel juhul suhtuks suurem osa klientidest neisse lihtsalt leigelt.

Tegevused valmivad kõige kiiremini visandades. Kui visandad mõnda asja seda iga korraga pidevalt veidi täiustades, siis jõuad oluliselt kiiremini rahuldava tulemuseni.
Kui jääd kohtumistele alailma hiljaks, siis mõtle enne välja astumist, mida sul on kavas tingimata arutada ning milliste ettevalmistusteta kohtumisel pole mõtet. Ülejäänud asjad võivad jääda ka järgmist korda ootama.

2. Jaga suur tegevus väiksemateks tükkideks

Enne alustamist visanda plaan: pane kirja, milliseid olulisemaid asju meil on vaja teha ning kaua need võtavad. Järgmise ringiga löö järgmised suuremad sammud veelgi väiksemateks kildudeks, et mõista, kui kaua aega neiks tegelikult kulub.

Ning nüüd korruta tulemus läbi 1,5-2ga, saades tulemuseks tegeliku ajakulu.
Arvesta sellega, kui palju tegelikult jõuad teha ning kui palju suudab tegelikult su meeskond. Vastasel juhul kohtud varem või hiljem üha kasvava hilinenud tegevuste nimistuga.

Oluline on vältida üleplaneerimist, muidu pead väga põhjalikku plaani hiljem pidevalt muutma ning see nõuab tohutult aega. Sama tähtis on teha iga sammu järel kiire vahekokkuvõte ning küsida: mida peame tegema järgmisena, et jõuaksime lõpptulemuseni.

Olen hoidnud sageli olulisemate projektide puhul ees kolme kuu ja kahe nädala plaani. Selles kirjeldame projekti tulemuse selle, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpus nagu ka käesoleva ja järgmise nädala lõpus. Lähtuvalt nädala eesmärgist jagame tegevused päevade peale ära. Kui nädal on läbi, loome järgmise paari nädala plaani.

Kui oled krooniline kohtumistele hilineja, siis sea endale vaheetapid: selleks, et jõuda kokku lepitud kellaajaks kohale, pean jõudma selleks ajaks bussile ning kodust välja astuma sel hetkel. Õigemini kümme minutit varem.

3. Palu teistel end aidata

Murrame kõige lihtsamalt endale antud lubadusi. Kui oleme midagi lubanud kellelegi teisele, siis on nendest kohustustest juba palju keerulisem loobuda. Seega: kui tahad midagi olulist mingiks ajaks ära teha, palu endale mõnel sõbral või töökaaslasel korra päevas või üle päeva helistada ning küsida, kuidas sul see tegevus edeneb, mis sul hetkel käsil on ning mida võtad ette järgmisena.

Lugesin hiljuti uuringut, mis väitis, et tavalise koolituse kasu on 21%. Teisisõnu, iga viies koolitusel osaleja hakkab õpitut päriselus ka kasutama. Aga kui koolitusele järgneb tegevuste ülevaatus, kontroll ning juhendamine, kasvab koolituse kasutegur kolm korda. Täpselt sama nägime meeskonnaga oluliste asjade ärategemise koolituse Uus Kurss järel: kolm kuud pärast koolitust toimunud järelsessioonile tuli kohale kaks kolmandikku osalenud tiimidest, mis olid saavutanud oma eesmärgid lähtuvalt koolitusel ühiselt tehtud plaanidest.

Kui oled kohtumistele hilineja, siis palu teistel inimestel endale meelde tuletada kodust lahkumise hetke. Kas elukaaslane või mõni teie sõber on vahel helistanud ja uurinud: „Noh, kas juba hakkasid tulema?“ Kui veel ei hakanud, siis tavaliselt selle meeldetuletuse peale asun teele.

4. Kehtesta sanktsioonid

Kasuta hilinemise puhul sanktsioone, millest on ühiskonnale kasu. Näiteks iga olulise projektiga hilinenud päev toob tiimiliikmetele kaasa kohustuse teha pärast projekti lõppu ühe tunni vabatahtlikku tööd. Koosolekule hilinetud minut maksab kümme senti heategevaks annetuseks.

Kui hilined kohtumistele, kasuta sama nippi – iga hilinetud minut või veerandtund toob kaasa kindla kohustuse teha midagi selle kuu viimasel reedel või nädalavahetusel ühiskonna heaks vastutasu ootamata.

Head võib teha ka hilinemata, aga see on lihtsalt üks viis, kuidas asju kontrolli alla saada. Mitmed mu tuttavad on saavutanud selle kaudu kaks tulemust: nad püsivad graafikus, kuid jätkavad ka vabatahtlikku tööd.

5. Alusta varem

Proovi alustada olulise projektiga kuu, nädal või päev varem. Astu koduuksest lihtsalt pool tunnikest varem välja. Me ei pea ju tormama! Rahulikult on palju mõnusam liikuda.

Harjuta seda täna: kui lähed töölt koju, siis astu tavapärasemast rahulikumalt ning proovi enda ümber märgata vähemalt üht rõõmuvalmistavat asja, mida sa pole varem märganud. Kui asud varem teele, siis on aega olla rahulikum ja õnnelikum.