Ajahalduse tõhusaimad abimehed

/0 Comments/in , , , ,

Ma ei saa midagi parata, aga Google Calendar on endiselt mu lemmik. Põhjuseid selleks on mitu: vapustavalt lihtne ja intuitiivne kasutajaliides, võimalus jagada oma kalendrit või selles olevaid sündmusi teiste inimestega, mitme kalendri kasutamise võimalus ning loomulikult ka see, et Google Calendarile pääsed ligi enamike nutitelefonidega (juhist loe siit). Pealegi, kui oled Windowsi ja Google Chrome’i veebibrauseri kasutaja, siis pääsed oma kalendrile ligi ka siis, kui pole oma arvuti taga (vaata lisa Google’i abiinfost). Kui Google ei meeldi, siis Microsofti Windows Live’i kalender toimib samuti üsna hästi.

Suur hulk korporatiivinimesi ei pääse üle ega ümber Microsoft Outlookist, mille kalender väärib ainult kiidusõnu ning peaaegu sama võib öelda (liigagi) paindliku tegevusnimestiku kohta (Olen varem Outlooki nippidest pikemalt kirjutanud). Kui olin Outlooki igapäevane kasutaja, siis sünkroniseerisin Outlooki kalendri Google’i omaga, et sellele igalt poolt ligi pääseda – Google pakub selleks tasuta vidinat.

Tegevusnimestike haldamise poolelt on valik lai. Keerulisematest variantidest kuulub mu lemmikute hulka Evernote, mis sünkroniseerib märkmed probleemideta kõigi seadmete vahel.  Hoian oma märkmeid juba aastaid selles ning pole vahet, kas sirvin neid arvutist või telefonist. Evernote’i kasutajatele on loodud mitmeid asjalikke ajahaldussüsteeme, neist tõenäoliselt parim on nn Salarelv ehk The Secret Weapon.

Veebipõhiseid tegevusnimestikke on teisigi. Minu lemmikud läbi aegade on siiani lihtne ja intuitiivne Remember The Milk ning keerulisemate süsteemide sõpradele Toodledo. Mõlema jaoks on saadaval ka mobiilitarkvara.

Uuema aja tegijatest tasub pilk peale visata Wunderlistile ning meeskondliku ajahalduse puhul selle nooremale sõsarale Wunderkitile või lihtsale ja mugavale Asanale. Kui Wunderlisti saab kasutada suuremate probleemideta ka siis, kui netiühendus puudub, on nii Wunderkiti kui ka Asana jaoks vaja internetti. Aga koostöökeskkondadena võin neid vaid kiita.

Olgu, aitab viidete ilutulestikust. Lisan juurde ka vana hea meeldetuletuse, et endiselt kehtib vana hea produktiivsusporno keelu reegel – kui oled harjunud üht vahendit kasutama, siis ära vaheta seda sagedamini kui paari aasta tagant, sest muidu kulub asjade ümbertõstmiseks ja õppimiseks üle mõistuse palju aega.

Kui digisüsteem sulle ei sobi või ei meeldi, siis pabermärkmik toimib endiselt suurepäraselt. Ühele lehele on hea kirja panna kõige olulisemad sihid ning suuremad tegevused, et hoida ülevaadet. Päevakannete puhul on sama moodi nagu digisüsteemi puhul tähtis hoiduda päeva tegevustega üle koormamast.

Hea märkmik pole liiga suur ega väike – seda peab saama lihtsalt kaasa võtta ning samas mahuvad olulised märkmed sellesse ära. Ning mis vähemalt sama tähtis: märkmik peab olema mõnus kasutada ja esteetiliselt nauditav! Pealegi mõtlevad inimesed endiselt pliiatsiga kirjutades asju paremini enda jaoks läbi ja märkmikku saab mõtteid mõnusalt kritseldada-visandada.

 

Kuidas sõnastada enda jaoks sihti?

/0 Comments/in , , ,

Näitan Tartu AIESECi ettevõtmisel meisterdet videokoolis seda, kuidas on hea enda jaoks läbi mõelda ja sõnastada erinevaid eesmärke ja sihte.

Elu ilma sabata

/0 Comments/in , , , ,

Eks vist suurem osa meist tahab maha jätta jälje, aga kui palju meist soovib, et see oleks lohiseva saba oma?

Mulle meenub lugu Michael Heppelli raamatust “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“.

Ta kirjeldab kohtumist oma mentori, suure personaliotsingufirma peadirektoriga, millest on nii mõndagi õppida. Kohe, kui mentor soovitas näiteks mõne uuendusalti juhiga ühendust võtta ja Heppell sellega nõustus, helistas mentor juhile ja leppis kohtumise kokku. Kui mentor soovitas Heppellil midagi lugeda, helistas ta sekretärile ning mentori juurest lahkudes ootas kabineti ukse taga paljundatud artikkel Heppelli. Mentor lõikas kõik kohtumise käigus tekkivad sabad kohe ega lasknud ühtegi tegevust lohisema jääda.

Mida teha siis, kui ei pole arukas teise aega kulutada kohtumise ajal pisiasjade tegemiseks? Kõige lihtsam: kirjuta üles ning aja need asjad korda vahetult pärast kohtumist. Sama lugu on siis, kui ei saa enda aega kulutada, sest keset mingile tegevusele keskendumist hüppavad pähe pisiasjade korda ajamist nõudvad uitmõtted. Pane need kirja ning tee ära järgmise pausi ajal. Kasutan seda võtet koolitustel paar-kolm kuud: saadan koolituse käigus ühiselt loodud materjalid osalejatele 20 minuti jooksul pärast koolituspäeva lõppu.

Sellisel moel on arukas lõigata väikesed, vähem kui paariminutilised sabajupid. Pikemate tegevuste jaoks on arukas leppida endaga kokku aeg, mil need rahulikult ja keskendunult ära teha.

Olen elanud “elu ilma sabadeta” hea mitu kuud ning enesetunne on parem kui kunagi varem, sest kui ma ei jäta “saba lohisema”, saan palju paremini keskenduda käesolevale hetkele.

Proovi ise ka seda võtet, et saada aru, kas see sobib sulle: lepi endaga kokku, et tänasest päevast ei jää pisiasjad lohisema. Ela tänane nii, et lõpetad päeva “sabadeta”. Luban, et tulemuseks on harukordselt kerge enesetunne õhtul, sest sa pole võtnud uusi ajavõlgu. Parim aeg selle uue harjumusega alustamiseks on kohe nüüd.

Kuidas planeerida oma tegevusi lihtsalt?

/0 Comments/in , ,

AIESEC Tartule loodud tudengite ajajuhtimiskursuse 5. osas näitan lihtsat oma aja planeerimise süsteemi, mis aitab olulised asjad õigeks ajaks ära teha.

Ajajuhtimisõpik, kiirtoit ja seedimishäired

/0 Comments/in , ,

Säästa tund ja lehitse Michael Heppelli raamatut “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“, sest lugeda pole seda mõtet: Michael Heppell jagab valdavalt triviaalseid nõuandeid, mida ilmselt teadsid niigi, ning kiirelt lehitsedes saad endale viis-kuus nippi, millest tulevikus kiirelt kasu lõigata.

Ma ei tee seda raamatut maha: Heppell ise annab sama soovituse raamatu alguses. See ei ole mitte lugemis-, vaid lehitsemisraamat, mitte kolmekäiguline kulinaari unistus, vaid nälga kustutav Briti kiirtoit, kala krõbekartulitega mähituna vanasse ajalehte.

Nagu iga kiirtoiduga, pole mõtet ka seda ei nautida ega sellega üle pingutada – vastasel juhul tabavad sind seedehäired ning enesetunne halveneb. Kiirtoidu efekt on pigem muus: edaspidi väldid seda suurema osa ajast, kuid saad paar head nõksu igapäevaseks kokkamiseks. Ja täpselt nagu iga muu kiirtoit näeb Heppelli raamat alguses hea välja, kuid vajub mõne aja pärast lössi.

Millised ideed on kahtlust väärt:

  • Heppelli soovitus seada sisse ajatabel, milles jälgid nädala jooksul oma aja kulutamist veerandtunnise täpsusega. Teoorias suurepärane idee, mis nagu aitaks ajakulu auditeerida ja leida selles nõrku kohti. Praktikas pole ma kohanud inimesi, kes seda vabatahtlikult teeks nädala vältel. Teiselt poolt, kui jälgid oma aega tunnise täpsusega 3-4 päeva, saad ka aimu, kuhu seda kaotad.
  • Suurpuhastuse idee. Teoorias kena, praktikas… Neetult keeruline. Kui oled proovinud teha suurpuhastust, siis tead, millist üleinimlikku pingutust nõuab sellega alustamine. Pealegi hindab Heppell egoistlikult oma aega rohkem kui meie ühist elukeskkonda – ta soovitab asju ära visata, sest nende müümine või vajajatele annetamine nõuab liiga palju aega. Siin on muidugi oma iva: kui võimalik, siis loobu ebavajalikust ja anneta neid asju hulgi, et oma aega säästa. Vii asjad, mida aitab veel kasutada, näiteks uuskasutuskeskusse. Aga palun ära reoste nendega keskkonda.
  • Soovitus osta kõigile sama kink, et aega säästa, kuulub ilmselt Briti huumori valdkonda, mida ma kahjuks täiuslikult ei valda. Aga kui ei kuulu, siis on see iseenesest üsna naljakas.
  • Raamatut läbiv kramplik humoorikus muutub hiljemalt viiendal leheküljel tüütuks. Kui vaid saaks autorit sundida tema naljatiivul lendlevat luulehobu veidi ohjeldama… Raamat ainult võidaks sellest.

Olgu, aitab tampimisest. Tegelikult pole Heppelli raamat läbi ja lõhki kasutu. Selles on ka mõni hea nõuanne.

  • Planeeri õhtul järgmisse päeva 5 tähtsat tegevust. Toimib.
  • Jaga oma tegevused hiilgavateks, paremateks ja talutavateks. Keskendu hiilgavatele, võta aega parematele tegevustele ja talutavatele kuluta nii vähe aega kui saad.
  • Kasuta ajasahtleid: võta alguses üks päev ainult enda ja oma perega tegelemiseks, paar päeva kõige olulisemate võtmetegevuste jaoks ning ülejäänud 4 päeva sebimiseks. Hiljem suurenda oma ja võtmetegevuste osa ning vähenda sebimispäevade oma. Toimib.
  • Kasuta delegeerimisel väljendit “Mul on sinu abi vaja, sest…” Põhjendust loe raamatust – see nipp on raamatule kulutatud raha väärt!
  • Alusta koosolekuid veerandtunnil ja lühenda nende kestus 45 minutile. Teoorias toimib, praktikas vahel ka.
  • Paiguta riidekapis kantud riided paremale ning vasakule kogunevad rõivad, mida sa tegelikult ei vaja. Meeste puhul isegi toimib. Vist.

Heppelli pealiskaudne, hoolimatu ja individulalistlik raamat on tulvil primitiivseid soovitusi, kuid siiski annab olulisematest ajakorraldusnõksudest ülevaate ja suudab siiski mõtlema panna, kui suudad ületada esimese ärrituse. Aga kui peaksin ostma ainult ühe raamatu, siis eelistan viimase aasta jooksul maakeeles ilmunud ajakorraldus- ja eneseabiraamatute seas Leo Babauta “Pingevaba elu” Heppelli raamatule.

Kuidas häälestuda õppimisele?

/0 Comments/in , ,

Tudengitele loodud ajajuhtimise videokursuse teises osas näitan, kuidas häälestuda õppimisele.

Hoia head tegutsemisrütmi

/0 Comments/in , ,

Tartu AIESECi tegusad noored aitasid mul ära teha kümneosalise ajajuhtimise kiirkursuse tudengitele, mida nad avaldavad oma Facebooki-lehel. Jagan sama infot siingi – ehk on kellelgi neist kiiretest klippidest abi.

Esimeses osas räägin sellest, kuidas hoida päeva jooksul mõnusat tegutsemisrütmi.

Lihtne tegevusnimestik lükkab olulised asjad liikuma

/2 kommentaari/in , , , ,

Michael Linenbergeri üheminutiline tegevusnimestik (one minute to-do list ehk 1MTD) aitab toime tulla kiiret tegutsemist nõudvate asjadega ning samas võtta piisavalt aega ka pikaajaliste oluliste eesmärkide täitmiseks.

Linenbergeri süsteemi kasutamiseks vajad paari paberilehte, tekstidokumenti või mõnda ajahaldustarkvara, olgu selleks Microsoft Outlook või Toodledo. Süsteemi kasutusele võtmine nõuab vaid minuti (sellest ka süsteemi nimi) ning reeglid on imelihtsad.

Oluline = kiire

Linenberger väidab, et prioriteedi paneb eelkõige paika aeg. Seepärast kirjuta lehe ülaosasse need tegevused, mis tuleb tänase jooksul korda ajada.

Ta soovitab hoida selles nimekirjas mitte üle 5 tegevuse. Kui tegevusi koguneb nimestikku rohkem, siis küsi endalt: “Kas olen nõus olema täna kauem tööl, et saada need asjad tehtud?” Just nimelt vastus sellele küsimusele ütleb, kas tegevus kuulub tänasesse oluliste tegevuste nimestikku või võiks selle sama hästi kirjutada järgmisesse, 10 päeva jooksul oluliste valikute nimekirja.

Kui kasutad mingit ajahaldustarkvara, siis võib need tegevused tähistada kõrge prioriteediga.

10 päeva valikud

Tänaste oluliste ja kiireloomuliste tegevuste alla koosta teine nimekiri, milles olevad asjad tuleks järgmise 10 päeva jooksul korda ajada. Nendega tegeled siis, kui pakilised ja tähtsad asjad tehtud. Nimekirja vaatad üle korra päevas ja lisad sellest viis tegevust pakiliste ja oluliste tegevuste nimestikku.

Selles nimekirjas soovitab Linenberger hoida kuni 20 tegevust. Kui tegevuste arv kasvab suuremaks, kirjutad need asjad, mis tegelikult pole 10 järgmise päeva jooksul olulised, tulevikutegevuste nimestikku.

Kui kasutad tegevusnimestikku arvutis, siis tähtajad soovitab Linenberger kirjutada sarnaselt paberil oleva tegevusnimestikuga tööülesande reale. Kuna seda nimekirja vaatad üle igal õhtul või hommikul, siis hakkavad kuupäevad sel moel paremini silma.

Tulevikutegevuste pikk nimestik

Kolmandas nimekirjas on kõik ülejäänud tegevused. Nii need, mille alguseni on veel üle 10 päeva aega, kui ka need, mida võib-olla teed ühel ilusal päeval kui peaksid neiks aega leidma. Seda nimekirja sirvid korra nädalas, et liigutada sealt olulisemad asjad 10 päeva valikute nimestikku. Korra kuus tasub nimekiri läbi vaadata ning sellest tarbetuks osutunud tegevused lihtsalt välja visata.

E-nimestiku pidamisel soovitab Linenberger tähistada selle nimekirja tegevustele madala prioriteediga.

Olulised eesmärgid mäe tippu

Nüüd on viimane hetk tegeleda tõeliselt tähtsate tegevustega. Pakiliste ja oluliste tegevuste kohale soovitab Linenberger kirjutada 3-4 hetkel olulist eesmärki või tulemust, mis nõuavad suuremat pingutust ning pikaajalisemat tegutsemist. Kui selliseid olulisi tegevusi tuleb rohkem, siis vali neist välja 3-4 kõige tähtsamat, sest rohkematele me ei suuda keskenduda. Ülejäänud olulised eesmärgid kirjuta tulevikutegevuste nimestikku.

Iga päev teed ära esmalt pakilised ja olulised tegevused ning kohe seejärel tegeled kasvõi natuke oma oluliste eesmärkidega. Ja alles siis asud 10 päeva valikute nimekirjas olevate tegevuste juurde.

Nagu näed, on Linenbergeri süsteem lihtne ja samas toimiv. Kui pakub huvi, siis proovi kohe järgi. Rohkem infot leiad Linenbergeri veebist aadressil www.michaellinenberger.com/free1MTD.htm.

Kaks kotti ja prügi täis taskud

/1 Comment/in , , , ,

Hiljuti rääkis üks mu koolitusel osalenud kultuuritöötaja õpetliku loo tühjast tööst.

Oma tööd armastava inimesena võttis ta tavaliselt ette rohkem kui teha jaksas. Nii pidigi ta tööd koju kaasa võtma. Igal õhtul pakkis ta kaks ligi viiekilost kilekotti tegutsemist nõudvate paberitega ning haaras need koju minnes käe otsa.

Koju jõudes oli vaja perele süüa teha, veidi koristada, lastega tegeleda ning lõpuks ei jaksanud ta enam muud kui raamatut lugeda või telerit vaadata. Hommikul virgudes valmistas ta perele hommikusöögi, vaatas, et lapsed kooli saavad õigeks ajaks, ning haaras kaks viiekilost kotti käe otsa ja läks taas tööle.

Muide, ta elas töölt viie kilomeetri kaugusel ning käis tööl jala. Maal tavaline asi.

Nii jätkus see kahe nädala vältel – ikka õhtul kaks rasket kilekotti käe otsa ja koju ning hommikul märsid näppu ja tööle.
Ühel õhtul lõi tal järsku pildi selgeks. “Mida ma ometi teen? Miks ma tassin neid raskeid kotte iga päev edasi-tagasi?” küsis ta endalt. Seejärel naasis ta poole maa pealt tööle ning jättis kotid sinna. Kotid seisavad ilmselt tänaseni ta kabineti nurgas. Kergemat koduteed kui tol õhtul ta enda sõnul ei mäleta üle hulga aja.

Võta üks hetk ja vaata oma tegevused üle. Milliseid tegevusi sa lohistad sama moodi päevast päeva nagu kultuuritöötaja paberitest pungil kilekotte? Mida saad ette võtta, et sellist mõttetut koormat vältida?

Üks soovitus veel: vaata läbi oma taskud, kott ja lauasahtlid ning eemalda neist prügi, mida sa tegelikult ei pea iga päev kaasa vedama. Tegin seda hiljuti isegi ning eemaldasin mõlemast kotist poole kilo jagu pabereid, lisaks veel pükste ja pintsakku taskudest hulga väiksemat pudi-padi. Tee koju ja tööle on kergem nii otseses kui ka kaudses mõttes.