Avalik koolitus Tartus: ajajuhtimine

Korraldame koostöös Tartu Rahvaülikooliga  Tartus märtsis ajajuhtimise koolituse:

Ajajuhtimise koolitusel õpid,

  • kuidas oma tegevusi paremini planeerida,
  • keskendunumalt tegutseda ning
  • teha väiksema stressiga ära rohkem.

Ajajuhtimise koolitus toimub 9. märtsil kell 10-17.30 aadressil Vaksali 7. Koolitus maksab 78 eurot ning registreeruda saad siin.

23. ja 30. märtsil tuleb Tartus ka projektijuhtimise meistriklass, kuid sellest lähemalt järgmise paari nädala jooksul.

Päeviku täitmise võlu

Mulle meeldib päevik kolmel põhjusel: see aitab enda jaoks asju selgeks mõelda, sihipäraselt tegutseda ning lõppude lõpuks teha paremini vahet olulistel ja ebaolulistel asjadel.

Eelmisel nädalal näitasin seitset võtet, mille abil uue aasta lubadusi ära teha. Sel nädalal näed, millist kasu saad nende oluliste asjade tegemisel päeviku pidamise harjumusest.

Päevikuks sobib nii tavaline kaustik kui ka tekstifail arvutis – vali just selline vahend, mida sulle endale meeldib kõige rohkem kasutada. Selleks, et tahaksime igal õhtul kirjutada mõne lause päevikusse, vajame meeldivaid ja ahvatlevaid abivahendeid.

Päeviku esimesele lehele või tekstifaili algusesse kirjuta oma tänavused eesmärgid (kui oled eesmärgiinimene) või oluline siht, mille suunas liigud (kui oled sihipärane kulgeja). Kui sa ei pea enda jaoks kumbagi oluliseks, siis kirjuta mõne lausega, mis on sinu jaoks oluline elus, milline inimene soovid olla.

Igal õhtul ava päevik ning pane esmalt kirja need teod, mis viisid sind edasi soovitud suunas. Samuti kirjelda mõne lausega neid asju, mis tekitasid sulle heameelt ning mille eest oled tänulik. Kui soovid, võid lisada ka lause selle kohta, kui palju tegid täna trenni ning kui kaua võtsid mediteerimiseks ja rahulikult iseendaga olemiseks.

Kõigest sellest lähtuvalt anna soovi korral päevale viiepalliskaalal hinne.

Kui päev kulus sahmimiseks või rabelemiseks, kirjelda ka seda lause või paariga, lisa sahmimise põhjus ning selle juurde ka mõni mõte, mille ellu viimine aitab sul järgmisel päeval rabaelemist vältida ja rahulikumalt tegutseda.

Reedel või pühapäeval loe läbi nädala päevikukanded ning lisa mõni lause selle kohta, kuidas hindad nädalat tervikuna lähtuvalt valitud sihist või eesmärkidest.

Proovi juba täna õhtul, kas päeviku pidamine sobib sulle ning aitab sul paremini elada oma elu mõtet. Võta täna õhtul päevik, kirjuta selle algusesse oma eesmärgid või sihid ning seejärel pane mõne lausega kirja, mille poolest oli täna suurepärane päev.

7 sammu uusaastalubaduse täitmiseni

Vana tõde: lubadusi on lihtsam anda kui täita. Näitan mõnda lihtsat võtet, mille abil tänavu võtta end paremini kätte kui mullu ning vähemalt üks endale ja teistele antud lubadus ka täita.

Lubaduste andmine on imelihtne – see ei nõua pea mingit pingutust. Suurem osa meist on andnud lubadusi just uueks aastaks, justkui see oleks mingi maagiline piir meie eelmise ja järgmise elu vahel. Tegelikult ei torka 1. jaanuar päevade reas millegi poolest silma. Ta on täpselt sama eriline kui iga teinegi, aga armastame ju tõmmata kunstliku piiri “eelmise” ja “uue” elu vahele.

Lubaduse andmise lihtsus ja kergekaalulisus muudab ühel ilusal hetkel selle mõttetuks. Niisama on ju tore mõelda, et võtame kaalus alla, hakkame trennis käima, loobume mõnest kahjulikust või kahjustavast harjumusest, aga tegelikult ei juhtu suurt midagi. See on ka põhjus, mis paneb osa meist põlglikult turtsatama kuuldes sõna “uusaastalubadus”. Eluterve skeptilisus.

Näitan sulle seitset võtet, mida ise olen kasutanud endale antud lubaduste täitmisel. Need lihtsad asjad annavad lubadustele taas mõtte, sest aitavad need teoks teha.

1. Leia kaaslane. Aafrika vanasõna ütleb: “Kui soovid edasi liikuda kiiresti, mine üksi. Kui soovid jõuda kaugele, liigu mitmekesi.” Inimene on sotsiaalne loom. Ühiselt tegutsedes saavutame oluliselt rohkem. Kui vähegi võimalik, leia kaaslane, kelle eesmärgid langevad sinu omadega kokku. Tegutsege koos. Kui sellist kaaslast pole, räägi teistele inimestele endale antud lubadusest. Sotsiaalne surve aitab meil kindlamalt asju ära teha ja mitte nii lihtsalt alla anda.

2. Ära pinguta üle. Neli uusaastalubadust viiest ei ole realistlikud, vaid kalduvad soovunelmate kilda. Kui otsustad hakata sportima, siis pole mõtet alustada maratoni jooksmisest. Võta alustuseks ette 300-500meetrine väike ring. Kui tahad jõudu teha, siis pole arukas rahmeldada jõusaalis mitu tundi, et hiljem valusate lihaste sunnil oiata ja oma lollust kiruda. Alusta sellest, et teed hommikul 2 kätekõverdust ja tõused 5 korda pikaliasendist istuli. Kui väike algus tuleb välja, suurenda veidi koormust, aga mitte liiga palju.

3. Otsusta, kus ja millal teed esimese sammu. Ole võimalikult täpne: “jooksen homme hommikul kell 7.30 ümber kvartali” on oluliselt parem kui “lähen millalgi sel nädalal jooksma”. Vajadusel pane telefoni meeldetuletus veerand tundi enne trenniga alustamist.

4. Loo lubaduse täitmiseks eeldused. Hoolitse selle eest, et sul puuduksid vabandused. Kui otsustad jooksma minna, sea eelmisel õhtul valmis tossud ja tressid. Kui otsustad iga päev kirjatööd teha, siis vaata, et sul oleks olemas kõik kirjutamiseks vajalik pliiatsist-paberist või arvutist täidetud tee- või kohvitassini. Kui otsustad lugeda rohkem kui varem, sea raamat lugemisvalmis, vaata üle mugavusvarustus soojast pleedist järjehoidjani ning vii telekapult teise tuppa.

5. Iga algus on raske. Pole mõtet end petta, iga asjaga alustamine on kõige keerulisem asi üldse. Meenuta endale viimast korda, kui suutsid end kokku võtta ja tegutsema hakata ning milline oli tasu selle eest. Järgmisel korral läheb sama hästi.

6. Uue harjumuse loomine on veel keerulisem. Meile meeldib elada sisseharjunud rütmis. Iga uus harjumus põhjustab ebamugavust, mida vaistlikult proovime vältida. Sellest aitab üle saada paar nippi. Lihtsam võte: tõmba taskukalendris igale päevale, mil uue harjumusega tegelesid, ring ümber. Eesmärgiks on saada võimalikult pikk ahel. Keerulisem ja tülikam võte: palu sõbral endale helistada igal õhtul ühel ja samal ajal ning küsida, mida konkreetselt uue harjumuse kasutuselevõtul tegid.

7. Premeeri end. Tubli inimene väärib tasu. Kui leiad, et uue harjumuse kasutuselevõtt ja selle mõju pole piisav palk selle eest, et oled olnud tubli, anna endale täiendavat preemiat. Olgu selleks kino- või teatripilet, uus plaat, mõni ahvatlev ese või hoopis täiendavad paar-kolm tundi su lähedaste, sõprade või lemmiktegevuse seltsis.

Soovin sulle mõnusat alanud aastat!

 

6 sammu uue aasta lihtsa ja tõhusa plaanini

Kui palju teist on andnud uusaastalubadusi? Ja mitmed teist on neile pigem varem kui hiljem käega löönud? Näitan, kuidas seada uue aasta sihte nii, et need ei muutuks liiga koormavaks ega keeruliseks.

Heida pilk tagasi

Esmalt vaata tagasi: võta ette märkmik või oma kalender ning leia igast kuust vähemalt üks suurepärane asi, mis sul läks korda ning mille üle sul on hea meel. Kasvõi pisiasi.

Selle tulemusena leiad tänavusest vähemalt tosin helget hetke, mille poolest 2011. aasta väärib meenutamist.

Leia tunnuslause

Võta ette väike ajaränd ning mõtle end järgmise, 2012. aasta jõuluaega. Mille poolest jäi sulle meelde 2012. aasta? Kui vähegi võimalik, joonista sellest pilt (kriipsujukudest piisab täiesti).

Pärast pildi lõpetamist visanda 2012. aasta tunnuslause – milline lühike ja lihtne fraas võtaks kokku selle aasta? “Perele pühendumise aasta?”, “Isikliku arengu aasta?”, “Muretu tuleviku aasta?”, “Tasakaalus elu aasta?”

Kirjuta aasta nimi oma järgmise aasta kalendri esikaanele, et see hakkaks sulle silma iga kord, kui selle avad.

Sõnasta mantra

Nüüd on aeg sõnastada sinu isiklik 2012. aasta mantra, mida võid endale korrata, kui siht käest kadumas.

Saad seda teha paari lihtsa sammuga. Kirjuta paari-kolme lausega või joonista, millist kasu kingid järgmisel aastal maailmale – nii sinu sisemisele, sind ümbritsevale väikesele kui ka laiale maailmale me ümber.

Kui jõuad rahuldava tulemuseni, siis kirjuta ka see mantra märkmiku kaanele, et see oleks sul pidevalt silme ees ega laseks valitud teelt eksida. Lause ette võid soovi korral lisada fraasi: “Minu ülesanne/kohus/kutsumus:”.

Võta suund

Pane kirja kolmes valdkonnas oma kõige olulisem suund: eraelus, isiklikus arengus ja tööelus.

Kui kõige olulisemat suunda kohe ei leia või ei meenu, pole lahti midagi. Sel juhul kirjuta igas valdkonnas nii palju variante kui vähegi tuleb selle kohta, mida kõike võiks teha. Lase nimekirjadel seista mõni päev ning kriipsuta maha tegevused, mida sa kindlasti ei kavatse ellu viia. Seejärel leia järgi jäänud asjadest kõige olulisem – just see, mis pakub sulle kõige suuremat rahulolu ning on kõige paremini kooskõlas sinu mantraga.

Suuna kirjeldamine ei tähenda kohustuse võtmist. Tegemist on lihtsalt orienteerumist lihtsustava abivahendiga. Erinevalt eesmärgist ei pea suund olema mõõdetav ega konkreetne – paned lihtsalt enda jaoks kirja, kuhu poole hakkad liikuma ning milliseid tähiseid silmapiiril näed.

Kui suundade ja mantra vahel peaks tekkima vastuolu, vaata mantra üle, sest võib-olla sa polnud selle sõnastamisel enda vastu päris aus.

Tegutse

Loe uuesti läbi eraelu kõige olulisem idee, mille soovid ära teha. Kujuta endale ette olukorda jaanuari lõpus ja küsi endalt, kui kaugele oled jõudnud selle asjaga. Pane see endale kirja.

Võta lahti kalendris järgmise aasta esimene nädal. Mõtle jaanuari esimese nädala reedele – millise tulemuseni oled jõudnud? Kirjuta üles.

Kolmanda sammuna mõtle selle peale, millised on selle nädala 3-4 päeval iga päeva kõige olulisemad väikesed võidud ja tulemused. Pane needki kalendrisse kirja.

Kanna hoolt selle eest, et sa oma nädalat üle ei koormaks. Üks väike tulemus päevas või üle päeva on täiesti piisav.

Samal moel nuputa välja esimesed sammud enda arendamise teel ja tööelus: mõlema puhul pane kirja jaanuari tulemus, jaanuari esimese nädala tulemus ning selle nädala iga päeva väikesed võidud ja tulemused.

Kui kärsitus on väga suur, võid alustada nende tulemusteni jõudmist juba tänavusel viimasel nädalal. Milleks oodata?

Vaata üle

Edaspidi võta igal õhtul väike hetk, et läbi vaadata päeva tulemused ning end tunnustada nende asjade eest, mis läksid hästi.

Korra nädalas vaata üle nädala tulemus, pöörates erilist tähelepanu kordaminekutele ning pane paika järgmise nädala tulemus ja selle nädala päevade väikesed tulemused.

Kuu vahetumisel kiida end ja tunnusta sind ümbritsevat maailma ning leia järgmise kuu, nädala ja päevade tulemused.

Säärane süsteem on harukordselt paindlik, sest saad kiiresti reageerida muutunud oludele ja sobitada oma käitumise nendega sobivaks.

Sellisel moel liigu kindlas suunas seni, kuni see ei paku enam lusti või sa ei saa edasi minna mõne olulise takistuse või viivituse tõttu. Kui nii juhtub, võta uus suund ja alusta sama sihikindlalt sellel liikumist. Kui peaksid uuel teel tüdinema või väliste esmapilgul ületamatute asjaolude tõttu seisma jääma, naase soovi korral eelmisele sihile või vali uus – täpselt nii nagu ise tahad.

Meid ootab ees suurepärane aasta, millest tuleb meie senise elu parim. Ma olen selles veendunud.

Ilus eesmärkideta elu

Eesmärkidel puudub pikaajaline kasu – me jõuame küll tulemusteni, kuid selle hinnaks on pidevalt kasvav distress. Kui elada selge sihiga, kuid eesmärke seadmata, tuleme tegelikult palju enamaga toime ning enesetunnegi on oluliselt parem.

Kuulasin mõne nädala eest taas loodusmees Fred Jüssit. Olen seda teinud viimase viie aasta jooksul üha suurema naudinguga, sest ta jutt on selge. Jüssi nimetab end eesmärkide ja põhimõteteta meheks, kellel on olemas kindel suund ja siht. Eesmärgid pole vajalikud, kui su jalge all on tee ning peas selge mõte, kuhu poole tahad minna. Jüssi aitas langetada mul otsuse loobuda eesmärkidest.

Mõte hakkas idanema veidi enam kui aasta eest, kui lugesin Ameerika minimalistliku eluviisi ja rahuliku tõhususe arvamusliidri Leo Babauta postitust sellest, et eesmärkidel puudub sisu ning need ainult takistavad edasi liikumist.

Esmalt ehmatasin: noorema põlvkonna efektiivsusguru heidab eesmärgid prügikasti ning tõmbab oma eelmiste aastate jutule vee peale! Nüüd olen ise tegemas täpselt sedasama.

Veel kuu tagasi pesitses mu hinges endiselt kahtlus: kas eesmärkidest on ikka mõistlik loobuda?

Mis mind sel juhul ohustab? Saan vähem tehtud ning mu tegevustel on napimalt tulemusi. Võib-olla pean oma lubadusi vähem. Mine tea, ehk kaotan usaldust. Või raha. Või – mis veel hullem – turvalisust või isegi aega.

Oot, aga selge suund on mul ju endiselt olemas. Ma lihtsalt ei pea iga hinna eest jõudma kindlaks ajaks järgmise tee veeres asuva verstapostini. Kui tahan, siis jalutan selles suunas teekonda nautides. Kui soovin, võin mõne postivahe ka lipata, hing paelaga kaelas. Täpselt nii, kuis hetkel ihkan. Selle tunde nimi on vabadus.

Eesmärgid või siht?

Eesmärgid on mõõdetavad, sihi seadmisel on teada liikumise suund. Eesmärk seab näiliselt realistliku tulemuse, kindlas suunas tegutsemisel on protsess vähemalt sama tähtis kui tulemus. Eesmärgid tekitavad stressi, sest peame neid iga hinna eest täitma või soovitatavalt isegi ületama. Kindlas suunas toimimine hoiab meist eemal asjasse puutumatud tegevused, kuid distressi ei tekita.

Pealegi oleme harukordselt kehvad ennustajad: kõigest kaks projekti kolmesajast lõppevad täpselt nii nagu alguses kavandatud. Mis mõtet on prognoosida tulemusi ja pungestada nende nimel kui teekonnal võiksime kasutada tekkinud võimalusi ning toimida ülejäänud maailmaga täiuslikumas kooskõlas?

Just sellised olid mõtted, mis panid mind katsetama eesmärkideta elu. Hakatuseks otsustasin elada kuu eesmärke seadmata. Nüüd on see kuu läbi.

Kindel meel ja nauditav teekond

Millised on tulemused?

Suurem osa tõeliselt olulisi asju liigub veidi kiiremini edasi ja pikas perspektiivis ebaolulised asjad jäävad sageli tegemata. Samal ajal naudin tegutsemist rohkem ning tulemused on varasemast paremad. Mis kõige olulisem: tunnetan üha enam kulgemist ja see nauding on kirjeldamatu.

Lasen end vähem kõrvalistest asjadest segada, see tähendab, olen sihikindlam. Aga kui hetkel on tuju, siis võtan ka hoopis teisest ooperist tegevusi vahele. Elu on palju mängulisem kui varem ning ma tunnen end hästi. Süümepiinad on kadunud pea täiesti. Nagu juba aru saite, on ka distress oluliselt madalam.

Elu ei saa ju nii ilus olla! Midagi peab valesti olema! Uurime, millised on eesmärkideta elu ohud ja vastuväited. Neid on kaks.

Esimene: midagi ei saa ju valmis, kui eesmärke pole! Kuidas me teame, et oleme jõudnud tulemuseni, kui me ei sea tulemust???

Toon näite. Kavatseme lähiaastail ehitada maale maja ning Tallinnast ära kolida. See, et eesmärke pole, ei tähenda, et me kunagi uude kohta ei koliks (aga samas ka ei taga seda, kuid seda ei tahaks ka eesmärk). Kui võtan sihikindlalt aega endale ja oma perele elamisväärsema keskkonna loomiseks (siht), siis tegutsen selle nimel. Maja eskiis on sama hästi kui valmis ning üht-teist muudki ettevalmistuses tehtud. Olukord on kontrolli all. Kui tegutsed kindlas suunas, on tähtis olla hetkes ning keskenduda käsilolevale sammule, hoides terves mõistuses ka järgmist.

Teine: aga kuidas saab meeskonnaga töötada planeerimata? Kuidas me siis koos edasi liigume?

Meeskondlik eesmärkideta liikumine on võimalik, kui selle liikmed on motiveeritud ning ühine suund kokku lepitud. Veelgi enam: kahtlustan, et kui eesmärkideta elu tõstab üksikisiku efektiivsust, siis motiveeritud meeskonna produktiivsus kasvab hüppeliselt. Meeskond otsustab sel juhul tervikuna pühenduda ühele kindlale valdkonnale ja ühtses suunas liikumisele. Sel juhul küsivad liikmed iga otsuse juures, kas sellest tulenevad tegevused viivad tiimi edasi õiges suunas. Kui nii teha, kasvab nii tulemusteni jõudmise kiirus kui ka nende tase.

Nüüd on pall sinu käes. Mõtle, kas vajad uueks aastaks sihte või eesmärke. Kas vajad rohkem otsuseid või lubadusi? Valik on sinu.

Järgmisel nädalal kirjutan sellest, kuidas kavandada eesmärkideta uut aastat, millest tuleb sinu senise elu parim.

Hea treeningplaan

Kui sportlane tahab jõuda pjedestaalile, siis ta ise või tema treener kasutab treeningplaani. Samasugust plaani võib kasutada siis, kui soovid mõne väga olulise tööga edasi liikuda eduka lõpuni.

Kasutan juba pikemat aega nii mõnegi suurema projekti ohjamisel treeningplaani, mida uuemal ajal on moodne liigitada väleda projektijuhtimise töövahendite hulka.

Plaan ise on lihtne.

  1. Võtame ette kogu meeskonna treeningplaani ning lepime meeskonna tuumikuga kokku, milline on projekti tulemus käesoleva, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpuks.
  2. Paneme meeskonna tuumikuga paika, milline on projekti tulemus käesoleva ja järgmise nädala lõpuks, et saavutaksime kuu eesmärgi.
  3. Iga meeskonna liige võtab ette oma treeningplaani ning kirjeldab lähtuvalt meeskonna treeningplaanis olevaist eesmärkidest oma isikliku tulemuse käesoleva, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpuks.
  4. Meeskonna liige kirjeldab oma treeningplaanis selle, kui kaugele ta on jõudnud käesoleva ja järgmise nädala lõpuks, et saavutada edaspidi kuu eesmärk.
  5. Meeskonna liige paneb treeningplaani kirja käesoleva ja järgmise nädala igaks päevaks vähemalt ühe olulise tegevuse, mis viib teda nädala tulemusele lähemale.
  6. Korra nädalas vaatame meeskonnaga plaani üle, õpime möödunud nädalast, lihvime järgmise nädala plaani ja visandame ülejärgmise nädala plaani. Kui tegemist on kuu esimese aruteluga, õpime möödunud kuust, vajadusel muudame veidi järgmiseid kuueesmärke ja püstitame uue ülejärgmise kuu eesmärgi.
  7. Pärast meeskondlikku ülevaatust uuendab iga liige oma treeningplaani.

Treeningplaani Exceli lehe saad alla laadida siit ning PDF-vormingus lehe siit.

Viimane võimalus: 99 euroga tipptasemel Outlookiga ajajuhtimise koolitus

Jäänud on veel neli viimast vaba kohta järgmisele Outlookiga ajajuhtimise koolitusele, mis toimub Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses 23.novembril. Koolitusele on oodatud inimesed, kes tahavad oma läpparis võtta maksimumi Microsoft Outlook 2003, 2007 või 2010st ning saada sel moel oma asjadega paremini toime.

Koolitusel osaled oma läppariga ja

  • häälestame Outlooki nii, et saaksime sellest võimalikult palju kasu nii kirjade vahetamisel kui ka oma tööde-tegemiste planeerimisel
  • uurime, kuidas vähendada sisenevate e-kirjade hulka ning kuidas nende oskusliku filtreerimisega aega kokku hoida
  • õpime kasutama Outlooki kalendrit: kalendrimärkmed, korduvad sündmused, koosolekute planeerimine
  • võtame kasutusele Outlooki tööülesanded ehk task’id ja uurime, millist kasu neist saame
  • leiame, kuidas Outlook aitab meil omada paremat ülevaadet praegustest tegevustest ja tulevikuplaanidest
  • leiame, kuidas luua toimivat kaustastruktuuri
  • harjutame eesmärgi sõnastamist ning paneme selle saavutamiseks vajalikud tegevused Outlooki kirja

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta, neist neli on veel vabad. Koolitus maksab tavaliselt 149 eurot + käibemaks, aga kui registreerud enne reedel kella 19, on hind Sulle 99 eurot + km.

Koolituse hinnas on

  • suurepärane Sinu õppimisvajadusest lähtuv koolitus,
  • põhjalikud koolitusmaterjalid,
  • lõunasöök,
  • kohvipausid,
  • tasuta parkimine Tammsaare Ärikeskuse ees.

Registreeru koolitusele kohe, sest teist sellist pakkumist sel aastal enam ei tule. Registreerumiseks klõpsa siia ja lisa registreerumisel sooduskood “sada”.

3 väikest võitu päevas

Inimesi aitavad kõige paremini edasi liikuda väikesed võidud. Kui leiame iga päev nende saavutamiseks veidi aega, saame oluliselt rohkem tehtud.

Suurte ettevõtmistega on alati igavene häda: nendega on keeruline alustada ning kuna algusest lõpuni kulub tohutult aega, käib sageli poole peal vedru maha. Kujuta ette olukorda, kui pead mööda sirget verstapostideta maanteed kõndima kolm kilomeetrit – tee näib igavikuliselt pikk ega taha edeneda mitte üks raas. Kui tee peal on verstapostid, mille juures hinge tõmmata ning hetkeks tagasi vaadata, kulub tee kiiremini.

Sama lugu on päevaga. Kui kavandame igasse päeva kolm väikest võitu, kolm kasvõi tagasihoidlikku tulemust, milleni jõuame, saavad suured asjad märksa kiiremini valmis.

Kolme väikese tulemuse kavandamisel tuleb arvestada ka sellega, et elu ei suju kunagi meie plaanide kohaselt. Seega on nutikas planeerida kolm väikest võitu nii, et jõuaksime nendeni umbes poole päevaga – sel juhul jääb ülejäänud pool päeva paindlikuks või hetke ajendil tegutsemiseks.

Kui oled eriti planeerimislembene, siis võid ju nädala alguses otsustada, millise kolme suurema tulemuseni jõuad eesootava nädalaga ning millised on iga päeva kolm väikest võitu, mis sind selleni viivad. Aga see on juba edasijõudnute rõõm.

Võta praegu ette paber ja pliiats ning pane kirja, millised on sinu homsed kolm väikest võitu. Ja kui tahad, palun naase homme õhtul siia leheküljele ja kirjuta, millega toime tulid.

Kiire päeva õppetunnid

Töötasin hiljaaegu paar nädalat tavapärasest kaks korda kiiremas tempos. Kiiretel aegadel on meile õpetada hoolimata kõrgest stressist nii mõndagi, mida saame kasutada ka rahulikumatel aegadel.

Kui üks tegemine ajab teist taga ning vahel õnnestub vaevu korra hinge tõmmata, muutume väga efektiivseks. Paraku suudame olla oma võimete tipus ainult piiratud aja.

Kuidas tavaliselt käitume kiiretel aegadel? Viimasest spurdist panin endale kõrva taha alljärgnevad töövõtted.

 

1. Hoia fookust!

Kõige olulisem asi: hoia silme ees kõige olulisemat eesmärki, milleni jõuad pärast kibekiiret aega. Küsi endalt, mis on maailmas selleks ajaks muutunud paremaks ning mille nimel sa töötad. Keskendu eelkõige neile tegevustele, mis aitavad sind sellele eesmärgile lähemale ning heida tööajal kõrvale kõik muu.

 

2. Hoia sidet lähedastega

Hoolimata kiiretest aegadest ära võta matti pere ega sõprade arvelt. Lähisuhted aitavad meil elada ka kõige kiirematel aegadel inimväärselt ning taastuda.

Ära säästa aega ka spordi või muu füüsilise tegevuse arvelt. Kui keha on korras, suudame ka vaimutööd paremini teha.

 

3. Tee ainult hädavajalikke asju

Enne tegutsema asumist küsi endalt Peter Druckeri moel: “Mis juhtuks, kui jätaksin selle asja tegemata?” Kui ei juhtu midagi olulist, heida tegevus kõrvale.

Järgmisena küsi endalt, mis juhtuks siis, kui jätaksid selle asja praegu tegemata. Kui samuti ei juhtu suurt midagi, lükka tegevus edasi – mõne nädala pärast vaatad, mida sellega teha. Suurem osa hädavajalikuna näivaist tegevustest kaotavad selle aja peale aktuaalsuse ning alles jäävad ainult väga olulised asjad.

Kui asi nõuab siiski kiiremat tegutsemist, siis tee lühidalt märkmeid poolelioleva töö kohta, et pärast kiiret ja olulist vahele trüginud tööd taas eesmärgipärase tegutsemise juurde naasta.

 

4. Pane ka teised tööle

Keskendu ainult nendele ülesannetele, mida saad teha ainult sina ja ei keegi teine. Delegeeri nii palju ülesandeid kui vähegi võimalik.

Kui tundub, et õpetamiseks ja juhendamiseks kulub liiga palju aega, seisatu hetkeks ja vaata pikemat perspektiivi: kas juhendamiseks kuluv aeg tuleb pikema aja jooksul tagasi? Kui jah, võta aeg juhendamiseks.

 

5. Kirjuta üles

Kõik tegemist vajavad asjad kirjuta üles, aga võimalusel ära tee neid kohe. Kui lased uute tegevuste nimekirjal settida mõnda aega, kaotab suurem osa neist aktuaalsuse.

Hoia väga lihtsat järgmiste tegevuste nimestikku, milles ei tohi kunagi olla rohkem kui seitse tegevust. Vastasel juhul kulutad liiga palju aega planeerimisele.

 

6. Ära vasta kõigile kirjadele

Kõik e-kirjad ei nõua vastust. Kui vähegi võimalik, ära vasta kirjale. Ja kui vastad, piirdu kuni viie lausega.

Anna teistele teada, et oled väga hõivatud. Ma ise panen järgmise spurdi ajaks peale kontorist väljas teate, mis meenutab puhkuse ajal kasutatavat:

“Olen kuni (näiteks) reede hommikuni väga hõivatud. Seepärast vastan Su kirjale hiljemalt teisipäeva hommikul. Kui soovid vastust kindlasti reedel, palun kirjuta mulle neljapäeva õhtul uuesti. Kui Sul on vaja minuga kiiremini ühendust saada, palun proovi helistada.”

Kõik telefonikõned ei nõua vastamist. Kui asi on tõesti oluline, teeb helistaja mulle veel teisegi kõne ning siis ma ka vastan sellele. Või helistan tagasi mõnel hingetõmbepausil.

Kõik pärismaailma segamised ei nõua reageerimist. Jäta inimestega suhtlemiseks tunnike tööpäeva lõpus ning palu sind vahepeal segavatel inimestel naasta päeva lõpus, kui teema aitab seni oodata.

 

7. Tõmba rahulikul päeval järele

Pärast spurdi lõppu võta rahulik ja laisk päev puhkamiseks ning vahepeal kogunenud tegevustest ülevaate saamiseks. See on päev, mil vastad vahepeal saabunud kirjadele ning helistad inimestele tagasi. Kõik asjad, millega sa sel päeval ei jõudnud tegeleda, olid järelikult sellised, mis tegutsemist ei vääri.

Edaspidi käitu sama moodi nagu kiiretel aegadel, aga säästetud aega kasuta nendeks tegevusteks, mis pakuvad sulle rohkem kui ei miski muu.

Üks küsimus korraga

Mitu küsimust sa küsid tavaliselt ühes e-kirjas? Mitmele küsimusele pead tavaliselt ühes kirjas vastama? Ja kaua selleks aega kulub?

Hiinlastel kasutavad meilisuhtluses eurooplasi harukordselt ärritavat võtet: nad vastavad peaaegu alati ühele küsimusele korraga. Üks tuttav Rootsi pangatöötaja ahastab pea iga kord, kui temaga suhtlema juhtun: “Täitsa võimatu! Ma küsin rahulikult, kuidas saan lennujaamast hotelli, mil moel saan Pekingist edasi reisida, millised on praegu ilmad, kellega millal kohtun ning paari asja veel, aga nemad vastavad ainult esimesele küsimusele ühe lausega, et tulevad mulle lennujaama vastu! Nii ei saa ju asju ajada!”

Nii ta saadabki Hiina 6-7 e-kirja ning iga kord saab ühele küsimusele vastuse. Ajab ikka pahaseks küll.

Hiinlaste teguviisis on oma iva.

Esimene: kui küsid ühe küsimuse korraga, mõtled teema enne enda jaoks läbi ning küsid kõige olulisema asja kohta. Ja küsid väga hästi ja täpselt.

Teine: kui küsid ühe küsimuse korraga, hoiad kokku nii enda kui ka vastaja aega, sest küsimusele saab kiiremini vastata ning see nõuab vähem pingutust.

Kolmas ja kõige olulisem: maailm muutub pidevalt. Kui kogud esmalt pealehakkamist ning asud mõne päeva pärast lõpuks vastama kümnele küsimusele, siis vahepeal möödunud aja jooksul on asjade seis juba muutunud ning esimese küsimuse vastus ei pruugi enam paika pidada.