Odegard: ettevõtja väärtoime sündroom

Netiettevõtja Frode Odegard rääkis GTD Summitil ettevõtjaid painavast väärtoime sündroomist, mis ilmneb peamiselt tugevas maailma muutmise ja uute asjade loomise vajaduses. Seetõttu muudavad ettevõtjad kõike liiga kiiresti ning strateegiast pole üldjuhul juttugi – kui see on olemas, siis vaid ettevõtja alateadvuses. See toob kaasa uudistoodete ja -teenuste hoolimatu tulva ning tulemuseks on sageli soovitule vastupidine.

Odegardi hinnangul ettevõtjad alahindavad oluliselt ülevaatuseks ja kaalumiseks kuluvat aega ega oska ka oma ülesandeid selgelt defineerida. See võtab ülemäära palju energiat ning mida rohkem ettevõtja rabeleb, seda hullemaks asjad lähevad.

Seetõttu soovitab ta ettevõtjail võtta planeerimiseks ja ülevaatuseks tavainimesest rohkem aega. See, et ettevõtja iganädalane ülevaatus võtab oodatust kauem aega, on normaalne. Odegard soovitab vaadata ka korra-paar iga kuu üle eesmärgid, vastutusalad ja projektid.

“GTD on hädavajalik ettevõtja vaimse tervise säilitamiseks, vastasel juhul ummistavad ta “ühel päeval võib-olla” tegevuste nimekirja sajad ja tuhanded projektid,” lausus ta. Seetõttu võiks ettevõtja iganädalasel ülevaatusel kaaluta hoolega, milliseid projekte tappa juba eos ning millised visata välja ka tulevikutegevuste nimestikust.

Odagaardil on ka mõned asjalikud soovitused GTD juurutamiseks meeskonnas:

  • tee iganädalased ülevaatused oma meeskonna liikmetele kohustuslikuks
  • kutsu kokku iganädalane meeskondlik nädalane ülevaatusnõupidamine
  • muuda oma assistent nii ruttu kui võimalik GTD eksperdiks.

Kuidas planeerida projekti loomulikult?

David Alleni firma treenerid tegid puust ette ja punaseks nn projekti loomuliku planeerimise mudeli, mis kõlab igati mõistlikult:

  1. Sõnasta projekti tähendus – miks sa tahad seda projekti ellu viia (“Teeme seda asja, sest…”)
  2. Sõnasta mängureeglid – millised on reeglid, mida me mingil juhul projekti käigus ei riku, ning millised on piirangud projektile (nt “me ei valeta kliendile” või “me ei ületa 300 000kroonist eelarvet”)
  3. Sõnasta visioon, mis kirjeldab olukorda, kui projekti saadab metsik edu – see on ilmselt eestlasele kõige keerulisem (kui asjad on väga hästi, siis on nad “üsna normaalsed” – seega, kirjelda projekti tulemust, kui see on “üsna normaalne”)
  4. Ründa aju ning pane (võimalusel) kambaga kirja sihi saavutamiseks vajalikud märksõnad ja tegevused – alguses üldised ning seejärel ründa lahti valdkond valdkonna haaval tegevused.
  5. Organiseeri projekt: otsusta, milliseid tegevusi on vaja ja milliseid mitte.
  6. Planeeri: leia iga projektiharu puhul järgmine füüsiline tegevus ja pane see oma tegevusnimestikesse kirja.

2 nippi pabermärkmiku kasutajale

David Allen Company nõustajad Meg Edwards ja Janet Riley pakkusid välja kaks väga tõhusat nippi neile, kes peavad tegevusnimestikke kalendermärkmikus:

  1. Kui oled lehel olevaist ülesandeist neli viiendikku ära teinud, siis kirjuta järelejäänud tööd uuele lehele ümber.
  2. Tehtud ülesanded kriipsuta maha punasega – sel juhul jäävad tegemata tööd paremini silma.

David Allen: keskendu strateegiliselt oluliste tegevuste elluviimisele

Foto: David Allen Company
Intervjuu Getting Things Done’i looja David Alleniga.

Olen ise Getting Things Done (GTD) kasutajana kannatanud ja näinud teisigi kannatamas nn pika tegevusnimestiku stressi all – meil on lihtsalt liiga palju järgmisi tegevusi ees. Mida soovitate sellises olukorras teha?

Tõsta neist kolmveerand nimekirja „Ühel ilusal päeval võib-olla“. Teiste sõnadega, saa aru, mida sa tõesti tahad teha ja milleks sul tõesti on jõudlust, ning eemalda asjad, mille puhul see nii pole, oma igapäevategevuste nimestikust.

Inimesed pahandavad vahel mu peale oma tegevusnimestike pärast, aga, kahju küll, need pole ju mitte minu, vaid nende tegevuste nimekirjad. Aga iga nimekiri on parem kui asjade meeles pidamine, sest siis saad paremini keskenduda olulistele asjadele.

Raskeim küsimus on selles, millal öelda „ei“.

Ka endale?

Täpselt.

Kuna te räägite minuga praegu, siis te ei tee muud. Teisisõnu: vaatad nimekirja, et ütled, et need teised asjad peavad ootama.

GTD koosnebki väga palju igal hetkel sinu endaga peetavatest läbirääkimistest – aga läbi rääkida on väga keeruline, kui sa ei tea teemasid. Nii peaksidki igal hetkel endale ütlema: „Ei, ma ei tee seda asja siin nimekirjas, vaid selle asemel midagi muud ja olulisemat, ning see on minuteadlik valik.“ Kui harjud sellega, siis pole enam vahet, kui mitut asja sa ei tee. Teed ju nii ehk naa ainult ühte asja korraga.

Kirjutate oma raamatutes, et keskmisel inimesel on 25-80 samal ajal toimuvat projekti. Kumb variant on parem selles projektide meres: kas tegeleda ühe projektiga algusest lõpuni ja siis võtta ette järgmine või tegeleda projektidega väikeste juppide kaupa kordamööda?

Hea küsimus! Intervjueerisin just GTD Connecti võrgustiku jaoks Bill Lynchi ProChainist, kes on tipptasemel projektijuht. Pärast tema intervjueerimist ütleksin, et proovi üks projekt enne lõpetada kui alustad järgmisega. Siin on muidugi tohutult erandeid.

Tema hinnangul peaks siduma iga projekti lõpetamisega rahalise või strateegilise väärtuse. Ning iga projekti tuleks vaadata selle nurga alt, et millist strateegilist väärtust konkreetse projekti elluviimine loob. Organisatsioon peaks sellest aru saama ning lubama inimestel keskenduda tähtsatele projektidele seni, kuni need on lõpule viidud. Kui kõik püüavad tegeleda 60 või 75 projektiga korraga, siis võime kaotada fookuse ning võime mõista seda, millise projekti lõpetamine pakuks suurimat strateegilist väärtust.

Tegelik küsimus on selles, milline tegevus viib asju edasi nii, et tekkiks võimalikult suur strateegiline väärtus. Ja sellele tegevusele tuleks keskenduda.

Aga samas tuleb ka puhata. 20 000 jala kõrguselt elule vaadates mõistad, et ühel hetkel on tervis strateegiliselt olulise projekti lõpetamisest tähtsam.

Seega – parem on lõpetada strateegiliselt tähtsad tegevused tähelepanu hajutamata. See on kooskõlas terve mõistusega, aga kahjuks tegelikkuses pole see sageli nii.

GTD on eelkõige isikliku ajakasutamise parandamiseks. Mida te soovitate meeskondadele, kes soovivad GTDd laialdaselt kasutada?

Meeskond koosneb inimestest. Kui inimesed kasutavad GTDd, siis nad suudavad tegutseda paremini kui varem. Kui meeskond ei tea, mida tahab saavutada, või ei tea, millised on järgmised tegevused, siis pakub GTD kindlasti meetodeid, kuidas paremini keskenduda ja tegutseda. Ja neist on kindlasti abi – seda ütleb ju terve mõistus –, kuigi loomulikult on selle lihtsa idee juures palju arenguruumi.

Aga spetsiaalselt meeskondadele mõeldud tarkvara või teenust pole meil kavas hakata pakkuma, sest meeskondade puhul on küsimus eelkõige selles, kes vastutab projektide edu eest.
GTD pole midagi muud kui asjadega toimetuleku parima meetodi kirjeldus.

Lugesin just uuringut, mis väitis, et kui paneme tegevused kirja kellaajaliselt ka oma kalendrisse, mitte ainult tegevusnimestikesse, siis teeme need asjad 80% tõenäolisemalt ka teoks. Kuidas teie leiate aega oma erinevate tegevuste jaoks, mis on valdavalt tegevusnimestikes?

Kasutan nimekirju siis, kui mul kalendris parajasti tegevused puuduvad. See on ju nimestike eesmärk. Mul on kahtlus: inimesed panevad asju kalendrisse kirja, et selle põhjal otsustada, mida teha järgmisena. Ja seda eesmärki täidab ka tegevusnimestik väga hästi.

Hiljuti avaldati ka uuring, mille kohaselt inimesed kalduvad edasi lükkama pigem asju, mille puhul nad pole kindlad, mida nendega täpselt pihta hakata. Kui teed endale täpselt selgeks, mida pead mingi asjaga tegema, on tulemuseks tohutu areng isiklikus efektiivsuses.

Mõistan, kui broneerid oma kalendris mingile tegevusele kaks tundi. See on ilmselt väga hea, sest see suurendab keskendumist. Aga kui laotad kõik oma tegevused kalendrisse, siis lähed juba päeva esimeses pooles hulluks, sest seda kõike on lihtsalt liiga palju. Ja siis tunned end isegi halvemini, sest oled teinud endaga leppeid, mida oled juba murdnud.

Kui paned midagi kalendrisse kirja ja mõtled, et sa pead seda täna tegema, aga pole endale selgeks teinud, miks sa seda asja pead tegema, siis tegelikkus ütleb teist asja: ei, sa ei pea! Tulemus on soovitule vastupidine: su organiseerimatus hoopis suureneb!

Kuidas te ise planeerite suuri tähtajalisi projekte nii, et saate olla täiesti kindel – lõpetate suure projekti õigeks ajaks?

Ma ei tea. Sa pead ise otsustama, millise detailsusega tegevusi kirjeldada, et need oleksid haaratavad nende olemuse mõistmiseks. Ja kui tihti pead neid asju üle vaatama, et tunneksid kontrolli protsessi üle. Seepärast ma ei saagi küsimusele vastata.

See sõltub väga palju sinust endast, projekti olemusest ja kõikidest teistest sinu universumis tiirlevaist asjadest, mille vahel pead valima, et millega ja miks tegeleda ning millega mitte.
Kui teed nädalasi ülevaatuseid korralikult selle projekti algusest peale ning see projekt on su projektide nimekirjas, siis sa ei küsiks minult seda küsimust! Asi on selles, et inimesed ei usalda oma süsteemset lähenemist.

Seda küll, aga ikkagi jääb küsimus, kuidas sa lood oma päevadesse selle konkreetse projektiga tegelemiseks aega – võtad näiteks iga päev kaks tundi sellega töötamiseks.

Võib-olla pead seda tõesti tegema, aga endiselt jääb küsimus: miks sa ei pane sellist nõupidamist iseendaga paika iganädalase ülevaatuse käigus. Kui pead projekti lõpetama näiteks 4. aprilliks, siis ju avastad: issakene, ma ei tule sellega muidu toime kui ma iga päev ei leia kahte tundi selle projektiga tegelemiseks. Sul ju on kalender, sa suudad aega võtta projektiga tegelemiseks – mis siin siis puudu on?! Puudu on sel juhul sisuline iganädalane ülevaatus!

Trikk on selles, et pead vaatama oma tegevusi erinevalt kõrguselt: maandumisrajalt, 20 000 jala kõrguselt ning kõrgemaltki. Pead erineva üldistustasemega süvenema oma asjadesse korrapäraselt ning tegema endale selgeks nende asjade sisu ja oma kohustused nende asjade elluviimiseks. Kui seda teha korralikult, siis on kõik hästi. Kui otsid mingit muud võluvalemit, ei hakka see iialgi tööle.

Kui koostate järgmiste tegevuste nimestikke, siis kui suur ajaliselt peaks olema ideaalne tegevus?

Mõtestan järgmist tegevust kui asja, mille suudad lõpetada kas ühe korraga või mida saad teha mingis kindlas keskkonnas seda vahetamata.

Järgmine tegevus – näiteks „kirjuta raamatu järgmine peatükk“ – võib võtta 14 tundi, aga nii kaua pole probleemi kuni sul on kogu tööks vajalik materjal ja tegevuseks on „istu arvuti taha, lülita see sisse ja alusta kirjutamist“.

Aga võib-olla oleks parem panna tegevusena kirja „visanda raamatu järgmine peatükk“, selmet „alusta peatüki kirjutamist“, sest see lihtsustab kirjutamisega alustamist. Isegi kui peatüki visandamine võtab mitu tundi, on psühholoogiline barjäär märksa madalam, sest visand ei pea olema täiuslik. Küsimus on selles, kui elegantselt suudad endale ette sööta fookuse, et suudad alustada edukalt tegevust ja selle ühel hetkel ka lõpuni viia.

Imelik asi ongi selles, et GTDl puudub maagiline valem. Inimesed küsivad endiselt, et mis on see uhiuus asi, mis GTDs peidus on, ning ma kirjutasingi raamatu „Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life“, et inimesed saaksid aru asjadest, mis neil mu eelmise raamatu „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ lugemisel kahe silma vahele jäid. Kui inimesed oleksid tõesti mu eelmist raamatut mõistnud, poleks ma uut raamatut kirjutanud.

Kas inimesed saavad teie sõnumist pärast äsjast raamatut aru või peate veel ühe kirjutama?

(Muigab) Ma tõesti ei tea… Näeme seda. Praeguseks olen lõpetanud raamatute kirjutamise.

Miks?

Mul pole praegu sellega seotud ambitsioone. Aga see võib muutuda pärastlõunal!

Praegu on maailmas tuhandeid GTD kasutajaid, kuid tegemist pole endiselt üldlevinud enda ajas juhtimise praktikaga. Kas teil on aimu, kui suureks paisub GTD-liikumine kümne aastaga?

Ma ei tea, mis juhtub kümne aasta jooksul. Kuid olen kindel, et inimesed mõistavad GTD kasulikkust ühel hetkel laiemalt kui praegu.

Koolitus Outlooki arukaks kasutamiseks 22. aprillil

22. aprillil teen Tallinnas esimest korda koolitust “Tee oma Outlooki-kalender korda!” Tõotab tulla kasulik ja huvitav koolitus. Mis seal toimub?

  • Tuled oma läppariga, milles MS Outlook 2007, kohale
  • Häälestame selle koos käepäraseks: loome Sulle sobilikud kategooriad, häälestame vaated ja kõik muu, mis selle juurde käib
  • Õpime, kuidas saad võimalikult kiiresti e-kirjad loetud ja neist tegevused välja sõelutud
  • Õpime, kuidas kalendrit kasutada parimal võimalikul moel
  • Õpime, kuidas erinevad task-listid enda jaoks tööle panna
  • Paneme ka mobiiliga sünkroniseerimise tööle
  • Vaatame samm-sammult läbi igapäevase ja iganädalase ülevaatuse
  • Ja kui vaja, nuputame välja, kuidas saad oma ettevõttes ühtsed ajajuhtimise reeglid tekitada

Tegemist on käed-küljes-koolitusega, millel teed päev läbi sihipäraselt oma läppariga tööd ning tegutsed reaalsete ülesannetega. Kaasa saad juhise, mille abil hiljem kogu oma süsteem lõplikult üles ehitada ning seda pidevalt kasutada, et aega säästa.

Aruka ajajuhtimise koolitusest erineb läppari-koolitus selle poolest, et kui arukal ajajuhtimisel vaatame erinevaid abivahendeid märkmikust Outlookini, siis Outlooki-kursusel vaatame ainult Outlook 2007 kasutamist, aga see eest põhjalikult.

Loe täpsemalt koolituse lehelt ja kui soovid, pane ennast kirja. Rühm täitub praegu väga-väga kiiresti, seega – kes ees, see mees või naine.

Muide, kui tahad tulla Aruka ajajuhtimise koolitusele, siis tekitasime suure nõudluse tõttu täiendava rühma 21. aprillil. Nüüd on õige hetk registreeruda, sest seegi täitub kiiresti.

Prioriteet on jama

Mark Forster kirjutab oma raamatus “Do It Tomorrow” sellest, et prioriteet on jama. Ning tal on õigus. Iga asja puhul on ju nii, et sa teed seda või ei tee. Aga sellel lähenemisel on üks oluline eeltingimus: sa ei tohi end killustada liiga paljude eri valdkondade vahel. Selle asemel vali välja 2-3 olulist eesmärki, mille saavutamise nimel tegutsed, ja pane nende eesmärkidega seotud tegevused oma kalendrisse kirja. Tegutsemisel hoidu ahvatlusest igapäevaste pisiasjadega neid sihipäraseid tegevusi kalendrist välja tõrjuda.

Olen praegu täpselt selles olukorras ja õnnetuseks on töörindel hetkel liiga palju asju pooleli – olen öelnud “jah” ühele liigsele asjale. Kuid välja seda ei suuda sorteerida, millisele täpselt. Ühtki asja ei taha pooleli jätta.

Mind hoiavad rakkes:

  1. Aruka ajajuhtimise koolitamine – see pakub mulle võimalust ennast teostada, aidata inimestel aega säästa ning annab ka elatist.
  2. Panen kokku kaht uut koolitust. Projektijuhtimise oma juba teen ning see on suurepärane. Vaja on vaid veel reklaamimaterjalid kokku panna ning seda sihipäraselt müüma asuda. Kui see lihvitud, siis tuleb veel üks ajajuhtimisega seotud koolitus, millest annan teada niipea, kui valmis. Aga võib vihjata, et esimesed kliendid sellele loodavale koolitusele on juba olemas ning sellest tuleb väga-väga hea ja praktiline õppepäev.
  3. Loome ühe hea sõbraga ühte start-up’i, millest tuleb väga vinge veebiteenus. Rohkem saate siis teada, kui meil suletud beeta üleval. Loodan, et mõne kuu pärast.
  4. Oma lõbuks töötan veebisaidiga, mille eesmärgiks on multiskleroosiga elavatele inimestele õpetada qigongi. Tahan selle kevade keskpaigaks käima saada.

Praegu olen lahendanud oma ajahalduse nii, et tekitasin nn ajasahtlid. Reedeti tegelen pool päeva qigongi projektiga ja teise poole start-upiga, neljapäeviti arendan uusi koolitusi ning teisipäeviti-kolmapäeviti koolitan. Esmaspäev läheb tavaliselt Vain & Partnerites nõupidamisteks (siin on minu jaoks probleem, sest suur osa nõupidamisajast ei ole eriti tõhus, aga vahel jälle väga vajalik – lahendusena hakkan ilmselt üha rohkem hoidma laual lahti läpparit ja tegelema samal ajal rutiinsete ülesannetega, kuigi multitaskimine pole suurem asi).

Mis veel olulisem: pean end varasemast enam distsiplineerima ning küsima iga asja puhul, kas selle tegevuse ettevõtmine on kooskõlas minu eesmärkidega. Kui ei, siis tuleb paraku ära öelda. Palun ärge pange seda mulle pahaks, loodan, et mõistate.

Ja vähemalt sama valus on öelda “ei” enda ja sõprade suurepärastele ideedele. Tuleb süda kõvaks teha ning lisada need nimekirja, mille päises ilutseb väljend “Tulevikus ühel ilusal päeval võib-olla”. Vastasel juhul ma ei saa keskenduda praegustele eesmärkidele.

Üks oluline märkus veel: eesmärkide nimel ma ei tegutse kitsarinnaliselt, vaid püüan abiks olla ka teistele neis asjades, mis aitavad mu eesmärkide täitumisele kaasa. Näiteks olen nõu ja jõuga abiks Peep Vainu järgmise väga hea enesearenduskoolituse “Saavutama õppimine” e-turundusel, sest mitmed sellel käinud tunnevad vajadust osaleda ka minu koolitusel. Pikemalt peatselt saabuvast “Saavutama õppimisest” juba esmaspäeval.

Ajajuhtimise kuldne reegel

Mark Forster sõnastab imeilusasti asja, mida olen ammu kahtlustanud: sissetulev töö peab võrduma väljuva tööga. See on iga ajahaldussüsteemi eeltingimus – kui võtad endale arulagedalt palju kohustusi, ei päästa sind ükski ajajuhtimisguru. Mõtle selle peale, kui annad uusaastalubadusi, ning võta endale ainult neid kohustusi, millesse suudad panustada maksimaalselt. Mina otsustasin nii teha.

Nipp: post-it märkmepaber ja edasilükkamise vältimine

Ühel mu koolitustest rääkis üks osaleja hea loo sellest, kuidas ta kasutab pabermärkmikku ja post-it-tüüpi märkmepabereid edasilükkamise vältimiseks:

Selle asemel, et sündmusi märkmikku kirjutada, kribib ta märkmed märkmelehtedele ning kleebib need on kalendermärkmikku. Kui vaja sündmust edasi tõsta kas plaanide muutumise või edasilükkamise tõttu, siis pole vaja ümber kirjutada, vaid lihtsalt kleebid märkmelehe uuele kuupäevale.

Ja nüüd nipp: kui märkmeleht enam ei kleepu märkmikusse, sest liim on ära kulunud, on sul kaks võimalust

  1. Otsustad, et sa ei tee märkmepaberile kirjutatud asja ja viskad paberi prügikorvi
  2. Teed selle asja kohe ära ega lükka seda enam edasi

4. veebruar läbi müüdud, täiendav koolitus 18. veebruaril

4. veebruari Aruka ajajuhtimise koolitus on nüüd läbi müüdud.

Kui tahad õppida end ajas paremini juhtima, muutuda efektiivsemaks ja vähendada oluliselt ajasurvest tingitud stressi, siis just nüüd on õige hetk end kirja panna 18. veebruari koolitusele. Kahtlustan, et müüme selle ka üsna kärmelt läbi – seega, kes ees, see… Naine või mees 🙂

Tee olulist asja kasvõi natuke, aga iga päev

Lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest ja läbiviimisest markforsterlikul moel. Tasahilju harjutan selle asja kasutamist ning tuleb välja küll. Suurte projektidega toimetulek käib nii:

  1. Selgita välja, mis on Sinu kõige olulisem eesmärk ning sellega seotud tegevused.
  2. Planeeri projekt loomulikul moel – pane kirja kõik vajalikud tegevused nende loogilises järjekorras.
  3. Nüüd võta vastu otsus: tegeled selle eesmärgi täitmisega iga päev. Kasvõi natuke. Esimese asjana. Sel moel annad kontrolli reageerivalt mõtlemiselt (mida iseloomustavad hirm ja ahvatlus) üle ratsionaalsele ning vähendad oma hirmu ülesande suuruse ees. Kui Su eesmärgiks on näiteks lõpetada mingi kindel projekt, siis tegeled sellega iga päev kasvõi paar-kolm minutit, aga asjad siiski liiguvad edasi. Pealegi, kui juba suudad selle tähtsa asjaga tegelemisega alustada, siis tuleb tihti välja, et teed sellega tööd tunni-paar ilma, et ise märkakski 🙂

Forsteri süsteemi suurim puudujääk on kuupäevalise ajagraafiku puudumine. Kui vaja mingi asi kindlaks päevaks lõpetada, lepi endaga koosolekuid, mil pühendud ainult sellele tööle, millega tuleb ühele poole saada. Ning ära lase teistel end segada neil aegadel. Aga nagu Forsteri süsteemigi puhul, lepi need koosolekud sellesse aega, kui oled kõige produktiivsem.

Järgmine kord kirjutan sellest, kuidas mul õnnestus “Saavutama õppimisel” tehtud plaanid oma järgmise aasta kalendrisse kirjutada ning kuidas loodan nendest plaanidest kinni pidada.