Üks küsimus korraga

Mitu küsimust sa küsid tavaliselt ühes e-kirjas? Mitmele küsimusele pead tavaliselt ühes kirjas vastama? Ja kaua selleks aega kulub?

Hiinlastel kasutavad meilisuhtluses eurooplasi harukordselt ärritavat võtet: nad vastavad peaaegu alati ühele küsimusele korraga. Üks tuttav Rootsi pangatöötaja ahastab pea iga kord, kui temaga suhtlema juhtun: “Täitsa võimatu! Ma küsin rahulikult, kuidas saan lennujaamast hotelli, mil moel saan Pekingist edasi reisida, millised on praegu ilmad, kellega millal kohtun ning paari asja veel, aga nemad vastavad ainult esimesele küsimusele ühe lausega, et tulevad mulle lennujaama vastu! Nii ei saa ju asju ajada!”

Nii ta saadabki Hiina 6-7 e-kirja ning iga kord saab ühele küsimusele vastuse. Ajab ikka pahaseks küll.

Hiinlaste teguviisis on oma iva.

Esimene: kui küsid ühe küsimuse korraga, mõtled teema enne enda jaoks läbi ning küsid kõige olulisema asja kohta. Ja küsid väga hästi ja täpselt.

Teine: kui küsid ühe küsimuse korraga, hoiad kokku nii enda kui ka vastaja aega, sest küsimusele saab kiiremini vastata ning see nõuab vähem pingutust.

Kolmas ja kõige olulisem: maailm muutub pidevalt. Kui kogud esmalt pealehakkamist ning asud mõne päeva pärast lõpuks vastama kümnele küsimusele, siis vahepeal möödunud aja jooksul on asjade seis juba muutunud ning esimese küsimuse vastus ei pruugi enam paika pidada.

Efektiivse kirjavahetuse 9 nippi

Kuidas oleksid paarkümmend aastat tagasi suhtunud inimesesse, kes kirjutab ja saadab iga päev mitukümmend kirja? Ilmselt kui paadunud grafomaani. Nüüd oleme ise samasugused.

Ühendkuningriigis kulutab ligi pool lapsevanemates e-kirjade lugemisele, kirjutamisele ja haldamisele rohkem aega kui oma lapsega mängimisele. Mida saame teha, et meilindusele kuluvat aega vähendada?

1. Asjakohane pealkiri

Mis tunne on saada kirja, mille teemareal haigutab tühjus või sinna on kirjutatud „Tere!“, „Probleem“, „Küsimus“ või midagi muud, mis ei anna kirja sisu edasi? Nigel.

Selle vältimiseks kirjuta teemareale alati konkreetne pealkiri, mis võtab 3-6 sõnaga kokku kirja sisu. Vajadusel kasuta kaheosalist pealkirja: „Vajan otsust homseks: kliendi X pakkumine“, „Infoks: suvepäevad juunis“, „Küsimus: kuidas läheme edasi nõupidamiste rutiiniga?“

2. Asjakohane adressaat

Kui saadaksid tavalise kirja kõikidele ettevõtte töötajatele, siis käituksid sama moodi kui meie postkaste värviliste kriitpaberitega uputavad rämpspostitajad või inimkonnale oma sõnumit täiest kõrist röökivad heeroldid tänavanurgal.

Adressaadi ehk To:-väljale kirjuta ainult nende inimeste aadressid, keda kirja sisu otseselt puudutab ja kes peavad selle tulemusena tegutsema. Koopiasaajate ehk Cc:-reale märgi inimesed, kellele jääb kirja sisu taustainfoks.

3. Lühike ja konkreetne

Suurepärane e-kiri mahub viide lühikesse ja selgelt mõistetavasse lausesse, mille adressaat saab mõne hetkega läbi lugeda. Kui kiri kisub pikemaks, siis mõtle uuesti läbi, mida tahad öelda. Hea kiri räägib ühest teemast korraga.

Kui tõesti ei õnnestu viie lause piiridesse jääda, siis kasuta nimestikke või loetelusid kirja liigendamiseks.

Alternatiivina võid luua pikema ja põhjalikuma teksti- või tabeldokumendi, riputada selle Google Docsi ning jagada kirja saajatega. Sel juhul lisa kirja otseviide tekstidokumendile.

4. Liigenda

Palun liigenda tekst lõikudesse – siis on seda lihtsam lugeda. Kui sa ei tea, kust uut lõiku alustada, alusta kahe suvalise lause vahelt. Küll need lõiguvahetused loksuvad aja jooksul paika.

5. Tõsta oluline tekst esile

Loetavust saad lihtsustada, kirjutades kõige olulisemad märksõnad rasvases kirjas. Sellist kirja saab kiiremini lugeda kartmata, et midagi jääb kahe silma vahele.

6. Näita reageerimise aega

Lisa kirja lõppu klausel reageerimise ajaga. Minu kirjade lõpus on sageli lause: „Selleks, et töötada efektiivselt ja olla Teile kasulikum, vastan kirjadele päeva-paari jooksul. Kiireloomulisemate asjade puhul palun helistage.“

7. Levita oma kontakte

Lisa meiliallkirja kõik oma kontaktandmed või vähemalt telefoninumber. Sel juhul ei pea kirja saaja su andmeid mujalt taga ajama.

8. Küsi küsimus korraga

Oled saanud kunagi küsimustest kubiseva e-kirja? Mida teed, kui keegi küsib sinult kümme küsimust korraga? Mina vastan tavaliselt sisuliselt heal juhul paarile-kolmele. Seepärast hoia igas kirjas üks kindel teema ning kui vähegi võimalik, esita üks küsimus korraga. No kui tõesti ei saa, siis paar-kolm.

9. Suhtle pärismaailmas

Kodumaine ajakirjanduskorüfee Juhan Peegel olla kunagi öelnud tudengeile: „Kui vähegi võid, ära kirjuta!“ Veidi teises kontekstis, kuid sama kehtib ka e-kirjade puhul. Kui võimalik, kohtu; kui kohtuda ei saa, helista; kui helistada ei saa, kirjuta. Mida vahetumalt suhtleme, seda paremad on suhted ning lõppkokkuvõttes säästame aega.

Kuidas toime tulla meililasuga?

David Allen Company nõustajad Chris McIntyer ja James Stevenson pakkusid välja päris hea viisi, kuidas võtta oma e-kirjakast kontrolli alla. Minultki on sageli päritud, et mida tuleks teha sadade ja tuhandete kirjadega nüüd, mil tahaks uuesti alustada. Stevenson ja McIntyer pakkusid välja järgmise lahenduse:

  1. Märgi ära kõik Inboxis olevad e-kirjad ning tõsta need uude kataloogi, millel nimeks “Vanad e-kirjad” (vajadusel võid lisada kuupäeva).
  2. Sorteeri need vanad kirjad sõnumiahelate või pealkirjade kaupa.
  3. Vaata kirjad ükshaaval läbi alustades ülemisest. Juhul, kui kogu vestlusahel on tarbetu, kustuta see. Alternatiivina võid kirja talletada vastava projekti kausta. Iga kirja puhul püüa leida sellest tegevusi – kui leiad tegevuse, siis lisa see oma uute tegevuste nimekirja, et hiljem otsustada, mida ja millal sa sellega teed.
  4. Sellisel moel käi mõne sessiooni jooksul kõik kirjad läbi ja noki neist tegevused välja. Kui tegevus võtab alla kahe minuti, tee see kohe teoks.

Edaspidi hoolitse selle eest, et vähemalt kord päevas oleks su meilikast puhas. Varu selleks tund segamatut aega päevas ning käi kõik kirjad ükshaaval läbi, otsustades igaühe puhul, kas selles on tegevusi (ja kui on, siis pane need kirja või alla kaheminutiliste puhul tee kohe ära).

Üks nipp veel (mida mina näiteks ei teadnud). Kui avad saabunud kirja mõne meilikliendiga, siis saad selle pealkirja muuta sellel hiirega klõpsates. Kui e-kirjas sisaldub mõni tegevus, siis on arukas muuta kirja pealkirja ning panna kirja, mida konkreetselt pead tegema.