Kolme tulemuse reegel

Saabunud on uus enesejuhtimise süsteemide põlvkond, mille parimaks esindajaks on programmeerija J. D. Meieri loodud “Väledad tulemused” (“Getting Results in the Agile Way”).

Tarkvaratööstus on kasutanud agiilset ehk väledat projektijuhtimist juba kümmekond aastat. Nn väleda projektijuhtimise tunnuseks on pikaajalise tegevuse jagamine pisikesteks sammudeks ja vaheetappideks ning nende kiire elluviimine ja tulemuste kasutusele võtmine. Sama moodi nagu toodet arendatakse, saab edendada ka oma elu: väikeste sammudega noppides iga päev pisikesi võite. Meieri süsteem seda just teebki.

Head asjad käivad ikka kolme kaupa. Nii on ka Meieri süsteemil kolm põhimõtet, millega saad kohe alustada oma asjade korda seadmist.

1. Kolme reegel

Meieri süsteem keskendub mitte tegevustele, vaid nende tulemustele. Esmalt paned näiteks paika, millised on sinu aasta kolm olulist tulemust, neist tulenevad järgmise kuu kolm olulist tulemust, neist tulenevad järgmise nädala kolm tulemust ja neist tulenevad järgmise päeva kolm tulemust.

2. Esmaspäevane visioon, igapäevased tulemused ja reedene tagasivaade

Tuleme tegevustele veidi lähemale. Iga nädal on uus algus. Esmaspäeval võtad ette oma pikaajalisemad, aasta- ja kuuplaanid ning otsustad, millised kolm olulist võitu alanud nädalal saavutad. Kirjutad need üles. Samuti võid juba ette paika panna, millised on alanud nädala iga päeva kolm olulisemat tulemust, millega hakkama saad.

Iga päev võtadki ette kolme olulisema tulemuse loetelu ning paned tegevusnimestikku kirja, mida nende saamiseks pead tegema. Ja seejärel teed.

Reedel võtad hetkeks aja maha ning uurid, mida saavutasid ning milliseid asju saad edaspidi paremini teha.

3. Tulipunktid

Tulipunktid kujutavad endast sinu elu ja töö kaarti, mis aitab sinu tulemusi ja nendeni jõudmiseks vajalikke tegevusi prioritiseerida ja mõista, mis tegelikult on sinu elus kõige tähtsam. Kui mingi asi on oluline, siis tuleb ju selleks asjaks aega võtta.

Tulipunktide välja selgitamiseks paned kirja valdkonnad ja rollid, mis nõuavad suurema osa sinu energiast. Võid lisada nende juurde ka vastuse küsimusele: “Mida soovid selles vallas saavutada?” Meier soovitab tulipunktid jagada kolme valdkonda: elu laiemalt (meel, keha, emotsioonid, karjäär, raha, suhted, lõbu), töö ja eraelu.

Võid lisada iga tulipunkti juurde ka selle, kui palju aega tahad konkreetsele valdkonnale igal nädalal pühendada: näiteks vähemalt 3 tundi nädalas trenni tegemist, aga mitte üle 50 tunni karjäärile pühendumist. See aitab luua tasakaalus nädalaplaani, sest selle koostamisel hoolitsed, et see kajastaks sinu elu tulipunkte.

Kui soovid Meieri süsteemiga teha lähemalt tutvust ning, mine tea, võib-olla isegi kasutama hakata, siis loe täpsemat infot süsteemi vikist ehk teadmusveebist.

6 soovitust koolitaja valikul

Koolitusega on imelihtne raisata ettevõtte omanike või enda raha. Kui võtad kuulda allpool kirjeldatud soovitusi, siis suurendad oluliselt võimalust koolitusse investeeritavat raha kuhjaga tagasi teenida.

1. Küsi soovitusi ja uuri kogemusi

Koolitaja valikul küsi oma suhtlusvõrgustikus, kes on tellinud sarnaseid koolitusi ning millised on olnud inimeste kogemused erinevate koolitajatega. Kui oled välja valinud paar-kolm koolitajat, kellega kaalud koostööd, küsi neilt varasemate koolituste tellijate kontaktandmeid, et neid intervjueerida.

Kui kulutad varem koolitajaga koostööd teinud tellijatega suhtlemisele tunnikese või pool, võid säästa sadu ja tuhandeid eurosid ning olla kindlam, et koolitusest on tegelikult ka kasu. Mulle ei meenu enda puhul ühtegi klienti, kes oleks keeldunud minu kohta infot jagamast – nii positiivset kui ka negatiivset.

2. Kohtu koolitajaga enne koolitust

Enne koolitust kohtu kindlasti koolitajaga. Kohtumisel kuula ja jälgi hoolega koolitajat.

Hea koolitaja küsib ettevalmistaval kohtumisel võimalikult palju, et mõista valdkonda, kus tellija tegutseb, koolitusel osalejate tööd ning valmistada ette selline koolitus, millest osalejad saavad võimalikult palju kasu. Kui koolitaja räägib peamiselt sellest, kui tubli ja tore ta on, suhtu temasse kahekordse ettevaatlikkusega. Koolitaja asi on aidata inimestel koolituda, mitte oma ego upitada.

Küsi koolitajalt, mis muutub koolitusega ning mis saab pärast koolitust edasi – kas koolitaja pakub järelsessioone õpitu kinnistamiseks, meili teel meeldetuletusi, konsultatsioonivõimalust soovijatele.

Kirjelda kindlasti koolitajale laiemat sihti, mida soovid koolitusega saavutada. Pole välistatud, et mõni teine koolitus või arenguviis, näiteks coaching, aitab palju paremini sihini jõuda. Hea koolitaja soovitab parimat saadavalolevat koolitust isegi siis, kui seda pakub tema konkurent ning ta ise jääb sel korral sellest tellimusest ilma.

Kui koolitajaga kohtuda pole võimalik, vestle temaga telefonis. Püüa aru saada, kas su ettevõtte käekäik ning koolituse teema läheb koolitajale tegelikult ka korda või on koolitus talle ainult raha teenimise viis. Lihtsaim viis selleks on uurida, millist kirge koolitaja tunneb koolituse teemavaldkonna vastu. Kirg on tavaliselt suhtlemisel tunda. Ah jaa, kirge ja fanatismi ei maksa segi ajada. Fanaatilistest koolitajatest on tervislikum hoiduda.

3. Ära vali koolitajat paberite ja tekstide alusel

Ära otsusta artiklite põhjal. Mõni koolitaja on suurepärane kirjutaja, kuid kehv esineja ja inimeste kaasaja. Teine on harukordselt kehv kirjutaja, kuid kirglik, köitev ja kaasahaarav koolitaja – tean üsna mitut sellist tippkoolitajat.

Ära lase müügitekstidel end haneks tõmmata. Müügitekst on reklaam, mis annab tootest aimu, kuid edastab haruharva koolituse tegeliku sisu. Küsi müügimeestelt ja –naistelt jonnaka järjekindlusega, millisel moel koolitus rahuldab just sinu töötajate koolitusvajadust. Kui teine osapool jätkab ettevalmistatud müügijutuga, palu võimalust rääkida otse koolitajaga.

Ära otsusta sertifikaatide põhjal. Sertifikaate suudab endale hankida iga töövõimeline vähegi taibukas inimene. Samuti on olemas rahvusvahelisi sertifikaate, mille omandamiseks tuleb lihtsalt mõnisada eurot aastas välja käia. See, et inimesel on juhiluba, ei tähenda veel seda, et ta sõidab turvaliselt. Ilmselt ta oskab kuidagimoodi sõita, aga ohutuses ei saa kindel olla. See, et inimesel on diplom, ei näita veel haritust ega asjatundlikkust, kuigi võib sellele viidata. Uuri, kui oskuslik koolitaja tegelikult on.

4. Küsi hinnale põhjendust

Ära vali kunagi koolitust lihtsalt seepärast, et see on väga odav või väga kallis.

Odav koolitus võib olla kehv, kuid ei pruugi – näiteks juhul, kui sinu tegutsemisvaldkond on koolitajale emotsionaalselt või põhimõtete poolest väga oluline ning ta otsustab teha tööd poolmuidu.

Väga kallis koolitus ei pruugi olla veel väga hea, kuigi see võib viidata kvaliteedile – põhjalikuks eeltööks ning koolituse kliendile sobivaks timmimine nõuab tööd, aega ja pingutust.

Palu koolitajal põhjendada hinda ning selgitada, miks on see just selline ning mis selles täpselt sisaldub.

5. Osale aktiivselt ettevalmistuses

Võimalusel valmista koolitus ette käsikäes koolitajaga. See suurendab tunduvalt võimalust, et saad just sellise koolituse nagu su töötajad vajavad.

Ettevalmistuse käigus veendu selles, et ühiselt tehtud töö kajastuks koolituse pakkumuses. Siis võid olla veidi kindlam, et ka koolitus ise on selline nagu ühiselt ette valmistatud.

6. Kohtu koolitajaga pärast koolitust

Võta koolitajaga nädal-paar pärast koolitust ühendust ning küsi, mida ta ise koolitusest sai ning mida õppis. Samuti uuri, milliseid mõtteid tekitas temas koolitus ning milliseid soovitusi tal on edaspidiseks töötajate arendamiseks jagada.

Kui koolitaja hakkab eelkõige iseennast soovitama, siis küsi, milliseid teisi koolitusi, raamatuid ja kursuseid ning millisel põhjusel ta soovitab. Küsi temalt ka seda, kas ta on nendest soovitustest ise materiaalselt huvitatud või mil viisil ta on nende pakkujatega seotud.

 

17 efektiivsuse suurendamise võtet

Kanada juhtimis- ja eneseabikonsultant Robin Sharma kirjutas hiljuti oma blogis 17 võttest, mille abil saab kahe nädalaga väidetavalt suurendada oma efektiivsust kaks korda. Kas on nii lihtne, on iseasi, kuid oma iva peitub igas nõuandes. Toon allpool ära Sharma nõuanded ja kommenteerin mõnda neist paari lausega (kaldkirjas) ka omalt poolt.

1. Lülita tehnoloogia iga päev 60 minutiks välja ning tegele kõige olulisema ülesandega.

2. Tööta 90 minuti kaupa. Hulk uuringuid kinnitab, et just see on parim töö ja puhkuse rütm.

3. Alusta oma päeva vähemalt 30minutilise treeninguga.

4. Ära loe hommikul esimese tegevusena oma e-kirju.

5. Lülita helinad ja kõllid arvutis ja telefonis välja.

6. Võta nädalas üks päev täielikuks taastumiseks (e-kirju ei loe, telefonile ei vasta, tööd ei tee). Sa vajad oma võimete taastamiseks ühte päeva nädalas, sest muidu ammendad oma jõuvarud.Erakõnedele võib ju ikka vastata. Kui vähegi võimalik, võta taastumiseks kaks päeva ning veeda sellest vähemalt pool pere, sõprade ja teiste lähedaste inimestega.

7.USAs katkestab keegi töötaja töö iga 11 minuti tagant. Katkestused hävitavad produktiivsuse. Õpi oma aega kaitsma ja katkestustest loobuma.Samal ajal hoolitse selle eest, et oma aja kaitsmisel ei saaks suhted viga. Kui vajad eraldioleku aega, siis ütle ka teistele, millal soovid segamatult töötada.

8.Pühapäeva hommikul kavanda oma  järgmise nädala kalender. Saul Bellow sõnul leevendab plaan valiku piinu. See taastab fookuse ja annab energiat.Kui planeerid nädala üksikasjalikult, kulutad liiga palju aega ja vaeva. Otsusta sulle sobiva nädalapäeva hommikul järgmiseks seitsmeks päevaks iga päeva kõige olulisem tegevus, millega tegeled hommikul kohe esimese asjana.

9.Tööta järjest. Loojaid ühendab kaks asja: nad töötavad täie pühendumusega ning teevad seda pikka aega järjest.Kui vähegi võimalik, loo endale iga päev 1,5-3 tundi segamatu töötamise aega sel ajal, kui oled kõige taibukam.

10.Joo liiter vett igal varahommikul. Me ärkame veepuuduses. Ettevõtja kalleim vara pole mitte aeg, vaid energia. Vesi taastab energia.Hommikul vee joomine on küll hea, aga kas nüüd korraga liiter? Joo hommikul vett janu täis – see peaks olema piisav. Ja hiljem päeva jooksul loomulikult ka.

11.Ära vasta oma telefonile iga kord kui see heliseb. Seda muidugi juhul, kui su tööks pole telefonikõnedele vastamine. Olulistele numbritele helista tagasi. Ja jäta automaatvastajasse teade, mis selgitab, kuidas ja millal uuesti ühendust võtad.

12.Investeeri oma ametialasesse arendamisse, et saaksid oma tööga rohkem väärtust luua.

13. Väldi kuulujutte ja ajavampiire.

14. Puuduta iga paberit vaid korra.  Kui pead mõne dokumendiga tegelema rohkem, siis esimesel läbivaatusel tee märkmeid.

15.Pea tegevuste nimestikku, milles kirjas need tegevused, mida sa tegelikult ei pea tegema.Vali sellesse nimekirja kolm kõige suuremat ajaröövlit ning hoidu neist tegevustest kuu jooksul. Kui see õnnestub, siis võid järgmised koormavad tegevused lisada.

16.Ärka hommikul kell viis.See ei pruugi osale inimestest sobida – pealegi tuleks sel juhul minna magama kell üheksa õhtul või teha 2-4tunnist lõunauinakut, sest vajame 8-9 tundi und päevas (kui sa pole just treeninud oma keha ja meelt selliseks, et suudad olla värske ka neljatunnise unega). Proovi ärgata poolteist tundi varem ning mine poolteist tundi varem magama. Õhtune uni värskendab rohkem ning hommikul jõuad tavaliselt üllatavalt palju tehtud. Kui arvad end olevat öökulli-tüüpi inimese, siis tee lihtsalt proovi paaril-kolmel päeval ja vaata, kas selline elukorraldus sobib sulle.

17.Pea püstijalukoosolekuid.Püstijalukoosolekud toimivad ainult kiireks aruteluks. Sisulist arutelu vajavad teemad valmista ette ning aruta seni, kuni jõuate konsensusliku otsuseni.

5 soovitust keskendumiseks

Kui elu kipub laiali valguma ning olulised asjad ei jõua kuidagi lõpule, võib abi olla raamatu “Juht ilma ametinimetuseta” autori Robin Sharma viiest nipist, millest igaüheks kulub minut.

1. Ole julge ja ütle kindlalt “Ei, aitäh!” neile tegevustele ja ettepanekutele, mis ei aita kaasa sinu kõige olulisemate asjade edasi viimisele.

2. Võta hommikul 60 sekundit, et panna kirja eesootava suurepärase päeva plaan.

3. Enne kõige olulisemale tegevusele keskendumist lülita välja kogu segav tehnoloogia: e-mail, välksõnumid, telefon. Anna ka teistele teada, et soovid töötada tunni või paar keskendunult ega taha, et sind katkestataks.

4. Hinga 60 sekundit keskendunult ning mõtle sellele, kaugele oled oma asjadega jõudnud ning mis on juba tehtud. See annab uut jõudu.

5. Võta 60 sekundit, et koristada oma töölaud. Kui sind ümbritsev keskkond on segi, on hajali ka mõtted; kui meid ümbritseb kord, on lihtsam ka peas korda luua.

5 pööripäeva tegevust

Pool aastat on seljataga ning see annab põhjust põgusa vahekokkuvõtte tegemiseks ja teise poolaasta lihtsaks planeerimiseks.

 

1. Millised olid sinu edusammud?

Võta kümmekond minutit ja mõtle tagasi aasta esimesele poolele. Millised olid sinu suurimad saavutused? Millega oled rahul? Mille eest väärid kiitust? Pane saavutused kirja ning premeeri ennast ja oma lähedasi, kes aitasid sul neid asju ära teha.

 

2. Milline on järgmise 6 kuu olulisim tegevus?

Tee väike paus ja mõtiskle eesootava poolaasta peale. Kirjuta paberile või arvutisse teineteise alla olulised asjad, mida võiksid järelejäänud aastaga ära teha.

Kui saad need kirja, siis vali neist kõige olulisem välja. Kui üht sihti on keeruline valida, siis vali välja kolm: üks eraeluline, üks enda arendamise siht ning üks töine eesmärk. Kirjuta need eraldi välja, iga siht eraldi lehele.

 

3. Milline on sinu järgmine tegevus?

Mõtle iga sihi puhul läbi, milline on sinu järgmine tegevus, et eesmärgini jõuda. Kirjuta see tegevus sihi alla. Kui pliiats jookseb paberil või näpud klaviatuuril nobedalt, siis visanda ka järgmised tegevused, mida on vaja teha eesmärgini jõudmiseks.

 

4. Otsusta aeg

Otsusta iga sihi puhul, millal sellega tegeled. Uuringud näitavad, et tegutseme kõige tõhusamalt siis, kui suudame endale luua nö positiivse rutiini. Otsusta, millal igal nädalal (ükskõik, kas korra või mitu korda nädalas) tegeled kõige olulisema eraelulise, enda arendamise ja töise sihi suunas liikumisega. Kirjuta need ajad kalendrisse.

 

5. Hakka pihta

Kohe kui saabub esimene sihipärase tegutsemise aeg, loo segamatuks toimetamiseks eeldused ning asu usinalt ja lustiga esimese väikese sammu kallale, mis viib sind sihile lähemale. Kui see samm tehtud, tõmba korra hinge ning seejärel võta ette järgmine samm.

Sellisel moel avastad peagi, et asjad liiguvad edasi uue ja värskema hooga.

 

Lihtsad ja keerulised abivahendid

Oma aja korraldamisel võib leida sadu erinevaid abivahendeid – mõned neist on lihtsad, teised äärmiselt keerulised. Hea on kasutada lihtsaid, sest see annab tohutu ajasäästu.

Keerulised abivahendid köidavad oma kasutusvõimaluste rohkusega. Milline ahvatlus kirjeldada kogu elu ainsas süsteemis, millest hiljem võib ainsa näpuliigutusega kõigi projektide hetkeseisu välja võluda! Siin peitub paar varjukülge: tegevuste esialgne kirjeldamine võtab terve igaviku, tarkvara õppimine teise igaviku ning süsteemi korrashoidmine kolmanda.

Samas on olemas lihtsad abivahendid, mille kasutuselevõtt vältab hetke ning mida sageli saab intuitiivselt, õppimata kasutada. Loomulikult, need on primitiivsed ega ole pooltki nii võimsad kui keerulised, kuid asja ajavad ära.

Näitan, millised on erinevad levinuimad töövahendid, mida kummagi koolkonna pooldajad kasutavad.

Keerulised tööriistad

Keeruliste töövahendite armaadat juhib Outlook. Microsofti tarkvara paistab silma selle poolest, et üldjuhul neis ei kehti Pareto printsiip, mille kohaselt 20 protsendi võimaluste kasutamine annab 80 protsenti kasust – pigem kasutab suurem osa neid 95:5 printsiibi kohaselt: 95 protsenti inimesi kasutab 5 protsenti tarkvara võimalustest ja tuleb sellega igati toime.

Outlook on suurepärane oma asjade korraldamise tarkvara eeldusel, et vaevud selle peensustesse tungima ning kõik oma tegevused selles kirjeldama. Paraku kulub selleks vähemalt nädal või paar. Kui siia lisada veel süsteemi korrashoiuks kuluv aeg, siis efektiivsest töövahendist on kaheldav kõnelda. Sama kehtib LotusNotesi kohta.

Aga pole midagi parata – need meie seast, kes töötavad korporatiivse ikke all, peavad sageli töökohustuste tõttu Outlooki või Notesi kasutama. Sel juhul on arukas panna Outlook või Notes võimalikult hästi tööle ning kasutada seda nii ühiste kui ka isiklike ülesannete kirjeldamiseks.

Lihtsust ja meeldivat disaini armastavas Apple’i arvutite ehk maakeeli ubinapuutrite maailmas leiab keeruliste lahenduste armastaja samuti oma lemmiku OmniFocusenäol. OmniFocus ei jää keerulisuse poolest Outlookile suurt millegi poolest alla.

Maci jaoks on olemas samuti Outlook, mis eelmises versioonis kandis Entourage’i nime, kuid kui vähegi võimalik, siis seda toodet soovitan vältida. Selles puudub suur osa PC Outlooki ahvatlevaid automatiseerimisvõimalusi ning kasutajaliides on kõike muud kui intuitiivne.

Sellesse klassi kuulub ka erinev produktiivsustarkvara, mille eredaimaks näiteks onMy Life Organized. Tarkvara loojate eesmärk on olnud üllas: aidata inimesel tegutseda lähtuvalt oma elu olulisimatest sihtidest ja rollidest, kuid tulemuseks on harukordselt keeruline tarkvara, milles oma elu kirjeldamine võtab paar-kolm nädalat.

Selliseid lahendusi leiab ka omal ajal peamiselt lihtsaid ja toimivaid lahendusi lubanud veebivara seast. Parim näide on ilmselt Toodledo, mille saladuste omandamiseks kulub kaugeltki enam aega kui kirjeldatavate tegevuste päriselus ära tegemiseks.

Kuldne kesktee

Hulk lahendusi püüab leida tasakaalu terviklikkuse ja intuitiivse kasutamise vahel.

Parim kasutatavast platvormist mittesõltuv näide on mõttekaartide kasutamine oma asjade ohjamisel. Vaba tarkvara FreeMind toimib nii Windowsi, Mac OSi kui ka Linuxiga arvutites ning tean mitut inimest, kes korraldavad oma asju mõttekaardi abil. Kirjeldad oma rollid ja eesmärgid ühes mõttekaardis ning seostad need igapäevategevustega. Soovi korral või kasutada ka mitut mõttekaarti, mille saad omavahel linkida.

Keerulisemate tasuliste mõttekaardivarade abil saab lisada sündmusi kalendrisse ning seada meeldetuletusi, mõne puhul isegi projektijuhtimisest tuttavat GANTTi kaarti joonistada.

Maci-maailmas pakub parimat mugavuse ja lihtsuse suhet tarkvara nimega Things. Selleski kirjeldad soovi korral oma rollid ning paned kirja nendega seotud projektid ja tegevused. Thingsil on suur pluss: ta võimaldab planeerida kõik oma tegevused, aga fookuses hoida ainult lähiajal olulisemaid. Tulevikutegevused saad paari nupuvajutusega peita eraldi kausta, kust need ilmuvad täpselt õigel ajal igapäevasesse tööülesannete loetelusse. Thingsi suure miinusena toimib see ainult õunatoodete, st Apple’i arvuti, iPadi või iPhone’iga.

Mu lemmikute hulka kuulub ka austraallaste loodud Thinking Rock, mis toimib nii Macis, Windowsi või Linuxiga kui ka Androidi ja iPhone’i telefonides. Thinking Rocki liides on intuitiivne ning see võimaldab suhteliselt lihtsalt kavandada oma tegevusi ning neid tõhusalt ära teha.

Kuldse kesktee alla kuuluvad ka mitmed märkmetarkvarad, milles tegevusnimestikke mõnus pidada. Keerulisematest võib esile tuua Evernote’i, millel olemas igale platvormile kliendid (Androidi oma tasuta kasutamiseks peab olema netiühendus olemas, netiühenduseta märkmete sirvimiseks tuleb aastatasu maksta) või tasuta SpringPad, aga viimasel puudub jälle arvutiga offline’is töötamist võimaldav klientprogramm.

Lihtsad lahendused

Mu sümpaatia kuulub kõige lihtsamatele lahendustele, mille kasutama õppimine võtab mõne hetke ning mille abil pole võimalik luua kosmiliselt keerulisi süsteeme.

Kalendri poolelt on kõige paindlikum ja laiemalt kasutatav Google Calendar, mis suudab suhelda enamiku telefoni- ja arvutikalendritega ja võimaldab samas leppida kohtumisi kokku ka teiste Google Calendari kasutajatega.

Tegevusnimestike ja märkmete poolelt meeldib mulle üle kõige Catch.com just oma lihtsuse tõttu. Catchi sisestad märkme ning soovi korral tähistad selle ühe või mitme sildi ehk tag’iga. Soovi korral võid lisada märkmele meeldetuletuse. Pealekauba saab Androidi telefoni või iPadiga sirvida märkmeid ka siis, kui netiühendust pole käepärast.

Ja lihtsate vahendite poolelt veel üks: vana hea märkmik või paberileht. Toimivad endiselt suurepäraselt, neid on lihtne kaasa võtta. Ainus paha lugu on see, et märkmele on keeruline lisada digidokumenti või seda kellegagi interneti kaudu jagada.

Millised on sinu lemmikvahendid ning miks neid eelistad? Palun anna kommentaarides nõu ja jaga oma kogemusi

 

3 võtet tegemata asjade stressi vähendamiseks

Kui sageli kannatad nn pika nimekirja stressi all? Tead küll, selline olukord, kus tegemata asjade nimekirjale ei näi lõppu tulevat ning see kasvab oluliselt kiiremini kui jõuad sellest asju ära teha. Või oled kadumas hoopis erinevate nimekirjade rägastikku? Või katsetad just praegu neljakümne kuuendat vidinat, mille abil oma elu lõpuks korda saada?

Olen teinud kõiki neid asju ning kulutanud selleks tunde. Suure osa ilma asjata, kuid see lõputu katsetamine ja nimekirjadega mässamine on mul aidanud luua endale ideaalse süsteemi, mis aitab keskenduda ning samas vältida tegemata asjade painet.

Näitan mõnda võtet, mis aitab kiiresti asjadega järje peale saada.

1. Lõpeta ideaalse töövahendi otsing

Ideaalne töövahend puudub. Karm, aga tõsi. Kasuta harjumuspärast vahendit – märkmikku, Outlooki, Google’it, Toodledo’d, Remember The Milki, tavalist tekstifaili, telefoni, mõttekaarti – just seda, mis sulle käepärane. Oluline on see, et tegevused poleks mööda ilma laiali. Hoia neid ühes kohas, mida mugav kasutada.

2. Analüüsi tegevuse mõju

Enne kui hakkad rabelema, mõtle selle peale, kas seda asja üldse on vaja teha ning mis juhtuks, kui jätaksid selle tegemata. Oluline on keskenduda sellele viiendikule tegevustest, mis annab neli viiendikku rahulolust ja tulemustest.

Kui pead siiski tegutsema, küsi endalt, kas saad seda tegevust delegeerida. Kui saad, siis delegeeri. Oleme kõik ainulaadsed ning peaksime keskenduma ainult neile tegevustele, mida vaid meie saame teha ja ei keegi teine.

3. Sea sisse nii vähe nimekirju kui võimalik

Osale inimestest meeldib kui asjad on ühes nimekirjas, mõnele see, et nimekirju on mitu. Ma ise kasutan mitut nimekirja, sest see aitab mul paremini orienteeruda tegevustes.

Nimekirjade üliküllus on suurimaid probleeme, mis kimbutab David Alleni ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done kasutajaid. Just see on põhjus, miks irvhambad kutsuvad Alleni süsteemi nimega Getting Things to Be Written Down and Done Nothing (Paneme Asjad Kirja Ega Tee Midagi). Kui avastad, et kulutad suurema osa ajast nimekirjade haldamisele, siis on midagi väga valesti.

Minu nimekirjad:

· Ideed – niipea kui idee tuleb või keegi soovib, et midagi teeksin (ja tegemist pole olulise pisiasjaga, mille teen ära kohe), lisan selle ideede nimekirja. Kord päevas vaatan ideede nimekirja läbi ning otsustan iga asjaga, mida sellega teen või ei tee. Suurema osa viskan minema või tõstan “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval” tegevuste nimekirja.

· Projektid – üks nimekiri töiste ja teine koduste hetkel pooleli projektide tarvis. Need on asjad, millega praegu tegelen. Neis nimekirjades on paar-kolm suuremat tööd. Uue suurema töö lisan sellesse nimekirja siis, kui eelmised valmis või ma ei saa praegu ühegi suurema tööga edasi liikuda. Tähelepanu: kui mõne asjaga sa hetkel ei tegele, siis ära seda pane sellesse nimekirja, sest muidu ajab see pildi segaseks.

· Tegevused – iga projekti tegevused eraldi nimekirjas. Erandiks on delegeeritud, koosolekutel arutatavad ning ringiliikumist (näiteks kesklinna minekut eeldavad) tegevused, mis on eraldi nimekirjades – nende, üldiste nimekirjade puhul kirjutan vahel selguse huvides projekti tähise tegevuse ette.

· Eesootavad projektid – projektid, mis pole praegu veel alanud, kuid tean, et lähikuudel kavatsen neid alustada. Seni on need lihtsalt eraldi nimekirjas. Planeerin need mõni päev enne projekti algust, pannes tegevused täpsemalt kirja. Planeerimise käigus kirjutan suurema töö ümber ka projektide nimekirja ja tõmban selle eesootavate projektide nimekirjast maha.

· Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval – asjad, mida võib-olla kunagi teen, aga võib-olla ka mitte. Seda nimekirja puhastan iga paari-nädala tagant ja viskan sellest välja asjad, mida tegelikult pole vaja teha.

Sellise süsteemi abil keskendun ühele projektile korraga ning selles ühele tegevusele. Kuupäevalised tegevused toon sellesse nimekirja mõni päev enne tähtaega.

Kui hoian oma tähelepanu ühel poolelioleval projektil ning ülejäänud on usaldusväärselt ja lihtsalt kirjas, siis tõstan sellega oluliselt oma efektiivsust ning naudin rahu ja segamatu tegutsemise rõõmu.

Selline enda juhtimise süsteem ei tähenda impulsiivsest tegutsemisest loobumist – teen endiselt sageli asju, milleks mul on hetkel tuju. Pigem loon selliselt end ohjates aega hetke ajel tegutsemiseks, pere ja hobidega aja veetmiseks või lihtsalt molutamiseks kartmata, et mõni asi jääb tegemata või töised tegemised hakkaksid kuklas trummeldades jõudehetki häirima.

 

7 sammu puhkuseni

Suvine ilm toob puhkuse meelde. Kuidas küll jõuda kõik vajalikud asjad enne seda tehtud, et saaks tööle mõtlemata end rahulikult laadida?

Näitan mõnda sammu, mida ise kasutan umbes kuu enne puhkust.

1. Korralda asendamine

Kes ja kuidas täidab su ülesandeid puhkuse ajal? Vii oma asendajad aegsasti enne puhkust asjadega kurssi ning valmista vajadusel ette juhendid. Lepi asendajatega kokku ka nende vastutuse ja otsustuspädevuse piirid. Kui head juhtnöörid olemas, puudub asendajatel vajadus sind puhkuse ajal segada.

2. Pane tegemist vajavad asjad kirja

Koosta nimekiri kõigist tegevustest, mis tuleb enne puhkust ära teha. Hea on nimekiri esimese soojaga paberile visata ning seda hiljem, päeva-paari jooksul veel täiendada, sest tavaliselt kõik olulised asjad ei meenu kohe.

Pärast seda, kui peast oled saanud tegevused paberile, heida pilk oma kalendrisse ja tavapärasele tegevusnimestikule ning täienda vajadusel nimekirja. Meie meel suudab suurepäraselt tegevusi prioritiseerida – kui visandad tegevused peast, siis tõenäoliselt paned kirja olulisemaid asju.

3. Määra prioriteedid

Võta nimekiri ette ja otsusta, mis peab saama enne puhkust kindlasti tehtud ning mis võib jääda ka tegemata. Võimalusel ja vajadusel delegeeri nii palju kui saab.

Nummerda tegevused vastavalt prioriteetidele. Kui tegevusi on üle kümne, siis keskendu 5-10 kõige olulisemale – kui nendega on asjad ühel poolel, võta järgmised tegevused ette.

4. Planeeri aeg

Vajadusel lisa tegevustele kuupäevad ja otsusta, kui kaugel mingi päeva õhtuks oled. Ära planeeri üle poole oma päevadest, sest ülejäänud elu ei jää seisma ning uusi asju tuleb jätkuvalt peale. Iga uue tegevuse puhul küsi endalt, kuidas see protsess jätkub sinu puhkuse ajal.

5. Tegutse

Iga päev nii pea kui võimalik keskendu puhkuseks valmistumise nimekirja tegevustele. Kui vähegi võimalik, lõika neid praeguseid töösabasid enne teisi ülesandeid. Oluline on püsida oma ajagraafikus või olla plaanist ees. Vastasel juhul võtab puhkusele töö kaasa.

6. Valmistu tööelust irdumiseks

Viimasel päeval enne puhkust seadista Out-of-office’i teade. Pane sellesse kirja, millal naased puhkuselt ning kes sind mingil puhul asendab. Vajadusel ja kokkuleppel suuna oma kirjad Outlooki või muu meilitarkvara reegleid kasutades asendajale edasi.

Vajadusel suuna oma mobiil asendajale või assistendile ning võta kasutusele kõnekaart või mõni teine number, mida teavad ainult lähedased inimesed. Kui ikka väga-väga vaja, et oleksid puhkuse ajal kättesaadav, teata see number ühele oma kõige lähemale kaastöötajale, aga palu tal seda võimalusel mitte levitada.

7. Arvesta puhkusepohmelliga

Arvesta sellega, et puhkuselt naastes kehtib reegel: iga äraoldud päev võtab umbes tunni nö järgitõmbamist. Kui puhkad kaks nädalat, kulub puhkuse ajal toimunud sündmustega kurssi viimiseks umbes kaks tööpäeva. Seega: ära planeeri puhkusejärgsetesse päevadesse tavatöid, sest muidu järgneb paratamatu puhkusepohmell.

Üks nipp aitab veel puhkusepohmelli vähendada: viimase asjana enne puhkust koosta nimekiri töödest-tegemistest, mille võtad pärast puhkust ette. See aitab puhkuse ajal hoida töömõtted eemal ning pärast puhkust kiiremini järje peale saada.

Millised on sinu parimad võtted puhkuseks valmistumisel? Palun jaga oma nippe kommentaarides.

 

Minnalaskmise kunst

Me kõik saame elada lihtsamalt ja väiksema stressiga, kui võtame veidi vabamalt ning vastutame eelkõige enda, mitte teiste elu-olu eest. Selle muudab keeruliseks üks asi – meis napib usaldust enda ja teiste vastu.

Olin mitu aastat kontrollifriik, võib-olla isegi suure osa oma elust. Mikrodirektori elu pole meelakkumine: pidevalt tuleb uurida, kuidas kellelgi läheb, kas inimesed ikka peavad lubadusi, kas kõik ikka saab õigel ajal korda.

Viimase aasta jooksul olen end muutnud. Lihtsalt ei jaksa ega taha enam kogu maailma eest vastutada. Ega ole vajagi. Näitan kolme kõige olulisemat õppetundi, mille olen saanud.

1. Ela ise ja lase teistel elada

Kaheksa aasta eest avastasin enda jaoks ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done. Mulle kui kontrollifriigile avaldas tõsiselt muljet delegeeritud tegevuste nimekiri: „Vau, äge, ma ei pea enam kunagi muretsema delegeeritud tegevuste pärast, sest kõik on kirjas!“

Anna ahvile haamer, lõhub maja ära. Delegeeritud tegevuste eraldi nimekirjas loetlemine on tõesti hea ja rahustav töövõte, kuid selle liiga sage kasutamine hävitab kogu mõju. Lõpuks kulub suur osa päevast inimestele nende unustatud tegevuste meenutamiseks ning tuju on täiesti nullis.

Mõne kuu eest otsustasin, et kui ma tajun maailma just nii adekvaatselt (või ebaadekvaatselt), kui mulle meeldib, siis teistel on samuti see õigus. Pean endiselt delegeeritud tegevuste nimekirja, kuid teistele tuletan nende lubadusi meelde ainult neil haruharvadel juhtudel, kui teisiti tõesti ei saa. Maailm muutus hetkega oluliselt rahulikumaks ja ilusamaks kohaks.

2. Ole hetkes

Iseenesest mõista on mul sõnastatud siht, mille poole liigun – see on küll varasemast hägusem, kuid siiski kindel. Tean, mille poole püüdlen ning kuidas tegelikult tahaksin elada (kui sina enda oma veel ei tea, siis joonista pilt sellest, kuidas elad paari-kolme aasta pärast, ning riputa see kuskile, kus saad seda iga päev vaadata).

Kuid piirepurustava tormamise eesmärkide suunas lõpetasin mõne aja eest, sest leidsin, et eesmärk ei pühenda abinõud. Kui elame hetkes, keskendume käsilolevale tegevusele ning enam-vähem teame, mida teeme järgmisena, on kõik väga hästi. Oluline on valida tegevusi, mis viivad meid edasi valitud suunas, mitte sellest eemale. Sel moel saame vajadusel kiiresti suunda korrigeerida ning sujuvamalt liikuda edasi koos välismaailmaga. Nutikas inimene kasutab teda ümbritsevaid voogusid mõnusamaks edasiliikumiseks, mitte ei võitle nendega viimse hetkeni.

3. Usalda maailma

Suurim takistus loomuliku toimimise teel on usalduse puudumine – meis napib usaldust ligimeste, maailma ja enese vastu. Kui ületad selle puude, avardub maailm tohutult ning varasemast enam asju muutub äkki võimalikuks.

Usaldust tehislikult, välise sunni mõju pole võimalik kasvatada. Usaldus tekib ise, peamiselt kogemusest. Kogemus tuleb proovimisest. Tee väike katse: järgmise tunni-paari jooksul usalda oma intuitsiooni ja mõtlemist nagu ka teiste oma ning sedagi, et maailm suudab toimida ilma sinu sekkumiseta. Kibe tõde: universum on toiminud miljardeid aastaid ilma, et oleksid püüdnud seda juhtida. Proovi veidi aega lihtsalt olla ja keskenduda pooleliolevale tegevusele. Kui hinge poeb ärevus, et kas keegi teine midagi teeb, mida lubas, siis usu kas või mõnikümmend minutit: küll ta teeb, sest ta on samasugune vastutustundlik inimene nagu sina ise.

Kui katse tuleb välja, siis proovi uuesti veidi pikema ajavahemikuga. Kui nurjub, siis proovi lühema ajavahemikuga mõne aja pärast uuesti. Ühel hetkel selgub, et kui loovutad veidi kontrolli, toimib maailm palju sujuvamalt ning kiiremini, ning sa ise pühenduda palju olulisematele tegevustele kui teiste maniakaalne kontrollimine ja kupjana tagantutsitamine. Lihtsalt proovi korra.

 

Sihipärane kulgeja

Nn ajajuhtimisõpikud ja nn ajajuhtimiskoolitajad ei saa üle ega ümber eesmärkidest, aga tegelikult on see marginaalne mõtteviis: edujanustest ameeriklastest kasutab eesmärki ainult 3 protsenti. Ülejäänud inimesed tulevad ka eesmärkideta toime.

Põhjus on lihtne: eesmärk iseenesest pole hädavajalik ega vii kuskile. Oluline on mõista, millised asjad on elus tegelikult tähtsad ning samal ajal minna kaasa elu vooluga ja nautida seda. Näitan üht lihtsat viisi, kuidas rahulikult ja keskendunult edasi liikuda ilma eesmärkideta.

Esimese asjana pane kirja, millised on sinu jaoks kõige olulisemad asjad. Olgu neiks näiteks pere, töö, enda arendamine, kodu eest hoolitsemine. Kui hakkad tegutsema, siis otsustad, millisega neist neljast praegu tegeled.

Nüüd vali igas valdkonnas välja kõige olulisem tegevus. Kui vähegi võimalik, vali igast valdkonnast üks tegevus, aga kui seda jääb väheks, siis võib ka paar-kolm võtta. Tee eelkõige seda asja kuni valmimiseni või seni, kuni tegevus jääb kellegi teise taha ootama või tunned, et sellest ei tule enam mingit lusti.

Võta selles valdkonnas nüüd üks tegevus juurde ja tegele sellega järjekindlalt. Juhul kui eelmine tegevus jäi pooleli, kirjuta see lihtsalt üles. See aitab hoida sul pooleli olevatest asjadest ülevaadet.

Kui tegutsemise ajal tulevad uitmõtted, siis need tasub üles kirjutada, aga kui vähegi võimalik, siis nende asjadega mitte tegeleda enne järgmist päeva, mil vaatad nimekirja üle ja viskad sellest välja asjad, mida sa nii ehk naa ei kavatse teha.

Selle süsteemi juures on oluline vältida ülekoormust. Selle suurim põhjus on üha uute kohustuste võtmine samal ajal, kui eelmised pole veel valmis. Kui võtad uue ülesande, siis peab eelmine olema lõpetatud, kellelegi teisele üle antud või oled sellest loobunud vähemalt mõneks ajaks. Vastasel juhul ohustab meid takerdumine ülesannete sasipuntrasse.

Sellisel moel tegutsemine aitab endiselt sihipäraselt ja keskendatult edasi liikuda, kaldumata samal ajal eesmärgihaiguse küüsi. Milliseid võtteid sina kasutad, et olulisi asju ära teha? Mul on hea meel, kui jagad neid kommentaarides, sest siis saame neist kõik õppida ning mõnusamalt elada.