David Allen: keskendu strateegiliselt oluliste tegevuste elluviimisele

Foto: David Allen Company
Intervjuu Getting Things Done’i looja David Alleniga.

Olen ise Getting Things Done (GTD) kasutajana kannatanud ja näinud teisigi kannatamas nn pika tegevusnimestiku stressi all – meil on lihtsalt liiga palju järgmisi tegevusi ees. Mida soovitate sellises olukorras teha?

Tõsta neist kolmveerand nimekirja „Ühel ilusal päeval võib-olla“. Teiste sõnadega, saa aru, mida sa tõesti tahad teha ja milleks sul tõesti on jõudlust, ning eemalda asjad, mille puhul see nii pole, oma igapäevategevuste nimestikust.

Inimesed pahandavad vahel mu peale oma tegevusnimestike pärast, aga, kahju küll, need pole ju mitte minu, vaid nende tegevuste nimekirjad. Aga iga nimekiri on parem kui asjade meeles pidamine, sest siis saad paremini keskenduda olulistele asjadele.

Raskeim küsimus on selles, millal öelda „ei“.

Ka endale?

Täpselt.

Kuna te räägite minuga praegu, siis te ei tee muud. Teisisõnu: vaatad nimekirja, et ütled, et need teised asjad peavad ootama.

GTD koosnebki väga palju igal hetkel sinu endaga peetavatest läbirääkimistest – aga läbi rääkida on väga keeruline, kui sa ei tea teemasid. Nii peaksidki igal hetkel endale ütlema: „Ei, ma ei tee seda asja siin nimekirjas, vaid selle asemel midagi muud ja olulisemat, ning see on minuteadlik valik.“ Kui harjud sellega, siis pole enam vahet, kui mitut asja sa ei tee. Teed ju nii ehk naa ainult ühte asja korraga.

Kirjutate oma raamatutes, et keskmisel inimesel on 25-80 samal ajal toimuvat projekti. Kumb variant on parem selles projektide meres: kas tegeleda ühe projektiga algusest lõpuni ja siis võtta ette järgmine või tegeleda projektidega väikeste juppide kaupa kordamööda?

Hea küsimus! Intervjueerisin just GTD Connecti võrgustiku jaoks Bill Lynchi ProChainist, kes on tipptasemel projektijuht. Pärast tema intervjueerimist ütleksin, et proovi üks projekt enne lõpetada kui alustad järgmisega. Siin on muidugi tohutult erandeid.

Tema hinnangul peaks siduma iga projekti lõpetamisega rahalise või strateegilise väärtuse. Ning iga projekti tuleks vaadata selle nurga alt, et millist strateegilist väärtust konkreetse projekti elluviimine loob. Organisatsioon peaks sellest aru saama ning lubama inimestel keskenduda tähtsatele projektidele seni, kuni need on lõpule viidud. Kui kõik püüavad tegeleda 60 või 75 projektiga korraga, siis võime kaotada fookuse ning võime mõista seda, millise projekti lõpetamine pakuks suurimat strateegilist väärtust.

Tegelik küsimus on selles, milline tegevus viib asju edasi nii, et tekkiks võimalikult suur strateegiline väärtus. Ja sellele tegevusele tuleks keskenduda.

Aga samas tuleb ka puhata. 20 000 jala kõrguselt elule vaadates mõistad, et ühel hetkel on tervis strateegiliselt olulise projekti lõpetamisest tähtsam.

Seega – parem on lõpetada strateegiliselt tähtsad tegevused tähelepanu hajutamata. See on kooskõlas terve mõistusega, aga kahjuks tegelikkuses pole see sageli nii.

GTD on eelkõige isikliku ajakasutamise parandamiseks. Mida te soovitate meeskondadele, kes soovivad GTDd laialdaselt kasutada?

Meeskond koosneb inimestest. Kui inimesed kasutavad GTDd, siis nad suudavad tegutseda paremini kui varem. Kui meeskond ei tea, mida tahab saavutada, või ei tea, millised on järgmised tegevused, siis pakub GTD kindlasti meetodeid, kuidas paremini keskenduda ja tegutseda. Ja neist on kindlasti abi – seda ütleb ju terve mõistus –, kuigi loomulikult on selle lihtsa idee juures palju arenguruumi.

Aga spetsiaalselt meeskondadele mõeldud tarkvara või teenust pole meil kavas hakata pakkuma, sest meeskondade puhul on küsimus eelkõige selles, kes vastutab projektide edu eest.
GTD pole midagi muud kui asjadega toimetuleku parima meetodi kirjeldus.

Lugesin just uuringut, mis väitis, et kui paneme tegevused kirja kellaajaliselt ka oma kalendrisse, mitte ainult tegevusnimestikesse, siis teeme need asjad 80% tõenäolisemalt ka teoks. Kuidas teie leiate aega oma erinevate tegevuste jaoks, mis on valdavalt tegevusnimestikes?

Kasutan nimekirju siis, kui mul kalendris parajasti tegevused puuduvad. See on ju nimestike eesmärk. Mul on kahtlus: inimesed panevad asju kalendrisse kirja, et selle põhjal otsustada, mida teha järgmisena. Ja seda eesmärki täidab ka tegevusnimestik väga hästi.

Hiljuti avaldati ka uuring, mille kohaselt inimesed kalduvad edasi lükkama pigem asju, mille puhul nad pole kindlad, mida nendega täpselt pihta hakata. Kui teed endale täpselt selgeks, mida pead mingi asjaga tegema, on tulemuseks tohutu areng isiklikus efektiivsuses.

Mõistan, kui broneerid oma kalendris mingile tegevusele kaks tundi. See on ilmselt väga hea, sest see suurendab keskendumist. Aga kui laotad kõik oma tegevused kalendrisse, siis lähed juba päeva esimeses pooles hulluks, sest seda kõike on lihtsalt liiga palju. Ja siis tunned end isegi halvemini, sest oled teinud endaga leppeid, mida oled juba murdnud.

Kui paned midagi kalendrisse kirja ja mõtled, et sa pead seda täna tegema, aga pole endale selgeks teinud, miks sa seda asja pead tegema, siis tegelikkus ütleb teist asja: ei, sa ei pea! Tulemus on soovitule vastupidine: su organiseerimatus hoopis suureneb!

Kuidas te ise planeerite suuri tähtajalisi projekte nii, et saate olla täiesti kindel – lõpetate suure projekti õigeks ajaks?

Ma ei tea. Sa pead ise otsustama, millise detailsusega tegevusi kirjeldada, et need oleksid haaratavad nende olemuse mõistmiseks. Ja kui tihti pead neid asju üle vaatama, et tunneksid kontrolli protsessi üle. Seepärast ma ei saagi küsimusele vastata.

See sõltub väga palju sinust endast, projekti olemusest ja kõikidest teistest sinu universumis tiirlevaist asjadest, mille vahel pead valima, et millega ja miks tegeleda ning millega mitte.
Kui teed nädalasi ülevaatuseid korralikult selle projekti algusest peale ning see projekt on su projektide nimekirjas, siis sa ei küsiks minult seda küsimust! Asi on selles, et inimesed ei usalda oma süsteemset lähenemist.

Seda küll, aga ikkagi jääb küsimus, kuidas sa lood oma päevadesse selle konkreetse projektiga tegelemiseks aega – võtad näiteks iga päev kaks tundi sellega töötamiseks.

Võib-olla pead seda tõesti tegema, aga endiselt jääb küsimus: miks sa ei pane sellist nõupidamist iseendaga paika iganädalase ülevaatuse käigus. Kui pead projekti lõpetama näiteks 4. aprilliks, siis ju avastad: issakene, ma ei tule sellega muidu toime kui ma iga päev ei leia kahte tundi selle projektiga tegelemiseks. Sul ju on kalender, sa suudad aega võtta projektiga tegelemiseks – mis siin siis puudu on?! Puudu on sel juhul sisuline iganädalane ülevaatus!

Trikk on selles, et pead vaatama oma tegevusi erinevalt kõrguselt: maandumisrajalt, 20 000 jala kõrguselt ning kõrgemaltki. Pead erineva üldistustasemega süvenema oma asjadesse korrapäraselt ning tegema endale selgeks nende asjade sisu ja oma kohustused nende asjade elluviimiseks. Kui seda teha korralikult, siis on kõik hästi. Kui otsid mingit muud võluvalemit, ei hakka see iialgi tööle.

Kui koostate järgmiste tegevuste nimestikke, siis kui suur ajaliselt peaks olema ideaalne tegevus?

Mõtestan järgmist tegevust kui asja, mille suudad lõpetada kas ühe korraga või mida saad teha mingis kindlas keskkonnas seda vahetamata.

Järgmine tegevus – näiteks „kirjuta raamatu järgmine peatükk“ – võib võtta 14 tundi, aga nii kaua pole probleemi kuni sul on kogu tööks vajalik materjal ja tegevuseks on „istu arvuti taha, lülita see sisse ja alusta kirjutamist“.

Aga võib-olla oleks parem panna tegevusena kirja „visanda raamatu järgmine peatükk“, selmet „alusta peatüki kirjutamist“, sest see lihtsustab kirjutamisega alustamist. Isegi kui peatüki visandamine võtab mitu tundi, on psühholoogiline barjäär märksa madalam, sest visand ei pea olema täiuslik. Küsimus on selles, kui elegantselt suudad endale ette sööta fookuse, et suudad alustada edukalt tegevust ja selle ühel hetkel ka lõpuni viia.

Imelik asi ongi selles, et GTDl puudub maagiline valem. Inimesed küsivad endiselt, et mis on see uhiuus asi, mis GTDs peidus on, ning ma kirjutasingi raamatu „Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life“, et inimesed saaksid aru asjadest, mis neil mu eelmise raamatu „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ lugemisel kahe silma vahele jäid. Kui inimesed oleksid tõesti mu eelmist raamatut mõistnud, poleks ma uut raamatut kirjutanud.

Kas inimesed saavad teie sõnumist pärast äsjast raamatut aru või peate veel ühe kirjutama?

(Muigab) Ma tõesti ei tea… Näeme seda. Praeguseks olen lõpetanud raamatute kirjutamise.

Miks?

Mul pole praegu sellega seotud ambitsioone. Aga see võib muutuda pärastlõunal!

Praegu on maailmas tuhandeid GTD kasutajaid, kuid tegemist pole endiselt üldlevinud enda ajas juhtimise praktikaga. Kas teil on aimu, kui suureks paisub GTD-liikumine kümne aastaga?

Ma ei tea, mis juhtub kümne aasta jooksul. Kuid olen kindel, et inimesed mõistavad GTD kasulikkust ühel hetkel laiemalt kui praegu.