Kuidas toime tulla meililasuga?

David Allen Company nõustajad Chris McIntyer ja James Stevenson pakkusid välja päris hea viisi, kuidas võtta oma e-kirjakast kontrolli alla. Minultki on sageli päritud, et mida tuleks teha sadade ja tuhandete kirjadega nüüd, mil tahaks uuesti alustada. Stevenson ja McIntyer pakkusid välja järgmise lahenduse:

  1. Märgi ära kõik Inboxis olevad e-kirjad ning tõsta need uude kataloogi, millel nimeks “Vanad e-kirjad” (vajadusel võid lisada kuupäeva).
  2. Sorteeri need vanad kirjad sõnumiahelate või pealkirjade kaupa.
  3. Vaata kirjad ükshaaval läbi alustades ülemisest. Juhul, kui kogu vestlusahel on tarbetu, kustuta see. Alternatiivina võid kirja talletada vastava projekti kausta. Iga kirja puhul püüa leida sellest tegevusi – kui leiad tegevuse, siis lisa see oma uute tegevuste nimekirja, et hiljem otsustada, mida ja millal sa sellega teed.
  4. Sellisel moel käi mõne sessiooni jooksul kõik kirjad läbi ja noki neist tegevused välja. Kui tegevus võtab alla kahe minuti, tee see kohe teoks.

Edaspidi hoolitse selle eest, et vähemalt kord päevas oleks su meilikast puhas. Varu selleks tund segamatut aega päevas ning käi kõik kirjad ükshaaval läbi, otsustades igaühe puhul, kas selles on tegevusi (ja kui on, siis pane need kirja või alla kaheminutiliste puhul tee kohe ära).

Üks nipp veel (mida mina näiteks ei teadnud). Kui avad saabunud kirja mõne meilikliendiga, siis saad selle pealkirja muuta sellel hiirega klõpsates. Kui e-kirjas sisaldub mõni tegevus, siis on arukas muuta kirja pealkirja ning panna kirja, mida konkreetselt pead tegema.