Koolitusprojekti 3 suurimat ohukohta

Klõpsa pildil mõttekaardi sisu suuremaks kuvamiseks.

Klõpsa pildil mõttekaardi sisu suuremaks kuvamiseks.

Koolitusprojekte ohustavad kõige rohkem koolituse puudulik või olematu järeltöö, koolituse eesmärgi ebapiisav selgitamine osalejatele ning koolituse halb planeerimine, leidsid täna Äripäeva korraldatud koolituskonverentsil “Koolitus 2016” minu töötoas osalejad.

Järeltegevused puuduvad

Suurima ohukohana tõid töötoas osalejad välja seda, et koolitus küll valmistatakse ette ning see toimub, kuid koolitusele ei järgne sellel õpitud ja omandatud oskusi ja teadmisi kinnistavaid järeltegevusi. Osalejate kogemuste põhjal on järeltegevuste mõju edukale koolitusele tohutu, ent sellest hoolimata 70% juhtudest puudub koolitusel järeltegevused.
Selle vea ennetamiseks soovitasid osalejad tellida koolitus järeltegevustega koos ning planeerida juba alguses koos koolitusega ka järeltegevused. Samuti on vaja koolituse käigus panna paika osalejate järgmised tegevused pärast koolitust: kes teeb mida kuidas mis ajaks. Häid tulemusi annab ka see, kui koolitusele järgneb juhtrühmaga kohtumine, millel vaadatakse läbi koolitusel osalejate järeltegevused ning nende tulemused.

Osalejad ei tea, miks nad on koolitusel

Neljal juhul viiest on töötoas osalejate hinnangul ette tulnud, et mõni osaleja ei tea, miks ta osaleb koolitusel.
Selle ennetamiseks on oluline sisekommunikatsioon enne koolitust, mis selgitab ootusi koolitusele ning koolituse vajadust nii organisatsiooni kui ka osaleja vaatevinklist. Kasuks tuleb see, kui koolitaja intervjueerib koolituse eeltöö käigus osalejaid ning omalt poolt tutvustab neile koolitust ja selle eesmärki. Koolitusel osalejate kaasamist ettevalmistustöös ei saa alahinnata: kui kuulata osalejate vajadusi, siis saab peenhäälestada koolituse selliseks, et osalejad saavad sellest võimalikult palju kasu.

Halb planeerimine

Kolmanda olulise valukohana tõid töötoas osalejad välja koolituse halva planeerimise.
Koolitust saab paremini planeerida, kui mõelda läbi koolituse vajadus ning asuda koolitust ette valmistama piisavalt vara. Samuti aitab planeerimist parandada oluliselt see, kui uurida osalejatelt, millal ja kuidas saavad nad kõige paremini koolitusel osaleda. Abi saab ka koolituse ettevalmistuse checklist’ist, mida enne iga koolitust läbi vaadata ja pärast iga koolitust veidi täiendada.

Milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

Suurem osa meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ning koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks asja ainult killukese Outlooki võimalustest: selle kalender võimaldab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud lubavad meil oma tegevusi täpsemalt ja mõnusamalt kavandada.

Kirjeldan mõnda oma lemmiktöövõtet, mida Outlookis kasutan ja oma koolitustel näitan. Kasutan näitena ingliskeelse liidesega Outlooki versioone 2010 ja 2013, sest need on kõige levinumad.

Koopiakirjad eraldi kausta

Alustame lihtsatest reeglitest.

Tean mitut organisatsiooni, milles kehtib arukas kokkulepe: kui olen kirja to:-väljal, siis pean tegutsema, ning kui cc:-s, siis on kiri mulle infoks. Tavaliselt nende nn koopiakirjade lugemisega pole suurt kiiret, piisab sellest, kui viskad neile pilgu peale korra päevas.

Siseneva info tulva aitab kontrolli all hoida see, kui lood reegli, mis tõstab need koopiakirjad automaatselt eraldi kausta. Selleks lood esmalt Inbox’i alla alamkausta “CC”, seejärel valid tööriistaribalt Rules ning lood uue reegli, mille ainsaks tingimuseks valid ”Where my name is in the CC box” ja palud Outlookil sellele tingimusele vastavad kirjad tõsta CC kausta.

Tähele tasub panna seda, et kui reegliga tõstad kirju mingisse teise kausta, siis Outlook ei kuva enam teadet nende kirjade saabumise kohta. Kui soovid nende kohta säilitada töölauateate, siis pead reeglis sätestatud tingimusele vastavate kirjadega tehtavate toimingute aknas valima teiste seas ka kõige alumise toimingu ”display a Desktop Alert”.

Eralda rämpsukirjad

Meilikasti potsatavad tavaliselt peale asjalike kirjade ka erinevad infomeilid: reisibüroode teated, sotsiaalvõrgustike märguanded, listikirjad ja muu säärane kraam. Iga kord, kui mu kirjakasti maandub selline kiri, siis küsin endalt: kas võiksin selle tellimisest loobuda. Kui tahan loobuda, siis vajutan tellimusest loobumise viidet. Kui selline viide puudub või kirja saatja saadab edaspidi mulle tellimusest loobumisest hoolimata kirju edasi, lisan ta rämpsposti saatjate nimestikku.

Osa kirju sisaldavad infot, mida vahel vajan: olgu selleks lennukampaaniate kirjad või mõne ettevõtte uudiskirjad. Sellistele kirjadele olen teinud Inbox’i alla kausta “Loe hiljem”. Kui selline kiri saabub mu kirjakasti, siis valin Reeglite loomise nupu alt ”Always move messages from:” ning palun Outlookil edaspidi suunata selle saatja kirjad kausta “Loe hiljem”.

Kui sel moel kirjakasti sisu kultiveerida paar nädalat, jõuavad edaspidi Inbox’i peamiselt olulised kirjad. Office 365 kasutajatel veab, sest Outlook sorteerib ise sellised kirjad eraldi kausta välja.

Jälgi delegeeritud tegevuste käekäiku

Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastme juhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Umbes pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigeks ajaks.

See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.”

Selle reegli loomiseks teed esmalt parema hiireklõpsuga Inbox’il selle alla kausta “Ootab vastust”. Nüüd valid Rules ning reeglite haldamise ja lood uue reegli. Selles reeglis märgid ära, et see käib kirjade kohta, mis tulevad sinult ning mille koopia saaja sa oled. Seejärel palud Outlookil sellised kirjad tõsta kausta “Ootab vastust”. Klõpsad edasi-edasi-edasi, annad reeglile nime, mille järgi selle hiljem ära tunned ning reegel ongi valmis.

Edaspidi kui saadad kirja, millele ootad vastust, lisad end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb su arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”.

Korra päevas käid vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutad need, mille vastus on käes. Seejärel lisad saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätid lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.

Hommikul tööle tulles vaatad esmalt öösel saabunud kirjad läbi ning seejärel käid läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajadusel tuletad inimestele nende kohustusi meelde.

Lipukesele õige tähtaeg

Kas tead, milline on Outlookis kirjale lisatava lipukese vaikimisi tähtaeg? Täna! Mitme lipustatud kirjaga tegeled tegelikult tänase jooksul? Heal juhul mõnega, aga tavaliselt mitte kõigiga.

Lipukesele vasaku hiireklõpsuga lisatavat tähtaega saad muuta, kui teed mõne kirja lipukesel parema hiireklõpsu ning valid hüpikmenüüst ”Set Quick Click”. Võid valida vaikimisi tähtajaks homse, reede (this week), järgmise nädala reede (next week) või kuupäeva määramata jätta ning selle soovi korral hiljem käsitsi lisada.

Selle nõksuga vähendad oluliselt “punaste” kirjade hulka oma tegevusnimestikus ja kirjade loendis.

Suurenda keskendunud töö aega

Inimesed töötavad tulemuslikumalt, kui saavad keskenduda. Outlook seda eriti ei soodusta, sest pidevalt hüppab lahti uuest kirjast märku andev töölauateade, tähelepanu köidab ka ümbrikupilt ekraani all paremas servas ja kirja saabumisest teatav heli. Proovi nüüd keskenduda!

Olen oma arvutis maha keeranud kõik märguanded, et paremini keskenduda. Selleks valid File -> Options -> Mail ning leiad sealt kirja saabumise märguannete loetelu. Eemaldan nendest kastidest kirja saabumisest märku andvad linnukesed. Kui pead kiirelt reageerima olulistele kirjadele, siis jäta töölauateate ehk Desktop Alert’i märguanne peale.

Töövood säästavad oluliselt aega

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “_Quick Steps_” ehk kiirsammud.

Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create New”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud a la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta.” Teise tegevusena võid valida adressaadi, millele kiri edasi saadetakse. Ja kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.

Kui oled kiirklõpsuinimene — soovitan kiirklõpse kasutada, sest see on märksa kiirem kui hiirega ekraanil navigeerimine —, siis võid lisada igale töövoole kiirklõpsu.

Kui saabub uus kiri, mida soovid kiirsammuga töödelda, siis vajutad klaviatuuril kiirsammuga seotud klahvikombinatsiooni või valid hiirega kiirsammude menüüst soovitava tööjada.

Kategoriseerimine asendab katalooge

Üks mu koolitusel osaleja lausus: “Meilikaustade kasutamine on nii 2007.” Tal on õigus – pärast seda kui kirjade sildistamine ehk tag’imine sai hoo sisse, pole mõtet kasutada enamat kui kahte kausta: üks sisenevatele kirjadele, millega sa pole veel otsustanud, mida teha, ning teine arhiveeritud kirjadele, millest oled tegevused juba välja sõelunud.

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Olen teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Selgitan näitega.

Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks – seega saame hakata sisuliselt tööle -, teen nii:

  1. Loen läbi kliendi kirja.
  2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega “Müük”.
  3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel.
  4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks.
  5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik.

Jaga oma kalendrit kolleegidega

Kui teil on kasutusel Microsoft Exchange, siis saad jagada oma kalendrit kolleegidega. Selleks lähed hiirega kalendri vaate vasakus veerus oma kalendri nimele ning klõpsad paremat nuppu. Valid ”Share my calendar” ning sisestad inimeste nimed, kellega jagad kalendrit. Sa saad valida seda, kas teised näevad ainult su hõivatust või ka seda, mis su kalendris täpsemalt kirjas. Kogemus näitab, et täpsema info jagamisest on rohkem kasu, sest siis ei kutsu inimesed sind nii sageli koosolekule selleks ajaks, mis sul on teisteks tegevusteks planeeritud. Kui soovid mõne sündmuse sisu teiste ees salajas hoida, võid vastava sündmuse oma arvutis avada ja klõpsata tegumiribal tabaluku pilti. Siis näevad teised selle sündmuse sisu asemel teksti ”Private appointment”.

Planeeri koosolekuid mugavalt

Lõpetuseks paar koosolekute kokku kutsumise nippi ka. Kuigi Outlookis on olemas koosolekute kokku kutsumise abiline, kasutan seda haruharva, sest koosolekute abiline näitab liiga väikest ajavahemikku koosoleku aja valimiseks. Palju mugavam on vaadata kohakuti kutsutute kalendreid nädalavaates ja valida sel moel kohtumise aeg.

Teiste kalendrid saad avada vasakust veerust “Shared Calendars” alt. Kui teil on kasutusel Microsoft Exchange, aga sa ei näe töökaaslaste kalendreid, siis saad paluda neil oma kalendrit sinuga jagada, tehes parema hiireklõpsu “Shared Calendars” peal ja valides hüpikmenüüst “Add Calendar”.

Kui soovid teiste kalendreid vaadata, siis klõpsad vasakus veerus nende inimeste nimedel. Kui soovid kalendreid kohakuti tõsta, siis klõpsad inimese kalendri päises olevale noolele. Nüüd valid hiirega kohtumise aja, mis sobib kõigile ja klõpsad kohtumise loomise nupule või vajutad lihtsalt Ctrl+N.

Alternatiivina võid uue kohtumise loomisel kasutada Outlooki pakutavat soovitatavate aegade loetelu.
Kui võtad kasvõi mõne neist nippidest kasutusele, siis säästad iga päev vähemalt veerand tundi ehk töönädalaga veidi üle tunni. Tasub proovimist küll.

Kui tahad neid ja hulka teisi nippe ja võtteid minu ja veel mõne inimesega koos omandada ja harjutada, siis tule 24. novembril Outlooki nutika kasutamise meistriklassi.

Areng võistluse asemel

Võistlemine (kui tegemist pole just tippspordiga) on inimlik, ent arulage ressursside raiskamise viis. Võistlus kütab küll madalaid kirgi, kuid ei lisa tulemuslikkusele karvavõrdki.

Mida annab mulle teadmine, kas või kui palju parem või halvem olen teistega võrreldes? Mitte midagi.

Võistlemise mõttetus ei muuda harjutamist mõttetuks. Harjutamine aitab kaasa sihipärasele täiustumisele. Ainus, millega tasub võistelda, on enda potentsiaal. See on siht, mille poole püüelda. Mängu muudab põnevamaks see, et enda potentsiaali püüda pole võimalik, sest see libiseb ikka kaugemale või põikleb viimasel hetkel teistele aladele.

Sama lugu on vahel katsetega valida Eesti parim koolitaja. Mille põhjal sa otsustad, et kes koolitajatest on parim? Kumb on maitsvam, õun või maasikas? Mis kasulikum: sandaal, kummikud, talvesaapad, auto, jalgratas või lennuk?

Tasub mõelda iga päev selle üle, kuidas muutuda oma elu kutses üha meisterlikumaks, võisteldes üha vähem. Parimad meistrid lihtsalt on, aga ei võistle.

PS: Kui tahad leida head koostööpartnerit koolituse elluviimiseks, siis tule Äripäeva koolituskonverentsile 25. novembril. Saad hea ülevaate sellest, mis parajasti toimub ning kui kaugele keegi oma meisterlikkuse teel on jõudnud.

Väga hea ajajuhtimise koolitus Tartus 11. novembril

Korraldame koostöös Tartu Rahvaülikooliga korraldame Tartus aruka ajajuhtimise koolituse 11. novembril kell 10.00 – 16.45 aadressil Pepleri 4.

Ajajuhtimise koolitusel arutame koos selliseid asju:

  • kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita,
  • kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid sihte ja eesmärke ning neid saavutada?
  • kuidas olulised asjad kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  • kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  • kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  •  kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  • kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Koolitusel osalemine maksab ühele inimesele 87 eurot. Lisainfot selle koolituse kohta ja registreeruda saad aadressil http://www.rahvaylikool.ee/kursus/21/242/797/arukas-ajajuhtimine/algav-kursus.

7 võtet projektide ajahädaga võitlemiseks

Üle 90% projektidest jõuab tulemusteni kokkulepitust hiljem. Selleks, et lõpetada projekt õigel ajal, võib abi olla 7 allpool kirjeldatud võttest.

Kui veel eelmise sajandi lõpus öeldi, et projekt on eesmärgistatud tegevuste kogum, millel on algus ja lõpp, siis tänapäeval sõnastame projekti kui ajutise organisatsiooni, mis on loodud eesmärgiga saada valmis üks või rohkem toodet kokkulepitud ärikaasuse piires. Kui varem ütlesime, et projekt on tegevused, siis nüüd ütleme, et projekt on inimesed. Ja projektijuht on nende inimeste juht.

Alusta varem

Me jääme tavaliselt hiljaks sel põhjusel, et hakkasime liiga hilja minema. Projektidega on sama lugu. Kõige rohkem kaotatakse aega projekti alguses, sest projekti lõpuni on veel hoomamatult palju aega ning ebaselgus tuleviku suhtes aeglustab samuti tempot. Kui projektiga alustada varem ja võtta kohe hea hoog sisse, saab projekt varem valmis ning tudengisündroom jääb tulemata.

Kaasa varakult

Mida varem kaasata võtmeisikud projekti, seda parem ja kiirem saab tulemus. Esimeste tegevuste seas tasuks ühiselt visandada projekti lõpptulemus, hetkeseis ning hetkeseisust lõpptulemuseni jõudmiseks vajalikud vahetulemused. Kui nüüd hajutada vahetulemused projekti etappide vahel ja leppida kokku, kes võtmeisikutest vastutab iga vahetulemuse saavutamise eest, ning planeerida esimese etapi vahetulemuste saavutamiseks vajalikud tegevused, on üsna hea projektiplaani visand valmis.

Projekti edule aitab kaasa seegi, kui võtmeisikutega kokku leppida, milline on selle projekti prioriteet teiste projektide ja protsessidega võrreldes ning kui palju keegi võtmeisikutest sellesse projekti panustab. Üks sagedamini esinevaid vigu on see, et projekti ajaressursi kavandamisel arvestatakse sellega, et kõik osalejad tegelevad ainult selle projektiga – päriselus saavad nad pühendada projektile võib-olla ühe päeva nädalas.

Selleks, et muuta projekti visand veelgi kindlamaks, tasub kaardistada projekti ees ootavad riskid, hinnata nende mõju ja tõenäosust ning kõrge mõju ja tõenäosusega riskidele leida nende juhtimise meetmed.

Planeeri etapiti

Täpsem plaan tasub teha etappide kaupa, sest inimene on kehv ennustaja. Enne iga etapi lõppu on hea vaadata läbi järgmise etapi vahetulemused ning nende saavutamiseks vajalikud tegevused koos vastutajatega nagu ka järgmise etapi olulisemad riskid ja nende juhtimine.

Aja planeerimisel ei maksa unustada Parkinsoni seadust, mille kohaselt kõik tegevused täidavad nendeks ette nähtud aja. Päriselus kipuvad need tegevused ette nähtud aega isegi ületama. Ajaraami ületamine tuleneb tavaliselt sellest, et inimene on kavandamisel parandamatu optimist ning tavaliselt ülehindab nii enda kui ka oma meeskonna võimeid. Sellest aitab üle saada see, kui meeskonna liikmed hindavad ühiselt igaks tegevuseks kuluvat pingutust.

Hindamise viise on mitu, toon näitena planeerimispokkeri. Selle puhul jagatakse igale tiimi liikmele vale-Fibonacci jada arvudega kaardid: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20 ja 40. Tiimi juht küsib meeskonnalt hinnangut, kui suurt pingutust nõuab iga konkreetse tulemuseni jõudmine ning osalejad annavad oma hinnangust märku vastava kaardi tõstmisega. Kui mõni tiimi liige pakub silmnähtavalt vähem või rohkem kui teised, siis ta põhjendab oma hinnangut ning toimub uus hääletus.

Ole eeskuju

Briti krimikirjanik Catherine Aird kirjutas, et meil on kaks võimalust, kas olla hea eeskuju või kohutav hoiatus. Hea projektijuht on eeskuju.

See on keeruline, sest projektijuht on nii sise- kui ka väliskonflikti küüsis: ühelt poolt peab ta olema suurepärane eestvedaja ja teiselt poolt hea administraator ning ühelt poolt survestavad teda tippjuhid ja teiselt poolt projektis osalevate tiimide juhid. Kui suudad need vastuolud eeskujulikult lahendada, on projekti edu tagatud.

Motiveeri inimesi

Daniel Pink kirjutab, et inimesi motiveerib kolm asja.

Esimene: ühine ja selge eesmärk, millest lähtuda tegutsemisel.

Teine: autonoomia tegutsemisel – kui projektis osalejal on selge, kuhu ta peab välja jõudma, kuid tulemuseni jõudmisel on tal selgelt kokku lepitud piirides vabad käed, tegutseb ta usinamalt, loovamalt ja tulemuslikumalt.

Kolmas: kui tegevus aitab suurendada projektis osaleja meisterlikkust ning oma oskusi ja teadmisi pidevalt täiendada, on motivatsioon suurem.

Hea projektijuht hoolitseb selle eest, et need kolm soovitust saaksid iga meeskonna liikme puhul täidetud.

Delegeeri oskuslikult

Inimesed tahavad delegeerimisel teada seda, miks tegevus on vajalik, kuidas see sobitub suuremasse pilti, milline on soovitav lõpptulemus, millal peab asi valmis olema ning millised on tegutsemiseks vajalikud ressursid, mida ta saab kasutada. Kui need on paigas, saab tulemus parem.

Pühendu iga päev

Kui käsil on oluline projekt, siis juba projekti alguses broneeri oma kalendris selle projektiga tegelemiseks iga päev aega. Kui pooleli on mitu projekti, siis kasuta võimalusel nn ajasahtleid: näiteks teisipäeva ja neljapäeva hommikupoolikuti tegeled eelkõige ühe projekti tegevustega, kolmapäeva ja reede hommikupoolikuti teise projekti omadega ning ülejäänud aegadel teed teisi olulisi asju.

Iga päev võta päeva lõpus 5–10 minutit, et möödunud päeva saavutused üle vaadata ja kavandada järgmine päev, ning korra nädalas pool tundi, et vaadata tagasi möödunud nädalale ja paika panna järgmise nädala kondikava. Ülevaatuse käigus on hea kirjutada ka projekti päevikut, milles lühilausetega kirjas olulisemad saavutused, väljakutsed ja nende lahendused.

Tagasi tööle. Mõnuga.

Puhkuselt naasmine töisesse maailma põhjustab stressi. Tööilma aitab valutumalt sisse elada rahulik kohanemise rütm.

Mis toimub?

Esimese asjana tasub välja uurida, millised olulised sündmused on vahepeal aset leidnud. Sellega on sama lugu nagu pärast vähegi pikemat Eestist eemal olekut – esimese asjana ju küsid teiste käest, et mida olulist on vahepeal juhtunud.
Sama lugu on puhkuselt naasmisega. Esimese asjana uuri töökaaslaste käest, millised on olnud olulisemad sündmused. Teised suudavad sageli olulise info kiiresti kokku võtta. Üksikasjadega jõuad end hiljem kurssi viia.

Kalender

Kui kasutad ühisjagatavat kalendrit, siis vaata läbi vahepeal saabunud kohtumiste ja koosolekute kutsed. Iga kutse puhul küsi, milline on kohtumise eesmärk, milline on sinu roll kohtumisel ning millist eeltööd kohtumine vajab. Kui vähegi võimalik, siis nõustu ainult hädavajalike kohtumistega. Aga seda tasub ju muidu ka teha.

Olulisemad E-kirjad

Võta ette vahepeal saabunud kirjad ning käi need diagonaalis läbi. Märgista vastamist nõudvad olulised kirjad lipukeste-tärnidega või tõsta need eraldi kausta.
Ma ei poolda pärast puhkust kirjadele viivitamatut vastamist, isegi paarilauselisi vastuseid pole mõtet kirjutada. Oluline on end tempokalt kirjakastist läbi närida ning eraldada terad sõkaldest.

Täpsusta sihti

Korrasta puhkuse ajal tulnud head ideed – parimad mõtted tulevad ikka siis, kui me neile ei keskendu. Milliseid neist väärivad veel tänavu ära tegemist?
Pärast ideede läbivaatust ning teiste käest ja olulistest e-kirjadest info saamist vaata üle järelejäänud aasta siht. Küsi endalt ja aruta kolleegidega, millist olukorda soovite jõuludeks, milline võiks olla olukord kuu pärast ning nädala-paari möödudes. Neist asjust lähtudes pane paika lähipäevade kõige olulisemad tegevused.

Pisiasjad

Vaata läbi ülejäänud info ning sõelu välja vähem olulised tegevused. Selle läbivaatuse käigus tasub vastata kohe neile meilidele, mille puhul ei võta reageerimine üle paari minuti.
Ülejäänud kirjadest sõelu tegevused välja ning kirjuta eraldi nimestikku. Enamusele kirjadele kribi lühivastus, milles kirjas, millal vastad sisuliselt. Alternatiivina võid ülejäänud tegutsemist nõudvad kirjad tõsta vastavasse kausta ning siis teha iga päev neist mõni pärast seda, kui oled kasvõi natuke kõige olulisemate asjadega tegelenud.

Ära pinguta üle!

Kõigi nende tegevuste puhul on tähtis hoida head tempot – kogu see protseduur meenutab kiiret, mõnusa hooga tehtavad kiirpuhastust terve suve tolmu kogunud töötoas. Kui suudad ülaltoodud asjad ära teha paari-kolme 45–60minutilise aktiivse töösessiooniga, siis oled omadega uuesti mäel ning valmis järgmisel päeval alustama kõige olulisematest tegevustest, mis annavad neli viiendikku tulemusest.
Esimene tööpäev pärast puhkust pole väärt enda neljaks tõmbamist. Kui asjad aitasid oodata puhkuselt naasmiseni, aitavad need paar päeva veel venitada. Kui töötad esimesel tööpäeval poolde öhe, siis sellega vähendad oluliselt puhkuse mõju tööviljakusele.
Esimene päev tasub hoida eelkõige planeerimisele ning eriti olulistele ja kiireloomulistele tegevustele, sest vastasel juhul sisened rabelemisrattasse ega pääse sealt välja nii pea.

Ole muutus

Mille poolest erineb uus tööhooaeg eelmisest? Mis tuleb selles toredam ja mõnusam? Milline tööinimene tahad olla? Mõtiskle nende asjade üle veidi ning leia, mida peaksid tegema, et see muutus leiaks aset. Liigu iga päev kasvõi natuke selle muutuse suunas, see lisab uuele hooajale mõnu ja nauditavust.
Mõnusa tulemusliku tööhooaja algust meile kõigile!

10 aega säästvat võtet

Lähen sügisel Äripäeva maakondlike konverentside tuurile arutama kohalike ettevõtjatega seda, kuidas säästa iga päev tund. Olen veendunud, et kui kasutada allolevast kümnest võttest vähemalt kolme, siis see loob kuu-paari jooksul lisaaega tunni päevas.

  1. Tee neid asju, mille puhul saad aru, miks sa neid teed. Mõtle iga tegevuse puhul läbi, mis selle tulemusena juhtub ning milleks ja kellele seda vaja on.
  2. Keskendu: võta kasutusele põhimõte, mille kohaselt uue valdkonna või suurema tegevuse lisamisel loobud kahest vanast. Ideaalis võiks olla käsil üks prioriteetne tegevus igas eluvaldkonnas.
  3. Sõnasta endale aasta, kvartali, kuu, nädala ja päeva teema ning pea nendest kinni. Eelista eelkõige tegevusi, mis on kooskõlas selle teemaga.
  4. Vana hea tõde kaasaegse juhtimisteooria loojalt Peter Druckerilt: Tee ainult neid asju, mida keegi teine teha ei saa. Ülejäänud tegevused delegeeri.
  5. Võta iga päev vähemalt tund-paar või eralda nädalas vähemalt üks terve päev pikas perspektiivis olulisteks asjadeks. Mida rohkem tegeleme suuremas plaanis tähtsamate tegevustega, seda vähem hakib meie päevi igapäevane tühi-tähi.
  6. Koonda tegevused plokkidesse: vasta meilidele korra või paar päevas, koonda koosolekud ja kohtumised kindlatele päevadele, võta iga päev aega inimestega tegelemiseks. Inimene vajab eluks rütmi – ega meile muidu muusika meeldiks.
  7. Tee piisavalt pisipause, sest inimene ei suuda olla efektiivne üle poole tunni järjest – keskendunud töö vahel piisab mõnesekundilisest seljasirutusest, et suurendada töö käigus vähenenud energiat 10–20%. Pea lõunapausi ning toitu tervislikult. Korra päevas või üle päeva tee hommikul, keset päeva või õhtul spordipaus – füüsiline liikumine paneb liikuma ka mõtted. Pea 7–9tunniline ööpaus, sest une arvelt töötamine annab kesiseid tulemusi ja hävitab tervise.
  8. Pane mõne päeva jooksul kirja, millele aeg kulub, ja optimeeri protsessi iga päev – loobu tulemuseta tegevustest ja suurenda tulemuslike tegevuste aega. Küsi igal õhtul enda käest, kuidas elad järgmise päeva veel paremini ja tulemuslikumalt.
  9. Jäta ebaolulistele asjadele reageerimata. Kõik e-kirjad ei nõua vastust. Kõik telefonikõned ei vaja tagasihelistamist. Kui teema on oluline, jõuab see uuesti su lauale.
  10. Vii prügi regulaarselt välja. Võta korra nädalas või kuus kümmekond minutit, et kustutada või panna kasvõi silma alt ära vanad e-kirjad. Puhastuse käigus arhiveeri ka dokumendid, mida sa enam ei kasuta. Tühi laud, millel on üks oluline pooleliolev teema, aitab muutuda oluliselt tulemuslikumaks.

Eesmärkidest painatud ühiskond

Eesti-sarnase eduühiskonna inimesed mõõdavad ja eesmärgistavad ülemäära ning kulutavad sellele mõttetult palju energiat. Samal ajal suudavad nad liiga vähe keskenduda ning raiskavad killustunud rapsimisele selle vähesegi energia, mis detailsest kavandamisest üle jääb. Tulemuseks on täpsed, ent täitmata jäävad eesmärgid, üksikasjalikud tegevuskavad, mida ei järgita, ning kasvav rahulolematus, mille truudeks kaaslasteks bürokraatia, kontrolliiha ja hõivetöö õilmitsemine.

Enamikus valdkondades puudub eesmärgistamisel pikaajaline kasu. Eesmärgid piiravad inimesi, aheldavad loomingulisuse ning pidev mõõtmine – sageli põhineb see kunstlikult loodud tehislikel sisututel mõõdikutel, mis meenutavad haigete keskmise kehatemperatuuri jälgimist – kulutab arutult palju energiat, mida muidu saaks kasutada oluliste asjade tegemiseks või organismi jõuvarude taastamiseks. Tulemuseks on pidevalt kasvav düstress ehk pahapaine ja üha suurenev kahjutunne selle üle, et aeg kaob käest ja asjad ei liigu edasi piisavalt kiiresti. See pole ainult üksikisiku probleem, vaid kurnab ühiskonda laiemalt.

Eesmärkide ajastu lagunemisel on kaks peamist põhjust.

Eesmärgid kaotavad vähimagi mõtte, kui neil puudub kindel jalgealus väärtuste, põhimõtete, missiooni ja strateegia näol. Iga väiksemgi tuulepuhang toob kaasa suunamuutuse ning loob vajaduse põhjalikult sõnastatud eesmärke taas muuta ning alustada tegevuskavade loomist enam-vähem nullist. Seda näeme iga kord, kui Eestis vahetub mõni minister või terve valitsus. Sama lugu juhtub enamikus ettevõtetes juhi vahetumisel.

Loomulikult on igal uuel võimule pääseval liidril oma vaatenurk ja arusaam, kuidas maailma päästa ja/või oma võimuiha rahuldada. Kui neid plaane sobitada paremini kokku ühise suuna ja järjepideva pühendunud tegutsemisega, saaks tulemus ühiskonnale oluliselt parem.

Teine põhjus, miks eesmärgid tõrguvad üha enam, peitub nn arenenud maailma kiirenevas elutempos. Kui seostada aega rahaga, hakkavad inimesed kulutama üha enam aega raha teenimiseks endale, täites samal ajal rahastajate ja võimulolijate kukruid. Üks tänapäeva inimese peamiseid probleeme on ahnus ning just siit tasub otsida juurpõhjust ka kiirelt muutuvatele sihtidele.

John Keynes ennustas 80 aastat tagasi praeguseks ajastut, mil «piisab sellest, kui inimene töötab vabatahtlikult kolm tundi päevas». Praegune olukord on kardinaalselt teine: töötame küll oluliselt vähem kui enne Teist maailmasõda, varasematest sajanditest rääkimata, ent ometi tajume tööaega üha pikemana.

Üks põhjuseid on info liikumise kiiruses: meie elu iga tund sisaldab oluliselt rohkem sündmuseid ja uut infot kui sada aastat tagasi elanud inimeste oma. Selle tulemusena tajume aja kulgu kümneid kordi kiiremana ja aeg piltlikult öeldes lendab käest.

Kuna aeg on ankurdatud eduühiskonnas raha külge, püüame iga hinna eest optimeerida viimast kui hetke, et sellega rohkem teenida. Tulemustasudele orienteeritus ja projektipõhine eluviis viivad aja üha suuremale seostamisele raha ja sellega seotud hüvedega ning tõstavad tempot. Paraku ei kuluta inimesed seda raha mitte tööaja vähendamisele, vaid tulude suurendamisele.

Seda võimendab tehnoloogia kiire areng. Inimesed ootavad e-kirjale vastust juba enne selle teele saatmist ning telefonile vastamist enne, kui nad on helistanud. Meid haarab ärevushäire, kui keegi ei saada meie e-kirjale vastust mõne minuti jooksul või – veel hullem – ei vasta meie telefonikõnele.

Microsofti asutajaid Bill Gates ütles eelmise sajandi lõpus: «Tehnoloogia aitab õige kasutamise korral hüppeliselt suurendada efektiivsust.» Ja lisas seejärel, et väära kasutamise korral suurendab tehnoloogia hüppeliselt ebaefektiivsust. Krooniline sõltuvus nutitelefonidest tõestab just seda. Hiljutise uuringu kohaselt on üheksa mobiilikasutajat kümnest kogenud libavärinasündroomi (phantom vibration syndrome), mille puhul inimene tajub mobiili värisemist taskus sageli ka siis, kui mobiil tegelikult ei anna saabuvast kõnest, sõnumist või kirjast märku.

Ajanappusega on tihedalt seotud suhtumise küsimus.

Tõttad ühelt kohtumiselt teisele ning sulle tormab tänaval vastu sõber, kellega sa pole kohtunud kümmekond aastat.

«Ohoo, tere! Kuidas sul läheb?» pärid temalt kiirkõnes.

«Oh, nii kiire, et tead, parem ära küsi,» pillab ta vastuseks, kibeledes juba edasi tormama, aga lisab siiski moe pärast: «Kuidas sul?»

Mida sa vastad? Kiirustamine on ju moes. Siis ei sobigi muud vastata, kui «Ah, kiire-kiire. Paneme edasi. Nagu lükkad, nõnda läheb, eks ju.»

Ja tormategi mõlemad ise suunas minema. Pole isegi aega mõelda, et miks siis nüüd nii kiire oli ja mis laiemas pildis on tegelikult tähtis.

Inimene tahab karjaloomana olla samasugune nagu ülejäänud kari. Kari jookseb amokki, sest iga selle liiga tormab arulagedalt. Kõige ees tormab mõistuse kaotanud juht.

Inimene on see, mida ta endast endale jutustab. Millised minajutustused valitsevad praegu ühiskonda? Mulle tundub, et neid on peamiselt kaks. Esimene: «Olen metsikult hõivatud, efektiivsusele ja majanduslikule kasule orienteeritud edukas mees/naine.» Teine: «Olen vahuleaetud hobune, kes jookseb, kuni kukub.»

Maailm rahuneks, kui piisavalt palju inimesi muudaks minajutustust, rääkides endast endale umbes nii: «Olen väärikas ja rahulik inimene, kes naudib iga hetke, mis mulle on kingitud, ja iga tegevust, mis seda hetke täidab, nagu ka iga inimest, kelle seltsis viibin.»

Ei, ma ei taha öelda, et peaksime lihtsalt vegeteerima ja vedelema. Tahan öelda, et ühest küljest on meil probleem, millele viitas praegune dalai laama Tenzin Gyatso, kelle sõnul elame minevikku kahetsedes ja tuleviku pärast muretsedes ning nii see praegune hetk kaobki käest ilma, et me midagi põhimõtteliselt muudaksime. Tahan öelda, et teisest küljest viib meie arulage tormamine olukorda, kus meie tempo on meeletu, aga kuna puudub ühine siht, siis teeme küll füüsikaliselt väljendudes metsikult palju tööd, kuid läbitud tee pikkus jääb väga lühikeseks hoolimata pikast trajektoorist.

Aga kuidas siis asjad tehtud saavad, kui võtame tempo maha? Millised on lahendused? Neid on üks: keskendumine. Kui elada selge sihiga, kuid eesmärke seadmata, siis pöörame palju rohkem tähelepanu elu tõeliselt olulistele tahkudele ning nende särama löömiseks vajalikele tegudele, loome oluliselt rohkem kestvat väärtust ning enesetunnegi on oluliselt parem. Veel enam, kui meie fookuses on inimesed, kellega koos oma teed käime ja arvestame nende vajadustega, kasvatame aja väärtust hüppeliselt. Aeg pole ju mitte sellega teenitud raha, vaid mõõdetamatu, ent siiski hinnatav elu väärtus.

Surijate hooldaja Bronnie Ware kirjutas, et elust lahkuvad inimesed ei kahetse mitte tegemata jäänud tööd ega igatse kliente taga, vaid seda, et nad elasid enda tahte teostamise asemel teiste pealesurutud ootuste täitmiseks, töötasid liiga palju ning pöörasid liiga vähe tähelepanu sõpradele ja lähedastele.

Vajame kronoloogilise ajakäsitluse ületähtsustamise asemel enam kairoslikku lähenemist. Kronoloogiline aeg mõõdab tunde, minuteid ja sekundeid, kairoslik aeg seevastu aja kogemuslikku väärtust. Kui meie elu hakkab lõppema, siis kahetseme eelkõige seda, et elasime kairoslikult, mitte kronoloogiliselt liiga vähe.

Kas sama oht keskenduda liiga palju kronoloogilisele ajale ning selle rahaks teisendamisele võib paika pidada ka ühiskonnas tervikuna? Mida kahetseme siis, kui näiteks meie riik peaks ühel hetkel lõppema? Või siis, kui meie planeet ei pea enam reostamisele ja inimeste kasuahnusele vastu? Ma ei välista seda võimalust.

Kahtlustan, et oleme ühiskonnana kaotanud selgelt sõnastatud sihi. Jälgige kasvõi eesootavaid valimisi. Suur osa kampaaniast on üles ehitatud valijate rahalisele ahnusele ning väärtusi ja ühist sihti ei rõhuta ükski suur erakond. «Vali meid ja säästad kuni 830 eurot» kunagiselt aatepõhise poliitikaloome eestvedajalt on odav, kui mitte alandav. «Julgelt edasi», aga kuhu? Eduühiskonnas vegeteerimise suunas? Ei, aitäh. «Teeme teisiti», aga mida see muudab suures pildis, milline on selle vaimne hind? Sellest poliitikud vaikivad, vaikivad isegi materiaalsest hinnast. Surnud kirjanikke väärkohtlev erakond ei eristu teistest.

Meil on aeg muuta rahvana suhtumist ja loobuda mentaliteedist, et meie vabadust on võimalik osta klaaspärlite eest. Muidu kaob kronoloogiline aeg käest ja kairoslik aeg jääb tühjaks. Aga see pole orjarahva jaoks probleem, sest meile ju makstakse meie taastumatu väärtuse, aja eest. Eurode ja sentidega. Need ju võib lasta kalmu kaasa panna – nii tegid juba meie esiisad.

Essee ilmus 24. jaanuaril 2015 Postimehes.

Milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

Suurem osa meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ning koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks asja ainult killukese Outlooki võimalustest: selle kalender võimaldab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud lubavad meil oma tegevusi täpsemalt ja mõnusamalt kavandada.

Minu kolm lemmikvõtet Outlookis on järgmised.

1. Delegeeritud tegevuste käekäigu jälgimine

Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastme juhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Umbes pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigeks ajaks.

See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.” Kui ta saadab kirja, millele ootab vastust, lisab ta end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb tema arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”.

Korra päevas käib ta vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutab need, mille vastus on käes. Seejärel lisab ta saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätib ta lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.

Hommikul tööle tulles vaatab ta esmalt öösel saabunud kirjad läbi ning seejärel käib läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajadusel tuletab inimestele nende kohustusi meelde.

2. Töövood hoiavad oluliselt aega kokku

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “Quick Steps” ehk kiirsammud.

Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need raamatupidamisele edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create New”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud a la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta. Tervitan, Kristjan”. Teise tegevusena võid valida adressaadi, millele kiri edasi saadetakse. Ja kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.

3. Kategoriseerimine asendab katalooge

Üks mu koolitusel osaleja lausus: “Meilikaustade kasutamine on nii 2006.” Tal on õigus – pärast seda kui kirjade sildistamine ehk _tag_’imine sai hoo sisse, pole mõtet kasutada enamat kui kahte kausta: üks sisenevatele kirjadele, millega sa pole veel otsustanud, mida teha, ning teine arhiveeritud kirjadele, millest oled tegevused juba välja sõelunud.

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Olen teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Selgitan näitega.

Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks – seega saame hakata sisuliselt tööle -, teen nii:

  1. Loen läbi kliendi kirja.
  2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega “Müük”.
  3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel.
  4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks.
  5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik.

5 suurimat ajaraiskajat

Kahtlustan, et viis suurimat ajaraiskajat on ala- ja üleplaneerimine, mõtte hajumine, vahelesegamine ning vidinate väärkasutamine. Näitan, kuidas neid tuvastada ja kuidas nendega toime tulla.

Alaplaneerimine

Kohtan sageli inimesi, kes ütlevad, et kõige mõnusam on planeerimatult ja sihitult kulgeda ning lihtsalt olla. Mõned neist kipuvad olemise käigus ära eksima, sest neil puudub vähimgi suund. See ei tähenda paigalolekut — nad liiguvad pigem Browni osakestena.

Sihitu meeskond võimendab juhuslikku liikumist veelgi ning Browni osakeste sagimine avaldub siis täies ilus.s

Mida teha? Ka mulle meeldib viibida käesolevas hetkes, kuid see ei välista mõistlikku planeerimist. Kui tahad loobuda sihitust sagimisest, siis esimesena esita endale paar olulist küsimust: millised asjad on tegelikult palju tähtsamad kui teisted? miks ma midagi ikkagi teen? milline on minu järgmine samm olulise tegevusega?

Ma ei pea silmas seda, et oleks vaja tohutut planeerimist. Sellest märksa olulisem on keskendumine käesolevale hetkele, järgmisele sammule ning tähtsatele sihtidele.

Üleplaneerimine

Mu koolitustel osalevad sageli üleplaneerimise ohvrid, kes pälviksid kindlasti mitmekordse üleilmselt tunnustatud aasta mikrodirektori tiitli. Ikka on vaja täiendavalt analüüsida, visandada erinevaid tulevikustsenaariume peensusteni, kirjeldada üksikasjalikult tegutsemiskavasid.

Selle tulemusena kulutavad nad märkimisväärselt rohkem aega planeerimisele kui tegutsemisele. Kuna tegutsemist ei järgne, siis tuleb taas asuda ümber planeerima. Tagajärjeks on üha süvenev planeerimisparallüüs.

Mida teha? Soovitused samad nagu üleplaneerija vastandile: pane paika kõige olulisemad 3 sihti ning sõnasta iga sihi puhul järgmine samm. Tee neist kõige olulisem ära ja siis vaata valmis järgmine samm. Elu muutub liiga palju, et pikalt ja üksikasjalikult planeerida. Loomulikult suurendab efektiivsust see, kui meil on olemas üldine pikaajaline plaan ja strateegia, kuid õnneks toob elu piisavalt palju ootamatusi, mis keeravad üksikasjaliku plaani pea peale. Paindlikkus ja kiire kohanemisvõime päästavad olukorra.

Mõtte hajumine

Mõtte hajumise võib jagada kaheks.

Esimene: hajamõtlemine, kui meel läheb uitama. Mulle juhtus kunagi ette üks uuring, mis väitis, et vähemalt kolmandiku ajast tiirutavad peas pealtnäha juhuslikud hajamõtted. Kui pooleliolev tegevus ei nõua keskendumist, siis võib selline uitmõtlemine võtta tervelt 70% meie mõtlemisvõimest. Kui hakamõtlemine haarab kontrolli, kannatab poolelioleva tegevuse kvaliteet.

Teine: rööprähklemine. Aju ei suuda teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga (loomulikult on olemas inimesi, kes suudavad välkkiirelt lülituda ühelt tegevuselt teisele ning meile näib, et nad teevad mitut asja korraga). Selle teadvustamine aitab muutuda oluliselt efektiivsemaks, tehes teadlikult üht asja korraga.

Mida teha? Sageli ei pane ise hajamõtlemist ega rööprähklemist tähele. Palu kaaslastel teha endale leebe märkus, kui nad märkavad su mõtet uitlemas või näevad, et püüad teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga.

Võta kasutusele mõni keskendumisvõimet suurendav abivahend, olgu selleks tegevust 25minutilisteks juppideks hakkiv Pomodoro tehnika või iga päev kerge mõtisklus või kujutlus, et lasta ajul vähemalt 5 minutit päevas teha mittemidagi ja puhata.

Abi on ka sellest, kui võtad kasutusele harjumuse panna uitmõtteid ja tegemist vajavaid asju kirja. Kui kirjutame mõtte üles, siis aju rahuneb ja suudab paremini keskenduda.

Vahelesegamine

Keskmist kontoritöötajat häiritakse sageli kümmekond korda tunnis. Sama keskendumistaseme saavutamine võtab aega mitu minutit. Sinna see aeg kaob.

Mida teha? Keskendunud töö aja suurendamiseks on eelkõige abi ennetamisest.

Sea enda jaoks prioriteedid paika ning eira vähem olulisi segajaid. Kui eirata pole võimalik või see toob kaasa kahju, püüa koguda vähemolulisi vaheletrügivaid töid ning teha neid näiteks iga tööpäeva lõpus pool tundi.

Kasuta ülalpool viidatud Pomodoro tehnikat. Kui segaja tuleb poole “tomati” pealt, siis palu tal võimalusel naasta siis, kui “tomat” on läbi.

Kasuta lihtsalt mõistetavat märki, mis näitab, et vajad hetkel keskendumist: olgu selleks suletud uks, kuvarile heisatud punane lipuke, kõrvaklapid peas või “telliskivi” Skype’i staatuses.

Kui ennetada ei õnnestu, siis tõuse sekkuja saabudes püsti: püstijalu kohtumised võtavad vähem aega. Enne tõusmist pane paari sõnaga kirja, mida teed pärast katkestuse lahendamist edasi — siis saad lihtsamini järje peale tagasi.

Vidinate väärkasutamine

Vidinad on toredad seni, kuni need teenivad eesmärki. Tean kümneid inimesi (olen isegi olnud üks neist), kes proovivad üha uusi vidinaid ja süsteeme, lootes neist leevendust produktiivsuskriisile. Lõpuks kaob kogu aeg uute jubinate ja süsteemide katsetamisele ning efektiivsusest on endiselt asi kaugel.

Mida teha? Ära kasuta uusimat tehnoloogiat, sest see kubiseb tavaliselt lastehaigustest. Mulle ei meenu hetkel ühtegi suurt kontserni (välja arvatud Microsoft ise), mis kasutaks Outlooki viimast versiooni. Nutikas on kasutada toodete eelviimast versiooni, sest selles on suurem osa vigu juba parandatud.

Kui mingi asi või süsteem toimib, on arukas kasutada seda selle loomuliku eluea lõpuni välja. Seda saab teha siis, kui su jaoks pole oluline olla moekeiser, vaid tulla asjadega tõhusalt toime. Minu arvutiks on kolmeaastane Macbook Pro, telefoniks sama vana iPhone 4s, päädiks iPad3 (mulle lihtsalt meeldib see, et õunatooted suudavad omavahel suurema häkkimiseta suhelda ning on suhteliselt töökindlad), sama kehtib muu tehnoloogia kohta, mille hulgas leidub vaid mõni üksik ‘värskeim mudel’. Tulemus on see, et kõik toimib.

See, et ma ei vaheta oma ajahaldussüsteemi kuigi tihti, tagab ka selle, et ma ei kuluta liiga palju aega uue süsteemi õppimisele ja üleviimisele. See ei tähenda, et ma ei täiustaks oma süsteemi. Olen teinud aasta jooksul oma süsteemi kümmekond väikest täiustust ning süsteem muutub üha paremaks.