Postitused

4 suurepärase päeva alustamise võtet

Suurepärane päev algab mõnusalt ja lustiga. Päeva algus paneb sageli paika kogu ülejäänud päeva meeleolu. Näitan nelja viisi, mida kasutan päeva hoogsaks alustamiseks.

1. Hemingway strateegia

Kirjanik Ernest Hemingway ei alustanud kunagi hommikul kirjutamist tühjalt lehelt. Ta kirjutas uue peatüki esimese lõigu tavaliselt õhtuti. Pärast selle kirjutamist ta mõtiskles, mis selles peatükis edasi juhtub. Hommikul oli ta valmis selle kirja panema.

Sama lugu on meie tegevustega. Kui soovid hommikul jooksma minna, sea õhtul dressid valmis ning käi mõttes oma jooksutee läbi. Kui tahad hommikul kirjutada artikli, pane õhtul peamised pidepunktid kirja. Kui ees ootab plaani loomine, visanda olulisemad kontrollpunktid teel tulemuse poole.

2. Kirjuta üles

Kui sageli mõtled mingi olulisele teemal ega suuda uinuda, sest püüad kramplikult lahendust leida? Sellisel juhul kirjuta teema paberilehele ning lase sel seista vähemalt mõni tund. Iga kord, kui avastad end taas tulutult probleemi kallal juurdlemiselt, anna endale sellest aru ning lase teemal minna. Õige ja parim vastus tuleb vahel ise, tagant sundimata.

3. Tegevuste loetelu

Vahel aitab järgmist päeva lihtsamalt alustada see, kui juba õhtul paned kirja, mida järgmisel päeval vaja teha. Kasutan seda võtet peaaegu igal õhtul.

Ma mitte ainult ei pane tegevusi kirja, vaid lisan esimesele kolmele tegevusele ka prioriteedid. Kui järgmisel päeval need on tehtud, siis panen paika järgmised kolm tegevused, mille ära teen.

4. Hommikune kiirkohtumine

Kasuta hommikust kohvipausi hea tuttava, sõbra või ametivennaga jutuajamiseks. Arutage lühidalt läbi, mida päev teile mõlemale toob.

Samasugune viieminutiline püstijalunõupidamine aitab kiirelt käima tõmmata ka osakonna päeva – igaüks räägib selle käigus lause-paariga sellest, milliste oluliste asjadega tuleks täna ühele poole saada. Sellisel põgusal välkkoosolekul on mitu head mõju: inimesed teavad paremini üksteise tegemisi, päeva jooksul tülitavad nad teineteist asjatult vähem ning endal on ka selge pilt, mida tuleb teha.

Millised on sinu parimad nipid päeva mõnusaks ja ärksaks alustamiseks?

Efektiivse kirjavahetuse 9 nippi

Kuidas oleksid paarkümmend aastat tagasi suhtunud inimesesse, kes kirjutab ja saadab iga päev mitukümmend kirja? Ilmselt kui paadunud grafomaani. Nüüd oleme ise samasugused.

Ühendkuningriigis kulutab ligi pool lapsevanemates e-kirjade lugemisele, kirjutamisele ja haldamisele rohkem aega kui oma lapsega mängimisele. Mida saame teha, et meilindusele kuluvat aega vähendada?

1. Asjakohane pealkiri

Mis tunne on saada kirja, mille teemareal haigutab tühjus või sinna on kirjutatud „Tere!“, „Probleem“, „Küsimus“ või midagi muud, mis ei anna kirja sisu edasi? Nigel.

Selle vältimiseks kirjuta teemareale alati konkreetne pealkiri, mis võtab 3-6 sõnaga kokku kirja sisu. Vajadusel kasuta kaheosalist pealkirja: „Vajan otsust homseks: kliendi X pakkumine“, „Infoks: suvepäevad juunis“, „Küsimus: kuidas läheme edasi nõupidamiste rutiiniga?“

2. Asjakohane adressaat

Kui saadaksid tavalise kirja kõikidele ettevõtte töötajatele, siis käituksid sama moodi kui meie postkaste värviliste kriitpaberitega uputavad rämpspostitajad või inimkonnale oma sõnumit täiest kõrist röökivad heeroldid tänavanurgal.

Adressaadi ehk To:-väljale kirjuta ainult nende inimeste aadressid, keda kirja sisu otseselt puudutab ja kes peavad selle tulemusena tegutsema. Koopiasaajate ehk Cc:-reale märgi inimesed, kellele jääb kirja sisu taustainfoks.

3. Lühike ja konkreetne

Suurepärane e-kiri mahub viide lühikesse ja selgelt mõistetavasse lausesse, mille adressaat saab mõne hetkega läbi lugeda. Kui kiri kisub pikemaks, siis mõtle uuesti läbi, mida tahad öelda. Hea kiri räägib ühest teemast korraga.

Kui tõesti ei õnnestu viie lause piiridesse jääda, siis kasuta nimestikke või loetelusid kirja liigendamiseks.

Alternatiivina võid luua pikema ja põhjalikuma teksti- või tabeldokumendi, riputada selle Google Docsi ning jagada kirja saajatega. Sel juhul lisa kirja otseviide tekstidokumendile.

4. Liigenda

Palun liigenda tekst lõikudesse – siis on seda lihtsam lugeda. Kui sa ei tea, kust uut lõiku alustada, alusta kahe suvalise lause vahelt. Küll need lõiguvahetused loksuvad aja jooksul paika.

5. Tõsta oluline tekst esile

Loetavust saad lihtsustada, kirjutades kõige olulisemad märksõnad rasvases kirjas. Sellist kirja saab kiiremini lugeda kartmata, et midagi jääb kahe silma vahele.

6. Näita reageerimise aega

Lisa kirja lõppu klausel reageerimise ajaga. Minu kirjade lõpus on sageli lause: „Selleks, et töötada efektiivselt ja olla Teile kasulikum, vastan kirjadele päeva-paari jooksul. Kiireloomulisemate asjade puhul palun helistage.“

7. Levita oma kontakte

Lisa meiliallkirja kõik oma kontaktandmed või vähemalt telefoninumber. Sel juhul ei pea kirja saaja su andmeid mujalt taga ajama.

8. Küsi küsimus korraga

Oled saanud kunagi küsimustest kubiseva e-kirja? Mida teed, kui keegi küsib sinult kümme küsimust korraga? Mina vastan tavaliselt sisuliselt heal juhul paarile-kolmele. Seepärast hoia igas kirjas üks kindel teema ning kui vähegi võimalik, esita üks küsimus korraga. No kui tõesti ei saa, siis paar-kolm.

9. Suhtle pärismaailmas

Kodumaine ajakirjanduskorüfee Juhan Peegel olla kunagi öelnud tudengeile: „Kui vähegi võid, ära kirjuta!“ Veidi teises kontekstis, kuid sama kehtib ka e-kirjade puhul. Kui võimalik, kohtu; kui kohtuda ei saa, helista; kui helistada ei saa, kirjuta. Mida vahetumalt suhtleme, seda paremad on suhted ning lõppkokkuvõttes säästame aega.

Avalikel koolitustel odavam hind

Avalike koolituste aktiivse müügi lõpetamise tõttu saan oluliselt langetada nendel osalemise tasu. Edaspidi maksab ühele inimesele:

Samuti vähendasin avalike koolituste hulka. Projektijuhtimise ja Outlooki-koolitusi teen sügistalvel ühe (rühma suuruseks 12 inimest) ning ajajuhtimise koolitusi kokku kolm: ühe oktoobris, ühe detsembris ja ühe jaanuaris (rühma suuruseks kuni 24 inimest).

6 mõtet ajavoolus mõnusamalt ujumiseks

Me toimime päeva jooksul üsna erinevas tempos. Millal on parim aeg koosolekuks? Aga õppimiseks? Kellegagi kohtumiseks? Pakun välja mõne vihje, millest võib abi olla.

1. Leia parim aeg endale

Kumba tüüpi sa oled – kas pigem esimestel hommikutundidel tegutsev lõoke või hoopis öökull, kelle pea töötab kõige paremini hilja õhtul ja öösel? Võib-olla on hoopis pärastlõunal sinu jaoks parim aeg mõtlemiseks?

Uuri see välja ning edaspidi ajasta energiat nõudvad tegevused just sellele ajale, kui oled ööpäeva lõikes kõige nutikam. Varu oma kalendris selleks vähemalt tund ning võimalusel ära lase end sel ajal segada, vaid tegele süvenenult ja keskendunult päeva kõige olulisema ülesandega.

2. Koosolekud

Aja valik sõltub sellest, millise koosolekuga on tegemist. Kui ajurünnaku või otsuse aruteluga, sobib paremini aeg, mil suurem osa koosolekul viibijaist suudab selgelt ja teravalt mõelda. Kahtlustan, et parim aeg on kella 11 paiku, kui ka hilisemad „ärkajad“ on juba üleval ning varahommikused tegutsejad pole veel väsinud.

Iganädalaseks infokoosolekuks on parim aeg pigem tööpäeva lõpus, sest – olgem ausad – ega nende käigus kuigi teravat taipu vaja lähe. See reegel ei kehti juhul, kui nädalakoosolekul toimub sisuline arutelu.

Erandiks on mõnel pool peetav lühike igapäevane infokoosolek, mis sobib ühtviisi hästi nii päeva algusse kui ka lõppu.

3. Vestlus ülemusega

Esimene reegel: püüa saada audientsile siis, kui tal pole hetkel kuskile kiiret – ei järgmisele nõupidamisele ega koju. Teine reegel: uuri välja, millal on tema aju tähetund ning proovi oma visiidid ajastada just sellesse aega.

4. Õpi pärastlõunal ja spordi õhtul

Erinevad uuringud on näidanud, et inimene suudab kõige paremini asju meelde jätta pärastlõunal, kui lõunasöögist on möödunud paar tundi ning seedimine enam energiat ei nõua.

Teadlased väidavad ka seda, et jooksmiseks või muuks spordiks on parim aeg tööpäeva lõpu ja õhtusöögi vahel, sest see lisab kõige rohkem toonust ning tagab õhtuks ja järgmiseks päevaks hea enesetunde. Kui oled eriti tubli, siis kulub ära ka hommikune lühike virgutusvõimlemine ning eks ole päeval samuti hea end vahetevahel sirutada.

5. Kasuta ajasahtleid

Milline iganes sinu nädala- või päevarutiin ka pole, uuri, kuidas saaksid sarnaseid tegevusi koondada sarnastele aegadele. (Kui vähegi võimalik, siis koolitan teisipäevast neljapäevani, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti ning inimestega kohtun lõunasöögiks või reedeti). Kui pead käima palju koosolekutel, proovi need koondada ühele päevale. Kui kliendikohtumistel, siis suuna needki kindlale päevale või eelkõige enne- või pärastlõunatele. Korrasta veidi oma kalendrit – see aitab oluliselt efektiivsust suurendada.

6. Võta ühel hommikul nädal kokku

Ühel päeval nädalas – kõige parem kui esmaspäeval, neljapäeval või reedel – võta niipea, kui su aju suudab korralikult mõelda, tunnike selleks, et vaadata läbi möödunud nädal ja end tunnustada oluliste saavutuste eest. Samuti vaata nädala võrra ettepoole ja planeeri olulisemad tegevused.

Milliseid ajastusreegleid sina kasutad, et nobedamalt ja väiksema jõukuluga ajavoolus ujuda? Palun kirjuta kommentaaridesse.

Infodieedi 6 sammu

Infodieedi pidajat tunned tavapärasest selgemast silmavaatest, efektiivsemast tööst ning paremast töö/elu tasakaalust.

Teda reedavad veel mitu asja: tal pole aimugi sellest, et madu hammustas modelli silikoontissist ja suri mürgitusse (pealkiri ühest eelmise nädala SL Õhtulehest), neljandajärgulise seaduse muutmise seaduse muutmise seaduse muutmise seaduse eelnõust ega ka viimase minuti jooksul toimunud sündmustest Fukushima tuumajaamas.

Kui palju kulutad iga päev meedia tarbimisele? Võta mõni päev kätte ja mõõda. Pärast mõne aasta eest läbi põetud meediamürgitust tarbin uudiseid iga päev kokku ehk veerand tunni jagu. Näitan, kuidas selleni olen jõudnud.

1. Kuula hommikuti raadiost ajalehtede kokkuvõtteid

Nii Vikerraadio kui ka Kuku räägivad igal hommikul mitu korda nii üleriigiliste kui ka kohalike ajalehtede sisust. Selleks, et mõista, mis meediat erutab, kulub seega hommikul viis minutit. Kui on midagi harukordselt põnevat, loen algallikast. Aga muidu mitte.

2. Loe pealkirju

Hommikune uudistering on tühi ajaraisk. Millal viimati juhtus, et uudiste ajel muutsid oluliselt oma päevaplaani? Selle asemel viska kiire pilk uudistele kas vahetult enne lõunapausi või enne tööpäeva lõppu ning loe lihtsalt pealkirju. Enne lõunasööki või tööpäeva lõppu lihtsalt puudub kiusatust veeta uudiste seltsis piiramatult aega.

3. Kasuta otsiagente

Oot, aga kuidas ma siis teada saan, mida ajalehed minust ja mu ettevõttest kirjutavad? Selleks on olemas suhteliselt intelligentsed tasuta otsiagendid. Minu lemmikuiks on neist kaks: Google Alerts ja Twilert. Google Alertsi sisestad sind huvitavad otsingusõnad või –fraasid ning edaspidi annab ta e-kirjaga märku, kui veebi on ilmunud mõni uus sind huvitavaid sõnu sisaldav leht. Twilert teeb sama, aga jälgib inimeste säutse Twitteris.

Ka globaalsetel uudispakkujatel on olemas otsiagendid. Haapsalu lastekodu põlengust sain teada BBC uudiste vahendusel, mis saatis mulle teate selle kohta mobiilile. Ka Jaapani sündmustel hoian pilku peal BBC abil. Aga sama teenust pakub CNN või milline iganes teine suur uudiskanal.

4. Suhtle inimestega

Usaldan täiesti oma suhtlusringkonda kuuluvaid inimesi – suurem osa neist on mingi kitsama valdkonna suurepärased asjatundjad. Sageli, kui kohtun inimestega, küsin nende käest, mis hetkel põnevat ka kuulukse. Tavaliselt teevad nad olulistest uudistest asjatundliku ja huvipakkuva kokkuvõtte. Eks nad uurivad minu käest vastu viimase aja sündmsute kohta: oskan omalt poolt rääkida seda, mida mulle huvi pakkuvat olen viimasel ajal näinud.

5. Pista varvas Facebooki ja Twitteri jõkke

Ammu on möödas ajad kui uudist väärtustas selle ilmumine mingi kindla päeva ajalehes või sellest kella üheksastes uudistes rääkimine. Uudiseid ujub meist mööda kogu aeg. Terve päeva uudistevoolus ulpimine kujutab endast elu mõttetu raiskamise üht piinarikkaimat viisi.

Tegelikult meenutavad Facebooki ja Twitteri säutsud uudiste voogu, millesse pistad aeg-ajalt hetkeks varba sisse. Peaaegu iga päev võtan 5-10 minutit, et heita pilk inimeste uudisvoogudele, kelle mõttemaailm mulle korda läheb. Nad filtreerivad tavaliselt mulle olulised uudised välja.

6. Loobu tarbetust infost

Kui palju saad uudiskirju, mille lugemata kustutad? Kui sageli juhindud teadlikult telereklaamist või bänneritest oma ostuotsustes? Kui sageli saad tellitud posti ja kui rajult uputab su postkasti kriitpaberil rämps?

Loobu tarbetust infost. Klõpsa unsubscribe-viidet uudiskirjadel, mida sa ei vaja. Kui rämpsmeili saatja ei saa aru ja jätkab oma jama saatmist, siis klõpsa spämminupul. Vaigista teleri heli reklaamipausi ajaks. Tõmba oma brauserile Adblocki nime kandev lisavidin, mis peidab reklaamid. Registreeri oma postkast Eesti Postis kui rämpspostivaba ja kleebi sellele silt, mis palub postkasti panna ainult tellitud posti.

Nädalaga suudad info hulka ohjata vähemalt poole võrra ilma, et elu kvaliteet halveneks. Vastupidi: kui tarbid seda infot, mida tegelikult vajad, säästad iga päev nii aega kui ka närve.

Enda jalule ajamise 5 nippi

Kirjutasin eelmisel nädalal sellest, kuidas aru saada peatsest kontrolli kadumisest oma asjade üle. Täna näitan, kuidas võtsin end uuesti kätte ning taastasin oma väikeses maailmas endise korra.

1. Võta päev või paar

Teiste tegemiste kõrvalt on väga keeruline oma tegemistes korda luua. Seepärast võta sellele tööle keskendumiseks päev või paar. Kasvõi nädalavahetus. Või võimalusel paar päeva palgata puhkust.

Kui see pole võimalik, siis broneeri asjade kordasättimiseks neli ennelõunat, mil sa ei käi koosolekutel ega tee muid asju. Tunnist ajast ei piisa, vajad vähemalt 2-3tunniseid segamatuid sessioone, et asjad korda sättida. Kui muud ei jää üle, sõida paariks päevaks teise linna „komandeeringusse“.

2. Keskendu

Kui asud korrastama, siis esmalt taga rahu. Selleks lülita telefon välja ning ära loe uusi e-kirju. MSNist ja Skype’ist logi välja. Pead saama segamatult tööd teha.

3. Võrru ja tagasi

Vajame vähemalt korra kuus aega omaette olemiseks, et mitte midagi teha ja lasta mõtetel lihtsalt voolata.

Mu hea õpetaja Mart Parmas tavatseb öelda, et kui on vaja millegi üle mõelda ja mõtiskleda, siis pole midagi lihtsamat kui minna bussijaama ning osta Võru bussile pilet. Sõidad neli tundi Võrru, seal einetad veidi ja jalutad ning siis Tallinnasse tagasi. Pealinna naastes on mõtted oluliselt selgemad kui enne.

Selles jutus on oma iva. Enne kui hakkad asju klaarima, võta tunnike või paar, et lihtsalt jalutada ning rahulikult mõtiskleda. Ilma mingi sihita. Las aju ise uitab. Kui tuleb mõni hea mõte, pane see kirja. Ja mõtiskle edasi.

4. Prioriteedid paika

Pane paberile kirja olulisemad teemad, vajadusel koosta mitu nimekirja: näiteks üks töö, teine koduse elu ning kolmas enda arendamise jaoks. Määra igas nimestikus 3-5 olulisemat prioriteeti. Lihtsalt kirjuta teemade ette tähtsust tähistavad numbrid. Oluline on luua selge järjestus.

Võta ette käesoleva kuu plaan. Millised olulised asjad peaksid sel kuul saama tingimata tehtud? Pane need kirja ja sea tähtsuse järjekorda.

Ülejäänud tegevused kirjuta teisele lehele, mille päisesse võib lisada fraasi „Võib-olla ühel ilusal päeval“. Selle nimekirja vaatad siis üle, kui praegu olulised asjad tehtud.

Nüüd mõtle eesootavale nädalale: millised on kõige olulisemad asjad, mis peaksid nädalaga saama valmis? Pane kirja ning sea olulisuse järgi ritta. Kui nädala jooksul tuleb uusi lahendamist vajavaid teemasid, mis aitavad oodata järgmise nädalani, kirjuta need üles, et nädala lõpus otsustada, mida nendega täpsemalt teed.

Viimase sammuna mõtle homse peale ja otsusta, milline on homne kõige olulisem tegevus, mille kindlasti ära teed. Pane see homsele päevale kalendrisse kirja. Äärmisel juhul kirjuta homsele kuni kolm olulist tegevust, aga sel juhul pane taas järjekord paika.

5. Korista vedelevad tegevused

Jäänud on veel viimane asi enne tegutsema hakkamist. Ava oma meilikast ning loo inbox’i alla uus kataloog „Kirjad töötlemiseks“. Sellesse kausta lohista Inboxist kõik kirjad, mis nõuavad tegutsemist (arvesta sellega, et sageli kirja lohistamisel teise kausta märgitakse see loetuks). Võid luua ka nimekirja, millesse kirjutad üles kõik tegevused, mida üldse on vaja teha.

Anna endale lubadus, et igal hommikul otsustad kümne e-kirja või minevikust pärit tegevusega, mida nendega täpselt peale hakata. Ma ei pea silmas seda, et peaksid need tingimata kohe ära tegema. Lihtsalt otsusta iga asja puhul, mida ja millal sellega peale hakata. Sel moel tasapisi liikudes vabaned mineviku taagast mõne nädalaga.

Edaspidi puhasta igal õhtul meilikast saabunud kirjadest ning otsusta iga asjaga, millal ja mida sellega teed.

Need mõtted on pärit minu jaoks uuest ajajuhtimissüsteemist, mille loomisega praegu tegelen. Lähema kuu-paari jooksul tutvustan seda ka siin blogis.

Üha kiirenev sõit lõpuga lumehanges

Eelmise aasta lõpus haarasin endale liiga palju ülesandeid ning lõpptulemusena lendas mu enesejuhtimise regi uppi ning mina ühes sellega. Näitan kuut tunnust, mis annavad tunnistust sellest, et peagi ootab ees paratamatu õnnetus.

„No kuidas nüüd ajajuhtimise koolitajal ja raamatu „Hetk“ autoril siis niimoodi läks?“ kuulen mõnda lugejat küsivat. „Kingsepal pole kingi, jah?!“

Vahel on kingad läbi küll… Aga siis tuleb teiste saabaste asemel enda omad ära parandada.

Tagantjärele vaadates andsid peatselt saabuvast õnnetusest mitu asja märku piisavalt varakult. Kuid hoog oli nii suur, et ei olnud mahti neid signaale märgata – isegi siis mitte, kui need olid muutunud väga valjuks. Näitan, mis juhtus.

2 minuti reegel ei toimi

Tagantjärele vaadates oli just see esimene tunnus – jätsin mitu olulist pisiasja tegemata. Kui tavaliselt ajan paariminutlised tegevused korda paaril-kolmel sessioonil päevas, siis nüüd lükkasin need päeva lõppu. Aga siis olin nii väsinud, et ei jaksanud nendega tegeleda ja lükkasin need järgmisse päeva. Ja siis ülejärgmisse. Nii need kuhjusid.

Isetäituv meilikast

Kui mõni e-kiri jääb kirjakasti kauemaks kui päev-paar, siis on seegi ülekoormuse märk. Tavaliselt saan päevas poolsada kirja ning kui kirjakastist vaatab vastu juba sadakond kirja, mis on lugemata või mille puhul ma pole otsustanud, mida nendes peituvate tegevustega täpselt peale hakata, on pilt selge: midagi on valesti.

Üleliigsed paberid taskus ja kotis

Annan endast parima, et mitte kaasas tassida üleliigseid pabereid rahakotis, taskutes ega kotis. Sellest hoolimata avastasin, et rahakott on kviitungeist pungil, mõni visiitkaart reisib pintsaku rinnataskus mitu kuud või tont-teab-kust tulnud esemed kipuvad kotis paljunema. Tulemuseks oli segadus mu ümber, mis külvas ka segadust mõtteis.

Aeg puudub iganädalaseks ülevaatuseks

Olen pühendunud iganädalase ülevaatuse fänn. Võtan tavaliselt korra nädalas tunniks-paariks aja maha, et uurida, mida olen nädalaga teinud ning mida olulist toovad järgmised nädal või kaks. See harjumus aitab sihte seada ja rahulikult kaaluda, millega tegeleda ja millega mitte.

Ühel hetkel oskasin oma elu nii kiireks ajada, et ülevaatuseks puudus aeg. Noh, mis see üks kord ka ära pole… Järgmisel nädalal juhtus sama moodi. Ja ülejärgmiselgi. Segadus kasvas.

Lubadused ei pidanud

Üha sagedamini avastasin, et jagan tühje lubadusi. Alguses paar tükki nädalas, hiljem paisus nende arv kümnekonnani. Mida kiiremini hakkad rabelema, seda kärmemalt vajud sohu. Ja seda rohkem proovid asja tühiste lubadustega – nii endale kui ka teistele jagatavatega – päästa.

Meisterreageerija, vähemalt esialgu

Üha rohkem tegelesin juhtimise asemel reageerimisega, sest ootamatuste arv jätkas kasvamist. Lõpuks oli hoog juba nii kiire, et kõigele ei jõudnud enam reageeridagi. Vahel oli tunne nagu juhiksin autot, aga gaasipedaal on kinni kiilunud ja pidur ei tööta. Lõpuks oled nagu peksupoiss: hoop tuleb hoobi järel, ise muretsed peamiselt selle eest, et ellu jääks, muu pole enam oluline. No nii hulluks asi ei läinud, aga väga palju puudu ka ei jäänud.

Lõpuks puudub vähimgi aeg planeerimiseks, lihtsalt jooksed asjadega kaasa kuni võhma jagub. Kui enam ei jaksa, kukud. Aga siis pole enam vahet.

Külmumine

Kuna juhtimine puudub lõpuks täielikult ning kiirus kasvab pidevalt, siis varem või hiljem lendab regi uppi ning sellel sõitja samuti. Alguses on hanges mõnus ja rahulik, aeg seisab, kõik kihutavad sinust mööda. Mõnus. Aga seejärel hakkab jahe, lausa külm, üha külmem, talumatult jäine. Nüüd on valik sinu teha.

Esimene variant: aga äkki õige jääkski siia? Räägivad, et alguses on küll hirmus külm ja valus, aga hiljem läheb paremaks. Ühel hetkel muutuvat olemine rahulikuks ja enam pole millelgi vahet. Mitte kunagi enam. Juhtub, mis juhtuma peab.

Teine variant: võtan kokku viimased jõuvarud, ajan end püsti ning, nui neljaks, leian koha, kus saan sooja kamina ees rahulikult läbi mõelda, et kuidas edasi. Valisin selle tee, muidu ma täna seda kolumni ei kirjutaks.

Mida sina teeksid sellises olukorras, kui oled „reelt“ maha lennanud ja tahad uuesti end kätte võtta? Palun jaga oma soovitusi kommentaarides. Järgmisel nädalal kirjutan, kuidas ma ise uuesti ree peale ronisin ning olukorra kontrolli alla sain.

Vana kooli mees

Pärast 5-6aastast oma kalendri Outlookis pidamist võtsin kuu eest taas kasutusele pabermärkmiku. Tunnen end paremini kui kunagi varem. Ju ma olen hoolimata omaaegsest tehnoloogiafriigi taustast endiselt „vana kooli mees“.

Outlook on suurepärane töövahend, kuid sellel on mõned olulised puudused. Minu jaoks oli neist suurim see, et oma reaalsest koormusest ülevaate saamine on väga keeruline. Loomulikult, saan ju vaadata samal ekraanipildil nii kalendrisündmusi kui ka tööülesandeid, kuid see ei anna mulle endiselt täit selgust, kui hõivatud ma tegelikult sel päeval olen ning kas võin endale täiendavaid ülesandeid võtta või mitte.

Teine probleem on vaat et olulisemgi: erinevalt mu ajaressurssidest on Outlooki maht pea piiramatu. Sellesse on imelihtne laksida üha uusi kohustusi.

Need olid peamised kaks põhjust, miks võtsin kasutusele pabermärkmiku.

Mu märkmiku ülesehitus on lihtne. Esmalt tuleb aastaplaan, minu eesmärkide pilt ja olulisemate tegevuste jaotus aasta lõikes ning seejärel käesoleva ja kahe järgmise kuu lehed – iga päeva kohta eraldi leht. Nii on mul kirjutamiseks piisavalt ruumi. Kalendri järel tuleb hetkel käsilolevate projektide loetelu ning olulisemate projektide plaanid. Kõige lõpus on mitmesugused märkused ning ideede lehed – ideede lehe serval on indeksikleepekas, et saaksin selle kiiresti avada, kui soovin uut ideed kirja panna.

Pabermärkmiku plussid

Mu jaoks on neli põhjust, miks eelistada pabermärkmikku Outlookile.

Näen oma reaalset koormust. Erinevalt Outlookist on märkmikulehe maht piiratud. Kui näen sellel 3-4 olulist tegevust, siis tean, et see päev on nö täitumise serval. Kui lehele enam kirjutama ei mahu, siis on sellel juba liiga palju tegevusi ning osa neist tuleb tõsta päevadele, kus veel on ruumi.

Kirjutades mõtlen. Kui Hendrik Sal-Saller seondub su jaoks Generaator Mi, mitte jalgpalli ja seksiga, ning sõna „Propeller“ meenutab sulle pigem punki kui lennuki detaili, siis kuulume vist samasse põlvkonda, mille esindajad mõtlevad pliiatsiga kirjutades paremini kui klaviatuuril toksides. Kui kirjutan pliiatsiga märkmikku, liigub mu mõte väledamalt ja analüüsivamalt kui klaviatuuril kümne sõrmega klõbistades. Võib-olla on põhjus ka selles, et klaviatuuril kirjutan liiga kiiresti, et mõte järgi jõuaks?

Märkmikku on mõnus käes hoida. Naudin märkmiku nahkkaante puudutust. Ning seda, kui võtan väga hea tindipliiatsi näppude vahele, eemaldan korgi ja kirjutan. Rahulikult ja mõnuga.

Märkmikku ei pea laadima elektriga. Mõtetega laadimisest piisab täiesti. Mul hakkab vaikselt villand saama sellest, et pidevalt tuleb laadida arvutit, mobiili, fotoaparaati, tont teab, mida veel. Loobusin juba bluetoothi käed-vabad-seadmest, sest ma ei taha seda laadida.

Ausalt öeldes kaalusin ühe pabermärkmiku asendajana ka iPadi, kuid siin oli mitu mõtet, mis mind hoidsid tagasi. Esimene: iPadi tuleb laadida. Teine: kahtlustan, et poes oleks veidi topakas käia, ostunimekiri iPadil näpus. Kolmas: e-raamatute lugemiseks eelistan Kindle’it, mis on oluliselt vähem edev ja palju mõnusam seade, mida pealegi ei tule laadida iga päev.

Märkmiku puudused

Ükski asi pole lõpuni hea ega halb, nii ka pabermärkmiku kasutamine. Mind häirib endiselt paar pisiasja.

Topeltkirjutamine, panen kellaajalised sündmused kirja nii märkmikusse kui ka Outlooki, sest olen Outlooki kalendriga harjunud ning jagan oma kalendrit mõne olulise töökaaslasega, et ühiselt paremini planeerida.

Kord päevas „sünkroniseerimine“ ei toiminud, sest see oleks nõudnud uue harjumuse tekitamist. Kalendri väljaprintimine ja märkmiku vahele pistmine ei toimi, sest juhtun liiga harva printeri lähedale, pealegi mulle meeldib elada keskkonda säästvalt. Lahendus: kohe, kui võimalik, lisan sündmuse mõlemasse kalendrisse.

Mu kirjatehnika on jube. Ega ma ilmaasjata saanud selle eest koolis parematel päevadel pika sabaga kolmesid. On juhtunud, et mõnest märkmikku kirjutatud asjast ma ei saagi hiljem aru. Aga ju nad siis pole nii olulised.

Samas olen õppinud end kuu ajaga kirjalikult täpsemini väljendama, et varesjalgadega märkmikku kribitut hiljem paremini mõista.

Muide, ega ma ole kuuga Outlookist täielikult loobunud ning see pole kavaski. Outlookis on endiselt kirjas pisiasjad ja meeldetuletused, kuid sisuliste asjade planeerimine käib paberil. Ja ma tunnen end mõnusalt.

Loe pabermärkmiku kasutamise nippe ka mõne nädala eest ilmunud kirjatükist ja selle kommentaaridest

5 võtet hilinemise vältimiseks

Pakun välja mõned nipid, mis aitavad vältida pikaajalisemate tegevuste kroonilist venimist ning mille kasutamine aitab meil ka igapäevaelus vähem hilineda.

1. Keskendu kõige olulisemale

Minimalistliku eluviisi alustala: keskendu ainult hädavajalikule ning kõige olulisemale, ülejäänust loobu.

Kui kavandad mõnda suuremat tegevust, siis esimese hooga on tore visualiseerida täiuslikku tulemust. Aga enne tegutsema asumist viska välja kõik „tore-oleks-kui“ tüüpi tegevused, et säästa aega. Oluline on leida viiendik tegevustest, mis annab neli viiendikku tulemusest ja tegutsemismõnust.

Kui sa pole just arst või lendur, siis võib rahulikult jätta täiuseihaluse ukse taha, sest ülesandest viimase kahe protsendi lihvimine täiusliku teostuse nimel võtab kaugeltki rohkem aega ja teisi ressursse kui ülejäänud projekt kokku.

Veebiteenuste väljatöötaja 37signals kasutab projektide kiireks lõpetamiseks kolme reeglit, mille kohaselt on projekt lõppenud kui:
• tulemus on saavutatud,
• projektiks kavandatud aeg on otsas (sõltumata tulemusest)
• projektiks kavandatud raha on otsas (sõltumata tulemusest)

Selle tulemusena armastab neli 37signalsi klienti viiest neid palavalt ning üks viiest vihkab neid sama kirglikult. Vastasel juhul suhtuks suurem osa klientidest neisse lihtsalt leigelt.

Tegevused valmivad kõige kiiremini visandades. Kui visandad mõnda asja seda iga korraga pidevalt veidi täiustades, siis jõuad oluliselt kiiremini rahuldava tulemuseni.
Kui jääd kohtumistele alailma hiljaks, siis mõtle enne välja astumist, mida sul on kavas tingimata arutada ning milliste ettevalmistusteta kohtumisel pole mõtet. Ülejäänud asjad võivad jääda ka järgmist korda ootama.

2. Jaga suur tegevus väiksemateks tükkideks

Enne alustamist visanda plaan: pane kirja, milliseid olulisemaid asju meil on vaja teha ning kaua need võtavad. Järgmise ringiga löö järgmised suuremad sammud veelgi väiksemateks kildudeks, et mõista, kui kaua aega neiks tegelikult kulub.

Ning nüüd korruta tulemus läbi 1,5-2ga, saades tulemuseks tegeliku ajakulu.
Arvesta sellega, kui palju tegelikult jõuad teha ning kui palju suudab tegelikult su meeskond. Vastasel juhul kohtud varem või hiljem üha kasvava hilinenud tegevuste nimistuga.

Oluline on vältida üleplaneerimist, muidu pead väga põhjalikku plaani hiljem pidevalt muutma ning see nõuab tohutult aega. Sama tähtis on teha iga sammu järel kiire vahekokkuvõte ning küsida: mida peame tegema järgmisena, et jõuaksime lõpptulemuseni.

Olen hoidnud sageli olulisemate projektide puhul ees kolme kuu ja kahe nädala plaani. Selles kirjeldame projekti tulemuse selle, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpus nagu ka käesoleva ja järgmise nädala lõpus. Lähtuvalt nädala eesmärgist jagame tegevused päevade peale ära. Kui nädal on läbi, loome järgmise paari nädala plaani.

Kui oled krooniline kohtumistele hilineja, siis sea endale vaheetapid: selleks, et jõuda kokku lepitud kellaajaks kohale, pean jõudma selleks ajaks bussile ning kodust välja astuma sel hetkel. Õigemini kümme minutit varem.

3. Palu teistel end aidata

Murrame kõige lihtsamalt endale antud lubadusi. Kui oleme midagi lubanud kellelegi teisele, siis on nendest kohustustest juba palju keerulisem loobuda. Seega: kui tahad midagi olulist mingiks ajaks ära teha, palu endale mõnel sõbral või töökaaslasel korra päevas või üle päeva helistada ning küsida, kuidas sul see tegevus edeneb, mis sul hetkel käsil on ning mida võtad ette järgmisena.

Lugesin hiljuti uuringut, mis väitis, et tavalise koolituse kasu on 21%. Teisisõnu, iga viies koolitusel osaleja hakkab õpitut päriselus ka kasutama. Aga kui koolitusele järgneb tegevuste ülevaatus, kontroll ning juhendamine, kasvab koolituse kasutegur kolm korda. Täpselt sama nägime meeskonnaga oluliste asjade ärategemise koolituse Uus Kurss järel: kolm kuud pärast koolitust toimunud järelsessioonile tuli kohale kaks kolmandikku osalenud tiimidest, mis olid saavutanud oma eesmärgid lähtuvalt koolitusel ühiselt tehtud plaanidest.

Kui oled kohtumistele hilineja, siis palu teistel inimestel endale meelde tuletada kodust lahkumise hetke. Kas elukaaslane või mõni teie sõber on vahel helistanud ja uurinud: „Noh, kas juba hakkasid tulema?“ Kui veel ei hakanud, siis tavaliselt selle meeldetuletuse peale asun teele.

4. Kehtesta sanktsioonid

Kasuta hilinemise puhul sanktsioone, millest on ühiskonnale kasu. Näiteks iga olulise projektiga hilinenud päev toob tiimiliikmetele kaasa kohustuse teha pärast projekti lõppu ühe tunni vabatahtlikku tööd. Koosolekule hilinetud minut maksab kümme senti heategevaks annetuseks.

Kui hilined kohtumistele, kasuta sama nippi – iga hilinetud minut või veerandtund toob kaasa kindla kohustuse teha midagi selle kuu viimasel reedel või nädalavahetusel ühiskonna heaks vastutasu ootamata.

Head võib teha ka hilinemata, aga see on lihtsalt üks viis, kuidas asju kontrolli alla saada. Mitmed mu tuttavad on saavutanud selle kaudu kaks tulemust: nad püsivad graafikus, kuid jätkavad ka vabatahtlikku tööd.

5. Alusta varem

Proovi alustada olulise projektiga kuu, nädal või päev varem. Astu koduuksest lihtsalt pool tunnikest varem välja. Me ei pea ju tormama! Rahulikult on palju mõnusam liikuda.

Harjuta seda täna: kui lähed töölt koju, siis astu tavapärasemast rahulikumalt ning proovi enda ümber märgata vähemalt üht rõõmuvalmistavat asja, mida sa pole varem märganud. Kui asud varem teele, siis on aega olla rahulikum ja õnnelikum.

3 põhjust, miks asjad ei liigu edasi

Olles praeguseks tööd teinud mitmesaja Eesti ettevõtte ja organisatsiooniga, märkan ikka ja jälle kolme ürgpõhjust, mis takistab inimestel endast maksimumi andmast. Näitan, millised on need põhjused ja pakun välja mõned retseptid nende raviks.

Kõigi nende juhtumite puhul pole halb ajakasutus mitte põhjus, vaid sümptom.

1. Rabelev kultuur
Aastaid kestev paaniline rabelemine kuulub Eesti meeskondade kõige levinumate krooniliste haiguste hulka. Vahel veab ning haigushood annavad mõneks nädalaks järgi, kui juhtkonnal on käsil järjekordse uue strateegia tegemine, et edaspidi sihipäraselt liikuda. Aga muretsemiseks pole põhjust, uus tõmblustsükkel on juba teel ning strateegia loomist ei mäleta mõne nädala pärast enam keegi.

Tulemuseks ongi pidev rahmeldamine, mille käigus näib iga uus idee olulisem kui eelmised kokku. Töötajatel pole prioriteetidest aimugi ning ettevõte teeb näiliselt meeletult palju tööd, kuid eriti edasi ei liigu.

Sellel tõbi esineb variatsioonidega. Näiteks mõnel juhul tormavad juhid nii kiiresti oma tiimi ees, et ülejäänud seltskond ei jõua neile järele. Sageli puudub tiimi liikmetel vähimgi aimdus, millises suunas juhid viimati minema lehvisid. Aga pole viga, nad naasevad peagi, et vastupidises suunas vuhiseda.

Sellist kultuuri kirjeldab eelkõige tava olulised tegevused pooleli jätta. See toob kaasa fookuse puudumise ning inimesed ei suuda keskenduda elutähtsate asjade edukale lõpetamisele. Tagajärjena on meeskond kurnatud ja osa juhtkonda süüdistab neid saamatuses, mõistmata, et peegel on kõver ning esmalt tuleks ennast ravida ja alles siis asuda alluvate mõtteviisi ning tegutsemise tulemusliku juhtimise juurde.

Retsept: Leidke, milline on teie meeskonna kõige olulisem tugevus. Üks. Ei rohkem ega vähem. Üks. Kui selleks on tõesti kiirus ja rabelemine, laske vana moodi edasi. Kui ei, siis keskenduge järgmisel nädalal ühele olulisele projektile. Kui see on tehtud, võtke järgmine ette. Vahepeal saabunud ideed pange lihtsalt kirja. Kui loote strateegia või seate pikema aja sihid, siis rühkige nendeni sihikindlalt, laskamata end uitmõtetel eksitada.
Just see ja järgmine sümptom on need, mida aitame lahendada märtsi alguses toimuval oluliste asjade meeskonnaga ära tegemise koolitusel „Uus kurss“ .

2. Luik, haug ja vähk
Füüsikast teame, et vastassuunalised jõud kompenseerivad teineteist. Täpselt nii on ka meeskonnas, kui selle liikmed sikutavad olulist projekti või protsessi igaüks ise suunas. Kõik pingutavad maksimaalselt, higi voolab ojadena ning oluline asi nihkub vahel ühes või teises suunas. Töötegemise mulje on kõikehõlmav, kuid tegelikult ei toimu peale nägelemise ja ühise ähkimise suurt midagi.

Retsepte on kaks. Esimene: leppige omavahel kokku, miks selle asjaga tegelikult möllate ning kuhu soovite koos välja jõuda; milline on igaühe jaoks tegevuse lõpptulemus ning milline on teie eesmärkide ühisosa. Joonistage kasvõi ühine pilt sellest, millise olukorra te loote käesoleva ühise projektiga – vahel aitab joonistamine kiiremini kokku leppida kui tavaline arutelu.

Teine: kui lõppeesmärk on ette antud, siis muutke jõudude vahekordi – lisage inimesi, kes aitavad vedada soovitud suunas, ning eemaldage vastassuunas tirijaid. Veel parem, aidake neil leida põhjuseid, miks sikutamise suunda muuta, sest köit tirida neile ju meeldib.

3. Lained löövad üle pea kokku
Vahel on tunne, et maailm käib liiga kiirelt ning tegevused löövad üle pea lihtsalt kokku. Meilikast täitub üha enamate kirjadega ning kõik tahavad meilt midagi saada. Pealekauba elame veel ebaloomulikus rütmis: oleme ju mõeldud töötama suviti, kui päevad pikad ning päikest küllaga, mitte talvel, kui vajame energiat lihtsalt tasahilju tiksudes kevadeni elus püsimiseks.

Retsept: Pane rahulikult kirja olulisemad asjad, mida peaksid tegema. Vali välja neist kõige olulisem ja keskendu sellele iga päev tund või paar. Igal õhtul vaata üle ja planeeri järgmine päev. Kui mõni päev on nii tavapärasest paremini välja tulnud, siis planeeri nädala kaupa. Püstita väike eesmärk nädalale ja tee see ära.
Võta iga päev paar-kolm tundi, et järjekindlalt närida end läbi vanade tegevuste kuhjast. Selles töös on eesmärgiks ülesannetest loobuda, mitte neid ära teha. Võta päevakavasse ainult hädavajalikud tööd, teistest ütle ära, sest kõike ei jõua nii ehk naa teha.

Vähemalt üle päeva tee veidi sporti või jaluta, vaadeldes ümbritsevat ja otsides sellest meeldivaid pisiasju, mida sa pole varem märganud. Veeda vähemalt paar korda nädalas lähedaste ja sõpradega mõnusalt aega.

Alusta päeva naeratusega ja lõpeta päev naeratusega. Mis sest, et õues on pime, päevad lähevad juba pikemaks. Mis sest, et tegemist on nii palju, kui keskendud ja hoiad positiivset suhtumist, siis olukord paraneb. Mis sest, et vahel ei näi tegevustel lõppu, iga õhtu on ju väike vahepeatus, mil vaadata tänulikult päevale tagasi ja veidi unistada uuest ja paremast, saabuvast