Milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

/0 Comments/in , , , ,

Suurem osa meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ning koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks asja ainult killukese Outlooki võimalustest: selle kalender võimaldab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud lubavad meil oma tegevusi täpsemalt ja mõnusamalt kavandada.

Minu kolm lemmikvõtet Outlookis on järgmised.

1. Delegeeritud tegevuste käekäigu jälgimine

Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastme juhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Umbes pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigeks ajaks.

See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.” Kui ta saadab kirja, millele ootab vastust, lisab ta end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb tema arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”.

Korra päevas käib ta vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutab need, mille vastus on käes. Seejärel lisab ta saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätib ta lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.

Hommikul tööle tulles vaatab ta esmalt öösel saabunud kirjad läbi ning seejärel käib läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajadusel tuletab inimestele nende kohustusi meelde.

2. Töövood hoiavad oluliselt aega kokku

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “Quick Steps” ehk kiirsammud.

Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need raamatupidamisele edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create New”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud a la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta. Tervitan, Kristjan”. Teise tegevusena võid valida adressaadi, millele kiri edasi saadetakse. Ja kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.

3. Kategoriseerimine asendab katalooge

Üks mu koolitusel osaleja lausus: “Meilikaustade kasutamine on nii 2006.” Tal on õigus – pärast seda kui kirjade sildistamine ehk _tag_’imine sai hoo sisse, pole mõtet kasutada enamat kui kahte kausta: üks sisenevatele kirjadele, millega sa pole veel otsustanud, mida teha, ning teine arhiveeritud kirjadele, millest oled tegevused juba välja sõelunud.

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Olen teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Selgitan näitega.

Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks – seega saame hakata sisuliselt tööle -, teen nii:

  1. Loen läbi kliendi kirja.
  2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega “Müük”.
  3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel.
  4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks.
  5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik.

Lihtsad ja keerulised abivahendid

/3 kommentaari/in , , , , , , , ,

Oma aja korraldamisel võib leida sadu erinevaid abivahendeid – mõned neist on lihtsad, teised äärmiselt keerulised. Hea on kasutada lihtsaid, sest see annab tohutu ajasäästu.

Keerulised abivahendid köidavad oma kasutusvõimaluste rohkusega. Milline ahvatlus kirjeldada kogu elu ainsas süsteemis, millest hiljem võib ainsa näpuliigutusega kõigi projektide hetkeseisu välja võluda! Siin peitub paar varjukülge: tegevuste esialgne kirjeldamine võtab terve igaviku, tarkvara õppimine teise igaviku ning süsteemi korrashoidmine kolmanda.

Samas on olemas lihtsad abivahendid, mille kasutuselevõtt vältab hetke ning mida sageli saab intuitiivselt, õppimata kasutada. Loomulikult, need on primitiivsed ega ole pooltki nii võimsad kui keerulised, kuid asja ajavad ära.

Näitan, millised on erinevad levinuimad töövahendid, mida kummagi koolkonna pooldajad kasutavad.

Keerulised tööriistad

Keeruliste töövahendite armaadat juhib Outlook. Microsofti tarkvara paistab silma selle poolest, et üldjuhul neis ei kehti Pareto printsiip, mille kohaselt 20 protsendi võimaluste kasutamine annab 80 protsenti kasust – pigem kasutab suurem osa neid 95:5 printsiibi kohaselt: 95 protsenti inimesi kasutab 5 protsenti tarkvara võimalustest ja tuleb sellega igati toime.

Outlook on suurepärane oma asjade korraldamise tarkvara eeldusel, et vaevud selle peensustesse tungima ning kõik oma tegevused selles kirjeldama. Paraku kulub selleks vähemalt nädal või paar. Kui siia lisada veel süsteemi korrashoiuks kuluv aeg, siis efektiivsest töövahendist on kaheldav kõnelda. Sama kehtib LotusNotesi kohta.

Aga pole midagi parata – need meie seast, kes töötavad korporatiivse ikke all, peavad sageli töökohustuste tõttu Outlooki või Notesi kasutama. Sel juhul on arukas panna Outlook või Notes võimalikult hästi tööle ning kasutada seda nii ühiste kui ka isiklike ülesannete kirjeldamiseks.

Lihtsust ja meeldivat disaini armastavas Apple’i arvutite ehk maakeeli ubinapuutrite maailmas leiab keeruliste lahenduste armastaja samuti oma lemmiku OmniFocusenäol. OmniFocus ei jää keerulisuse poolest Outlookile suurt millegi poolest alla.

Maci jaoks on olemas samuti Outlook, mis eelmises versioonis kandis Entourage’i nime, kuid kui vähegi võimalik, siis seda toodet soovitan vältida. Selles puudub suur osa PC Outlooki ahvatlevaid automatiseerimisvõimalusi ning kasutajaliides on kõike muud kui intuitiivne.

Sellesse klassi kuulub ka erinev produktiivsustarkvara, mille eredaimaks näiteks onMy Life Organized. Tarkvara loojate eesmärk on olnud üllas: aidata inimesel tegutseda lähtuvalt oma elu olulisimatest sihtidest ja rollidest, kuid tulemuseks on harukordselt keeruline tarkvara, milles oma elu kirjeldamine võtab paar-kolm nädalat.

Selliseid lahendusi leiab ka omal ajal peamiselt lihtsaid ja toimivaid lahendusi lubanud veebivara seast. Parim näide on ilmselt Toodledo, mille saladuste omandamiseks kulub kaugeltki enam aega kui kirjeldatavate tegevuste päriselus ära tegemiseks.

Kuldne kesktee

Hulk lahendusi püüab leida tasakaalu terviklikkuse ja intuitiivse kasutamise vahel.

Parim kasutatavast platvormist mittesõltuv näide on mõttekaartide kasutamine oma asjade ohjamisel. Vaba tarkvara FreeMind toimib nii Windowsi, Mac OSi kui ka Linuxiga arvutites ning tean mitut inimest, kes korraldavad oma asju mõttekaardi abil. Kirjeldad oma rollid ja eesmärgid ühes mõttekaardis ning seostad need igapäevategevustega. Soovi korral või kasutada ka mitut mõttekaarti, mille saad omavahel linkida.

Keerulisemate tasuliste mõttekaardivarade abil saab lisada sündmusi kalendrisse ning seada meeldetuletusi, mõne puhul isegi projektijuhtimisest tuttavat GANTTi kaarti joonistada.

Maci-maailmas pakub parimat mugavuse ja lihtsuse suhet tarkvara nimega Things. Selleski kirjeldad soovi korral oma rollid ning paned kirja nendega seotud projektid ja tegevused. Thingsil on suur pluss: ta võimaldab planeerida kõik oma tegevused, aga fookuses hoida ainult lähiajal olulisemaid. Tulevikutegevused saad paari nupuvajutusega peita eraldi kausta, kust need ilmuvad täpselt õigel ajal igapäevasesse tööülesannete loetelusse. Thingsi suure miinusena toimib see ainult õunatoodete, st Apple’i arvuti, iPadi või iPhone’iga.

Mu lemmikute hulka kuulub ka austraallaste loodud Thinking Rock, mis toimib nii Macis, Windowsi või Linuxiga kui ka Androidi ja iPhone’i telefonides. Thinking Rocki liides on intuitiivne ning see võimaldab suhteliselt lihtsalt kavandada oma tegevusi ning neid tõhusalt ära teha.

Kuldse kesktee alla kuuluvad ka mitmed märkmetarkvarad, milles tegevusnimestikke mõnus pidada. Keerulisematest võib esile tuua Evernote’i, millel olemas igale platvormile kliendid (Androidi oma tasuta kasutamiseks peab olema netiühendus olemas, netiühenduseta märkmete sirvimiseks tuleb aastatasu maksta) või tasuta SpringPad, aga viimasel puudub jälle arvutiga offline’is töötamist võimaldav klientprogramm.

Lihtsad lahendused

Mu sümpaatia kuulub kõige lihtsamatele lahendustele, mille kasutama õppimine võtab mõne hetke ning mille abil pole võimalik luua kosmiliselt keerulisi süsteeme.

Kalendri poolelt on kõige paindlikum ja laiemalt kasutatav Google Calendar, mis suudab suhelda enamiku telefoni- ja arvutikalendritega ja võimaldab samas leppida kohtumisi kokku ka teiste Google Calendari kasutajatega.

Tegevusnimestike ja märkmete poolelt meeldib mulle üle kõige Catch.com just oma lihtsuse tõttu. Catchi sisestad märkme ning soovi korral tähistad selle ühe või mitme sildi ehk tag’iga. Soovi korral võid lisada märkmele meeldetuletuse. Pealekauba saab Androidi telefoni või iPadiga sirvida märkmeid ka siis, kui netiühendust pole käepärast.

Ja lihtsate vahendite poolelt veel üks: vana hea märkmik või paberileht. Toimivad endiselt suurepäraselt, neid on lihtne kaasa võtta. Ainus paha lugu on see, et märkmele on keeruline lisada digidokumenti või seda kellegagi interneti kaudu jagada.

Millised on sinu lemmikvahendid ning miks neid eelistad? Palun anna kommentaarides nõu ja jaga oma kogemusi

 

4 efektiivsust tõstvat töövahendit Androidile

/5 kommentaari/in , , , , , ,

Minu HTC Desire nutitelefonis teevad minuga koos tööd neli elu korraldada aitavat rakendust, milleta tuleksin küll toime, aga aega kuluks kõvasti rohkem.

1. Jorte kalender (www.jorte.net)

Jorte kalender kannab endas vana head pabermärkmiku mekki. Saan kiirelt valida erinevate vaadete vahel: päev, nädal, kuu, jooksev nädalakalender. Paari puudutusega kuvab telefon just selle vaate, mida vajan. Sellele lisaks pakub Jorte ka piisavat valikut vidinaid ehk widget’eid, mille abil oma lähiaja kalender kuvada telefoni nn koduekraanile.

Sündmuste sisestamine käib kiiresti ja intuitiivselt. Pealekauba suudab Jorte oma sündmused sünkroniseerida Google’i kalendriga.

Soovi korral võid lisada Jortesse ka oma tööülesanded – needki sünkroniseeruvad Google Tasksiga. Ise kasutan küll Astrid Tasksi, sest see on paindlikum. Jorte nimelt ei lase ülesannete tähtsuse järjekorda käsitsi muuta ning samuti puudub võimalus ülesannet ühest nimestikust teise tõsta.

Rakendus ise on loomulikult tasuta.

2. Astrid Tasks (www.weloveastrid.com)

Astrid Tasksi on tituleeritud mitu korda Androidi parimaks tegevusnimestiku hoidjaks ning seda mitmel põhjusel.

Esimene: tööülesanded sünkroniseeritakse Google Tasksi või veebipõhise tegevusnimestikuteenuse Producteev.com’iga. Ülesandele saab seada neli erinevat prioriteediastet ning soovi korral sama prioriteediga ülesannete järjestust muuta. Samuti saad ülesandega tegelemisel käivitada taimeri, et teada saada, kaua oled kulutanud mingile ülesandele.

Lisaks kõigele muule saad lisada ülesannetele märksõnu ning kasutada erinevaid tegevusnimestikke, et hiljem kiirelt pikka nimestikku nende põhjal filtreerides kuvada just asjakohaseid tegevusi. Ainsana tunnen puudust sellest, et ülesannet ei saa tõsta ühest tegevusnimestikust teise – selleks pean avama oma arvuti ja korraldama selle Google’i kalendri abil.

Nii nagu ikka, rakendus on tasuta. PowerPacki eest, mis pakub võimalust kasutada täiendavaid vidinaid ehk widget’eid, küsib Astrid Tasks viis dollarit.

3. Evernote (www.evernote.com)

Evernote on mu tõeline märkmete hoidmise lemmik. Ainsa klõpsuga saan pildistada telefoniga huvipakkuva märkmelehe või muu pildi, lisada märksõnad ja laadida mobiilivõrgu kaudu üles Evernote’i serverisse. Või siis klõbistada kiirelt sisse mõned uitmõtted ja laadida need Evernote’i edasiseks kaalumiseks.

Lisaks on kõik mu arvuti Evernote’i programmi abil sisestatud märkmed pidevalt ka mobiilis kättesaadavad. Ainus paha lugu on see, et offline’is Evernote ei toimi.

Rakendus on tasuta, kuid kui ületad igakuist mahupiirangut, soovib Evernote selle eest mõne dollari saada. Kuigi olen üsna usin Evernote’i kasutaja, pole seda vajadust veel tekkinud.

4. Dropbox (www.dropbox.com)

Dropboxi abil sünkroniseerin faile oma kolme arvuti vahel (2 läpparit ning eks nutitelefongi ole arvuti). Tasuta ruumi pakub Dropbox 2 GB ning seda on võimalik tasapisi aja jooksul ka suurendada.

Dropbox toimib imelihtsalt: paigaldad kliendi arvutisse ning telefoni. Luuakse uus kataloog, kus hoiad edaspidi neid faile, mida soovid igalt poolt kätte saada. Iga kord, kui muudad faili, laetakse see ka teistesse su arvutitesse-telefonidesse, milles oled oma Dropboxi kasutajaga sisse loginud.

Üks pluss on tal veel: Dropbox on suurepärane meeskonnatöö vahend. Paari hiireklõpsuga saad jagada katalooge kas kõigile või ainult nende inimestega, kellega vaja. Aga eks uuri ise täpsemalt järgi 🙂

Millised on sinu lemmikrakendused Androidi nutitelefonis? Palun anna kommentaarides teada.

Järgmisel nädalal kirjutan mõnest nipist, mida kasutan vana hea pabermärkmikuga.

11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 kommentaari/in , , , , , ,

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

11 Outlooki nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 kommentaari/in , , , , , , ,

2011 võiks olla õppimise aasta. Meid ümbritsevad kümned tehnoloogilised abivahendid, mis võimaldavad oluliselt rohkemaga toime tulla. Jaanuaris jagan käputäie nippe, mida ise kasutan ning ja oma koolitustel ka teistega jagan.

Võtan esimesena ette Microsoft Outlooki kui kõige rohkem levinud ärisuhtlusvara. Suuremat osa neist võtetest saab kasutada nii Outlooki 2003, 2007 kui ka 2010 versiooniga. Toon ära ingliskeelse liidesega Outlooki nipid – loodan, et ehk maakeelse Outlooki kasutajad leiavad menüüd-valikud ise üles.

Praegu on selline plaan, et järgmisel nädalal kirjutan Google’i teenustest, ülejärgmisel Androidi nutitelefonist ning jaanuari viimasel nädalal vanast heast pabermärkmikust. Kui teil on mõtteid ja ideid või soovitusi, palun andke kommentaarides teada.

Minu Outlooki kasutamise 11 lemmiknippi:

1. Pane ideed kirja. Kui mul tuleb uus idee, siis lisan selle Outlooki uue tööülesande ehk task’ina. Selleks kirjutan selle meilivaates paremas servas olevale to-do bar’i reale või ülesandevaates reale Click here to add a new task. Kui sa to-do bar’i ei näe, siis vali View -> To-Do Bar -> Normal ja pane linnuke ette.

Sellisel moel saan kiiresti ideed kirja ega pea neid meeles hoidma, kui olen arvuti taga.

Ah jaa, kui kavatsen midagi kindlal päeval teha, siis kirjutan selle kavandatava päeva tööülesanderibale (Daily task list). Kui sa iga päeva all kalendrivaates ei näe tööülesanderiba, siis vali View -> Daily Task List -> Normal.

2. Võta kasutusele kategooriad. Kategooriate abil saab tegevuste nimekirja liigendada, et see ei muutuks liiga pikaks ega lohisevaks. Vali suvaline kiri, kalendrisündmus või tööülesanne ning leia menüüribalt neljast värvilisest ruudust moodustuv nupp Categorize. Sellele klõpsamisel lahti hüppavast menüüst võta All Categories ning sisesta sinu tööks sobivad kategooriad – olgu neiks näiteks erinevate projektide nimed või hoopis kohad, kus töötad (kontor, kodukontor, ladu, koosolek, kohtumine, telefonikõne, arvutitöö, internet). Sagedamini kasutatavatele kategooriatele määran ka kiirklõpsu, et ülesannete sorteerimisel hiljem aega kokku hoida.

Nüüd võtad ülesanded ja märgid igale neist sobiva kategooria. Ma ise kasutan tegutsemiskeskkonnal põhinevaid kategooriaid (töö, kodu, telefon, netipank, kesklinn, maakodu). Sel juhul saan hiljem avada vastava asukoha tegevuste nimestiku ning järjest tegutseda.

Erinevate projektide eristamiseks märgin ülesande ette sobiva lühendi, näiteks „Uue kursi“ müügitegevuste ees on alati lühend „UK M“. Kui kirjutan Outlooki tööülesannete filtrisse „UK M“, siis näitab arvuti ainult „Uue kursi“ müügitegevusi.

Ühe kategooria nimega „Projektid“ olen teinud suuremate ja olulisemate terviklike tegevuste ehk projektide jaoks. Selle abil olen loonud ülesannete vaates oma pooleliolevate suuremate tööde nimestiku: koolitus kliendiga x, coaching kliendiga y, turundus, „Uue kursi“ müük, „Uue kursi“ sisu… Selliseid pooleliolevaid suuremaid töid on mul paarkümmend.

Projektide nimekiri pakub abi tegemistest ülevaate saamisel. Kord nädalas võtan selle ette ja küsin endalt iga projekti puhul: „Milline on minu järgmine tegevus, et see oluline asi liiguks edasi eduka lõpptulemuse poole?“

3. Sea eesmärgid. Ühe kategooria olen oma eesmärkide jaoks – selles mul on kirjas viie tööülesandena kirjas viis olulist tänavust eesmärki. Iga ülesande sisusse olen pannud kirja, milline näeb olukord välja eesmärgi saavutamisel ning mõne puhul ka visandanud tegevuskava. Hoolitsen selle eest, et pärast eesmärgi sõnastamist lisaksin projektide kategooriasse hetkel saavutamisel oleva eesmärgi kõige olulisema projekti, et sellele leida nädalas piisavalt aega.

4. Märgi kalendrisse ajasahtlid. Kui küsiksin täieliku võhikuna, et palun ütle kolm-neli kõige olulisemat asja, mida sa teed, siis millised need oleksid? Minu puhul on nendeks inimeste koolitamine, koolituste ettevalmistus, „Uue kursi“ ühiselt asjade ärategemise koolituse ettevalmistus ning teiste koolituste müük ja oma isikubrändi arendamine.

Olen võtnud igaks selliseks tegevuseks kindla aja ning märkinud selle kalendrisse. Alati, kui võimalik, siis koolitan inimesi teisipäeviti, neljapäeviti ja reedeti, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti, „Uue kursiga“ tegelen võimalusel kolmapäeviti ning koolitusi müün ja isikubrändi arendan teisipäeva hommikupoolikul kui koolitust pole.

Kui tegelen sarnaste tegevustega järjest, siis säästan aega.

5. Sea sisse korralik kaustasüsteem. Kasutan mitmendat aastat Sally McGhee loodud lihtsat kaustasüsteemi. See struktuur on sama nii Outlookis kui ka failikaustadel, et asjad oleksid loogiliselt samas kohas.

Esmalt jaguneb mu kaustasüsteem kaheks: praegu käimasolevate tegevuste materjalid ning ammuste tegevuste arhiiv, milles ka muud taustamaterjalid, mida ma hetkel eriti ei kasuta. Mõlema kausta alamkaustade struktuur on sama:

Kaustasüsteemi ülemine tase on eesmärk – igal eesmärgil on oma kaust. Selle alamkaustadeks on selle eesmärgi täitmiseks vajalike projektide kaustad. Näiteks see artikkel asub kaustas „Praegune töö -> Turundus (eesmärgikeeles: inimesed teavad, kes olen) -> Artiklid“. Kui ühel hetkel peaksin sihipärase kirjutamise lõpetama, tõstan selle samasse kohta arhiivikaustas.

6. Keera kellad-viled maha. Olen võtnud maha igasugused kõllid, ümbrikuikoonid ja paunad, mis annavad uue kirja saabumisest teada, sest need segavad keskendumast. Selle asemel, et arvutil lasta endale tempot dikteerida, käin ise korra tunni-paari tagant vaatamas, millised kirjad on tulnud. Kui keskendun rohkem, jõuan enam tehtud.

Märguannete maha keeramiseks Outlook 2007s Tools -> Options -> E-mail Options -> Advanced E-mail Options -> Puhasta kogu When new items arrive in my Inbox linnukestest. Outlook 2010 puhul File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrival linnukestest.

Kui ootan mõnda kiiret e-kirja, siis seadistan ajutiselt Outlooki nii, et ta annab ekraani nurgas hetkeks kuvatava paunaga märku saabuvast e-kirjast.

Keera maha ka Skype’i ja Windows Live Messengeri märguanded – neid saad käia sama moodi aeg-ajalt uudistamas, et kas on uusi sõnumeid tulnud.

7. Loe e-kirju kord-paar päevas ja kategoriseeri. Viskan pilgu kirjakastile, siis kui olen ühe tegevuse lõpetanud, aga järgmisega pole veel alustanud. Selle käigus vastan nendele kirjadele, millega tegelemine võtab alla paari minuti. Kui kirjale olen vastanud, kustutan selle või tõstan kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Kogu kirjakasti tühjendan iga tööpäeva lõpus. Otsustan siis, mida pean iga kirjaga tegema, loon sellest tööülesande ning tõstan pärast seda kirja inbox’ist kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Tööülesandeid saad kirjadest teha mitmel moel. Outlook 2007s lohista kiri näiteks parema hiireklõpsuga aknale Tasks. Vali Copy Here as Task with Attachment. Nüüd luuakse uus tööülesanne, milles manusena kiri. Hiljem, kavandatud ajal selle ülesande avamisel teen kirjale topeltklõpsu ja saan sellele kohe vastata.

Outlook 2010 puhul olen loonud selleks tarbeks kiirsammu: Ava menüü Quick Steps, kustuta olemasolevad ebavajalikud sammud, nüüd vali  New -> Custom… -> nimeta samm -> Choose an Action -> Create task with attachment -> Choose a Shortcut -> Finish. Ma olen seadistanud kirjast ülesande loomise kiirvalikuks Ctrl+Shift+1 – nii saan ainsa klahvivajutusega kiirelt e-kirjadest ülesandeid teha.

Alternatiivina võid teha hiirega paremklõpsu kirja kõrval oleval lipul ning valida tähtaja, millal vastad sellele kirjale. Muide, sel juhul tööülesannet tegelikult ei looda ning kirja kustutamisega kaob ka „tööülesanne“ ning „tööülesande“ kustutamisega e-kiri. Samuti tuleb hiljem ülesande pealkirja muuta, sest sageli ei anna kirja pealkiri ülesande sisu edasi.

8. Pane kirja delegeeritud tegevused. Olen loonud ühe kategooria delegeeritud tegevustele. Kord päevas käin läbi saadetud kirjade kausta ning lisan neile kirjadele, millele ootan vastust, lipu ja delegeeritud kategooria. Mõne päeva pärast meenutan vajadusel inimestele, et ootan neilt tagasisidet või uurin, kaugele nad on omadega jõudnud.

Aeg-ajalt puhastan saadetud kirjade kausta ning tõstan kirjad sellesse kausta, kuhu need sisu poolest kuuluvad – sel juhul on samas kaustas mul nii saadetud kui ka vastuvõetud kirjad, kõik asjad kenasti sama koha peal.

9. Kasuta otsingukaustu. Kui kerid kaustapuud allapoole, leiad sealt jaotuse Search folders. Selle alla saad luua otsingukaustu, kuhu indekseeritakse näiteks mõne adressaadiga peetav kirjavahetus. Kui tahaksin Äripäeva inimestega peetava kirjavahetuse jaoks otsingukausta luua, siis teeksin Search foldersi peal parema klõpsu hiirega ja valin New Search Folder… Nüüd valin Mail from and to specific people -> Choose… -> kirjutan From or Sent to reale aripaev.ee ning klõpsan kaks korda OK. Tulemuseks on kaust, kuhu edaspidi indekseeritakse Äripäevaga peetav kirjavahetus.

10. Vaata päev üle. Kord päevas võtan pool tunnikest, et otsustada iga saabunud kirjaga, mida temaga täpselt teha. Vaatan läbi täna tehtud ülesanded ja tunnustan end. Vaatan läbi tegemata jäänud asjad ning lohistan need sellele päevale, millal mul tegelikult on aega neid asju teha. Nüüd planeerin järgmise päeva ja panen paika esimesed paar-kolm tegevust, mille kohe hommikul ära teen.

11. Vaata nädal üle. Kord nädalas leian tunnikese-poolteist, et vaadata samal moel läbi kogu nädal: mida nädalaga sain tehtud, mis jäi tegemata ning millal need asjad ette võtan, millised on mu plaanid eesootavaks nädalaks? Sellisel moel vähendan oluliselt tegemata asjadest tingitud painet, hoian olukorda kontrolli all ja sihi selge.

Millised on sinu parimad Outlooki-nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Outlooki kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Loe asjalikke kommentaare ka sekretar.ee veebist.

Tule koolitusele!

Kui tahad õppida neid nippe koos minu ja veel 11 inimesega oma sülearvutis kasutama, siis tule neljapäeval, 13. jaanuaril kell 10-17.30 Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta, neist kõigest 5 on veel vabad. Koolitus maksab 191,05 eurot (2990 kro0ni) + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 127,17 eurot (1990 krooni) + km. Pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest rühm peatselt on kohad täis! Registreerumiseks klõpsa siia.

Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

/4 kommentaari/in , , ,

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Koolitus Outlooki arukaks kasutamiseks 22. aprillil

/0 Comments/in , , , , ,

22. aprillil teen Tallinnas esimest korda koolitust “Tee oma Outlooki-kalender korda!” Tõotab tulla kasulik ja huvitav koolitus. Mis seal toimub?

  • Tuled oma läppariga, milles MS Outlook 2007, kohale
  • Häälestame selle koos käepäraseks: loome Sulle sobilikud kategooriad, häälestame vaated ja kõik muu, mis selle juurde käib
  • Õpime, kuidas saad võimalikult kiiresti e-kirjad loetud ja neist tegevused välja sõelutud
  • Õpime, kuidas kalendrit kasutada parimal võimalikul moel
  • Õpime, kuidas erinevad task-listid enda jaoks tööle panna
  • Paneme ka mobiiliga sünkroniseerimise tööle
  • Vaatame samm-sammult läbi igapäevase ja iganädalase ülevaatuse
  • Ja kui vaja, nuputame välja, kuidas saad oma ettevõttes ühtsed ajajuhtimise reeglid tekitada

Tegemist on käed-küljes-koolitusega, millel teed päev läbi sihipäraselt oma läppariga tööd ning tegutsed reaalsete ülesannetega. Kaasa saad juhise, mille abil hiljem kogu oma süsteem lõplikult üles ehitada ning seda pidevalt kasutada, et aega säästa.

Aruka ajajuhtimise koolitusest erineb läppari-koolitus selle poolest, et kui arukal ajajuhtimisel vaatame erinevaid abivahendeid märkmikust Outlookini, siis Outlooki-kursusel vaatame ainult Outlook 2007 kasutamist, aga see eest põhjalikult.

Loe täpsemalt koolituse lehelt ja kui soovid, pane ennast kirja. Rühm täitub praegu väga-väga kiiresti, seega – kes ees, see mees või naine.

Muide, kui tahad tulla Aruka ajajuhtimise koolitusele, siis tekitasime suure nõudluse tõttu täiendava rühma 21. aprillil. Nüüd on õige hetk registreeruda, sest seegi täitub kiiresti.