Postitused

Vana kooli mees

/6 kommentaari/in , , , , ,

Pärast 5-6aastast oma kalendri Outlookis pidamist võtsin kuu eest taas kasutusele pabermärkmiku. Tunnen end paremini kui kunagi varem. Ju ma olen hoolimata omaaegsest tehnoloogiafriigi taustast endiselt „vana kooli mees“.

Outlook on suurepärane töövahend, kuid sellel on mõned olulised puudused. Minu jaoks oli neist suurim see, et oma reaalsest koormusest ülevaate saamine on väga keeruline. Loomulikult, saan ju vaadata samal ekraanipildil nii kalendrisündmusi kui ka tööülesandeid, kuid see ei anna mulle endiselt täit selgust, kui hõivatud ma tegelikult sel päeval olen ning kas võin endale täiendavaid ülesandeid võtta või mitte.

Teine probleem on vaat et olulisemgi: erinevalt mu ajaressurssidest on Outlooki maht pea piiramatu. Sellesse on imelihtne laksida üha uusi kohustusi.

Need olid peamised kaks põhjust, miks võtsin kasutusele pabermärkmiku.

Mu märkmiku ülesehitus on lihtne. Esmalt tuleb aastaplaan, minu eesmärkide pilt ja olulisemate tegevuste jaotus aasta lõikes ning seejärel käesoleva ja kahe järgmise kuu lehed – iga päeva kohta eraldi leht. Nii on mul kirjutamiseks piisavalt ruumi. Kalendri järel tuleb hetkel käsilolevate projektide loetelu ning olulisemate projektide plaanid. Kõige lõpus on mitmesugused märkused ning ideede lehed – ideede lehe serval on indeksikleepekas, et saaksin selle kiiresti avada, kui soovin uut ideed kirja panna.

Pabermärkmiku plussid

Mu jaoks on neli põhjust, miks eelistada pabermärkmikku Outlookile.

Näen oma reaalset koormust. Erinevalt Outlookist on märkmikulehe maht piiratud. Kui näen sellel 3-4 olulist tegevust, siis tean, et see päev on nö täitumise serval. Kui lehele enam kirjutama ei mahu, siis on sellel juba liiga palju tegevusi ning osa neist tuleb tõsta päevadele, kus veel on ruumi.

Kirjutades mõtlen. Kui Hendrik Sal-Saller seondub su jaoks Generaator Mi, mitte jalgpalli ja seksiga, ning sõna „Propeller“ meenutab sulle pigem punki kui lennuki detaili, siis kuulume vist samasse põlvkonda, mille esindajad mõtlevad pliiatsiga kirjutades paremini kui klaviatuuril toksides. Kui kirjutan pliiatsiga märkmikku, liigub mu mõte väledamalt ja analüüsivamalt kui klaviatuuril kümne sõrmega klõbistades. Võib-olla on põhjus ka selles, et klaviatuuril kirjutan liiga kiiresti, et mõte järgi jõuaks?

Märkmikku on mõnus käes hoida. Naudin märkmiku nahkkaante puudutust. Ning seda, kui võtan väga hea tindipliiatsi näppude vahele, eemaldan korgi ja kirjutan. Rahulikult ja mõnuga.

Märkmikku ei pea laadima elektriga. Mõtetega laadimisest piisab täiesti. Mul hakkab vaikselt villand saama sellest, et pidevalt tuleb laadida arvutit, mobiili, fotoaparaati, tont teab, mida veel. Loobusin juba bluetoothi käed-vabad-seadmest, sest ma ei taha seda laadida.

Ausalt öeldes kaalusin ühe pabermärkmiku asendajana ka iPadi, kuid siin oli mitu mõtet, mis mind hoidsid tagasi. Esimene: iPadi tuleb laadida. Teine: kahtlustan, et poes oleks veidi topakas käia, ostunimekiri iPadil näpus. Kolmas: e-raamatute lugemiseks eelistan Kindle’it, mis on oluliselt vähem edev ja palju mõnusam seade, mida pealegi ei tule laadida iga päev.

Märkmiku puudused

Ükski asi pole lõpuni hea ega halb, nii ka pabermärkmiku kasutamine. Mind häirib endiselt paar pisiasja.

Topeltkirjutamine, panen kellaajalised sündmused kirja nii märkmikusse kui ka Outlooki, sest olen Outlooki kalendriga harjunud ning jagan oma kalendrit mõne olulise töökaaslasega, et ühiselt paremini planeerida.

Kord päevas „sünkroniseerimine“ ei toiminud, sest see oleks nõudnud uue harjumuse tekitamist. Kalendri väljaprintimine ja märkmiku vahele pistmine ei toimi, sest juhtun liiga harva printeri lähedale, pealegi mulle meeldib elada keskkonda säästvalt. Lahendus: kohe, kui võimalik, lisan sündmuse mõlemasse kalendrisse.

Mu kirjatehnika on jube. Ega ma ilmaasjata saanud selle eest koolis parematel päevadel pika sabaga kolmesid. On juhtunud, et mõnest märkmikku kirjutatud asjast ma ei saagi hiljem aru. Aga ju nad siis pole nii olulised.

Samas olen õppinud end kuu ajaga kirjalikult täpsemini väljendama, et varesjalgadega märkmikku kribitut hiljem paremini mõista.

Muide, ega ma ole kuuga Outlookist täielikult loobunud ning see pole kavaski. Outlookis on endiselt kirjas pisiasjad ja meeldetuletused, kuid sisuliste asjade planeerimine käib paberil. Ja ma tunnen end mõnusalt.

Loe pabermärkmiku kasutamise nippe ka mõne nädala eest ilmunud kirjatükist ja selle kommentaaridest

5 võtet hilinemise vältimiseks

/0 Comments/in , , , ,

Pakun välja mõned nipid, mis aitavad vältida pikaajalisemate tegevuste kroonilist venimist ning mille kasutamine aitab meil ka igapäevaelus vähem hilineda.

1. Keskendu kõige olulisemale

Minimalistliku eluviisi alustala: keskendu ainult hädavajalikule ning kõige olulisemale, ülejäänust loobu.

Kui kavandad mõnda suuremat tegevust, siis esimese hooga on tore visualiseerida täiuslikku tulemust. Aga enne tegutsema asumist viska välja kõik „tore-oleks-kui“ tüüpi tegevused, et säästa aega. Oluline on leida viiendik tegevustest, mis annab neli viiendikku tulemusest ja tegutsemismõnust.

Kui sa pole just arst või lendur, siis võib rahulikult jätta täiuseihaluse ukse taha, sest ülesandest viimase kahe protsendi lihvimine täiusliku teostuse nimel võtab kaugeltki rohkem aega ja teisi ressursse kui ülejäänud projekt kokku.

Veebiteenuste väljatöötaja 37signals kasutab projektide kiireks lõpetamiseks kolme reeglit, mille kohaselt on projekt lõppenud kui:
• tulemus on saavutatud,
• projektiks kavandatud aeg on otsas (sõltumata tulemusest)
• projektiks kavandatud raha on otsas (sõltumata tulemusest)

Selle tulemusena armastab neli 37signalsi klienti viiest neid palavalt ning üks viiest vihkab neid sama kirglikult. Vastasel juhul suhtuks suurem osa klientidest neisse lihtsalt leigelt.

Tegevused valmivad kõige kiiremini visandades. Kui visandad mõnda asja seda iga korraga pidevalt veidi täiustades, siis jõuad oluliselt kiiremini rahuldava tulemuseni.
Kui jääd kohtumistele alailma hiljaks, siis mõtle enne välja astumist, mida sul on kavas tingimata arutada ning milliste ettevalmistusteta kohtumisel pole mõtet. Ülejäänud asjad võivad jääda ka järgmist korda ootama.

2. Jaga suur tegevus väiksemateks tükkideks

Enne alustamist visanda plaan: pane kirja, milliseid olulisemaid asju meil on vaja teha ning kaua need võtavad. Järgmise ringiga löö järgmised suuremad sammud veelgi väiksemateks kildudeks, et mõista, kui kaua aega neiks tegelikult kulub.

Ning nüüd korruta tulemus läbi 1,5-2ga, saades tulemuseks tegeliku ajakulu.
Arvesta sellega, kui palju tegelikult jõuad teha ning kui palju suudab tegelikult su meeskond. Vastasel juhul kohtud varem või hiljem üha kasvava hilinenud tegevuste nimistuga.

Oluline on vältida üleplaneerimist, muidu pead väga põhjalikku plaani hiljem pidevalt muutma ning see nõuab tohutult aega. Sama tähtis on teha iga sammu järel kiire vahekokkuvõte ning küsida: mida peame tegema järgmisena, et jõuaksime lõpptulemuseni.

Olen hoidnud sageli olulisemate projektide puhul ees kolme kuu ja kahe nädala plaani. Selles kirjeldame projekti tulemuse selle, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpus nagu ka käesoleva ja järgmise nädala lõpus. Lähtuvalt nädala eesmärgist jagame tegevused päevade peale ära. Kui nädal on läbi, loome järgmise paari nädala plaani.

Kui oled krooniline kohtumistele hilineja, siis sea endale vaheetapid: selleks, et jõuda kokku lepitud kellaajaks kohale, pean jõudma selleks ajaks bussile ning kodust välja astuma sel hetkel. Õigemini kümme minutit varem.

3. Palu teistel end aidata

Murrame kõige lihtsamalt endale antud lubadusi. Kui oleme midagi lubanud kellelegi teisele, siis on nendest kohustustest juba palju keerulisem loobuda. Seega: kui tahad midagi olulist mingiks ajaks ära teha, palu endale mõnel sõbral või töökaaslasel korra päevas või üle päeva helistada ning küsida, kuidas sul see tegevus edeneb, mis sul hetkel käsil on ning mida võtad ette järgmisena.

Lugesin hiljuti uuringut, mis väitis, et tavalise koolituse kasu on 21%. Teisisõnu, iga viies koolitusel osaleja hakkab õpitut päriselus ka kasutama. Aga kui koolitusele järgneb tegevuste ülevaatus, kontroll ning juhendamine, kasvab koolituse kasutegur kolm korda. Täpselt sama nägime meeskonnaga oluliste asjade ärategemise koolituse Uus Kurss järel: kolm kuud pärast koolitust toimunud järelsessioonile tuli kohale kaks kolmandikku osalenud tiimidest, mis olid saavutanud oma eesmärgid lähtuvalt koolitusel ühiselt tehtud plaanidest.

Kui oled kohtumistele hilineja, siis palu teistel inimestel endale meelde tuletada kodust lahkumise hetke. Kas elukaaslane või mõni teie sõber on vahel helistanud ja uurinud: „Noh, kas juba hakkasid tulema?“ Kui veel ei hakanud, siis tavaliselt selle meeldetuletuse peale asun teele.

4. Kehtesta sanktsioonid

Kasuta hilinemise puhul sanktsioone, millest on ühiskonnale kasu. Näiteks iga olulise projektiga hilinenud päev toob tiimiliikmetele kaasa kohustuse teha pärast projekti lõppu ühe tunni vabatahtlikku tööd. Koosolekule hilinetud minut maksab kümme senti heategevaks annetuseks.

Kui hilined kohtumistele, kasuta sama nippi – iga hilinetud minut või veerandtund toob kaasa kindla kohustuse teha midagi selle kuu viimasel reedel või nädalavahetusel ühiskonna heaks vastutasu ootamata.

Head võib teha ka hilinemata, aga see on lihtsalt üks viis, kuidas asju kontrolli alla saada. Mitmed mu tuttavad on saavutanud selle kaudu kaks tulemust: nad püsivad graafikus, kuid jätkavad ka vabatahtlikku tööd.

5. Alusta varem

Proovi alustada olulise projektiga kuu, nädal või päev varem. Astu koduuksest lihtsalt pool tunnikest varem välja. Me ei pea ju tormama! Rahulikult on palju mõnusam liikuda.

Harjuta seda täna: kui lähed töölt koju, siis astu tavapärasemast rahulikumalt ning proovi enda ümber märgata vähemalt üht rõõmuvalmistavat asja, mida sa pole varem märganud. Kui asud varem teele, siis on aega olla rahulikum ja õnnelikum.

3 põhjust, miks asjad ei liigu edasi

/0 Comments/in , , , , ,

Olles praeguseks tööd teinud mitmesaja Eesti ettevõtte ja organisatsiooniga, märkan ikka ja jälle kolme ürgpõhjust, mis takistab inimestel endast maksimumi andmast. Näitan, millised on need põhjused ja pakun välja mõned retseptid nende raviks.

Kõigi nende juhtumite puhul pole halb ajakasutus mitte põhjus, vaid sümptom.

1. Rabelev kultuur
Aastaid kestev paaniline rabelemine kuulub Eesti meeskondade kõige levinumate krooniliste haiguste hulka. Vahel veab ning haigushood annavad mõneks nädalaks järgi, kui juhtkonnal on käsil järjekordse uue strateegia tegemine, et edaspidi sihipäraselt liikuda. Aga muretsemiseks pole põhjust, uus tõmblustsükkel on juba teel ning strateegia loomist ei mäleta mõne nädala pärast enam keegi.

Tulemuseks ongi pidev rahmeldamine, mille käigus näib iga uus idee olulisem kui eelmised kokku. Töötajatel pole prioriteetidest aimugi ning ettevõte teeb näiliselt meeletult palju tööd, kuid eriti edasi ei liigu.

Sellel tõbi esineb variatsioonidega. Näiteks mõnel juhul tormavad juhid nii kiiresti oma tiimi ees, et ülejäänud seltskond ei jõua neile järele. Sageli puudub tiimi liikmetel vähimgi aimdus, millises suunas juhid viimati minema lehvisid. Aga pole viga, nad naasevad peagi, et vastupidises suunas vuhiseda.

Sellist kultuuri kirjeldab eelkõige tava olulised tegevused pooleli jätta. See toob kaasa fookuse puudumise ning inimesed ei suuda keskenduda elutähtsate asjade edukale lõpetamisele. Tagajärjena on meeskond kurnatud ja osa juhtkonda süüdistab neid saamatuses, mõistmata, et peegel on kõver ning esmalt tuleks ennast ravida ja alles siis asuda alluvate mõtteviisi ning tegutsemise tulemusliku juhtimise juurde.

Retsept: Leidke, milline on teie meeskonna kõige olulisem tugevus. Üks. Ei rohkem ega vähem. Üks. Kui selleks on tõesti kiirus ja rabelemine, laske vana moodi edasi. Kui ei, siis keskenduge järgmisel nädalal ühele olulisele projektile. Kui see on tehtud, võtke järgmine ette. Vahepeal saabunud ideed pange lihtsalt kirja. Kui loote strateegia või seate pikema aja sihid, siis rühkige nendeni sihikindlalt, laskamata end uitmõtetel eksitada.
Just see ja järgmine sümptom on need, mida aitame lahendada märtsi alguses toimuval oluliste asjade meeskonnaga ära tegemise koolitusel „Uus kurss“ .

2. Luik, haug ja vähk
Füüsikast teame, et vastassuunalised jõud kompenseerivad teineteist. Täpselt nii on ka meeskonnas, kui selle liikmed sikutavad olulist projekti või protsessi igaüks ise suunas. Kõik pingutavad maksimaalselt, higi voolab ojadena ning oluline asi nihkub vahel ühes või teises suunas. Töötegemise mulje on kõikehõlmav, kuid tegelikult ei toimu peale nägelemise ja ühise ähkimise suurt midagi.

Retsepte on kaks. Esimene: leppige omavahel kokku, miks selle asjaga tegelikult möllate ning kuhu soovite koos välja jõuda; milline on igaühe jaoks tegevuse lõpptulemus ning milline on teie eesmärkide ühisosa. Joonistage kasvõi ühine pilt sellest, millise olukorra te loote käesoleva ühise projektiga – vahel aitab joonistamine kiiremini kokku leppida kui tavaline arutelu.

Teine: kui lõppeesmärk on ette antud, siis muutke jõudude vahekordi – lisage inimesi, kes aitavad vedada soovitud suunas, ning eemaldage vastassuunas tirijaid. Veel parem, aidake neil leida põhjuseid, miks sikutamise suunda muuta, sest köit tirida neile ju meeldib.

3. Lained löövad üle pea kokku
Vahel on tunne, et maailm käib liiga kiirelt ning tegevused löövad üle pea lihtsalt kokku. Meilikast täitub üha enamate kirjadega ning kõik tahavad meilt midagi saada. Pealekauba elame veel ebaloomulikus rütmis: oleme ju mõeldud töötama suviti, kui päevad pikad ning päikest küllaga, mitte talvel, kui vajame energiat lihtsalt tasahilju tiksudes kevadeni elus püsimiseks.

Retsept: Pane rahulikult kirja olulisemad asjad, mida peaksid tegema. Vali välja neist kõige olulisem ja keskendu sellele iga päev tund või paar. Igal õhtul vaata üle ja planeeri järgmine päev. Kui mõni päev on nii tavapärasest paremini välja tulnud, siis planeeri nädala kaupa. Püstita väike eesmärk nädalale ja tee see ära.
Võta iga päev paar-kolm tundi, et järjekindlalt närida end läbi vanade tegevuste kuhjast. Selles töös on eesmärgiks ülesannetest loobuda, mitte neid ära teha. Võta päevakavasse ainult hädavajalikud tööd, teistest ütle ära, sest kõike ei jõua nii ehk naa teha.

Vähemalt üle päeva tee veidi sporti või jaluta, vaadeldes ümbritsevat ja otsides sellest meeldivaid pisiasju, mida sa pole varem märganud. Veeda vähemalt paar korda nädalas lähedaste ja sõpradega mõnusalt aega.

Alusta päeva naeratusega ja lõpeta päev naeratusega. Mis sest, et õues on pime, päevad lähevad juba pikemaks. Mis sest, et tegemist on nii palju, kui keskendud ja hoiad positiivset suhtumist, siis olukord paraneb. Mis sest, et vahel ei näi tegevustel lõppu, iga õhtu on ju väike vahepeatus, mil vaadata tänulikult päevale tagasi ja veidi unistada uuest ja paremast, saabuvast

3 reeglit suhtlusmürgituse raviks

/0 Comments/in , , , ,

Meie kaugsuhtlemise maht on kasvanud viimase mõnekümne aastaga hüppeliselt ning jätkab kiiret paisumist. Kus on piir? Mida saame teha, et jääda normaalseks?

Kui keegi oleks kirjutanud 30 aastat tagasi iga päev paarkümmend kirja ning vastanud veel mitmekümnele, siis oleks tal diagnoositud grafomaania ja hakatud teda ravima, sest ta häirib ühiskonda oma hälbiva käitumisega. Praegu ütleme säärase inimese kohta: „Näe, kui tubli. Küll tema ikka jõuab!“
Mitu kirja saad päevas? Ja mitmele vastad või mitu kirjutad ise? Lisame siia veel välksõnumid ja telefonikõned. Kui palju jääb aega päriseluks?

Liigne kommunikatsioon toob kaasa mitu probleemi: oleme üha pealiskaudsemad, teeme ajanappuse tõttu ära vähem olulisi asju, pealegi suurendab liigsuhtlus distressi. Infotehnoloogia abil loodud hulgisuhtlust peetakse ka üheks keskendumishäirete laienemise põhjuseks.
Info hulk ning kaugsuhtlus jätkab eksponentsiaalset kasvu. Kuskil peaks ju ometigi saabuma piir, me ei suuda lõpmatuseni killustuda. Valik on meie endi teha: kas jätkame tormamist ja variseme ühel hetkel kokku või pidurdame üha kiirenevat hoogu vähemalt meie endi maailmas.

Tutvustan kolme reeglit, mille olen endale kehtestanud.

1. „Kui vähegi saad, ära kirjuta.“ Just nii olla öelnud Eesti ajakirjanduse grand old man Juhan Peegel. Kui vähegi saad, ära kirjuta e-kirja ega välksõnumit. Enne sõnumi saatmist mõtle, kas seda ikka on päriselt ka vaja. Mis juhtuks, kui sa jätaksid kirja või välksõnumi saatmata või näiteks netiväljaandesse kommentaari kirjutamata?

2. Kohtu, helista, kirjuta. Seegi suhtlemiseelistus pärineb mu ajakirjanikuaegadest. Põhjus on lihtne: kohtumisel saan rohkem infot kui helistades, sest näen inimest. Helistades saan rohkem infot kui kirjutades, sest kuulen ja kuulan. Info puudulikkus tekitab suhtlemises probleeme, sest kui me mõnda asja ei tea – näiteks, seda, millises tujus teine on – siis kipume liiga palju eeldama. Ja eeldamine on kõigi vussiminekute ema, teame Murphy seadustest.

3. Piira end. Piirangud vabastavad inimese hukutavast aplusest. Olen võtnud e-suhtluseks iga tööpäeva lõpus 45 minutit. Selle jooksul vastan kõige olulisematele kirjadele, saadan ära mõne sekundi võtvad viisakusvastused, planeerin, millal vastan pikemat mõtlemist ja kirjutamist nõudvatele kirjadele, ning kustutan ülejäänu.

Sellisel käitumisel on varjuküljed: vahel mu vastus viibib või jätan üldse vastamata ning võin mõjuda ebausaldusväärselt või –viisakalt. Eks siis pärastpoole palun vabandust. Vahel jääb ka keegi oma kirjale agressiivselt vastust ootama, kuid selle vastu aitab meilijalus, milles märge, et reageerin kirjadele tavaliselt paari päeva jooksul. Olen lisanud sellesse soovituse helistada, kui asjaga on kiirem.

Teine, kasulikum pool kaalub varjuküljed üles: kui keskendun mingile tegevusele, teen paremat tööd ja olen efektiivsem; kui vastan, siis sisuliselt; ning mis peamine – mu meel on oluliselt rahulikum, naudin elu enam ning pakun end ümbritsevale maailmale rahulikumal moel rohkem.

6 nippi pabermärkmiku kasutajale

/5 kommentaari/in , , , , ,

Olen uurinud viimase nelja aasta jooksul sadadelt inimestelt, milliseid nippe nad kasutavad asjade kirjapanekuks pabermärkmikusse. Tutvustan neist võtetest tõhusamaid.

1. Jaga leht pooleks.
Jaga päeva leht pooleks: ühele poole pane kirja kellaajalised sündmused ning teisele poole nimestik, milles kirjas need tegevused, mis tuleb millalgi sel päeval ära teha, aga suurt vahet pole, mis kell täpselt.
Kui nüüd päeva jooksul saad kellaajaliste sündmuste vahel mahti, siis libistad pilgu paremal poolel olevast tegevusnimestikust üle ning valid tegevuse, milleks parasjagu tuju ning vajadus.
Päeva lõpus kiidad end oluliste tegevuste eest, millega toime tulid, ning visandad järgmise päeva tegevusnimestiku või täiendad seda. Kui mõned asjad jäid tegemata, siis ei lükka neid alati mitte homsele, vaid leiad päeva, millal tegelikult need ära teed.
Kasuta lühikesi tegevusnimestikke: kui tegevused ei mahu ühele kalendrilehele, siis on neid tõenäoliselt ühe päeva jaoks liiga palju.

2. Kasuta kleepepabereid
Üks vahvamaid nippe, mida olen näinud: selle asemel, et kirjutada kalendrisse, kirjuta kleepsupaberitele ja kleebi need märkmikusse. Kui lükkad mingi tegevuse edasi, siis pole seda vaja ümber kirjutada!
Selle süsteemi kasutamise eelduseks on kokkulepe endaga: kui liim paberi taga enam ei kleebi, siis tuleb paberil olev tegevus kohe ära teha või visata see paariks-kolmeks kuuks peast ja märkmikust välja ning loobuda sellest.

3. Lisa ideedelehele kleeps
Tean mitut inimest, kes on tekitanud oma märkmikusse n-ö ideede sektsiooni, milles olevatele tühjadele lehtedele kribivad uitmõtteid ning ideid selle kohta, mida võiks tulevikus teha.
Korra-paar kuus võtavad nad uute ideede nimestiku ette, loevad läbi ning otsustavad, millise vahva mõte võiks järgmisena ellu viia.
Selleks, et hetkel pooleli olev ideeleht avaneks kiiresti, kleebivad nad selle küljele indeksikleepsu. Teine indeksikleeps või joonlaud asub tänase päeva vahel, et seda saaks kiiresti avada.

4. Pane suuremad tegevused kirja
Üks hea nipp veel: pane eraldi lehele kirja suuremad tegevused, mis hetkel pooleli. Minul on praegu nendeks nelja koolituse ettevalmistus, koostöö koolituse „Uus kurss“ ettevalmistus ning paar-kolm asja veel.
Kui viskad hommikul või õhtul korra sellele nimestikule pilgu peale, siis suudad kiirelt otsustada, milline on neist hetkel kõige tähtsam, ning mida peaksid järgmisena ette võtma, et see oluline asi viia eduka lõpptulemuseni.

5. Prindi kalender välja
Kasutame üha enam ühiseid kalendreid, olgu need Outlookis, Lotus Notesis või Google Calendaris. Kui hoiad oma tegevusi pabermärkmikus, kuid osa tegevusi paned kirja e-kalendrisse, siis on kasu kahest võttest.
Esimene: märgi kord päevas oma hõivatud ajad e-kalendrisse. See polegi nii oluline, et paned kirja, millega millal täpselt tegeled. Kui lisad e-kalendrisse hõivatud ajad, siis on teistel lihtsam leppida sinuga kohtumist kokku.
Teine: Prindi päeva-paari tagant Outlooki kalendri nädalavaade välja ja lisa see pabermärkmiku vahele. Siis pole vaja nii palju asju ümber kirjutada.

6. Kui oled rahutu, kirjuta
Kui tundub, et tegemata asjad löövad üle pea kokku, siis võta kümmekond minutit, et ühele lehele kirjutada olulisemad eesootavad tegevused üles. Seejärel vali nende seast välja kolm olulisemat ja  tee ära. Nüüd tee väike paus ning vali järgmine kolmik, millega tegutseda.

Millised on sinu parimad pabermärkmiku nipid? Olen tänulik, kui jagad neid artikli kommentaarides.

Loe teiste kasutajate nippe ka sekretar.ee kommentaaridest – sealgi oli mitu head võtet.

4 efektiivsust tõstvat töövahendit Androidile

/5 kommentaari/in , , , , , ,

Minu HTC Desire nutitelefonis teevad minuga koos tööd neli elu korraldada aitavat rakendust, milleta tuleksin küll toime, aga aega kuluks kõvasti rohkem.

1. Jorte kalender (www.jorte.net)

Jorte kalender kannab endas vana head pabermärkmiku mekki. Saan kiirelt valida erinevate vaadete vahel: päev, nädal, kuu, jooksev nädalakalender. Paari puudutusega kuvab telefon just selle vaate, mida vajan. Sellele lisaks pakub Jorte ka piisavat valikut vidinaid ehk widget’eid, mille abil oma lähiaja kalender kuvada telefoni nn koduekraanile.

Sündmuste sisestamine käib kiiresti ja intuitiivselt. Pealekauba suudab Jorte oma sündmused sünkroniseerida Google’i kalendriga.

Soovi korral võid lisada Jortesse ka oma tööülesanded – needki sünkroniseeruvad Google Tasksiga. Ise kasutan küll Astrid Tasksi, sest see on paindlikum. Jorte nimelt ei lase ülesannete tähtsuse järjekorda käsitsi muuta ning samuti puudub võimalus ülesannet ühest nimestikust teise tõsta.

Rakendus ise on loomulikult tasuta.

2. Astrid Tasks (www.weloveastrid.com)

Astrid Tasksi on tituleeritud mitu korda Androidi parimaks tegevusnimestiku hoidjaks ning seda mitmel põhjusel.

Esimene: tööülesanded sünkroniseeritakse Google Tasksi või veebipõhise tegevusnimestikuteenuse Producteev.com’iga. Ülesandele saab seada neli erinevat prioriteediastet ning soovi korral sama prioriteediga ülesannete järjestust muuta. Samuti saad ülesandega tegelemisel käivitada taimeri, et teada saada, kaua oled kulutanud mingile ülesandele.

Lisaks kõigele muule saad lisada ülesannetele märksõnu ning kasutada erinevaid tegevusnimestikke, et hiljem kiirelt pikka nimestikku nende põhjal filtreerides kuvada just asjakohaseid tegevusi. Ainsana tunnen puudust sellest, et ülesannet ei saa tõsta ühest tegevusnimestikust teise – selleks pean avama oma arvuti ja korraldama selle Google’i kalendri abil.

Nii nagu ikka, rakendus on tasuta. PowerPacki eest, mis pakub võimalust kasutada täiendavaid vidinaid ehk widget’eid, küsib Astrid Tasks viis dollarit.

3. Evernote (www.evernote.com)

Evernote on mu tõeline märkmete hoidmise lemmik. Ainsa klõpsuga saan pildistada telefoniga huvipakkuva märkmelehe või muu pildi, lisada märksõnad ja laadida mobiilivõrgu kaudu üles Evernote’i serverisse. Või siis klõbistada kiirelt sisse mõned uitmõtted ja laadida need Evernote’i edasiseks kaalumiseks.

Lisaks on kõik mu arvuti Evernote’i programmi abil sisestatud märkmed pidevalt ka mobiilis kättesaadavad. Ainus paha lugu on see, et offline’is Evernote ei toimi.

Rakendus on tasuta, kuid kui ületad igakuist mahupiirangut, soovib Evernote selle eest mõne dollari saada. Kuigi olen üsna usin Evernote’i kasutaja, pole seda vajadust veel tekkinud.

4. Dropbox (www.dropbox.com)

Dropboxi abil sünkroniseerin faile oma kolme arvuti vahel (2 läpparit ning eks nutitelefongi ole arvuti). Tasuta ruumi pakub Dropbox 2 GB ning seda on võimalik tasapisi aja jooksul ka suurendada.

Dropbox toimib imelihtsalt: paigaldad kliendi arvutisse ning telefoni. Luuakse uus kataloog, kus hoiad edaspidi neid faile, mida soovid igalt poolt kätte saada. Iga kord, kui muudad faili, laetakse see ka teistesse su arvutitesse-telefonidesse, milles oled oma Dropboxi kasutajaga sisse loginud.

Üks pluss on tal veel: Dropbox on suurepärane meeskonnatöö vahend. Paari hiireklõpsuga saad jagada katalooge kas kõigile või ainult nende inimestega, kellega vaja. Aga eks uuri ise täpsemalt järgi 🙂

Millised on sinu lemmikrakendused Androidi nutitelefonis? Palun anna kommentaarides teada.

Järgmisel nädalal kirjutan mõnest nipist, mida kasutan vana hea pabermärkmikuga.

11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 kommentaari/in , , , , , ,

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

11 Outlooki nippi, mis aitavad paremini tegutseda

/6 kommentaari/in , , , , , , ,

2011 võiks olla õppimise aasta. Meid ümbritsevad kümned tehnoloogilised abivahendid, mis võimaldavad oluliselt rohkemaga toime tulla. Jaanuaris jagan käputäie nippe, mida ise kasutan ning ja oma koolitustel ka teistega jagan.

Võtan esimesena ette Microsoft Outlooki kui kõige rohkem levinud ärisuhtlusvara. Suuremat osa neist võtetest saab kasutada nii Outlooki 2003, 2007 kui ka 2010 versiooniga. Toon ära ingliskeelse liidesega Outlooki nipid – loodan, et ehk maakeelse Outlooki kasutajad leiavad menüüd-valikud ise üles.

Praegu on selline plaan, et järgmisel nädalal kirjutan Google’i teenustest, ülejärgmisel Androidi nutitelefonist ning jaanuari viimasel nädalal vanast heast pabermärkmikust. Kui teil on mõtteid ja ideid või soovitusi, palun andke kommentaarides teada.

Minu Outlooki kasutamise 11 lemmiknippi:

1. Pane ideed kirja. Kui mul tuleb uus idee, siis lisan selle Outlooki uue tööülesande ehk task’ina. Selleks kirjutan selle meilivaates paremas servas olevale to-do bar’i reale või ülesandevaates reale Click here to add a new task. Kui sa to-do bar’i ei näe, siis vali View -> To-Do Bar -> Normal ja pane linnuke ette.

Sellisel moel saan kiiresti ideed kirja ega pea neid meeles hoidma, kui olen arvuti taga.

Ah jaa, kui kavatsen midagi kindlal päeval teha, siis kirjutan selle kavandatava päeva tööülesanderibale (Daily task list). Kui sa iga päeva all kalendrivaates ei näe tööülesanderiba, siis vali View -> Daily Task List -> Normal.

2. Võta kasutusele kategooriad. Kategooriate abil saab tegevuste nimekirja liigendada, et see ei muutuks liiga pikaks ega lohisevaks. Vali suvaline kiri, kalendrisündmus või tööülesanne ning leia menüüribalt neljast värvilisest ruudust moodustuv nupp Categorize. Sellele klõpsamisel lahti hüppavast menüüst võta All Categories ning sisesta sinu tööks sobivad kategooriad – olgu neiks näiteks erinevate projektide nimed või hoopis kohad, kus töötad (kontor, kodukontor, ladu, koosolek, kohtumine, telefonikõne, arvutitöö, internet). Sagedamini kasutatavatele kategooriatele määran ka kiirklõpsu, et ülesannete sorteerimisel hiljem aega kokku hoida.

Nüüd võtad ülesanded ja märgid igale neist sobiva kategooria. Ma ise kasutan tegutsemiskeskkonnal põhinevaid kategooriaid (töö, kodu, telefon, netipank, kesklinn, maakodu). Sel juhul saan hiljem avada vastava asukoha tegevuste nimestiku ning järjest tegutseda.

Erinevate projektide eristamiseks märgin ülesande ette sobiva lühendi, näiteks „Uue kursi“ müügitegevuste ees on alati lühend „UK M“. Kui kirjutan Outlooki tööülesannete filtrisse „UK M“, siis näitab arvuti ainult „Uue kursi“ müügitegevusi.

Ühe kategooria nimega „Projektid“ olen teinud suuremate ja olulisemate terviklike tegevuste ehk projektide jaoks. Selle abil olen loonud ülesannete vaates oma pooleliolevate suuremate tööde nimestiku: koolitus kliendiga x, coaching kliendiga y, turundus, „Uue kursi“ müük, „Uue kursi“ sisu… Selliseid pooleliolevaid suuremaid töid on mul paarkümmend.

Projektide nimekiri pakub abi tegemistest ülevaate saamisel. Kord nädalas võtan selle ette ja küsin endalt iga projekti puhul: „Milline on minu järgmine tegevus, et see oluline asi liiguks edasi eduka lõpptulemuse poole?“

3. Sea eesmärgid. Ühe kategooria olen oma eesmärkide jaoks – selles mul on kirjas viie tööülesandena kirjas viis olulist tänavust eesmärki. Iga ülesande sisusse olen pannud kirja, milline näeb olukord välja eesmärgi saavutamisel ning mõne puhul ka visandanud tegevuskava. Hoolitsen selle eest, et pärast eesmärgi sõnastamist lisaksin projektide kategooriasse hetkel saavutamisel oleva eesmärgi kõige olulisema projekti, et sellele leida nädalas piisavalt aega.

4. Märgi kalendrisse ajasahtlid. Kui küsiksin täieliku võhikuna, et palun ütle kolm-neli kõige olulisemat asja, mida sa teed, siis millised need oleksid? Minu puhul on nendeks inimeste koolitamine, koolituste ettevalmistus, „Uue kursi“ ühiselt asjade ärategemise koolituse ettevalmistus ning teiste koolituste müük ja oma isikubrändi arendamine.

Olen võtnud igaks selliseks tegevuseks kindla aja ning märkinud selle kalendrisse. Alati, kui võimalik, siis koolitan inimesi teisipäeviti, neljapäeviti ja reedeti, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti, „Uue kursiga“ tegelen võimalusel kolmapäeviti ning koolitusi müün ja isikubrändi arendan teisipäeva hommikupoolikul kui koolitust pole.

Kui tegelen sarnaste tegevustega järjest, siis säästan aega.

5. Sea sisse korralik kaustasüsteem. Kasutan mitmendat aastat Sally McGhee loodud lihtsat kaustasüsteemi. See struktuur on sama nii Outlookis kui ka failikaustadel, et asjad oleksid loogiliselt samas kohas.

Esmalt jaguneb mu kaustasüsteem kaheks: praegu käimasolevate tegevuste materjalid ning ammuste tegevuste arhiiv, milles ka muud taustamaterjalid, mida ma hetkel eriti ei kasuta. Mõlema kausta alamkaustade struktuur on sama:

Kaustasüsteemi ülemine tase on eesmärk – igal eesmärgil on oma kaust. Selle alamkaustadeks on selle eesmärgi täitmiseks vajalike projektide kaustad. Näiteks see artikkel asub kaustas „Praegune töö -> Turundus (eesmärgikeeles: inimesed teavad, kes olen) -> Artiklid“. Kui ühel hetkel peaksin sihipärase kirjutamise lõpetama, tõstan selle samasse kohta arhiivikaustas.

6. Keera kellad-viled maha. Olen võtnud maha igasugused kõllid, ümbrikuikoonid ja paunad, mis annavad uue kirja saabumisest teada, sest need segavad keskendumast. Selle asemel, et arvutil lasta endale tempot dikteerida, käin ise korra tunni-paari tagant vaatamas, millised kirjad on tulnud. Kui keskendun rohkem, jõuan enam tehtud.

Märguannete maha keeramiseks Outlook 2007s Tools -> Options -> E-mail Options -> Advanced E-mail Options -> Puhasta kogu When new items arrive in my Inbox linnukestest. Outlook 2010 puhul File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrival linnukestest.

Kui ootan mõnda kiiret e-kirja, siis seadistan ajutiselt Outlooki nii, et ta annab ekraani nurgas hetkeks kuvatava paunaga märku saabuvast e-kirjast.

Keera maha ka Skype’i ja Windows Live Messengeri märguanded – neid saad käia sama moodi aeg-ajalt uudistamas, et kas on uusi sõnumeid tulnud.

7. Loe e-kirju kord-paar päevas ja kategoriseeri. Viskan pilgu kirjakastile, siis kui olen ühe tegevuse lõpetanud, aga järgmisega pole veel alustanud. Selle käigus vastan nendele kirjadele, millega tegelemine võtab alla paari minuti. Kui kirjale olen vastanud, kustutan selle või tõstan kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Kogu kirjakasti tühjendan iga tööpäeva lõpus. Otsustan siis, mida pean iga kirjaga tegema, loon sellest tööülesande ning tõstan pärast seda kirja inbox’ist kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Tööülesandeid saad kirjadest teha mitmel moel. Outlook 2007s lohista kiri näiteks parema hiireklõpsuga aknale Tasks. Vali Copy Here as Task with Attachment. Nüüd luuakse uus tööülesanne, milles manusena kiri. Hiljem, kavandatud ajal selle ülesande avamisel teen kirjale topeltklõpsu ja saan sellele kohe vastata.

Outlook 2010 puhul olen loonud selleks tarbeks kiirsammu: Ava menüü Quick Steps, kustuta olemasolevad ebavajalikud sammud, nüüd vali  New -> Custom… -> nimeta samm -> Choose an Action -> Create task with attachment -> Choose a Shortcut -> Finish. Ma olen seadistanud kirjast ülesande loomise kiirvalikuks Ctrl+Shift+1 – nii saan ainsa klahvivajutusega kiirelt e-kirjadest ülesandeid teha.

Alternatiivina võid teha hiirega paremklõpsu kirja kõrval oleval lipul ning valida tähtaja, millal vastad sellele kirjale. Muide, sel juhul tööülesannet tegelikult ei looda ning kirja kustutamisega kaob ka „tööülesanne“ ning „tööülesande“ kustutamisega e-kiri. Samuti tuleb hiljem ülesande pealkirja muuta, sest sageli ei anna kirja pealkiri ülesande sisu edasi.

8. Pane kirja delegeeritud tegevused. Olen loonud ühe kategooria delegeeritud tegevustele. Kord päevas käin läbi saadetud kirjade kausta ning lisan neile kirjadele, millele ootan vastust, lipu ja delegeeritud kategooria. Mõne päeva pärast meenutan vajadusel inimestele, et ootan neilt tagasisidet või uurin, kaugele nad on omadega jõudnud.

Aeg-ajalt puhastan saadetud kirjade kausta ning tõstan kirjad sellesse kausta, kuhu need sisu poolest kuuluvad – sel juhul on samas kaustas mul nii saadetud kui ka vastuvõetud kirjad, kõik asjad kenasti sama koha peal.

9. Kasuta otsingukaustu. Kui kerid kaustapuud allapoole, leiad sealt jaotuse Search folders. Selle alla saad luua otsingukaustu, kuhu indekseeritakse näiteks mõne adressaadiga peetav kirjavahetus. Kui tahaksin Äripäeva inimestega peetava kirjavahetuse jaoks otsingukausta luua, siis teeksin Search foldersi peal parema klõpsu hiirega ja valin New Search Folder… Nüüd valin Mail from and to specific people -> Choose… -> kirjutan From or Sent to reale aripaev.ee ning klõpsan kaks korda OK. Tulemuseks on kaust, kuhu edaspidi indekseeritakse Äripäevaga peetav kirjavahetus.

10. Vaata päev üle. Kord päevas võtan pool tunnikest, et otsustada iga saabunud kirjaga, mida temaga täpselt teha. Vaatan läbi täna tehtud ülesanded ja tunnustan end. Vaatan läbi tegemata jäänud asjad ning lohistan need sellele päevale, millal mul tegelikult on aega neid asju teha. Nüüd planeerin järgmise päeva ja panen paika esimesed paar-kolm tegevust, mille kohe hommikul ära teen.

11. Vaata nädal üle. Kord nädalas leian tunnikese-poolteist, et vaadata samal moel läbi kogu nädal: mida nädalaga sain tehtud, mis jäi tegemata ning millal need asjad ette võtan, millised on mu plaanid eesootavaks nädalaks? Sellisel moel vähendan oluliselt tegemata asjadest tingitud painet, hoian olukorda kontrolli all ja sihi selge.

Millised on sinu parimad Outlooki-nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Outlooki kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Loe asjalikke kommentaare ka sekretar.ee veebist.

Tule koolitusele!

Kui tahad õppida neid nippe koos minu ja veel 11 inimesega oma sülearvutis kasutama, siis tule neljapäeval, 13. jaanuaril kell 10-17.30 Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta, neist kõigest 5 on veel vabad. Koolitus maksab 191,05 eurot (2990 kro0ni) + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 127,17 eurot (1990 krooni) + km. Pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest rühm peatselt on kohad täis! Registreerumiseks klõpsa siia.

5 võtet, kuidas muuta uus aasta nauditavaks

/1 Comment/in , , , , ,

Mida peaksime küll tegema, et mitte lasta uusaastalubadustel end mõttetult koormata ja selle asemel elada mõnusalt ja mõttekalt? Näitan viit võtet, kuidas muuta äsja alanud aasta enda jaoks mõnusaks ja rahuldust pakkuvaks.

Nagu eelmistel aastatel, matsime end ka tänavu tuhandete lubaduste lasu alla. Uuel aastal hakkame paremaks, spordime kohusetundlikult, loobume suitsetamisest ja joomisest, mõnusalt rasvaseid roogi vihkame siiralt, ütleme inimestele ainult hästi, teeme hiiglaslikke maailma muutvaid tegusid – hakkame veel tublimaks kui esimesel koolipäeval.

Nüüd, aasta esimestel päevadel, oleme end lubaduste kuhja alt vabandustega välja uuristanud ning jätnud suurema osa neist tegemata, lüües käega: vahet pole, nii kui nii ei tule neist asjadest midagi välja. Pealegi, mis mul ennegi häda oli! Ning jätkame vana viisi. Sagedamini õnnetu kui õnnelikuna.

Miks me piiname end nii? Kas kuidagi teisiti siis ei saa? Saab.

1. jaanuar ei erine teistest päevadest mitte millegi poolest. See on lihtsalt kokkuleppeline uue aasta algus, muidu kuupäev nagu iga teinegi. Mingil jabural põhjusel oleme selle teiste seast esile tõstnud lootes naiivselt, et sel päeval äkki muudame end ning loome end uueks. Vahel isegi pingutame paar-kolm päeva, aga siis läheb elu vana rada pidi edasi.

Uusaastalubadused väljendavad meie pooliku õnne sümptomeid, mitte põhjuseid. Asi pole selles, et ahelsuitsetamine oleks tobe, pigem selles, et hommikuti tahab köha hinge võtta. Mitte selles, et sporti teha oleks mõnus või tervislik toit annaks hea enesetunde, vaid hoopis selles, et pärast poolekilomeetrist kiiret kõndi ähime nagu maratoonerid pärast lõpuspurti. Ega ka selles, et suhtume kaasinimestest hooletult ega aita ja tunnusta neid piisavalt, vaid hoopis võõrandume üksteisest üha enam.

Bodil Jönsson kirjutab raamatus „10 mõtet ajast”, et oleme hüljanud kreekapärase teleoloogilise maailmakäsitluse. Kui Vana-Kreekas küsis laps isalt, miks vedeleb puu all tammetõru, vastas isa: „Aga loomulikult selleks, et kasvaks uus puu!” Meie näitame näpuga läheduses kasvavat tamme ja nendime, et ju see tõru selle tamme otsast pudenes.

Kui võtame kasutusele uuesti kreekapärase mõtteviisi, muutub meie maailm terviklikumaks ja mõtestatumaks. Seda saab teha viie sammuga.

1. Leia kohad, kus tunned end abituna. Olgu selleks segi tuba, koristamata kirjutuslaud, tühjad toaseinad, mõttetu koosolekuruum, sisutühi töökoht. Leia mõni pisiasi, mis aitab seda kohta mõnusamaks muuta. Aseta mõned esemed oma kohale; riputa seinale meeldiv pilt; sea koosolekule eesmärk ja lepi kokku, et räägime siis, kui meil on öelda midagi, mis lisab keskustelule sisu; leia oma töös üks oluline asi, mis muudab selle oluliseks, ning väljenda seda ka oma töökoha ilmes.

Kaardista need kohad, kirjuta iga koha taha üks pisiasi, mida saad teha selle koha parandamiseks ning vali neist üks meelepärane muudatus, mis kohe ära teha. Kui see on tehtud, võta mõne päeva pärast järgmine ette.

2. Avasta sündmused, mis muudavad sind õnnetumaks. Neid on kümneid: ületöö, liigjoomine, ohjeldamatu suitsetamine, hingeldamine iga väiksemagi füüsilise pingutuse puhul, üle värvli töllerdav õllekõht, mõttetu töökohustus, ebameeldiv kohtumine. Pane need olukorrad kirja ja lisa iga olukorra järele, mida saad teha, et pöörata sündmus sinus õnne tekitavaks.

Vali neist üks ja muuda seda tasapisi kuni soovitud tulemuse saavutamiseni. Nüüd võta järgmine ja tee sama.

Ma ei pea silmas äärmustesse langemist – tunneme end kõige paremini, siis kui käitume mõistlikult ja end ohjeldavalt, sest siis suudame nautida peaaegu kõike, mis ohjeldamatult tarbides rahulolu loomise asemel suurendab meis õnnetust.

3. Mõtiskle selle üle, millised tegevused loovad sinus õnnetunnet. Lähedastega koos olemine, sport, laulmine või pillimäng, maalimine, lugemine, loominguline töö, jalutuskäik looduses, tegelemine millegi täiesti uuega või hoopis mõni vana ja armas harjumus… Tegele iga päev vähemalt ühe-kahe sellise tegevusega. Hoolitse selle eest, et iga päev oleks põhjust päevale tagasi vaadata ning mõnuga meenutada vähemalt paari hetke, mil olid õnnelik, ning mõelda järgmisele päevale ja kirgastele hetkedele, mille see kaasa toob.

4. Milline on üks kõige olulisem muudatus, mida tegelikult tahad ka ära teha? Üks. Ei rohkem ega vähem. Kui seda üht kohe ei meenu, siis pane kirja nii palju muudatusi, kui iganes meelde tuleb. Las see nimestik settib mõne päeva, soovi korral aruta see lähedastega läbi ning vali välja üks, kõige olulisem asi. Mida teed homme esimesena, et see Tähtis Tegu saaks ühel päeval valmis? Pane vajadusel kirja ning homme hommikul võta see asi esimesena ette. Kui tahad rohkemaga toime tulla, siis uuri lisa artiklist “Loo endale suurepärane aasta“.

5. Võta rahulikult. Hinga rahulikult ja mõnuga. Naudi, et oled elus ja maailm on suurepärane koht elamiseks just sellises keskkonnas ning sääraste inimestega nagu oled. Elu on ilus ning meid ootab ees fantastiliselt tore ja mõnus aasta.

Artikkel on taasavaldatud Eesti Ekspressi loal.

Loo endale suurepärane aasta

/5 kommentaari/in , , , , ,

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem?

Näitan, kuidas planeerin enda 2011. aastat. Võtan selleks pool päeva.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2011. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Kaastunde aasta“, „Perele pühendumise aasta“, „Lihtsama elu aasta“, „Majandusliku muretuse aasta” või hoopis „Meisterlikkuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

Ole ettevaatlik järgmise aasta tunnuslause valimisel, sest selle nimel tegutsemine toob kaasa peale ihaldatud tulemuste ka soovimatuid tagajärgi. Kui näiteks otsustad kutsuda järgmist aastat „Majandusliku sõltumatuse aastaks“, siis kas oled arvestanud võimalusega, et see toob kaasa hulga ületunde ning ületöötamise ohu? Seega, kaalu järgmise aasta nimetuse plusse ja miinuseid ning pane talle seejärel nimi.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed. Milline on kõige olulisem põhimõte, millest lähtud ning mille teostamise suunas liigud? Millist kasu saab sinust maailm järgmisel aastal?

4. Loetle 3 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised kolm olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need kolm eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla. Kui vähegi võimalik, hoolitse selle eest, et üks eesmärk oleks seotud sinu enda arenguga, teine sinu lähedaste ja pereeluga ning kolmas tööeluga.

Kui sa esimese hooga ei suuda kolme eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta kolm olulisimat eesmärki.

Võid kirja panna ka nö varueesmärgid, lisades iga eluvaldkonna olulilisimale eesmärgile veel kaks eesmärki, mida on vahva saavutada, kuid need ei pea tingimata tehtud saama. Keskendu eelkõige olulisimate eesmärkide ellu viimisele, aga kui need on valmis või sinust sõltumatult ei saa nendega hetkel edasi tegeleda või jääb lihtsalt aega üle, siis saad tegutseda varueesmärkide teostamisega.

5. Aruta lähedastega. Aruta järgmise aasta tunnuslauset, missiooni ja kõige olulisemaid eesmärke oma lähedastega. Vajadusel lihvi neid ning kohanda selliseks, et teie ühine panus maailma oleks võimalikult suur. Kui saad oma olulistes tegudes toetuda mõistvatele ligimestele, siis tegutsed oluliselt sihikindlamalt ja suurema lustiga.

Edasine sõltub sellest, kas oled planeerija tüüpi või pigem kulgemise nautleja. Kui oled kulgeja, siis jätka lugemist 9. sammust; kui planeerija, siis jätka tekstiga juba järgmisest lõigust.

6. Tükelda 3 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

7. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Vaata märtsi lõpu eesmärki ning otsusta, kui kaugele oled iga eesmärgiga jõudnud järgmise aasta esimese ja teise nädala lõpuks. Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe või kahe eesmärgi saavutamise nimel.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata kord nädalas möödunud nädalale tagasi ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid. Samuti vaata selle sessiooni käigus üle järgmise nädala kava, vajadusel kohenda seda veidi ning planeeri ka ülejärgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

8. Keskendu hetkele ja käsilolevale tegevusele. Ainult planeerimisest pole mingit kasu, kui sellele ei järgne tegevusi. Keskendu praegu käsilolevale tegevusele täielikult. Kui see samm tehtud, täna ja tunnusta end ning teisi, kes aitasid sind sammukese edasi. Nüüd küsi endalt: „Milline on minu järgmine tegevus, et kõige olulisema asja teostamisele astuda sammuke lähemale?“ Astu see samm, täna ja tunnusta ning planeeri järgmine tegu.

9. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

10. Õpi. Tee 2011. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 3 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust. Seejärel leiame sobiva hetke, et rääkida need oma lähedastega läbi.