Postitused

Kuidas planeerida oma tegevusi lihtsalt?

AIESEC Tartule loodud tudengite ajajuhtimiskursuse 5. osas näitan lihtsat oma aja planeerimise süsteemi, mis aitab olulised asjad õigeks ajaks ära teha.

5 tähtsaimat soovitust

Halastajaõde Bronnie Ware pani kirja inimeste enam levinud kahetsused surivoodil. Tema koostatud nimestikku üle vaadates avastan, et pilt tuleb kohati kahtlaselt tuttav ette endagi puhul.

Inimeste olulisemad kahetsused:

  1. Ma soovin, et oleksin julgeda elu oma tahtmise kohaselt, mitte teiste ootustele vastavalt.
  2. Ma soovin, et poleks nii palju töötanud.
  3. Ma soovin, et mul oleks olnud julgust väljendada oma tundeid.
  4. Ma soovin, et oleksin suhelnud oma sõpradega.
  5. Ma soovin, et oleksin lubanud endal olla õnnelikum.

Kuidas vältida samasse olukorda sattumist? Esseist, programmeerija ja investor Paul Graham soovitab kirjutada oma igapäevase tegevuste nimestiku peale vastupidisele tulemusele suunavad soovitused:

  • Ära eira oma unistusi.
  • Ära tööta liiga palju.
  • Ütle, mida arvad.
  • Arenda sõprust.
  • Ole õnnelik.

Kui sellest jääb väheks, siis küsi igal õhtul endalt, mida tegid, et oma unistusi ellu viia, mõistlikult töötada, oma arvamust vabalt avaldada, olla suurepärane sõber, lapsevanem ja abikaasa ning olla õnnelik.

Ajajuhtimisõpik, kiirtoit ja seedimishäired

Säästa tund ja lehitse Michael Heppelli raamatut “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“, sest lugeda pole seda mõtet: Michael Heppell jagab valdavalt triviaalseid nõuandeid, mida ilmselt teadsid niigi, ning kiirelt lehitsedes saad endale viis-kuus nippi, millest tulevikus kiirelt kasu lõigata.

Ma ei tee seda raamatut maha: Heppell ise annab sama soovituse raamatu alguses. See ei ole mitte lugemis-, vaid lehitsemisraamat, mitte kolmekäiguline kulinaari unistus, vaid nälga kustutav Briti kiirtoit, kala krõbekartulitega mähituna vanasse ajalehte.

Nagu iga kiirtoiduga, pole mõtet ka seda ei nautida ega sellega üle pingutada – vastasel juhul tabavad sind seedehäired ning enesetunne halveneb. Kiirtoidu efekt on pigem muus: edaspidi väldid seda suurema osa ajast, kuid saad paar head nõksu igapäevaseks kokkamiseks. Ja täpselt nagu iga muu kiirtoit näeb Heppelli raamat alguses hea välja, kuid vajub mõne aja pärast lössi.

Millised ideed on kahtlust väärt:

  • Heppelli soovitus seada sisse ajatabel, milles jälgid nädala jooksul oma aja kulutamist veerandtunnise täpsusega. Teoorias suurepärane idee, mis nagu aitaks ajakulu auditeerida ja leida selles nõrku kohti. Praktikas pole ma kohanud inimesi, kes seda vabatahtlikult teeks nädala vältel. Teiselt poolt, kui jälgid oma aega tunnise täpsusega 3-4 päeva, saad ka aimu, kuhu seda kaotad.
  • Suurpuhastuse idee. Teoorias kena, praktikas… Neetult keeruline. Kui oled proovinud teha suurpuhastust, siis tead, millist üleinimlikku pingutust nõuab sellega alustamine. Pealegi hindab Heppell egoistlikult oma aega rohkem kui meie ühist elukeskkonda – ta soovitab asju ära visata, sest nende müümine või vajajatele annetamine nõuab liiga palju aega. Siin on muidugi oma iva: kui võimalik, siis loobu ebavajalikust ja anneta neid asju hulgi, et oma aega säästa. Vii asjad, mida aitab veel kasutada, näiteks uuskasutuskeskusse. Aga palun ära reoste nendega keskkonda.
  • Soovitus osta kõigile sama kink, et aega säästa, kuulub ilmselt Briti huumori valdkonda, mida ma kahjuks täiuslikult ei valda. Aga kui ei kuulu, siis on see iseenesest üsna naljakas.
  • Raamatut läbiv kramplik humoorikus muutub hiljemalt viiendal leheküljel tüütuks. Kui vaid saaks autorit sundida tema naljatiivul lendlevat luulehobu veidi ohjeldama… Raamat ainult võidaks sellest.

Olgu, aitab tampimisest. Tegelikult pole Heppelli raamat läbi ja lõhki kasutu. Selles on ka mõni hea nõuanne.

  • Planeeri õhtul järgmisse päeva 5 tähtsat tegevust. Toimib.
  • Jaga oma tegevused hiilgavateks, paremateks ja talutavateks. Keskendu hiilgavatele, võta aega parematele tegevustele ja talutavatele kuluta nii vähe aega kui saad.
  • Kasuta ajasahtleid: võta alguses üks päev ainult enda ja oma perega tegelemiseks, paar päeva kõige olulisemate võtmetegevuste jaoks ning ülejäänud 4 päeva sebimiseks. Hiljem suurenda oma ja võtmetegevuste osa ning vähenda sebimispäevade oma. Toimib.
  • Kasuta delegeerimisel väljendit “Mul on sinu abi vaja, sest…” Põhjendust loe raamatust – see nipp on raamatule kulutatud raha väärt!
  • Alusta koosolekuid veerandtunnil ja lühenda nende kestus 45 minutile. Teoorias toimib, praktikas vahel ka.
  • Paiguta riidekapis kantud riided paremale ning vasakule kogunevad rõivad, mida sa tegelikult ei vaja. Meeste puhul isegi toimib. Vist.

Heppelli pealiskaudne, hoolimatu ja individulalistlik raamat on tulvil primitiivseid soovitusi, kuid siiski annab olulisematest ajakorraldusnõksudest ülevaate ja suudab siiski mõtlema panna, kui suudad ületada esimese ärrituse. Aga kui peaksin ostma ainult ühe raamatu, siis eelistan viimase aasta jooksul maakeeles ilmunud ajakorraldus- ja eneseabiraamatute seas Leo BabautaPingevaba elu” Heppelli raamatule.

Hoia head tegutsemisrütmi

Tartu AIESECi tegusad noored aitasid mul ära teha kümneosalise ajajuhtimise kiirkursuse tudengitele, mida nad avaldavad oma Facebooki-lehel. Jagan sama infot siingi – ehk on kellelgi neist kiiretest klippidest abi.

Esimeses osas räägin sellest, kuidas hoida päeva jooksul mõnusat tegutsemisrütmi.

Lihtne tegevusnimestik lükkab olulised asjad liikuma

Michael Linenbergeri üheminutiline tegevusnimestik (one minute to-do list ehk 1MTD) aitab toime tulla kiiret tegutsemist nõudvate asjadega ning samas võtta piisavalt aega ka pikaajaliste oluliste eesmärkide täitmiseks.

Linenbergeri süsteemi kasutamiseks vajad paari paberilehte, tekstidokumenti või mõnda ajahaldustarkvara, olgu selleks Microsoft Outlook või Toodledo. Süsteemi kasutusele võtmine nõuab vaid minuti (sellest ka süsteemi nimi) ning reeglid on imelihtsad.

Oluline = kiire

Linenberger väidab, et prioriteedi paneb eelkõige paika aeg. Seepärast kirjuta lehe ülaosasse need tegevused, mis tuleb tänase jooksul korda ajada.

Ta soovitab hoida selles nimekirjas mitte üle 5 tegevuse. Kui tegevusi koguneb nimestikku rohkem, siis küsi endalt: “Kas olen nõus olema täna kauem tööl, et saada need asjad tehtud?” Just nimelt vastus sellele küsimusele ütleb, kas tegevus kuulub tänasesse oluliste tegevuste nimestikku või võiks selle sama hästi kirjutada järgmisesse, 10 päeva jooksul oluliste valikute nimekirja.

Kui kasutad mingit ajahaldustarkvara, siis võib need tegevused tähistada kõrge prioriteediga.

10 päeva valikud

Tänaste oluliste ja kiireloomuliste tegevuste alla koosta teine nimekiri, milles olevad asjad tuleks järgmise 10 päeva jooksul korda ajada. Nendega tegeled siis, kui pakilised ja tähtsad asjad tehtud. Nimekirja vaatad üle korra päevas ja lisad sellest viis tegevust pakiliste ja oluliste tegevuste nimestikku.

Selles nimekirjas soovitab Linenberger hoida kuni 20 tegevust. Kui tegevuste arv kasvab suuremaks, kirjutad need asjad, mis tegelikult pole 10 järgmise päeva jooksul olulised, tulevikutegevuste nimestikku.

Kui kasutad tegevusnimestikku arvutis, siis tähtajad soovitab Linenberger kirjutada sarnaselt paberil oleva tegevusnimestikuga tööülesande reale. Kuna seda nimekirja vaatad üle igal õhtul või hommikul, siis hakkavad kuupäevad sel moel paremini silma.

Tulevikutegevuste pikk nimestik

Kolmandas nimekirjas on kõik ülejäänud tegevused. Nii need, mille alguseni on veel üle 10 päeva aega, kui ka need, mida võib-olla teed ühel ilusal päeval kui peaksid neiks aega leidma. Seda nimekirja sirvid korra nädalas, et liigutada sealt olulisemad asjad 10 päeva valikute nimestikku. Korra kuus tasub nimekiri läbi vaadata ning sellest tarbetuks osutunud tegevused lihtsalt välja visata.

E-nimestiku pidamisel soovitab Linenberger tähistada selle nimekirja tegevustele madala prioriteediga.

Olulised eesmärgid mäe tippu

Nüüd on viimane hetk tegeleda tõeliselt tähtsate tegevustega. Pakiliste ja oluliste tegevuste kohale soovitab Linenberger kirjutada 3-4 hetkel olulist eesmärki või tulemust, mis nõuavad suuremat pingutust ning pikaajalisemat tegutsemist. Kui selliseid olulisi tegevusi tuleb rohkem, siis vali neist välja 3-4 kõige tähtsamat, sest rohkematele me ei suuda keskenduda. Ülejäänud olulised eesmärgid kirjuta tulevikutegevuste nimestikku.

Iga päev teed ära esmalt pakilised ja olulised tegevused ning kohe seejärel tegeled kasvõi natuke oma oluliste eesmärkidega. Ja alles siis asud 10 päeva valikute nimekirjas olevate tegevuste juurde.

Nagu näed, on Linenbergeri süsteem lihtne ja samas toimiv. Kui pakub huvi, siis proovi kohe järgi. Rohkem infot leiad Linenbergeri veebist aadressil www.michaellinenberger.com/free1MTD.htm.

Kaks kotti ja prügi täis taskud

Hiljuti rääkis üks mu koolitusel osalenud kultuuritöötaja õpetliku loo tühjast tööst.

Oma tööd armastava inimesena võttis ta tavaliselt ette rohkem kui teha jaksas. Nii pidigi ta tööd koju kaasa võtma. Igal õhtul pakkis ta kaks ligi viiekilost kilekotti tegutsemist nõudvate paberitega ning haaras need koju minnes käe otsa.

Koju jõudes oli vaja perele süüa teha, veidi koristada, lastega tegeleda ning lõpuks ei jaksanud ta enam muud kui raamatut lugeda või telerit vaadata. Hommikul virgudes valmistas ta perele hommikusöögi, vaatas, et lapsed kooli saavad õigeks ajaks, ning haaras kaks viiekilost kotti käe otsa ja läks taas tööle.

Muide, ta elas töölt viie kilomeetri kaugusel ning käis tööl jala. Maal tavaline asi.

Nii jätkus see kahe nädala vältel – ikka õhtul kaks rasket kilekotti käe otsa ja koju ning hommikul märsid näppu ja tööle.
Ühel õhtul lõi tal järsku pildi selgeks. “Mida ma ometi teen? Miks ma tassin neid raskeid kotte iga päev edasi-tagasi?” küsis ta endalt. Seejärel naasis ta poole maa pealt tööle ning jättis kotid sinna. Kotid seisavad ilmselt tänaseni ta kabineti nurgas. Kergemat koduteed kui tol õhtul ta enda sõnul ei mäleta üle hulga aja.

Võta üks hetk ja vaata oma tegevused üle. Milliseid tegevusi sa lohistad sama moodi päevast päeva nagu kultuuritöötaja paberitest pungil kilekotte? Mida saad ette võtta, et sellist mõttetut koormat vältida?

Üks soovitus veel: vaata läbi oma taskud, kott ja lauasahtlid ning eemalda neist prügi, mida sa tegelikult ei pea iga päev kaasa vedama. Tegin seda hiljuti isegi ning eemaldasin mõlemast kotist poole kilo jagu pabereid, lisaks veel pükste ja pintsakku taskudest hulga väiksemat pudi-padi. Tee koju ja tööle on kergem nii otseses kui ka kaudses mõttes.

Bassimees bändis ja siga pusles

Hea ajajuhtimissüsteem on sama märkamatu nagu enamikes bändides bassimees – tema puudumist märkad alles siis, kui teda pole.

Me pojal on üks loomade pusle, mille esimeseks tükiks on Noa laev. Selle külge saab haakida erinevaid loomi. Iga loom käib eelmise või üle-eelmise külge ühe või kahe naksuga. Ikka ettenähtud järjekorras.

Pusle on vahvalt tehtud – kui mõni väiksem loom ka ära kaob, ei juhtu sellest suurt midagi, sest ülejärgmine loom kinnitub endiselt kindlalt ahelasse. Erandiks on üks pisike siga, mis kipub alailma kaduma minema. Kui siga on puudu, ei püsi puslekett enam koos. See siga on märkamatu nagu bassimees bändis – tõeliselt head, kuigi tagasihoidlikku bassimeest märkad alles siis, kui ta puudub.

Sama lugu on enda juhtimise ja oma tegevuste haldamise süsteemiga. Ideaalne süsteem on märkamatu ning iseenesest mõistetav. Aga selle puudumine annab valusalt märku siis, kui oled sellest loobunud või selle kaotanud.

Miks suurem osa ajajuhtimissüsteeme kukub läbi?

Mitu korda oled proovinud ennast kätte võtta ja varem või hiljem avastanud, et sel korral ei saanud sellest taas asja? Sind ei aita ükski efektiivsusnipp kui sa ei mõtle enne enda jaoks läbi, mis on oluline ja mis mitte ning mis väärib sinu aega ja mis mitte.

Osa inimesi käib mu koolitusel mitu korda. Asi pole selles, et koolitus oleks kehv. Vastupidi, osalejate tagasiside põhjal kuulub see Eesti parimate hulka. Nad võtavad ühe või rohkem ajajuhtimisnippi pärast koolitust kasutusele ning kõik näib tore selle hetkeni, kuni tundub, et koolitusest polnud midagi kasu. Inimene saab palju rohkem tehtud kui enne, aga ajast tuleb ometi puudu.

Minu endaga oli täpselt sama lugu. Võttis mitu aastat enne, kui mõistsin: kõige tähtsam on see, mida pead oluliseks ja mida mitte; see, millised on su prioriteedid.

Kui prioriteedid on paigast ära, on paigast ära ka kõik muu. Kui prioriteedid klapitad paika, loksub paika ka kõik muu.

 

Keskendu hädavajalikule

Selleks, et suudaksime mõnuga elada, peaksime keskenduma hädavajalikule. Millised on sinu eluks hädavajalikud kaks või kolm rolli? Millised rollid annavad su elule mõtte? Mina olen eelkõige isa ja koolitaja. Teised rollid: abikaasa, majaehitaja, müügimees, klienditeenindaja, kolumnist, õppija, qigongi harrastaja ja õpetaja ning kes iganes veel käivad nendega kaasas, kuid pole nii tähtsad. Mõtle enda jaoks ka läbi, kes sa oled.

Kui rollid on paigas, leia iga rolli kõige olulisem tegevus. Edaspidi on oluline keskenduda eelkõige nendele, jättes vajadusel vähem tähtsad asjad kõrvale.

See nõuab oskust öelda “ei” nii teistele kui ka endale. Kui ma ei loobu osast asjadest ja kohustustest, siis ma ei saa vähestes valitud tegevustes olla väga hea.

 

Meistrid muudavad maailma

Sa muudad maailma, kui kuulud mõnes kitsas valdkonnas maailma tippude hulka ning teistes asjades oled keskpärane või alla keskmise. Me panustame oluliselt maailma parendamisse ainult sel juhul, kui pürime mõnel üksikul alal meistristaatusse. Millisel alal sa saad meistriks? On see mõni pereroll, hobi, töö, õppimine? See võib olla mis iganes, mis pakub lusti ja mõnu ning aitab muuta maailma paremaks kohaks.

Võime olla mõnes vallas maailma parimate hulgas õigustab “ei” ütlemist neile asjadele, mis aita sellele kaasa. Fookus on oluline – kui pildil puudub fookus, ei köida see kedagi.

 

Kuidas öelda “ei”?

Fookusest välja jäävatele asjadele “ei” ütlemine on tegelikult lihtne. Teiste inimeste puhul ütlen: “Sel korral on vastus “ei”, ma ei saa seda asja ette võtta, sest olen end ära lubanud.” See jätab järgmisel korral abi küsimiseks ukse avatuks, kuid laseb mul praegu keskenduda olulisematele asjadele. Väljendi “olen end ära lubanud” õppisin loodusmees Fred Jüssilt, kes lisab vahel juurde, et ta on end endale ära lubanud. Kui lubad oma aja kellelegi, kas endale või kellelegi teisele ära, siis pole ju ilus lubadust rikkuda.

Oma uutele ideedele või lühiajalistele ahvatlustele “ei” ütlemine on keerulisem, kuid siiski teostatav. Kasutan kahte nõksu. Esimene: panen uitmõtte kirja ja naasen selle juurde kuu aja pärast. Kui idee mind kuu pärast enam ei kõneta, siis polnud see tõsiseltvõetav. Teine: küsin endalt, kuidas tunnen aasta pärast mõtte teoks tegemist. Kui tunnen hästi, on mäng seda väärt, kui mitte, siis pole mõtet tegutseda.

 

Lihtne elu

Kuigi see, millest kirjutan, on aukartust äratavalt suur, alusta väikese asjaga. Kong Fuzi on öelnud, et tuhandeliine teekond saab alguse esimesest sammust.

Küsi endalt, millised on su prioriteedid, millised on su elu kolm kõige tähtsamat asja. Pane need kirja, lisa juurde esimene väike tegevus, et ka oma tegudega näidata nende olulisust, ning pühendu eelkõige nendele tegevustele.

Igal õhtul küsi endalt, mida tegid valitud suunal edasi liikumiseks ning mida teed järgmisel päeval, et jätkata oma teekonda. Nii lihtne see ongi.

Kuidas kodus asju ära teha?

Sageli toimetame tööl palju kohusetundlikumalt kui kodus – töised tegemised tunduvad ikka tähtsamad. Mida teha, et eraelu ei jääks unarusse ning ka seal suudaksime olulisi asju ära teha?

Loomulikult on suur rõõm lihtsalt veeta aega koos lähedastega igasuguste plaanide või kavatsuseta (nagu tõelisele taolasele kohane). Aga… Tahaks ju ka seda, et osa suuremaid asju saaks tehtud: kevadine suurpuhastus valmis, uus aiatee rajatud, itaalia keel algtasemel suvepuhkuseks suhu.

 

Eralda töö ja kodune elu

Esimene samm: löö kodused ja töised tegevused kalendris ja tegevusnimestikes lahku, kasuta erinevaid nimestikke ja kalendris eri värve.

Mind aitas see, kui hakkasin korra nädalas töiseid ja koduseid tegevusi eraldi läbi vaatama: tööasju vaatan tavaliselt üle töönädala lõpus ning koduseid tegevusi reede hilisõhtul kodus. Vastasel juhul kipub mingil seletamatul põhjusel töö pälvima põhitähelepanu ning jätab koduste asjade planeerimise varju.

Mõlemal ülevaatusel meenutan, mis on läinud eelmisel nädalal hästi, ning vaatan üle olulisemate suurte tegevuste nimekirja. Selles panen paika prioriteedid ning iga nn projekti järgmise tegevuse. Kui olen aru saanud, mida järgmisena tuleb teha, siis otsustan, et kas teen seda esimesel võimalusel või määran tegevusele kuupäeva.

 

Hoia fookust

Sama reegel nagu tööl: keskendu ja hoia tähelepanu. Proovin ajada asju nii, et mul on korraga pooleli üks kodune parendusprojekt ning üks ennast arendav tegevus. Loomulikult lisandub neile perega veedetud aeg ning trennitegemine, kuid täiendavaid asju valin väga suure hoolega.

Kui erinevaid tegevusi kipub nimekirja tulema liiga palju, siis puhastan nimekirja ning jätan alles ainult ühe või kaks, mis on kõige olulisemad.

 

Halda lihtsat tegevusnimestikku

Olen hakanud üha enam hindama lihtsaid abivahendeid. Mu viimaste lemmikute hulka kuulub Briti ajakorraldustarga Mark Forsteri teisipäeval tutvustatud ajahaldussüsteem “Final Version” (“Lõppversioon”), mida on imelihtne kasutada:

1. Kirjutad tegevused lehele teineteise alla.

2. Leiad ülevalt alustades esimese tegevuse, mida tahad teha. Tähistad selle punktikesega.

3. Liigud nimekirjas allapoole, püüdes leida tegevust, mida soovid kindlasti teha enne punktikesega tähistatud tegevust. Kui leiad sellise, märgid ka selle ette punktikese.

4. Kordad sama, liikudes nimekirjas allapoole. Lõpptulemusena on sul 1-7 tegevust tähistatud punktikesega tegevuse ees.

5. Hakkad tegutsema alates viimati tähistatud tegevusest. Teed selle portsu ära ning seejärel valid nimekirjast järgmise portsu tegevusi, mida soovid ära teha, tähistades need täpikesega tegevuse ees.

 

Keskendu ühele tegevusele

Tegutsema asudes on kõige tähtsam olla vaimselt kohal ja pühenduda nii palju kui võimalik. Lihtsaim viis: teha üht asja korraga. Vahel on see keeruline, näiteks siis kui laps nõuab tähelepanu. Aga siis tegeleme lapsega ja pärast jälle pooleli ülesandega edasi.

Kui oleme tegevuse juures täiesti kohal, on elu nauditav.

 

Milliseid võtteid sina kasutad, et pühendada kodus olulistele asjadele kogu tähelepanu? Ja kuidas hoiad töist ja kodust elu lahus? Palun jaga oma võtteid ja soovitusi kommentaarides.