Postitused

Ukraina toetuseks: Tipptasemel ajajuhtimise koolitus 12. aprillil

Korraldame 12. aprillil Ukraina toetuseks Aruka ajajuhtimise koolituse, millelt saad tõuke, et võtta end kätte ning teha edaspidi olulisi asju sihikindlamalt ja tulemuslikumalt. Kogu koolituse müügitulu annetame MTÜ Mondo kaudu Ukraina heaks.

ChecklistKoolitusel arutame, kuidas:

  • häälestada oma päeva nii, et teeksid kõige olulisemad tegevused neil hetkedel, kui oled energiast tulvil,
  • püstitada reaalseid ja konkreetseid sihte ja eesmärke ning nendeni jõuda,
  • omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist,
  • tegevusi arukalt prioriseerida,
  • olulised asjad kiiresti ja tulemuslikult ellu viia,
  • teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita,
  • võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte,
  • tulla toime päeva hakkivate ootamatuste ja ajaröövlitega nii kodukontoris kui ka töö juures,
  • vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini ning
  • kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt.

Täpne koolituskava sõltub osalejatest, sest enne koolitust täidad veebis lühikese eelküsitluse, mille põhjal täpsustan koolituse sisu nii, et leiaksid sellelt just Sind huvitavatele teemadele vastused.

Koolitusel osalemine maksab 160 eurot (+ km ehk 192 eurot). Selle eest saad

  • sisuka, huvitava ja inforikka päeva,
  • hiljemalt mõne nädala pärast vähemalt pool tundi rohkem vaba aega,
  • teadmised, mis aitavad olulisi asju tulemuslikumalt ja mõnusamalt ära teha,
  • põhjalikud koolitusmaterjalid ning
  • hulga uusi arukaid ja meeldivaid tuttavaid.

Praeguseks on mu koolitustel käinud ligi 14 000 inimest ning 99% neist on jäänud koolitusega väga rahule ja saanud sellest praktilist kasu.

Pilet osta siit. Piletid on saadaval 10. aprillini.

Koolitusel osalemisest loobumise tingimused

7 sammu töö alustamiseks pärast puhkust

Igavene jant on pärast puhkust tööhoo sisse saamisega. Vahepeal on kerkinud töiste tegevuste kuhi, organismi rütm tiksub endiselt samas taktis puhkuse omaga ning meeleolu kõigub maniakaalse paanika ja depressiivse vaikolu vahel. Asjalikuks saab hakata järgmise seitsme sammuga.

  1. Uuri uudiseid. Esimese asjana küsi lähematelt kolleegidelt, millised olid olulised vahepealsed sündmused ja arengud. Nad suudavad kiiresti filtreerida olulise ebaolulisest ja anda kiire ülevaate neist asjust, mida tegelikult peaksid teadma.
  2. Skänni e-kirjad. Käi hoogsalt läbi puhkuse ajal saabunud e-kirjad. Tähista lipukese või tärniga need, mis nõuavad tegutsemist või põhjalikumat lugemist, ja kustuta tarbetud. Eesmärk on skännida kirjade pealkirju ja alguslõike, mitte hakata kohe tegutsema ja kirjadele vastama.
  3. Tee paus. Vajadusel eraldu inimestest ja võimalikest häirijatest, sule silmad ja lihtsalt ole mõni minut rahulikult. Hinga nina kaudu rahulikult sisse. Ja siis välja. Lihtsalt keskendu rahulikule hingamisele. Kui mõni mõte tuulab peas ringi, siis märka seda ja keskendu hingamisele – küll see oluline mõte naaseb vajadusel hiljem. Pärast paari-kolmekümmet hingamist ava rahulikult silmad ning naase tavakeskkonda. Kui sulle ei meeldi niisama rahulikult istuda, siis võid ka õue minna ja pargis või looduses veidi jalutada tavapärasest paar korda aeglasemas tempos. Kui rabelemise vahele teha paus, toimib aju pärast tulemuslikumalt ning suudame langetada paremaid otsuseid.
  4. Pane olulised asjad kirja. Võta paberileht ning kirjuta peast sellele 3–7 kõige olulisemat tegevust või lahendamist vajavat teemat. Võid kasutada ka märkmepabereid: üks teema või tegevus ühele paberile. Soovi korral võid teemad-tegevused ka hoopis joonistada. Kui tõesti muidu ei saa, siis kirjuta need arvuti abil. Sea tegevused tähtsuse järjekorda.
  5. Lahenda pisiasjad. Ava uuesti kirjakast ning lahenda ära kõik teemad, mis võtavad aega paar minutit või vähem.
  6. Tee paus. Sama moodi nagu punktis 3 kirjeldatud.
  7. Tee plaan. Võta punktis 4 kirja pandud oluliste tegevuste nimestik ja otsusta, millal sa mingi asjaga tegeled järgmise paari nädala jooksul. Märgi tegevused kalendrisse või tegevusnimestikku. Võta veel kord ette kirjakast ning käi hoolikalt läbi varem tegutsemiseks lipukese või tärniga tähistatud kirjad. Otsusta iga kirjaga, mida sa sellega ette võtad. Lisa need tegevused oma järgmise paari nädala tegevusplaani ning vajadusel anna kirja saatjale teada, millal ja kuidas tema teemaga tegeled. Viimase asjana viska pilk peale järgmise päeva plaanile ja uuri, millised on su homsed kõige olulisemad tegevused.

Kui need asjad tehtud, on esimene tööpäev läinud täiega asja ette. Ülejäänud päev võta rahulikult, sest ega sa midagi asjalikku täna nii ehk naa enam ei tee.

10 aega säästvat võtet

Lähen sügisel Äripäeva maakondlike konverentside tuurile arutama kohalike ettevõtjatega seda, kuidas säästa iga päev tund. Olen veendunud, et kui kasutada allolevast kümnest võttest vähemalt kolme, siis see loob kuu-paari jooksul lisaaega tunni päevas.

  1. Tee neid asju, mille puhul saad aru, miks sa neid teed. Mõtle iga tegevuse puhul läbi, mis selle tulemusena juhtub ning milleks ja kellele seda vaja on.
  2. Keskendu: võta kasutusele põhimõte, mille kohaselt uue valdkonna või suurema tegevuse lisamisel loobud kahest vanast. Ideaalis võiks olla käsil üks prioriteetne tegevus igas eluvaldkonnas.
  3. Sõnasta endale aasta, kvartali, kuu, nädala ja päeva teema ning pea nendest kinni. Eelista eelkõige tegevusi, mis on kooskõlas selle teemaga.
  4. Vana hea tõde kaasaegse juhtimisteooria loojalt Peter Druckerilt: Tee ainult neid asju, mida keegi teine teha ei saa. Ülejäänud tegevused delegeeri.
  5. Võta iga päev vähemalt tund-paar või eralda nädalas vähemalt üks terve päev pikas perspektiivis olulisteks asjadeks. Mida rohkem tegeleme suuremas plaanis tähtsamate tegevustega, seda vähem hakib meie päevi igapäevane tühi-tähi.
  6. Koonda tegevused plokkidesse: vasta meilidele korra või paar päevas, koonda koosolekud ja kohtumised kindlatele päevadele, võta iga päev aega inimestega tegelemiseks. Inimene vajab eluks rütmi – ega meile muidu muusika meeldiks.
  7. Tee piisavalt pisipause, sest inimene ei suuda olla efektiivne üle poole tunni järjest – keskendunud töö vahel piisab mõnesekundilisest seljasirutusest, et suurendada töö käigus vähenenud energiat 10–20%. Pea lõunapausi ning toitu tervislikult. Korra päevas või üle päeva tee hommikul, keset päeva või õhtul spordipaus – füüsiline liikumine paneb liikuma ka mõtted. Pea 7–9tunniline ööpaus, sest une arvelt töötamine annab kesiseid tulemusi ja hävitab tervise.
  8. Pane mõne päeva jooksul kirja, millele aeg kulub, ja optimeeri protsessi iga päev – loobu tulemuseta tegevustest ja suurenda tulemuslike tegevuste aega. Küsi igal õhtul enda käest, kuidas elad järgmise päeva veel paremini ja tulemuslikumalt.
  9. Jäta ebaolulistele asjadele reageerimata. Kõik e-kirjad ei nõua vastust. Kõik telefonikõned ei vaja tagasihelistamist. Kui teema on oluline, jõuab see uuesti su lauale.
  10. Vii prügi regulaarselt välja. Võta korra nädalas või kuus kümmekond minutit, et kustutada või panna kasvõi silma alt ära vanad e-kirjad. Puhastuse käigus arhiveeri ka dokumendid, mida sa enam ei kasuta. Tühi laud, millel on üks oluline pooleliolev teema, aitab muutuda oluliselt tulemuslikumaks.

Eesmärkidest painatud ühiskond

Eesti-sarnase eduühiskonna inimesed mõõdavad ja eesmärgistavad ülemäära ning kulutavad sellele mõttetult palju energiat. Samal ajal suudavad nad liiga vähe keskenduda ning raiskavad killustunud rapsimisele selle vähesegi energia, mis detailsest kavandamisest üle jääb. Tulemuseks on täpsed, ent täitmata jäävad eesmärgid, üksikasjalikud tegevuskavad, mida ei järgita, ning kasvav rahulolematus, mille truudeks kaaslasteks bürokraatia, kontrolliiha ja hõivetöö õilmitsemine.

Enamikus valdkondades puudub eesmärgistamisel pikaajaline kasu. Eesmärgid piiravad inimesi, aheldavad loomingulisuse ning pidev mõõtmine – sageli põhineb see kunstlikult loodud tehislikel sisututel mõõdikutel, mis meenutavad haigete keskmise kehatemperatuuri jälgimist – kulutab arutult palju energiat, mida muidu saaks kasutada oluliste asjade tegemiseks või organismi jõuvarude taastamiseks. Tulemuseks on pidevalt kasvav düstress ehk pahapaine ja üha suurenev kahjutunne selle üle, et aeg kaob käest ja asjad ei liigu edasi piisavalt kiiresti. See pole ainult üksikisiku probleem, vaid kurnab ühiskonda laiemalt.

Eesmärkide ajastu lagunemisel on kaks peamist põhjust.

Eesmärgid kaotavad vähimagi mõtte, kui neil puudub kindel jalgealus väärtuste, põhimõtete, missiooni ja strateegia näol. Iga väiksemgi tuulepuhang toob kaasa suunamuutuse ning loob vajaduse põhjalikult sõnastatud eesmärke taas muuta ning alustada tegevuskavade loomist enam-vähem nullist. Seda näeme iga kord, kui Eestis vahetub mõni minister või terve valitsus. Sama lugu juhtub enamikus ettevõtetes juhi vahetumisel.

Loomulikult on igal uuel võimule pääseval liidril oma vaatenurk ja arusaam, kuidas maailma päästa ja/või oma võimuiha rahuldada. Kui neid plaane sobitada paremini kokku ühise suuna ja järjepideva pühendunud tegutsemisega, saaks tulemus ühiskonnale oluliselt parem.

Teine põhjus, miks eesmärgid tõrguvad üha enam, peitub nn arenenud maailma kiirenevas elutempos. Kui seostada aega rahaga, hakkavad inimesed kulutama üha enam aega raha teenimiseks endale, täites samal ajal rahastajate ja võimulolijate kukruid. Üks tänapäeva inimese peamiseid probleeme on ahnus ning just siit tasub otsida juurpõhjust ka kiirelt muutuvatele sihtidele.

John Keynes ennustas 80 aastat tagasi praeguseks ajastut, mil «piisab sellest, kui inimene töötab vabatahtlikult kolm tundi päevas». Praegune olukord on kardinaalselt teine: töötame küll oluliselt vähem kui enne Teist maailmasõda, varasematest sajanditest rääkimata, ent ometi tajume tööaega üha pikemana.

Üks põhjuseid on info liikumise kiiruses: meie elu iga tund sisaldab oluliselt rohkem sündmuseid ja uut infot kui sada aastat tagasi elanud inimeste oma. Selle tulemusena tajume aja kulgu kümneid kordi kiiremana ja aeg piltlikult öeldes lendab käest.

Kuna aeg on ankurdatud eduühiskonnas raha külge, püüame iga hinna eest optimeerida viimast kui hetke, et sellega rohkem teenida. Tulemustasudele orienteeritus ja projektipõhine eluviis viivad aja üha suuremale seostamisele raha ja sellega seotud hüvedega ning tõstavad tempot. Paraku ei kuluta inimesed seda raha mitte tööaja vähendamisele, vaid tulude suurendamisele.

Seda võimendab tehnoloogia kiire areng. Inimesed ootavad e-kirjale vastust juba enne selle teele saatmist ning telefonile vastamist enne, kui nad on helistanud. Meid haarab ärevushäire, kui keegi ei saada meie e-kirjale vastust mõne minuti jooksul või – veel hullem – ei vasta meie telefonikõnele.

Microsofti asutajaid Bill Gates ütles eelmise sajandi lõpus: «Tehnoloogia aitab õige kasutamise korral hüppeliselt suurendada efektiivsust.» Ja lisas seejärel, et väära kasutamise korral suurendab tehnoloogia hüppeliselt ebaefektiivsust. Krooniline sõltuvus nutitelefonidest tõestab just seda. Hiljutise uuringu kohaselt on üheksa mobiilikasutajat kümnest kogenud libavärinasündroomi (phantom vibration syndrome), mille puhul inimene tajub mobiili värisemist taskus sageli ka siis, kui mobiil tegelikult ei anna saabuvast kõnest, sõnumist või kirjast märku.

Ajanappusega on tihedalt seotud suhtumise küsimus.

Tõttad ühelt kohtumiselt teisele ning sulle tormab tänaval vastu sõber, kellega sa pole kohtunud kümmekond aastat.

«Ohoo, tere! Kuidas sul läheb?» pärid temalt kiirkõnes.

«Oh, nii kiire, et tead, parem ära küsi,» pillab ta vastuseks, kibeledes juba edasi tormama, aga lisab siiski moe pärast: «Kuidas sul?»

Mida sa vastad? Kiirustamine on ju moes. Siis ei sobigi muud vastata, kui «Ah, kiire-kiire. Paneme edasi. Nagu lükkad, nõnda läheb, eks ju.»

Ja tormategi mõlemad ise suunas minema. Pole isegi aega mõelda, et miks siis nüüd nii kiire oli ja mis laiemas pildis on tegelikult tähtis.

Inimene tahab karjaloomana olla samasugune nagu ülejäänud kari. Kari jookseb amokki, sest iga selle liiga tormab arulagedalt. Kõige ees tormab mõistuse kaotanud juht.

Inimene on see, mida ta endast endale jutustab. Millised minajutustused valitsevad praegu ühiskonda? Mulle tundub, et neid on peamiselt kaks. Esimene: «Olen metsikult hõivatud, efektiivsusele ja majanduslikule kasule orienteeritud edukas mees/naine.» Teine: «Olen vahuleaetud hobune, kes jookseb, kuni kukub.»

Maailm rahuneks, kui piisavalt palju inimesi muudaks minajutustust, rääkides endast endale umbes nii: «Olen väärikas ja rahulik inimene, kes naudib iga hetke, mis mulle on kingitud, ja iga tegevust, mis seda hetke täidab, nagu ka iga inimest, kelle seltsis viibin.»

Ei, ma ei taha öelda, et peaksime lihtsalt vegeteerima ja vedelema. Tahan öelda, et ühest küljest on meil probleem, millele viitas praegune dalai laama Tenzin Gyatso, kelle sõnul elame minevikku kahetsedes ja tuleviku pärast muretsedes ning nii see praegune hetk kaobki käest ilma, et me midagi põhimõtteliselt muudaksime. Tahan öelda, et teisest küljest viib meie arulage tormamine olukorda, kus meie tempo on meeletu, aga kuna puudub ühine siht, siis teeme küll füüsikaliselt väljendudes metsikult palju tööd, kuid läbitud tee pikkus jääb väga lühikeseks hoolimata pikast trajektoorist.

Aga kuidas siis asjad tehtud saavad, kui võtame tempo maha? Millised on lahendused? Neid on üks: keskendumine. Kui elada selge sihiga, kuid eesmärke seadmata, siis pöörame palju rohkem tähelepanu elu tõeliselt olulistele tahkudele ning nende särama löömiseks vajalikele tegudele, loome oluliselt rohkem kestvat väärtust ning enesetunnegi on oluliselt parem. Veel enam, kui meie fookuses on inimesed, kellega koos oma teed käime ja arvestame nende vajadustega, kasvatame aja väärtust hüppeliselt. Aeg pole ju mitte sellega teenitud raha, vaid mõõdetamatu, ent siiski hinnatav elu väärtus.

Surijate hooldaja Bronnie Ware kirjutas, et elust lahkuvad inimesed ei kahetse mitte tegemata jäänud tööd ega igatse kliente taga, vaid seda, et nad elasid enda tahte teostamise asemel teiste pealesurutud ootuste täitmiseks, töötasid liiga palju ning pöörasid liiga vähe tähelepanu sõpradele ja lähedastele.

Vajame kronoloogilise ajakäsitluse ületähtsustamise asemel enam kairoslikku lähenemist. Kronoloogiline aeg mõõdab tunde, minuteid ja sekundeid, kairoslik aeg seevastu aja kogemuslikku väärtust. Kui meie elu hakkab lõppema, siis kahetseme eelkõige seda, et elasime kairoslikult, mitte kronoloogiliselt liiga vähe.

Kas sama oht keskenduda liiga palju kronoloogilisele ajale ning selle rahaks teisendamisele võib paika pidada ka ühiskonnas tervikuna? Mida kahetseme siis, kui näiteks meie riik peaks ühel hetkel lõppema? Või siis, kui meie planeet ei pea enam reostamisele ja inimeste kasuahnusele vastu? Ma ei välista seda võimalust.

Kahtlustan, et oleme ühiskonnana kaotanud selgelt sõnastatud sihi. Jälgige kasvõi eesootavaid valimisi. Suur osa kampaaniast on üles ehitatud valijate rahalisele ahnusele ning väärtusi ja ühist sihti ei rõhuta ükski suur erakond. «Vali meid ja säästad kuni 830 eurot» kunagiselt aatepõhise poliitikaloome eestvedajalt on odav, kui mitte alandav. «Julgelt edasi», aga kuhu? Eduühiskonnas vegeteerimise suunas? Ei, aitäh. «Teeme teisiti», aga mida see muudab suures pildis, milline on selle vaimne hind? Sellest poliitikud vaikivad, vaikivad isegi materiaalsest hinnast. Surnud kirjanikke väärkohtlev erakond ei eristu teistest.

Meil on aeg muuta rahvana suhtumist ja loobuda mentaliteedist, et meie vabadust on võimalik osta klaaspärlite eest. Muidu kaob kronoloogiline aeg käest ja kairoslik aeg jääb tühjaks. Aga see pole orjarahva jaoks probleem, sest meile ju makstakse meie taastumatu väärtuse, aja eest. Eurode ja sentidega. Need ju võib lasta kalmu kaasa panna – nii tegid juba meie esiisad.

Essee ilmus 24. jaanuaril 2015 Postimehes.

Selge siht ja sinkavonka tee

“Mina oskan oma asjadega tegelikult toime tulla küll,” ütlevad inimesed sageli mu koolitustel, “kui ainult nemad mulle sisse ei sõidaks!”

Sama selgub osalejate küsitlustest, mida teeme peaaegu enne iga koolitust: üldjuhul on levinuim probleem see, et teised (nii inimesed kui ka nende põhjustatud sündmused) sõidavad meile sisse ega lase keskenduda.

Kui probleemi süveneda, avastame, et põhjus asub mujal. Päeva lõputult hakkivad ootamatusi põhjustab peamiselt kolm asjaolu: ühine siht on segane, prioriteedid läbi rääkimata ning omavahel pole klaari kokkulepet selle kohta, kui kiiresti peaksime mingil puhul reageerima.

Selge siht

Mõtle hetkeks oma meeskonna peale. Kas tead täpselt, millises suunas liigute? Aga kogu ettevõte? Milline on teie suund ning kuidas on sinu suund seotud ettevõtte omaga?

Kui tiimi liikmed rebivad protsessi igaüks aeg-ajalt veidi omas suunas, on tulemuseks sinkavonkaline teekond sihi suunas, kuid kohale jõudmiseks kulub väga palju aega ning energiat. Ühiselt sihti seades ning koos selle suunas liikudes jõuab tulemuseni kiiremini ning mõnusamalt.

Loomulikult tuleb ette ootamatusi, kuid kui meil on ühine siht silme ees, siis tuleme nendega sujuvamalt toime. Me sõidame sinna, kuhu vaatame.

Selged prioriteedid

Enamus meist suudab oma väikeses maailmas üsna kiiresti paika panna, mis on tähtis ja mis vähem oluline. Aga kuidas on lugu meeskonnas?

Olen mitu korda kogenud seda, et kui meeskond vaidleb läbi ja lepib kokku, millised on kolm kõige olulisemat prioriteeti ning millises järjestuses need paiknevad, siis suureneb tiimi tulemuslikkus oluliselt, sest kõrvalistest asjadest on lihtsam loobuda.

Üks konks peitub siin veel. Tõe kriteerium on praktika, leidis Karl Marx. Kui siht ja prioriteedid on kirjas vaid paberil, aga päriselus me neid ei järgi, siis pole neist peaaegu mingit kasu. Vähemalt alguses tasub endalt ja oma tiimilt igal õhtul küsida: kas täna liikusime edasi valitud suunas kindlalt ning mida teeme homme paremini, et veel paremini tegutseda.

Selge kokkulepe

Kui võtta koos tunnike ja arutada läbi, kui kiiresti suhtleme mingis kanalis ning kuidas saame parimal moel sõeluda välja olulised ootamatused ebaolulistest ning panna sellest lähtuvalt 3-4 põhimõtet kirja, siis nende igapäevane järgimine parandab suhteid ning aitab kiiremini edasi liikuda.

Kui tiim suudab paika panna oma igapäevase ja -nädalase ühise hingamise rütmi, suureneb efektiivsus oluliselt. Sellega on sama lugu nagu sportimise või mediteerimisega: kui hingamine on paigas, jõuad kaugemale.

Mis juhtuks siis, kui kogu tiimil oleks silme ees nii ühine siht, ühised prioriteedid kui ka ühised põhimõtted ning need oleksid pidevalt ajakajalised? Proovige järgi ja saate teada.

Uus maailm

Hoolimata sellest, et meie ühine maailm ei kavatsegi reedel lõppeda, võid tõmmata oma praeguse maailma otsad koomale ja luua selle asemele uue ja parema.

Uue maailma loomisel on mu esimene küsimus: millises maailmas soovid elada? Kuidas näeb su ideaalmaailm välja? Joonista, millised olulised suhted, sidemed ja asjad selles on. Igaüks meist oskab joonistada, ainult et osa meist nimetab seda kritseldamiseks või sodimiseks. Kritselda oma ideaalmaailm.

Uue maailma alustalad

Mis on sulle oluline selles maailmas? Pane kirja kõige olulisemate suhete, inimeste ja tegevuste märksõnad. Kui võimalik, siis enam-vähem tähtsuse järjekorras. Oluline on eelkõige uurida, milleta sa ei kujuta elu ette, millised inimesed, suhted ja tegevused on hädavajalikud.

Need prioriteedid on sinu uue maailma alustalad.

Kulge mõnuga

Ungari päritolu USA psühholoog Mihalyi Csikszentmihalyi kirjeldab oma raamatus “Kulgemine” autoteelise ehk iseenesest eesmärgi täitumisele suunava tegevuse tunnuseid:

  • Oluline on tunda, et tegevus jõuab tulemuseni, seda on võimalik viia lõpuni. Või vähemalt mingi vahetulemuseni.
  • Tead üsna hästi, millise laiema eesmärgi või sihi nimel tahad selle asjaga tegeleda ning milline on ootuspärane tulemus.
  • Tegevuse ajal või hiljemalt pärast selle lõpetamist saad teada, kuidas asi välja tuli – näiteks keegi ütleb sulle seda või näed seda ise.
  • Sul on võimalik keskenduda tegevusele ning selle ajal tõrjuda peast kõrvalised mõtted.
  • Tunnetad, et sinu tegevust kontrollid sina ise – see sõltub peamiselt sinust, kuidas asi välja tuleb.
  • Kaob mure selle pärast, kuidas teised Sind näevad: eelkõige on tähtis see, kuidas ise end tunned ning mil moel panustad protsessi; teiste arvamus on teisejärguline.
  • Tegutsedes unustad sageli ülejäänud maailma, tekib kulgemise tunnetus.
  • Ajatunnetus muutub: vahel tundub, et mitu tundi mööduvad hetkega või mõni minut näib mitme tunnina.

Esimesed sammud

Nüüd ühenda need kaks lähenemist ja uuri, kuidas saad oma uue maailma alustalade suunas autoteeliselt liikuda. Küsi endalt, kuidas saad suurendada kulgemist nendes välja valitud vähestes suundades. Kuidas saad mõnuga ehitada ja kindlustada oma uue maaimla alustalasid?

Milline on iga prioriteedi puhul sinu järgmine tegevus? Millal sa tahad selle nimel tegutseda?

Kui viid need mõtted ellu, siis eeldusel, et sul on head kavatsused, muudavad su teod ka meie ühist maailma paremaks. Meid ootab ees uus maailm, milles elame suurema naudinguga ja loome pidevalt üha paremat keskkonda nii endale kui ka oma lastele, lähedastele ja sõpradele.

Soovin Sulle häid saabuvaid jõule, mõnusat aastalõppu ning hoogsat ja nauditavat uut aastat.

Miks suurem osa ajajuhtimissüsteeme kukub läbi?

Mitu korda oled proovinud ennast kätte võtta ja varem või hiljem avastanud, et sel korral ei saanud sellest taas asja? Sind ei aita ükski efektiivsusnipp kui sa ei mõtle enne enda jaoks läbi, mis on oluline ja mis mitte ning mis väärib sinu aega ja mis mitte.

Osa inimesi käib mu koolitusel mitu korda. Asi pole selles, et koolitus oleks kehv. Vastupidi, osalejate tagasiside põhjal kuulub see Eesti parimate hulka. Nad võtavad ühe või rohkem ajajuhtimisnippi pärast koolitust kasutusele ning kõik näib tore selle hetkeni, kuni tundub, et koolitusest polnud midagi kasu. Inimene saab palju rohkem tehtud kui enne, aga ajast tuleb ometi puudu.

Minu endaga oli täpselt sama lugu. Võttis mitu aastat enne, kui mõistsin: kõige tähtsam on see, mida pead oluliseks ja mida mitte; see, millised on su prioriteedid.

Kui prioriteedid on paigast ära, on paigast ära ka kõik muu. Kui prioriteedid klapitad paika, loksub paika ka kõik muu.

 

Keskendu hädavajalikule

Selleks, et suudaksime mõnuga elada, peaksime keskenduma hädavajalikule. Millised on sinu eluks hädavajalikud kaks või kolm rolli? Millised rollid annavad su elule mõtte? Mina olen eelkõige isa ja koolitaja. Teised rollid: abikaasa, majaehitaja, müügimees, klienditeenindaja, kolumnist, õppija, qigongi harrastaja ja õpetaja ning kes iganes veel käivad nendega kaasas, kuid pole nii tähtsad. Mõtle enda jaoks ka läbi, kes sa oled.

Kui rollid on paigas, leia iga rolli kõige olulisem tegevus. Edaspidi on oluline keskenduda eelkõige nendele, jättes vajadusel vähem tähtsad asjad kõrvale.

See nõuab oskust öelda “ei” nii teistele kui ka endale. Kui ma ei loobu osast asjadest ja kohustustest, siis ma ei saa vähestes valitud tegevustes olla väga hea.

 

Meistrid muudavad maailma

Sa muudad maailma, kui kuulud mõnes kitsas valdkonnas maailma tippude hulka ning teistes asjades oled keskpärane või alla keskmise. Me panustame oluliselt maailma parendamisse ainult sel juhul, kui pürime mõnel üksikul alal meistristaatusse. Millisel alal sa saad meistriks? On see mõni pereroll, hobi, töö, õppimine? See võib olla mis iganes, mis pakub lusti ja mõnu ning aitab muuta maailma paremaks kohaks.

Võime olla mõnes vallas maailma parimate hulgas õigustab “ei” ütlemist neile asjadele, mis aita sellele kaasa. Fookus on oluline – kui pildil puudub fookus, ei köida see kedagi.

 

Kuidas öelda “ei”?

Fookusest välja jäävatele asjadele “ei” ütlemine on tegelikult lihtne. Teiste inimeste puhul ütlen: “Sel korral on vastus “ei”, ma ei saa seda asja ette võtta, sest olen end ära lubanud.” See jätab järgmisel korral abi küsimiseks ukse avatuks, kuid laseb mul praegu keskenduda olulisematele asjadele. Väljendi “olen end ära lubanud” õppisin loodusmees Fred Jüssilt, kes lisab vahel juurde, et ta on end endale ära lubanud. Kui lubad oma aja kellelegi, kas endale või kellelegi teisele ära, siis pole ju ilus lubadust rikkuda.

Oma uutele ideedele või lühiajalistele ahvatlustele “ei” ütlemine on keerulisem, kuid siiski teostatav. Kasutan kahte nõksu. Esimene: panen uitmõtte kirja ja naasen selle juurde kuu aja pärast. Kui idee mind kuu pärast enam ei kõneta, siis polnud see tõsiseltvõetav. Teine: küsin endalt, kuidas tunnen aasta pärast mõtte teoks tegemist. Kui tunnen hästi, on mäng seda väärt, kui mitte, siis pole mõtet tegutseda.

 

Lihtne elu

Kuigi see, millest kirjutan, on aukartust äratavalt suur, alusta väikese asjaga. Kong Fuzi on öelnud, et tuhandeliine teekond saab alguse esimesest sammust.

Küsi endalt, millised on su prioriteedid, millised on su elu kolm kõige tähtsamat asja. Pane need kirja, lisa juurde esimene väike tegevus, et ka oma tegudega näidata nende olulisust, ning pühendu eelkõige nendele tegevustele.

Igal õhtul küsi endalt, mida tegid valitud suunal edasi liikumiseks ning mida teed järgmisel päeval, et jätkata oma teekonda. Nii lihtne see ongi.

3 võtet tegemata asjade stressi vähendamiseks

Kui sageli kannatad nn pika nimekirja stressi all? Tead küll, selline olukord, kus tegemata asjade nimekirjale ei näi lõppu tulevat ning see kasvab oluliselt kiiremini kui jõuad sellest asju ära teha. Või oled kadumas hoopis erinevate nimekirjade rägastikku? Või katsetad just praegu neljakümne kuuendat vidinat, mille abil oma elu lõpuks korda saada?

Olen teinud kõiki neid asju ning kulutanud selleks tunde. Suure osa ilma asjata, kuid see lõputu katsetamine ja nimekirjadega mässamine on mul aidanud luua endale ideaalse süsteemi, mis aitab keskenduda ning samas vältida tegemata asjade painet.

Näitan mõnda võtet, mis aitab kiiresti asjadega järje peale saada.

1. Lõpeta ideaalse töövahendi otsing

Ideaalne töövahend puudub. Karm, aga tõsi. Kasuta harjumuspärast vahendit – märkmikku, Outlooki, Google’it, Toodledo’d, Remember The Milki, tavalist tekstifaili, telefoni, mõttekaarti – just seda, mis sulle käepärane. Oluline on see, et tegevused poleks mööda ilma laiali. Hoia neid ühes kohas, mida mugav kasutada.

2. Analüüsi tegevuse mõju

Enne kui hakkad rabelema, mõtle selle peale, kas seda asja üldse on vaja teha ning mis juhtuks, kui jätaksid selle tegemata. Oluline on keskenduda sellele viiendikule tegevustest, mis annab neli viiendikku rahulolust ja tulemustest.

Kui pead siiski tegutsema, küsi endalt, kas saad seda tegevust delegeerida. Kui saad, siis delegeeri. Oleme kõik ainulaadsed ning peaksime keskenduma ainult neile tegevustele, mida vaid meie saame teha ja ei keegi teine.

3. Sea sisse nii vähe nimekirju kui võimalik

Osale inimestest meeldib kui asjad on ühes nimekirjas, mõnele see, et nimekirju on mitu. Ma ise kasutan mitut nimekirja, sest see aitab mul paremini orienteeruda tegevustes.

Nimekirjade üliküllus on suurimaid probleeme, mis kimbutab David Alleni ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done kasutajaid. Just see on põhjus, miks irvhambad kutsuvad Alleni süsteemi nimega Getting Things to Be Written Down and Done Nothing (Paneme Asjad Kirja Ega Tee Midagi). Kui avastad, et kulutad suurema osa ajast nimekirjade haldamisele, siis on midagi väga valesti.

Minu nimekirjad:

· Ideed – niipea kui idee tuleb või keegi soovib, et midagi teeksin (ja tegemist pole olulise pisiasjaga, mille teen ära kohe), lisan selle ideede nimekirja. Kord päevas vaatan ideede nimekirja läbi ning otsustan iga asjaga, mida sellega teen või ei tee. Suurema osa viskan minema või tõstan “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval” tegevuste nimekirja.

· Projektid – üks nimekiri töiste ja teine koduste hetkel pooleli projektide tarvis. Need on asjad, millega praegu tegelen. Neis nimekirjades on paar-kolm suuremat tööd. Uue suurema töö lisan sellesse nimekirja siis, kui eelmised valmis või ma ei saa praegu ühegi suurema tööga edasi liikuda. Tähelepanu: kui mõne asjaga sa hetkel ei tegele, siis ära seda pane sellesse nimekirja, sest muidu ajab see pildi segaseks.

· Tegevused – iga projekti tegevused eraldi nimekirjas. Erandiks on delegeeritud, koosolekutel arutatavad ning ringiliikumist (näiteks kesklinna minekut eeldavad) tegevused, mis on eraldi nimekirjades – nende, üldiste nimekirjade puhul kirjutan vahel selguse huvides projekti tähise tegevuse ette.

· Eesootavad projektid – projektid, mis pole praegu veel alanud, kuid tean, et lähikuudel kavatsen neid alustada. Seni on need lihtsalt eraldi nimekirjas. Planeerin need mõni päev enne projekti algust, pannes tegevused täpsemalt kirja. Planeerimise käigus kirjutan suurema töö ümber ka projektide nimekirja ja tõmban selle eesootavate projektide nimekirjast maha.

· Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval – asjad, mida võib-olla kunagi teen, aga võib-olla ka mitte. Seda nimekirja puhastan iga paari-nädala tagant ja viskan sellest välja asjad, mida tegelikult pole vaja teha.

Sellise süsteemi abil keskendun ühele projektile korraga ning selles ühele tegevusele. Kuupäevalised tegevused toon sellesse nimekirja mõni päev enne tähtaega.

Kui hoian oma tähelepanu ühel poolelioleval projektil ning ülejäänud on usaldusväärselt ja lihtsalt kirjas, siis tõstan sellega oluliselt oma efektiivsust ning naudin rahu ja segamatu tegutsemise rõõmu.

Selline enda juhtimise süsteem ei tähenda impulsiivsest tegutsemisest loobumist – teen endiselt sageli asju, milleks mul on hetkel tuju. Pigem loon selliselt end ohjates aega hetke ajel tegutsemiseks, pere ja hobidega aja veetmiseks või lihtsalt molutamiseks kartmata, et mõni asi jääb tegemata või töised tegemised hakkaksid kuklas trummeldades jõudehetki häirima.

 

8 nippi, et uus aasta tuleks vanast parem

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem? Kuula Kanada enesejuhtimisguru Robin Sharma ning USA efektiivsuse meistri David Alleni ja Briti ajajuhtimisspetsi Mark Forsteri soovitusi.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2010. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Majandusliku muretuse aasta”, „Meisterlikkuse aasta” või hoopis „Kartmatuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed.

4. Loetle 5 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised viis olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need viis eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla.

Kui sa esimese hooga ei suuda viit eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta viis olulisimat eesmärki.

5. Tükelda 5 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

6. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Hoolitse selle eest, et järgmise aasta igal nädalal teed olulise sammu edasi vähemalt ühe eesmärgi täitmisel (aga veel parem, kui kahe eesmärgi poole püüdlemisel). Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe eesmärgi nimel. Kui iga nädal tegeled sel moel iga päev ühe või kahe eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevustega, siis suudad neid asju ka saavutada.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata möödunud nädal üle kord nädalas ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid sel nädalal. Samuti planeeri selle sessiooni käigus järgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

7. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

8. Õpi. Tee 2010. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 5 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust.

Kuidas anda uusaastalubadusi, mis peavad paika?

Kõige paremini jõuad kohale siis, kui näed sihti – hoia silme ees nädala eesmärke ning näed, kuidas vähemalt osa olulistest tegevustest liigub edasi.

Mil määral suutsid täita oma tänavusi eesmärke? Enamikel meist eriti hästi ei läinud, sest üle mitme aasta tegime läbi tervendava majanduskriisi. Mida sellest õppisime?

Seda, et vahel muutub meie elu ootamatult kiiresti ning kontroll protsesside üle võib kiiresti käest libiseda. Kuid kontroll ei kao täiesti. Liiklusuudistes räägitakse ühtelugu, et „auto kaotas juhitavuse“. Auto ei kaota kunagi juhitavust, vaid juht kaotab auto üle kontrolli. Auto juhtimisel aitab kontrolli säilitada kiire ja kaine mõtlemine. Sama kehtib ka meie ülejäänud elu kohta.

Peame olema selleks valmis, et elu muutub järgmisel aastal väga kiiresti – seda mitmel põhjusel. Esiteks oleme majanduskriisist väljumas ning madalseisule järgneb sageli äge püüdlemine parema elu poole, et tagasi teha majanduslanguse ajal kaotatut. Laiemalt vaadates muutub elu maailmas üldse kiiremaks ning meil on valida, kas minna kiirema elutempoga kaasa üha kiiremini rabeledes või muutuda oluliselt efektiivsemaks, tegutsedes vähem ja arukamalt.

Eelmine aasta polnud ses suhtes erand, et aastased eesmärgid ei kippunud toimima. Kõige sagedamini märkan, et kasu on hoopis kolmekuistest eesmärkidest, sest need võimaldavad meil olla paindlikud. Samuti on sel juhul siht lähemal ning paremini hoomatav.

Kuidas sellest lähtuvalt uut aastat planeerida?

Esmalt pane paika siht, kuhu poole sööstad, sest vastasel juhul tõmbleme sihitult siia-sinna – endale tundub, et teeme kõvasti tööd, aga tegelikult rabeleme edasi-tagasi ennast väsitades ja suurt miskit saavutamata. Sihi paikapanekuks vaata 3-5 aasta taha ning ole üsna üldine: mõtle, kuhu poole ja miks oled teel. Selle visiooni põhjal sõnasta järgmise aasta mõõdetavad eesmärgid, kuid needki pigem üldiselt kui üksikasjalikult. Hoia selliste eesmärkide hulk kindlasti allpool viit, sest vastasel juhul fookus hajub.

Nüüd võta kõige olulisem eesmärk ja leia, millisesse seisu tahad asjad viia märtsi lõpuks. Sõnasta see tulemus mõõdetavalt ja kirge tekitavalt. Kasuta olevikku, sest siis näed selle eesmärgi täitumist vaimusilma ees.

Seejärel jaga iga järgmise kvartali eesmärk projektideks, mis kirjeldavad, milliseid tegevusi on vaja, et eesmärgini jõuda. Iga projekti puhul kirjuta tegevusnimestikku selle järgmine tegevus ning tegutsemisel keskendu neile. Nii pea, kui jõuad ühe tegevusega ühele poole, küsi endalt, milline on selle projekti järgmine tegevus.

Liikumist kiirendab seegi, kui jagad olulisima projekti tähtsad tegevused aasta esimesele nädalale. Leia iga päev nii pea kui võimalik kasvõi veidi aega kõige olulisema projektiga tegelemiseks. Tegele tähtsate asjadega enne kui loed oma e-kirju või lased igapäevatöödel oma päeva sisse sõita. Siis võid olla kindel, et asjad liiguvad edasi.

Siit tuleb ka lihtne nö reaalsuse kontroll. Kuigi alguses võib tekkida kohutav isu projektidega iga päev edasi tormata, teeb reaalne elu korrektuure. Kui pikalt saad tegelikkuses oluliste asjadega tegeleda iga päev? Tund? Paar? Arvesta sellega, et igapäevane elu toob kaasa ka ootamatusi ning kui saad oluliste asjadega tegeleda poole ajast, siis on kõik hästi. Tegelikkus seab teisegi piirangu – järelikult saad korraga tegeleda vaid ühe-kahe olulise projektiga. Kui ootamatused jäävad tulemata, siis saad ju tempot tõsta ning asju ellu viia plaanitust kiiremini.

Kui paned paika sellised nädalased „sööstud“, siis näed paremini ka oma tegevuste tagajärgi ning saad väliste asjaolude muutumisel kiirelt oma kurssi korrigeerida, et siiski jõuda märtsi lõpuks soovitud tulemusteni.

Järgmine suurem vahefiniš tulebki märtsi lõpus, kui vaatada, kuidas on läinud, ning planeerid järgmised kolm kuud, et asuda edasi liikuma uute väikeste, ent oluliste projektide elluviimisel ning teha jaanipäeval uus vahekokkuvõte.

Seega, palun võta nüüd paber ja pliiats või ava arvutis tekstifail ning pane kirja, kus suunas liigud, milleni tahad jõuda järgmise aasta lõpuks ning kuhu punkti sel teel jõuad märtsi lõpus ja planeeri sellest tulenevalt uue aasta esimene täisnädal. Palun tee seda kohe, sest see on liiga oluline, et seda edasi lükata.