Tule oma 2010. aastat kavandama aruka ajajuhtimise koolitusele!

8. jaanuari aruka ajajuhtimise koolitus on läbi müüdud koolitusele on veel kaks vaba kohta (sest üks inimene ütles viimasel hetkel ära ja üks on haige) – kiirusta ja tule koolitusele. Kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Korraldan ka täiendava koolituse 29. jaanuaril Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses ning sellele on veel mõned vabad kohad.

Soovi korral saad koolituselt vastused järgmistele küsimustele:

1. Kuidas planeerida 2010. aasta nii, et see tuleks parem kui 2009. aasta?
2. Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
3. Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
4. Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
5. Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
6. Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
7. Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
8. Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ja peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega. Lõpptulemusena saavutavad nad oma eesmärke kiiremini, paremini ja väiksema stressiga.

Koolituse hind koos materjalide, lõunasöögi ja kohvipausidega on 2490 kr + km inimese kohta.

Video: Ajajuhtimise põhitõed

Rääkisin AIESEC Tartu kutsel nende õppesarjas “Klapid eest” sajakonnale tudengile vabas õhkkonnas (sellest ka T-särk ja tavapärasest avalam esinemisstiil ) ajajuhtimisest ning Uku Vainik võttis selle linti:

24.11 Kristjan Otsmann – Ajajuhtimine from Klapid Eest on Vimeo.

Kui oled video ära vaadanud ja tekitas huvi, siis palun kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista mulle 502 9037 ning registreeru 16. detsembril või 8. jaanuaril toimuvale avalikule ajajuhtimise koolitusele või uuri sisekoolituse kohta. Luban, et “päris” koolitusest saad oluliselt rohkem kasu kui video vaatamisest. Loe näiteks seda, mida inimesed on pärast koolitust tagasisideks öelnud.

Autofookus aitab tõhusalt tegutseda

Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri ajajuhtimissüsteemi Autofocus neljas versioon on suurepärane! Kinnitan seda pärast paarikuist kasutamist.

Kuidas käib Autofocuse nimekirja kasutamine? Vali üks viis kolmest, et seda teada saada:

Vaata Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Vaata EPL disaineri Timo Viksi innovatsiooniajakirjale HEI loodud kaheleheküljelist graafikut: Autofookus.

Loe ja kasuta juhiseid:

Alusta

• Kasuta kaustikut 25-35 reaga, tekstifaili 20-25 rea kaupa või tegevusnimestikku.
• Pane kirja asjad, mida kavatsed teha, üks asi reale.
• Tõmba viimase asja alla joon.

Tegele

• Loe nimekirja seni, kuni leiad tegevuse, mille teostamiseks oled valmis.
• Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad.
• Kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud.
• Loe nimekirja edasi, kuni leiad järgmise tegevuse.
• Kui jõuad jooneni, alusta nimekirja algusest.
• Tiiruta sel moel nimekirjas seni, kuni ühtegi tegemiseks valmis või tegemisväärset asja ei leia.

Vaata uuemaid tegevusi

• Hakka lugema seda nimekirja altpoolt joont.
• Kui leiad teostatava tegevuse, tee see ära ja tõmba maha ning liigu nimekirjas edasi kuni lõpuni.
• Tõmba nimekirja lõppu viimase tegevuse alla joon.

Tegele läbivaatusega

• Liigu uuesti nimestikus esimese tegemata tööni ja hakka allapoole liikuma. Sul on kaks valikut:
  • kas teed selle tegevuse kohe ära või
  • määrad tegevuse läbivaatuseks.
  • Läbivaatuse käigus kaalu:
    • Kas neid asju on tegelikult ka vaja teha? Kui ei, tõmba nad maha või sisesta tulevikutegevuste nimestikku. Kui jah, siis
    • Kas saad seda tegevust delegeerida? Kui jah, siis delegeeri ning lisa vastav ülesanne nimestiku lõppu. Kui ei, siis
    • Planeeri järgmiseks päevaks aeg nende asjade ärategemiseks, lepi endaga kokku nõupidamine nende asjade elluviimiseks.
    • Kui tunned tõrget, jaga ülesanded väiksemateks tükkideks ning kirjuta need ülesandejupid nimekirja lõppu ja tõmba algupärane ülesanne maha.
• Läbivaatuse tulemusena saab järgmine joonealune kogu nimekirja alguseks. Korda tsüklit.

Mõned praktilised soovitused:

Kui nimekiri läheb väga pikaks, siis loe see läbi ja kriipsuta maha asjad, mida Sa kindlasti ei kavatse teha. Seejärel tõsta tulevikutegevuste nimekirja tegevused, mis praegu pole olulised. Kui nimekiri on endiselt pikk, siis tõmba suvalistesse kohtadesse mõned põikkriipsud, et nimekirja liigendada.

Pane nimekirja tegevused, mida kindlasti kavatsed ära teha. Juhul, kui mõnda asja pead tegema kindlal kuupäeval või kellaajal (varem pole võimalik ja hiljem pole mõtet), siis sellised asjad pane oma kalendrisse kirja, mitte Autofookusesse.

Parim viis kasutamiseks on harjutamine. Proovi kohe järgi, kas Autofookusest on Sulle kasu, ning olen tänulik, kui kommenteerid. Vastan hea meelega kommentaariumis ka küsimustele.

Autofookuse uus versioon eelmisest (vist) veel parem

Mark Forster uuendas taas oma ajajuhtimissüsteemi ning esialgu tundub, et asi muutus versiooniga Autofocus 4 veel paremaks. Pean seda nädala katsetama ja siis julgen kinnitada.

Eelmine versioon töötas nagu valatult, kuid vahetevahel tekitas väga palju keskmise vanusega tegemata ülesandeid. Uues on see probleem kõrvaldatud.

Kuna pilt seletab asja olemust tekstist paremini, siis viitan Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Juhendi kirjutan tõenäoliselt ülejärgmisel nädalal, kui saan veidi rohkem aega. Aga kui kellelgi on aega seda enne teha, siis on mul selle üle siiras heameel.

Sessioon: kuidas Autofocus teeb väikeseid imesid

Kiire sissejuhatus:

Klõpsa siia, et vaadata ekraaniviisorit

Küsimused-kommentaarid palun Twitterisse või kommentaaridesse. Aitäh!

Aruka ajajuhtimise koolitus EASi toetusega!

Kui oled FIE, mikro- või väikeettevõtja, siis saad nüüd taotleda EASist koolitusosaku toetust, et omafinantseeringuta osaleda Selge Pildi avalikul ajajuhtimise koolitusel või tellida oma meeskonnale ajajuhtimise või projektijuhtimise koolitus.

Toetuse maksimaalne suurus on 15 000 krooni projekti kohta ning finantseeritakse 100% abikõlbulikest kuludest. Euroopa Sotsiaalfondist rahastatud toetust vahendab EAS, taotlusvormi saad täitmiseks tõmmata EASi veebist.

Peale taotlusvormi tuleb esitada koolituspakkumine (küsi Selgelt Pildilt koolituspakkumist!) ja kuni kolme kuu vanune bilanss ja kasumiaruanne.

Kui kirjutad taotlust, hoolitse selle eest, et see vastaks võimalikult hästi hindamiskriteeriumitele:

1) projekti kvaliteet (50% koondhindest), mille raames hinnatakse probleemipüstituse ning tegevusplaani kvaliteeti ja realistlikust;

2) projekti mõju vastavus meetme eesmärkidele (50% koondhindest), mille raames hinnatakse projekti mõju taotleja juhtimis- ja tööalaste teadmiste ning oskuste arendamisele.

Kui soovid korraldada aja- ja/või projektijuhtimiskoolitust ning vajad abi taotluse täitmisel, palun võta Kristjan Otsmanniga ühendust (tel 502 9037, e-post kristjan-at-selgepilt.ee). Annan endast parima, et saaksid nii koolitusest kui ka selle rahastamisest maksimaalselt kasu.

Mida 15 000 krooni eest saab?

• Ühepäevase väga tõhusa ja praktilise aruka ajajuhtimise koolituse kuni 20le inimesele sisekoolitusena või
• Ühepäevase kasuliku ja praktilise lihtsama projektijuhtimise koolituse kuni 20le inimesele sisekoolitusena või
• saata kuni kümme inimest avalikule ajajuhtimise koolitusele.

Mida võiksid teha järgmisena?

• Tutvu ajajuhtimise ja projektijuhtimise koolitustega;
• Võta Kristjan Otsmanniga ühendust, et arutada, millistel tingimustel on koolitust võimalik korraldada – helista 5029037 või kirjuta kristjan-at-selgepilt.ee
• või pane end kirja juba 4. novembril Tallinnas toimuvale aruka ajajuhtimise koolitusele.

Eesti esimene tweetcast teisipäeval: kuidas autofookus teeb ajajuhtimisel väikeseid imesid

Kas tahad teada, kuidas Mark Forsteri uuendatud Autofookus toimib? Ja soovid võita sellega aega ning olla tegusam?

Korraldan teisipäeval, 1. septembril kell 16.30-17.30 Eesti esimese tweetcast’i ehk maakeeli säutshäälingu saate (või on keegi enne teinud? kui nii, siis pln paranda mu teadmatusest tingit viga). Kui järgid mind Twitteris, siis sea end arvuti taha teisipäeval kell 16.30. Mis siis toimub?

• Kiire webcast, mis tutvustab Autofookuse põhimõtteid
• Küsimuste-vastuste otsesessioon Twitteris

Ettevalmistuseks palun tutvu paari mu varajasema postitusega:

• Mark Forsteri Autofocuse täiendatud versioon toimib
• Nipid ja trikid: intuitiivne ja tõhus Autofookus Outlooki kasutajale

Boonused säutshäälingu sessioonil osalejaile:

• Kõigi vähegi asjaliku küsimuse esitajate vahel läheb loosi priipilet 9. septembri ajajuhtimise koolitusele, kus pöörame Autofookusele põhjalikku tähelepanu, kuid tegeleme ka teiste oluliste asjadega nagu ootamatustega toimetulek ning edasilükkamise vältimine. Sellelt koolituselt saad tervikliku ajajuhtimissüsteemi, mis aitab Sul tulevikus kokku hoida tunde, päevi ja kuid.
• Kui Sa priipiletit ka ei võida, siis saad osaleda 9. septembri ajajuhtimise koolitusel soodushinnaga 1490 kr + km (tavahind 1790 kr + km). Soodustuse saamiseks küsi vaid asjalik küsimus säutshäälingusaate ajal.
• Edaspidi toimuvad säutshäälingu saated ajajuhtimise teemadel iga kuu esimesel teisipäeval kell 16.30-17.30. Osaleda tasub kindlasti, sest mai lõpuni asjalike küsimuste küsijate ettevõtete, organisatsioonide, tiimide või misiganes koosluste vahel läheb loosi ühepäevane tasuta ajajuhtimise koolitus 12 inimesele. 1 asjalik küsimus = 1 hääl loosimisel. Pole paha?

Prioriteete pole olemas

Ma olen tüdinenud prioriteedijutust, mille kohaselt üks asi on olulisem kui teine. Lubage tsiteerida Mark Forsterit: “Prioriteet on jama”.

Mida Mark selle all mõtleb? Asi on lihtne: kas sa teed mingi asja teoks või ei tee. Ja tegelikult rohkem vahet pole. Prioriteet = tegevus, mille kavatsed teoks teha. Või kui vaadata üldisemalt, siis põhimõte, mida järgid. Seega – juhul, kui prioriteet isegi oleks olemas, muutub see ajas.

Sel nädalal kavatsen teoks teha: valmistada ette Nordea Panga kontorijuhtide, Cybernetica ning Keskkonnaameti koolitused, lõpetada üks ajakirjanikutööprojekt ning ülejäänud aja müüa oma sisekoolitusi ning 9. septembri avalikku ajajuhtimise koolitust (kui tunned kedagi, kes tunneb kedagi, kellel võiks mu 9. septembri koolitusest kasu olla, palun anna mulle teada – kohtade arv on piiratud). Need on asjad, mida teen. Ülejäänud asju lihtsalt ei tee – nii lihtne see ongi.

Näen üha sagedamini sedasama “prioriteediprobleemi” – inimesed kipuvad uppuma sadadesse ja tuhandeisse pisiasjusse, sest ei suuda valida, millega tegeleda ja millega mitte. Ole valivam: küsi endalt iga asja puhul, kas seda on tegelikult ka vaja teha, suurema asja puhul uuri selle delegeerimisvõimalusi ning ütle julgemalt endale ja teistele “ei”, kui tegevus on ebaoluline.

See on üks teema, mida käsitleme 9. septembri koolitusel põhjalikumalt. Nagu ka Mark Forsteri Autofookuse põhjalikum tutvustus (Eestis esimest korda live’is).

Nipid ja trikid: intuitiivne ja tõhus Autofookus Outlooki kasutajale

Olen praeguseks kasutanud veidi üle nädala Mark Forsteri ajakorraldussüsteemi Autofocus või maakeeli Autofookus täiendatud versiooni ning see toimib endiselt suurepäraselt. Olen küll enda jaoks tekitanud süsteemi, milles on mitmeid David Alleni Getting Things Done‘i elemente, kuid põhiolemus pärineb siiski Autofookuselt.

Olen peamiselt Outlooki kasutaja, seega esmalt mõned nipid ja trikid, mida olen avastanud. Enne nende nippide ja trikkide juurde asumist palun proovi Autofookust kasutada paberi ja pliiatsiga või lihtsalt tekstifaili tegevusi kirjutades – see annab süsteemi tunnetuse kätte. Juhendit saad lugeda siit.

Outlookis toimin nii:

Häälestus:

• Tekitasin mõned uued kategooriad:
  • :Autofookus kodu – koduste tööde nimestik
  • :Autofookus kodu tulevik – koduste tööde nimestik, milleni on veel üle kuu aega
  • :Autofookus töö – töiste tegemiste nimestik
  • :Autofookus töö tulevik – töiste tegevuste nimestik, mida pole mõtet enne kuud aega ette võtta
  • Koolonit kasutan sõna ees, sest projektide jaoks on mul kategooria .Projektid ning näiteks delegeeritud tegevuste jaoks @ootel. Sel juhul kuvab Outlook kõige üleval projektide kategooria, siis autofookuse ning siis GTD @-märgiga kategooriad
• Ülesanded on sorteeritud Create date’i järgi kasvavas järjestuses. Ülesanded on filtreeritud nii, et näen Date Completed = today, Date Completed = yesterday ning Date Completed = doesn’t exist. Sel juhul on mu nimestikus nii lõpetamata kui ka täna-eile lõpetud tööd.

Töö Outlookis

• Ülesanded lisan sama moodi nagu ennegi, kategooriata task’ina.
• Alustan koduse või töise Autofookuse nimestiku lõpust. Kui jõuan tegevuseni, mille elluviimiseks on õige aeg, teen asja ära ning märgin täidetuks. Kui lõpuni ei jõudnud, kopeerin enne task’i mahakriipsutamist selle samasse nimekirja. Kui valmis, siis küsin endalt, mis on järgmine samm, et jõuda eduka tulemuseni, lisan ülesande nimestiku lõppu ning otsin järgmise ülesande nimestiku lõpust.
• Kui nii enam ei taha tööd teha, leian järgmise töö Autofookuse nimekirja algusest. Nimekirja algust vaatan lehekülgede ehk ekraanitäite kaupa – enne ma järgmisele ekraanitäiele ei liigu, kui ükski ülesanne hetkel kuvatavast nimestikust mind ei kõneta. Järgmisele ekraanitäiele liigun pärast seda, kui ükski ekraanil olev ülesande ei sobi teostamiseks.
• Kui sel viisil töötamisest saab kõrini, lülitun taas tagurpidi-režiimi ja otsin järgmist tööd nimekirja lõpust. Sel moel lülitun edasi-tagasi mitu korda päevas.
• Kord päevas ülevaatuse käigus lisan kõik kategooriata ülesanded õigesse kategooriasse ning märgin osa töid analüüsiks. Analüüsimisele kuuluvad need tegevused, mis jäävad viimasest täidetud ülesandest ülespoole. Märgin need kõrgema prioriteediga. Selliste töödega on mitu varianti:
  • Kas seda ülesannet on üldse vaja? Kui ei, siis kustutan.
  • Kas mõistan, mis mind takistab seda ülesannet täitmast? Vajadusel jagan ülesande väiksemateks tükkideks, lisan need tükid nimestiku lõppu ning kustutan algse ülesande.
  • Kolmas variant: otsustan selle ülesande homme esimese asjana ära teha. Sel juhul alustan järgmist päeva edaspidi-, mitte tagurpidi-režiimil.
• Mobiiliga on lood täbarad, sest mu Windows Mobile’i AgendaOne ei suuda kuvada task’e create date’i järgi. Kui oleks printer käepärast, siis prindiks lihtsalt autofookuse nimestikud välja laua tagant lahkudes. Paremaid ideid?

Täiendused algupärasele Autofookusele

Kui mul on mitu suurt projekti pooleli, siis kaaluksin tõsiselt neist igaühe jaoks eraldi Autofookuse-nimestiku koostamist. Ning töötaksin iga projektiga iga päev just nii kaua, kui vaja.

Kasutan endiselt mõnda täiendavat kategooriat. Nendeks on:

• @Ootel – delegeeritud ülesannetele
• @Askeldused [asukoht], nt “@Askeldused kesklinn” – tegevustele, millega pole suurt kiiret ja mille teen ära siis, kui juhtun järgmine kord kesklinna
• @[Koosoleku nimi] nõupidamine, nt @Müüginõupidamine – teemad, mida tuleb vastaval nõupidamisel arutada
• 1:1 [Nimi], nt “1:1 Jaan” – teemad, mida peame järgmisel kohtumisel Jaaniga arutama
• @Rutiin – rutiinsed tegevused, mida tuleb teha kindlal päeval. Siin esineb erandeid, näiteks loen kord nädalas uut ajahaldusalast infot – selle ülesande sisestan käsitsi iga kord uuesti ja hoolitsen selle eest, et ma ei teeks seda sagedamini kui kord nädalas.
• Igasugused kontrollnimestikud ehk checklistid. Näiteks kategooria raamatute jaoks, mida tahan tulevikus lugeda.

Kasutan mõõdukalt ka kuupäeva ehk due date‘i ülesannetel – sinna märgin ülesande täitmise hiliseima aja. Aga väga sageli teen ülesanded teoks enne seda kuupäeva.

Google Tasksi omapärad

Kui kasutaksin Google Tasksi, siis paar täiendavat nippi:

• Uued ülesanded lisan alati nimestiku lõppu.
• Iga päeva lõpus leian analüüsitavad ülesanded (nimekirjas kõige ülemise täidetud ülesande peal asuvad täitmata ülesanded) ning analüüsin neid. Nende kohale tekitan esimesel korra ülesande “Olulised tööd:” ning nihutan kõiki ülevaatusel olevaid ülesandeid sammu võrra paremale. Nendega tegelen homme esimesena.
• Pärast seda koristan nimestikust juba täidetud ülesanded.

Täiendavad ettepanekud ja küsimused tavapäraselt teretulnud

Mark Forsteri Autofocuse täiendatud versioon toimib

Briti ajajuhtimisguru Mark Forster sai valmis ajakorraldussüsteemi Autofocus täiendatud versiooni, mille juhised tõlkisin (peamiselt juhendi mõtet edastades) tema loal eesti keelde:

Loe enne süsteemi kasutuselevõttu ülevaate saamiseks juhised läbi ning siis käi läbi samm-sammult läbi “Alusta süsteemi kasutamist” juhend postituse lõpus.

Kokkuvõte

Autofookus kujutab endast pikka nimekirja kõigist asjadest, mida pead tegema. Uued tegevused lisad nimekirja lõppu. (Forster soovitab kasutada Autofookust tavalises kaustikus, 25-35 rida lehel. Praegu viimistlen digitaalset Autofookust ning postitan selle juhised lähipäevil.) Nimekirja kasutad kolmel viisil: Tagurpidi, Edaspidi ja Ülevaatus.

Tagurpidi

Nagu nimigi ütleb, töötad nimekirjaga tagant ettepoole. Värskeimad ülesanded asuvad nimekirja lõpus. Tagurpidi-meetod on mõeldud peamiselt kiireloomulisemate ülesannete elluviimiseks, kuid mitte ainult. Päeva alustad alati tagurpidi-meetodiga.

Edaspidi

Selle meetodi puhul liigud nimekirjas eest tahapoole. See on mõeldud peamiselt nende ülesannete tegemiseks, millega pole veel kiiret ning millele sa ei pööranud tagurpidi-meetodi käigus tähelepanu, aga loomulikult võid edaspidi-meetodi puhul teha teoks ka kiireloomulisi ülesandeid.

Ülevaatus

Iga päeva alguses märgid nimekirjas kõige kauem olnud ülesanded ülevaatuseks ja analüüsiks. Kui sa nende ülesannetega päeva jooksul ei tegele, siis tõstad need analüüsiks esile ning need ei kuulu enam aktiivsete ülesannete nimestikku. Neid võib lisada nimekirja ainult juhul, kui oled neid analüüsinud.

Üksikasjalikud juhised

Taguripidi

Alustad päeva alati tagurpidi-meetodiga.

Loed nimekirja viimasest ülesandest alustades tagant ettepoole, kuni jõuad ülesandeni, mille puhul jõuad äratundmiseni, et nüüd on õige aeg selle asjaga tegeleda. Töötad ülesandega seni kuni tahad ja seejärel kustutad ülesande nimestikust.

Kui sa tööd ei tee lõpuni ära, lisad selle nimekirja lõppu. Korduvad ülesanded (nt e-kirjade lugemine) lisad alati pärast kustutamist nimekirja lõppu.

Pärast seda alustad taas nimekirja lugemist lõpust ettepoole.

NB: Pärast ühe ülesandega töö lõpetamist naased alati nimekirja lõppu.

Edaspidi

Lisa nimekirja ülesanne “Mine nimekirja algusesse”.

Lülitud edaspidi-režiimile, kui jõuad nimekirja algusesse suunava ülesandeni ja tunned, et tahad seda teha.

Edaspidi-meetod erineb tagurpidi-meetodist oluliselt.

Edaspidi-meetodi puhul liigud nimekirjas eestpoolt tahapoole lehekülje kaupa. Liigud esimesele lehele, millel on tegemata ülesandeid. Esmalt loed kõik tegemata tööd läbi, võtmata nendega midagi ette. Seejärel loed ülesandeid veel korra ning teed ära esimese asja, mille tegemiseks tundub olevat õige hetk.

Jätkad samal moel seni, kuni lehel puuduvad ülesanded, mille teostamiseks oled valmis. Liigud järgmisele lehele ja tegutsed sama moodi nagu eelmisel lehel olnud ülesannetega.

Kui sa mõne lehe puhul ei taha teha ühtegi ülesannet teoks, siis see on märk sellest, et pead lülituma taas tagurpidi-režiimile. See reegel ei kehti ülesannete kõige viimase lehe puhul, kuhu alles lisad ülesandeid.

Kui lähed uuesti üle tagurpidi-meetodile, lisad nimekirja lõppu ülesande “Mine nimekirja algusesse”.

Märkused:

1. Alusta alati esimesest tegemata ülesandest, kui lähed tagurpidi-meetodilt üle edaspidi-meetodile.
2. Kui sa ei saa ühtegi ülesannet ellu viia asukoha tõttu (näiteks oled seal, kus neid ülesandeid ei saa seetõttu täita), võid lehe vahele jätta ning jätkata edaspidi-meetodil.
3. Kui jõuad edaspidi-meetodil viimase leheni, siis alusta taas nimekirja algusest, esimesest elluviimata ülesandest.

Ülevaatus

Märgi iga päeva alguses esimene tegemata (kas ühest või mitmest tööst koosnev) ülesannete blokk ülevaatuseks. Selle märgiks tõmba nende alla pikk joon.

Kui sa mõne sellise ülesandega päeva jooksul ei tegele, siis tuleb need üle vaadata ja neid analüüsida.

Selliseid ülesandeid kohtle nagu kustutatuid ning sa ei tohi neid lisada enne uuesti nimekirja kui oled neid analüüsinud. Selleks lisa nimekirja lõppu ülesanne “Vaata ülesanded üle”.

Ülevaatuse käigus võid lisada mõne või kõik analüüsiks märgistatud ülesanded nimekirja lõppu (loe altpoolt täpsemaid juhiseid). Pärast ülesande analüüsi ja lisamist nimekirja lõppu tõmba see algses asukohas maha. Kui sa ei kavatse asjaga üldse tegeleda, tõmba ta samuti maha.

Kui jõuad ülevaatusega ühele poole, lisa nimekirja lõppu ülesanne “Vaata ülesanded üle”.

Ülevaatuse juhised

Palun võta tõsiselt soovitust lisada ülesanded nimekirja lõppu alles pärast nende täiendavat analüüsimist. Ülesannete läbivaatamiseks märkimine on üks Autofookuse süsteemi võimsamaid osi ning selle reegli rikkumine mõjutab kogu süsteemi toimimist.

Ülevaatuse käigus kaalutle hoolikalt, miks mingi ülesanne ülevaatusele sattus: kas seda tööd on vaja üldse teoks teha, kas aeg selle töö teostamiseks on küps, kas see on vastuolus sinu eesmärkidega. Sageli on kasu sellest, kui ülesande taaslisamisel nimekirja lõppu jagad selle väiksemateks tükkideks või sõnastad ülesande ümber.

Alusta süsteemi kasutamist

1. Alustamiseks vajad pliiatsit ja joonelist kaustikut. Hiljem vajad ka markerit. Alguses on soojalt soovitatav kasutada süsteemi paberil – seda isegi siis, kui hiljem kavatsed minna üle e-süsteemile.
2. Koosta nimestik asjadest, millega pead tegelema – üks ülesanne reale. Pole vajadust panna kõiki asju korraga kirja, nimekirja saad hiljem täiendada.
3. Lisa ühe ülesandena “Mine nimekirja algusesse”.
4. Loe uuesti tagurpidi-meetodi juhendid läbi. Kas said neist täiesti aru?
5. Alusta tööd nimekirjaga tagurpidi-meetodil.
6. Kui otsustad, et käes on õige hetk edaspidi-meetodi kasutamiseks, loe uuesti läbi edaspidi-meetodi juhend ning kasuta nimekirja eestpoolt tahapoole vastavalt juhendile.
7. Jätka nimekirjaga tööd vajadusel lülitudes tagurpidi-meetodilt edaspidi-meetodile ja vastupidi. Pole vahet, kui sageli sa teed seda, see sõltub hetke asjaoludest.
8. Loe järgmise päeva alguses läbi ülevaatuse juhend ning märgi vastavalt sellele vanimad ülesanded läbivaatuseks.
9. Alusta tööd nimekirjaga tagurpidi-meetodil (päeva alustad alati sellega).
10. Vahetevahel päeva jooksul loe kogu juhend läbi.

Näidisleht

Vaata Mark Forsteri Autofookuse näidislehekülge.

Mark Forsteri täiendatud Autofocus

Märkused:

1. Kuupäev on kirjas selle päeva esimese sisestatud ülesande vasakule servale. Praegusel juhul 21/7.
2. Ülesande täitmise kuupäev on kirjas ülesannete ees. Forster lisab kuupäevad järgmisel hommikul korraga. Ühe ülesande – “Article for “Eaglet”" – ees kuupäev puudub, sest Forster tegi selle ära samal päeval, kui ülesande lisas.
3. Tehtud või kustutatud tööd on maha kriipsutatud. Töö alustamisel teeb Forster ülesande ette punkti, et oleks lihtsam keskenduda ning leida pooleliolevat tööd) ning selle lõpetamisel tõmbab ülesande maha.
4. Järjest ära tehtud tööd on ühendatud vertikaaljoonega – see aitab kiiremini leida tegemata ülesandeid.
5. Märkad, et kahel juhul ulatub rõhtjoon lehe parema servani. Need jooned märgivad ülevaatusele määratud ülesandeid.

Kui sa pole statistikast huvitet, siis pole vaja ülesande täitmise kuupäeva märkida.

Pane tähele, et Forster ei kasuta laiemaid märksõnu, prioriteete ega kategooriaid ning seetõttu on leht üsna puhas (Kristjani kommentaar: mina märgiksin küll vajadusel projekti nime).

Kristjani palve: kui märkad tõlkevigu või oskaksid mõnda kohta paremini sõnastada, palun anna kommentaarides sellest teada. Samuti on oodatud küsimused ja ettepanekud uuendatud Autofookuse kasutamise kohta.