Postitused

Energiatase määrab tulemuslikkuse

Oma tulemuslikkuse suurendamiseks on lihtne viis: jälgid oma energia taset ja väliskeskkonna rütmi läbi päeva ja nädala ning kavandad oma tegevusi neist lähtuvalt. Kuidas ma peaksin oma tegevusi planeerima? Millest peaksin alustama? Milline lähenemine mulle sobib? Need on küsimused, millele mu koolitustel osalevad inimesed vastuseid otsivad.

Meie tulemuslikkus sõltub peamiselt kahest tegurist: sisemistest ressurssidest ehk energiast ja väliskeskkonna mõjust.

Jälgi energiat ja keskkonda

Enne planeerima asumist tasub mõne päeva või nädala vältel jälgida end kõrvalt ning panna tähele, millisel ajal oled energilisem ja ärksam ning millal uimasem. Kas oled pigem hommikul varakult tegutseja või hakkab pea tööle alles poolest päevast? Nendeks aegadeks tasub kavandada pingelisemat mõttetööd ja vahedat mõistust nõudvaid arutelusid. Seevastu vahetult pärast lõunapausi, hommikustel tegutsejatel tööpäeva lõpus ning õhtustel tüüpidel selle alguses on arukas täita aeg rutiinsemate tegevustega nagu näiteks e-kirjadele lugemise-vastamise ning lihtsamate arutelude ja nõupidamistega.

Mina olen hommikune tüüp ning seetõttu alustan alati kui vähegi võimalik kõige olulisemast tegevusest. Pärast lõunapausi vastan kirjadele ning seejärel võtan ette päeva teise kõige olulisema tegevuse. Ebaolulisemad tegevused jätan tööpäeva lõppu nagu ka pingutust vähem nõudvad vestlused.

Sama moodi tasub jälgida väliskeskkonda. Millal sekkub välisilm su tegevustesse rohkem ja millal vähem? Võta leht paberit või tee märkmeid arvutisse: iga kord, kui sulle segatakse vahele, tee märge paari teemat kirjeldava märksõna ning segamise alguse ja lõpu ajaga. Sel moel leiad üles need ajad, kui tavaliselt saad keskenduda.

Päeva ja nädala rütm

Nii saab luua päeva ja nädala rütmi. Päev algab sageli lisandunud info läbivaatusega, ent kui raatsid ja saad, siis tasuks uute kirjade läbivaatamisega oodata seni, kuni oled esimese kavandatud tegevuse valmis saanud. Sel juhul keskendud paremini ega lase meelel ekselda igapäevaaskledustesse. Lõunapausi kanti on hea kavandada üks vahekokkuvõte ning päeva lõppu mõni minut kõrvalpilguks mööduva päeva tegevustele ning järgmise päeva esimeste tegevuste kavandamiseks. Kui järgmine päev kavandada eelmisel õhtupoolikul, saad oluliste asjadega hommikul kiiremini ja tulemuslikumalt alustada.

Sama kehtib nädala kohta. Tavaliselt on parimad tööpäevad teisipäevast neljapäevani, sest esmaspäev toob kaasa ootamatusi ja üllatusi ning reedeks hakkab maad võtma väsimus. Mõnel pool ongi tavaks reedeks kohtumisi mitte kokku leppida ning sel ajal kõrvaldada nädala jooksul tekkinud “sabad”.

Oma kalendrit korrastades proovin luua nädalasse teemapäevad: minu neljapäevases töönädalas tavaliselt kolmel päeval nädalas koolitan või arengutoetan ning ühel päeval valmistan materjale ette ning osalen aruteludel ja koosolekutel.

Nii nagu igal õhtul tasub päevale tagasi vaadata, on arukas korra nädalas heita pilk tagasi, märgata tehtut ja end tunnustada nende asjade eest, panna kirja lohisema jäänud “sabad” ja põgusalt kavandada eesootav nädal.

Hoia suunda

Osa inimesi loob endale teemakuud või -nädalad. Näiteks oktoober on kodu korrastamise kuu, november vanade sõprade üles otsimise ning detsember jõulu- ja uue aasta kavandamise kuu. See aitab hoida fookust.

Mulle enam nii süstemaatiline lähenemine ei klapi. Hoian lihtsalt kõige olulisemate teemade loetelu jõudumööda ajakajalisena ning vähemalt püüdlen selle poole, et pooleli olevaid tegevusi poleks liiga palju. Nii peangi töistest ja kodustest suurematest tegevustest nimekirja ning vähemalt üritan teha neis asju tähtsuse järjekorras ja olla suuremates tegevustes järjepidev. Vahel ei tule sellest suurt midagi välja, aga eks siis nädalase ülevaatuse käigus panen prioriteedid taas paika ja üritan uuesti. Sel moel liiguvad asjad tulemuslikumalt edasi või vähemalt jääb endal selline tunne.

Oluline on see, et pidevalt on ees paar-kolm kõige olulisemat märksõna või teemat, millele võtame järjekindlalt aega ja mille edenemisele mõtleme hetke iga päeva lõpus. Siis liiguvad need asjad soovitud suunas kasvõi natuke peaaegu igal päeval.

5 nippi olulisteks asjadeks aja võtmiseks

Varajasem alustamine, tegevuse õige ajastus ja kiire ümberlülitumisvõime aitavad olulisi asju paremini ja kärmemalt ära teha.

Milline küll on esoteeriline valem selleks, et jõuda kõik asjad kiiremini, paremini ja säästlikumalt ära teha? Suur osa mu koolitustel osalejaid tuleb just sellele küsimusele vastust leidma. Loomulikult nad pettuvad, sest probleem jääb lahendamata. Loomulikult lahkuvad nad rahulolevaina, sest nad on suutnud küsimuse ümber sõnastada realistlikult lahendatavaks ning leidnud mitu head nippi ja nõksu, et edaspidi olulisi asju kiiremini ja säästlikumalt valmis saada.

Tutvustan neist nippidest viit.

Alusta varem

Mu veidi üle 40 aasta kestnud empiirilised uuringud on näidanud selgeks, et jään tavaliselt siis hiljaks, kui lahkun kodust liiga hilja. Sama lugu on suuremate tegevustega: kui alustad liiga hilja, siis hilineb ka teostus, kannatab kvaliteet või tuleb lihtsalt oluliselt rohkem raha välja käia.

Piisavalt vara alustamiseks peaks olema ülevaade eesootavatest tegevustest. Ilmselt näeme mingeid suuremaid tegevusi, ent osa on neist silmapiiril häguste piirjoontega. Ajateljel lähemal asuvad tegevused on selgepiirilisemad. Seepärast on ka hea vahel mõelda, millised on olulised suured tegevused, mida tahame korda saata lähiaastail, -kuudel ja -nädalatel, ning seejärel mõelda, milline on eesootava nädala ja järgmise päeva kõige olulisem tulemus. Kui hakata veidi varem mõtlema oluliste tegevuste peale, lihtsustub hilisem tegutsemine oluliselt.

Vali õige aeg

Taolased tavatsevad öelda, et ainus, mis loeb, on õige ajastus. Varajasema alustamise all ma ei pea silmas tegevusega alustamist iga hinna eest. Alustada on mõtet siis, kui on selge, et tegutsemata enam ei saa ning tegutsemiseks on õige hetk.

Mõistlik on tegutseda siis, kui on kindel, et tegevus on vajalik. Vajalik ei tähenda tingimata seda, et keegi ootab tulemust. Vajalik võib tähendada ka seda, et ma ei suuda enam olla tegutsemata, või seda, et see tegevus ise pakub mulle väga palju, või hoopis seda, et pean ise selle tegevuse tulemust oluliseks.

Ajastuse määrab ära ka tegutseja energia tase. Kas praegu jaksan pingutada või peaksin pigem täitma aja tegevustega, mis ei nõua pingutust, või hoopis puhkama?

Sama oluline on ümbritsev keskkond. Päevas ja nädalas on hetki, kui teised inimesed ja sündmused hakivad me töövoogu rohkem, ja samas leidub ka rahulikumaid hetki.

Ideaalis tuleks need kaks asja – sisemine energia ja väline elurütm – klapitada tervikuks.

Hoia tööjärge

Ikka ja jälle juhtub, et keset kõige magusamat tegutsemist trügib välismaailm vahele ning peame tegevuse pooleli jätma. Siin on abi paarist nõksust.

Esimene neist on väike paus. Tavatseme ju öelda: “Tark ei torma.” Kui mõni tegevus hakib vahele, siis tasub mõne hetke oodata ja veenduda, et vaheletulnud asi ikka on piisavalt oluline ja kiireloomuline, et pooleliolev tegevus jätka katki. Loomulikult on hea harjutada endale sisse harjumus iga vaheletuleva tegevuse puhul küsida endalt või teistelt, kui oluline ja kiireloomuline see asi on.

Teine märksõna on järjekindlus. Kui vahelehakkiva tegevusega oled ühele poole saanud, siis on hea naasta poolelijäänud tegevuse juurde juhul, kui see on jätkamiseks endiselt piisavalt oluline.

Kiire ümberlülitus

Siin tulevad appi visuaalsed märgid: paned paberilehele kirja, mis enne pooleli jäi, ja jätad lehe silma alla, kahe arvutiekraani kasutamisel jätad teisele ekraanile poolelioleva tegevuse lahti, füüsilise tegevuse puhul jätad mõne töövahendi oma edasisele teekonnale. Sellised meeldetuletused aitavad hiljem kiiremini naasta poolelioleva tegevuse juurde.

Kirjanik Ernest Hemingway olla jätnud õhtuti väsimuse saabudes lause pooleli, et järgmisel hommikul seda jätkata. Silmnähtavalt pooleli tegevust on veidi hõlpsam edasi teha.

Tegevustega žongleerides on paarist nipist veel abi. Jäta tegevuste vahele väike paus, kasvõi nii vähe, et hingad korra rahulikult sisse ja välja ning kontrollid samal ajal enesetunnet. Kus on lihaspinged? Kuidas end tunned? Milliseid lõhnu tunned? Mis maitse on suus? Mida näed? Mida kuuled? Sellisest kiirest enda ja ümbruskonna kontrollist on ümberlülitumisel oluliselt rohkem abi kui kiirest hüppest Facebooki või uudistesse.

Soovi korral võid muuta oma paiknemist ruumis ning järgmiseks tegevuseks minna uude kohta. See liikumine ei pea olema suur: mõnel puhul piisab tooli nihutamisest sentimeetri jagu.

Säilita ja taaskasuta

Jalgratast pole mõtet leiutada. Kui oled saanud midagi valmis, siis küsi endalt, kas sarnaseid asju tuleb tulevikus tõenäoliselt ka ette. Kui tuleb, siis talleta tehtu ning hoolitse selle eest, et edaspidi leiad vajamineva info kiiresti.

Siia jaotusse lähevad erinevate tüüpolukordade lahendamise tegevusnimestikud, Pocketi (getpocket.com) abil info salvestamine veebist, valmis tekstijuppide kasutamine (Outlookis ja Wordis uuri, kuidas kasutada AutoTexti) ning erinev märkmevara info talletamiseks ja korrastamiseks.

Kui kasutad neid viit võtet oma töös, siis võid olla kindel, et mõne nädala pärast saad vähemalt kümnendiku rohkem tehtud või veidi varem õhtule. Olen tänulik, kui kirjeldada kommentaarides oma töövõtteid ja -nippe, mis aitavad aega säästa.

Rööprähkluse asemele meelevirgus

Rööprähklemise ehk multitasking’u asendamine meelevirguse ehk mindfulness’i valda kuuluvate tehnikatega aitab tulemuslikkust oluliselt suurendada ning pinget leevendada.

Rööprähklemise all pean silmas eelkõige seda, kui inimene proovib teha samal ajal kaht mõtlemist või keskendumist nõudvat tegevust: näiteks samal ajal kirjutada e-kirja ja kuulata, mida teine inimene räägib. Erinevad uuringud näitavad, et sellisel moel suudab mitmetoimeline olla alla 0,5% inimkonnast.

Suurem osa inimesi teeb üht asja korraga ning lülitub ühelt tegevuselt teisele ümber. Mõnel meist käib ümberlülitumine kiiremini ja teistel aeglasemalt. Kui meile tundub, et mõni inimene suudab rööprähelda, siis tegelikult suudab ta võib-olla hoopis välkkiirelt lülituda tegevuste vahel ümber.

Valdav enamus inimesi töötab rööpräheldes aeglasemalt kui üht tegevust korraga tehes, kuid aju vallandab mitut asja korraga tehes rohkem mõnuhormoone ning inimesel jääb mulje nagu jõuaks ta rohkem teha ja asjad sujuksid kiiremini. Tegelikkuses kulub tegevusteks kauem aega. Ühe hüpoteesi kohaselt on tegemist organismi kaitserefleksiga, mis aitab meil sel moel paremini toime tulla igavate ülesannetega – kui neid teha samal ajal mõne huvitavama asjaga, siis tajume aja kulgu kiiremana.

Rööprähklusel on üks puudus peale väiksema tulemulikuse veel: kui teeme mitut asja korraga, siis kasvab vigade tegemise tõenäosus hüppeliselt. Keskendudes ühele tegevusele, saab tulemus oluliselt kvaliteetsem.

Loomulikult suudame teha mitut automaatset tegevust ühe mõtlemist nõudva tegevusega samal ajal. Näiteks saame samal ajal arvutis lihtsat meilivastust kirjutada, juua kohvi ja kuulata poole kõrvaga ümbruskonnas toimuvat. Või juhtida autot, vestelda kõrvalistujaga ja kuulata raadiost taustaks muusikat. Ent niipea, kui tekib liiklusohtlik olukord, siis jätame automaatselt jutu katki ja keskendume auto juhtimisele.

Meelevirgus aitab

Rööprähkluse vastandiks on meelevirgus ehk mindfulness. Üks kaasaegsele läänemaailma meelevirgusele alusepanijaid Joe Kabat-Zinn defineerib seda kui “sihilikku käesolevale hetkele tähelepanu pööramist hinnanguid andmata.” Me asume vaatleja rolli ja sedastame neutraalselt, mis nüüd, siin ja praegu toimub. Kui suudame ennast ja meid ümbritsevaid olukordi vaadelda kõrvalolija pilguga, siis reageerime adekvaatsemalt ja pingeolukorrad lahenevad hõlpsamalt.

Meelevirguse tehnikaid on erinevaid nagu ka nende kasutamise võimalusi töö- ja eraelus. Toon mõne näite.

Paus kannab

Kõige lihtsam on alustada sihikindlate pauside loomisest päeva. Näiteks enne tööga alustamist istud mõne minuti sirge seljaga, vaatad kaugusse või sulged silmad ja keskendud hingamisele: märkad, kuidas hingad rahulikult sisse ja seejärel rahulikult välja.

Kui hingamine on korrastunud, siis jälgid end kõrvalt: kas otsaesine ja silmad on lõdvestunud, millises pea osas tunned väsimust või pinget, kus täpsemalt kaelas, õlgades või seljas on pinge, ega kõht ole krampis, mis tunne on kätel-jalgadel. Kui mõnes kohas tunned pinget, siis võid seda kohta veidi rahulikult liigutada-lõdvestada ning mõelda, et see piirkond on juba lõdvestunud. Selle tulemusena annab pinge järgi.

Seejärel naeratad kergelt, pooleldi sissepoole, ja asud eesootava töö kallale.

Selliseid lühikesi pause tasub teha võimalusel iga poole tunni tagant. Samuti on arukas alustada tööpäeva sellise pausiga, võtta kerge paus enne ja pärast lõunapausi ning tööpäeva lõpus. Selle tulemusena sujub töö lihtsamini, tulemuslikumalt ja pingevabamalt.

Ärritus kontrolli alla

Meelevirguse tehnikad tulevad appi ka ärrituse puhul. Üks lihtsamaid võtteid, mida tasub harjutada on alljärgnev.

Kui mingi asi, tegevus või inimene ärritab sind, siis esimese asjana tee väike paus ja katkesta pooleliolev tegevus. Selle asemel, et prahvatada oma ärritus välja, hinga lihtsalt rahulikult sisse-välja ning teadvusta, et oled ärritunud. Järgmise sammuna jälgi oma keha: milliseid pingeid see ärritus põhjustas. Kui leiad pinge all oleva koha, lõdvesta see. Võimaluse korral tee järgmised 5-15 minutit hoopis midagi muud, kui võimalik. Seejärel naase ärrituse põhjustanud olukorra juurde. Kui tegevuse vahetamine pole võimalik, siis pole hullu – oled praeguseks juba maha rahunenud ja suudad olukorda lahendada märksa nutikamalt ning rahulikumalt.

Märgatav kasu

Meelevirgus ei kuulu juba mitukümmend aastat salateaduste valda, vaid seda on uuritud mitmetes ülikoolides. Uuringud on näidanud, et meelevirgust harrastavate inimeste tähelepanu- ja keskendumisvõime kasvab, töötulemused paranevad nagu ka rahulolu endaga. Samal ajal väheneb düstressi ehk pahapaine osakaal.

Enda muutmine on keeruline ja seda saab teha ainult väikeste sammudega. Hakatuseks võta käesoleval nädalal ette ja tekita päeva väikeseid pause, mil jälgid end kõrvalt ja lõdvestud. Proovi neid teha iga päev paaril korral ning kui leiad selle olevat kasuliku, muuda mikropause sagedasemaks.

Kui see tuleb juba välja, siis harjuta kohe konflikti tekkimisel end aega maha võtma. Pikapeale suudad pingelisi olukordi juba ette ennustada ning võtta tempo maha enne olukorra ärevaks muutumist.

Sel moel, samm sammu haaval, märkad end hinnanguid andmata kõrvalt jälgides, et meel on rahulikum, tulemused paremad ja tuju mõnusam.

5 võtet projektiväsimusega toimetulekuks

Keegi ei naerata enam. Inimesed põrnitsevad üksteist kerge tüdimusega altkulmu. Projektimeeskonna koosolek meenutab tüütu kolleegi matuseid, kus osalejad on lihtsalt nõutult vait ja loevad vargsi telefonist e-kirju. “See projekt pole surnud, aga lõhnab imelikult,” parafraseerib projektijuht Frank Zappat.

Mida nüüd peale hakata? Näitan mõnda võtet, mis võivad anda vinduvale projektile uuesti hoo sisse.

1. Vaata üle projekti lõppeesmärk

Esimese asjana tasub vaadata üle projekti lõppeesmärk ning kontrollida, kas siht on endiselt selge ja kas inimesed endiselt tahavad jõuda lõppeesmärgini. Siin võib abi olla ühest Marshall Goldsmithi harjutusest.

Selle puhul paneb projekti meeskonna tuumiku iga liige kirja kümnepunktiskaalal, kui palju ta praegu panustab projekti tulemuseni viimise nimel. Teises ringis paneb iga tuumiku liige kirja, kui palju ta tegelikult saaks panustada. Kolmandas ringis arutab meeskond, mida saaks igaüks teha, et realiseerida oma potentsiaal ehk tõsta oma panus soovitud tasemeni.

Kui lõppeesmärgi ülevaatamine on tüütu, võib proovida ühiselt joonistada, milline näeb maailm välja, kui projekt on edukalt lõppenud. See aitab vahel eesmärgi sõnastamise raskustest üle saada.

2. Kaardista projekti hetkeseis

Oluline on ühine arusaam sellest, kui kaugele oleme projektiga jõudnud. Mis on praegu hästi? Millised on olnud olulisemad suursaavutused? Millised asjad toimivad? Mida oleme projekti käigus õppinud? Kus mujal saame neid õppetunde kasutada?

Teiselt poolt ka: millised olulised asjad on ebaõnnestunud? Mida oleks vaja teisiti teha, et neid toimima saada? Millised on praegused kõige suuremad takistused edasiliikumiseks? Millised on erinevad võimalused nende ületamiseks?

Need on mõned asjad, mida võiks arutada.

3. Tekita kiireid võite

Vaata värske pilguga üle projekti tegevuste loetelu ning leia, millised tegevused annaksid kiireid võite. Eduelamused loovad tegutsemistahet ning aju laseb end tavaliselt üsna hästi ära petta, sest see ei tee vahet olulistel ja pisiasjadel: õnnehormoonid pääsevad paisu tagant mõlemal puhul.

Seepärast tasub leida paar-kolm lihtsamat sorti asja, millega tiim tuleb toime ning mida tasub tähistada. Sel moel saab vahel projekti kivi tagant lahti ning võib asuda olulisemate ja keerulisemate asjade kallale.

4. Võta mõni vaheprojekt töösse

Üks võimalus on leppida kokku vinduva projekti külmutamises teatud ajaks ning selle aja jooksul teha hoopis mingi muu väiksem projekt valmis, et seejärel värskete võitude jõul naasta külmutatud projekti juurde.

Vahel lihtsalt ei jaksa kuude ja aastate kaupa sama asja ajada ning meeskond vajab vaheldust.

5. Vaheta inimesi ja rolle

Kui võimalik, siis võib tuua värskenduse kaasa projektis osalevate inimeste, nende rollide ja vastutusalade vahetamine ja muutmine. Vahel piisab sellest, kui kõige väsinum projektimeeskonna liige leiab endale kuskil mujal arukamat rakendust ning väljastpoolt tuua tema asemele uus inimene. Vahel piisab sellest, kui paar inimest vahetavad omavahel osa ülesandeid.

Hea suund toob rahulolu

Vana ütlus “kui inimesed teevad plaane, siis jumalad naeravad” peab paika, sest elu on planeerimatu ning rohkem või vähem meeldivatest üllatustest tulvil. Ometigi jõuame tõenäolisemalt kohale, kui loome piisavalt paindliku plaani ja hoime suunda, korrigeerides plaane vastavalt hetkeseisule.

Jagan mõnda lihtsat võtet, mille abil end uueks aastaks valmis panna.

Terviklik plaan

Esimese asjana on hea veidi unistada. Inimene moodustab terviku. Mulle meeldib jagada asju kolmeks, sest meie kultuuriruumis püsivad need kolmekaupa hästi meeles. Veel meeldib mulle keskenduda, tegeleda ühe asjaga korraga. Seega võiks hakatuseks ette võtta era- ja pereelu, siis isikliku arengu ning lõpuks tööelu. Kui tahad, kasuta mõnda muud järjestust, aga need kolm valdkonda määravad elu kvaliteedi.

Mõtle hakatuseks era- ja pereelu peale. Millised olulised asjad peaksid uuel aastal kindlasti aset leidma? Millised asjad säilima ja tugevnema? Mida tuleks muuta? Millest tuleks loobuda?

Kasuta mõtlemisel seda viisi, mis klapib sinu tüübiga kõige paremini. Kui oled visuaal, siis kritselda ja sirgelda paberile või joonista mõttekaart. Kui auditiiv, siis aruta plaane kellegi teisega, räägi neist ja palu oma juttu vestluskaaslasel tagasi peegeldada. Kui kinesteetik, siis võta ette kasvõi üks pikem jalutuskäik, mille käigus mõtiskled. Või ehita kasvõi lego klotsidest mudel.

Oluline on see, et saad unistada takistusteta.

Kui oled eraelu unistusega saanud ühele poole, võta ette isiklik areng. Kui sellega ühel pool, siis tööelu.

Pärast kolme valdkonna läbi käimist püüa leida neid asju, mis mõjutavad kõiki kolme soodsas suunas või vähemalt kahte kolmest ilma, et kolmas kannataks oluliselt. Need on uue aasta olulised suunad.

Soovi korral võid lisada mõõdikuid, mille tulemusel saad hinnata, kui kaugele oled mingis suunas jõudnud. Kui tahad, võid luua ‘vahefinišid’ iga kuu, paari või kolme tagant, et veenduda suuna õigsuses. Loomulikult tuleks igas vaheetapis plaanid üle vaadata ja veidi kohendada, et hoida paindlikust.

Leia ootamatused ja takistused

Elus ei lähe kõik takistusteta. Mõtle ka selle peale, millised muudatused võivad plaanidesse tulla: mõned neist on soodsad ja mõned takistavad. Esmalt proovi ennustada eesootavaid muutusi ja siis hinda, milline on nende mõju ja tõenäosus. Seejärel võta ette kõige mõjusamad ja tõenäolisemad neist ning mõtle paar varianti juhuks, kui ootamatus leiab aset. Kui oled kasvõi mõttes korra selle olukorra läbi käinud, tuled päriselus sarnases olukorras paremini toime.

Ära pööra takistustele liiga palju tähelepanu, sest muidu võib sündida isetäituvate ennustuste sündroom – hakkame alateadlikult end nende suunas tüürima. Mõistlik riskide teadvustamine seevastu tuleb ainult kasuks.

Esimesed sammud

Nüüd pane end valmis teekonna muutuseks. Leia iga suuna puhul kolm esimest sammu ja lepi endaga kokku, millal asud teele.

Teele asumise hetk peab olema õige. Enne reisi ju paneme end valmis: vaatame, et kõik vajaminev oleks olemas, ning kui midagi on puudu, siis hangime selle. Kas sul on reisiks kõik olemas? Mida sa veel tegelikult vajad?

Pane kirja teele asumise päev ja päev varem vaata veel plaanid üle, et järgmisel hommikul virgelt alustada. See päev ei pea olema 1. või 2. jaanuar, vaid võib olla varem või hiljem. Minu uuendatud tee saab alguse siis, kui jõulud on läbi. See annab uuele aastale sisse tõeliselt mõnusa hoo.

Üks asi veel: mõnele inimesele sobib seltsis reisimine ja teised eelistavad üksindust. Kui oled seltsiinimene, siis leia keegi, kes iga paari nädala tagant võtaks sind rahulikult pool tundi kuulata, et kuidas sul on läinud ja mida edasi teed. Kui oled üksinduse sõber, siis võta iga paari nädala tagant pliiats ja paber või tee jalutuskäik ning reflekteeri, kuidas on läinud ning kuhu ja kuidas liigud edasi.

Väärib proovimist. Turvalist ja meeldivat teed meile!

PS Kui tahad tulla koos uut aastat läbi mõtlema, siis tule 13. jaanuaril koolitusele!

Koosolekute 9 kokkulepet

Kogusin kokku mõne oma kliendi koosolekute hea tava ning ühendasin nende kokkulepped ühte loetellu.

  1. Koosolek on väga kallis juhtimisvahend, sest sellel olevatel inimestel on tõenäoliselt teisi olulisi tegevusi samuti. Kas koosolekule on alternatiiv nagu näiteks e-kiri, Skype’is vestlus või ühiselt muudetav dokument? Kui ei, siis on arukas korraldada koosolek.
  2. Saada korrektne kutse vajalike osalejatele. Miks koosolek tuleb? Mis on selle eesmärk? Kirjuta eesmärk koosolekukutse teemareale. Mida koosolekul arutame? Kirjuta päevakorrapunktid kutse sisusse. Keda on koosolekule tingimata vaja? Saada ainult neile kutse. Millist eeltööd nad peaksid tegema? Lisa see info koosoleku kutsesesse nagu ka taustamaterjalid. Kui need asjad peaksid olema koosoleku kutsest puudu, on kutsutul õigus otsust põhjendamata koosolekust keelduda.
  3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejate kalendrisse ei tekitata topeltbroneeringuid. Kui osaleja saab kutse ajaks, mil tal on teine sündmus kavas, võib kutsele saata äraütleva vastuse otsust põhjendamata. Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.
  4. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.
  5. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.
  6. Koosolekute vahele jääb piisav aeg selleks valmistumiseks, vajadusel koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendamata tagasi lükata.
  7. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.
  8. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.
  9. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.

3 põhjust, miks aega on vähe

Ajapuudus on sümptom, mitte diagnoos. Ajapuuduse põhjustavad kolm haigust: tähelepanu, rahu ja prioriteetide puudus.

Kui tihti märkad äris täielikku keskendumist ja pühendumist? Sellist nagu jalgpallimeeskonna treeneril ja jalgpalluritel? Jalgpalli pole keskendumiseta võimalik hästi mängida. Treener keskendub mängule ja võistlustele kui tervikule, jalgpallurid püsivad hetkes ja annavad endast parima mängu võitmiseks. Tähelepanuta ettevõttel läheb sama kehvasti kui Eesti meeskonnal Eesti-Portugali mängus (seis jäi 0:7, millest ühe värava lõime endale ise).

Kui me ei pööra piisavalt tähelepanu sellele, mis me ümber toimub, mida kuuleme ja kuulame, näeme ja vaatame, haistame, tunneme ja tunnetame ning maitseme, siis tormab elu mööda ja meie suhe ümbritsevaga jääb ebaadekvaatseks. Rattas tormates pole võimalik analüüsida, kuidas olukorda parandada. Töötavat mootorit ei saa remontida.

Esimene aega loov võte on pöörata rohkem tähelepanu endale ja oma ettevõttele ning samut ümbritsevale keskkonnale ja inimestele kui meid ümbritseva tervikliku ökosüsteemi olulisele osale. See toob kaasa täpsema ja adekvaatsema reageerimise, mis viib parema tulemuseni.

Teine tegur, rahu. Kui keegi pärib, et kuidas sul läheb, on tavaks vastata: “Oh, ära märgi, nii kiire-kiire kogu aeg, pole isegi aega hingata.” Hõivatus on endiselt moes.

Aga kui vastaks ühel ilusal päeval: “Aega on küll ja veel, sest meil on tavaks tegutseda mõtestatult, mitte tühja rabeleda.” Kumb vastus jätab targema inimese mulje? Loomulikult teine. Aga ainult sel juhul, kui see on tõsi.

Kui ettevõtte kultuur väärtustab rahulikku tarka tegutsemist, on ettevõtte meeskond motiveeritum ja viib ellu olulisemaid asju paremini, jõudes suuremate tulemusteni.

Kolmas põhjus, prioriteedid, lähtub eelmisest kahest. Kui meis on tähelepanu ja rahulikkust, siis saame seada põhjendatud ja läbi kaalutud suuna ning selle saavutamise nimel järjekindlalt liikuda, kaotamata kontakti ümbritsevast elust tulenevate muutustega. Rohkem ei ole rohkem. Kiiremini ei ole rohkem. Paremini on rohkem. See lihtne tõde võiks kehtida nii inimeste, ettevõtete kui ka meie riigi puhul.

Kõik need asjad mahuvad mõiste meelevirgus ehk mindfulness alla. Maailmas on praeguseks juba kümneid, kui mitte sadu ettevõtteid, mis soodustavad töötajaid harjutama meelevirgust. Tarkvarahiid Google. Toidutootja General Mills. Protsessorivalmistaja Intel. Meditsiinikindlustus Aetna. Investeerimispank Goldman Sachs. Need on vaid mõned näited.

Põhjus meelevirge mõttelaadi juurutamiseks ja kultiveerimiseks ärimaailmas on lihtne: rahulikud ja tähelepanelikud töötajad võimaldavad paremaid majandustulemusi ning nende tööga rahulolu on oluliselt suurem.

Mida selle teadmisega peale hakata? Alusta endast. Võta nüüd pool minutit või minut ja lihtsalt vaatle ümbritsevat. Või tunneta ennast, tunne, kuidas õhk liigub rahulikult ninast sisse ja välja. Uuri ja vaatle oma ettevõtet, kuidas see toimib, milliseid väikeseid kohendusi see vajaks, et ettevõte hingaks vabamalt. Vaata hetkeks Eestit: mida peaksime muutma, et elu läheks kindlamalt edasi. Lihtsad asjad.

7 õppetundi tegutsema hakkamiseks

Kui mõni inimene väidab, et suudab aega juhtida, siis tõenäoliselt põeb ta suurushullustust. Me saame ennast veidi juhtida ja aega saame pisut korrastada. Millest alustada, kui on isu suurendada oma ajas korda ja tulemuslikkust?

Möödunud nädalavahetusel sain üle hulga aja mitu asja tehtud, mida olin mitu puhku edasi lükanud. Tagasi vaadates võib seda käsitella enda kättevõtmise õppetunnina.

1. Pane asjad kirja

Esmalt tekitasin lühikese loetelu tegevustest, millega kavatsesin täita nädalavahetuse. Mõne aja pärast võtsin teise märkmepaberi veel. Poole tegutsemise pealt kolmandagi.

Kui kirjutad tegevused võimalikult lühikesse nimestikku, siis see suurendab selgust. Kui vahepeal meenub, et midagi tuleks veel teha, lisa see nimestikule.

2. Järjesta tegevused

Kirjutasin tegevustele numbrid ette, et millises järjestuses neid teen. Peatselt oli selge, et kõike nii ehk naa ei jõua. Kui saan osagi tehtud, olen tubli.

Alustamisega on kaks varianti: kas alustada kiiretest lihtsatest võitudest või kõige olulisemast asjast. Mu puhul sõltub see tujust, ilmast ja tont teab millest veel. Möödunud nädalavahetusel tahtsin alustada lihtsamast. On lihtsam.

3. Tekita sotsiaalne sund

Pühapäevaks olime mõned sõbrad külla kutsunud. Seega tuli selleks ajaks kindla peale elutoa põrand pesta, elamist korrastada ning üht-teist veel teha.

Ma ei kipu end ülemäära palju liigutama siis, kui olen midagi lubanud ainult endale. Aga kui asjasse puutub keegi teine veel, siis tegutsen usinamalt.

4. Tule ootamatustega toime

Laupäeva varahommikul olin valmis hoogsalt alustama. Hingasin sisse ja… Ja siis ärkas me noorim poeg ning pisitütar ka. Õnneks oli plika nõus veidi aega lebama elutoa diivanil ja oma vennaga mängima. Osa koristamist sain selle ajaga kaelast.

Siis otsustas tüdruk, et ta enam ei taha mängida ja kätte on jõudnud sobiv hetk süles uinumiseks. Võtsin plika kandelinaga kõhu peale. Poissi püüdsin samuti jõudumööda tegevuses hoida, et on vähemalt jalust ära.

Kui oled kunagi proovinud toimetada ringi, titt kõhu peal, siis tead, et see piirab mõningal määral tegutsemisvabadust.

Tegin tunnikese neid asju, mida sain: alates nõudepesust lõpetades olulistele e-kirjadele vastamisega. Jõudsin üllatavalt palju.

5. Hoia erinevat rütmi

Mind hoidis laupäeval käigus keerulisemate ja lihtsamate tegevuste vaheldumine. Alustad lihtsast asjast, siis võtad keerulisema tegevuse, teed lihtsama, pead väikese puhkepausi ning jätkad sama moodi.

Iga tegevuse lõpus võtsin nimekirja ette, märkisin lõpetatud tegevuse tehtuks (“Mõnus!”) ning vaatasin, mis edasi saab. Kui vähegi võimalik, siis tegin asju lõpuni.

6. Lõpeta õigel ajal

Laupäeva õhtupoolikuks oli võhm otsas. Ja osa asju endiselt tegemata. Otsustasin, et tõusen pühapäeval varem ning lõpetan siis tööd. Pole mõtet end kurnata, kui oled üksjagu palju juba teinud ja märkad, et suurt midagi enam tulemas pole ning tegutsemislust on kadunud. Loomulikult on võimalik endast veel viimane välja pigistada, aga kas sel on mõtet? Vahel võib-olla tõesti, kuid sel nädalavahetusel mitte.

7. Õpi edasiseks

Tegutsemine annab hea hoo. Nädalavahetus õpetas mind taas alustama väiksematest asjadest ja sel moel hoogu koguma ning siis täishooga olulisi asju ära tegema.

Kui tahad sama kasulikke asju teha, siis tule meie järgmisele ajajuhtimise koolitusele, mis toimub Tallinnas 14. aprillil. Registreeru nüüd, sest hiljem ei pruugi enam vabu kohti olla. Või võta paar minutit, et uurida lähemalt, mis koolitusel toimub.

Kuidas vältida esinemise seitset tüüpviga

Suurepärase esinemise taga peitub seitse lihtsat võtet, mille järgmine aitab viia sõnumi tulemuslikult kohale.

1. Alusta selgelt ja hooga

Üks kindlamaid võtteid hea esinemise tuksi keeramiseks on alustada vaikse häälega tingivas kõneviisis lausete ebakindlalt kuuldavale toomisega. “Tahaksin rääkida teile paarist asjast, mmm… Aga ega see nüüd nii oluline, eee…, ka pole.”

Teine äärmus pole parem, mille puhul rääkija räntsatab oma jutu kõvahäälse kindlusega esinemise keskele ning kellelgi pole aimu, miks ta räägib just sellest teemast.

Lahendus: Ütle inimestele hakatuseks, kes sa oled, mida neile räägid ning kuidas täpsemalt ehk millistest alamteemadest oled oma jutu üles ehitanud. Kui kuulajad teavad, kelle juhtimisel, kuhu ja kuidas nad lähevad, on nende tähelepanu suurem.

2. Lihtsalt loetav info

Kui sageli tundub, et esitluse slaidide jälgimine täidab sama eesmärki nagu silmaarsti juures nägemiskontroll? Slaid on tibatillukeste tähtedega tihedalt täis kirjutatud. Järgmine slaid ei too leevendust, sest sellele on kopeeritud Exceli tabel arusaamatute kribukirjas arvudega. Esitleja lendleb mängleva kergusega kommenteerides teksti: “Nagu te näete… Igaüks märkab, et… Nagu olen tabavalt kirjutanud…” Ega ikka näe ega märka.

Mõistan slaidi infosse uputamise põhjust: muidu ei mahu ju ära! Saab ka teisiti.

Lahendus: Kogu info ei pea mahtuma slaidile ära. Kui on vaja jagada kuulajatele üksikasjalikku infot, siis saab neile alati jagada paberil või digitaalsena teksti või tabelid ning ekraanil näidata ainult kõige olulisemat osa infost. Kiri ekraanil peab olema nii suur, et seda näeb silmi pingutamata lugeda igalt poolt ruumist. Hea, kui lause mahub paarile, ja suurepärane, kui ühele reale. Hoolega valitud märksõnad edastavad sõnumit kirbukirjalohest paremini ning üks pilt kõneleb rohkem kui tuhat sõna.

3. Jutusta lugemise asemel

Ta astus inimeste ette, pööras oma pale ekraani poole ning alustas selge ja kõlava häälega sellel oleva teksti ette lugemist. Vahel pööras ta end kuulajate poole, et neilt säravail silmil küsida: “Mõistate? Taipate, eks?” Pidades välja tähendusrikka pausi, pöördus ta taas ekraani poole, et deklameerimist jätkata veel ilmekamalt kui enne.

Lahendus: Usu mind, kuulajad oskavad ise ka lugeda, mis on ekraanile kirjutatud. Kui selgitad seinale näidatava info taustu ning jutustad seda ilmestavaid lugusid, jõuab iva paremini pärale.

4. Räägi mõistetavalt

“Nagu antud derivatiivsest narratiivist võime deduktiivmeetodil järeldades resümeerida, võib viia paradigmaatiline shift eksliku resultaadini.”

Mis asja?! Ausalt öeldes ei saa aru ööd ega mütsi.

Kui rääkida mingist asjast liiga keeruliselt, võib sama hästi rääkimata jätta. Peab paika ka teine äärmus: liiga lihtsa, niigi teada oleva jutu rääkimine paneb kuulajad sama laia lõuaga haigutama kui liiga keeruline jutt.

Lahendus: Tee enne esinemist eeltööd ja selgita välja, kellele sa räägid ning mis neid huvitab sinu jutu juures. Selleks intervjueeri paari inimest. Kui kohandad sõnumi kuulajaskonnale sobivaks, jõuab jutu uba paremini pärale.

5. Räägi lühidalt ja konkreetselt, vajadusel pea paus

Ta kõneles pikalt. Tal oli väga ilus hääl. Sujuv, mõnus, võiks isegi öelda, et uinutav. Kuulajad virgusid vahel, peamiselt selleks, et kella vaadata: kui palju veel lõpuni on jäänud. Aeg venis otsekui Salvador Dali maalil. Lõpmatult. “See ei saa kunagi läbi,” pomises üks kuulajaist, et hetk hiljem taas suikuda.

Lahendus: Inimese tähelepanu kestab paarkümmend minutit. Kui ta saab vahepeal sekkuda – küsida, arutada, liigutada ajusid või keha -, siis kuni poolteist tundi.

Pikema esinemise puhul lase kuulajatel vahepeal puhata. Ma ei pea silmas seda, et nad peaksid minema jalutama. Pigem võiks nad vahepeal seostada kuulatavat ja nähtavat infot oma tegevusega, arutada teemat väiksemates rühmades põgusalt või lihtsalt küsida küsimusi ja esitada oma seisukohti.

6. Küsi avatud küsimusi

“Küsimusi on? Ei ole. Siis on kõik!” Tavapärane konkreetne lõpp. Oleksin tahtnud ju küsida, aga… Kõneleja ei oodanud mind ära. Ju siis olen liiga pika juhtmega. Soomeugrilase iseärasus.

Lahendus: Kui vähegi võimalik, küsi auditooriumilt avatud küsimusi. “Ära küsi kunagi: “Kas teil on küsimusi?”,” soovitas mulle hea mitme aasta eest üks “Noored Kooli” programmis osalev õpetaja. “Küsi parem: “Milliseid küsimusi teil on?”” Proovisin. Oh imet, inimesed küsisid palju rohkem kui enne.

Kui tahad teada, milliseid küsimusi kuulajatel on, oota kümmekond sekundit. Nad ei jõua kiiremini reageerida. Soomeugrilased ju. Teised on kiiremad, nad küsivad 5–8 sekundilise pausi järel.

7. Lõpeta selgelt ja konkreetselt

“Noh, see oligi enam-vähem kõik, mis ma oleks tahtnud teile rääkida… Kas teil on küsimusi? Ah jaa, tegelikult oli üks asi veel. Või õigemini kaks. Ei, siiski üks. Aga noh, võib-olla siis järgmisel korral. Või noh…”

Lahendus: Heal jutul on algus ja ots. Kuigi see võib mõjuda nämmutamisena, tasub esinemise lõpus meenutada kuulajatele, miks ja mida sa neile rääkisid – siis kinnistub sõnum neil paremini ja jutt jääb pikemaks ajaks meelde.

Näitasin seda, milliseid levinumaid avaliku esinemise apse olen kohanud viimase paarikümne aasta vältel ning milliste lihtsate võtetega saad neid vältida: alusta hoogsalt, räägi lihtsalt ja too näiteid, ära kuhja slaide infoga üle, küsi avatud küsimusi ning võta lõpus sõnum konkreetselt kokku.

Virge meelega projektijuht

Projektide algatamise, planeerimise ja elluviimise tempo kasvab pidevalt. Sellega toimetulek eeldab virget ja rahulikku meelt.

Mindfulness ehk meelevirgus (Doris Kareva pakutud vaste 2008. aastal ilmunud intervjuus Kalev Keskkülale) leiab üha enam kõlapinda. Kümnekonna aasta eest peamiselt esoteerikute, psühholoogide ja loomeinimeste pärusmaale kuulunud sõna leiab üha enam rakendust ärimaailmas. Möödub harva nädal, kui meelevirgusest ei kirjutaks Harvard Business Review.

Maria Gonzalez defineerib meelevirget liidriks olemist (mindful leadership) kui “lihtsalt märkamist, kuidas asjad on”. Meie eeldused, emotsioonid ja poolteadlikud tähelepanelikud moonutavad oluliselt seda, kuidas tajume tegelikkust. Tulemuseks on kehvad otsused, mis juhivad projekte kraavi.

Kiron Bondale jagab virget meelt ihkavale projektijuhtile Project Timesis 9 soovitust.

  1. Ole kohal. Kui kohtud projekti sidusinimeste või meeskonnaga, siis pole mõtet sukeldada mineviku sügavustesse või kerkida kauge tuleviku kõrgustesse. Keskendu sellele, mida öeldakse, ning sellele, kes ja kuidas midagi räägib. Proovi mõni kord, mis juhtub, kui keskendud täieliku tähelepanuga rääkijale.
  2. Ole teadlik. Meelevirgus ei tähenda emotsioonide ja reaktsioonide eiramist või allasurumist. Küsimus on selles, et teadvustame emotsioone ja reaktsioone, kuid ei lase neil haarata võimu.
  3. Ole rahulik. Karlsson katuselt tavatses öelda: “Rahu, ainult rahu.” Märulipolitseile, tuletõrjujatele, eriüksuslastele ning teistele õpetatakse kriisiolukorras rahulikuks jäämist (vihje: hinga selleks mõned korrad sügavalt sisse-välja ning vaata end ja ümbritsevat olukorda hetkeks kõrvalt). Rahulikkus nakkab ja rahustab ümbritsevat olukorda ning aitab pealegi targemalt otsustada.
  4. Ole keskendunud. Projektides toimub kümneid, sadu ja tuhandeid asju korraga ning see võib tekitada tiimi liikmetes rööprähkelimise kihku. Julgustades inimesi isikliku eeskujuga keskenduma ühele asjale korraga tõuseb efektiivsus ja väheneb praak.
  5. Hoia selgust. Emotsioonid toovad tavaliselt kaasa ennustamatuid ja heitlikke otsuseid. Kui tead, kuhu on vaja välja jõuda ning milline on õige suund, siis see aitab langetada sihipärasemaid ja tulemuslikumaid otsuseid.
  6. Hoia meelerahu. Ameerika teoloog Reinhold Niebuhr tõi kasutusele nn meelerahu palve: “Issand, anna mulle meelekindlust leppida asjadega, mida ma muuta ei saa, julgust muuta asju, mida ma muuta saan, ja tarkust nende vahel alati vahet teha”. Iga projekt toob kaasa sündmusi, mida projektijuht ega tiim ei saa oluliselt mõjutada. Kuigi te ei saa sündmust mõjutada, saate reageerida neile adekvaatselt. Kui tiim mõistab, et projektijuht reageerib arukalt ka halbadele uudistele, siis see käitumine laieneb kogu meeskonnale.
  7. Ole positiivne jõud. Kui projekt on ajakavast maas või rahaliselt kehvas seisus, lahutab projektijuhti ja tiimi negatiivsusest kõigest juuksekarv. Kui tajud kehva olukorda, kuid ei lase sellel oma tuju rikkuda ning tervitad inimesi ikkagi naeratusega näol ja südames, siis see võib päästa projekti.
  8. Tunne kaasa. Kui oleme enda ja teiste vastu kriitilised ning näeme ainult seda, mis on kehvasti, siis see võib vähendada oluliselt meie võimet tulla toime stressiga ja suurendada kalduvust tarbetule süüdistamisele. Kui tunneme kaasa endale ja teistele ning oleme avatud, siis sellega me avame projektile avarama tuleviku.
  9. Ole laitmatu. See ei tähenda seda, et sul on alati õigus. Pean silmas seda, ole eeskuju – aus, siiras ja vahetu. Kui teed vea, siis võta selle eest vastutus ja õpi edasiseks.

PS: Kui tahad omandada projektijuhtimise algteadmisi või saada veel paremaks projektijuhiks, siis tule ja osale 3. ja 4. märtsil Tallinnas Kaasava projektijuhtimise meistriklassis.