8 nippi, et uus aasta tuleks vanast parem

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem? Kuula Kanada enesejuhtimisguru Robin Sharma ning USA efektiivsuse meistri David Alleni ja Briti ajajuhtimisspetsi Mark Forsteri soovitusi.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2010. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Majandusliku muretuse aasta”, „Meisterlikkuse aasta” või hoopis „Kartmatuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed.

4. Loetle 5 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised viis olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need viis eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla.

Kui sa esimese hooga ei suuda viit eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta viis olulisimat eesmärki.

5. Tükelda 5 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

6. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Hoolitse selle eest, et järgmise aasta igal nädalal teed olulise sammu edasi vähemalt ühe eesmärgi täitmisel (aga veel parem, kui kahe eesmärgi poole püüdlemisel). Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe eesmärgi nimel. Kui iga nädal tegeled sel moel iga päev ühe või kahe eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevustega, siis suudad neid asju ka saavutada.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata möödunud nädal üle kord nädalas ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid sel nädalal. Samuti planeeri selle sessiooni käigus järgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

7. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

8. Õpi. Tee 2010. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 5 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust.

„Kes on süüdi? Peame teadma, miks see juhtus!“

Kui sageli avastad end kesk nõiajahti? Millest see on tingitud? Mida pihta hakata? Mul on taas hea meel avaldada külalisblogija, suurepärase coachi ja koolitaja Raimo Ülavere kolumn, milles ta käsitleb just seda teemat talle omase põhjalikkuse, hea inimestetundmise ning suurepärase stiiliga.

„Miks see juhtus?“ Koosolekuruumis võtab maad vaikus. Ühel inimesel kukub kogemata maha pastakas. Hääl kõlab, nagu oleks maha kukkunud vähemalt 10 tonnine raudbetoonkamakas. Ja siis… Vaikus. „Miks see juhtus?“ küsib ülemus veelkord nõudlikult. „Me tahame ju, et see ei korduks, seepärast peame teadma, miks see juhtus.“ lisab ta.  Tasapisi inimeste suud avanevad ning koosoleku lõpuks ollakse jõutud sinna, kuhu alati. Süüdlane on leitud, verbaalselt kõigi ees risti löödud. Ja probleem on endiselt lahendamata …

Eelnev on fiktsioon, ent olen päris veendunud, et samal moel või väikeste nüanssidega toimunud koosolekul-kohtumisel on meil kõigil olnud „õnn“ viibida. Kuidas aga siis jõuda olukorrani, kus probleem saaks lahenduse ning ka inimesed oleks jätkuvalt motiveeritud leidma ning katsetama  ise lahendusi.

  1. Alusta mistahes probleemiga tegelemisel küsimustest: kuidas me tahame, et asjad on? Milline on olukord siis, kui asjad on korras?
  2. Tee kolleegidega kiire analüüs hetkeseisust (NB! Mitte minevikust!): asjade seis on praegu selline – mis on katki? Mis vajaks parandamist?
  3. Leia võimalikud lahendused: mida peaksime tegema, et jõuda olukorrani, mida punkti 1. juures kirjeldasime? Ja mida peaksime tegema, et probleemi tekkimise tõenäosus oleks edaspidi võimalikult väike, kas saame luua mingi garantiisüsteemi – kui juhtub nii, siis teeme nii jne.
  4. Kokkulepe ehk mida siis päriselt teeme: tegevused, kes teeb, mis ajaks jne.

Sarnane vestluse struktuur kehtib edukalt mistahes probleemi-vajaduse puhul – olgu selleks hiigelkontserni äriplaan, asutuse eelarve või perele diivani soetamine. Ja see kehtib ka kuitahes pika või lühikese vestluse korral. Loomulikult peab üks pooltest olema vestluse vedaja, eeldatavalt juht.

Kuidas selline vestluse struktuur on tulemuslikum, kui tavapärane alustamine „miks“ ja „kes tegi“ küsimustega? Sa saad seda, mida tahad. Kui eesmärgiks on sõnastatud lahendus („kuidas me tahame, et asjad on?“), siis lähtuvad ka tegevused-võimalused juba alateadlikult sellest, kas nad aitavad lahenduse poole liikuda. Kui ei, siis pole mõtet nendega tegeleda. Kui me hakkame aga probleemi lahendama küsimusega – „miks juhtus?“, siis jõuame reeglina varem või hiljem teemani – „kes tegi?“. See on aga sootuks teine teema.

Esmapilgul tundub tegelikult „miks?“ küsimine ju kõik loogiline – jama on juhtunud, seega tuleb sellest õppimiseks uurida kohe välja, miks see juhtus ja siis teha järeldused ning vastavad muutused. Loogiline ja ratsionaalne? Absoluutselt. Paraku pole aga inimene, tema käitumine ja otsused ratsionaalsed (ehkki loomulikult meeldib meile mõelda vastupidisest).

Ja esimene reaktsioon „miks?“ küsimuse peale on kaitse – mind rünnatakse, otsitakse süüdlast, nõutakse aru. Kaitse tähendab aga ka seda, et ma ei aita leida lahendust, ma ei võta ka päriselt vastutust ning ma loobun tulevikus katsetest algatada, proovida, leida uusi lahendusi. „Ütle, mida ma pean tegema,“ on siis edaspidi minu ainukene sõnum juhile. Ning juht leiab ennast varsti kurtvat kolleegile või oma ülemusele – nad ei võta vastutust.

Juhi puhul ei tähenda vastutamine piitsa ja prääniku jagamist, vastutamine tähendab probleemi lahendamist sellisel moel, et see ei korduks ning et see ei pärsiks ka inimeste initsiatiivi ja algatusvõimet ning võimet tegutseda.

Kuidas aga saab inimene talitseda süüdlast otsivat juhti, kuidas juhtida teda otsima lahendusi, mitte süüdlasi? See tähendab eelkõige juhile ülekantud mõttes peegli näitamist – „kui me otsime süüdlasi, siis me ei jõua lahenduseni“. Kuidas seda teha? Oleneb juhist, inimesest, olukorrast. Anna nõu, kuidas sina seda teeksid?

PS: Loe kindlasti ka Raimo Ülavere raamatut “Tagasi mängu“. Kui kahtled, uuri lähemalt, miks seda soovitan 🙂

Töötame või teeme tööd?

Ameeriklased võtsid esimesena kasutusele väljendi „raha tegema“, enamik eurooplasi töötab ning ühena vähestest meie, eestlased, teeme tööd.

Kas tuleb tuttav ette tunne, et teed ja teed tööd, aga seda tuleb aina juurde?

Loomulikult, sest me ju teeme tööd (juurde). Eesmärk võiks siiski olla töötada, et teha midagi valmis ning ennast teostada või halvemal juhul lihtsalt teha raha.

Jätame Ameerika praegu kõrvale, sest viimase finantsvõimenduse pöörasusest alles toibume – näib, et raha tegemisel jooksevad siiski konkreetsed piirid. Väga sageli toibume eht-eestlaslikul moel, tööd tehes. (Kas sel juhul on tegemist tööteraapiaga?)

Vaatame selle asemel Vahemere äärde, kus hoolimata manana- ehk homme-jõuab suhtumisest on tootlikkus sageli suurem kui meil – inimesed töötavad ajaliselt vähem, aga imetabasel moel tunnevad end hästi ja tulevad eluga toime. Või vaatame põhjanaabreid, kus inimesed teevad vähem ületunde, kuid taas annab tootlikkus Eesti omale silmad ette.

Põhjanaabreid ning Lõuna-Euroopa kultuure ühendab see, et inimesed töötavad kindla sihiga: suurendada töö viljakust ning vähendada pikema aja jooksul töö hulka. Kui võtame ette mõne töö, siis võiks sel olla kindel siht: jõuda tulemuseni, mis võimaldab meil hetkeks aja maha võtta ning nautida elu, olla hetke rahulikult enne, kui asume uute tegemiste juurde.

Kas Eestis saaks ka nii elada?

Loomulikult! Selleni jõudmiseks tasub teha nelja asja.

Esiteks paika panna selge siht, kus suunas liigume. Vastasel juhul rabeleme sihitult siia-sinna, tegeleme pealtnäha oluliste asjadega, ent tegelikult tühja-tähjaga, kuigi endale tundub, et küll on palju tööd.

Teiseks võta õppus kaasaegse juhtimisteooria loojate hulka kuuluva Peter Druckeri soovitustest. Küsi iga töö puhul, kas seda üldse on vaja teha, mis muutub maailmas pärast selle töö lõpetamist paremaks. Kui midagi ei muutu, siis pole ju mõtet seda tööd teha.

Kolmandaks keskendu nendele tegevustele, mida ainult sina saad teha. Millised on asjad, mis tulevad sinul kõige paremini välja? Tee neid ning ülejäänud asjad delegeeri neile, kel tulevad omakorda need kõige paremini välja.

Neljandaks ole tegutsedes võimalikult efektiivne ning visualiseeri tulemus. Kui töö tulemuseks on järjekordne kuhi uusi töid tootvaid ülesandeid sulle ja teistele, siis kas seda asja ikkagi tasub teha? Kui tulemus viib meid edasi ning aitab paremini elada, on tööl mõte sees.

Üha enam püüan juhinduda nn 50/30/20 printsiibist. Proovi vähemalt töötada pool ajast asjadega, mis on olulised paari-kolme aasta perspektiivis ning 30% ajast, mis on tähtsad järgmise kolme kuu seisukohast. Sel juhul jõuame ühel hetkel selleni, kui viiendik ajast läheb tulekahjude kustutamiseks ja töö tegemiseks.

Unistan päevast, kui saame eurooplasteks ning suudame hoolimata 700aastase orjapõlve taagast taas suurema osa tööajast töötada, mitte orja kombel tööd teha

Autofookus aitab tõhusalt tegutseda

Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri ajajuhtimissüsteemi Autofocus neljas versioon on suurepärane! Kinnitan seda pärast paarikuist kasutamist.

Kuidas käib Autofocuse nimekirja kasutamine? Vali üks viis kolmest, et seda teada saada:

Vaata Andreas Hofmanni valmistatud demole, mis näitab, kuidas Mark Forster kasutas oma süsteemi päeva jooksul. Palun tõmba demo siit ning vaata seda täisekraanil (Adobe Readeris vajuta selleks Ctrl+L).

Vaata EPL disaineri Timo Viksi innovatsiooniajakirjale HEI loodud kaheleheküljelist graafikut: Autofookus.

Loe ja kasuta juhiseid:

Alusta

  • Kasuta kaustikut 25-35 reaga, tekstifaili 20-25 rea kaupa või tegevusnimestikku.
  • Pane kirja asjad, mida kavatsed teha, üks asi reale.
  • Tõmba viimase asja alla joon.

Tegele

  • Loe nimekirja seni, kuni leiad tegevuse, mille teostamiseks oled valmis.
  • Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad.
  • Kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud.
  • Loe nimekirja edasi, kuni leiad järgmise tegevuse.
  • Kui jõuad jooneni, alusta nimekirja algusest.
  • Tiiruta sel moel nimekirjas seni, kuni ühtegi tegemiseks valmis või tegemisväärset asja ei leia.

Vaata uuemaid tegevusi

  • Hakka lugema seda nimekirja altpoolt joont.
  • Kui leiad teostatava tegevuse, tee see ära ja tõmba maha ning liigu nimekirjas edasi kuni lõpuni.
  • Tõmba nimekirja lõppu viimase tegevuse alla joon.

Tegele läbivaatusega

  • Liigu uuesti nimestikus esimese tegemata tööni ja hakka allapoole liikuma. Sul on kaks valikut:
    • kas teed selle tegevuse kohe ära või
    • määrad tegevuse läbivaatuseks.
    • Läbivaatuse käigus kaalu:
      • Kas neid asju on tegelikult ka vaja teha? Kui ei, tõmba nad maha või sisesta tulevikutegevuste nimestikku. Kui jah, siis
      • Kas saad seda tegevust delegeerida? Kui jah, siis delegeeri ning lisa vastav ülesanne nimestiku lõppu. Kui ei, siis
      • Planeeri järgmiseks päevaks aeg nende asjade ärategemiseks, lepi endaga kokku nõupidamine nende asjade elluviimiseks.
      • Kui tunned tõrget, jaga ülesanded väiksemateks tükkideks ning kirjuta need ülesandejupid nimekirja lõppu ja tõmba algupärane ülesanne maha.
  • Läbivaatuse tulemusena saab järgmine joonealune kogu nimekirja alguseks. Korda tsüklit.

Mõned praktilised soovitused:

Kui nimekiri läheb väga pikaks, siis loe see läbi ja kriipsuta maha asjad, mida Sa kindlasti ei kavatse teha. Seejärel tõsta tulevikutegevuste nimekirja tegevused, mis praegu pole olulised. Kui nimekiri on endiselt pikk, siis tõmba suvalistesse kohtadesse mõned põikkriipsud, et nimekirja liigendada.

Pane nimekirja tegevused, mida kindlasti kavatsed ära teha. Juhul, kui mõnda asja pead tegema kindlal kuupäeval või kellaajal (varem pole võimalik ja hiljem pole mõtet), siis sellised asjad pane oma kalendrisse kirja, mitte Autofookusesse.

Parim viis kasutamiseks on harjutamine. Proovi kohe järgi, kas Autofookusest on Sulle kasu, ning olen tänulik, kui kommenteerid. Vastan hea meelega kommentaariumis ka küsimustele.

3 nippi töökuhja uppumise vältimiseks

Maainimesed kipuvad alatihti ütlema: „Meil, maal, ei lõpe töö kunagi.“ Ega nad eksi: alati on midagi teha ning seda ei maksa karta, et töö otsa lõppeks. Küll on vaja hoolitseda loomade eest, valmistuda järgmiseks kevadeks, künda, külvata, väetada, saaki koristada, elamist kõpitseda, metsa hooldada, vana kiviaed tahaks ka uuesti ladumist, maja laiendada, uut lauta ehitada, masinaparki laiendada. Tegemist on tohutult.

Tegelikult võib selle kuldse lause panna kirja kasutades ühes kohas väikese tähe asemel suurt: „Meil, Maal, ei lõpe töö kunagi.“

Nii nagu maainimesel on ka igal Maa-inimesel tegemist kuhjaga ning seda pole karta, et töö otsa saaks. Võib-olla see töö kunagi lõpeb, aga siis kaome kas meie Maalt või hävineb Maa. Enne pole igavust karta.

Kuidas ennast selles lõpmatus virr-varris hulluksminekust säästa. No ei paista tunneli lõpust valgust!

Siin on abi kolmest nipist.

1: Pane iga vähegi suurema asja puhul kirja edukas tulemus. Selleks küsi endalt: „Kuidas muutub maailm paremaks, kui saan selle tegevusega ühele poole?“ Sellele küsimusele vastamine aitab paika panna erinevate tegevuste prioriteete. Samuti näed ju sel juhul lõpptulemust juba oma vaimusilmas ning motivatsioon on suurem.

Kui tegemist on keerulise projekti või tegevuste kogumiga, on kasu nende tegevuste kaardistamisest. Aga tegevusnimestikes hoia silme ees iga projekti järgmine tegevus (2. nipp). Kui Sul on käsil 5-10 erinevat projekti, koosneb ka su tegevusnimestik 5-10 tegevusest ehk asjast, mida saad järgmisena teha. Tegutsemisel vaata hoolega sammu võrra ette, aga mitte rohkem. Pikema pilgu loomine on oluline planeerimisel, aga tegutsemisel keskendu järgmisele sammule.

Kui järgmine samm astutud, küsi endalt taas: „Milline on minu järgmine samm teel eduka ja maailma muutva tulemuse poole?“ Pane see tegevus kirja või tee lihtsalt ära, et seejärel küsida taas järgmise sammu kohta.

Maailma parimad tarkvaraarendajad töötavad üsna samasuguse rütmi järgi, viies projekte läbi nö spurtidena. Nad jagavad suured projektid väikesteks kildudeks ning seavad igasse nädalasse ühe või kaks „kontrollpunkti“, kuhu tahavad jõuda. Ning teel iga kontrollpunkti poole keskenduvad nad järgmistele tegevustele.

3. nipp: kui jõuad kontrollpunkti, on aeg korra hinge tõmmata, tähistada eelmise päeva-paari saavutusi ning panna paika järgmine kontrollpunkt ja välja nuputada, mis on kellegi järgmine tegevus sinna jõudmiseks.

Selline tegutsemine tagab paindlikkuse ning aitab vältida nn pika nimekirja stressi. Su ees on alati 5-10 järgmist tegevust ning mis pärast nende ellu viimist edasi saab, seda jõuab kaaluda ja mõelda pärast nendega ühele poole saamist.

Avaldasin selle kolumni esmalt sekretar.ee ja raamatupidaja.ee veebides ning taasavaldan selle nende loal.

Ütle rohkem “jah”

Üsna sageli küsivad inimesed minult koolitustel, kuidas öelda “ei”. Ja siiani pole keegi küsinud minult, kuidas öelda “jah”, kuigi see on palju olulisem küsimus.

“Ei” ütlemine on ju lihtne. Kas mäletad, kuidas käitusid lapsepõlves, kui lasteaiakasvataja proovis sind sundida sööma mingit toitu, mis sulle üldse ei meeldinud, näiteks kaalika-lillkapsa-porgandi piimasuppi? Või kuidas käitub su väike laps, siis kui ta midagi ei taha teha? Ta ütleb lihtsalt “ei” ega põhjenda seda!

See ongi lihtsaim tehnika: korrata põhjendamata “ei”.

Ja teine, sama tõhus, ent palju konstruktiivsem viis: ütle “ei” ning näita, miks sa midagi ei saa teha ning mis juhtuks, kui selle tegevuse siiski ette võtaksid, ning millised olulised asjad jääksid siis tegemata.

Aga kuidas ja millele öelda “jah” nii, et su maailm avarduks ning teeksid uusi asju?

Lõpetasin äsja tütre soovitusel Danny Wallace raamatu “The Yes Man” lugemise. Selles dokumentaalfantaasias kohtub Danny Londonis linnaliinibussis hinduga, kes lausub talle: “ütle “jah” rohkem.” Ning Danny hakkab elu üle järele mõtlema. Selle üle, kuidas ta ei viitsi enam sõpradega väljas käia ning kuidas elu on muutunud üksluiseks ja igavaks. Ta teeb äärmusliku otsuse: öelda kõigele “jah” uue aastani. Milleni see viib, saad edasi lugeda juba raamatust. Seda võib küll öelda, et tema elu oli pärast seda kõike muud kui igav.

Ma ei kutsu üles Danny moel käituma ning valimatult “jah” ütlema. Jaatamine toob kaasa palju suurema vastutuse kui eitamine. Kui ütled “jah” endale või teistele, siis see on ju lubadus. Ning pead hoolitsema selle eest, et suudad seda lubadust ka täita.

Seega enne “jah” ütlemist küsi endalt ausalt, kas sa tegelikult ka tahad ja saad seda asja teha, milleks oled nõusolekut andmas. Kas oled nõus selle nimel mingist olemasolevast kohustusest loobuma? Kui see on nii, siis ütle rõõmuga “jah” ning planeeri uus tegevus. Kui ei, siis näita, miks sa ei saa uue asjaga tegelema hakata.

Väike mõtlemisaeg enne nõusoleku andmist või keeldumist aitab seljatada ka meisse sügavale istutatud kaitserefleksi öelda esimesena “ei”. Kui tihti oled alguses prahvatanud: “Ei, mitte mingil juhul!” ning pärast mõelnud, et oleks ikka vist pidanud hoopis “jah” ütlema… Kui ütled uutele asjadele “jah”, siis su maailm muutub palju rikkamaks ning üllatusterohkemaks – elul on ju nii palju meile pakkuda ning kahju oleks neist kõigist ära öelda.

“Jah” ütlemisel vajab ületamist üks kari: inimesed kalduvad võtma seda nõusolekut igavesti kehtivana. Seega – kui ütled “jah”, lisa klausel “sel korral”. Siis saad tulevikus uuesti kaaluda, kas tahad ka edaspidi selle asjaga tegeleda või mitte.

Lihtne näide: kolleeg tuleb ja küsib, kas saad talle otsida välislähetuse jaoks piletid ja broneerida öömaja, sest kõik teavad, et kui sina broneerid hotelli, siis on tuba väga mugav ja teenindus suurepärane, ning sinu korraldatust sujuvamat lennugraafikut suudavad vaid vähesed koostada. Mida teeksid?

Kui sulle meeldib reisiasju korraldada ning sul on selleks näiteks homme pool tundi, siis saad ju vastata probleemideta: “Jah, ma saan seda sel korral teha küll! Aga mul on selleks aega homme.” See ei sea sulle kohustust edaspidi alati pileteid ja öömaja otsida. Kui järgmisel korral sul puudub aeg või tahtmine reisiasju ajada saad vastata: “Ei, ma sel korral ei saa, sest pean ette valmistama nädala lõpus toimuva infopäeva – sulle väga hea öömaja otsimine võtab tund aega ning kui ma seda teeksin, ei saaks ma ette valmistada suurepärast infopäeva. Palun saada oma soov Bookinghouse”™ile- nad aitavad sind vähemalt sama hästi reisi planeerimisel kui mina. Aga küsi järgmine kord kindlasti jälle!”

Miks sellest kirjutan?

Sest olen hakanud viimastel kuudel palju rohkem “jah” ütlema ning mu elu on palju ilusam ja huvitavam kui enne. Olen teinud mitu vabatahtlikku koolitust ning kohtunud väga vahvate inimestega. Viimasena lubasin end koolitama PÖFFi meeskonda. Vastutasuks sukeldun kaamoseaja süvenemisel sukeldun esimest korda PÖFFi filme vaatama. Mida rohkem ütlen “jah”, seda enam tuleb uusi ja huvitavaid pakkumisi – mõne eest saan raha, mõne eest vaid töörõõmu. Ja mõnest olen ka loobunud, sest ei saa rohkem kohustusi võtta. Aga kuna ma kaldun ütlema “jah”, siis on uute ettepanekutega alati põhjust mu juurde tulla.

Kui sa veel kahtled, siis teeme kiire harjutuse.

Ütle mitu korda järjest omaette: “Ei, ei, mkmm, ei, mitte mingil juhul, ei!” Kuidas sa ennast tunned? Kas maailm muutus sellest ilusamaks ning su meeleolu paremaks?

Ja nüüd ütle mitu korda järjest omaette: “Jah, jaa, otse loomulikult, jah!” Kuidas tunned ennast nüüd? Paremini?

Seega, ütle “jah” rohkem ning su päevad on huvitavamad ning tunned ennast järjest paremini.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee’s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.

Magusast elust tulvil ajasahtlid

Milline on magus elu? Ilmselt selline, milles tegeled nende asjadega, mis pakuvad sulle rahulolu ning aitavad sul ja lähedastel areneda. Kui sageli juhtub, et krabad endale kaugeltki rohkem asju, kui peaks? Ja siis tegevused kuhjuvad, põhjustavad stressi ega näi kunagi lõppevat? Ning isegi meeldivad asjad tunduvad tarbetult koormavana?

Vahel tuleb ikka ette.

Kotti saab panna kindla hulga asju. Kui paned koti liiga täis, siis see rebeneb või hakkab üle ääre ajama, ükskõik kui kenad või väärtuslikud need asjad ka poleks. Meie kalender on samasugune kott, kuhu paigutame oma tegevusi. Kui pühendume liiga paljudele tegevustele, siis hakkame rebenema. Osa asju jääb vajaliku tähelepanuta, mõned asjad saavad tehtud halvasti, sest kiirustades teeme vigu, ning osa olulisi asju kaob me vaateväljalt sootuks.

Olulisteks tegevusteks soovitan luua nn ajasahtlid – pane kirja, millised on sinu olulisemad rollid ning hoolitse selle eest, et planeerid neile asjadele ka aega vastavalt. Töö ei tohiks ju kodust elu häirida. Otsusta iga asja puhul, kui suure ajasahtli oma päevades sa sellele eraldad. Kui mõni ajasahtel on nii täis, et enam kinni ei mahu, siis järelikult pead midagi sellest välja tõstma ehk mõnest tegevusest loobuma. Kontrolli iga kuu-paari tagant, kas kodused ja töised ajasahtlid on tasakaalus. Kui inimene pole tasakaalus, siis muutub ta ebaefektiivseks ning varem või hiljem lööb selline kaalust väljas olek tervist ja suhteid.

Kui ühe töö saad tehtud ja võid selle ajasahtlist välja tõsta, siis uuri, mida asemele paned. Küsi, mis on sinu järgmine tegevus, et jõuda eduka lõpptulemuseni. Ning kui ühe suure asjaga seotud tööd tehtud, saab midagi muud asemele võtta.

Olen palju õppinud lihtsa eluviisi ideoloogidelt. Nad soovitavad, et kui ostad koju mõne uue eseme või rõiva, siis peaksid loobuma ühest vanast esemest kui mitte kahest. Siis ei teki õõvastavat olukorda, kus asju pole kuskile panna.

Sama põhimõte kehtib meie kohustuste ja kalendri kohta. Kui võtad ette mõne täiesti uue tegevuse, siis pead millestki ka loobuma. Proovin ka ise kasutada nn stop doing list”™i, millesse panen kirja harjumused ning tegevused, millest soovin loobuda. Siis on lihtsam teha valikut, kui tahan mõnele uuele tegevusele pühenduda. Selliseid uusi ja ihaldusväärseid tegevusi kogun nimekirja, mille päises kiri “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval”.

Elustiili disaineritel on varuks mõned head soovitused. Kui tahad järjekindlalt oma elu nihutada rahulolu ja õnne poole, siis võta praegu hetk ja pane kirja, millest tahaksid loobuda.

Valmis? Ja nüüd pane kirja uued tegevused, mida tahaksid hakata tegema – mida õppida, millega tegeleda, milliseid kasulikke ja tervislikke harjumusi tekitada…

Seegi valmis? Homme otsusta, millisest halvast või ebameeldivast asjast sa loobud ning millise hea ja meeldiva tegevusega sa selle asendad. Ja kohe pärast otsustamist peata tegevus, millest soovid loobuda, ning tegele selle asemel uue ja meeldiva harjumuse loomisega. Sellega hävitad juba eos ka mõttetu või kahjuliku asendustegevuse tekke.

Võtame lihtsa näite. Ma olin vahepeal hädas sellega, et kulutasin liiga palju aega Facebookis. Palju arukam oleks selle asemel hoopis lugeda… Seega alates järgmisest päevast nii pea, kui tekkis kiusatus uurida sõprade-tuttavate tegemisi Facebookis ning raisata aega mõttetute (kuigi lahedate) testidega, avasin põneva raamatu ning täitsin puhkepausi selle lugemisega. Ega ma Facebookist täielikult loobunud, kuid veedan seal nüüd kümmekond minutit päevas – see on selline mõnus puhver töiste ja koduste tegevuste vahel. (Sellest raamatust kirjutan järgmisel nädalal, sest õppisin sealt palju.)

Uue harjumuse vahetuse võid ette võtta siis, kui eelmine harjumus on kinnistunud. Kui sel moel vahetad välja kasvõi ühe harjumuse või tegevuse kuus, siis aastas teeb see kokku tervelt tosin vahvat asja, mida hakkad tegema, ning tosin ebameeldivat, millest loobud. Ning see on suur võit.

Kolumn ilmus esmakordselt sekretar.ee‘s ning on taasavaldatud sekretar.ee loal.

Ajajuhtimise hea tava säästab ettevõtte raha ja aega

Kui ettevõte jõuab kokkuleppele ajajuhtimise heas tavas, siis see muudab organisatsiooni efektiivsemaks, äriprotsessi sujuvamaks ning võtab pingeid maha.

Kas kujutad ette organisatsiooni, kus enne nõupidamisi on osalejad alati teinud eeltöö, nõupidamised lepitakse kokku tavaliselt nädalajagu ette, koosolekul pühendatakse suurem osa ajast asjakohasele arutelule päevateemadest kõrvale kaldumata ning viis minutit pärast nõupidamise lõppu saavad osalejad selle memo, milles kirjas, mida iga osaleja peab järgmiseks tegema, et protsess edasi liiguks? Kui sageli juhtub nii sinu meeskonnas?

Nõupidamine on väga kallis töövahend. Kümne osalejaga tunnine koosolek maksab sõltuvalt osalejate palgatasemest 1500-5000 krooni, kui arvestada ainult otsest palgakulu. Juhul, kui tegemist on inimestega, kelle töö eest esitame kliendile arve, näiteks 700 krooni tunnist, siis on tegelik kulu suurem, 7000 krooni ringis. Järelikult oleks igati arukas koosolekuid läbi viia nii tõhusalt kui võimalik, aga selleks tuleb teha eeltööd, olla nõupidamisel efektiivne ning tagada nõupidamisele järgnev sujuv kommunikatsioon.

Mis juhtuks, kui meil oleks ühine kokkulepe, mis paneks selle kõik paika? Lepime kokku, et koosoleku kutses on selgelt kirjas nõupidamise eesmärk ning eeltöö, mida osaleja peab enne kohtumist tegema. Samuti on kutsele lisatud kõik dokumendid, mida on vaja nõupidamise ettevalmistuseks. Ja paar päeva enne nõupidamist annavad inimesed kiirelt teada, kuidas läheb kohtumiseks ettevalmistus.

Koosolekule saabuvad kõik osalejad täpselt ning me ei pea ootama hilinejate järel ega kulutama aega nende briifimiseks. Osalejad lülitavad nõupidamise ajaks telefonid välja ning keskenduvad arutlusele kogu tähelepanuga. Päevakorrast peame kinni minuti-paari täpsusega, juht innustab osalejaid ning hoiab koosolekut selle raamides ning koosoleku lõpuks vormub protokoll, mis paneb paika, mida ja kuidas teeme edasi.

Pärast koosolekut on osalejatel nende edasised ülesanded selged, nagu on klaar ka see, millal ja millistel teemadel toimub järgmine koosolek. Oleks ju mõnus?

Või võtame meeskonna töötajate aja ühise planeerimise. Kujuta hetkeks ette, mis saaks, kui kõik su meeskonna liikmed jagaksid oma kalendrit teistega. Kogu tiim planeeriks oma kalendri kaks nädalat ette nii, et igasse päeva jääb paar-kolm tundi erakorralisteks ja ootamatuteks töödeks. Ning kogu meeskonnal on kokku lepitud, et nõupidamised toimuvad näiteks teisipäeva ja neljapäeva pärastlõunasel ajal. Saaksime ju lihtsamalt hakkama?

Seejärel paneksime paika reageerimiskiiruse nii sise- kui ka välissuhtluses. Lepime kokku, et kui helistatakse mobiiltelefonile hetkel, kui me ei saa vastata, siis helistame tagasi. E-kirjadel hoiame pilku peal kord tunnis, kuid neile vastame kord või paar päevas, et säästa tegevusi rühmitades aega. Ning kõik inimesed teavad, et kui saame e-kirja, siis vastame sellele hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

Teeme ühe sammu veel edasi: kui palju see annaks juurde, kui teaksime, millised tööd kedagi ees ootavad? Igaühe tööde nimestikku saavad vaadata kõik meeskonna liikmed, et saaksime vajadusel küsida hetkel vähem koormatud inimestelt abi. Samuti koguksime kõik üldisemad probleemid ja arendusideed ühisesse virtuaalsesse salve… Ning kord kuus vaataksime ideed üle, et neist parimad kiirelt ja otsusekindlalt ellu viia.

Kui töökoorem muutub liiga rängaks ja teame, et me ei suuda parimagi tahtmise korral tööd tähtajaks lõpetada, siis anname sellest teistele nii ruttu teada kui võimalik. Ja seejärel otsustame, kas skoopi kärpida, jagada tööd kolleegidega või tähtaega edasi lükata, et saaksime aru, millal ja millises mahus tegelikult saame tööga ühele poole.

Ja kui veel paneks e-kirjadele korrektsed pealkirjad, näiteks „Infoks: klient meie tööga rahul“ või „Tegemiseks: Koosta ja saada kliendile pakkumine“ või „Vajan otsust: kui suure krediidi kehtestame kuldklientidele?“ Kui palju see kiirendaks meie tööd?

Näib idealistlikuna ning liiga ilusana, et olla tõsi? Mitme ettevõtte ja organisatsiooniga oleme ajurünnaku käigus pannud kõik sellised omavahelised kokkulepped paika leheküljelises dokumendis, millel nimeks „Ajajuhtimise hea tava“. Ülaltoodud mõtted on pärit erinevatelt ettevõtetelt, kuid neid kõiki ühendavad paar joont: pärast seda, kui inimesed ise on moderaatori kaasabil tuvastanud oma meeskonna ajajuhtimisprobleemid ning leidnud ühised lahendused nende ületamiseks, on meeskond muutunud kuni viiendiku efektiivsemaks ning äriprotsess oluliselt sujuvamaks, sest inimesed saavad asjadest sama moodi aru ning ootamatuste ja „äkkrünnakute“ hulk on vähenenud. Ning sellises meeskonnas inimestel ka rahulikum, pingevabam ja meeldivam töötada ning see suurendab töötajate motivatsiooni.

Seega, kui tahad protsessi kiirendada, kaasa inimesi ja loo kokkulepe. Ning hakka selle loomist planeerima juba täna. Kui soovid selles abi, palun võta ühendust kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Jalg põrandale!

Ärkasin täna hommikul ega tahtnud end kuidagi voodist välja ajada, kuigi otsustasin juba eile õhtul, et täna lähen kindlasti jooksma ning seejärel metsa alla võimlema. Voodi oli lihtsalt nii mõnus ja soe.

„Kus sa täna ikka lähed, homme võib ju ka…“ nurrus laisavõitu hääl mu peas. Õnneks tunnen seda Destruktiivset Häält juba ammu – tavaliselt soovitab ta esmapilgul mõnusaid, ent pikemas tulevikus halbu asju. Mu peas elab ka Konstruktiivne Hääl, kuid tema polnud veel ärganud.

Pikutasin edasi ning olin kahevahel: kas minna jooksma või mitte. Pärast hommikusörki tunneksin end mõnusalt reipana, aga teisest küljes voodis oli ka hea vedeleda…

Nüüd virgus ka Konstruktiivne Hääl, kes ümises unesegasena: „Pane jalg põrandale.“ Misasja? Lolliks läinud, leidis Destruktiivne Hääl. Aga Konstruktiivne Hääl ei andnud alla: „No mida sa passid, pane lihtsalt üks jalg põrandale, ega sa ju sellepärast veel jooksma lähe!“

Tõesti ei lähe. Mis selles ikka halba on, ajasin parema jala voodist välja ja astusin põrandale. Ning vasaku tagantjärgi. Istusin voodi serval ning uurisin oma häälte käest, mida nüüd edasi peale hakata.

Destruktiivne Hääl ei osanud jahmatusest midagi kosta. Aga Konstruktiivne Hääl soovitas mul püsti tõusta, vedada tressid jalga ja T-särgi ning kampsiku selga, ise samal ajal julgustades ja kinnitades Destruktiivsele Häälele, et Kristjan ei kavatsegi jooksma minna. Kui nii, siis kuuletusin – see polnud keeruline.

Seejärel läksin Konstruktiivse Hääle juhatamisel verandale, tõmbasin prooviks tossud jalga ning sörkisin 30 meetrit. Ja siis veel 30. Ja siis veel 300. Ja siis veel. Ja seejärel võimlesin. Ning naasin koju tunni pärast reipana.

Sama lugu on ükskõik millise teise ebameeldiva või suure tööga. Alguses ei taha kuidagi alustada, sest Destruktiivne Hääl su peas otsib mida imelisemaid ettekäändeid ja ahvatlusi. Aga kui Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri soovituse kohaselt jagad sellised asjad imeväikesteks tükkideks, mida on lihtne ära teha, hakkavad asjad liikuma.

Mõtle nüüd ja kohe mõnele tööle, mida oled edasi lükanud. Mis on selle töö esimene naeruväärselt väike tükk? Näiteks panna arvutis Excel või Word käima, luua uus e-kiri ning kirjutada selle esimeseks reaks „Tere!“ või tõsta hargilt telefonitoru või hoopis otsida kellegi telefoninumber? Proovi selle asjaga alustada. Nii, mida edasi peaksid tegema, milline on järgmine naeruväärselt väike jupp, mis viib sind sammukese eduka tulemuse poole? Tee see ka ära. Ja nüüd järgmine. Ja järgmine. Lahe, saidki asjaga ühele poole! Polnudki ju nii hull, kui võis arvata?

Kasuta seda nippi kohe, kui tunned kihku asju edasi lükata. Muide, kui pead toime tulema mõne Tõeliselt Suure Ülesandega, siis siingi leiad sellest nipist abi. Forster soovitab neid asju teha iga päev kasvõi natuke nii pea kui võimalik. Iga päev – kui tegeled olulise asjaga iga päev, siis see nihkub vaikselt edasi. Kasvõi natuke – Forster ei ütle, et 5 või 60 minutit, vaid kasvõi natuke, kasvõi alusta selle asjaga. Nii pea kui võimalik – ära lükka ebameeldivusi edasi, vaid seljata need kohe ning distress väheneb ja efektiivsus suureneb oluliselt.

Tänane nipp, millest kirjutasin, võta kasutusele… Loomulikult, õige vastus! Veel tänase jooksul.

Lugu ilmus esmakordselt sekretar.ee‘s ja raamatupidaja.ee‘s ning on taasavaldatud Äripäeva loal.

Korduma kippuvad küsimused: Kuidas kasutada EASi koolitusosakut

Panin kokku eelmisel nädalal EASis toimunud koolitusosaku infopäeval räägitust lähtuvalt koolitusosaku korduma kippuvad küsimused. Loodan, et koolitusosaku taotlejail on sellest infost kasu:

Mis on koolitusosak?

3. augustil alustas EAS mikro- ja väikeettevõtetele mõeldud koolitusosakute taotluste vastuvõtmist. Koolitusosak on sihtotstarbeline toetus tööalase täiendkoolituse ostmiseks, mille eesmärgiks on tõsta mikro- ja väikeettevõtete konkurentsivõimet läbi parema ligipääsu koolitusteenusele.

Koolitusosaku abil saavad FIEd, mikro- ja väikeettevõtted hankida koolitusteenust riiklikelt koolitusasutustelt ja koolitusfirmadelt, kes on kantud teenusepakkujate nimekirja (nende seas ka Selge Pilt, st Selge Pildi kõikidele koolitustele saab taotleda rahalist tuge koolitusosakust). Toetuse maksimaalne suurus on 15 000 krooni toetusesaaja kohta ning taotleda saab ainult kord 12 kuu jooksul.

Kuna toetust saab taotleda kord 12 kuu jooksul, tuleb ettevõtjal oma koolitusvajadused eelnevalt hoolikalt läbi mõelda.

Kas on oluline taotleda koolitusosakut täismahus?

Kui võimalik, siis kaardista oma või oma mikro- või väikeettevõtte koolitusvajadused ning taotle toetust täismahus, sest kui taotled väiksemas summas, siis nö ülejäänud summa eest täiendavat taotlust enne aasta möödumist esitada ei saa.

Kui suures mahus koolituse hinnast saab toetust taotleda?

Kuni 100% koolitusprogrammi abikõlbulikest kulutustest (kui koolituse arvel on toitlustamine, siis see tuleb maha arvata, sest pole abikõlbulik), aga mitte üle 15 000 krooni. Käibemaks pole abikõlbulik välja arvatud juhul, kui taotleja pole käibemaksukohuslane.

Kes siis ikkagi saab koolitusosakut taotleda?

FIE, mikro- või väikeettevõtja. Piirideks majandusaasta aruande põhjal töötajate arv, mis ei tohi olla üle 49, ning bilanss, mis peab jääma alla 10 miljoni euro. Kui ettevõte kuulub kontserni, siis käsitletakse kontserni tervikliku taotlejana, st kui väikeettevõte kuulub enam kui 49 töötaja või üle 10 miljoni eurose bilansimahuga kontserni, koolitustoetust taotleda ei saa. Ja loomulikult peab ettevõtte omakapital vastama äriseadustiku nõuetele. Ning maksuvõlga ka ei tohi olla.

Ettevõtte kõlbulikkus tuvastatakse viimase kahe täisaasta tegevuse põhjal. Kui tegemist on alustava ettevõttega, siis on üldjuhul eelduseks see, et ettevõte on tegutsenud min 3 kuud.

Koolitusosaku kaudu koolitusel osaleja peab olema taotlejaga lepingulises töösuhtes või taotleja juhatuse liige.

Milliseid dokumente on taotlemiseks vaja?

  • Taotlusvorm. Kui koolituse kuupäevad muutuvad või koolitusel osalevad inimesed vahetuvad, siis palun teavita sellest EASi.
  • Koolituspakkumised nimekirjas olevatelt koolitajatelt. Pakkumine peab kajastama koolituse teemat, sisu, eesmärki ja tulemust.
  • Bilanss ja kasumiaruanne, mis pole vanemad kui kolm kuud.

Kas võin minna koolitusele enne taotluse rahuldamist?

Jah, aga siis on tegemist sinu enda võetud riskiga, et taotlust ei pruugita rahuldada. Ning igal juhul pead olema taotluse esitanud enne koolitusel osalemist – tagantjärele ei saa juba toimunud koolitustele raha taotleda.

Kui kaua võtab menetlemine aega?

Kuni 10 tööpäeva, aga arvesta igaks juhuks puhverajaga, sest taotluste tulv kasvab üha.

Kuidas näeb välja taotluse menetlemise protseduur?

  • Infokeskus võtab taotluse vastu ning registreerib selle või palub täpsustada.
  • Konsultant vaatab taotluse sisuliselt üle.
  • EASi juhatus langetab otsuse.

Kuidas tõestan koolituse toimumist?

Üldjuhul piisab koolituse läbimist tõendavast tunnistusest, kuid EAS jätab endale õiguse teha pistelist osaluskontrolli koolitustel.

Kuidas toimub väljamakse?

Tavapärane tagantjärele finantseerimise skeem. Käid koolitusel ära, esitad lõpparuande koos kulu- ja maksedokumentidega ning seejärel mõne aja möödudes kannab rahandusministeerium raha üle abikõlbulike kulude ulatuses. Vahemakset koolituste vahel mitme koolituse puhul pole võimalik kasutada.

Millistes valdkondades tegutsevad ettevõtted ei saa koolitustoetust taotleda?

Kui ettevõtte põhitegevuseks on põllumajandus, jahindus, kalandus, alkoholi või tubaka tootmine, jae- või hulgikaubandus, finants, kindlustus, kinnisvara või hasartmängud, siis osakut taotleda ei saa.

Millised toetused saavad raha ja millised mitte?

Raha on tõenäolisem saada hästi läbimõeldud koolitusvajadust kajastava taotlusega, kus on näha, miks ettevõte soovib läbi viia nimelt neid koolitusi ning milline on nende koolituste mõju ettevõtte tegevusele. Heas taotluses on selgelt kirjas projekti eesmärgid ja oodatavad tulemused.

Eriti hea taotlus kaasab kõiki ettevõtte töötajaid, mitte ainult juhti. Samuti tõstab taotluse kaalu see, kui see sisaldab erinevaid koolitusi. Vaata enne taotluse esitamist ka hindamiskriteeriumeid.

Raha on keerulisem saada nn copy-paste taotlusega, mille puhul on sisu üks-ühele kopeeritud mõne teise ettevõtte taotlusest.

Mida veel uurida enne taotlemist?

Igati kasuks tuleb teadmiste ja oskuste arendamise toetamise määrusega tutvumine.

Kas juba esitatud taotlust saab tagasi võtta?

Kui taotluses on väga palju vigu, siis erandkorras saab küll. Taotleja saab igal ajal esitada avalduse taotluse tagasi võtmiseks ja menetluse lõpetamiseks.

Aga kui olen taotlenud juba korra, aga pole raha saanud?

Sel juhul 12 kuu jooksul uuesti taotleda ei saa.

Kui pikalt EAS jätkab koolitustoetuse jagamisega?

Seda praegu ei tea. Praegu on kindel see, et programmi 2009. a maht on 5 miljonit krooni.

Kas koolitusosaku taotlemine võimaldab samal ajal osaleda koolitustoetuse programmis? Ja kas koolitustoetuse kasutajad võivad taotleda koolitusosakut?

Jah.

Kas koolitusosakut võib kasutada ka välismaal toimuval koolitusel osalemiseks?

Jah, aga reisikulud pole abikõlbulikud.

Kuidas koostada võimalikult edukas taotlus?

Kaalu hoolikalt, millist koolitust Su ettevõte vajab just praegu. Ning põhjenda seda koolitusvajadust selgelt ja asjalikult taotluses.

Ja kindlasti palun võta ühendust EASiga ja konsulteeri. Ja küsi ka koolitajalt nõu ja abi.

Suur tänu EASi ettevõtete võimekuse divisjoni vanemkonsultant Toomas Valgele info ülevaatamise ja parandamise-täiendamise eest!