Enamik inimesi annab uue aasta alguses endale lubadusi: toitun tervislikumalt, hakkan trennis käima, loobun suitsetamisest või viin lõpule mingi olulise tööülesande. Kui aasta saab läbi, selgub sageli karm tõde: enamikest lubadustest ei saanud asja, need jäid alusetuteks. Kuidas seda olukorda vältida?
Uue aasta lubaduste puhul tuleb igaga neist siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad meid eesmärgile lähemale. Kui kavas on näiteks suitsetamisest loobuda, siis selleks tuleb midagi ette võtta. Nii panedki kirja tegevused: selgita endale suitsetamise kahjulikkust ja hangi selleks infot, lepi nõustajaga aeg kokku, vajadusel osta plaastreid või nätsu, leia endale tegevus suitsupauside rutiini täitmiseks muu lõõgastava tegevusega. Kui kõik need asjad tehtud, võib alustada edukat võõrutuskuuri. Sama moodi soovitan panna iga uusaastalubaduse puhul kirja konkreetsed sammud, mis on vajalikud lubaduse täitmiseks.
Vahel kipuvad asjad – ja mitte ainult uue aasta lubadused – jääma unarusse hoolimata korralikust tegevuskavast. Kuidas olukorda lahendada?
David Allen soovitab oma kohustusi korrapäraselt üle vaadata ning leiab, et puudulik ülesannete ülevaatus tekitab sama palju stressi kui põhjalik ülevaatus seda leevendab. Ülevaatus loob selguse ja eneseusalduse ning soodustab loovust. Ja maalähedasemalt asja võttes: ülevaatus aitab panna aja planeerimise süsteemi klappima tegeliku eluga.
Iga päev
Igal õhtul, enne tööpäeva lõppu, vaatan üle saabunud e-kirjade kausta ja tühjendan selle (nagu olen varasemates kolumnides kirjeldanud). Seejärel heidan pilgu tegevusnimestikele.
Sageli avastan, et „@Ootel”-nimestikus (mäletate, selles on delegeeritud asjad) leidub ülesandeid, millega kaastöölised on lubanud lõppevaks päevaks ühele poole saada, aga millest pole olnud kuulda kippu ega kõppu – sel juhul saadan neile meeldetuletuse või helistan üle. Samuti vaatan üle teised tegevusnimestikud, et veenduda: neis puuduvad tegevused, millega pean tingimata täna tegelema. Ülevaatuse käigus planeerin ka järgmist päeva ning panen üsna täpselt paika, millega tahan seda sisustada.
Järgmisena vaatan üle päeva jooksul laekunud paberid, panen kirja nendega seotud konkreetsed tegevused (näiteks lisan kalendrisse meeldetuletuse arve maksmiseks) ning arhiveerin need.
Lõpuks viskan pilgu mööduva ja järgmise päeva kalendrisse: kas kõik tänased asjad said hästi tehtud ja mis mind ootab homme ees? Kui see on tehtud, võib tööpäeva lõppenuks lugeda ning – pea töömõtetest tühi – asuda koduste toimetuste juurde.
Selliseks ülevaatuseks kulub mul iga päev kuni tund.
Iga nädal
Iga reede pärastlõunal reserveerin kalendris tunni-paar nädalaseks ülevaatuseks. See on ülevaatustest tõhusaim, sest aitab vältida tõrkeid pooleliolevates projektides.
Esimesena võtan ette pooleliolevate projektide nimekirja ja vaatan projektid ükshaaval läbi. Kas kõik saab tehtud tähtajaks? Kas mõni projekt on takerdunud ning kui nii, siis mis on selle põhjus ja kuidas tõkestust kõrvaldada? Kas vahepeal on tekkinud vajadus mõne uue ja olulise projekti järgi? Sageli avastan ülevaatuse käigus, et nädalaga on mõned projektid muutunud aktuaalsemateks ja teised vähemoluliseks – järelikult tuleb ka prioriteedid ümber vaadata.
Paari nädala tagant vaatan läbi ka kõik meilikaustad, et teha kindlaks, ega neisse ole ununenud asju, mis nõuavad tegutsemist. Kui leian mõne sellise, lisan selle tegevusnimestikesse. Samuti sirvin läbi aktiivsete projektide taustamaterjalid, sest vahel eksib ka neisse konkreetset tegevust nõudvaid asju.
Pärast projektinimekirja vaatan läbi kõik tegevusnimestikud ja sageli avastan, et mõned asjad on jäänud unarusse – proovin nad sel juhul hiljemalt järgmisel nädalal lõpetada.
Seejärel vaatan läbi mööduva nädala kalendri, et leida sellest tegemata jäänud asju. Viimasena võtan ette järgmise nädala kalendri: veendun, et kõik olulised asjad on kirjas. Töönädala võib sellega lõppenuks lugeda ning nädalavahetusel töömõtted mind ei kimbuta.
Kord kvartalis
Iga kolme kuu tagant reserveerin kalendris pool päeva rollide läbivaatuseks. Rollide nimestikke on mul kaks, üks töö- ja teine eraelu jaoks. Minu olulisemad töörollid on koolitaja ja ajakirjaniku omad. Mõlema puhul vaagin, kas täidan neid rolle hästi ning mida konkreetselt peaksin tegema, et veel parem olla. Sama moodi vaatan läbi eraelu rollid: olen abikaasa, isa ning täidan ka paari ühiskondlikku ülesannet.
Kui ülevaatuse käigus avastan, et peaksin midagi tegema, olemaks parem inimene, siis lisan konkreetsed tegevused oma ajajuhtimissüsteemi.
Kvartaliülevaatuse käigus vaatan läbi ka need ideed, mida olen pannud kirja tulevikus teostamiseks – tõenäoliselt on mõni neist jõudnud nii kaugele, et sellega kohe tööle asuda.
Kord aastas
Nüüd jõuamegi uue aasta lubaduste juurde. Iga aasta alguses vaatan peale rollide üle ka järgmise 12-18 kuu eesmärgid. Millega soovin alanud aastal toime tulla nii era- kui ka tööelus? Sõnastan kõik need asjad võimalikult konkreetselt ning taas panen kirja lihtsad ja selged füüsilised tegevused, mis aitavad mind eesmärkide saavutamisele lähemale.
Kord kvartalis vaatan aasta eesmärgid üle, teen vajadusel muudatused – et eesmärgid oleksid eluga kooskõlas – ning hoolitsen selle eest, et aasta lõpus oleks põhjust endaga rahul olla.
Kvartali- ja aastaülevaatuseks soovitan varuda peaaegu segamatuks pühendumiseks terve päeva. Vajadusel võib ju sellist ajurünnakuks kasvavat ülevaatust korraldada kogu osakonna või ettevõttega, et eesmärgid ja nende täitmiseks vajalikud tegevused oleksid kõigile selged ja mõistetavad.
Mõni kord kasvab aastane ülevaatus visioonide määratlemiseks. Kes tahame olla 3-5 aasta pärast? Mida peaksime tegema, et endaga võimalikult palju rahul olla? Kuidas tundub, näeb välja ja millist häält teeb edu? Mida peaksime selle saavutamiseks tegema? Uskuge mind, sel teemal mõtisklemine on äärmiselt mõnus ja tõhus. Seda enam, et tegemist pole lihtsalt heietamise või unistamisega, vaid visioonidega saad siduda konkreetsed tegevused, mis aitavad unelmat teostada.
