Nipp: post-it märkmepaber ja edasilükkamise vältimine

Ühel mu koolitustest rääkis üks osaleja hea loo sellest, kuidas ta kasutab pabermärkmikku ja post-it-tüüpi märkmepabereid edasilükkamise vältimiseks:

Selle asemel, et sündmusi märkmikku kirjutada, kribib ta märkmed märkmelehtedele ning kleebib need on kalendermärkmikku. Kui vaja sündmust edasi tõsta kas plaanide muutumise või edasilükkamise tõttu, siis pole vaja ümber kirjutada, vaid lihtsalt kleebid märkmelehe uuele kuupäevale.

Ja nüüd nipp: kui märkmeleht enam ei kleepu märkmikusse, sest liim on ära kulunud, on sul kaks võimalust

  1. Otsustad, et sa ei tee märkmepaberile kirjutatud asja ja viskad paberi prügikorvi
  2. Teed selle asja kohe ära ega lükka seda enam edasi

Tee olulist asja kasvõi natuke, aga iga päev

Lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest ja läbiviimisest markforsterlikul moel. Tasahilju harjutan selle asja kasutamist ning tuleb välja küll. Suurte projektidega toimetulek käib nii:

  1. Selgita välja, mis on Sinu kõige olulisem eesmärk ning sellega seotud tegevused.
  2. Planeeri projekt loomulikul moel – pane kirja kõik vajalikud tegevused nende loogilises järjekorras.
  3. Nüüd võta vastu otsus: tegeled selle eesmärgi täitmisega iga päev. Kasvõi natuke. Esimese asjana. Sel moel annad kontrolli reageerivalt mõtlemiselt (mida iseloomustavad hirm ja ahvatlus) üle ratsionaalsele ning vähendad oma hirmu ülesande suuruse ees. Kui Su eesmärgiks on näiteks lõpetada mingi kindel projekt, siis tegeled sellega iga päev kasvõi paar-kolm minutit, aga asjad siiski liiguvad edasi. Pealegi, kui juba suudad selle tähtsa asjaga tegelemisega alustada, siis tuleb tihti välja, et teed sellega tööd tunni-paar ilma, et ise märkakski 🙂

Forsteri süsteemi suurim puudujääk on kuupäevalise ajagraafiku puudumine. Kui vaja mingi asi kindlaks päevaks lõpetada, lepi endaga koosolekuid, mil pühendud ainult sellele tööle, millega tuleb ühele poole saada. Ning ära lase teistel end segada neil aegadel. Aga nagu Forsteri süsteemigi puhul, lepi need koosolekud sellesse aega, kui oled kõige produktiivsem.

Järgmine kord kirjutan sellest, kuidas mul õnnestus “Saavutama õppimisel” tehtud plaanid oma järgmise aasta kalendrisse kirjutada ning kuidas loodan nendest plaanidest kinni pidada.

Kohe, täna ja homme

Mark Forsteri raamatus “Do It Tomorrow” on üks hea nipp veel.

Forster soovitab jagada kõik tegevused kolme kategooriasse: kohe, täna ja homme.

  • Kohe tee ära ainult need asjad, mida tuleb tõepoolest viivitamatult teha, muidu muutub olukord märkimisväärselt halvemaks. Neid asju on väga vähe – näiteks juhtub Su lapsega midagi, mis nõuab Sinu viivitamatut sekkumist (pead ta traumapunkti viima vms). Selliseid asju on õnneks me päevades väga vähe.
  • Täna tee ära need asjad, mis on vaja kindlasti päeva lõpuks valmis saada. Märgi need tänase päeva tegevusnimestikku teiste tänaseks kavandatud ülesannete alla. Aga enne seda küsi alati – kas seda asja võiks sama hästi teha ka homme? Kui jah, siis maandub ta homses tegevusnimestikus.
  • Homme tegemiseks mõeldud tööde nimekiri ongi see koht, kuhu maandub suurem osa meie tegemistest. Täna saabunud e-kirjadele vastamine? Kui teed seda homme ühekorraga, jõuad kiiremini. Ülemus tahab teisipäevaks aruannet? Homme teeme. Ajaleht soovib neljapäevaks artiklit. Homme kirjutame.
    Selline homme-põhine mõtlemine pole muidugi täiesti vahemerelik manana-printsiip. Me ei lükka asju lihtsalt suvaliselt edasi, vaid teeme need ka ära sel päeval, mille tegevusnimestikku need kirjutasime.

Loomulikult sõltub inimese tööst, kui palju asju ta peab kohe või täna korda ajama, selmet neid järgmisesse päeva lükata. Kui möödunud päevist eeskuju võtta, siis on üsna lihtne ennustada, kui palju saame endale üldse tööd ette võtta.

Kogu see asi toimib ainult ühel eeltingimusel: nn sisenev töö ei tohi olla suurem nn väljuvast tööst, st ära võta endale rohkem asju ette kui teha jõuad. Aga see kehtib kõigi ajahaldussüsteemide puhul.

Sellised kohe-täna-homme liigitusel põhinevad suletud tegevusnimestikud toimivad tavalistest avatud tegevusnimestikest märksa paremini, sest tööd ei kuhju – päeva tegemised on sul pidevalt silme ees ning nimekiri pikeneb haruharva.

Forsteri süsteemil on ka suur miinus: ta ei suuda piisavalt selgitada, kuidas planeerida pikaajalisemaid projekte ning kuidas hoida end tegevusi homseks lükates homme saabuvast ülekoormusest. Võib-olla oleks abi sellest, kui paneks iga tegevuse taha kirja oodatava ajakulu ning hoolitsed selle eest, et homsesse ei planeeri rohkem kui 3-6 tunni jagu tegevusi (sõltub katkestuste arvust sinu päevas). Juhul, kui homne on täis, hakkad täitma ülehomset päeva. Ning kui oled juba kolm päeva ette täitnud, siis on siililegi selge, et lubad rohkem teha kui tegelikult jõuad.

Suurte projektide planeerimisest markforsterlikul moel kirjutan järgmisel korral – tal on paar päris head mõtet ses asjas.

Eesmärgid ruttu-ruttu kirja :)

Lõpetasin äsja Mark Forsteri raamatu “Do It Tomorrow” lugemise – täiesti ontlik ajajuhtimisteemaline eneseabikas, millest on üle võtta ühte koma teist.

Jagangi paaris järgmises postituses paari Forster nippi, mis mulle meeldivad ning mis tunduvad toimivat.

Esimene neist puudutab eesmärkide seadmist, millest oli mõne nädala eest põgusalt juttu.

Forster soovitab eesmärke seades teha lihtsa harjutuse: kirjuta paberile või arvutisse teineteise alla kõik asjad, mida tahaksid teha – pane kirja absoluutselt kõik, mis vähegi meelde tuleb. Sel moel täida kiiresti lehekülg, paar, kolm või neli-viis. Kirjuta seni, kuni kõik unistused ja uitmõtted on kirjas. Sel moel tühjendad peas uitavad mõtted paberile ning teadvustad neidki ideid, mida siiani pole suutnud sõnastada.

Nüüd pea mõni päev vahet ja seejärel kriipsuta nimestikust maha kõik mõtted, mida sa kindlasti ei kavatse teoks teha või millele pühendumiseks sul puudub tahtmine või aeg.

Pea veel mõni päev vahet ja tõmba nüüd maha need mõtted, mille jaoks sul tõenäoliselt puudub aeg või tahtmine – asjad, mille puhul pole niiväga oluline, kas teed need teoks või ei. Seejärel jooni alla või värvi ära 3-5 asja, mida kindlasti tahad teoks teha ning mille jaoks oled valmis oma aega kulutama.

Järgmisena sea need vähesed väljavalitud tegevused tähtsuse järjekorda ning kirjuta lahti soovi teostumiseks vajalikud tegevused (just-just, tulemuseks on 3-5 projekti koos alamprojektidega).

Nüüd pole enam muud, kui asuda kõige olulisema projekti esimese tegevuse kallale, et saavutada oodatav tulemus võimalikult kiiresti. Oluline on tegeleda vähemalt ühe olulise projektiga iga päev kasvõi viis minutit. Ja peagi näedki, et tulemus muutub üha enam käega katsuvaks 🙂

Üsna hea mõte, kas pole? Selliseid nippe ja trikke on Forsteri raamatus veel. Loomulikult sisaldab raamat ka mitut väidet, millega on väga keeruline, kui mitte suisa võimatu nõustada. Aga see ongi hea – ärritab ja ärgitab lugema.

Kuidas hoiduda "valedest" asjadest oma elus?

Kohtusin mõne aja eest peetud koolitusel tüdrukuga, kes polnud (vähemalt enda sõnul) mitte kunagi mõelnud oma eesmärkide üle. Pärast koolitust tekkis tal hirm – kui ta ei tea, mida ta tahab, siis kuidas saab ta olla kindel selles, et ta ei tee valesid asju. Lisaks sellele tundis ta end väga väsinuna, sest polnud puhanud mitu aastat ning erinevaid kohustusi-rolle on tal kaugeltki üle ühe-kahe.

Kirjutasin talle koolituspäevale järgnenud hommikul sellise kirja, mida otsustasin teiega jagada, sest ehk on keegi teistki samuti täbaras seisus, kus eesmärgid pole selged ning see tekitab kõhedust (iseenesest mõista ma ei ütle, mis on selle tüdruku nimi, kui vana ta on, millises linnas elab ning kus ta töötab – see on saladus):

Kirjutan Sulle, sest tahan olla kindel – tuled oma eesmärgi seadmise probleemiga kenasti toime. Palun loe esmalt kiri läbi (muidugi juhul, kui tahad) ja alles siis tegutse ja vasta (taas juhul, kui tahad ja leiad, et sellest võiks Sulle kasu olla).

Ma ei saanud eile kahjuks Sinu käest paari asja küsida, mis näivad mulle olulised. Täpsemalt – need on küsimused, mis võivad Sind veidi edasi aidata:

Miks Sa midagi teed? Miks käid koolis? Miks töötad just selles ettevõttes? Miks teed midagi kolmandat või neljandat?

Kui tahad, siis kirjuta mulle iga oma kohustuse headest külgedest – mis sellest kasu on, et Sa midagi konkreetselt teed, ja mis Sulle mingi asja juures meeldib. Aga sama hästi toimib see ka nii, et paned oma kohustused ja nende head küljed kirja paberile enda ees.

Kui head asjad kirjas, lisa iga kohustuse juurde veel kaks asja: mis Sulle konkreetse kohustuse juures ei meeldi ning mis juhtuks, kui sellest kohustusest loobuksid. Või muudaksid seda meeldivama vastu. Ja kui mingi asi Sulle kohe üldse ei meeldi, siis mida tahaksid teha mingi asja asemel?

Loodan, et see aitab tuua veidi lähemalt vastust olulisele küsimusele: Mida Sa tegelikult elust tahad? See on suur ja oluline asi.

Aga sellele küsimusele vastamine nõuab energiat. Kas ma sain Sinust õigesti aru, et Sa oled praegu üsna väsinud, sest pole tükk aega puhata saanud? Ja peatselt lähed puhkusele?

Kui nii, siis esmalt puhka rahulikult ja mõnusalt. Puhkust on vaja hoolimata sellest, millised Su eesmärgid on. Taastumine on üks olulisemaid asju elus.

Ja seejärel tee ülalkirjeldet harjutus, et selgitada välja, mida Sa tegelikult tahad.

Veel sain aru, et Sa veidi kardad seda eesmärkide seadmise tööd, sest pelgad, et teed nö valesid asju, mis ei lange kokku sellega, mida tegelikult tahad – ja samas Sa veel täpselt ei tea, mida Sa tegelikult tahad.

Kõlab labaselt, aga valesid asju pole olemas. Ma ei tunne mitte kedagi, kes oleks teinud valesid asju. Põhjus on lihtne: valesid asju pole olemas – kõik, mida elus teed, tuleb mingil moel Sulle kasuks; igas asjas on midagi head ja kasulikku. Ning eesmärke saad alati muuta, võtta uue suuna.

Elu on nagu teekond. Jõuad ühte punkti ja siis otsustad, et lähed järgmisesse kohta edasi. Ja vahel ka tagasi sinna, kust alustasid. Aga naastes algpunkti pole algpunkt enam see, millest lahkusid – naased algpunkti targema, seisad kõrgemal, näed kaugemale ja oskad eesmärke paremini seada. Seega on teekond sageli olulisem kui koht, kuhu jõuad.

Seega: Sa saad igal hetkel oma sihte ja nendega seotud otsuseid muuta.

Üks uitmõte veel: Peep Vainul tuli hiljuti raamat välja “Kõige tähtsam küsimus” – Eesti kohta päris hea eneseabikas, mille lugemine võib-olla aitab Sind. Aga kui otsustad seda raamatut lugeda, siis palun ära võta endale kohustust käituda just nii nagu raamat soovitab. Pigem küsi endalt: kas raamatu pakutud lahendused sobivad Sulle? Kui ei sobi, siis pole lahti midagi – kõik me oleme erinevad ja vajame erinevaid lahendusi. Aga kui sobib, siis on vahva ja kasulik 🙂

Kui tahad oma asju arutada ja jagada minuga, palun kirjuta. Kui ei, ära kirjuta 🙂

Igal juhul soovin Sulle jõudu ja energiat oma elu joonde seadmisel. Kui suudad selle asja lähema saja aastaga 😀 paika panna, on kõik väga-väga hästi. Iga asja jaoks on õige hetk ja õiget hetke suudad tabada vaid Sina ise.

Väikesed tööjupid rokivad täiega

Olen üha enam avastanud, kui palju enam saan tehtud, kui tegelen sarnaste tegevustega korraga. Mida täpsemalt pean silmas? Võtame lihtsa näite: nõupidamise ettevalmistamine.

  1. Koostan nõupidamise ajakava. Kui valmis, siis küsin: “Mis on järgmine tegevus?”
  2. Valmistan ette materjalid nõupidamise 1. päevakorrapunktiks või palun selle eest vastutaval inimesel seda teha. Kui valmis, siis küsin: “Mis on järgmine tegevus?”
  3. Valmistan ette järgmise päevakorra punkti. Ja siis järgmise. Kui kogu ettevalmistus tehtud, küsin “Mis on järgmine tegevus?”
  4. Leian osalejate kalendritest sobiva aja nõupidamiseks. Saadan kutse. Kui valmis, siis küsin: “Mis on järgmine tegevus?”
  5. Ootan nõupidamist, sest kõik on tehtud.

Selline töö väikesteks juppideks jagamine toimib nagu võlutult, sest aitab paremini aru saada, mida konkreetselt on vaja teha. Ning ümberlülitumised võtavad märksa vähem aega, sest neid lihtsalt on vähem.

Või võta näiteks projekt, mida võiksime nimetada “Muutu kõhnemaks!”

Kui kirjutad oma kalendrisse mingile kuupäevale “Võta kaalust alla!”, siis kahtlustan, et see ei toimi. Aga kui teed tegevusnimestiku, milles järgmised tegevused:

  1. Vaata oma menüü läbi.
  2. Leia, mille arvelt saaksid tervislikumalt toituda.
  3. Otsusta, mida edaspidi sööd ja mida mitte ning miks.
  4. Nuputa välja, millist sporti tahad teha.
  5. Nuputa välja, kui tihti tahad sporti teha.
  6. Otsi trenn / otsusta, millal hakkad nt jooksmas käima.
  7. Pane end trenni kirja.
  8. Pane trenni ajad kalendrisse.

Märksa parem, kas pole?! Tegelen ise just nimelt selle projektiga:

  • Otsustasin, et vähendan veini kogust paarile klaasile õhtusöögi kõrvale – mulle maitseb vein tohutult, aga ta, sunnik, lisab kaloreid.
  • Otsustasin, et kui on valida kala ja linnu vahel, valin kala, ning kui on valida linnu ja looma vahel, valin looma. Lisaks varasemast enam köögivilju – seda vahel ka liha asemel.
  • Otsustasin hakata igal hommikul ujumas käima – ostsin Nõmme ujula hommikuujumiste kümne korra pileti. See plaan ei olnud eriti hea, sest avastasin kolmandal hommikul, et lihtsalt ei jaksa ujuda. Tegin sujuvalt plaani ümber (teatavasti plaani saab muuta ainult siis, kui sul on plaan) ning nüüd käin ühel hommikul ujumas ning järgmisel jooksmas ja qi gongi tegemas metsa all ning järgmisel jälle ujumas. Plaan toimib ja on väga hea. Nagu ka olemine.

Esimesed tulemused on olemas:

  • Tunnen ennast märksa paremini.
  • Kehakaal on langenud kuuga 2 kilo.

Samal moel võib teha mida iganes: jaga vaid asi piisavalt väikesteks konkreetseteks tegevusteks ning vii plaan samm-sammult ellu, küsides pärast iga sammu: “Mida peaksin järgmiseks tegema, et kõik läheks parimal võimalikul moel korda?”

50/30/20 reegel

Avastasin mõne kuu eest Steve Pavlina blogis vana sissekande, mis soovitab kasutada nn 50/30/20 reeglit. Reegel ise on lihtne:

  • Kuluta 50% ajast asjadele, mis on olulised 5 aasta perspektiivis.
  • Kuluta 30% ajast asjadele, mis on olulised aasta-paari perspektiivis.
  • Kuluta 20% ajast igapäevastele tegemistele.

Olen proovinud seda reeglit oma elus kasutada viimase paari kuu jooksul ning tulemused on fantastilised! Oluline on see, et planeerid igasse päeva paar tundi väga olulistele asjadele ning pead sellest plaanist ka kinni. Ning elu muutub kuu-paariga märksa mõnusamaks 🙂

Aruka ajajuhtimise blogi tõuseb tuhast :)

Ei saa mitte vaiki olla 🙂 Iga kord leian koolitustelt mitmeid huvitavaid mõtteid, millest võiks teistelgi abi olla – seetõttu avan uuesti aruka ajajuhtimise blogi ning jagan teiega korra-paar nädalas mõne hea ajajuhtimisnippi, millest minul ja mu klientidel on abi olnud.

Google Calendar suhtleb mobiilidega

Kui varem oli Google Calendaril hea mobiilne veebiliides, siis nüüd saab sünkroniseerida Google Calendarit enam kui sadat marki mobiilidega – Goosynci abil.

Ja tasuta tõukepost emoze toimib nüüd ka Google Mailiga suuremate probleemideta, kui te seda veel ei teadnud.

Google Calendar ja Microsoft Outlook suhtlevad!

Google tuli lõpuks ometi välja programmijupiga, mis suudab sünkroniseerida Microsoft Outlooki ja Google Calendari kalendreid. Tänased punktid lähevad inimese lihtsustamise eest seega Google’ile 🙂 Kui kasutad aja haldamiseks mõlemat tarkvara või vajad Google Calendarit Microsoft Outlooki oma sõpradega jagamiseks, tõmba tarkvara siit.