Tule oma 2010. aastat kavandama aruka ajajuhtimise koolitusele!

8. jaanuari aruka ajajuhtimise koolitus on läbi müüdud koolitusele on veel kaks vaba kohta (sest üks inimene ütles viimasel hetkel ära ja üks on haige) – kiirusta ja tule koolitusele. Kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Korraldan ka täiendava koolituse 29. jaanuaril Tallinnas Tammsaare koolituskeskuses ning sellele on veel mõned vabad kohad.

Soovi korral saad koolituselt vastused järgmistele küsimustele:

1. Kuidas planeerida 2010. aasta nii, et see tuleks parem kui 2009. aasta?
2. Kuidas talletada kõik ideed ning neid võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
3. Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
4. Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
5. Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
6. Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid eesmärke ning neid saavutada?
7. Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
8. Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ja peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega. Lõpptulemusena saavutavad nad oma eesmärke kiiremini, paremini ja väiksema stressiga.

Koolituse hind koos materjalide, lõunasöögi ja kohvipausidega on 2490 kr + km inimese kohta.

Säästa raha ja broneeri koolitus veel tänavu!

Kui broneerid 2010. aasta aruka ajajuhtimise, Outlookiga aruka ajajuhtimise, lihtsama projektijuhtimise või Saagi koolituse veel tänavu, siis saad seda teha oluliselt odavamate, 2009. aasta hindadega:

• Ühepäevane “Arukas ajajuhtimine” – kuni 20inimeseline rühm 16 000 krooni
  (järgmisel aastal 20 000 krooni)
• Poolepäevane “Arukas ajajuhtimine” – kuni 20inimeseline rühm 12 000 krooni
  (järgmisel aastal 14 000 krooni)
• 1,5tunnine “Arukas ajajuhtimine” – piiramatu osalejate arvuga 5 900 krooni
  (järgmisel aastal 6 900 krooni)
• Ühepäevane “Arukas ajajuhtimine Outlookiga” – kuni 12inimeseline rühm 16 000 krooni
  (järgmisel aastal 18 000 krooni)
• Kahepäevane “Lihtsam projektijuhtimine” – kuni 20inimeseline rühm 27 000 krooni
  (järgmisel aastal 32 000 krooni)
• Ettevõtte arenguprogramm “Saak” – kuni 12inimeseline rühm 38 000 krooni
  (järgmisel aastal 45 000 krooni)

Kõikidele hindadele lisandub käibemaks. Pakkumine kehtib 31. detsembrini kella 16ni.

Täiendava info saamiseks ning kuupäevade planeerimiseks palun täida broneeringu vorm või helista 502 9037:

Video: Ajajuhtimise põhitõed

Rääkisin AIESEC Tartu kutsel nende õppesarjas “Klapid eest” sajakonnale tudengile vabas õhkkonnas (sellest ka T-särk ja tavapärasest avalam esinemisstiil ) ajajuhtimisest ning Uku Vainik võttis selle linti:

24.11 Kristjan Otsmann – Ajajuhtimine from Klapid Eest on Vimeo.

Kui oled video ära vaadanud ja tekitas huvi, siis palun kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista mulle 502 9037 ning registreeru 16. detsembril või 8. jaanuaril toimuvale avalikule ajajuhtimise koolitusele või uuri sisekoolituse kohta. Luban, et “päris” koolitusest saad oluliselt rohkem kasu kui video vaatamisest. Loe näiteks seda, mida inimesed on pärast koolitust tagasisideks öelnud.

Kolm tähtsaimat tegevust

Keerulistel aegadel on olulisem kui kunagi varem näidata ettevõtte töötajatele selget sihti, suhelda nendega tavalisest tihedamini ning anda sihikindlal liikumisel isiklikku eeskuju, on öelnud maailma tipp-coach’ide hulka kuuluv Marshall Goldsmith. Mida saad selleks teha?

Kohtan üha sagedamini oma koolitustel inimesi, kes on juba praegu imekspandavalt tõhusad, kuid sellest hoolimata ei tule nad asjadega toime. Põhjus on lihtne – nad tegelevad strateegiliselt ebaoluliste asjadega. Kui su meeskond tegeleb ebaoluliste asjadega väga efektiivselt, siis segadus ainult suureneb, sest tõhusa tegutsemise viljana paisub ebaoluliste asjade kuhi meeletu kiirusega. Briti ajajuhtimisguru Mark Forster hoiatas selle eest kolm aastat tagasi ilmunud raamatus „Do It Tomorrow“: „Hõivetöö (busywork) näeb sageli rohkem töö moodi välja kui päristöö (real work).“ Seega hakatuseks peatu hetkeks ning jälgi enda ja oma meeskonna tööd. Kui palju on selles hõivetööd ja kui palju päristööd?

Selleks, et hõivetöö tegemisest loobuda, peab olema siht selge. Seega tasub esimese asjana koos üle vaadata, kuhu tahame välja jõuda ning kus asume praegu. Seda on parim teha kogu meeskonnaga – tuleme kokku ning vaidleme selgeks, kuhu ja miks tahame välja jõuda. Vaidleme seni, kuni jõuame ühtses tões kokkuleppele.

Kokkuleppes seame lihtsalt sõnastatud ja kõigile mõistetava eesmärgi, mis tekitab meeskonnas kirge. Sellest eesmärgist lähtudes paneme kirja tegevused, mis tulevad praegu väga hästi välja ning viivad meid ka tulevikus eesmärgile lähemale. Teise nimekirja loome asjadest, mis eesmärki vaadates on tarbetud – need on asjad, mille tegemine tuleb kiiremas korras lõpetada. Tegelikult ka. Vastasel juhul pole meie kalendris ruumi, et pöörata rohkem tähelepanu olulistele asjadele.

Igaühele konkreetne roll

Järgmisena paneme paika, kes mille eest konkreetselt hoolitseb, kui liigume ühtse meeskonnana eesmärkide poole. Aga kui inimesed ei tõlgi neid otsuseid n-ö isiklikku keelde, on tegemist järjekordse manifestiga, millest on kõige rohkem kasu siis, kui sellega ahju kütta.

Nüüd peaksid leidma nii juht kui ka iga tema meeskonna liige oma teel eesmärgi poole kolm kõige olulisemat projekti, mida nad hoiavad fookuses seni, kuni tulemus on saavutatud. Veelgi enam: igaüks leiab iga projekti puhul strateegiliselt olulise järgmise tegevuse ning keskendub sellele.

Iga projekti eest vastutaja paneb selleks kirja kõik selle projekti tegevused ning vaatab need kolme ringiga üle. Esimesel ringil kõrvaldab ta nimekirjast tegevused, mis pole eesmärgi saavutamiseks hädavajalikud või nõuavad tulemusega võrreldes ebaproportsionaalselt suurt pingutust. Teisel ringil leiab projekti eest vastutaja kõik tegevused, mida saab teha keegi teine – need tegevused kuuluvad delegeerimisele. Kahe esimese ringi tulemusena jääb sõelale käputäis kõige tähtsamaid tegevusi, mida saab teha ainult projekti eest vastutaja ise.

Nüüd paneb ta sel moel leitud kolme olulisima projekti järgmised strateegiliselt olulised tegevused oma kalendrisse kirja ning keskendub neile iga päev niipea kui võimalik kas või natuke. Ma ei väida, et sel moel peaks blokeerima oma kalendris iga päev mitu tundi. Aga pane kohe hommikuks kalendrisse märguanne kõige olulisema projekti strateegiliselt olulise järgmise tegevusega tegelemiseks – tegele sellega kas või natuke. Hommikupooliku teise poolde lisa märguanne kas või natuke tegeleda tähtsuselt teise projekti strateegiliselt tähtsa järgmise tegevusega ning vahetult pärast lõunat märguanne kolmanda projektiga tegelemiseks.

Sel puhul võtad iga päev veidi aega, et kolme olulist projekti jõuliselt eduka lõpptulemuse poole lükata.

Räägi inimesega

Neljanda tegevusena soovitan märkida pärastlõunasse suhtlemise aja, et pidada kiirelt aru ning julgustada teisi projektides osalejaid. Sel moel veendute, et olete koos teel õigete sihtide poole ning moodustate ühtse võitmatu löögirühma. Kui jagad kiirelt, veerandtunni jooksul oma võite ja kaotusi ning aitad teisi edasi liikuda, annab sellisest välknõupidamisest tekkiv energia ja sünergia kogu meeskonnale jõudu pingutusi jätkata.

Kuna selline sihikindel edasiliikumine nõuab väga palju energiat, siis hoolitse selle eest, et sisustad oma vaba aega kvaliteetselt: suhtle lähedastega ning puhka aktiivselt varasemast rohkem. Vastasel juhul kulutad energiat liiga palju ning su meeskond ei pruugi soovitud tulemuseni jõuda.

Proovi sellist efektiivsussüsti vähemalt kuu aja jooksul. Kaardista praegune seis ning tee järgmine vahekokkuvõte kuu aja pärast, et uurida, kas pingutused kandsid vilja, tähistada vahepeal saavutatud võite ning koos leida, mida on vaja järgmiseks spurdiks muuta. Seejärel võtate meeskonnaga muutused kasutusele ning järgmises vahefinišis kuu aja pärast vaatate asjad taas üle.

Selline tsükkel aitab meil üheskoos masu lõpetada kiiremini ning asuda taas heaolu kasvatama.

Kui arvad, et selline süsteem võiks Su meeskonda või ettevõtet aidata, palun uuri ka Raimo Ülavere ja minu ühise coachingutsükli Saak tutvustust siit. Tuleme hea meelega appi, et saaksime arenguga taas edasi liikuda.

Kolumni avaldasin esmakordselt keskkonnas juhtimine.ee ning see on taasavaldatud nende loal.

Osale koolitusel ja võida tasuta ettevõtte personalitöö ja töölepingute vastavuse audit

Selge Pilt, personalijuhtimise, asjaajamise ja tööohutuse konsultatsioonifirma DualTeam ning hinda.ee loosivad lähikuude aja- või projektijuhtimise avalikel koolitustel osalejate vahel välja ettevõtte personalitöö ja töölepingute vastavuse auditi.

Loosimises osalevad kõik ettevõtted, mis osalevad vähemalt ühel Selge Pildi avalikul koolitusel:

• Arukas ajajuhtimine 4. novembril,
• Hea uus aasta – teeme koos 2010. aasta teostatava ja kindla plaani; 16. detsembril ja 8. jaanuaril,
• Lihtsam projektijuhtimine 3.-4. detsembril ning 19.-20. jaanuaril.

Kõik koolitused toimuvad Tallinnas.

Iga koolitusel osaleja annab loosimises ühe hääle. Võitja loosime 29. oktoobril, seega lähevad arvesse enne 29. oktoobri hommikut kirja pandud registreerumised.

Meie uue koolituse “Saak” eesmärk: lõpetada masu

Panime hea ametivenna ning suurepärase juhtide coachi Raimo Ülaverega (Mindsweeper) kokku kahepäevase koolitusprogrammi nimega Saak, mis kutsub esile ja viib läbi reaalse ning käegakatsutava muudatuse ettevõttes, organisatsioonis või osakonnas.

Meie tegevuse lõppsiht on selge: panustada omalt poolt parimal võimalikul moel masu lõpetamisse. Koolitusprogrammis on mõtet osaleda neil ettevõtetel ja organisatsioonidel, mis tahavad valmistuda eesootavaks tõusuks ning olla kindlad, et praegu tehtavate muudatuste saak ei jää tulemata ega korjamata.

Koolitusprogrammi tulemusena on igal võtmeisikul olemas konkreetne tegevuskava, mis on kalendrisse pandud nii, et nad viivad selle päriselt ka ellu. Aitame Raimoga peale kava koostamise seda coachingu abil ka teoks teha.

Lähemalt saad programmi uurida slaidishowst:

Kui Sul on huvi, kuidas saame Su ettevõtet või organisatsiooni täpsemalt aidata ning mida saame selleks teha, palun võta ühendust:

• Kristjan Otsmann
  tel 502 9037
  kristjan-at-selgepilt.ee
• Raimo Ülavere
  tel 5096485
  raimo-at-mindsweeper.ee

Õpi Outlooki arukalt kasutama

Kas kasutad Outlooki praegu peamiselt meilivahetuseks? Näitan Sulle hea meelega, kuidas panna enda jaoks toimima Outlooki kalender ja task’id nii, et saad väikese vaevaga häälestada selle väga heaks oma aja ja tegemiste juhtimise tööriistaks.

Korraldan 28. oktoobril Outlook 2007 kasutajatele rühmacoachingu, mille käigus

• tuled oma läppariga koolitusele kohale ning häälestad selle väga heaks enesejuhtimise vahendiks ning
• vaatad läbi oma olulisemad tegevused ja paned need Outlooki kirja nii, et Sul on olemas oma tegemistest ülevaade ning saad aru, millega millal kõige tõhusamalt tegeleda.

Päeva lõpuks oled teinud algust teadliku ajaplaneerimisega Outlook 2007 kasutades ning oled ka paika pannud oma kalendrisse, mis ajaks sead oma süsteemi täiesti korda. Kui Sul on probleeme kalendri sünkroniseerimisega telefoni, siis jõudumööda tegeleme ka sellega.

Ja otse loomulikult võid taotleda koolitusel osalemiseks EASist koolitusosakut juhul, kui tõesti vajad seda koolitust. Aga sel juhul otsi veel koolitusi, et saaksid esitada taotluse 15000kroonisele maksimumsummale.

Muide, mu koolitustel kehtib endiselt 100% raha tagasi garantii: kui annad koolitusele viiepalli skaalal hinde 3 või vähem ja põhjendad seda, miks koolitus Sind ei rahuldanud, siis kannan raha 15 päeva jooksul tagasi.

Milline on Sinu järgmine tegevus?

• Loe, mida siiani mu koolitustel osalenud on öelnud
• Loe Outlooki rühmacoachingu kohta lisa
• Registreeru koolitusele

Kui Su arvutis pole mitte Outlook 2007, vaid hoopis Outlook 2003 või oled Google Calendari kasutaja, siis palun võta minuga ühendust ja anna oma huvist teada. Kui saame kokku vähemalt viis huvilist, korraldame koolituse.

Kui oled märkmiku kasutaja ja kavatsed sellele ka tulevikus kindlaks jääda, oled oodatud mu järgmistele Aruka ajajuhtimise koolitustele, mis toimuvad 4. novembril, 16. detsembril ja 6. jaanuaril. Teata oma osalemise soovist juba nüüd!

Korduma kippuvad küsimused: Kuidas kasutada EASi koolitusosakut

Panin kokku eelmisel nädalal EASis toimunud koolitusosaku infopäeval räägitust lähtuvalt koolitusosaku korduma kippuvad küsimused. Loodan, et koolitusosaku taotlejail on sellest infost kasu:

Mis on koolitusosak?

3. augustil alustas EAS mikro- ja väikeettevõtetele mõeldud koolitusosakute taotluste vastuvõtmist. Koolitusosak on sihtotstarbeline toetus tööalase täiendkoolituse ostmiseks, mille eesmärgiks on tõsta mikro- ja väikeettevõtete konkurentsivõimet läbi parema ligipääsu koolitusteenusele.

Koolitusosaku abil saavad FIEd, mikro- ja väikeettevõtted hankida koolitusteenust riiklikelt koolitusasutustelt ja koolitusfirmadelt, kes on kantud teenusepakkujate nimekirja (nende seas ka Selge Pilt, st Selge Pildi kõikidele koolitustele saab taotleda rahalist tuge koolitusosakust). Toetuse maksimaalne suurus on 15 000 krooni toetusesaaja kohta ning taotleda saab ainult kord 12 kuu jooksul.

Kuna toetust saab taotleda kord 12 kuu jooksul, tuleb ettevõtjal oma koolitusvajadused eelnevalt hoolikalt läbi mõelda.

Kas on oluline taotleda koolitusosakut täismahus?

Kui võimalik, siis kaardista oma või oma mikro- või väikeettevõtte koolitusvajadused ning taotle toetust täismahus, sest kui taotled väiksemas summas, siis nö ülejäänud summa eest täiendavat taotlust enne aasta möödumist esitada ei saa.

Kui suures mahus koolituse hinnast saab toetust taotleda?

Kuni 100% koolitusprogrammi abikõlbulikest kulutustest (kui koolituse arvel on toitlustamine, siis see tuleb maha arvata, sest pole abikõlbulik), aga mitte üle 15 000 krooni. Käibemaks pole abikõlbulik välja arvatud juhul, kui taotleja pole käibemaksukohuslane.

Kes siis ikkagi saab koolitusosakut taotleda?

FIE, mikro- või väikeettevõtja. Piirideks majandusaasta aruande põhjal töötajate arv, mis ei tohi olla üle 49, ning bilanss, mis peab jääma alla 10 miljoni euro. Kui ettevõte kuulub kontserni, siis käsitletakse kontserni tervikliku taotlejana, st kui väikeettevõte kuulub enam kui 49 töötaja või üle 10 miljoni eurose bilansimahuga kontserni, koolitustoetust taotleda ei saa. Ja loomulikult peab ettevõtte omakapital vastama äriseadustiku nõuetele. Ning maksuvõlga ka ei tohi olla.

Ettevõtte kõlbulikkus tuvastatakse viimase kahe täisaasta tegevuse põhjal. Kui tegemist on alustava ettevõttega, siis on üldjuhul eelduseks see, et ettevõte on tegutsenud min 3 kuud.

Koolitusosaku kaudu koolitusel osaleja peab olema taotlejaga lepingulises töösuhtes või taotleja juhatuse liige.

Milliseid dokumente on taotlemiseks vaja?

• Taotlusvorm. Kui koolituse kuupäevad muutuvad või koolitusel osalevad inimesed vahetuvad, siis palun teavita sellest EASi.
• Koolituspakkumised nimekirjas olevatelt koolitajatelt. Pakkumine peab kajastama koolituse teemat, sisu, eesmärki ja tulemust.
• Bilanss ja kasumiaruanne, mis pole vanemad kui kolm kuud.

Kas võin minna koolitusele enne taotluse rahuldamist?

Jah, aga siis on tegemist sinu enda võetud riskiga, et taotlust ei pruugita rahuldada. Ning igal juhul pead olema taotluse esitanud enne koolitusel osalemist – tagantjärele ei saa juba toimunud koolitustele raha taotleda.

Kui kaua võtab menetlemine aega?

Kuni 10 tööpäeva, aga arvesta igaks juhuks puhverajaga, sest taotluste tulv kasvab üha.

Kuidas näeb välja taotluse menetlemise protseduur?

• Infokeskus võtab taotluse vastu ning registreerib selle või palub täpsustada.
• Konsultant vaatab taotluse sisuliselt üle.
• EASi juhatus langetab otsuse.

Kuidas tõestan koolituse toimumist?

Üldjuhul piisab koolituse läbimist tõendavast tunnistusest, kuid EAS jätab endale õiguse teha pistelist osaluskontrolli koolitustel.

Kuidas toimub väljamakse?

Tavapärane tagantjärele finantseerimise skeem. Käid koolitusel ära, esitad lõpparuande koos kulu- ja maksedokumentidega ning seejärel mõne aja möödudes kannab rahandusministeerium raha üle abikõlbulike kulude ulatuses. Vahemakset koolituste vahel mitme koolituse puhul pole võimalik kasutada.

Millistes valdkondades tegutsevad ettevõtted ei saa koolitustoetust taotleda?

Kui ettevõtte põhitegevuseks on põllumajandus, jahindus, kalandus, alkoholi või tubaka tootmine, jae- või hulgikaubandus, finants, kindlustus, kinnisvara või hasartmängud, siis osakut taotleda ei saa.

Millised toetused saavad raha ja millised mitte?

Raha on tõenäolisem saada hästi läbimõeldud koolitusvajadust kajastava taotlusega, kus on näha, miks ettevõte soovib läbi viia nimelt neid koolitusi ning milline on nende koolituste mõju ettevõtte tegevusele. Heas taotluses on selgelt kirjas projekti eesmärgid ja oodatavad tulemused.

Eriti hea taotlus kaasab kõiki ettevõtte töötajaid, mitte ainult juhti. Samuti tõstab taotluse kaalu see, kui see sisaldab erinevaid koolitusi. Vaata enne taotluse esitamist ka hindamiskriteeriumeid.

Raha on keerulisem saada nn copy-paste taotlusega, mille puhul on sisu üks-ühele kopeeritud mõne teise ettevõtte taotlusest.

Mida veel uurida enne taotlemist?

Igati kasuks tuleb teadmiste ja oskuste arendamise toetamise määrusega tutvumine.

Kas juba esitatud taotlust saab tagasi võtta?

Kui taotluses on väga palju vigu, siis erandkorras saab küll. Taotleja saab igal ajal esitada avalduse taotluse tagasi võtmiseks ja menetluse lõpetamiseks.

Aga kui olen taotlenud juba korra, aga pole raha saanud?

Sel juhul 12 kuu jooksul uuesti taotleda ei saa.

Kui pikalt EAS jätkab koolitustoetuse jagamisega?

Seda praegu ei tea. Praegu on kindel see, et programmi 2009. a maht on 5 miljonit krooni.

Kas koolitusosaku taotlemine võimaldab samal ajal osaleda koolitustoetuse programmis? Ja kas koolitustoetuse kasutajad võivad taotleda koolitusosakut?

Jah.

Kas koolitusosakut võib kasutada ka välismaal toimuval koolitusel osalemiseks?

Jah, aga reisikulud pole abikõlbulikud.

Kuidas koostada võimalikult edukas taotlus?

Kaalu hoolikalt, millist koolitust Su ettevõte vajab just praegu. Ning põhjenda seda koolitusvajadust selgelt ja asjalikult taotluses.

Ja kindlasti palun võta ühendust EASiga ja konsulteeri. Ja küsi ka koolitajalt nõu ja abi.

Suur tänu EASi ettevõtete võimekuse divisjoni vanemkonsultant Toomas Valgele info ülevaatamise ja parandamise-täiendamise eest!

Suurepärane Outlook 2003 töötuba Gustavsbergiga

Tegime koostöös Vain & Partneritega Gustavsberg Balticsiga (Eesti, Läti, Leedu + 2 inimest Soome esindusest) suurepärase Outlook 2003ga ajajuhtimise töötoa, mille tulemusena:

• enamik osalejaid jäid koolitusega rahule ning ütlesid, et neil on sellest kasu;
• 7 osalejat kümnest kasutavad nüüd Outlooki avalikku kalendrit ning meeskond töötab efektiivsema tervikuna;
• meeskond leppis kokku ajajuhtimise heas tavas, mis aitab tulevikus paremini asjadest sama moodi aru saada.

Mida tegime ühe päevaga?

• Häälestasime osalejate arvutites ühte moodi Outlooki.
• Käisime läbi tervikliku enda ajas juhtimise protsessi, et aru saada, mida mingi asjaga peame konkreetselt pihta hakkama.
• Võtsime kasutusele Outlooki avaliku kalendri.
• Vaatasime väikeseid ajajuhtimise nippe ja trikke, et elu sujuks paremini.
• Leppisime kokku ajajuhtimise hea tava, et meil oleks selge pilt, kuidas toime tulla ootamatustega, hoida prioriteete ning suhelda omavahel klaarilt.

Olen sarnast tööd teinud ka näiteks Nordea Panga jaepanganduse juhtidega ning nemadki on rahul. Kui tahad samasugust asja oma meeskonnale korraldada, palun võta minuga ühendust telefonil 5029037 või kirjutades kristjan-at-selgepilt.ee. Loomulikult ei pea selleks olema Outlook 2003 kasutaja – võime seda asja korraldada ka Outlook 2007, Google calendari või pabermärkmiku kasutajatele.

Sessioon: kuidas Autofocus teeb väikeseid imesid

Kiire sissejuhatus:

Klõpsa siia, et vaadata ekraaniviisorit

Küsimused-kommentaarid palun Twitterisse või kommentaaridesse. Aitäh!