Postitused

Kuidas vältida esinemise seitset tüüpviga

Suurepärase esinemise taga peitub seitse lihtsat võtet, mille järgmine aitab viia sõnumi tulemuslikult kohale.

1. Alusta selgelt ja hooga

Üks kindlamaid võtteid hea esinemise tuksi keeramiseks on alustada vaikse häälega tingivas kõneviisis lausete ebakindlalt kuuldavale toomisega. “Tahaksin rääkida teile paarist asjast, mmm… Aga ega see nüüd nii oluline, eee…, ka pole.”

Teine äärmus pole parem, mille puhul rääkija räntsatab oma jutu kõvahäälse kindlusega esinemise keskele ning kellelgi pole aimu, miks ta räägib just sellest teemast.

Lahendus: Ütle inimestele hakatuseks, kes sa oled, mida neile räägid ning kuidas täpsemalt ehk millistest alamteemadest oled oma jutu üles ehitanud. Kui kuulajad teavad, kelle juhtimisel, kuhu ja kuidas nad lähevad, on nende tähelepanu suurem.

2. Lihtsalt loetav info

Kui sageli tundub, et esitluse slaidide jälgimine täidab sama eesmärki nagu silmaarsti juures nägemiskontroll? Slaid on tibatillukeste tähtedega tihedalt täis kirjutatud. Järgmine slaid ei too leevendust, sest sellele on kopeeritud Exceli tabel arusaamatute kribukirjas arvudega. Esitleja lendleb mängleva kergusega kommenteerides teksti: “Nagu te näete… Igaüks märkab, et… Nagu olen tabavalt kirjutanud…” Ega ikka näe ega märka.

Mõistan slaidi infosse uputamise põhjust: muidu ei mahu ju ära! Saab ka teisiti.

Lahendus: Kogu info ei pea mahtuma slaidile ära. Kui on vaja jagada kuulajatele üksikasjalikku infot, siis saab neile alati jagada paberil või digitaalsena teksti või tabelid ning ekraanil näidata ainult kõige olulisemat osa infost. Kiri ekraanil peab olema nii suur, et seda näeb silmi pingutamata lugeda igalt poolt ruumist. Hea, kui lause mahub paarile, ja suurepärane, kui ühele reale. Hoolega valitud märksõnad edastavad sõnumit kirbukirjalohest paremini ning üks pilt kõneleb rohkem kui tuhat sõna.

3. Jutusta lugemise asemel

Ta astus inimeste ette, pööras oma pale ekraani poole ning alustas selge ja kõlava häälega sellel oleva teksti ette lugemist. Vahel pööras ta end kuulajate poole, et neilt säravail silmil küsida: “Mõistate? Taipate, eks?” Pidades välja tähendusrikka pausi, pöördus ta taas ekraani poole, et deklameerimist jätkata veel ilmekamalt kui enne.

Lahendus: Usu mind, kuulajad oskavad ise ka lugeda, mis on ekraanile kirjutatud. Kui selgitad seinale näidatava info taustu ning jutustad seda ilmestavaid lugusid, jõuab iva paremini pärale.

4. Räägi mõistetavalt

“Nagu antud derivatiivsest narratiivist võime deduktiivmeetodil järeldades resümeerida, võib viia paradigmaatiline shift eksliku resultaadini.”

Mis asja?! Ausalt öeldes ei saa aru ööd ega mütsi.

Kui rääkida mingist asjast liiga keeruliselt, võib sama hästi rääkimata jätta. Peab paika ka teine äärmus: liiga lihtsa, niigi teada oleva jutu rääkimine paneb kuulajad sama laia lõuaga haigutama kui liiga keeruline jutt.

Lahendus: Tee enne esinemist eeltööd ja selgita välja, kellele sa räägid ning mis neid huvitab sinu jutu juures. Selleks intervjueeri paari inimest. Kui kohandad sõnumi kuulajaskonnale sobivaks, jõuab jutu uba paremini pärale.

5. Räägi lühidalt ja konkreetselt, vajadusel pea paus

Ta kõneles pikalt. Tal oli väga ilus hääl. Sujuv, mõnus, võiks isegi öelda, et uinutav. Kuulajad virgusid vahel, peamiselt selleks, et kella vaadata: kui palju veel lõpuni on jäänud. Aeg venis otsekui Salvador Dali maalil. Lõpmatult. “See ei saa kunagi läbi,” pomises üks kuulajaist, et hetk hiljem taas suikuda.

Lahendus: Inimese tähelepanu kestab paarkümmend minutit. Kui ta saab vahepeal sekkuda – küsida, arutada, liigutada ajusid või keha -, siis kuni poolteist tundi.

Pikema esinemise puhul lase kuulajatel vahepeal puhata. Ma ei pea silmas seda, et nad peaksid minema jalutama. Pigem võiks nad vahepeal seostada kuulatavat ja nähtavat infot oma tegevusega, arutada teemat väiksemates rühmades põgusalt või lihtsalt küsida küsimusi ja esitada oma seisukohti.

6. Küsi avatud küsimusi

“Küsimusi on? Ei ole. Siis on kõik!” Tavapärane konkreetne lõpp. Oleksin tahtnud ju küsida, aga… Kõneleja ei oodanud mind ära. Ju siis olen liiga pika juhtmega. Soomeugrilase iseärasus.

Lahendus: Kui vähegi võimalik, küsi auditooriumilt avatud küsimusi. “Ära küsi kunagi: “Kas teil on küsimusi?”,” soovitas mulle hea mitme aasta eest üks “Noored Kooli” programmis osalev õpetaja. “Küsi parem: “Milliseid küsimusi teil on?”” Proovisin. Oh imet, inimesed küsisid palju rohkem kui enne.

Kui tahad teada, milliseid küsimusi kuulajatel on, oota kümmekond sekundit. Nad ei jõua kiiremini reageerida. Soomeugrilased ju. Teised on kiiremad, nad küsivad 5–8 sekundilise pausi järel.

7. Lõpeta selgelt ja konkreetselt

“Noh, see oligi enam-vähem kõik, mis ma oleks tahtnud teile rääkida… Kas teil on küsimusi? Ah jaa, tegelikult oli üks asi veel. Või õigemini kaks. Ei, siiski üks. Aga noh, võib-olla siis järgmisel korral. Või noh…”

Lahendus: Heal jutul on algus ja ots. Kuigi see võib mõjuda nämmutamisena, tasub esinemise lõpus meenutada kuulajatele, miks ja mida sa neile rääkisid – siis kinnistub sõnum neil paremini ja jutt jääb pikemaks ajaks meelde.

Näitasin seda, milliseid levinumaid avaliku esinemise apse olen kohanud viimase paarikümne aasta vältel ning milliste lihtsate võtetega saad neid vältida: alusta hoogsalt, räägi lihtsalt ja too näiteid, ära kuhja slaide infoga üle, küsi avatud küsimusi ning võta lõpus sõnum konkreetselt kokku.

Tee see nüüd lihtsalt ära

Hea Kodaniku toimetaja Mari Öö Sarv uuris inimestelt ja raamatutest, kuidas panna end ja/või oma inimesi uutmoodi käituma, kui on välja selgitatud, milles häda ja mismoodi oleks parem.

Pean tunnistama, et pole kunagi pidanud dieeti ega jätnud maha suitsetamist. Aga ma usun, et ma tean, kui rasked need mõlemad on. Ja tean minagi, kui mõnus on istuda mugavustsoonis ja mitte midagi muuta, ehkki tegelikult on ebamugav olla ja ma tean küll, mida oleks vaja teha.

Tean, kui raske on alustada kogu korteri koristamisega; kui raske on lõpetada mittemillegitegemine ja alustada uue suure tööga; kui raske on õpetada lapsi enda järel nõusid ära panema; kui raske on töörutiinis teha muutuseid, kui ebatõhusad võtted on sisse harjunud.

Ainult natuke lohutab see, et ma pole oma mugavustsoonis üksi, pigem kuulun enamuse hulka. Seda haaravam oli teekond muutuste tegemise saladustesse ja nippidesse. Read more

9 võtet eksamiks valmistumisel

Eksamisessioon on peatselt ees ning nutikalt õppimiseks on käes viimane aeg. Jagan mõne soovituse, mille järgimine aitab sul tulla eksamitega paremini toime.

Iga päev natuke

Väldi tundidepikkuseid õpimaratone, sest nende käigus läheb suurem osa materjalist peas segi. Selle asemel õpi iga päev natuke ning pea vahepeal pausi.

Millal oled kõige andekam? Tavaliselt on igaühel meist ööpäevas paar-kolm mõnetunnist ajavahemikku kui oleme veidi teravamad pliiatsid. Kasuta neid õppimiseks, sest sel moel säästad aega ja parandad tulemusi.

Ankurda õppimise aeg mõne igapäevase harjumuse külge: kui oled harjunud kõige tulemuslikumal ajal näiteks kirjutama, siis enne seda õpi; kui FaceBooki minema, siis enne seda õpi; kui sporti tegema, siis pärast seda kohe õpi. Read more

Veerandi reegel

Ideaalis võiksime pikaajaliste parimate tulemuste nimel püüelda selle poole, et jagame päeva neljaks veerandikuks, millest iga tükk peab silmas ajahorisondil erinevat vahemaad.

Kui tihti avastame, et päev on jõudnud õhtusse, kuid olulised asjad on endiselt ripakil ning pikema aja jooksul tähtsatele tegevustele ei jagunud hetkegi? Teoreetiliselt on ju tore mõelda, et tõeliselt tähtsad on need tegevused, millel tohutu mõju, ent ajaline surve puudub. Päriselu surub oma armutu tempo peale ning sellega kaasa minekust hoidumine nõuab hiiglaslikku enese- ja sihikindlust.
Kõige paremini toimivad lihtsad meetodid. Üks viis, mida proovida pikema aja jooksul tähtsatele teemadele varasemast suurema tähelepanu pööramiseks, on päeva või nädala tükeldamine neljaks.
Selle puhul tasub enne iga tegevust jonnaka järjekindlusega küsida endalt ja teistelt, millal me näeme konkreetse tegevuse vilju ning kui mahlakaks ja kasulikuks need tõotavad kujuneda.

3–5 aasta perspektiiv

Magusaimad viljad valmivad pikaldaselt. Oliivipuu hakkab kandma oskusliku kasvatamise korral 30–50 aastaga. Kui isa istutab puu, siis selle vilju hakkavad hea hoolduse korral nautima tema lapsed ja lapselapsed.
Meie igapäevane elu pole nii pika vinnaga. Sellest hoolimata tasub pärida, millised on muudatused, mida eesootav tegevus toob kaasa 3–5 aasta pärast. Milline on selle tegevuse pikaajaline mõju?
Eralda iga päev 2 tundi või nädalas päev ja veerand sellistele tegevustele, mille tohutu mõju avaldub mõne aasta pärast. Kui praegu pöörad neile tegevustele tähelepanu, siis õisi näed võib-olla juba aasta pärast, kuid viljad saavad küpseks alles mitme aasta möödudes. Read more

5 suurimat ajaraiskajat

Kahtlustan, et viis suurimat ajaraiskajat on ala- ja üleplaneerimine, mõtte hajumine, vahelesegamine ning vidinate väärkasutamine. Näitan, kuidas neid tuvastada ja kuidas nendega toime tulla.

Alaplaneerimine

Kohtan sageli inimesi, kes ütlevad, et kõige mõnusam on planeerimatult ja sihitult kulgeda ning lihtsalt olla. Mõned neist kipuvad olemise käigus ära eksima, sest neil puudub vähimgi suund. See ei tähenda paigalolekut — nad liiguvad pigem Browni osakestena.

Sihitu meeskond võimendab juhuslikku liikumist veelgi ning Browni osakeste sagimine avaldub siis täies ilus.s

Mida teha? Ka mulle meeldib viibida käesolevas hetkes, kuid see ei välista mõistlikku planeerimist. Kui tahad loobuda sihitust sagimisest, siis esimesena esita endale paar olulist küsimust: millised asjad on tegelikult palju tähtsamad kui teisted? miks ma midagi ikkagi teen? milline on minu järgmine samm olulise tegevusega?

Ma ei pea silmas seda, et oleks vaja tohutut planeerimist. Sellest märksa olulisem on keskendumine käesolevale hetkele, järgmisele sammule ning tähtsatele sihtidele.

Üleplaneerimine

Mu koolitustel osalevad sageli üleplaneerimise ohvrid, kes pälviksid kindlasti mitmekordse üleilmselt tunnustatud aasta mikrodirektori tiitli. Ikka on vaja täiendavalt analüüsida, visandada erinevaid tulevikustsenaariume peensusteni, kirjeldada üksikasjalikult tegutsemiskavasid.

Selle tulemusena kulutavad nad märkimisväärselt rohkem aega planeerimisele kui tegutsemisele. Kuna tegutsemist ei järgne, siis tuleb taas asuda ümber planeerima. Tagajärjeks on üha süvenev planeerimisparallüüs.

Mida teha? Soovitused samad nagu üleplaneerija vastandile: pane paika kõige olulisemad 3 sihti ning sõnasta iga sihi puhul järgmine samm. Tee neist kõige olulisem ära ja siis vaata valmis järgmine samm. Elu muutub liiga palju, et pikalt ja üksikasjalikult planeerida. Loomulikult suurendab efektiivsust see, kui meil on olemas üldine pikaajaline plaan ja strateegia, kuid õnneks toob elu piisavalt palju ootamatusi, mis keeravad üksikasjaliku plaani pea peale. Paindlikkus ja kiire kohanemisvõime päästavad olukorra.

Mõtte hajumine

Mõtte hajumise võib jagada kaheks.

Esimene: hajamõtlemine, kui meel läheb uitama. Mulle juhtus kunagi ette üks uuring, mis väitis, et vähemalt kolmandiku ajast tiirutavad peas pealtnäha juhuslikud hajamõtted. Kui pooleliolev tegevus ei nõua keskendumist, siis võib selline uitmõtlemine võtta tervelt 70% meie mõtlemisvõimest. Kui hakamõtlemine haarab kontrolli, kannatab poolelioleva tegevuse kvaliteet.

Teine: rööprähklemine. Aju ei suuda teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga (loomulikult on olemas inimesi, kes suudavad välkkiirelt lülituda ühelt tegevuselt teisele ning meile näib, et nad teevad mitut asja korraga). Selle teadvustamine aitab muutuda oluliselt efektiivsemaks, tehes teadlikult üht asja korraga.

Mida teha? Sageli ei pane ise hajamõtlemist ega rööprähklemist tähele. Palu kaaslastel teha endale leebe märkus, kui nad märkavad su mõtet uitlemas või näevad, et püüad teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga.

Võta kasutusele mõni keskendumisvõimet suurendav abivahend, olgu selleks tegevust 25minutilisteks juppideks hakkiv Pomodoro tehnika või iga päev kerge mõtisklus või kujutlus, et lasta ajul vähemalt 5 minutit päevas teha mittemidagi ja puhata.

Abi on ka sellest, kui võtad kasutusele harjumuse panna uitmõtteid ja tegemist vajavaid asju kirja. Kui kirjutame mõtte üles, siis aju rahuneb ja suudab paremini keskenduda.

Vahelesegamine

Keskmist kontoritöötajat häiritakse sageli kümmekond korda tunnis. Sama keskendumistaseme saavutamine võtab aega mitu minutit. Sinna see aeg kaob.

Mida teha? Keskendunud töö aja suurendamiseks on eelkõige abi ennetamisest.

Sea enda jaoks prioriteedid paika ning eira vähem olulisi segajaid. Kui eirata pole võimalik või see toob kaasa kahju, püüa koguda vähemolulisi vaheletrügivaid töid ning teha neid näiteks iga tööpäeva lõpus pool tundi.

Kasuta ülalpool viidatud Pomodoro tehnikat. Kui segaja tuleb poole “tomati” pealt, siis palu tal võimalusel naasta siis, kui “tomat” on läbi.

Kasuta lihtsalt mõistetavat märki, mis näitab, et vajad hetkel keskendumist: olgu selleks suletud uks, kuvarile heisatud punane lipuke, kõrvaklapid peas või “telliskivi” Skype’i staatuses.

Kui ennetada ei õnnestu, siis tõuse sekkuja saabudes püsti: püstijalu kohtumised võtavad vähem aega. Enne tõusmist pane paari sõnaga kirja, mida teed pärast katkestuse lahendamist edasi — siis saad lihtsamini järje peale tagasi.

Vidinate väärkasutamine

Vidinad on toredad seni, kuni need teenivad eesmärki. Tean kümneid inimesi (olen isegi olnud üks neist), kes proovivad üha uusi vidinaid ja süsteeme, lootes neist leevendust produktiivsuskriisile. Lõpuks kaob kogu aeg uute jubinate ja süsteemide katsetamisele ning efektiivsusest on endiselt asi kaugel.

Mida teha? Ära kasuta uusimat tehnoloogiat, sest see kubiseb tavaliselt lastehaigustest. Mulle ei meenu hetkel ühtegi suurt kontserni (välja arvatud Microsoft ise), mis kasutaks Outlooki viimast versiooni. Nutikas on kasutada toodete eelviimast versiooni, sest selles on suurem osa vigu juba parandatud.

Kui mingi asi või süsteem toimib, on arukas kasutada seda selle loomuliku eluea lõpuni välja. Seda saab teha siis, kui su jaoks pole oluline olla moekeiser, vaid tulla asjadega tõhusalt toime. Minu arvutiks on kolmeaastane Macbook Pro, telefoniks sama vana iPhone 4s, päädiks iPad3 (mulle lihtsalt meeldib see, et õunatooted suudavad omavahel suurema häkkimiseta suhelda ning on suhteliselt töökindlad), sama kehtib muu tehnoloogia kohta, mille hulgas leidub vaid mõni üksik ‘värskeim mudel’. Tulemus on see, et kõik toimib.

See, et ma ei vaheta oma ajahaldussüsteemi kuigi tihti, tagab ka selle, et ma ei kuluta liiga palju aega uue süsteemi õppimisele ja üleviimisele. See ei tähenda, et ma ei täiustaks oma süsteemi. Olen teinud aasta jooksul oma süsteemi kümmekond väikest täiustust ning süsteem muutub üha paremaks.

7 soovitust puhkuseks valmistumiseks

  1. Lepi paratamatusega: “Meil, Maal, ei lõpe töö kunagi.” Sa ei jõua nii ehk naa kogu tööd enne puhkust tehtud. Kui see tunne jääb painama, siis see on selge märk, mis viitab puhkuse vajadusele.
  2. Pane paberile kirja, mida kõike enne puhkust tuleks teha. Lase nimekirjal seista päev või paar ning seejärel kriipsuta maha asjad, mida tegelikult pole vaja tingimata teha.
  3. Järgmise ringiga märgi ära tegevused, mida pole vaja teha enne puhkuse lõppu. Seda nimekirja saad kasutada pärast puhkust.
  4. Märgi ära tegevused, mida saab teha keegi teine sinu puhkuse ajal. Lepi kokku kohtumised enne puhkust, et need ülesanded laiali jagada.
  5. Järelejäänud kõige olulisemad ülesanded sea olulisuse järjekorda. Esimesel kolmel sõnasta enda jaoks järgmine tegevus ja märgi üles aeg, millel need ära teed.
  6. Mida puhkusega ette võtad? Kas oled niisama või tahad üht-teist pere, sõpradega või üksi ära teha? Ära planeeri puhkust üle, aga ära jäta plaani ka täiesti hooletusse. Mida rohkem on puhkuse ajal tegevusi, seda pikemana inimesed tajuvad puhkust pärast selle lõppu. Hoia puhkuse ajal erinevat rütmi: jäta aega nii logelemiseks kui ka toredate ja meeldivate asjadega tegelemiseks. Jäta aega nii selleks, et lähedased ja sind ümbritsev elu saaks sind mõnusalt üllatada, kui ka selleks, et aktiivselt ja mõnuga tegutseda. Kui kardad, et lähed liiga laisaks kätte, siis soeta piletid ning lepi ühistes ettevõtmistes kokku pere ja sõpradega juba nüüd.
  7. Viimase tööpäeva hommikul tõmba otsad kokku ning pärastlõunal seadista kontorist-väljas-teade e-postkastis, anna puhkusest tööpartneritele teada, vajadusel suuna telefon ning äärmisel juhul asenda mobiilis tavanumber kõnekaardi omaga, mida teavad vaid sinu lähedased ja sõbrad.

Lisasoovitus: Minu puhkuseteade, mille panen töökirjadele peale oma puhkuse ajal 14.-27. juulil ning 20. augustist 3. septembrini: “Selleks, et töötada veel efektiivsemalt ja olla Sulle kasulikum, puhkan praegu korralikult. Vahepeal saabunud kirjadele vastan 3 tööpäeva jooksul. Kui soovid vastust kiiremini, siis palun kirjuta mulle uuesti 28. juulil / 4. septembril. Kena suve jätku!”

Pomodoro tehnika säästab päeva

Tomato TimerKasutan juba üle aasta koolituste ettevalmistuses, müügipakkumiste kirjutamisel ning teistegi arvutitööde puhul Pomodoro tehnikat, mis tõstab oluliselt efektiivsust.

Itaallased on pentsikud inimesed: nad kasutavad tomatikujulisi munakelli. Francesco Cirillo loodud süsteem põhinebki tomatitaimeri kasutamisel – eesmärk on töötada segamatult 25 minutit ning seejärel pidada kuni viieminutiline puhkepaus, et kasvõi selga sirutada või vett juua. Kui pomodoro ajal segab miski või keegi sind, siis teed selle kohta märkuse ning ajad asja korda pärast pomodoro lõppu. Kui hakkad katkestusega tegelema pomodoro keskel, siis see “tomat” arvesse ei lähe. Pärast katkestusega ühele poole saamist alustad uuesti, püüdes järgmise pomodoro teha eelmisest parema.

Kui lõpetad töö enne “tomati” lõppu, siis kasutad järelejäänud aja tehtu analüüsiks ning lühikeseks mõtiskeluks selle üle, mida saad edaspidi sarnaste tegevuste juures paremini teha. Kui “tomatist” ei piisa ülesande täitmiseks ja selle lõpetamiseks on jäänud minut või paar, siis võid töö lõpetada ka pärast taimeri helisemist. Kui näed, et mõne hetkelise viivituse sisse sa järelejäänud tööd ei mahuta, siis pead pausi ning jätkad ülesandega järgmise pomodoro ajal.

Pärast nelja pomodoro‘t tuleb pikem, 15-45minutiline paus, mille jooksul näiteks sööd, käid tualettruumis, vastad vahepeal saabunud pisimeilidele ning lõõgastud.

Vähem katkestusi ja parem plaan

Säärase jupitamise tulemusena tõuseb oluliselt produktiivsus, sest meie tähelepanuvõime langeb oluliselt pärast 25 minutit. Kui pärast seda teed kasvõi mõnesekundilise pausi, et sirutada, siis see tõstab efektiivsust 10-20 protsenti.

Tomatisüsteem aitab peale katkestuste vähendamise ka paremini planeerida. Eelmisel õhtul või tööpäeva hommikul sead ülesanded tähtsuse järjekorda ning hindad, mitu “tomatit” igale ülesandele kulub. Järgmise ülevaatuse käigus saad hinnata, kus ennustasid ajakulu valesti.

Pomodoro tehnika aitab ka pisiasjadega lobedamalt toime tulla: olen võtnud oma tööpäevades pisiasjade ajamiseks 2 pomodoro‘t, ühe enne lõunapausi ja teise tööpäeva lõpus. Need asjad, mida kahe “tomatiga” korda ei saa, võivad järelikult oodata järgmist päeva.

Pomodoro tehnika pole ainult täiskasvanute rõõm. Mõni päev pärast seda, kui olin seda ühel oma koolitusel tutvustanud, helistas mulle üks osaleja ning teatas: “Tead, Kristjan, me saime tütre toa lõpuks ära koristatud!” Ema ja tütar leppisid kokku, et koristavad toa ära Pomodoro tehnika abil kaheksaminutilise töösessiooni ja kaheminutiliste pausidega. Kolm “tomatit” hiljem tuba säras ning tütar olevat uurinud, et millal nad jälle tuba koristavad!

3 head Outlooki nippi

Jagan sinuga oma kolme tõhusat Outlooki töövõtet, mille kasutamine võimaldab sul säästa iga päev kümmekond minutit.
Kõik juhised käivad ingliskeelse Outlook 2010 ja 2013 kohta.

CC reegel

Kui tahad hoida ennast kursis sellega, millise töö oled kellelegi edasi andnud, siis loo lihtne reegel, mis tõstab kõik sellised kirjad eraldi kausta.

Reegli loomiseks vali Home -> Rules -> Create Rule… -> Advanced Options… -> tee linnuke from nimi ette ja klõpsa allosas nimele, leia oma nimi, vali see; lisaks vali where my name is in the Cc box ja OK -> Next -> tee linnuke move it to the nimi folder ette ja klõpsa allosas kaustalingile ja vali delegeeritud kirjade kaust (kui sul puudub see, siis loo see) ja klõpsa OK -> Next -> Next -> anna reeglile nimi -> Finish.

Delegeeritud kirjade kaust sorteeri mitte kuupäeva, vaid adressaadi järgi ning märgi ära ka see, et Outlook rühmitaks kirju ( Show in Groups ).

Kui soovid nüüd mõnes kirjas olevaid tegevusi mõne aja pärast üle kontrollida, et kas oled saanud nende kohta tagasisidet või adressaadile lihtsalt meeldetuletuse saata, siis lisa oma nimi saadetava kirja koopiaväljale. Pärast kirja saatmist saabub selle kirja koopia automaatselt delegeeritud kirjade kausta.

Kui adressaat on järge ootava tegevuse ära teinud, võid talle saadetud kirja koopia delegeeritud kirjade kaustast kustutada.

Otsingukaustad

Kui soovid kiiresti leida mõne inimese või organisatsiooniga peetavat kirjavahetust, siis kasuta selleks otsingukaustu.

Leia kaustapuu alaosast Search Folders, tee sellel hiirega paremklõps ning vali, millist otsingukausta soovid luua.

Näiteks inimeste kaupa otsingukasuta loomiseks vali New Search Folder -> Mail from and to specific people -> Choose -> vali inimese nimi aadressiraamatust või kirjuta tema aadress reale From or Sent to:. Klõpsa kaks korda OK. Edaspidi näitab Outlook selle inimesega peetavat kirjavahetust selles kaustas.

Otsingukaustu võid teha ka domeeni järgi: sel juhul sisestad aadressiks adressaadi domeeninime, näiteks @selgepilt.ee. Selle nõksuga saad luua otsingukaustu näiteks organisatsioonide kaupa.

Kasutan ka kategooriate järgi loodud otsingukaustu, sest kategooriate järgi saab kirju palju lihtsamalt ja kiiremini sorteerida kui neid füüsilistesse kaustadesse lohistades.

Kiirsammud

Outlook 2010 tõi kasutusele kiirsammud ingliskeelse nimega Quick Steps. Kiirsammud leiad Outlooki meilivaatest. Kasutan kiirsammu näiteks e-kirjast tööülesande loomiseks.

Loomulikult võid e-kirjale panna lihtsalt lipukese külge, aga kui pead ühe e-kirjaga mitu toimingut tegema, siis mitut lippu meilile külge panna ei saa. Sel juhul võib näiteks luua tööülesande, milles on kirja koopia koos kõigi manustega.

Sellise kiirsammu loomiseks vali kiirsammude ribalt Loo uus/Create new -> anna loodavale sammule nimi, näiteks Uus tööülesanne -> Toimingud/Choose an Actions -> Loo manusega tööülesanne/ Create task with attachment. Soovi korral vali kiirklahv ehk shortcut ning klõpsa Valmis/Finish.

Kui edaspidi klõpsad kiirsammudes lingile Uus tööülesanne, siis Outlook teeb uue tööülesande, milles on valitud kirja koopia koos selles olevate manustega.

Kui tahad Outlooki oma tegevuste korraldamise efektiivse vahendina põhjalikumalt kasutama, siis registreeru juba nüüd mu 22. mail toimuvale Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Lugemissoovitus: “Moonutatud aeg” annab ülevaate huvitavatest aja- ja aju-uuringutest

 

Moonutatud aeg

“Imelise teaduse” raamatuklubi annab aprillis välja saatejuhi, kirjaniku ja psühholoogialektori Claudia Hammondi teise raamatu “Moonutatud aeg”, mis näitab mitmekülgselt ja huvitavalt, kuidas meie aju manipuleerib ajaga, ning annab näpuotsaga nõu, mida selle teadmisega peale hakata.

Kui sulle tundub, et aeg kaob lennates käest või vahel aeg hoopis venib lõpmatuseni, siis Hammondi raamat kummagi probleemiga toimetulekuks juhtnööre ei jaga. Küll aga valgustab ta mõlema probleemi põhjuseid, näidates erinevaid katseid ja uuringuid tutvustades seda, miks aeg tormab vahel meist mööda ning vahel ei taha oodatud sündmus kuidagi kätte jõuda.

Tegelikult meenutab aega suhtumine sageli Koperniku-eelset universumi käsitlust. Sageli eeldame seda, et meie seisame ning aeg liigub. Päriselt on lugu hoopis teisiti: “Aeg ei möödu, aeg lihtsalt on” (lk x).

Seepärast Hammond keskendubki sellele, kuidas mõistus loob ajatunnetust ning sellele, mida neuroteadlased ja psühholoogid nimetavad mõtteajaks. Piin “venitab” ajataju ja näib, et minut kestab igaviku (just seepärast venib aeg depressioonis olevatel inimestel) nagu ka emotsionaalse jada tihedus (sel põhjusel näib hirm piinarikkalt pikana). Pikaajaline isolatsioonis viibimine, näiteks koopas viibimine mõjub vastupidiselt: inimese keha bioloogiline ööpäev kestab 24 tundi ja 31 minutit ning isolatsioonis viibimine viib meid rütmist välja. Hammond kirjeldab Michel Siffre’i, kes veetis nooruses aega uurides kaks kuud koopas välismaailmaga suhtlemata, tunnetas seda teravalt. Loomulikult võttis ta uue sajandi vastu samuti mõnenädalase koopaelu käigus. Aga kuna tema aeg venis ning tal puudus kell, siis tõstis ta šampanjaklaasi aastatuhande vahetuse tähistamiseks kolm ja pool päeva õigest hetkest hiljem.

Põnevat lugemist ja mitmest vallast pärit näiteid leiad raamatust paari õhtu nautimise jagu. Olgu selleks kasvõi Robert Levine’i elutempo mõõtmise katsed. Ta mõõtis 31 riigis üle maailma kolme näitajat: milline on jalakäijate keskmine kõnnikiirus, kaua aega kulub kohalikus keeles postmargi ostuks ning kui täpsed on kellad pankade seintel. Aga see on vaid üks kümnekonnast näitest. Põnevat lugemist leiab sellest küll ja veel: miks mäletame varajastes kahekümnendates läbitud “mälestuste mügariku” perioodist nii palju, miks mõtleme iga 16 minuti tagant tulevikule, miks huvitavate kogemustega täidetud aeg tundub selle käigus lühike, ent tagasi vaadates pikk, miks suudame eesmärke paremini sõnastada kujutledes neid minevikus juba juhtununa. Need on vaid mõned küsimused, millele Hammond vastab ja mille tagamaid avab.

Raamatu keskel ta küll eksleb viivuks esialgsest teemast üsna kaugele, olgu selleks kasvõi piinarikkalt pikk sünesteetikute elu kirjeldus, aga ju on selle põhjuseks Hammondi enda sünesteetilised kalduvused (sünesteetikud on inimesed, kes segavad omavahel erinevaid aistinguid, näiteks kuulevad lõhnu või näevad aega).

Õnneks on raamatu lõpp sama hoogne kui algus. Seal kirjutab Hammond sellest, mida teha selleks, et aeg ei kaoks nii kähku käest. Nipp on väga lihtne. Aga selle saad teada siis, kui võtad raamatu kätte ja loed ise, muidu võtaksin sinult puändi kogemise rõõmu.

Lühikese nimekirja võlu

Mida lihtsam on ajajuhtimise abivahend, seda otstarbekamalt tegutseme.

Mu elu pole keeruline, kuid see sisaldab hulka erinevaid sündmusi. Olen isa, abikaasa ja poeg. Uue kodu looja ja praeguse kodu korrastaja. Pealegi on mul mitu toredat hobi hiina energiavõimlemisest qigongist lugemise ja fotograafiani. Koolitan kolmel päeval nädalas ja valmistan koolitusi ette. Kirjutan vahetevahel kolumne ja blogin. Samuti hoolitsen ettevõtte arengu eest.

Aja möödudes olen pöördunud üha lihtsamate abivahendite poole oma asjade korrastamisel. Alles kevadel oli mu tegevuste nimekirjas sageli üle saja rea, kuigi tegelikult ei jõua ju teha korraga enamat kui üht asja. Mulle näis, et kõiki 40-50 eesootavat “projekti” tuleb põhjalikult planeerida ning nende tegevusi igaks juhuks silme ees hoida. Asjad said küll tehtud, kuid stress oli üsna suur.

Paar kuud tagasi sai mul kolmekohalisest tegemata asjade nimekirjast villand ning jätsin nimestikku ainult need asjad, mida saan konkreetselt järgmise sammuna ette võtta. Tegevuste nimestik lühenes maagilisel moel paarikümne piirimaile. Tulemuseks oli kiire pahapaine ehk düstressi langus, teravam fookus ning suurem rahulolu eluga.

Planeerin endiselt üsna kaugesse tulevikku jäävaid projekte (mu koolituskalender on sama hästi kui täis oktoobri lõpuni), kuid korraldasin asjad ümber nii, et sündmus “hüppab” mu kalendrisse just õigel ajal – paar päeva enne tähtaega. Selle tulemusena tean täpselt, kui palju mul on vaba aega ka mõne kuu pärast, ning samas suudan keskenduda iga päev 3-5 väga olulisele tegevusele.

Kui põed samuti “pika nimekirja stressi”, siis soovitan ette võtta järgmise harjutuse: pane kirja eesootavad ja meeles kripeldavad tegevused, lubadused ja kohustused ning seejärel vali neist välja paar-kolm kõige olulisemat, mille täna kindlasti ära teed. Seejärel tegutse pikka nimekirja vaatamata õhtuni, mil tõmbad korra hinge ja vaatad päevale tagasi, et end tehtu eest tunnustada. Homme hommikul valid taas nimestikust paar-kolm kõige olulisemat tegevust välja, teed need ära ning patsutad õhtul endale õlale. Selline lihtne tegevusrütm aitab olla tõhus ilma, et koormaksime endid nimekirjaga, milles olevaid tegevusi me nii ehk naa ei tee ning mis vaid koormab meie meeli.