Postitused

Lühikese nimekirja võlu

Mida lihtsam on ajajuhtimise abivahend, seda otstarbekamalt tegutseme.

Mu elu pole keeruline, kuid see sisaldab hulka erinevaid sündmusi. Olen isa, abikaasa ja poeg. Uue kodu looja ja praeguse kodu korrastaja. Pealegi on mul mitu toredat hobi hiina energiavõimlemisest qigongist lugemise ja fotograafiani. Koolitan kolmel päeval nädalas ja valmistan koolitusi ette. Kirjutan vahetevahel kolumne ja blogin. Samuti hoolitsen ettevõtte arengu eest.

Aja möödudes olen pöördunud üha lihtsamate abivahendite poole oma asjade korrastamisel. Alles kevadel oli mu tegevuste nimekirjas sageli üle saja rea, kuigi tegelikult ei jõua ju teha korraga enamat kui üht asja. Mulle näis, et kõiki 40-50 eesootavat “projekti” tuleb põhjalikult planeerida ning nende tegevusi igaks juhuks silme ees hoida. Asjad said küll tehtud, kuid stress oli üsna suur.

Paar kuud tagasi sai mul kolmekohalisest tegemata asjade nimekirjast villand ning jätsin nimestikku ainult need asjad, mida saan konkreetselt järgmise sammuna ette võtta. Tegevuste nimestik lühenes maagilisel moel paarikümne piirimaile. Tulemuseks oli kiire pahapaine ehk düstressi langus, teravam fookus ning suurem rahulolu eluga.

Planeerin endiselt üsna kaugesse tulevikku jäävaid projekte (mu koolituskalender on sama hästi kui täis oktoobri lõpuni), kuid korraldasin asjad ümber nii, et sündmus “hüppab” mu kalendrisse just õigel ajal – paar päeva enne tähtaega. Selle tulemusena tean täpselt, kui palju mul on vaba aega ka mõne kuu pärast, ning samas suudan keskenduda iga päev 3-5 väga olulisele tegevusele.

Kui põed samuti “pika nimekirja stressi”, siis soovitan ette võtta järgmise harjutuse: pane kirja eesootavad ja meeles kripeldavad tegevused, lubadused ja kohustused ning seejärel vali neist välja paar-kolm kõige olulisemat, mille täna kindlasti ära teed. Seejärel tegutse pikka nimekirja vaatamata õhtuni, mil tõmbad korra hinge ja vaatad päevale tagasi, et end tehtu eest tunnustada. Homme hommikul valid taas nimestikust paar-kolm kõige olulisemat tegevust välja, teed need ära ning patsutad õhtul endale õlale. Selline lihtne tegevusrütm aitab olla tõhus ilma, et koormaksime endid nimekirjaga, milles olevaid tegevusi me nii ehk naa ei tee ning mis vaid koormab meie meeli.

Elu ilma sabata

Eks vist suurem osa meist tahab maha jätta jälje, aga kui palju meist soovib, et see oleks lohiseva saba oma?

Mulle meenub lugu Michael Heppelli raamatust “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“.

Ta kirjeldab kohtumist oma mentori, suure personaliotsingufirma peadirektoriga, millest on nii mõndagi õppida. Kohe, kui mentor soovitas näiteks mõne uuendusalti juhiga ühendust võtta ja Heppell sellega nõustus, helistas mentor juhile ja leppis kohtumise kokku. Kui mentor soovitas Heppellil midagi lugeda, helistas ta sekretärile ning mentori juurest lahkudes ootas kabineti ukse taga paljundatud artikkel Heppelli. Mentor lõikas kõik kohtumise käigus tekkivad sabad kohe ega lasknud ühtegi tegevust lohisema jääda.

Mida teha siis, kui ei pole arukas teise aega kulutada kohtumise ajal pisiasjade tegemiseks? Kõige lihtsam: kirjuta üles ning aja need asjad korda vahetult pärast kohtumist. Sama lugu on siis, kui ei saa enda aega kulutada, sest keset mingile tegevusele keskendumist hüppavad pähe pisiasjade korda ajamist nõudvad uitmõtted. Pane need kirja ning tee ära järgmise pausi ajal. Kasutan seda võtet koolitustel paar-kolm kuud: saadan koolituse käigus ühiselt loodud materjalid osalejatele 20 minuti jooksul pärast koolituspäeva lõppu.

Sellisel moel on arukas lõigata väikesed, vähem kui paariminutilised sabajupid. Pikemate tegevuste jaoks on arukas leppida endaga kokku aeg, mil need rahulikult ja keskendunult ära teha.

Olen elanud “elu ilma sabadeta” hea mitu kuud ning enesetunne on parem kui kunagi varem, sest kui ma ei jäta “saba lohisema”, saan palju paremini keskenduda käesolevale hetkele.

Proovi ise ka seda võtet, et saada aru, kas see sobib sulle: lepi endaga kokku, et tänasest päevast ei jää pisiasjad lohisema. Ela tänane nii, et lõpetad päeva “sabadeta”. Luban, et tulemuseks on harukordselt kerge enesetunne õhtul, sest sa pole võtnud uusi ajavõlgu. Parim aeg selle uue harjumusega alustamiseks on kohe nüüd.

Mõttekaart loengus ja eksamiks valmistumisel

Meisterdasin tudengitele ühe ekraaniviisori, milles näitan, kuidas kasutada mõttekaarti loengu konspekteerimisel ja eksamiks valmistumisel. Loengus kasutasin avatud lähtekoodiga priivara FreeMind. Kes tahab paindlikumat ja põhjalikumat tarkvara kasutada, siis uurige NovaMindi.

Lihtne tegevusnimestik lükkab olulised asjad liikuma

Michael Linenbergeri üheminutiline tegevusnimestik (one minute to-do list ehk 1MTD) aitab toime tulla kiiret tegutsemist nõudvate asjadega ning samas võtta piisavalt aega ka pikaajaliste oluliste eesmärkide täitmiseks.

Linenbergeri süsteemi kasutamiseks vajad paari paberilehte, tekstidokumenti või mõnda ajahaldustarkvara, olgu selleks Microsoft Outlook või Toodledo. Süsteemi kasutusele võtmine nõuab vaid minuti (sellest ka süsteemi nimi) ning reeglid on imelihtsad.

Oluline = kiire

Linenberger väidab, et prioriteedi paneb eelkõige paika aeg. Seepärast kirjuta lehe ülaosasse need tegevused, mis tuleb tänase jooksul korda ajada.

Ta soovitab hoida selles nimekirjas mitte üle 5 tegevuse. Kui tegevusi koguneb nimestikku rohkem, siis küsi endalt: “Kas olen nõus olema täna kauem tööl, et saada need asjad tehtud?” Just nimelt vastus sellele küsimusele ütleb, kas tegevus kuulub tänasesse oluliste tegevuste nimestikku või võiks selle sama hästi kirjutada järgmisesse, 10 päeva jooksul oluliste valikute nimekirja.

Kui kasutad mingit ajahaldustarkvara, siis võib need tegevused tähistada kõrge prioriteediga.

10 päeva valikud

Tänaste oluliste ja kiireloomuliste tegevuste alla koosta teine nimekiri, milles olevad asjad tuleks järgmise 10 päeva jooksul korda ajada. Nendega tegeled siis, kui pakilised ja tähtsad asjad tehtud. Nimekirja vaatad üle korra päevas ja lisad sellest viis tegevust pakiliste ja oluliste tegevuste nimestikku.

Selles nimekirjas soovitab Linenberger hoida kuni 20 tegevust. Kui tegevuste arv kasvab suuremaks, kirjutad need asjad, mis tegelikult pole 10 järgmise päeva jooksul olulised, tulevikutegevuste nimestikku.

Kui kasutad tegevusnimestikku arvutis, siis tähtajad soovitab Linenberger kirjutada sarnaselt paberil oleva tegevusnimestikuga tööülesande reale. Kuna seda nimekirja vaatad üle igal õhtul või hommikul, siis hakkavad kuupäevad sel moel paremini silma.

Tulevikutegevuste pikk nimestik

Kolmandas nimekirjas on kõik ülejäänud tegevused. Nii need, mille alguseni on veel üle 10 päeva aega, kui ka need, mida võib-olla teed ühel ilusal päeval kui peaksid neiks aega leidma. Seda nimekirja sirvid korra nädalas, et liigutada sealt olulisemad asjad 10 päeva valikute nimestikku. Korra kuus tasub nimekiri läbi vaadata ning sellest tarbetuks osutunud tegevused lihtsalt välja visata.

E-nimestiku pidamisel soovitab Linenberger tähistada selle nimekirja tegevustele madala prioriteediga.

Olulised eesmärgid mäe tippu

Nüüd on viimane hetk tegeleda tõeliselt tähtsate tegevustega. Pakiliste ja oluliste tegevuste kohale soovitab Linenberger kirjutada 3-4 hetkel olulist eesmärki või tulemust, mis nõuavad suuremat pingutust ning pikaajalisemat tegutsemist. Kui selliseid olulisi tegevusi tuleb rohkem, siis vali neist välja 3-4 kõige tähtsamat, sest rohkematele me ei suuda keskenduda. Ülejäänud olulised eesmärgid kirjuta tulevikutegevuste nimestikku.

Iga päev teed ära esmalt pakilised ja olulised tegevused ning kohe seejärel tegeled kasvõi natuke oma oluliste eesmärkidega. Ja alles siis asud 10 päeva valikute nimekirjas olevate tegevuste juurde.

Nagu näed, on Linenbergeri süsteem lihtne ja samas toimiv. Kui pakub huvi, siis proovi kohe järgi. Rohkem infot leiad Linenbergeri veebist aadressil www.michaellinenberger.com/free1MTD.htm.

Miks suurem osa ajajuhtimissüsteeme kukub läbi?

Mitu korda oled proovinud ennast kätte võtta ja varem või hiljem avastanud, et sel korral ei saanud sellest taas asja? Sind ei aita ükski efektiivsusnipp kui sa ei mõtle enne enda jaoks läbi, mis on oluline ja mis mitte ning mis väärib sinu aega ja mis mitte.

Osa inimesi käib mu koolitusel mitu korda. Asi pole selles, et koolitus oleks kehv. Vastupidi, osalejate tagasiside põhjal kuulub see Eesti parimate hulka. Nad võtavad ühe või rohkem ajajuhtimisnippi pärast koolitust kasutusele ning kõik näib tore selle hetkeni, kuni tundub, et koolitusest polnud midagi kasu. Inimene saab palju rohkem tehtud kui enne, aga ajast tuleb ometi puudu.

Minu endaga oli täpselt sama lugu. Võttis mitu aastat enne, kui mõistsin: kõige tähtsam on see, mida pead oluliseks ja mida mitte; see, millised on su prioriteedid.

Kui prioriteedid on paigast ära, on paigast ära ka kõik muu. Kui prioriteedid klapitad paika, loksub paika ka kõik muu.

 

Keskendu hädavajalikule

Selleks, et suudaksime mõnuga elada, peaksime keskenduma hädavajalikule. Millised on sinu eluks hädavajalikud kaks või kolm rolli? Millised rollid annavad su elule mõtte? Mina olen eelkõige isa ja koolitaja. Teised rollid: abikaasa, majaehitaja, müügimees, klienditeenindaja, kolumnist, õppija, qigongi harrastaja ja õpetaja ning kes iganes veel käivad nendega kaasas, kuid pole nii tähtsad. Mõtle enda jaoks ka läbi, kes sa oled.

Kui rollid on paigas, leia iga rolli kõige olulisem tegevus. Edaspidi on oluline keskenduda eelkõige nendele, jättes vajadusel vähem tähtsad asjad kõrvale.

See nõuab oskust öelda “ei” nii teistele kui ka endale. Kui ma ei loobu osast asjadest ja kohustustest, siis ma ei saa vähestes valitud tegevustes olla väga hea.

 

Meistrid muudavad maailma

Sa muudad maailma, kui kuulud mõnes kitsas valdkonnas maailma tippude hulka ning teistes asjades oled keskpärane või alla keskmise. Me panustame oluliselt maailma parendamisse ainult sel juhul, kui pürime mõnel üksikul alal meistristaatusse. Millisel alal sa saad meistriks? On see mõni pereroll, hobi, töö, õppimine? See võib olla mis iganes, mis pakub lusti ja mõnu ning aitab muuta maailma paremaks kohaks.

Võime olla mõnes vallas maailma parimate hulgas õigustab “ei” ütlemist neile asjadele, mis aita sellele kaasa. Fookus on oluline – kui pildil puudub fookus, ei köida see kedagi.

 

Kuidas öelda “ei”?

Fookusest välja jäävatele asjadele “ei” ütlemine on tegelikult lihtne. Teiste inimeste puhul ütlen: “Sel korral on vastus “ei”, ma ei saa seda asja ette võtta, sest olen end ära lubanud.” See jätab järgmisel korral abi küsimiseks ukse avatuks, kuid laseb mul praegu keskenduda olulisematele asjadele. Väljendi “olen end ära lubanud” õppisin loodusmees Fred Jüssilt, kes lisab vahel juurde, et ta on end endale ära lubanud. Kui lubad oma aja kellelegi, kas endale või kellelegi teisele ära, siis pole ju ilus lubadust rikkuda.

Oma uutele ideedele või lühiajalistele ahvatlustele “ei” ütlemine on keerulisem, kuid siiski teostatav. Kasutan kahte nõksu. Esimene: panen uitmõtte kirja ja naasen selle juurde kuu aja pärast. Kui idee mind kuu pärast enam ei kõneta, siis polnud see tõsiseltvõetav. Teine: küsin endalt, kuidas tunnen aasta pärast mõtte teoks tegemist. Kui tunnen hästi, on mäng seda väärt, kui mitte, siis pole mõtet tegutseda.

 

Lihtne elu

Kuigi see, millest kirjutan, on aukartust äratavalt suur, alusta väikese asjaga. Kong Fuzi on öelnud, et tuhandeliine teekond saab alguse esimesest sammust.

Küsi endalt, millised on su prioriteedid, millised on su elu kolm kõige tähtsamat asja. Pane need kirja, lisa juurde esimene väike tegevus, et ka oma tegudega näidata nende olulisust, ning pühendu eelkõige nendele tegevustele.

Igal õhtul küsi endalt, mida tegid valitud suunal edasi liikumiseks ning mida teed järgmisel päeval, et jätkata oma teekonda. Nii lihtne see ongi.

Hunnik kohustusi ja suitsev üheraudne

Kui palju on meil mõttetuid kohustusi, millest loobumisel ületavad plusspooled varjukülgi? Mida nendega peale hakata?

Septembris käisin Hiinas Wudangi mäel kolmeks nädalaks hiina joogat ehk qigongi õppimas ning ennast taastamas. Muu hulgas juhtus, et loobusin igasuguse pingutuseta suitsetamisest (staaži väikeste pausidega ligi 24 aastat). Oli selles süüdi mäestikuõhk, tervisele kasulikud harjutused või tihe treeningplaan – võta nüüd tagantjärele kinni. Praegu tunnen tollase loobumise üle ainult heameelt.

Suitsetamine oli kujunenud mulle häirivaks kohustuseks: enne kohtumist või koolitust tuli kärmelt suits ära teha, vahel riskisin kohtumisele hilinemisega, et ikka saaks enne suitsetada, lennujaamades tormasin vahel hoonest välja, et kiirelt rebida kaks sigaretti ja kohe seejärel uuesti seista hiigelpikkades järjekordades ning läbida mitmekordset turvakontrolli, pabistades, et kas ikka jõuan lennukile. Praegu on see minevik, mis tekitab endaski kummastust.

Ma ei ole suitsetamise vastane. Igal inimesel on õigus ise otsustada, kuidas ta käitub (seaduste ja terve mõistuse piires). Pigem kehastab suitsetamine minu jaoks tüütut kohustust, millest pole eriti kasu ega sageli ka mõnu.

Pakun välja suitsetamisest loobumise käigus tulnud mõtted selle kohta, kuidas tüütust kohustusest vabaneda.

  1. Pane kirja kõik kohustused ning märgi nende seast need, mis sind häirivad. Vali häirivate kohustuste hulgast see, mille kahju on kõige suurem ja kasu kõige väiksem. Tõenäoliselt saad just sellest kohustusest loobumisest kõige rohkem kasu.
  2. Loo eeldused loobumiseks. Nuputa enda jaoks välja, kuidas asendad tulevikus seda tegevust. Kuidas täidad näiteks suitsupause? Millist kasu sellest saad? Või mis asendaks stressisöömist? Tagarääkimist? Torisemist? Hommikul esimese asjana meilikasti või Facebooki kallale tormamist? Helisemisvalmis telefon kõrva ääres magamist?
  3. Leia asendustegevus, mida on lihtne teha ja milleks vajaminev on sageli käepärast.
  4. Kaardista nõrgad küljed. Millised on harjumusest loobumise tagajärjed? Kui jääd mingist infost ilma, siis kuidas saad seda tulevikus kätte? Esimesed paar-kolm kuud hängisin koos suitsetajatega suitsunurgas, viimasel ajal selle järgi enam vajadust ei tunne. Kui jääd mingist emotsioonist ilma, siis millised on teised, positiivsed viisid seda emotsiooni endas tekitada?
  5. Leia päästikud. Mis sunnib sind ebameeldiva harjumuse kütke? Kas teatud inimeste seltskond? Ärritus? Ülim heameel? Seosta selle päästikuga mõni teine, kasulikum tegevus ja harjuta seda järjekindlalt. Minu puhul toimus see, et suitsuisu puhul tüütasin ma sellest rääkimisega lähedasi, hingasin sügavalt mõne korra sisse-välja ning meenutasin oma hommikuseid köhahoogusid ja tragikoomilisi sprinte lennujaamade turvaväravate vahel. Aga ma ei tea siiani, mis juhtub siis, kui peaksin autoga väiksemat sorti liiklusõnnetusse sattuma… Vanasti oli esimene reaktsioon suits ette panna.
  6. Leia kaaslane. Uuringud näitavad, et ühiselt teeme muudatusi varmamalt kui üksinda. Kui sul on sõber, kolleeg või hea tuttav, kes soovib sama muudatust ellu viia, lööge käed ja toetage teineteist. Kui kaaslane puudub, leia tugiisik, kes aitab sul muudatust ellu viia.
  7. Üks harjumus korraga. Tegele korraga vaid ühe harjumuse muutmisega, pühendades sellele kogu tähelepanu. Kui harjumus on muutunud 1-3 kuuga, võib järgmise võtta. Pärast mõõdukat puhkepausi harjumuste muutmises.
  8. Kõige tähtsam: kasuta juhust. Olin nagu Mark Twain, kes on lausunud, et pole midagi lihtsamat suitsetamise lõpetamisest, sest olen proovinud suitsetamisest loobuda kümneid ja sadu kordi. Ja siis tuli juhus, mil ma lihtsalt ei tahtnud enam suitsetada. Sellist juhust ei saa ju kasutamata jätta! Kasuta sama moodi neid juhuseid, kui sul pole tuju pühendada aega ega tähelepanu ebameeldivale harjumusele. Kui elame hetk korraga, on see veidi lihtsam.

PS Suitsetajad, ärge nüüd ennast puudutatuna tundke. Tõin selle näite lihtsalt seepärast, et see on mu viimase aasta elus kõige eredam ebameeldivast kohustusest loobumine. Ja ega ma välista, et ühel ilusal päeval… Lause lõpu võite ise välja mõelda 🙂

Kuidas kodus asju ära teha?

Sageli toimetame tööl palju kohusetundlikumalt kui kodus – töised tegemised tunduvad ikka tähtsamad. Mida teha, et eraelu ei jääks unarusse ning ka seal suudaksime olulisi asju ära teha?

Loomulikult on suur rõõm lihtsalt veeta aega koos lähedastega igasuguste plaanide või kavatsuseta (nagu tõelisele taolasele kohane). Aga… Tahaks ju ka seda, et osa suuremaid asju saaks tehtud: kevadine suurpuhastus valmis, uus aiatee rajatud, itaalia keel algtasemel suvepuhkuseks suhu.

 

Eralda töö ja kodune elu

Esimene samm: löö kodused ja töised tegevused kalendris ja tegevusnimestikes lahku, kasuta erinevaid nimestikke ja kalendris eri värve.

Mind aitas see, kui hakkasin korra nädalas töiseid ja koduseid tegevusi eraldi läbi vaatama: tööasju vaatan tavaliselt üle töönädala lõpus ning koduseid tegevusi reede hilisõhtul kodus. Vastasel juhul kipub mingil seletamatul põhjusel töö pälvima põhitähelepanu ning jätab koduste asjade planeerimise varju.

Mõlemal ülevaatusel meenutan, mis on läinud eelmisel nädalal hästi, ning vaatan üle olulisemate suurte tegevuste nimekirja. Selles panen paika prioriteedid ning iga nn projekti järgmise tegevuse. Kui olen aru saanud, mida järgmisena tuleb teha, siis otsustan, et kas teen seda esimesel võimalusel või määran tegevusele kuupäeva.

 

Hoia fookust

Sama reegel nagu tööl: keskendu ja hoia tähelepanu. Proovin ajada asju nii, et mul on korraga pooleli üks kodune parendusprojekt ning üks ennast arendav tegevus. Loomulikult lisandub neile perega veedetud aeg ning trennitegemine, kuid täiendavaid asju valin väga suure hoolega.

Kui erinevaid tegevusi kipub nimekirja tulema liiga palju, siis puhastan nimekirja ning jätan alles ainult ühe või kaks, mis on kõige olulisemad.

 

Halda lihtsat tegevusnimestikku

Olen hakanud üha enam hindama lihtsaid abivahendeid. Mu viimaste lemmikute hulka kuulub Briti ajakorraldustarga Mark Forsteri teisipäeval tutvustatud ajahaldussüsteem “Final Version” (“Lõppversioon”), mida on imelihtne kasutada:

1. Kirjutad tegevused lehele teineteise alla.

2. Leiad ülevalt alustades esimese tegevuse, mida tahad teha. Tähistad selle punktikesega.

3. Liigud nimekirjas allapoole, püüdes leida tegevust, mida soovid kindlasti teha enne punktikesega tähistatud tegevust. Kui leiad sellise, märgid ka selle ette punktikese.

4. Kordad sama, liikudes nimekirjas allapoole. Lõpptulemusena on sul 1-7 tegevust tähistatud punktikesega tegevuse ees.

5. Hakkad tegutsema alates viimati tähistatud tegevusest. Teed selle portsu ära ning seejärel valid nimekirjast järgmise portsu tegevusi, mida soovid ära teha, tähistades need täpikesega tegevuse ees.

 

Keskendu ühele tegevusele

Tegutsema asudes on kõige tähtsam olla vaimselt kohal ja pühenduda nii palju kui võimalik. Lihtsaim viis: teha üht asja korraga. Vahel on see keeruline, näiteks siis kui laps nõuab tähelepanu. Aga siis tegeleme lapsega ja pärast jälle pooleli ülesandega edasi.

Kui oleme tegevuse juures täiesti kohal, on elu nauditav.

 

Milliseid võtteid sina kasutad, et pühendada kodus olulistele asjadele kogu tähelepanu? Ja kuidas hoiad töist ja kodust elu lahus? Palun jaga oma võtteid ja soovitusi kommentaarides.

 

Kevadine suurpuhastus

Näitan lihtsat kevadise suurpuhastuse viisi nii töö ja kodu pärismaailma asjade kui ka virtuaalmaailma kiireks ja tõhusaks koristamiseks.

Kõige olulisem on suurpuhastuse juures vältida hirmu. Ainuüksi suurpuhastusee mõte lubab meeletut töökuhja, millest ei suuda pea ükski lihtsurelik end läbi närida.

Mulle meeldib teha ühe suurpuhastuse asemel mitu väikest, sest sel juhul on pingutus väiksem ning ülesanne ei tundu enam nii hirmuäratav. Seepärast soovitangi jagada suurpuhastuse väikesteks juppideks: ühel päeval koristad ühe sahtli, teisel päeval teise, siis poole kapist, seejärel üleriiete kapi. Sel moel sammhaaval edasi liikudes läheb kraamimine kiiremini.

Suurpuhastuse iga etapi järel mõtle, mille teed korda järgmise sammuna – sel juhul on järgmisel päeval lihtsam alustada. Ja kui vajad rohkem tunnustust ja tagantutsitamist, siis võid ju postitada pärast järjekordset kraamimisspurti oma saavutuse Facebooki või Twitterisse koos infoga oma järgmise sammu kohta.

Üks soovitus veel: võta endale keegi kevadisele koristusaktsioonile appi, sest koos on oluliselt lihtsam tegutseda.

Oluline on lõpetada koristusspurt õigel ajal – enne, kui sellest saab kõrini. Koristamine annab palju paremaid tulemusi kui kraamid seni, kuni see pakub lõbu.

 

Viis kuhja

Minimalistliku eluviisi mõtteliidri Leo Babauta eeskujul tasub kasutada suurpuhastusel viit kuhja. Tõsta ühe sahtli või kapivahe sisu põrandale ja asu sorteerima.

Esimesse kuhja kuuluvad esemed, mida kasutad. Selle loomisel mõtle ka selle peale, kus võiksid need ideaaljuhul tulevikus paikneda.

Teise kuhja kuuluvad talveriided ja -jalanõud. Need paiguta karpidesse ja seejärel jalust ära kõrgele kappi või kuskile panipaika.

Kolmandasse kuuluvad esemed, mida sa ise ei vaja, aga mis on piisavalt heas korras, et neid saaks keegi teine kasutada. Osa neist lähevad ärajagamisele ja mõni osta.ee oksjonile 10 sendiga müüki.

Neljandasse kuhja lähevad äravisatavad asjad. Kui vähegi võimalik, sorteeri prügi, et eraldi ära anda pakendid, riided, katkine mööbel ja mittetöötav kodutehnika, mida pole mõtet ka parandada.

Viienda kuhjaga on lugu kõige keerulsiem – sellesse kuuluvad esemed, mida sa pole aasta jooksul kasutanud. Need paki karpi ja kirjuta peale tänane kuupäev. Kui sa pole selles karbis olevaid esemeid aasta jooksul vajanud, siis kuuluvad need äraandmisele või osta.ee’s müümisele.

Samasugust koristamist saab soovi korral teha ka digimaterjalidega, olgu neiks failid või meilid: käi jupp jupihaaval meilikast ja kataloogid alates töölauast läbi ning otsusta iga asjaga, kas vajad seda (sel juhul paiguta see omale kohale) või mitte (kustuta). Kui sa pole kindel, siis tee nende asjade jaoks üks eraldi kaust.

Mõlemas maailmas – nii digi kui ka päris – koristamisel pane kirja tegevused, mida koristatavad asjad sulle meelde tuletavad. Korra nädalas vaata see nimestik läbi ning otsustan iga tegevusega, mida temaga teen (või veel parem – ei tee).

Ise käitun suurpuhastust tehes laias laastus just kirjeldatud viisil ning see toimib hästi.

 

Säilita heakorda

Füüsikast teame: entroopia kaldub kasvama ning selle vähendamiseks on vaja kasutada energiat. Selleks, et segadust kontrolli all hoida, korista edaspidi iga päev kasvõi natuke. See polegi nii keeruline.

Esimene reegel: aseta pärast kasutamist iga ese oma kohale.

Teine reegel: kui koht puudub, loo nendele asjadele koht.

Kolmas reegel: võta iga päev viis minutit, et vedelevad asjad oma kohale asetada.

Neljas reegel: kui ostad uue eseme, anna üks vana ese ära; kui võtad uue kohustuse, loobu ühest varem võetud kohustusest.

Nende nelja reegli kasutamisel võtab järgmine suurpuhastus juba oluliselt vähem aega ning iganädalased koristustööd vähenevad samuti.

 

PS Kui lihtsam ja minimalistlikum elu hakkas sulle huvi pakkuma, siis lehitse järgmine kord poes Leo Babauta raamatut “Pingevaba elu” – ehk saad sealt mõne idee veel lihtsamaks eluks.

Kui tänavuse kevadpuhastuse mõte hakkas meeldima, siis anna oma saavutustest teada Facebookis või Twitteris hashtag’iga kevadkoristus.

Kolm head mõttetalgute abivahendit

Kasutasin hiljuti mõttetalgute modereerimisel kolme suurepärast metoodikat, mille abil leida ja hoida keskustelu fookust ning pakkuda inimestele võimalust jõuda konkreetsete kokkulepeteni.

Ettevalmistus

Osalejad istuvad võimalusel ringis ning igaüks neist ütleb, kes ta on ning mis on teda sündmusele toonud või millised on tema ootused.

KJ tehnika

Looja Jiro Kawakita järgi nime saanud KJ tehnika abil saab mõnekümne minutiga jõuda kiiresti konsensuseni kas mõne probleemi lahendamisel või olulisemate arutamist vajavate teemade väljaselgitamisel.

KJ tehnika kasutamiseks vajad hulka kleepribaga märkmepabereid ning pinda, kuhu neid kleepida (sein, aken, laud, põrand vms). Tehnika ise koosneb seitsmest sammust:

1. Sõnasta probleem või esita avatud küsimus. Hästi lahendatud probleemi eelduseks on täpne küsimus, millele on laialivalguvalt keeruline vastata. Mõttetalgutel kasutasime küsimust: “Milliseid teemasid soovid arutada?”.

2. Iga osaleja kirjutab oma vastused küsimusele või probleemi lahendused märkmepaberitele – üks vastus lehele. Omavaheline keskustelu puudub.

3. Iga osaleja kleebib märkmepaberid oma lahendustega seinale. Pärast seda tutvub igaüks teiste osalejate ideedega.

4. Osalejad rühmitavad sarnased ideed “pilvedesse”, mille vahele võiks jääda vähemalt pool meetrit. Vajadusel võib erinevaid rühmi ühendada või jagada kaheks.

5. Osalejad annavad igale pilvele nime ning kirjutavad selle kleepepaberile pilve kohal. Ühel pilvel võib olla ka mitu nime.

6. Leiame hääletusega populaarseimad ideed. Igal osalejal on kokku 6 häält. Ta annab oma lemmikpilvele 3 häält, tähtsuselt või muult kaalult järgmisele 2 ning kolmandale 1 hääle. Hääled märgib ta pilve juures olevale veidi suuremale märkmelehele kas ristide või numbriga. Kui kõik on hääletanud, siis arvutame kokku iga pilve punktisumma.

7. Arutame populaarsemaid lahendusi. Alles nüüd on lubatud omavaheline sisuline keskustelu. Arutame läbi, kas mõni oluline teema sai hääletuse käigus väga vähe hääli ning jäi kõrvale. Kui see on nii, siis kas seda teemat saab ühendada mõne teise teemaga. Kui ühendamine on võimalik, siis liidame nende kahe pilve hääled. Lõpptulemusena valime välja kuni viis olulisemat lahendust või teemat, mis on saanud teistest oluliselt rohkem hääli. Kõrvale jäänud teemad paneme kirja ning talletame edasiseks aruteluks, kui see peaks vajalikuks osutuma.

Sellise käitumisviisiga väldime arutelu takerdumist marginaalsetele teemadele või neile teemadele, mille sisuliseks arutamiseks me pole valmis.

Mõttetalgutel kasutasime seda tehnikat mõttetalgute esialgsete teemade välja selgitamiseks enne arutelu algust.

Avatud ruum

Seejärel oleme kasutanud avatud ruumi metoodikat. Varem on ette valmistatud iga arutelu “pesa”, milles on “teadetetahvel” – näiteks paberitahvel ja vildikad. Oluline on see, et hiljem igas keskustelus osalejad teeksid sellele või rühmas avalikus kasutuses olevasse arvutisse märkusi, mille abil edasised osalejad saavad arutelu jätkata ning mille põhjal saab lõpus kokkuvõtte teha.

Nüüd kuulutame välja teemad ja palume igaühel liituda rühmaga, mille teema pakub talle kõige rohkem huvi. Samuti tutvustame avatud ruumi 5 (õige veidi modifitseeritud) põhireeglit:

1. Õiges kohas on õiged inimesed.

2. Juhtuvad õiged asjad.

3. Kui algab, siis on õige aeg.

4. Kui see on läbi, siis see on läbi.

5. Kahe jala reegel: kui sa leiad, et arutatav teema ei paku sulle enam midagi või pole sul arutelule enam midagi lisada, siis leia mõni teine seltskond, mille arutelu on põnevam.

Kokkuvõte

Sel korral kasutasime kaht erinevat kokkuvõtte viisi.

Vahekokkuvõttena palusime igas ringis osaleval meeskonnal joonistada selle hetkeni käsitletud arutelu teemad. Kui igal tiimil on sellised “slaidid” valmis, siis kogume inimesed ühte rühma ning iga slaidi autorid esitlevad oma slaidi. Kui soovite lisada mängulisemat momenti, siis võib hakatuseks paluda rühmas mitteosalenud inimestel ära arvata, millest jutt käis, ning pärast nende oletuste kuulamist anda ülevaade sellest, mis tegelikult juhtus ning mida tegelikult rühm oma joonistusega mõtles.

Arutelu lõpus palusime osalejatel panna igas rühmas kirja, mida oleks tulevikus vaja ära teha, et arutelul kerkinud teemad ka päriselus saaks tehtud. Selle tulemusena valmis igas rühmas edasiste tegevuste loetelu, millest mõne puhul on lisatud ka tegija ja võib-olla isegi kuupäev. Ka need kokkuvõtted vaatame arutelu lõpus ühiselt üle, et kõik osalejad oleksid teemadega kursis.

Neljapäevane töönädal

Kas sooviksid teha tööd ainult neljal päeval nädalas? Viies tööpäev oleks selline rahulikum või – juhul, kui kõik tööd tehtud – hoopis vaba.

Töötan neljal päeval nädalas sügistalvest. Esmapilgul tundus soov teha vähem tööd oluliselt sissetulekuid kaotamata ulmeline. Aga proovimine tasus end ära. Praeguseks on mu sissetulekud langenud ligi viiendiku, kuid see-eest saan veeta perega kolmandiku kauem ning elu on oluliselt rahulikum ja nauditavam. Kuna stress on madalam, on tervis parem ning mine tea, võib-olla mul on isegi lootust seetõttu pikemalt elada. Sellise naudingu eest olen nõus maksma viiendiku sissetulekutest iga kell.

Sellise elu on teinud võimalikuks neli põhimõtet.

Esimene: tee endale selgeks, miks soovid töötada neljal päeval nädalas. Minu jaoks oli see eelkõige võimalus veeta perega rohkem aega. See on minu jaoks nauding ning oluline osa minu elu mõttest. Ma olen oluliselt rohkem isa ja abikaasa kui koolitaja ja pisiettevõtte omanik.

Teine: sea prioriteedid paika. Vajadusel pane oma kohustused ja ettevõtmised kirja ning säti need pingeritta. Kuna töötad edaspidi viiendiku vähem, siis kõiki asju enam teha ei jõua. Järelikult tuleb üles leida ebavajalikud ülesanded ning neist loobuda. Ebaolulisemate tegemiste puhul tuleb neile kulutada vähem aega ja teha neid pealiskaudsemalt või lihtsalt vähem. Kõige olulisemate tegemiste tase ei tohi kannatada – pigem peab nende tase tõusma ja neile tuleb pühendada kogu tähelepanu.

Kolmas: ära jää mõne tegevuse juurde jobutama. Kui tegevus on läbi, siis ta on läbi. Pole mõtet jääda mõttetute pisiasjadega päevi ja nädalaid kulutama. Kui töötad, siis tuleb aeg-ajalt endalt küsida: kas see asi on nüüd piisavalt valmis. Kui on, siis asu järgmise ülesande kallale.

Neljas on eelmisega seotud: tegevuste lõpetamise kultuur. Kui vähegi võimalik, lõpeta üks tegevuste ahel enne järgmise juurde asumist. Kui hüpleme vähem erinevate tegevuste vahel, säästame aega ning tulemused on paremad.

Mõistan, et osal inimestest puudub võimalus seda viiendat päeva täiesti vabaks võtta. Siin on kaks lahendust.

Tean käputäit ettevõtteid, milles kehtib kokkulepe: kui nädala tegemised on tehtud, võib reedel varem ära minna. See lisab töötajatele motivatsiooni tegutseda efektiivselt.

Teine võimalus on võtta igapäevaseid mikropuhkuseid. Kui tervet päeva pole võimalik vabaks võtta, siis võib-olla on vastuvõetav teha lühemaid tööpäevi hilisema saabumise, pikema lõunapausi või varasema lahkumise arvelt. Kui ka see ei ole variant, siis kas töökohal saab osal päevast teha arvuti taga oma asju, näiteks ennast harida? Mõtle selle peale.

Kõigi nende variantide eelduseks on siiski see, et töötad varasemast efektiivsemalt ning töö on tehtud sama hästi kui varem. Auhinnaks on hindamatu väärtus: aeg, millega võid teha, mida tahad.