Tööta lühikeste juppidena

/2 kommentaari/in , , ,

Kuigi suurem osa mu koolitusil osalejaist on hädas katkestustega, on vahel hea endale ise luua kunstlikult katkestusi, töötades lühikeste ajajuppide kaupa.

Olen oma päeva jaganud laias laastus 50+10 rütmi – 50 minutit töötan ja 10 minutit puhkan. Kui vaja, siis püstitan endale nn 50 minuti eesmärgi: sõnastan täpselt, kui kaugele jõuan 50 minutiga ja annan endast kõik, et sinna ka jõuda. Sellisel moel töötades on stress üsna kõrge, sest aeg surub peale (see on tunne nagu töötaksid enne bussile või rongile jooksmist, oluline on töö valmis saada). Teise varjuküljena olen vahel pealiskaudne – nagu nüüdki, kui kirjutan 10 minutiga käesolevat postitust.

Päikeselise poole pealt hoiab selline, lühikeste kunstlike tähtaegade seadmine asjad väga kiiresti liikumas ning töö lausa lendab käes.

Alternatiivina võid proovida veelgi lühemaid tsükleid: 20minutilisi või 10minutilisi.

Sellel lähenemisel on üks varjatud plusspool veel: see sunnib sind jagama töid väiksemateks, lihtsamini mõistetavateks ja hõlmatavateks tükkideks, mille tegemist on lihtne alustada.

Hea abimees selliste lühikeste ajatsüklite kasutamisel on tasuta tarkvara Workrave, mis aitab meenutada pause. Olen kasutanud seda 4-5 aastat ja soovitan proovida.

Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

/4 kommentaari/in , , ,

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Kes palju teeb, see palju jõuab – kas ikka on nii?

/0 Comments/in , , , , ,

Allpool Aruka ajajuhtimise blogi esimese külalisblogija konsultandi ja koolitaja Indrek Maripuu kommentaar, mida soovitan lugeda.

Kes palju teeb, see palju jõuab – kas te seda vanasõna ei ole kuulnud? Just nii küsiti minult viimasel koolitusel – koolitasin Eestimaa ühe linnaasutuste juhte. Küsimus tuli minu väite peale, et aktiivsus on laiskuse erivorm. Sisuliselt puhkes peaaegu torm – põhiline vastuargument oligi see alguses tsiteeritud vanasõna. Et kas ma seda siis ei tea?

Minu mõttekäigu põhjuseks on nähtus mida mina olen hakanud kutsuma riidekapi efektiks. Riidekapi efekti teame me kõik – kui kapp saab kodus riideid täis ja kõik tundub vajalik, siis me ostame uue, senisest suurema kapi. Mis sellega juhtub? Õige, saab üsna kiirelt ka täis. Ajaga on täpselt samamoodi – kui sa pidevalt ei jõua oma ülesandeid kaheksa tunniga ära teha ja võtad kaks tundi juurde, siis varsti avastad, et ka kümne tunniga ei jõua. Põhjused on lihtsad – nii nagu me ei raatsi või ei julge oma riidekapis inventuuri teha ja ebavajalikke rõivaid näiteks taaskasutuskeskusesse viia, nii ei tee me ka oma ajakasutuses inventuuri ja ei hinda oma tegevuste kooskõla enda eesmärkidega. Ja seetõttu teeme palju ballasttegevusi, mis meie eesmärkide saavutamisele ei oma mingit mõju. Nii ongi aktiivsus saanud laiskuse erivormiks: aktiivsus = laisk mõtlemine + läbimõtlematu tegutsemine.

Kui siia lisada meie ühiskonna moehaigus – kohustus olla hõivatud, siis ongi veel suurem probleem käes. Kurvakstegevalt sageli ei vaevu me enda tegevusi analüüsima ning lihtsalt teeme ja teeme, sest – „tööd on nii palju”. Tim Ferris soovitab neil, kes kaheksa tunniga töid tehtud ei saa tööaega VÄHENDADA. Sest see lihtsalt sunnib oma töid kriitiliselt üle vaatama.

Kui sa oled organisatsiooni juht, siis selleks, et vabastada oma töötajates tõeline „power” lase nad lahti kohustusest olla hõivatud – oluline ei ole kontrollida mitte kohalolekut, vaid püstitatud eesmärkide ja ülesannete täitmist. Anna ülesanne ja lase töötajal endal valida tööaeg, -koht ja -meetodid. Ainult nii saad töötajad täielikult pühenduma ettevõtte eesmärkide saavutamisele. Vastupidisel juhul saad suure hulga töötajate loovust ja efektiivsust pärssivaid tagumiktunde, mis sisustatakse ajatapjatega nagu kohvitass ja paberipeotäis või MSN ja suhtlusportaal. Kõlab lihtsalt, aga praktikas kipume ikka arvama et kui silma alt ära, siis viilib.

Harvard Business Review toimetaja Thomas Stewart soovitab kontrollist vabanemiseks ettevõtetel oma strateegia planeerimise käigus lisaks missioonile (ingl.k. mission statement) sõnastada ka vabadused (ingl.k. permission statement). Ta leiab, et tänastes, järjest enam detsentraliseeritud organisatsioonides, on vaja selgelt sõnastada just töötajate otsustusvabadused ettevõtte põhiväärtustena.

Jack Welch: tegele meeldivate asjadega!

/0 Comments/in , ,

Fidelity Investmentsi erainvesteeringute juht Sanjiv Mirchandani meenutas GTD Summitil oma kunagist kohtumist GE legendaarse juhi Jack Welchiga. Mirchandani päris Welchilt, et kuidas too suudab küll otsustada, millele tööstusmonstrumi juhtimiseks vajalikest sadadest tegevustest keskenduda.

“Teen seda, mis mulle meeldib,” vastas Welch, “ja ülejäänud asjad teevad teised.” Welch keskendus talle meeldivatele tegevustele ning delegeeris kõik ülejäänu – see on ka üks põhjuseid, miks ta oli äärmiselt produktiivne.

Miks hinnatakse tormamist enam kui mõtlemist?

/0 Comments/in ,

GTD Summiti lõpusessioonil käis tõsine arutelu, miks hinnatakse ja tunnustatakse kiiret (kuigi vahel arulagedat) tegutsemist enam kui probleemide ärahoidmist ning rahulikku, arengu seisukohalt õigete ja vajalike asjade tegemist.

Kuidas saakski premeerida ja tunnustada probleemide ärahoidmist, mis on sageli olulisem kui “tulekahjude” kiire kustutamine? Kuidas tunnustada tuletõrjujat, kes ei lasknud tulekahjul süttida?

Siit üleskutse juhile: vaata oma meeskonnas ringi ja tunnusta pidevalt neid, tänu kellele saavad asjad rahulikult ja nutikalt tehtud ning tulekahjusid on märksa vähem. Kui oled tunnustatavad leidnud ja nende tööd tähtsustanud, siis pole ime, kui mõne aja pärast jääb tulekahjusid veel vähemaks ning “bürootuletõrjujate” tunnustamine kaotab tähtsuse, sest pole vaja pidevalt kastaneid tulest välja tuua.

Peter Gallant: alusta uut äri nüüd!

/0 Comments/in ,

Joogivee puhtust kontrolliva tehnoloogia looja Pathogen Detection Systemsi juht Peter Gallant soovitas inimestel tõsiselt kaaluda praeguse majanduskriisi oma huvides ära kasutamise peale.

“Mõtle, mida sa teeksid, kui sind vallandataks homme,” rääkis ta GTD Summitil, “ja kuidas sa selle uue asja paneksid GTD abil käima. Ja siis hakka peale.”

Gallanti sõnul on just praegu uue äri alustamiseks väga hea aeg, sest kui majanduskriis möödub mõne aasta pärast, on “turul meeletult palju dollareid, aga häid ideid vähe.” See annab ka lootust, et kui praegu alustada nutika ettevõttega, siis mõne aasta pärast on lisakapitali hankimine tavapärasest lihtsam.

Odegard: ettevõtja väärtoime sündroom

/0 Comments/in , , , , ,

Netiettevõtja Frode Odegard rääkis GTD Summitil ettevõtjaid painavast väärtoime sündroomist, mis ilmneb peamiselt tugevas maailma muutmise ja uute asjade loomise vajaduses. Seetõttu muudavad ettevõtjad kõike liiga kiiresti ning strateegiast pole üldjuhul juttugi – kui see on olemas, siis vaid ettevõtja alateadvuses. See toob kaasa uudistoodete ja -teenuste hoolimatu tulva ning tulemuseks on sageli soovitule vastupidine.

Odegardi hinnangul ettevõtjad alahindavad oluliselt ülevaatuseks ja kaalumiseks kuluvat aega ega oska ka oma ülesandeid selgelt defineerida. See võtab ülemäära palju energiat ning mida rohkem ettevõtja rabeleb, seda hullemaks asjad lähevad.

Seetõttu soovitab ta ettevõtjail võtta planeerimiseks ja ülevaatuseks tavainimesest rohkem aega. See, et ettevõtja iganädalane ülevaatus võtab oodatust kauem aega, on normaalne. Odegard soovitab vaadata ka korra-paar iga kuu üle eesmärgid, vastutusalad ja projektid.

“GTD on hädavajalik ettevõtja vaimse tervise säilitamiseks, vastasel juhul ummistavad ta “ühel päeval võib-olla” tegevuste nimekirja sajad ja tuhanded projektid,” lausus ta. Seetõttu võiks ettevõtja iganädalasel ülevaatusel kaaluta hoolega, milliseid projekte tappa juba eos ning millised visata välja ka tulevikutegevuste nimestikust.

Odagaardil on ka mõned asjalikud soovitused GTD juurutamiseks meeskonnas:

  • tee iganädalased ülevaatused oma meeskonna liikmetele kohustuslikuks
  • kutsu kokku iganädalane meeskondlik nädalane ülevaatusnõupidamine
  • muuda oma assistent nii ruttu kui võimalik GTD eksperdiks.

Kuidas planeerida projekti loomulikult?

/0 Comments/in , , , , ,

David Alleni firma treenerid tegid puust ette ja punaseks nn projekti loomuliku planeerimise mudeli, mis kõlab igati mõistlikult:

  1. Sõnasta projekti tähendus – miks sa tahad seda projekti ellu viia (“Teeme seda asja, sest…”)
  2. Sõnasta mängureeglid – millised on reeglid, mida me mingil juhul projekti käigus ei riku, ning millised on piirangud projektile (nt “me ei valeta kliendile” või “me ei ületa 300 000kroonist eelarvet”)
  3. Sõnasta visioon, mis kirjeldab olukorda, kui projekti saadab metsik edu – see on ilmselt eestlasele kõige keerulisem (kui asjad on väga hästi, siis on nad “üsna normaalsed” – seega, kirjelda projekti tulemust, kui see on “üsna normaalne”)
  4. Ründa aju ning pane (võimalusel) kambaga kirja sihi saavutamiseks vajalikud märksõnad ja tegevused – alguses üldised ning seejärel ründa lahti valdkond valdkonna haaval tegevused.
  5. Organiseeri projekt: otsusta, milliseid tegevusi on vaja ja milliseid mitte.
  6. Planeeri: leia iga projektiharu puhul järgmine füüsiline tegevus ja pane see oma tegevusnimestikesse kirja.

Kuidas toime tulla meililasuga?

/0 Comments/in , , ,

David Allen Company nõustajad Chris McIntyer ja James Stevenson pakkusid välja päris hea viisi, kuidas võtta oma e-kirjakast kontrolli alla. Minultki on sageli päritud, et mida tuleks teha sadade ja tuhandete kirjadega nüüd, mil tahaks uuesti alustada. Stevenson ja McIntyer pakkusid välja järgmise lahenduse:

  1. Märgi ära kõik Inboxis olevad e-kirjad ning tõsta need uude kataloogi, millel nimeks “Vanad e-kirjad” (vajadusel võid lisada kuupäeva).
  2. Sorteeri need vanad kirjad sõnumiahelate või pealkirjade kaupa.
  3. Vaata kirjad ükshaaval läbi alustades ülemisest. Juhul, kui kogu vestlusahel on tarbetu, kustuta see. Alternatiivina võid kirja talletada vastava projekti kausta. Iga kirja puhul püüa leida sellest tegevusi – kui leiad tegevuse, siis lisa see oma uute tegevuste nimekirja, et hiljem otsustada, mida ja millal sa sellega teed.
  4. Sellisel moel käi mõne sessiooni jooksul kõik kirjad läbi ja noki neist tegevused välja. Kui tegevus võtab alla kahe minuti, tee see kohe teoks.

Edaspidi hoolitse selle eest, et vähemalt kord päevas oleks su meilikast puhas. Varu selleks tund segamatut aega päevas ning käi kõik kirjad ükshaaval läbi, otsustades igaühe puhul, kas selles on tegevusi (ja kui on, siis pane need kirja või alla kaheminutiliste puhul tee kohe ära).

Üks nipp veel (mida mina näiteks ei teadnud). Kui avad saabunud kirja mõne meilikliendiga, siis saad selle pealkirja muuta sellel hiirega klõpsates. Kui e-kirjas sisaldub mõni tegevus, siis on arukas muuta kirja pealkirja ning panna kirja, mida konkreetselt pead tegema.

2 nippi pabermärkmiku kasutajale

/0 Comments/in , , , ,

David Allen Company nõustajad Meg Edwards ja Janet Riley pakkusid välja kaks väga tõhusat nippi neile, kes peavad tegevusnimestikke kalendermärkmikus:

  1. Kui oled lehel olevaist ülesandeist neli viiendikku ära teinud, siis kirjuta järelejäänud tööd uuele lehele ümber.
  2. Tehtud ülesanded kriipsuta maha punasega – sel juhul jäävad tegemata tööd paremini silma.