Postitused

Google’i tasklist: lihtne ja toimiv

Google’i värskeim lisandus Google Calendarisse, tööülesannete nimestik, on ehtguugellik toode: lihtne ning rahuldab hädapärased vajadused. Tööülesandeid saab kiiresti sisestada, järjestada ning tekitada ka hierarhilisi ülesandeid – ühest ülesandest tekitad projekti ning selle alla lood selle projekti tööd. Kui piriseda, siis keskmisest enam pühendunud GTD fännina võiks saada Taskidele lisada ka silte, mis kirjeldaksid näiteks töökeskkonda.

Ja veel üks soov: Google’i tööülesannete mobiilne ligipääs on praegu kehv.

Üht asja igatsen veel taga: kui Gmaili kirjastis oleks võimalik e-kirjast tööülesannet tekitada… Mmm.. Ajajuhtija unistus 🙂 Nagu Aarne märkis, saab tekitada tööülesandeid ka Gmaili kirjadest – selleks tuleb küll Labsi viite alt see võimalus aktiveerida.

Google Tasks on suurepärane vahend, mida soovitan kasutada. Vabandust, Toodledo arendajad, aga niipea kui Google’i Taskidele lisandub ka konteksti lisamise võimalus, soovitan edaspidi esimese veebiabimehena Google Calendarit, mitte Toodledo’d.

Reblog this post [with Zemanta]

Unistuste kalendermärkmik

Milline võiks olla maailma parim kalendermärkmik? Seda peaks saama võimalikult lihtsalt kasutada, pakkuma ülevaadet tegemist vajavatest asjadest ning, mis kõige tähtsam, see peaks vähendama meis stressi ning aitama meil võimalikult loomulikult tegutseda.

Suurem osa mu koolitustel osalejatest kasutab tavalist kalendermärkmikku või kaustikut, et oma tegevusi kirja panna. Neid kõiki kirjeldab ühine omadus: nad pole praeguse süsteemiga rahul ja otsivad mugavamat ning efektiivsemat ajajuhtimise lahendust. Viimase paari aasta jooksul olen leidnud erinevatest ajajuhtimissüsteemidest ning enda ja koolitustel osalejate kogemusest kombineeritud lahenduse, mis sobib suuremale osale pabermärkmiku kasutajatele väga hästi.

Talleta ideed hoolikalt

Esmalt oleks hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna.

Esimese sammuna vähenda uute tegevuste kirjapanekukohtade hulka. Kalendermärkmiku vahele pane indekskleebis, mille abil saad kiirelt avada ideedelehe, et sinna kirja panna tegemist vajavad asjad. Kõik saabuvad dokumendid kogu ühte ümbrikusse, mida tühjendad korra päevas. Kiirelt ideede kogumiseks võib olla abi ka märkmepaberitest, mille köidad ühte kirjaklambriga. Autos on abi käigukangi lähedale või armatuurlaua kõrvale paigutatud post-it’i blokist ja pastakast.

Kord päevas vaata kõik ideed läbi ja hoolitse selle eest, et päeva lõpuks oled otsustanud, mida hakkad pihta iga idee, tegemist vajava asja või e-kirjast tulenevate tegevustega.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Märkmiku esimestele lehtedele pane kirja 3-5 aasta visioon ning visioonist tulenevad kokku kuni kümme era- ja tööelu eesmärki.

Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud – see motiveerib tegutsema. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad. Mida selgem on eesmärk, seda lihtsam on mõista, mida peame eesmärgi saavutamiseks konkreetselt tegema.

Selgelt sõnastatud eesmärgid aitavad vältida igapäeva pisiasjadesse mattumist. Iga tegevuse puhul saad otsustada selle prioriteedi vaadates, kas tegevus on vajalik eesmärgi saavutamiseks. Kui tegevus pole seotud eesmärgiga, siis kaalu, kas see on vajalik riskite juhtimiseks, suhete loomiseks, hoidmiseks või parandamiseks või kas see loob uusi, tulevikus väga palju kasu tõotavaid võimalusi. Kui tegevus pole seotud ühegagi neist, kaalu tõsiselt tegevusest loobumist.

Juhi end autofookusega

Mõne kuu eest kirjutasin Briti ajajuhtimisguru Mark Forsteri Mañana-printsiibist – nüüd on ta seda oluliselt edasi arendanud ja kutsub uut süsteemi Autofocuseks.

Autofookuse puhul paned tegevusnimestikku teineteise alla kirja asjad, mida kavatsed teha. Tegevuste kirjeldamisel ole konkreetne: selmet kirjutada „Auto tuleb remonti viia“ kasuta väljendit „Helista autoremondi töökotta“. Kasuta aktiivset verbi ja ütle täpselt, mida pead tegema. Sel moel täidad ilmselt mitu lehekülge.

Nüüd võtad ette esimese tegevuste lehekülje ja loed kirjapandud asjad läbi ilma, et ühegagi neist tegeleksid. Järgmisena uuri tegevusi seni, kuni neist üks jääb silma ja tunned, et praegu on õige hetk sellega tegelemiseks. Tööta väljavalitud tegevusega seni, kuni tahad. Pärast seda kriipsuta tegevus läbi ning lisa nimekirja lõppu, kui sa sellega ühele poole ei jõudnud. Kui lõpetasid tegevuse, küsi endalt: „Mis on järgmine tegevus, et jõuda eduka tulemuseni?“ Pane see tegevus nimekirja lõppu kirja.

Jätka tegevuste läbivaatuse ja tegutsemisega sama süsteemi kasutades. Ära liigu järgmisele lehele enne, kui oled teinud ära kõik asjad, mida tõesti kavatsed teha ning mille teostamiseks oled valmis.

Kui enam ükski tegevus lehel esile ei tõuse, liigud järgmisele lehele ja kordad protsessi. Kui jõuad viimase tegevuste lehe lõppu, alusta taas esimeselt „aktiivselt“ lehelt ehk lehelt, millel on tegemata töid.

Kui lehele jäävad alles asjad, millega sa niipea ei kavatse tegeleda, märgista need markeriga või lisa need tulevikutegevuste nimekirja. Ära tegele nendega enne paari nädala möödumist. Kui siiski tahad mõne neist teoks teha, siis jaga see ülesanne väiksemateks tükkideks ja lisa nimekirja lõppu.

Tee esimese „aktiivse“ lehe ülanurka rist – siis leiad selle kiiresti. Kui lehele pole jäänud ühtegi tegevust, tõmba ristile ring ümber.

Kõik delegeeritud tegevused pane eraldi lehele kirja, siis on hea sealt järge ajades inimestele meelde tuletada, et nad lubasid midagi teha. Selline meenutamine on igati asjakohane, kui sa pole delegeeritud tegevuse käigu kohta viimase kahe päeva jooksul midagi kuulnud – vastasel juhul võib tegevus ripakile jääda.

Hea kalender

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha. Samuti võib kogupäevasündmusena panna kirja need delegeeritud tegevused, mille puhul olete töö valmimise ajas kokku leppinud.

Igapäevasel tegutsemisel lähtud suurema osa ajast Autofookuse nimekirjast – selle võtad ette niipea, kui kalendris konkreetset sündmust ees pole. Kui sul on käsi mõni väga oluline suurem tegevus, siis tegele sellega iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke. Sel juhul saad olulist projekti iga päev edasi liigutada.

Ülevaatus loob selguse

Iga päeva alguses või lõpus võta hetk, et otsustada, mida teed päeva jooksul kogutud tegevustega. Samuti vaata üle möödunud päev, kiida end hea päeva eest ja vaata üle, kas kõik kavandatud asjad said tehtud. Seejärel viska pilk eesootavale päevale ning pane end mõttes valmis; võib-olla tuleks veel midagi teha, et paremini valmistuda?
Kord nädalas võta tund segamatut aega, et üle vaadata oluliste projektide käekäik ning seada elu märkmikus kooskõlla eluga sinu ümber – siis saad olla kindel, et märkmik kajastab tegelikku elu ning selle loodud vajadusi.

Märkmiku vahel kanna kaasas käesoleva ja järgmise aasta-paari aastakalendrit ning viimase kuu ja järgmise kolme kuu üksikasjalikumat päevakalendrit. Mõni päev enne kuu vahetumist võtad üle-eelmise kuu lehed välja ning lisad ühe kuu jagu lehti juurde, et järgmise kolm kuu info oleks pidevalt kaasas. Samuti kannad üle vajaliku info aastakalendrist.

Järgmises selle seeria postituses räägin ca kuu pärast sellest, kuidas tasuta või väga odavate veebivahenditega luua hea endajuhtimissüsteem

Kevadine suurpuhastus

Käes on kevadise suurpuhastuse aeg: kraamime puhtaks oma elamise, aia, keldrid-kuurid, ehk isegi töölaua… Ehk teeks nii, et sel aastal tuleb kevad teisiti – ehk puhastaks tänavu kevadel ka pea seal laokil olevaist painajaist, mida põhjustavad tegemist vajavad asjad?

Hakatuseks võta tund-paar segamatut aega ning pane kirja kõik meeles tähelepanu köitvad ja tegemist nõudvad asjad; üks asi reale, nii kiiresti kui võimalik. Selle käigus ära prioritiseeri ega analüüsi – pane lihtsalt kõik asjad kirja paberilehele või arvutisse.

Kuidas tunne on? Kas stress kasvas või vähenes? Tavaliselt väheneb, sest maailm ja meid ees ootavad kohustused selginevad.

Nüüd võime hakata peast paberile kolitud mõtteid täpsemalt uurima – ikka ükshaaval, esimesest alustades ja viimasega lõpetades. Millega on tegemist? Miks see asi on oluline? Mida peame täpselt tegema, et selle kirjapandud asjaga edasi liikuda?

Oletame, et kirjutasid muuhulgas üles tegevuse „Otsida uusi kliente“. See on oluline, aga kes neid otsib? Kui sina ise, siis kas võiks pigem öelda „Otsi uusi kliente“? Aga kuidas sa neid otsid? Kui õige helistaks praeguste rahulolevate klientide võtmeisikud läbi, koguks ühtlasi tagasisidet ja uuriks, kas neil on soovitada uusi kliente? Ja kellele neist esimesena helistan? Võib-olla tuleks võtmeisikute nimekiri koostada? Paneme siis oma tegevusnimestikku kirja „Koosta võtmeklientide nimekiri, et nende käest koguda tagasisidet ja nende abil leida uusi kliente“. Kõlab ju paremini ja konkreetsemalt kui „Otsida uusi kliente“!

Kui mõttepuhastus on läbi, valid neist olulisima tegevus ja hakkad sellega lihtsalt pihta. Kui lõpetad tegevuse, küsid endalt: „Mis on mu järgmine samm, et jõuda eesmärgini?“ Pärast sellele küsimusele vastamist „tõlgid“ tegevuse endale arusaadavasse keelde ning viid taas sobival hetkel ellu. Oluline on panna asjad selgelt kirja nii, et mõistad hetkega, mida, millal, kus ja kuidas pead tegema.

Sel moel selgita välja kõikide oluliste asjadega, mida pead ühe või teise asjaga konkreetselt pihta hakkama – kuidas, kus ja miks tegeled nende asjadega. Ebaolulised asjad viska minema, talleta arhiivis või lisa tegevusnimestikku nimega „Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval“ – viimane on ideede inkubaator, millesse vaatad kord-paar kuus ja vajadusel võtad ideetibu välja ning kasvatad ta võimsaks tegevuseks.

Kutsun säärast käitumist mõttepuhastuseks ega kujuta ette, et suudaksin selleta toime tulla.

Kui mõttepuhastus leevendas stressi, siis varu üks rahulik päev, et sellega põhjalikumalt tegeleda, sest tegelikult ei piirdu mõttepuhastus ainult meie ajuga. Korda sama protsessi oma töölauaga: vaata, mida sulle räägivad laual lebavad asjad; ehk mõni neist nõuab tegutsemist. Pane kõik need asjad kirja.

Seejärel võta ette arvuti saabuvate kirjade kaust ja viimaste koosolekute märkmed. Kirjuta üles tegutsemist nõudvad asjad. Kui e-kirju on väga palju, tee uus kaust „Vanad e-kirjad“, millesse tõsta kõik, üle kahe kuu vanused kirjad. Ning viimase paari kuu omad käi järjest läbi ning sõnasta nendega seonduvad tegevused.

Siis võta ette kodune keskkond: mida räägivad sulle kappides, keldririiulitel, garaažinurgas seisvad asjad. Ehk nõuab mõni neist tegutsemist?

Pärast sellist kevadist suurpuhastust on pilt varasemast märksa selgem ning meenub nii mõnigi ununenud kohustus või soov.

Pärast esimest põhjalikku mõttepuhastust korralda seda iga päev, et vältida mõtterisu kuhjumist. Niipea, kui tuleb mõni idee, meenub tegemist vajav asi või keegi soovib, et midagi teeksid, pane see kirja. Korra-paar päevas käi nimekirja läbi ja otsusta, millal, kuidas ja mida täpselt teed oluliste asjadega. Ma olen kasutanud seda mitu aastat – unustan ideid haruharva, elu on muutunud stressivabamaks ning tean täpselt, mida ja kuidas teha, et eesmärke saavutada.

Miks rõhutan mõtete ja tähelepanu köitvate asjade kirjapaneku vajadust? Peamine põhjus peitub selles, et inimene suudab korraga meeles pidada tavaliselt kuut kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi idee või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub lühiajalisse mällu nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel see mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse kuni nad ühel – tavaliselt kõige sobimatumal – hetkel end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub. Nagu neist tingitud distress.

Peale piiratud mahu on lühimälul veel mitu halba külge, mille muutmine näib ilmvõimatuna. Kui sa pole läbinud mälutreeningut või ei paista silma looduse poolt antud harukordselt struktuurse mõtlemisega, siis valitseb meie peas täielik korralagedus, mille kõrval näib suvalise teismelise pahupidi pööratud tuba organiseerituse musternäitena. Asja teeb hullemaks seegi, et mälul puudub mineviku- ja tulevikutaju – see ei suuda tavaliselt eristada kiireloomulisi asju neist, milleni veel jupp aega.

Ainus lahendus on kasutada mälust usaldusväärsemat süsteemi: siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ega piina meid. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel, et vaevata oma pead abstraksete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.

Sel aastal võiks ju kevad tulla tänu mõttepuhastusele teisiti. Nagu ülejäänud eesootavad aastadki.

Kuhu see aeg küll kaob?

Sellele küsimusele leiad vastuse keerulisel moel ja lihtsal moel. Kuna eestlane armastab tööd rohkem kui ei midagi muud, siis esmalt kaks keerulist varianti:

  1. Kirjuta üles, mida mingil hetkel teed. Minuti täpsusega. 3-7 päeva vältel. Hiljem analüüsi. Õppida on sellest väga palju.
  2. Kasuta samaks ülesandeks IT-vahendit, näiteks tasuta tarkvara Klok. Kloki abil saad kasutada taimerit ning jagada oma töid projektide vahel.

Ja nüüd kaks lihtsamat varianti, kuid need sobivad eelkõige IT-lembesele kodanikule:

  1. RescueTime jälgib, milleks kulub Su arvutiaeg. Tootest on saadaval kaks tasulist versiooni: RescueTime Empower, mis võimaldab töötajatel endal samuti mudida ajalogi, ning RescueTime Pulse, millel see võimalus puudub. Oma aega saad monitoorida tasuta tarkvaraga RescueTime Solo – kui tahad veidi põhjalikumat analüüsi, näiteks millise dokumendiga töötasid arvutis, siis tuleb selle eest maksta 8 dollarit kuus. Kõigele lisaks saad seada ka sihid, nt “Ära surfa facebookis üle tunni päevas” või “Kirjuta raamatut 2 tundi päevas”. Oma arvutisse paigaldasin, näis, kas sellest on abi.
  2. TimeSnapper pildistab Su ekraanipilte ning mängib need hiljem Sulle filmina ette. Nii näed kiirelt, kuhu Su nädal kadus. Peale selle saad uurida ajakulu raportit, arvutada välja oma produktiivsust. Tarkvara hinnaks 25 dollarit.

Aega on arukas monitoorida, sest siis saad teada,

  1. mida teed, aga ei peaks tegema,
  2. mida ei tee, aga peaks tegema ning
  3. kas planeerid oma aega adekvaatselt.

PS Suur tänu Petsile viidete ja idee eest!

Aruka ajajuhtimise avalik koolitus 9. juunil

Järgmine aruka ajajuhtimise avalik koolitus toimub 9. juunil kell 10-17 Tammsaare koolituskeskuses (Tammsaare tee 47)

Hind: 1790 krooni + km
Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 990 krooni + km

Koolituse hind sisaldab: koolitust, koolitusmaterjale, kohvipause ja lõunat.

Kui soovitad koolitusel osaleda mõnel kolleegil, sõbral või tuttaval, siis maksame Sulle 20% koolituse maksumusest müügitasu, kui ta viitab Sulle koolituse tagasisidelehel. Juhul, kui maksame müügitasu palgana, on müügitasu sotsiaal- ja tulumaksu võrra väiksem.

Registreeru koolitusele

Mida teha, kui on liiga palju tööd?

Just selle teema tõstatas üks eilsel koolitusel osaleja.

Mark Forsterile võime olla tänulikud selle eest, et ta sõnastas esmapilgul triviaalse valemi:

Sisenev töö = väljuv töö

Enda ajas juhtimise eesmärk on panna see valem kehtima, sest vastasel juhul rabame end segaseks või mandume tegevusetuna.

Sisenevast tööst rääkides on kõige olulisem see, milliseid tegemisi sa endale võtad ja milliseid mitte. Oluline on tegeleda eelkõige asjadega, mis on tähtsad sinu eesmärkide, riskide juhtimise, suhete loomise ja hoidmise ning tulevikuvõimaluste tekitamise seisukohast. Eelkõige nendega, mis sulle kõigele lisaks meeldivad, sest meeldivate ülesannetega tegelemine suurendab efektiivsust.

Seega tuleks varuda aega, et välja nuputada, mida teha praeguseks juba võetud kohustustega. Sul on kolm võimalust: pidada antud lubadusi, rääkida läbi uus reaalne tähtaeg ja muud tingimused või loobuda kohustusest. Seepärast vaata esimese asjana üle oma kohustused ning sea neis kord majja.

Väljuva töö puhul on kaks varianti: olla efektiivsem või teha kauem tööd. Rohkem variante pole. Nutikas inimene suurendab eelkõige efektiivsust, sest siis jääb enam aega tegeleda meeldivate ja kasulike asjadega.