Postitused

Heal juhil on aega

Mul on hea meel esitleda Selge Pildi järjekordset külalisblogijat, head kolleegi Raimo Ülaveret, kes on üks Eesti parimaid juhtide coach’e. Raimo aitab juhtidel jõuda selgusele olulistes asjades, mida on vaja teha, ning pakub tuge nende oluliste asjade ärategemisel. Muide – väike vihje – tal on kaks uut väga põnevat ja kasulikku väärtuspõhise coachingu toodet.

Kirjutades raamatut coachingust ja otsides kliente coachingu teenusele olen viimase kuu jooksul kohtunud kümnekonna Eesti tippjuhiga, kelle juhitavad ettevõtted kuuluvad nii käibe kui kasuminäitajatelt Eesti TOPi eesotsa. Inimestena väga erinevad, ka juhtimisstiililt ja arusaamiselt, mis on hea juhtimine – väga erinevad. Ent ühes tunduvad nad olevat üsna sarnased – neil on aega. Mida? Praeguses kriisis ja masus? Selgitan.

Selleks, et praegu ära elada, tuleb kolm korda kiiremini liigutada. Selleks, et praegu ellu jääda, tuleb neli korda rohkem tööd teha. Ja nii edasi. Erinevates vormingutes, kus muutujaks kordade arv, on sarnaseid lauseid pillatud meediasse ja omavahel hulganisti. Ja kindlasti on nendes lausetes kaalukas tõetera sees. Ent sageli jäetakse välja ütlemata kiiremini töötamise teine pool – kiirustada tasub targalt. Huupi ja kiirustades kirvega vehkides võib endale jala pihta lüüa.

Mida siis tippjuhid teevad? Kiirustavad. See on selge. Ent samas võtavad nad endale ja annavad ka oma alluvatele aega mõtlemiseks. Ja mõnedel puhkudel isegi mitte ainult mõtlemiseks, vaid niisama olemiseks, kolleegidega loba ajamiseks, kohtumisteks otseselt igapäeva äriga mitteseotud inimestega (nagu mina :)).

On selge, et praegu koguneb lauale oluliselt enam operatiivset reageerimist nõudvaid tegevusi, kui varem. Ning tsiteerides Swedbanki värsket finantsjuhti Erkki Raasukest: Praegu on peamine laud puhas hoida.

Kuid selge on ka see, et mida enam nõuavad tähelepanu kiiret reageerimist nõudvad tegevused, seda enam on vaja enne jooksma hakkamist veidi mõelda, a) kas ma pean tingimata ära tegema kõik need asjad. Mul on tunne, et mõnikord on juhid endale haaranud tööülesanded, mida suudaks korralikult ära teha heal juhul kolme järeltuleva põlve jooksul. Teisisõnu, võib-olla tasub alustuseks mõelda hoopis sedapidi – mis on need asjad, mida ma EI pea ära tegema? ja b) mis on need asjad, mida ma pean ära tegema kohe, mis kannatavad homseni, järgmise nädalani. Sõnaga, panna tegevused ajateljele (see on see, mida valdab imehästi Kristjan).

Läbi mõtlemine enne jooksma hakkamist on üks koht, kuhu tippjuhid endale aega tekitavad. Ning teine koht on aeg iseendale. Sinna mahuvad ka eelpool nimetatud kolleegidega lobisemine ja kohtumised otseselt mitte äriga seotud inimestega. Kuid sinna mahuvad ka kohtumised iseendaga – toimugu see töökabinetis, metsas jooksurajal või raamatut lugedes. See on koht, kust leitakse suur osa ideid, lahendusi. Lugesin hiljuti uuringust, mis väitis, et üks tulemuslikumaid probleemilahendusi viise on laskuda poolunne ning lasta ajul ise lahendus leida. Ma ei tea, kas see on kõigi jaoks parim, ent selge on see, et lahendus ei pruugi tulla koosolekult koosolekule tormates.

Seega – vaja on kiirustada ja rohkem tööd teha – kahtlemata. Ent samas on vaja seda teha ka targemalt kui kunagi varem. Sõelaga vett tassides pole vahet, kas sa jooksed või kõnnid, vesi läheb kaduma niikuinii. Võib-olla oleks mõistlik oleks enne mõelda, siis võtta ämber ja seejärel üritada sammu kiirendada.

Väga vahva töötuba eile

Eile tegime väga vahva töötoa erinevate MTÜde ülitoredatele inimestele. Tänu Elina Kivinukki usinale “säutsumisele” saad lugeda, mis eile töötoas toimus.

Mida inimesed töötoast leidsid endale?

  • Vastused küsimustele 120%-liselt
  • Palju põnevaid nippe ja mudeleid
  • Head näited
  • Meilide ja arvuti folderite nimetamine ühtmoodi ja eesmärkidest lähtuvalt
  • Küsimused prioriteetide seadmiseks
  • Taustateadmised ajaplaneerimise teoreetikutest
  • Kasulikud nipid-trikid oma aja planeerimiseks
  • Kogemuste jagamine
  • Uued ideed + abistavad vahendid
  • Toredad inimesed
  • Veebipõhine planeerimine
  • Võimalus kogemusi vahetada
  • Teadlik lähenemine aega
  • Uued teadmised, lingid jne

Kui tahad sarnast töötuba oma meeskonnale korraldada, siis uuri, millal ja kuidas seda saaks minu abil korraldada. Selleks kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Muide, 9. juuni aruka ajajuhtimise avalikule koolitusele on veel mõned vabad kohad jäänud – seega kiirusta registreerumisega, kui soovid osaleda. Registreerumiseks kirjuta kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037. Kui tahad teada, mis koolitusel toimub, kiika siia.

Nädalane kiirülevaatus annab selguse

Vahel lihtsalt ei jõua või ei taha teha korralikku iganädalast ülevaatust. Sel juhul päästab nädala-paari jooksul olukorra kiirülevaatus, mis nõuab 10-15 minutit:

  • Vaata läbi möödunud nädal ja tunnusta end
  • Hoolitse selle eest, et ükski tegevus pole jäänud laokile – vaata kiirelt läbi nõupidamiste märkmed
  • Vaata järgmist paari nädalat ning leia järgmise nädala igasse päeva vähemalt üks oluline tegevus, mis on seotud su eesmärkidega; samuti hoolitse selle eest, et järgmise paari nädala olulisi sündmusi ettevalmistavad tegevused oleksid kirjas
  • Valmis.

Hommikune sauna- või jooksuülevaatus

Teadvustasin täna hommikul taas sauna- või jooksuülevaatuse võlu: ühel hommikul käin ujumas ja saunas ning teisel hommikul jällegi jooksmas ja metsa all qigongi harjutamas. Peale parema tervise pakuvad need hommikused harjutused veel üht olulist asja – selgust saabuvas päevas.

Sageli mõtlen hommikusörki tehes või saunas higistades läbi, milliste oluliste asjadega pean täna toime tulema. Ei, see pole pingeline mõttetöö, vaid selline rahulik mõtiskelu – lasen korra oma väljakutsed ja probleemid endast läbi ning vaatlen neid. Vaatluse käigus kerkivad pinnale kõige olulisemad, millega tuleb eelkõige tegeleda. Need 4-5 asja jätan meelde ning kui lülitan mobiili taas sisse, panen endale kirja.

Seejärel enne, kui asun uusi e-kirju ja säutse lugema, teen ära nimekirjast esimese asja (kui see võtab kauem, siis alustan ja teen seda kasvõi natuke). Sel moel saan iga päev vähemalt ühe olulise asja tehtud.

Proovi seda meetodit: võta igal hommikul rahulik 5-10 minutit, et veidi rahulikult mõelda, mida eesolev päev Sulle pakub ja Sinult ootab. Pane need paar asja kirja, vähemalt alusta esimesega ja alles seejärel lase maailmal oma päeva sisse sõita. Proovi seda paar-kolm päeva ja siis vaata tagasi, kas sellest oli kasu ning kas jõudsid rohkem tähelepanu pöörata olulistele asjadele.

Sellised uitmõtted lisaks eilsele postitusele ja selle kommentaaridele.

Anonüümsed meilisõltlased

Kuidas algab tavaliselt Sinu päev? Loomulikult: loed e-kirju ja võib-olla ka vaatad, mis Twitteris või Facebookis uut. Ja ongi tunnike läinud. Vahel ka paar.

Mul endalgi tuleb vahel sama viga juurde. Kui vaatad õhtul päeva üle, siis avastad, et hommikul läks tund-paar lihtsalt kaduma. Ehk peaks looma anonüümsete meilisõltlaste klubi? Inimesed kogunevad ja alustavad oma juttu: “Tere, mina olen Kristjan ning olen anonüümne meilisõltlane.” Tegelikult me ei pea ju kogu aeg meili kontrollima ega ka hommikul esimese asjana tormama kirjadele vastama.

Ma ei taha öelda, et meilikastile pilguheitmises oleks midagi halba. Meilide töötlemine koosneb kahest osast: vaatad, mida e-postituvid on su postkasti kokku kandnud, ning teise osana vastad kirjadele ning sõelud neist tegevusi välja.

Proovin oma elu korraldada nii, et hommikuti küll viskan kiirelt pilgu meilikastile peale – kas seal on asju, mis vajavad kohest tegutsemist. Aga kõikidele kirjadele vastan ja sõelun neist tegevusi välja kord päevas tunnise sessiooni jooksul; minu puhul toimub see tavaliselt pärastlõunal. Sellega hoian aega oluliselt kokku ning säästan iga päev tunni.

Kui palju päevast planeerida?

Sakslaste uuringud näitavad, et kui paned tegevuse kalendrisse kirja, siis teed selle asja ära neli korda tõenäolisemalt. Aga kui palju kalendrisse kirja panna ajaliselt?

Kas oled kunagi märganud seda, et soovid hakata ülitubliks ning planeerid hoolikalt päeva minutipealt ära? Ja siis tulevad ootamatused ja loovad plaani täiesti sassi? Ja pärast on stress veel suurem kui enne?

Siit soovitus: planeeri päevast ära hakatuseks kolmandik kuni pool, aga pea päevaplaanist täpselt kinni – käitu sama moodi nagu kõik need tegevused oleksid nõupidamised teiste inimestega. Endale antud lubadusi tuleb pidada ju vähemalt sama hoolsalt kui teistele antud lubadusi. Kui sellest hoolimata ei õnnestunud plaanidest kinni pidada, pane kirja, mis kallutas sind valitud kursilt kõrvale, ning edaspidi arvesta reaalsusega rohkem – sellega, kui palju sa tegelikult saad oma päevadest planeerida.

Sellisel moel planeeri ette nädal-paar ja hoolitse selle eest, et iga päev teeksid vähemalt ühe olulise asjaga märkimisväärse sammu edasi. See aitab asju varasemast kiiremini edasi liigutada.

Ära ole täiuslik – kasuta visandamist

Mida aeg edasi, seda rohkem meeldib mulle visandada. Selle asemel, et kirjutada valmis kogu pakkumine, visandan seda sammhaaval ning enne valmimist teen sellele peale 5-10 “ringi”. Enam ei kirjuta valmis kogu artiklit, vaid lisan sellesse järjest mõtteid, vahepeal tõstan neid ümber ja tiirutan artiklis, lisades ja eemaldades mõtteid.

Kuna visandamine on loomulik tegevus, siis saab tulemus sageli palju parem kui nui neljaks põhimõttel asi algusest lõpuni ära teha. Visandamine ei sea tarbetuid kohuseid. Lihtne näide: “Visanda oma mõtted müügi kasvatamise kohta” on palju leebem kui “Loo perfektne ettevõtte müügi kasvatamise plaan.” Visandamise käigus pääseb mõte vabamalt lendu ning mõttekrampi esineb haruharva.

Pealegi on visandamist palju lihtsam alustada kui asjade täiuslikul moel elluviimist. Visandamine ei pane kohustust asi lõpetada tippkvaliteedi saavutamisega. Selle asemel vaikselt nokitsed asja kallal ja parandad seda. Ning tulemus saab hea ja stressivaba.

Mis on su järgmine tegevus?

See David Alleni küsimus aitab oluliselt asju edasi liigutada. Teed ühe tegevuse ära ja küsid endalt: “Mis on minu järgmine tegevus, et asjad soovitud suunas edasi liiguksid?” Ning seejärel võtad järgmise tegevuse ette. Nii lihtne see ongi.

PS: Uurisin vahepeal, kuidas inimestel läheb nüüd, mitu kuud pärast koolitusel käimist. Suur tänu kõigile vastajatele! On ikka mõnus lugeda küll, kui inimestel on koolitusest kasu. Loe näiteks, mida kirjutab BIGBANKi siseauditi üksuse juht Key Aria.

Mida ikkagi teen Selge Pildi koolitustel?

Üleeile rääkisin ühele tuttavale lahti, mida teen Selge Pildi ajajuhtimiskoolitustel. Iseenesest on asi lihtne. Koolituspäeva lõpuks:

  • Mõistad veidi enam oma elu eesmärki ning suudad selle seostada oma igapäevaste tegevustega – elu mõte peaks peegelduma me igapäevases käitumises.Tajud loogilist ahelat: visioonid kajastavad elu mõtet, eesmärgid peegeldavad visioone, projektid on mõeldud eesmärgi saavutamiseks ning igal projektil on järgmine oluline tegevus, mis tuleb ära teha, et lõpetada projekt, teha oluline samm edasi eesmärgi poole, mis aitab ellu viia visiooni, mis omakorda lähtub su elu mõttest.
  • Tajud, mis on oluline ja mis ei ole, millega tuleks kiiremas korras tegeleda ning mille võib jätta ka tegemata.
  • Saad hulga nippe ja trikke, mis aitavad sul iga päev säästa vähemalt pool tundi. Aga seda muidugi juhul, kui sa neid kasutad.
  • Oskad varasemast paremini kasutada oma märkmikku, arvutit ja telefoni enda juhtimisel ajas.
  • Ei lase enam morjendada end nii palju ebaolulistest asjadest ning suudad paremini leppida sellega, et kõike nii ehk naa ei jõua kohe teha. See toob kaasa distressi ehk pahapaine taseme languse.

Kui tekkis huvi, siis tule järgmisele avalikule koolitusele, mis toimub 9. juunil Tallinnas. Koolituspäev maksab 1790 kr + km, personali- ja koolitusjuhtidele kehtib soodushind 990 kr + km. Hinna sees on peale suurema selguse, lisanduva tarkuse ning paraneva ajajuhtimisoskuse põnev ja mitmekesine koolituspäev, koolitusmaterjalid, lõunasöök ning suurepärane seltskond.

Registreerumiseks kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee.

Reblog this post [with Zemanta]

Google’i tasklist: lihtne ja toimiv

Google’i värskeim lisandus Google Calendarisse, tööülesannete nimestik, on ehtguugellik toode: lihtne ning rahuldab hädapärased vajadused. Tööülesandeid saab kiiresti sisestada, järjestada ning tekitada ka hierarhilisi ülesandeid – ühest ülesandest tekitad projekti ning selle alla lood selle projekti tööd. Kui piriseda, siis keskmisest enam pühendunud GTD fännina võiks saada Taskidele lisada ka silte, mis kirjeldaksid näiteks töökeskkonda.

Ja veel üks soov: Google’i tööülesannete mobiilne ligipääs on praegu kehv.

Üht asja igatsen veel taga: kui Gmaili kirjastis oleks võimalik e-kirjast tööülesannet tekitada… Mmm.. Ajajuhtija unistus 🙂 Nagu Aarne märkis, saab tekitada tööülesandeid ka Gmaili kirjadest – selleks tuleb küll Labsi viite alt see võimalus aktiveerida.

Google Tasks on suurepärane vahend, mida soovitan kasutada. Vabandust, Toodledo arendajad, aga niipea kui Google’i Taskidele lisandub ka konteksti lisamise võimalus, soovitan edaspidi esimese veebiabimehena Google Calendarit, mitte Toodledo’d.

Reblog this post [with Zemanta]