Postitused

Nipid ja trikid: intuitiivne ja tõhus Autofookus Outlooki kasutajale

Olen praeguseks kasutanud veidi üle nädala Mark Forsteri ajakorraldussüsteemi Autofocus või maakeeli Autofookus täiendatud versiooni ning see toimib endiselt suurepäraselt. Olen küll enda jaoks tekitanud süsteemi, milles on mitmeid David Alleni Getting Things Done’i elemente, kuid põhiolemus pärineb siiski Autofookuselt.

Olen peamiselt Outlooki kasutaja, seega esmalt mõned nipid ja trikid, mida olen avastanud. Enne nende nippide ja trikkide juurde asumist palun proovi Autofookust kasutada paberi ja pliiatsiga või lihtsalt tekstifaili tegevusi kirjutades – see annab süsteemi tunnetuse kätte. Juhendit saad lugeda siit.

Outlookis toimin nii:

Häälestus:

  • Tekitasin mõned uued kategooriad:
    • :Autofookus kodu – koduste tööde nimestik
    • :Autofookus kodu tulevik – koduste tööde nimestik, milleni on veel üle kuu aega
    • :Autofookus töö – töiste tegemiste nimestik
    • :Autofookus töö tulevik – töiste tegevuste nimestik, mida pole mõtet enne kuud aega ette võtta
    • Koolonit kasutan sõna ees, sest projektide jaoks on mul kategooria .Projektid ning näiteks delegeeritud tegevuste jaoks @ootel. Sel juhul kuvab Outlook kõige üleval projektide kategooria, siis autofookuse ning siis GTD @-märgiga kategooriad
  • Ülesanded on sorteeritud Create date’i järgi kasvavas järjestuses. Ülesanded on filtreeritud nii, et näen Date Completed = today, Date Completed = yesterday ning Date Completed = doesn’t exist. Sel juhul on mu nimestikus nii lõpetamata kui ka täna-eile lõpetud tööd.

Töö Outlookis

  • Ülesanded lisan sama moodi nagu ennegi, kategooriata task’ina.
  • Alustan koduse või töise Autofookuse nimestiku lõpust. Kui jõuan tegevuseni, mille elluviimiseks on õige aeg, teen asja ära ning märgin täidetuks. Kui lõpuni ei jõudnud, kopeerin enne task’i mahakriipsutamist selle samasse nimekirja. Kui valmis, siis küsin endalt, mis on järgmine samm, et jõuda eduka tulemuseni, lisan ülesande nimestiku lõppu ning otsin järgmise ülesande nimestiku lõpust.
  • Kui nii enam ei taha tööd teha, leian järgmise töö Autofookuse nimekirja algusest. Nimekirja algust vaatan lehekülgede ehk ekraanitäite kaupa – enne ma järgmisele ekraanitäiele ei liigu, kui ükski ülesanne hetkel kuvatavast nimestikust mind ei kõneta. Järgmisele ekraanitäiele liigun pärast seda, kui ükski ekraanil olev ülesande ei sobi teostamiseks.
  • Kui sel viisil töötamisest saab kõrini, lülitun taas tagurpidi-režiimi ja otsin järgmist tööd nimekirja lõpust. Sel moel lülitun edasi-tagasi mitu korda päevas.
  • Kord päevas ülevaatuse käigus lisan kõik kategooriata ülesanded õigesse kategooriasse ning märgin osa töid analüüsiks. Analüüsimisele kuuluvad need tegevused, mis jäävad viimasest täidetud ülesandest ülespoole. Märgin need kõrgema prioriteediga. Selliste töödega on mitu varianti:
    • Kas seda ülesannet on üldse vaja? Kui ei, siis kustutan.
    • Kas mõistan, mis mind takistab seda ülesannet täitmast? Vajadusel jagan ülesande väiksemateks tükkideks, lisan need tükid nimestiku lõppu ning kustutan algse ülesande.
    • Kolmas variant: otsustan selle ülesande homme esimese asjana ära teha. Sel juhul alustan järgmist päeva edaspidi-, mitte tagurpidi-režiimil.
  • Mobiiliga on lood täbarad, sest mu Windows Mobile’i AgendaOne ei suuda kuvada task’e create date’i järgi. Kui oleks printer käepärast, siis prindiks lihtsalt autofookuse nimestikud välja laua tagant lahkudes. Paremaid ideid?

Täiendused algupärasele Autofookusele

Kui mul on mitu suurt projekti pooleli, siis kaaluksin tõsiselt neist igaühe jaoks eraldi Autofookuse-nimestiku koostamist. Ning töötaksin iga projektiga iga päev just nii kaua, kui vaja.

Kasutan endiselt mõnda täiendavat kategooriat. Nendeks on:

  • @Ootel – delegeeritud ülesannetele
  • @Askeldused [asukoht], nt “@Askeldused kesklinn” – tegevustele, millega pole suurt kiiret ja mille teen ära siis, kui juhtun järgmine kord kesklinna
  • @[Koosoleku nimi] nõupidamine, nt @Müüginõupidamine – teemad, mida tuleb vastaval nõupidamisel arutada
  • 1:1 [Nimi], nt “1:1 Jaan” – teemad, mida peame järgmisel kohtumisel Jaaniga arutama
  • @Rutiin – rutiinsed tegevused, mida tuleb teha kindlal päeval. Siin esineb erandeid, näiteks loen kord nädalas uut ajahaldusalast infot – selle ülesande sisestan käsitsi iga kord uuesti ja hoolitsen selle eest, et ma ei teeks seda sagedamini kui kord nädalas.
  • Igasugused kontrollnimestikud ehk checklistid. Näiteks kategooria raamatute jaoks, mida tahan tulevikus lugeda.

Kasutan mõõdukalt ka kuupäeva ehk due date’i ülesannetel – sinna märgin ülesande täitmise hiliseima aja. Aga väga sageli teen ülesanded teoks enne seda kuupäeva.

Google Tasksi omapärad

Kui kasutaksin Google Tasksi, siis paar täiendavat nippi:

  • Uued ülesanded lisan alati nimestiku lõppu.
  • Iga päeva lõpus leian analüüsitavad ülesanded (nimekirjas kõige ülemise täidetud ülesande peal asuvad täitmata ülesanded) ning analüüsin neid. Nende kohale tekitan esimesel korra ülesande “Olulised tööd:” ning nihutan kõiki ülevaatusel olevaid ülesandeid sammu võrra paremale. Nendega tegelen homme esimesena.
  • Pärast seda koristan nimestikust juba täidetud ülesanded.

Täiendavad ettepanekud ja küsimused tavapäraselt teretulnud 🙂

Reblog this post [with Zemanta]

Mark Forsteri Autofocuse täiendatud versioon toimib

Briti ajajuhtimisguru Mark Forster sai valmis ajakorraldussüsteemi Autofocus täiendatud versiooni, mille juhised tõlkisin (peamiselt juhendi mõtet edastades) tema loal eesti keelde:

Loe enne süsteemi kasutuselevõttu ülevaate saamiseks juhised läbi ning siis käi läbi samm-sammult läbi “Alusta süsteemi kasutamist” juhend postituse lõpus.

Kokkuvõte

Autofookus kujutab endast pikka nimekirja kõigist asjadest, mida pead tegema. Uued tegevused lisad nimekirja lõppu. (Forster soovitab kasutada Autofookust tavalises kaustikus, 25-35 rida lehel. Praegu viimistlen digitaalset Autofookust ning postitan selle juhised lähipäevil.) Nimekirja kasutad kolmel viisil: Tagurpidi, Edaspidi ja Ülevaatus.

Tagurpidi

Nagu nimigi ütleb, töötad nimekirjaga tagant ettepoole. Värskeimad ülesanded asuvad nimekirja lõpus. Tagurpidi-meetod on mõeldud peamiselt kiireloomulisemate ülesannete elluviimiseks, kuid mitte ainult. Päeva alustad alati tagurpidi-meetodiga.

Edaspidi

Selle meetodi puhul liigud nimekirjas eest tahapoole. See on mõeldud peamiselt nende ülesannete tegemiseks, millega pole veel kiiret ning millele sa ei pööranud tagurpidi-meetodi käigus tähelepanu, aga loomulikult võid edaspidi-meetodi puhul teha teoks ka kiireloomulisi ülesandeid.

Ülevaatus

Iga päeva alguses märgid nimekirjas kõige kauem olnud ülesanded ülevaatuseks ja analüüsiks. Kui sa nende ülesannetega päeva jooksul ei tegele, siis tõstad need analüüsiks esile ning need ei kuulu enam aktiivsete ülesannete nimestikku. Neid võib lisada nimekirja ainult juhul, kui oled neid analüüsinud.

Üksikasjalikud juhised

Taguripidi

Alustad päeva alati tagurpidi-meetodiga.

Loed nimekirja viimasest ülesandest alustades tagant ettepoole, kuni jõuad ülesandeni, mille puhul jõuad äratundmiseni, et nüüd on õige aeg selle asjaga tegeleda. Töötad ülesandega seni kuni tahad ja seejärel kustutad ülesande nimestikust.

Kui sa tööd ei tee lõpuni ära, lisad selle nimekirja lõppu. Korduvad ülesanded (nt e-kirjade lugemine) lisad alati pärast kustutamist nimekirja lõppu.

Pärast seda alustad taas nimekirja lugemist lõpust ettepoole.

NB: Pärast ühe ülesandega töö lõpetamist naased alati nimekirja lõppu.

Edaspidi

Lisa nimekirja ülesanne “Mine nimekirja algusesse”.

Lülitud edaspidi-režiimile, kui jõuad nimekirja algusesse suunava ülesandeni ja tunned, et tahad seda teha.

Edaspidi-meetod erineb tagurpidi-meetodist oluliselt.

Edaspidi-meetodi puhul liigud nimekirjas eestpoolt tahapoole lehekülje kaupa. Liigud esimesele lehele, millel on tegemata ülesandeid. Esmalt loed kõik tegemata tööd läbi, võtmata nendega midagi ette. Seejärel loed ülesandeid veel korra ning teed ära esimese asja, mille tegemiseks tundub olevat õige hetk.

Jätkad samal moel seni, kuni lehel puuduvad ülesanded, mille teostamiseks oled valmis. Liigud järgmisele lehele ja tegutsed sama moodi nagu eelmisel lehel olnud ülesannetega.

Kui sa mõne lehe puhul ei taha teha ühtegi ülesannet teoks, siis see on märk sellest, et pead lülituma taas tagurpidi-režiimile. See reegel ei kehti ülesannete kõige viimase lehe puhul, kuhu alles lisad ülesandeid.

Kui lähed uuesti üle tagurpidi-meetodile, lisad nimekirja lõppu ülesande “Mine nimekirja algusesse”.

Märkused:

  1. Alusta alati esimesest tegemata ülesandest, kui lähed tagurpidi-meetodilt üle edaspidi-meetodile.
  2. Kui sa ei saa ühtegi ülesannet ellu viia asukoha tõttu (näiteks oled seal, kus neid ülesandeid ei saa seetõttu täita), võid lehe vahele jätta ning jätkata edaspidi-meetodil.
  3. Kui jõuad edaspidi-meetodil viimase leheni, siis alusta taas nimekirja algusest, esimesest elluviimata ülesandest.

Ülevaatus

Märgi iga päeva alguses esimene tegemata (kas ühest või mitmest tööst koosnev) ülesannete blokk ülevaatuseks. Selle märgiks tõmba nende alla pikk joon.

Kui sa mõne sellise ülesandega päeva jooksul ei tegele, siis tuleb need üle vaadata ja neid analüüsida.

Selliseid ülesandeid kohtle nagu kustutatuid ning sa ei tohi neid lisada enne uuesti nimekirja kui oled neid analüüsinud. Selleks lisa nimekirja lõppu ülesanne “Vaata ülesanded üle”.

Ülevaatuse käigus võid lisada mõne või kõik analüüsiks märgistatud ülesanded nimekirja lõppu (loe altpoolt täpsemaid juhiseid). Pärast ülesande analüüsi ja lisamist nimekirja lõppu tõmba see algses asukohas maha. Kui sa ei kavatse asjaga üldse tegeleda, tõmba ta samuti maha.

Kui jõuad ülevaatusega ühele poole, lisa nimekirja lõppu ülesanne “Vaata ülesanded üle”.

Ülevaatuse juhised

Palun võta tõsiselt soovitust lisada ülesanded nimekirja lõppu alles pärast nende täiendavat analüüsimist. Ülesannete läbivaatamiseks märkimine on üks Autofookuse süsteemi võimsamaid osi ning selle reegli rikkumine mõjutab kogu süsteemi toimimist.

Ülevaatuse käigus kaalutle hoolikalt, miks mingi ülesanne ülevaatusele sattus: kas seda tööd on vaja üldse teoks teha, kas aeg selle töö teostamiseks on küps, kas see on vastuolus sinu eesmärkidega. Sageli on kasu sellest, kui ülesande taaslisamisel nimekirja lõppu jagad selle väiksemateks tükkideks või sõnastad ülesande ümber.

Alusta süsteemi kasutamist

  1. Alustamiseks vajad pliiatsit ja joonelist kaustikut. Hiljem vajad ka markerit. Alguses on soojalt soovitatav kasutada süsteemi paberil – seda isegi siis, kui hiljem kavatsed minna üle e-süsteemile.
  2. Koosta nimestik asjadest, millega pead tegelema – üks ülesanne reale. Pole vajadust panna kõiki asju korraga kirja, nimekirja saad hiljem täiendada.
  3. Lisa ühe ülesandena “Mine nimekirja algusesse”.
  4. Loe uuesti tagurpidi-meetodi juhendid läbi. Kas said neist täiesti aru?
  5. Alusta tööd nimekirjaga tagurpidi-meetodil.
  6. Kui otsustad, et käes on õige hetk edaspidi-meetodi kasutamiseks, loe uuesti läbi edaspidi-meetodi juhend ning kasuta nimekirja eestpoolt tahapoole vastavalt juhendile.
  7. Jätka nimekirjaga tööd vajadusel lülitudes tagurpidi-meetodilt edaspidi-meetodile ja vastupidi. Pole vahet, kui sageli sa teed seda, see sõltub hetke asjaoludest.
  8. Loe järgmise päeva alguses läbi ülevaatuse juhend ning märgi vastavalt sellele vanimad ülesanded läbivaatuseks.
  9. Alusta tööd nimekirjaga tagurpidi-meetodil (päeva alustad alati sellega).
  10. Vahetevahel päeva jooksul loe kogu juhend läbi.

Näidisleht

Vaata Mark Forsteri Autofookuse näidislehekülge.

Mark Forsteri täiendatud Autofocus

Mark Forsteri täiendatud Autofocus

Märkused:

  1. Kuupäev on kirjas selle päeva esimese sisestatud ülesande vasakule servale. Praegusel juhul 21/7.
  2. Ülesande täitmise kuupäev on kirjas ülesannete ees. Forster lisab kuupäevad järgmisel hommikul korraga. Ühe ülesande – “Article for “Eaglet”” – ees kuupäev puudub, sest Forster tegi selle ära samal päeval, kui ülesande lisas.
  3. Tehtud või kustutatud tööd on maha kriipsutatud. Töö alustamisel teeb Forster ülesande ette punkti, et oleks lihtsam keskenduda ning leida pooleliolevat tööd) ning selle lõpetamisel tõmbab ülesande maha.
  4. Järjest ära tehtud tööd on ühendatud vertikaaljoonega – see aitab kiiremini leida tegemata ülesandeid.
  5. Märkad, et kahel juhul ulatub rõhtjoon lehe parema servani. Need jooned märgivad ülevaatusele määratud ülesandeid.

Kui sa pole statistikast huvitet, siis pole vaja ülesande täitmise kuupäeva märkida.

Pane tähele, et Forster ei kasuta laiemaid märksõnu, prioriteete ega kategooriaid ning seetõttu on leht üsna puhas (Kristjani kommentaar: mina märgiksin küll vajadusel projekti nime).

Kristjani palve: kui märkad tõlkevigu või oskaksid mõnda kohta paremini sõnastada, palun anna kommentaarides sellest teada. Samuti on oodatud küsimused ja ettepanekud uuendatud Autofookuse kasutamise kohta.

Reblog this post [with Zemanta]

Tegime Nordea jaemüügiinimestega tublisti tööd

Neljapäeval ja reedel sättisime Nordea Panga jaemüügi poole juhtide ja keskastme juhtide ajajuhtimist paremaks ning koolitusest tõuseb loodetavasti tublisti kasu. Mida tegime?

  • Enamik inimesi tuli koolitusele oma sülearvutiga, milles MS Outlook 2003.
  • Võtsime läpparid lahti ning häälestasime vaikevaated.
  • Käisime läbi kogu ajajuhtimise protsessi ning nii mõndagi asja harjutasime Outlookiga, et paremini meelde jääks ning pärast koolitust oleks lihtsam oma tööelu korda sättida.
  • Arutasime üsna põhjalikult selle üle, millistes asjades oleks vaja kokku leppida, et efektiivsemalt tegutseda. Loodan, et nende arutelude põhjal valmib juba lähiajal Nordea jaepanganduse juhtide ajajuhtimise hea tava, mille järgimine aitab meeskonnal veelgi efektiivsemalt tööd teha.

Inimesed jäid koolitusega rahule. Mõned osalejate kommentaarid pärast koolitust:

„Meeldis dialoogi ja arutelu vorm ja väga praktiline „hands on“ lähenemine.“
Teet Parring, segmendijuhtimise osakonna juht, Nordea Pank

„Koolitus ületas ootused – nii materjali ülesehituse kui tempo osas. Super!“
Milja Peiker, telefonipanga juht, Nordea Pank

„Meeldis, et kohe pabermaterjalide kõrval oli võimalk ise Outlookis järele proovida ja vajalikke seadistusi muuta, lisada ja ära võtta. Sain nii mõnegi nipi ja soovituse, mida saan ise koolitades kasutada.“
Marit Mardi, personaalpanganduse osakonna juht, Nordea Pank

„Rakendan Outlooki kalendri ja taskid enda jaoks tööle süsteemseks info talletamiseks -> asi kirjas, aju puhkab! [Mulle meeldis koolitusel] Suurepäraselt vahetu suhtlus, loogiliselt lihtsad näpunäited, kuidas ennast natukenegi süstematiseeritumaks saada.“
Hendrik Rannamets, igapäevapanganduse tootejuht, Nordea Pank.

„Saan seada oma ülesanded ja ideed süsteemi ja seeläbi rahuliku südamega magada, kuna „kõik on kirjas!“ Ma ei unusta midagi.“
Reet Kivi, mass-marketing segmendijuht, Nordea Pank

„Väga praktiline, saab kohe kasutada. Väga suur pluss, et ühe ettevõtte töötajad [osalesid] -> [koolitus] leiab kandepinda ja [õpitu] elluviimine läheb kiiresti käima.“
Reelika Areng, projektijuht, Nordea Pank

„Palju häid nippe ning igapäevaeluks vajalikku informatsiooni. Väga lahe ning asjalik koolitus. Soovitan kindlasti ka tuttavatele/sõpradele.“
Kristo Kokk, eluaseme finantseerimise tootejuht, Nordea Pank

Koolitus andis mullegi ühe mõtte: võib-olla võiksime korraldada kahepäevase Outlooki, pabermärkmiku või Google Calendari töötoa, milles osalejad saaksid juba koolitusel kõik vajalikud asjad kirja ning töödeldud. Kas keegi on huvitatud sellisel koolitusel osalemisest? Kui jah, palun anna mulle teada aadressil kristjan-at-selgepilt.ee või postituse kommentaarides.

6 sammu selge sihi seadmiseks

Suvi on ideaalilähedane aeg selleks, et paika panna selge siht, mille poole teed jätkata pärast puhkust. Sihi seadmiseks pakun välja järgmise lahenduse:

Joonista visioon

Joonista või kirjelda piltlikult, kuhu sa tahad välja jõuda. Sule kasvõi silmad ning hakka silme ette maalima olukorda, milles sulle meeldiks elada. Mida sa näed? Milliseid värve? Milliseid inimesi? Millist kohta? Millist keskkonda? Kuidas see lõhnab? Millist heli teeb? Kuidas maitseb?

Joonista see visioon või pane kirja – rasketel hetkedel pakub see pilt tuge. Sest kui sa täpselt ei tea, kuhu sa lähed, siis pole ju vahet, millises suunas liikuda. Sellisel juhul on oht ekselda ja eksida üsna suur… Selleks, et elada mõtestatud elu, on hea liikuda sihipäraselt edasi. Loomulikult on teekond vahel olulisem kui siht, aga sihipärane liikumine muudab teekonna veelgi ahvatlevamaks. Mis sellest, et siht võib muutuda, kaugeneda või läheneda. Selles mängu ilu peitubki.

Selgita välja Ülesanne

Mõtle selle peale, mis on su Ülesanne siin maailmas.

Kujuta ette järgmist pilti (soovitus pärineb Michael Gerberilt) : imekaunis saalis on küünlalühtritega pidulik laud, selle ümber maitsekad ja mugavad toolid. Sa oled kutsunud üritusele kõik oma lähedased, sõbrad, töökaaslased, äripartnerid. Kohe-kohe on algamas pidulik üritus, kuid enne seda peavad kõik osalejad ütlema midagi päeva kõige olulisema teema kohta, mis lebab smaragdidega kaunistatud väärispuust karbikeses keset lauda. Selles karbis… lebad sina kogu oma elutööga. Mida inimesed ütlevad su kohta?

Pane kirja oma Ülesanne: mida ainulaadset sa oled andnud maailmale ja mida kasutoovat kavatsed pakkuda maailmale oma ülejäänud elu jooksul.

Sõnasta missioon

Ülesandest ja visioonist tuleneb sinu missioon: mis on kolm kõige tähtsamat asja, mida sa oma elu jooksul kavatsed teha. See ei tähenda, et pärast nende asjade elluviimist võid rahus puhata – alati võid ju leida uue missiooni. Aga praegu mõtle sellele, mis on kolm kõige olulisemat asja, mille sa viid pühendunult lõpule, mille teostamise nimel sa elad, oled ja töötad.

Pane paika väärtused

Millised on su väärtushinnangud, milliseid reegleid sa mängu käigus kindlasti ei riku, juhtugu mis iganes? Minul on olulisteks väärtusteks

  • ausus
  • avatus
  • sõbralikkus
  • abivalmidus
  • koostoime
  • rõõm tehtavatest asjadest

Millised on sinu omad?

Kirjelda eesmärgid

Nüüd saad kirja panna ja uuendada oma eesmärke. Hea eesmärk:

  • tekitab kirge,
  • on mõõdetav,
  • on täpne,
  • sisaldab ajalist mõõdet,
  • on sõnastatud nii nagu see oleks juba toimunud.

Olen märganud, et aastaste eesmärkide puhul tuleb kasuks, kui neid on nii era- kui ka tööelu kummagi jaoks 2-5. Kui eesmärke on rohkem, siis ohustab nende saavutamist killustumine erinevate asjade vahel.

Üks kiire märkus veel: eraelulisi eesmärke sean endale kõrgemaks kui tööelulisi – seda kahel põhjusel. Kuna oleme eestlased, kes usuvad pimesi, et töö teeb õndsaks, siis alateadlikult kipume tööelulisi eesmärke ületähtsustama ning teadlikult tähelepanu juhtimine eraelule aitab hoida paremini tasakaalu. Ja teine põhjus: ma ei mäleta, kes seda ütles, aga mõtle selle peale, mitu töökaaslast tulevad su matustele ja mitu pereliiget või sõpra. Ning kummad neist mäletavad sind olulisemana.

Mis on sinu järgmine tegevus?

Kui eesmärgid paigas, siis tee kiire plaan: pane iga eesmärgi puhul kirja, millised on vahesammud nende eesmärkide saavutamiseks ning mis on sinu järgmine tegevus iga eesmärgi järgmise vahesammuni jõudmiseks. Need tegevused pane endale kirja ning leia aeg nende elluviimiseks.

Seatud plaanist aitab kinni pidada päevikuharjumus: hoia eesmärke igal õhtul silme ees ning küsi endalt, mida tegid päeva jooksul selle eesmärgi saavutamiseks. Pane see kirja nagu ka see, mis sel päeval head juhtus.

Hommikul viska kiire pilk päevikusse ning asu sihipäraselt tegutsema: tegele vähemalt ühe eesmärgipärase tegevusega iga päev niipea kui võimalik kasvõi natuke ning juba nädala pärast ilmselt märkad, et elu on märksa mõnusam ja pakub enam rahuldust.

12 nõuannet, kuidas veeta puhkus hästi

Enne puhkust

  • 2 nädalat enne puhkust vaata ajakriitilised tööd üle ning tee konkreetne ja realistlik plaan, kuidas saad asjad enne puhkust valmis. Otsusta, kellele milliseid asju saad delegeerida ning delegeeri olulised tegevused, et need puhkuse ajaks ei peatuks. Pea enda tehtud plaanist kinni. Vajadusel tee veidi ületunde, aga ära sõida töödega puhkuse aega sisse.
  • Aruta lähedastega, mida puhkuse ajal ette võtate. Vajadusel ajage reisiasjad korda, et sellega ei peaks tüli tegema puhkuse ajal. Või kui kavatsed remontida-ehitada puhkuse ajal, siis valmista plaan enne puhkust. Kui kavatsed raamatuid lugeda, hangi need. Eesmärk: suurem osa vajaminevatest asjadest ja ettevalmistusist on tehtud enne puhkust.
  • Viimasel tööpäeval seadista meilitarkvaraga kontorist-väljas teade. Kui võimalik, lisa automaatvastusesse tekst puhkuse kuupäevadega ning palu saata olulised töökirjad pärast puhkuse lõppu uuesti, sest vahepeal saabunud kirju sa ei loe. Kui nii rangelt ei saa käituda, siis ütle, et vastad kirjadele nädala jooksul pärast puhkuse lõppu.
  • Loe kõneposti uus teade, mis ütleb, et oled puhkusel kuni selle-ja-selle päevani ega võta vastu töökõnesid. Vajadusel osta telefoni puhkuse ajaks kõnekaart. Nii automaatvastajas kui ka e-kirjade automaatvastuses maini ära, kes sind puhkuse ajal asendab.
  • Puhkuselt naasmiseks planeeri nn järgitõmbamisaeg vastavalt valemile: 1 päev puhkust = 1 tund järeletõmbamist. Kui puhkad kaks nädalat, siis sul kulub umbes kaks tööpäeva, et puhkuse ajal toimunud muudatustest aru saada.

Puhkuse ajal

  • Ära loe töömeile ja ära vasta töökõnedele. Kui sa ei puhka korralikult, siis sa pole pärast puhkuse lõppu nii efektiivne kui korraliku puhkuse puhul. Esimestel päevadel on see keeruline, pärast läheb lihtsamaks.
  • Kirjuta kõik saabuvad ideed väikesesse märkmikusse – puhkusel naastes saad need märkused läbi vaadata. Parimad ideed tulevad tavaliselt puhkuse ajal.
  • Kui tunned, et selleks on õige hetk, sõnasta ümber, täpsusta ja uuenda oma eesmärke ja visiooni.
  • Lõõgastu: veeda aega lähedastega, tegele hobidega, ole aktiivne. Kui ilma on, mõnule mere ääres ning loe raamatuid, mille lugemiseks tavaliselt aega napib.
  • Kui keegi peaks töise telefonikõnega sinuni läbi murdma, sea endale eesmärgiks lõpetada see kõne viisakalt 30 sekundiga. Tee pärast telefonikõnet tagasihelistamise märge oma ideede vihikusse.

Pärast puhkust

  • Töötle vahepeal saabunud ideed, puhkuse ajal sõnastatud eesmärgid, automaatvastajasse jäetud teated, saabunud e-kirjad. Just selles järjekorras. Iga asja puhul küsi endalt: “Mis on minu järgmine tegevus, et soovitud tulemuseni jõuda?”
  • Ära võta enne uusi töid kaela, kui oled puhkuse ajal kogunenud materjali läbi töötanud.

GXJNQFRH

Kiire sissejuhatus arukasse ajajuhtimisse

Rääkisin hiljuti ajajuhtimisest poolteise tunni jooksul lasteaiajuhatajatele ning meisterdasin neile kiirkoolitusel kuuldu meeldetuletuseks konspekti, millest võib tõusta ka teistele kasu. PDF-vormingus Kiire aruka ajajuhtimise konspekt (892 kb). Kui levitad konspekti, siis olen tänulik, kui viitad www.selgepilt.ee veebile ja mulle.

Kui tahad ka sarnast kiiret töötuba korraldada, siis palun kirjuta mulle kristjan-at-selgepilt.ee või helista 502 9037.

Mitut olulist tööd saad teha samal ajal?

Olen vaadanud, et planeeri, kuidas tahad, aga korraga jõuab keskenduda 3-6 olulisele ülesandele. Ikka ja jälle avastan, et isegi siis, kui tahan rohkem asju ette võtta, suudan reaalselt kiirelt edasi liigutada kuni kuut projekti. Tõeline reality check: edaspidi on mõistlik hoida aktiivseid projekte just nii palju.

Kuulasin just raamatu “One Minute Manager” audioversiooni ning selles peitub sügav tõde, mis lähtub vanast heast Pareto printsiibist: iga projekti puhul kaalu hoolikalt läbi, millised on 20% tegevustest, mis annavad 80% tulemustest ning keskendu neile. Sel juhul kulutad planeerimiseks küll veidi enam aega, aga see aeg tuleb tegutsemisel kuhjaga tagasi.

Selline lähenemine aitab projektideks kuluvat aega oluliselt lühendada. Meenub 37signalsis kasutatavad kolm projekti lõpetamise reeglit, mille kohaselt on projekt lõppenud, kui

  1. Projekti eesmärgiks seatud tulemus on saavutatud või
  2. projektiks kavandatud aeg on läbi või
  3. projekti eelarve on ära kulutatud.

Sellise teguviisi tulemusena on neli viiendikku 37signalsi toodetega ülimalt rahul ning viiendik nende peale paduvihased. Vastasel juhul oleks tulemuseks neli viiendikku kuidagiviisi rahulolevaid kliente ja viiendik fänne, kuid see tulemus poleks pooltki nii tulus.

Hoia inimesed tegemistega kursis

Osalen praegu ühes projektis, kus ettevõtte juht käitub eestvedamise musternäidisena. Ta saadab kaks korda nädalas kiire, paari-kolmelauselise ülevaate projekti käigust ja hetkeseisust: mis on äsja olulist juhtunud ning millal võiks kätte jõuda minu osa selles projektis. Selle tulemusena on mu meel selle projekti arengu suhtes rahulik: tean täpselt, mis toimub, ega pea tema päevi katkestama info pärimisega. Lõpptulemusena võidame mõlemad – temal võtab uuenduse saatmine võib-olla paar minutit ning mul pole vaja küsida, kaugele asjad on jõudnud. Peale ajasäästu suureneb ka minu usaldus tema vastu.

Ma pole küsinud, kas ta kasutab sama meetodit ka teiste inimeste ja projektidega, kuid kahtlustan aastatepikkust harjumust, mis väärib ülevõtmist. Kavatsen selle nipi kasutusele võtta.

Prii veebivara aitab elu planeerida

Tasuta veebiteenused – Google’i e-mail ja kalender ning Toodledo tegevusnimestikud – aitavad oma elu ja tööd juhtida imetabasel moel ilma, et maksaksid selle eest sentigi. Või äärmisel juhul tasud paarsada krooni aastas.

Mais kirjutasin sellest, kuidas sisse seada maailma parim kalendermärkmik. Sama hästi ajab asja ära ka tasuta veebiteenustel põhinev ajajuhtimissüsteem.

Soovitan ajajuhtimissüsteemi kokku panna kolmest moodulist: Gmaili veebimeil, Google Calendar ning Toodledo tegevusnimestikud. Miks just need kolm?

Gmail on kõige kiirema ja lihtsaima liidesega veebimeil, milles postkastiruumi seitsme gigabaidi kandis. Kasutajaliides on intuitiivne, soovi korral saad kirjadega tööd teha ka netiühenduseta (hiljem, kui jõuad levisse, sünkroniseerid) ning manused võivad olla hiiglaslikud. Peale kõige muu suudab Gmail nutikalt suhelda mitmete teiste veebiteenustega.

Google Calendar pakub võimalust lihtsaimal viisil pidada kalendrit – kui soov on, siis isegi mitut. Samuti saad paari hiireklõpsuga jagada oma kalendreid tuttavate ja kolleegidega. Ning kui keegi saadab Microsoft Outlookist koosolekukutse, siis Google Calendar saab sellest aru. Pealegi pakub nii Google tarkvara, mille abil saad kalendri ja kontaktid automaatselt mobiilse andmeside kaudu oma taskutelefoni tõmmata. Ning Google’i kalendritki saad arvutist vaadata siis, kui netti pole.

Siin märkus ärikasutajatele: Google tekitas äsja väga mõistliku hinnaga (50$ aastas kasutaja kohta) konkurendi Microsoft Exchange’ile. Google Apps võimaldab nüüd sünkroniseerida meilindust-kalendrimajandust ning jagada tõhusalt dokumente, videojuppe ja Google Sitesi kaudu ka muud teadmist töötajate vahel. Enne, kui ostad kalli Exchange’i litsentsi, katseta Google Appsi – võib-olla selle võimalustest piisab Su ettevõttele.

Toodledo pakub kõige intuitiivsemat ja paindlikumat tegevusnimestike koostamise ja haldamise võimalust. Kasutajaliides on lihtne ning Toodledo funktsionaalsus konkurentidest oluliselt laiem, kattes suurema osa ajajuhtimise vajadustest – olgu neiks tegevusnimestike loomine, tegevuste prioritiseerimine ja liigitamine, ajamonitooring, tööülesannete jagamine teiste kasutajatega, eesmärgihaldus, ülesannete väljatrükk või meeldetuletajate kasutamine.

Kui maksad 15 dollarit aastas, siis saad kasutada ka alamülesandeid ehk sisuliselt lihtsat projektijuhtimist, jagada oma ülesandeid teiste tasulise teenuse kasutajatega, mudida ülesannete väljatrükivihikut oma maitsele vastavaks ning hoida lõpetatud ülesannete arhiivi kuni kaks aastat. Muide, Toodledo tööülesandeid saad kuvada ka oma Google’i kalendris.

Toodledo usaldusväärsus küll langes mõni aeg tagasi, kui tornaado pühkis osa nende andmekeskusest minema ning teenus polnud mitu päeva kättesaadav. Ma ei tea, kuidas läks andmetega… Minu omad jäid alles.

Nüüd paneme selle süsteemi käima.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Ühendkuningriigis on Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit silt „Visioon ülesandeta pole midagi muud kui unistus. Ülesanne visioonita on mõttetu rabelemine. Ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Toodledo’sse sisestad oma elu eesmärgid nagu ka elu eesmärkidega seotud pika- ja lühiajalised eesmärgid. Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad.
Eesmärkide sõnastamisel hoolitse selle eest, et elu eesmärgiga oleksid seotud pikaajalised eesmärgid ning nendega omakorda lühiajalised eesmärgid. Lühiajaliste eesmärkidega seod konkreetsed tegevused, mis on vajalikud nende elluviimiseks. Sel juhul võid olla kindel: su elu mõte peegeldub sinu igapäevastes tegevustes.

Talleta ja sorteeri ideed hoolikalt

Oleks ju hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna. Selleks on mitu lihtsat võimalust: kas kribid mõtted ja tegemist vajavad asjad lihtsalt paberile ning otsustad kord päevas, mida nendega pihta hakkad ja sisestad tööülesanded Toodledosse või tekitad tööülesande Toodledosse saates selle e-kirjaga või sisestades selle otse veebikeskkonda soovi korral Firefoxi brauseri lisamoodulit kasutades.

Korra päevas võtad 30-60 minutit selleks, et otsustada, mida peaksid tegema iga Gmaili kirjakasti saabunud kirjaga. Kahjuks ei ole Toodledo suutnud oma teenust Gmailiga siduda, kuid sellest saab lihtsa nipiga üle: Toodledos häälestad tööülesannete impordi e-maili teel, saad ainult sulle teadaoleva meiliaadressi ning saadad tegevust nõudvad kirjad sellele aadressile edasi. Selle tulemusena lisanduvad need su tegevuste nimestikku.

Lisavõimalusena võid tööülesanded Toodledos sorteerida tegevuskeskkondi kirjeldavate kategooriate kaupa nagu näiteks @kontor, @kodu, @arvuti, @telefon, @müüginõupidamine, @toidupood… Nende keskkondade loomise põhimõte on lihtne: kategooriasse @kontor paigutad ainult need ülesanded, mille täitmiseks pead olema kontoris, kategooriasse @arvuti need tööd, mille tegemiseks on vaja arvutit, @telefon on telefonikõnede nimekiri. Sel juhul saad hiljem tegutsemisel vaadata ainult neid kategooriaid, milles olevaid tegevusi sa saad teha: pole mõtet kontoris mõelda asjade peale, mille tegemiseks peaksid olema kodus.

Ühe keskkonnana soovitan kasutada nimekirja @ootel. Sellesse lisa kõik delegeeritud ülesanded. Korra päevas vaatad nimekirja üle ning vajadusel saad uurida, millises seisus delegeeritud tööd hetkel on.

Hea süsteem paneb tegutsema

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha.

Igasse päeva lepi endaga üks nõupidamine. Selle käigus tegeled hetkel kõige olulisema asjaga ega lase end segada ei e-kirjadel ega telefonikõnedel. Sarnaselt „päris“-nõupidamisega.

Igapäevasel tegutsemisel vaatad esmalt kalendrisse – kas seal on nõupidamisi teiste või sinu endaga. Seejärel vaatad tööde nimekirja, mis tuleks täna ära teha ning saad nendega ühele poole. Järgmiseks võtad ette Toodledo nimestiku ja valid järgmise tegevuse vastavalt keskkonnale, milles viibid, ning vastavalt järgmise oodatava katkestuseni jäänud ajale.

Paari kuu pärast kirjutan samas seerias sellest, kuidas juhin end mobiiltelefoni ja MS Outlooki abil. Selle juhise olen nii mõnelegi inimesele võlgu juba paar aastat. Luban suve lõpuks selle võla lõpuks kõrvaldada.

Reblog this post [with Zemanta]

Järgmine aruka ajajuhtimise avalik koolitus 9. septembril

Eelmisel nädalal tegime 14inimeselise rühmaga tipp-topp ajajuhtimise koolituse. Panin üles ka mõne osaleja tagasiside.

Kui tahad samuti ajajuhtimise koolitusel osaleda, siis on õige hetk sisekoolituse tellimiseks just nüüd, sest sügisene kalender jookseb kibekähku koolitusi täis. Palun helista mulle 502 9037 või saada e-kiri, kui tahad seda teemat arutada ning uurida, milline kasu võiks ajajuhtimise koolituse korraldamisest tõusta.

Kui tahad asja uurima tulla ning end efektiivsemaks muuta, siis pane nimi kirja järgmisele aruka ajajuhtimise avalikule koolitusele, mis toimub 9. septembril kell 10-17 Tammsaare koolituskeskuses (Tammsaare tee 47)

Hind: 1790 krooni + km
Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 990 krooni + km

Koolituse hind sisaldab: koolitust, koolitusmaterjale, kohvipause ja lõunat.

Kui soovitad koolitusel osaleda mõnel kolleegil, sõbral või tuttaval, siis maksame Sulle 20% koolituse maksumusest müügitasu, kui ta viitab Sulle koolituse tagasisidelehel. Juhul, kui maksame müügitasu palgana, on müügitasu sotsiaal- ja tulumaksu võrra väiksem.

Koolitusel kehtib 100% raha tagasi garantii: kui Sa ei jää koolitusega rahule ega saa sellest kasu, maksame raha tagasi.

Registreeru koolitusele