Suurepärane Outlook 2003 töötuba Gustavsbergiga

Tegime koostöös Vain & Partneritega Gustavsberg Balticsiga (Eesti, Läti, Leedu + 2 inimest Soome esindusest) suurepärase Outlook 2003ga ajajuhtimise töötoa, mille tulemusena:

• enamik osalejaid jäid koolitusega rahule ning ütlesid, et neil on sellest kasu;
• 7 osalejat kümnest kasutavad nüüd Outlooki avalikku kalendrit ning meeskond töötab efektiivsema tervikuna;
• meeskond leppis kokku ajajuhtimise heas tavas, mis aitab tulevikus paremini asjadest sama moodi aru saada.

Mida tegime ühe päevaga?

• Häälestasime osalejate arvutites ühte moodi Outlooki.
• Käisime läbi tervikliku enda ajas juhtimise protsessi, et aru saada, mida mingi asjaga peame konkreetselt pihta hakkama.
• Võtsime kasutusele Outlooki avaliku kalendri.
• Vaatasime väikeseid ajajuhtimise nippe ja trikke, et elu sujuks paremini.
• Leppisime kokku ajajuhtimise hea tava, et meil oleks selge pilt, kuidas toime tulla ootamatustega, hoida prioriteete ning suhelda omavahel klaarilt.

Olen sarnast tööd teinud ka näiteks Nordea Panga jaepanganduse juhtidega ning nemadki on rahul. Kui tahad samasugust asja oma meeskonnale korraldada, palun võta minuga ühendust telefonil 5029037 või kirjutades kristjan-at-selgepilt.ee. Loomulikult ei pea selleks olema Outlook 2003 kasutaja – võime seda asja korraldada ka Outlook 2007, Google calendari või pabermärkmiku kasutajatele.

Off-topic: Vajan abi Google Appsi, POP3 ja Outlook 2007 (taas) käima panemiseks

Mõne päeva eest avastasin, et mu Outlook 2007 ei lae enam POP3ga kõiki kirju alla. Lähemal uurimisel selgus, et Gmaili kontolt tulevad meilid ilusti kohale, kuid Google Appsi hostingus selgepilt.ee ja otsmann.ee aadressidelt jäävad mõned meilid vahele.

Lähemal uurimisel tundub, et aeg-ajalt jätab POP3 tõmbamata need kirjad, mida olen kas mobiilis või veebis vaadanud (aga kindel ma selles pole).

Uurisin veel – täna ei tõmmanud Google Appsi kasutavatelt kontodelt ühtegi kirja ning Gmailist tõmbab POP3ga kenasti. Google Appsist jõuab kiri (vist) kohale siis, kui Outlook on avatud kirja saabumise hetkel ning juhtub lähiminuteil pärast kirja saabumist posti tõmbama.

Kas kellelgi on sarnast probleemi viimasel ajal ette tulnud? Lahenduse soovitusi?

Täiendus: Nii nagu probleem kerkis, nii ta ka kadus. Ainus, mida omalt poolt tegin, oli see, et puhastasin Outlooki Deleted Itemsi kausta ja koristasin sealt tuhatkond vana kirja. Variandid:

1. Outlooki cala – olen ennegi märganud, et näiteks mobiiliga sünkroniseerimine ei toiminud enam, kui taskide koguarv ületas 2500 piiri. Võib-olla on samasugune võimekuspiirang ka kirjade puhul?
2. Google Appsi cala, mis nüüdseks korda tehtud.

Ja veel üks täiendus: Probleem kadus ajutiselt ning naasis järgmisel päeval. Probleemi lahendas minu jaoks see, kui panin Outlooki POP3e  kirju tõmbama aadressilt “recent:kasutaja@domeen.ee”. Sel juhul tõmbab ta ka saadetud kirjad, aga see on väike probleem. Siiani toimib.

Prii veebivara aitab elu planeerida

Tasuta veebiteenused – Google’i e-mail ja kalender ning Toodledo tegevusnimestikud – aitavad oma elu ja tööd juhtida imetabasel moel ilma, et maksaksid selle eest sentigi. Või äärmisel juhul tasud paarsada krooni aastas.

Mais kirjutasin sellest, kuidas sisse seada maailma parim kalendermärkmik. Sama hästi ajab asja ära ka tasuta veebiteenustel põhinev ajajuhtimissüsteem.

Soovitan ajajuhtimissüsteemi kokku panna kolmest moodulist: Gmaili veebimeil, Google Calendar ning Toodledo tegevusnimestikud. Miks just need kolm?

Gmail on kõige kiirema ja lihtsaima liidesega veebimeil, milles postkastiruumi seitsme gigabaidi kandis. Kasutajaliides on intuitiivne, soovi korral saad kirjadega tööd teha ka netiühenduseta (hiljem, kui jõuad levisse, sünkroniseerid) ning manused võivad olla hiiglaslikud. Peale kõige muu suudab Gmail nutikalt suhelda mitmete teiste veebiteenustega.

Google Calendar pakub võimalust lihtsaimal viisil pidada kalendrit – kui soov on, siis isegi mitut. Samuti saad paari hiireklõpsuga jagada oma kalendreid tuttavate ja kolleegidega. Ning kui keegi saadab Microsoft Outlookist koosolekukutse, siis Google Calendar saab sellest aru. Pealegi pakub nii Google tarkvara, mille abil saad kalendri ja kontaktid automaatselt mobiilse andmeside kaudu oma taskutelefoni tõmmata. Ning Google’i kalendritki saad arvutist vaadata siis, kui netti pole.

Siin märkus ärikasutajatele: Google tekitas äsja väga mõistliku hinnaga (50$ aastas kasutaja kohta) konkurendi Microsoft Exchange’ile. Google Apps võimaldab nüüd sünkroniseerida meilindust-kalendrimajandust ning jagada tõhusalt dokumente, videojuppe ja Google Sitesi kaudu ka muud teadmist töötajate vahel. Enne, kui ostad kalli Exchange’i litsentsi, katseta Google Appsi – võib-olla selle võimalustest piisab Su ettevõttele.

Toodledo pakub kõige intuitiivsemat ja paindlikumat tegevusnimestike koostamise ja haldamise võimalust. Kasutajaliides on lihtne ning Toodledo funktsionaalsus konkurentidest oluliselt laiem, kattes suurema osa ajajuhtimise vajadustest – olgu neiks tegevusnimestike loomine, tegevuste prioritiseerimine ja liigitamine, ajamonitooring, tööülesannete jagamine teiste kasutajatega, eesmärgihaldus, ülesannete väljatrükk või meeldetuletajate kasutamine.

Kui maksad 15 dollarit aastas, siis saad kasutada ka alamülesandeid ehk sisuliselt lihtsat projektijuhtimist, jagada oma ülesandeid teiste tasulise teenuse kasutajatega, mudida ülesannete väljatrükivihikut oma maitsele vastavaks ning hoida lõpetatud ülesannete arhiivi kuni kaks aastat. Muide, Toodledo tööülesandeid saad kuvada ka oma Google’i kalendris.

Toodledo usaldusväärsus küll langes mõni aeg tagasi, kui tornaado pühkis osa nende andmekeskusest minema ning teenus polnud mitu päeva kättesaadav. Ma ei tea, kuidas läks andmetega… Minu omad jäid alles.

Nüüd paneme selle süsteemi käima.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Ühendkuningriigis on Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit silt „Visioon ülesandeta pole midagi muud kui unistus. Ülesanne visioonita on mõttetu rabelemine. Ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Toodledo’sse sisestad oma elu eesmärgid nagu ka elu eesmärkidega seotud pika- ja lühiajalised eesmärgid. Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad.
Eesmärkide sõnastamisel hoolitse selle eest, et elu eesmärgiga oleksid seotud pikaajalised eesmärgid ning nendega omakorda lühiajalised eesmärgid. Lühiajaliste eesmärkidega seod konkreetsed tegevused, mis on vajalikud nende elluviimiseks. Sel juhul võid olla kindel: su elu mõte peegeldub sinu igapäevastes tegevustes.

Talleta ja sorteeri ideed hoolikalt

Oleks ju hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna. Selleks on mitu lihtsat võimalust: kas kribid mõtted ja tegemist vajavad asjad lihtsalt paberile ning otsustad kord päevas, mida nendega pihta hakkad ja sisestad tööülesanded Toodledosse või tekitad tööülesande Toodledosse saates selle e-kirjaga või sisestades selle otse veebikeskkonda soovi korral Firefoxi brauseri lisamoodulit kasutades.

Korra päevas võtad 30-60 minutit selleks, et otsustada, mida peaksid tegema iga Gmaili kirjakasti saabunud kirjaga. Kahjuks ei ole Toodledo suutnud oma teenust Gmailiga siduda, kuid sellest saab lihtsa nipiga üle: Toodledos häälestad tööülesannete impordi e-maili teel, saad ainult sulle teadaoleva meiliaadressi ning saadad tegevust nõudvad kirjad sellele aadressile edasi. Selle tulemusena lisanduvad need su tegevuste nimestikku.

Lisavõimalusena võid tööülesanded Toodledos sorteerida tegevuskeskkondi kirjeldavate kategooriate kaupa nagu näiteks @kontor, @kodu, @arvuti, @telefon, @müüginõupidamine, @toidupood… Nende keskkondade loomise põhimõte on lihtne: kategooriasse @kontor paigutad ainult need ülesanded, mille täitmiseks pead olema kontoris, kategooriasse @arvuti need tööd, mille tegemiseks on vaja arvutit, @telefon on telefonikõnede nimekiri. Sel juhul saad hiljem tegutsemisel vaadata ainult neid kategooriaid, milles olevaid tegevusi sa saad teha: pole mõtet kontoris mõelda asjade peale, mille tegemiseks peaksid olema kodus.

Ühe keskkonnana soovitan kasutada nimekirja @ootel. Sellesse lisa kõik delegeeritud ülesanded. Korra päevas vaatad nimekirja üle ning vajadusel saad uurida, millises seisus delegeeritud tööd hetkel on.

Hea süsteem paneb tegutsema

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha.

Igasse päeva lepi endaga üks nõupidamine. Selle käigus tegeled hetkel kõige olulisema asjaga ega lase end segada ei e-kirjadel ega telefonikõnedel. Sarnaselt „päris“-nõupidamisega.

Igapäevasel tegutsemisel vaatad esmalt kalendrisse – kas seal on nõupidamisi teiste või sinu endaga. Seejärel vaatad tööde nimekirja, mis tuleks täna ära teha ning saad nendega ühele poole. Järgmiseks võtad ette Toodledo nimestiku ja valid järgmise tegevuse vastavalt keskkonnale, milles viibid, ning vastavalt järgmise oodatava katkestuseni jäänud ajale.

Paari kuu pärast kirjutan samas seerias sellest, kuidas juhin end mobiiltelefoni ja MS Outlooki abil. Selle juhise olen nii mõnelegi inimesele võlgu juba paar aastat. Luban suve lõpuks selle võla lõpuks kõrvaldada.