5 kanaarilindu kaevanduses

/4 kommentaari/in , , , ,

Kuidas saada aru piisavalt varakult, et asjad hakkavad kontrolli alt väljuma? Mind on aidanud viis „kanaarilindu kaevanduses“ ehk viis tunnust, mis hakkavad ammu enne silma, kui olukord halveneb märkimisväärselt.

Miks kasutati vanasti kaevandustes kanaarilinde? Nad haistsid esimesena plahvatusohtlikku kaevandusgaasi ning andsid sellest oma lauluga märku. Meid ümbritsevad samuti sarnased nõrgad signaalid, mis annavad märku sellest, et varsti halveneb olukord oluliselt.

Olen märganud vahetevahel säutsumas selliseid „kanaarilinde“:

Isetäituv meilikast. Kui mõni e-kiri jääb kirjakasti kauemaks kui päev-paar, siis on see märk sellest, et kirjad hakkavad kuhjuma. Tavaliselt saan päevas poolsada kirja ning kui kirjakastist vaatab vastu juba sadakond kirja, mis on lugemata või mille puhul ma pole otsustanud, mida nendes peituvate tegevustega täpselt peale hakata, on kanaarilinnu laul kuulda.

Segi laud. Proovin oma asjad enam-vähem korras hoida, kuigi ma pole loomu poolest suurem asi korraarmastaja. Kui lauale hakkavad kuhjuma paberid, siis see on märk sellest, et peatselt võib mõni tegevus jääda vajaliku tähelepanuta.

Üleliigsed paberid taskus ja kotis. Annan endast parima, et mitte kaasas tassida üleliigseid pabereid rahakotis, taskutes ega kotis. Sellest hoolimata avastan aeg-ajalt, et rahakott on kviitungeid pungil või mõni visiitkaart reisib pintsaku rinnataskus mitu nädalat. Seegi on märk sellest, et mõnes taskus või kotinurgas võib peituda mingi tegevus, mis tegelikult tahaks juba tegemist.

Unustad pisiasju tavapärasest rohkem. Kui juhtub mõne päeva jooksul paar korda, et mõni asi läheb meelest või kipun olema tavapärasest hajameelsem, unustades maha mütsi või kindad ehk mõne teise asja, siis see annab märku sellest, et ajul on liiga palju tegemist asjade meelespidamisega. Unustamine on üks esimesi saabuva distressi tunnuseid vähemalt minu puhul.

Kõnetad inimesi vale nimega või lähed valesse kohta valel ajal. Sellised apsakad annavad samuti märku peatselt võimust võtvast korralagedusest ning sellest, et tähelepanu pole päris nende asjade juures, kus peaks olema.
Mida teha kui kuuled kanaarilinde laulmas?

Mind on siiani aidanud kolm sammu.

1. Pane kirja tegemist vajavad asjad. Lihtsalt paberile. Nii kiiresti kui võimalik ja nii palju kui meenub. Ühtegi asja ma selle nn mõttepuhastuse käigus ma ära ei tee – lihtsalt kirjutan tegevused üles. Samuti käin läbi kõik kuhjunud paberid ja e-kirjad ning nokin neist tegevused välja. Läbikäidud paberid tõstan eraldi kuhja ning e-kirjad eraldi kausta, et saaksin aru, mille puhul olen juba tegevuse välja sõelunud ja mille puhul mitte.

2. Otsusta, mis on tähtis ja mis mitte. Nüüd vaatan järgmist nädalat-paari, täiendan veel veidi nimekirja ja seejärel valin välja kümme kõige olulisemat (mitte kiiremat!) tegevust ning märgin need ära. Siis valin välja kõik tegevused, millega praegu pole oluline tegeleda ning lisan nad tulevikutegevuste nimestikku, mida vaatan mõne aja pärast üle, kui kiired ja olulised asjad tehtud.

See etapp on kõige ebameeldivam, sest see toob sageli kaasa juba võetud kohustustest lahtiütlemise.

3. Leian 10 tegevuseks reaalse aja, millal ma need tegelikult ka ära teen.

Millised on Sinu “kanaarilinnud”?
Mida teed siis, kui kuuled neid siristamas, et asjad taas joonde saada?

Kuhu su aeg kaob?

/0 Comments/in , , , ,

Millal lõpetasid viimati tööpäeva ja mõtlesid: kuhu see aeg küll kadus – pidevalt sai nagu toimetatud usinalt, aga päev kadus käest ning midagi olulist nagu ei jõudnudki teha…

Pakun välja mõned abivahendid, mis aitavad mõista, kuhu aeg lendab, ning sellest edaspidiseks õppida.

Kodumaine veebiteenuste firma Apprise arendab ajamõõtmise teenust www.toggl.com. Olen neid kasutanud vahelduva eduka veidi üle aasta. Toggli kasutamisel registreerud kasutajaks (kõige lihtsamal tasemel on teenus tasuta) ning tõmbad soovi korral programmijupi oma arvutisse, mis tekitab Windowsi system tray’sse (tead küll, ekraani all paremal nurgas, need ikoonid kohe kella kõrval) punase mummu. Vajutad mummule ja lahti hüppab aken, milles paned kirja, millise töö ja millise projektiga tegemist, ning kell hakkab jooksma. Kui lõpetad, vajutad taas mummule ning kell jääb seisma.

Toggli ajamõõtja saad paari klõpsuga ka lisada oma Gmaili lehele, et seal mummu kinni-lahti vajutada. Kui su telefoniks iPhone, siis saad kasutada Togglit ka arvuti juures eemal viibides – muidu tuleb pärast tööaeg tagantjärgi sisestada.

Hiljem saad analüüsida: kui palju aega mingile asjale kulutasid ning milleks kulus liiga palju ja milleks arvatust vähem aega. See teadmine aitab edaspidi oma plaane seada realistlikumalt ning välistada vähemolulisi tegevusi.

Toggliga sarnaseid veebiteenuseid on maailmas veel, näiteks RescueTime.com, kuid Toggl on siiani mulle tundunud kõige intuitiivsemana. Aga võib-olla on asi lihtsalt selles, et nii Toggli loojad kui ka mina oleme eestlased.

Kui veebiteenus sulle ei sobi, siis uuri, ehk on mõnel tuttaval koolitaja Mats Soomre loodud Exceli tabelit, milles kaardistad oma põhilised tegevused ning iga päev paned kirja, kui palju aega mingile tegevusele kulutad. Ka siin on olemas aruandelehed, mis näitavad selgelt, millele aega kulutad.

Kolmas võimalus on viie päeva jooksul lihtsalt kirja panna minutilise täpsusega, mida tegid. Hiljem vaata logiraamat üle ning leia sellest tegevused, millel pikem mõju puudub.

Oma aja jälgimisega kaasneb paar kõrvalnähtu.

Esimene neist distsiplineerib. Olen isegi avastanud, et hakkan just-just kella käima panema, et vaadata, mida twitteri-sõpradel mulle teatada, aga siis mõistan, et see pole hetkel üldse oluline ning leian endale asjalikumat tegevust.

Teine väsitab. Kuna pidevalt just nagu keegi jälgiks sind kõrvalt (kell ju käib!), siis sageli töötan sama efektiivselt kui puhkuse-eelsel päeval. Aga see väsitab. Seega: võta aega ka puhkamiseks.

Kolmas õpetab. Kui oled järjekindel ning salvestad oma ajakasutamist nädala jooksul, siis võib kihla vedada, et pärast ajakasutamise analüüsi tuleb järgmine nädal märksa parem.

Ega minagi pidevalt oma ajakulu jälgi, kuid see on üks esimesi abivahendeid, mille võtan appi, kui elu läheb liiga kiireks ning olen liiga palju tegevusi endale kahmanud.

7 nippi, kuidas koju minna töömõteteta

/0 Comments/in , , ,

Sageli küsivad inimesed, mida teha, et vältida töömõtete või töö koju võtmist. Üks lihtsamaid viise on luua töö juures viimaseks või esimeseks asjaks igapäevase ülevaatuse rutiin. See koosneb mitmest lihtsast nipist.

1. Kogu ideid
Võta õhuke pakk märkmepaberit ning pane need kirjaklambriga ühte. Kui sul tuleb uus tegutsemist nõudev mõte, siis pane see lehekesele kirja. Sel juhul ei jää need piinama.

2. Kiida end
Vaata möödunud tööpäevale tagasi (või hommikuse ülevaatuse puhul eelmisele tööpäevale) ning kiida end nende oluliste asjade eest, mida oled ära teinud.

3. Puhasta sisendsahtlid
Võta ette meilikast ning otsusta iga meiliga, mida sa temaga teed (kui tegevus on tähtis, siis kaheminutiasjad tee kohe ära, võimalusel delegeeri või lükka sihipäraselt edasi, leides aja, mille sa võtad selle kirjaga tegelemiseks; ebaolulised asjad kustuta, arhiveeri või lisa need tegevused nn inkubaatorisse ehk nimekirja, mille päises kiri „Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval“ – pikemalt loe tegutsemismudelist mu eelmisest kolumnist). Otsustatud kirjad tõsta teise ümbrikusse, et saaksid lõpuks inboxi tühjaks.

Sama moodi otsusta iga päeva jooksul lipikutele kirjutatud tegevusega, mida ja millal sa sellega pihta hakkad.

4. Pane kirja delegeeritud tegevused
Kui oled päeva jooksul delegeerinud mingeid tegevusi, lisa need delegeeritud tegevuste nimekirja. Siis on hiljem lihtne vaadata, millised toimetamised ootavad teiste inimeste taga.

5. Lõika sabad
Uuri, millised tegevused jäid täna tegemata. Kui on tegemist pisiasjaga, tee need kohe ära. Kui suurema tööga, leia kalendrist reaalne aeg, millal sa need asjad teoks teed (ära lükka neid automaatselt homsele, sest muidu võid endale anda katteta lubadusi).

6. Planeeri homne päev
Vaata, mida toob homne. Vajadusel tee mõned ettevalmistused. Planeeri homseks kindlasti üks tegevus, mille lõpetamise üle sul on hea meel ning mis annab põhjust end ka homme õhtul kiita.

Valmis! Nüüd võid rahulikult koju minna, sest tööasjad on kontrolli all.

7. Pane töised mõtted kirja
Kui kodus tuleb mõni töömõte, siis pane see lipikutele kirja ning vaata see üle järgmisel hommikul tööl või – kui aitab oodata – siis homsel igapäevasel ülevaatusel.

Mida teed järgmiseks?

/4 kommentaari/in , , ,

See on minu jaoks üks olulisemaid küsimusi. Mida teed järgmiseks, et astuda oluline samm eesmärgile lähemale? Või kui eesmärgid puuduvad, aga on olemas siht, siis selles suunas minekuks?

Näen sageli koolitustel kolme äärmuslikku enda ajas juhtimise tüüpi.

Esimesed armastavad end nimetada impulsiivseteks. „Mulle meeldib langetada hetkeajel otsuseid, mida ette võtan, reeglid pole minu jaoks,“ armastavad nad öelda.

Mis neid ikkagi ajab ajajuhtimise koolitusele?
Kahtlustan, et nad ei saa sageli olulisi asju tehtud, sest kui siht on segane, pole ju vahet, kuhu poole jooksed. Sageli soovivadki nad selgusele jõuda sihis, kuhu poole minna, et siis neile omase kiirusega otsustada, mida järgmisena võiks teha. Kui nad jõuavad selles selgusele, siis tormavad nad valitud suunas sama ohjeldamatult kui enne sihitult ekseldes.

Teistele meeldib end nimetada süstemaatilisteks inimesteks. „Asi tuleb enne ikka põhjalikult läbi planeerida, hea plaan on juba pool tegu,“ lausuvad nad.

Ega nad eksi, aga nad planeerivad elu ja tegemisi nii põhjalikult, et paraku ei jõua nad tegevusteni peaaegu kunagi. Sageli mõistavad nad koolitusel, et sel pole suurt vahet, kas planeerid üle või ei tee üldse plaani – tegutsemine ei kuku nii ega naa hästi välja. Kui nad õpivad piiritlema oma plaane ning leidma, milline on nende järgmine konkreetne tegevus, siis liiguvad nad edasi äärmiselt järjekindlalt ja tõhusalt.

Kolmas seltskond teeb küll realistliku plaani, kuid tegutsemise käigus ei suuda seda piiritleda, lisades olemasolevatele kavadele üha uusi tegevusi. Selle tulemusena ei lõpeta nad ühtegi tööd, sest töökuhi üha kasvab. Kui nad mõistavad, et kui tõmmata plaani ja tegevuste alla joon ka siis, kui tulemus pole täiuslik, vaid on lihtsalt väga hea, tulevad nad oma asjadega oluliselt paremini toime.

Seega on iga asja puhul kaks võtmeküsimust: kuhu ma tahan välja jõuda ning milline on minu järgmine samm selles suunas?

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen soovitab tegutseda nii:

  • Iga tegevuse puhul küsi, kas ja miks see on tähtis.
  • Kui tegevus on tähtis, siis kas tegelikult pead tegema tulemuseni jõudmiseks mitu sammu? Kui nii, siis sõnasta projekt, mis on vajalik tulemuseni jõudmiseks ning lisa see oma projektide loetelusse. Seejärel küsi, milline on sinu järgmine samm tulemuse saavutamiseks.
  • Kui see tegevus võtab alla kahe minuti aega, tee see kohe ära, kui vähegi võimalik.
  • Kui tegevus nõuab üle kahe minuti, siis vaata, kas saad selle delegeerida kellelegi, kel on rohkem aega või oskusi. Delegeeritud tegevus lisa delegeeritud tegevuste nimekirja – seda saad aeg-ajalt üle vaadata ja uurida, kuidas teised asjadega toime tulevad.
  • Kui delegeerida pole võimalik, siis lisa tegevus Autofookuse tegevusnimestikku või lepi endaga kalendris kohtumine, et see tegevus sobival hetkel teoks teha.
  • Kui tegevus pole tähtis, siis viska see ära ja ära tegutse.
  • Kui ära visata ei raatsi, lisa see tegevus või sellega seotud materjalid arhiivi.
  • Kui tegevus pole praegu tähtis, aga tulevikus soovid selle juurde naasta, lisa tegevus nimekirja, milles on tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval elluviidavad tegevused. Seda nimekirja saad aeg-ajalt üle vaadata ning võib-olla on mõni konkreetne idee küpsenud vahepeal elluviimise faasi – siis saad ju sellest teha uue projekti.

Proovi kasutada seda mõtteviisi ja sa näed, kuidas asjad hakkavad kiiremini edasi liikuma.

Aga kõige olulisem on siiski see, et päri iga tegevuse puhul: miks seda tegevust on vaja ning milline on siht ja milline on sinu järgmine samm selle sihi suunas.

12 nippi infouputusega toimetulekuks

/5 kommentaari/in , , , ,

Kurb, aga tõsi: aeg, mil saime infot ühest või kahest kohast, on möödas. Vähemalt seni, kuni leiutame piisavalt intelligentse personaalse infootsinguagendi.

Kuidas jõuavad sinuni tegevused? Võta viis minutit ja pane kirja, kust leiad uusi tegevusi.

E-post. Tööaadressilt tuleb lakkamatu tegutsemist nõudvate kirjade tulv nagu ka paarilt-kolmelt era-aadressilt. Kui palju saad päevas kirju? Kui hästi läheb, siis paar-kolmkümmend. Kui mitte, siis sadakond.

Osa asju on kirjas märkmikus, ükskõik, kas digitaalses või vanal heal paberil. Kui neid ei jõua tehtud, kirjutad järgmisele päevale ümber, mil sa ei leia samuti nende jaoks aega.

Märkmelipikud töölaual, kuvari küljes, rahakoti vahel, märkmikus, autos, kemmergus, kõikjal. Kes teab, mis neil kõigil on kirjas?

Dokumendid lauanurgal või äärmuslikemail juhtudel kõikjal, paarikümnesentimeetrisest lauda katvast kultuurikihist töötooli ümbritseva ühtlase paberimassini, mis takistab toolirattaid veeremast. Seal kuskil on kindlasti mõned jube olulised tegevused, aga kellelgi pole aimu, mida need endast täpselt kujutavad. Aga kuklas haamerdav tunne ütleb, et kuskil tiksub järjekordne miin, mis võib iga kell tähelepanu puuduse tõttu plahvatades tuua kaasa väiksemat sorti tormi teeklaasis.

Kodus: ostunimestik külmkapil, mõned paberid diivanilaual, kaheksa aastat paigaldamata põrandaliist, kääksuv uks, aastaid koristamata kelder, pabereisse-raamatuisse mattunud öökapp, hulk ideid ja uitmõtteid mitmes peas segiläbi töömõtetega.

Uudised veebilehtedel. Alates olulistest eluks pea hädavajalikest sõnumeist lõpetades ühelt poolt globaalpoliitilise olukorra ja teiselt poolt uudistega nagu näiteks „Lindsay Lohani kints on täitsa pekkis“.

See oli alles algus. Siis laskus järgmine infopilv.

Hakatuseks välksõnumid – Windows Live Messenger (tuntud ka kui MSN) ning Skype. Kui oled arvuti taga, siis oled ju kättesaadav!

Siis Facebook. Kui ennustasin poolteist aastat tagasi, et Orkuti ajastu on Eestis läbi, nappis uskujaid. Nüüd on näha, et Orkut pole küll surnud, kui lõhnab imelikult, kui parafraseerida Frank Zappat. Aga sotsiaalsed loomad nagu oleme, on vaja tšekata nii Facebooki, Orkutit, LinkedIni ja Plaxot ning vist veel mingit võrgustikku, mille nime isegi keegi ei mäleta, aga mida mõned mudilased kasutavat siiani.

Nüüd Twitter. „Kui sind pole Twitteris, siis pole sind olemas!“ pröökavad uue meedia gurud. Oled ikka küll. Aga Twitter on kasulik võrgustumis- ja infoleviku vahend sellest hoolimata (ütles @kristjanotsmann 140 tähemärgiga).

Ja siis veel info kogu maailmast, mida vahepeal jõudsid tehnoloogiasõbralikumad meist RSSi vahendusel lugeda (RSS on selline teenus, mis jälgib lehtedel toimunud muudatusi ning annab neist meile teada). Mu jaoks on küll RSS surnud, sest ma lihtsalt ei taha jälgida mitutsada uudiskanalit, mille vahel ma valida ei suuda. Parem vaatan vahetevahel, mida mu Twitteri kontaktid on põnevat leidnud.

Lisaks veel enda mõtted. Nagu teisi asju veel vähe oleks.

Tulemus: uitmõtted, mis ei lase olulistele asjadele keskenduda; unehäired, sest kell 2.17 meenub, et midagi olulist jäi tegemata; ärevus, et midagi olulist on kindlasti kuskil veel, millele me pole piisavalt tähelepanu pööranud.

Mida peale hakata? Annan 12 soovitust

1. Vaata kriitilise pilguga üle kõik infokanalid, mida tarbid ning loobu kõigest, mis pole kvaliteetseks eluks vajalik –e-uudiskirjade ja listide tellimusist, mida sa tegelikult ei loe, kirjuta filtreid, mis liigutavad ebaolulisi kirju prügikasti.

2. Vajalikku infot hangi teiste inimestega rääkides. Enamik meist on mingis valdkonnas vaieldamatu ekspert. Sedapidi jõuab kvaliteetne info meieni inimlikumalt ja vahetumalt.

3. Keera teler reklaamipauside ajaks hääletuks – infot on niigi palju. Proovi seda mõnel õhtul ja pärast võrdle seda eelmisega.

4. Võta ette mõttepuhastus, mille käigus vaata üle kõik nö kogumissahtlid, kuhu praegu infot kogud. Selle töö käigus koosta nimekiri võimalikest tegevusist. See tuleb pikk. Aga kõiki neid asju sa ei pea tegema. Sõelu sealt välja oluline viiendik, mis annab neli viiendikku su elu kvaliteedist.

5. Vähenda kogumissahtlite arvu. Kasuta ühte või kahte meilikasti, märkmikus ühte lehte ideede ja uute tegemiste jaoks, ümbrikku saabuvatele dokumentidele ja paberitele. Kogu saabuvat infot nii vähestesse kohtadesse kui võimalik, sest siis on sul iga päev vähem kohti üle vaadata, et mõista, mida pead tegema.

6. Keera arvutis kellad ja viled maha. Tegelikult pole ju vaja, et uue meili saabumisel avaneb hüpikaken, tuba läbistab „kõll“ või „ding-dong“ ning ekraani all paremas nurgas vilgutab end ümbrik, mis annab teada järjekordsest postkasti potsatanud pakkumisest. Rääkimata MSNi ja Skype kõllidest ja plinks-plonksidest. Tarbi infot siis, kui sa seda tahad, mitte siis, kui teised seda soovivad.

7. Tšekka e-kirju nii tihti kui vaja, aga vasta ainult neile, mis tegelikult ka nõuavad viivitamatut vastust. Ülejäänutele vasta kord päevas ning teata sellest ka oma kontaktidele, et nad paanikasse ei satuks, kui sa pole viie sekundi pärast meilile vastanud.

8. Vaata kord päevas läbi saabunud kirjad, uued ideed ja teiste pakutud tegevused ning otsusta igaühe puhul, kas ja mida pead sellega ette võtma. Proovi jõuda nii kaugele, et päeva lõpuks on su inbox tühi. Lisa tegevused tegevusnimestikku.

9. Kasuta otsinguagente nagu Google Alerts ning twitteralerts.net. Facebook häälesta nii, et see saadaks su meilile ainult need sõnumid, mida vajad. Kirjuta oma meiliprogrammi filter, mis tõstab kõik sõbrakutsed ning ebaolulisemad facebookiteated eraldi ümbrikusse, kust saad neid kord-paar päevas korraga lugemas käia.

10. Lepi sellega, et Twitter ja Facebook tõid kaasa info tarbimise paradigma muutuse – kogu infot pole enam võimalik tarbida. Oleme nagu nõukaaegses anekdoodis, milles seersant ühendas sujuvalt aja ruumi, käskides sõduritel kaevata kraavi „siit kuni lõunani“. Kui lähed Facebooki või Twitterisse, siis näed käesoleva hetke infokildu ajastu vaimu peegeldusena. Ja see on päris tore, sest aitab keskenduda rohkem hetkele, mitte olla kinni minevikus.

11. Puhka aktiivselt. Kui himu läheb väga kangeks, siis luba endale kord-paar päevas rämpstoitu elu24de ja delfide veergudelt, aga vähenda doosi iga päev veidi, et ärajäämanähtusid leevendada ning lõpuks loobuda (huvitav, miks ei avaldata rämpsuudiste lehtedel hoiatust „Infoporno tekitab kergesti sõltuvust. Ära alusta!“)

12. Infouputuselt tagasi võidetud hetkedel mine õue, jaluta veidi ning hinga, kuula ja vaata, mis maailmas päriselt toimub. Räägi inimestega ja kuula, mida neil öelda. Lõppude lõpuks on ju see päris maailm, milles elad, mitte digisuhtlusest pakatav virtuaalne ümbruskond. Olukord muutub siis, kui jõuame täiendatud reaalsuseni (augmented reality), milles on digiinfo loomulikult segunenud tavapärase maailmaga. Aga selleni kulub veel aastaid.

Mida nii käitudes kaotaksid? Mida võidaksid?

MIllised on need elu elu aeglasemaks muutvad ja infotulve vähendavad nipid, mida ise kasutad?

Kuidas anda uusaastalubadusi, mis peavad paika?

/0 Comments/in , , , , ,

Kõige paremini jõuad kohale siis, kui näed sihti – hoia silme ees nädala eesmärke ning näed, kuidas vähemalt osa olulistest tegevustest liigub edasi.

Mil määral suutsid täita oma tänavusi eesmärke? Enamikel meist eriti hästi ei läinud, sest üle mitme aasta tegime läbi tervendava majanduskriisi. Mida sellest õppisime?

Seda, et vahel muutub meie elu ootamatult kiiresti ning kontroll protsesside üle võib kiiresti käest libiseda. Kuid kontroll ei kao täiesti. Liiklusuudistes räägitakse ühtelugu, et „auto kaotas juhitavuse“. Auto ei kaota kunagi juhitavust, vaid juht kaotab auto üle kontrolli. Auto juhtimisel aitab kontrolli säilitada kiire ja kaine mõtlemine. Sama kehtib ka meie ülejäänud elu kohta.

Peame olema selleks valmis, et elu muutub järgmisel aastal väga kiiresti – seda mitmel põhjusel. Esiteks oleme majanduskriisist väljumas ning madalseisule järgneb sageli äge püüdlemine parema elu poole, et tagasi teha majanduslanguse ajal kaotatut. Laiemalt vaadates muutub elu maailmas üldse kiiremaks ning meil on valida, kas minna kiirema elutempoga kaasa üha kiiremini rabeledes või muutuda oluliselt efektiivsemaks, tegutsedes vähem ja arukamalt.

Eelmine aasta polnud ses suhtes erand, et aastased eesmärgid ei kippunud toimima. Kõige sagedamini märkan, et kasu on hoopis kolmekuistest eesmärkidest, sest need võimaldavad meil olla paindlikud. Samuti on sel juhul siht lähemal ning paremini hoomatav.

Kuidas sellest lähtuvalt uut aastat planeerida?

Esmalt pane paika siht, kuhu poole sööstad, sest vastasel juhul tõmbleme sihitult siia-sinna – endale tundub, et teeme kõvasti tööd, aga tegelikult rabeleme edasi-tagasi ennast väsitades ja suurt miskit saavutamata. Sihi paikapanekuks vaata 3-5 aasta taha ning ole üsna üldine: mõtle, kuhu poole ja miks oled teel. Selle visiooni põhjal sõnasta järgmise aasta mõõdetavad eesmärgid, kuid needki pigem üldiselt kui üksikasjalikult. Hoia selliste eesmärkide hulk kindlasti allpool viit, sest vastasel juhul fookus hajub.

Nüüd võta kõige olulisem eesmärk ja leia, millisesse seisu tahad asjad viia märtsi lõpuks. Sõnasta see tulemus mõõdetavalt ja kirge tekitavalt. Kasuta olevikku, sest siis näed selle eesmärgi täitumist vaimusilma ees.

Seejärel jaga iga järgmise kvartali eesmärk projektideks, mis kirjeldavad, milliseid tegevusi on vaja, et eesmärgini jõuda. Iga projekti puhul kirjuta tegevusnimestikku selle järgmine tegevus ning tegutsemisel keskendu neile. Nii pea, kui jõuad ühe tegevusega ühele poole, küsi endalt, milline on selle projekti järgmine tegevus.

Liikumist kiirendab seegi, kui jagad olulisima projekti tähtsad tegevused aasta esimesele nädalale. Leia iga päev nii pea kui võimalik kasvõi veidi aega kõige olulisema projektiga tegelemiseks. Tegele tähtsate asjadega enne kui loed oma e-kirju või lased igapäevatöödel oma päeva sisse sõita. Siis võid olla kindel, et asjad liiguvad edasi.

Siit tuleb ka lihtne nö reaalsuse kontroll. Kuigi alguses võib tekkida kohutav isu projektidega iga päev edasi tormata, teeb reaalne elu korrektuure. Kui pikalt saad tegelikkuses oluliste asjadega tegeleda iga päev? Tund? Paar? Arvesta sellega, et igapäevane elu toob kaasa ka ootamatusi ning kui saad oluliste asjadega tegeleda poole ajast, siis on kõik hästi. Tegelikkus seab teisegi piirangu – järelikult saad korraga tegeleda vaid ühe-kahe olulise projektiga. Kui ootamatused jäävad tulemata, siis saad ju tempot tõsta ning asju ellu viia plaanitust kiiremini.

Kui paned paika sellised nädalased „sööstud“, siis näed paremini ka oma tegevuste tagajärgi ning saad väliste asjaolude muutumisel kiirelt oma kurssi korrigeerida, et siiski jõuda märtsi lõpuks soovitud tulemusteni.

Järgmine suurem vahefiniš tulebki märtsi lõpus, kui vaatada, kuidas on läinud, ning planeerid järgmised kolm kuud, et asuda edasi liikuma uute väikeste, ent oluliste projektide elluviimisel ning teha jaanipäeval uus vahekokkuvõte.

Seega, palun võta nüüd paber ja pliiats või ava arvutis tekstifail ning pane kirja, kus suunas liigud, milleni tahad jõuda järgmise aasta lõpuks ning kuhu punkti sel teel jõuad märtsi lõpus ja planeeri sellest tulenevalt uue aasta esimene täisnädal. Palun tee seda kohe, sest see on liiga oluline, et seda edasi lükata.

„Kes on süüdi? Peame teadma, miks see juhtus!“

/0 Comments/in , , ,

Kui sageli avastad end kesk nõiajahti? Millest see on tingitud? Mida pihta hakata? Mul on taas hea meel avaldada külalisblogija, suurepärase coachi ja koolitaja Raimo Ülavere kolumn, milles ta käsitleb just seda teemat talle omase põhjalikkuse, hea inimestetundmise ning suurepärase stiiliga.

„Miks see juhtus?“ Koosolekuruumis võtab maad vaikus. Ühel inimesel kukub kogemata maha pastakas. Hääl kõlab, nagu oleks maha kukkunud vähemalt 10 tonnine raudbetoonkamakas. Ja siis… Vaikus. „Miks see juhtus?“ küsib ülemus veelkord nõudlikult. „Me tahame ju, et see ei korduks, seepärast peame teadma, miks see juhtus.“ lisab ta.  Tasapisi inimeste suud avanevad ning koosoleku lõpuks ollakse jõutud sinna, kuhu alati. Süüdlane on leitud, verbaalselt kõigi ees risti löödud. Ja probleem on endiselt lahendamata …

Eelnev on fiktsioon, ent olen päris veendunud, et samal moel või väikeste nüanssidega toimunud koosolekul-kohtumisel on meil kõigil olnud „õnn“ viibida. Kuidas aga siis jõuda olukorrani, kus probleem saaks lahenduse ning ka inimesed oleks jätkuvalt motiveeritud leidma ning katsetama  ise lahendusi.

  1. Alusta mistahes probleemiga tegelemisel küsimustest: kuidas me tahame, et asjad on? Milline on olukord siis, kui asjad on korras?
  2. Tee kolleegidega kiire analüüs hetkeseisust (NB! Mitte minevikust!): asjade seis on praegu selline – mis on katki? Mis vajaks parandamist?
  3. Leia võimalikud lahendused: mida peaksime tegema, et jõuda olukorrani, mida punkti 1. juures kirjeldasime? Ja mida peaksime tegema, et probleemi tekkimise tõenäosus oleks edaspidi võimalikult väike, kas saame luua mingi garantiisüsteemi – kui juhtub nii, siis teeme nii jne.
  4. Kokkulepe ehk mida siis päriselt teeme: tegevused, kes teeb, mis ajaks jne.

Sarnane vestluse struktuur kehtib edukalt mistahes probleemi-vajaduse puhul – olgu selleks hiigelkontserni äriplaan, asutuse eelarve või perele diivani soetamine. Ja see kehtib ka kuitahes pika või lühikese vestluse korral. Loomulikult peab üks pooltest olema vestluse vedaja, eeldatavalt juht.

Kuidas selline vestluse struktuur on tulemuslikum, kui tavapärane alustamine „miks“ ja „kes tegi“ küsimustega? Sa saad seda, mida tahad. Kui eesmärgiks on sõnastatud lahendus („kuidas me tahame, et asjad on?“), siis lähtuvad ka tegevused-võimalused juba alateadlikult sellest, kas nad aitavad lahenduse poole liikuda. Kui ei, siis pole mõtet nendega tegeleda. Kui me hakkame aga probleemi lahendama küsimusega – „miks juhtus?“, siis jõuame reeglina varem või hiljem teemani – „kes tegi?“. See on aga sootuks teine teema.

Esmapilgul tundub tegelikult „miks?“ küsimine ju kõik loogiline – jama on juhtunud, seega tuleb sellest õppimiseks uurida kohe välja, miks see juhtus ja siis teha järeldused ning vastavad muutused. Loogiline ja ratsionaalne? Absoluutselt. Paraku pole aga inimene, tema käitumine ja otsused ratsionaalsed (ehkki loomulikult meeldib meile mõelda vastupidisest).

Ja esimene reaktsioon „miks?“ küsimuse peale on kaitse – mind rünnatakse, otsitakse süüdlast, nõutakse aru. Kaitse tähendab aga ka seda, et ma ei aita leida lahendust, ma ei võta ka päriselt vastutust ning ma loobun tulevikus katsetest algatada, proovida, leida uusi lahendusi. „Ütle, mida ma pean tegema,“ on siis edaspidi minu ainukene sõnum juhile. Ning juht leiab ennast varsti kurtvat kolleegile või oma ülemusele – nad ei võta vastutust.

Juhi puhul ei tähenda vastutamine piitsa ja prääniku jagamist, vastutamine tähendab probleemi lahendamist sellisel moel, et see ei korduks ning et see ei pärsiks ka inimeste initsiatiivi ja algatusvõimet ning võimet tegutseda.

Kuidas aga saab inimene talitseda süüdlast otsivat juhti, kuidas juhtida teda otsima lahendusi, mitte süüdlasi? See tähendab eelkõige juhile ülekantud mõttes peegli näitamist – „kui me otsime süüdlasi, siis me ei jõua lahenduseni“. Kuidas seda teha? Oleneb juhist, inimesest, olukorrast. Anna nõu, kuidas sina seda teeksid?

PS: Loe kindlasti ka Raimo Ülavere raamatut “Tagasi mängu“. Kui kahtled, uuri lähemalt, miks seda soovitan 🙂

Kolm sammu unistuste kuristiku ületamiseks

/0 Comments/in , , , ,

Kui sageli tunned, et Sinu unistuste ja igapäevategevuste vahel haigutab kuristik, mille ületamine näib olevat võimatu? Kuidas hakata ehitama silda üle selle kuristiku?

Avastasin hiljaaegu, et silda aitavad ehitada kolm lihtsat töövahendit, mille kasutamiseks vajad tavalist kaustikut.

1. töövahend – nädala päevik.
Kirjuta igal nädalal lühilausetega, mis juhtus sel nädalal head, mille poolest jääb see nädal sinu isiklikku ajalukku.

Olen võtnud veidi enam kui aasta igal nädalal kümmekond minutit, et need väikesed võidud kirja panna. See aitab mul välja sõeluda olulised asjad ning edaspidi neile rohkem tähelepanu pöörata.

Kui hiljem tahad mööduvale aastale tagasi vaadata, siis mahuvad olulised asjad 4-5 leheküljele ning ülevaade on mõne hetkega olemas, et otsustada, mida järgmisel aastal teisiti teha.

2. töövahend – unistuste päevik.
Hiljuti võtsin kasutusele veel teisigi töövahendi, milleks on unistuste päevik. Lugesin Matthew Kelly raamatut „The Dream Manager“ ning selles soovitab ta hakata oma unistusi üles kirjutama ning neid teistega jagada selle asemel, et juhuslikel kohtumistel nendega tühijuttu ehk small talk’i ajada.

Olen märganud, et kui panna oma unistused kirja, siis see juhib alateadlikult meid nende täitmise suunas. Mul on palju lihtsam otsustada, mis on tähtis ja mis mitte, mis viib mind unistuste täitmisele lähemale ja mis mitte.

Kirjutan oma unistused samasse vihikusse kui nädala kokkuvõttedki, aga avan vihiku unistamiseks teiselt poolt. Unistan sama korrapäraselt kui panen möödunud nädalatki kirja, täpselt kord nädalas. Unistusi kirjutan tavaliselt 10-15 minutit, vahetult pärast eelmise nädala võidukate hetkede salvestamist.

3. töövahend – märkmik.
Kord nädalas loen oma unistusi ning sirvin eelmise nädala saavutusi ja seejärel planeerin järgmise nädala. Igasse päeva püüan kavandada kasvõi natuke mõnda tegevust, mis aitab mind viia unistuste täitumisele lähemale. Olen juba praegu märganud, et selle tulemusena pakub elu palju rohkem rõõmu ja rahulolu.

Teoreetiliselt peaksid mu vihikus ühel hetkel minevik ja tulevik ehk reaalsus ja unistused kohtuma. Sisu poolelt pole seda niipea oodata, aga juba paari kuu pärast saab praegune kaustik täis – jõuan seisu, kus vasakpoolsel lehel on nädalapäevik ning parempoolsel unistused. Siis on hea üle vaadata, kuidas elasin ja millest unistasin ning alustada uut samasugust kaustikut, et elada selle abil juba rohkem unistustele täitumisele lähenevat elu.

Loodan, et iga sellise kaustikuga ehitan silda igapäevaelu ja unistuste vahel edasi, kuni see vahemaa kahaneb pea olematuks. Õnneks unistuste ja igapäevaelu lahutav kuristik ei kao kunagi, sest meie unistused liiguvad alati kiirelt ja ootamatult edasi. Aga sellisel moel oma edusammude ja tulevikuootuste kaardistamine aitab hoida sihti ning liikuda kindlalt edasi õiges suunas.

Tormav sant ja veniv terve

/1 Comment/in , ,

Nii kiiret aasta lõppu pole mul juba jupp aega olnud. Masu on möödas (või on see alles nn kruusi kõrv, mis viitab olukorra paranemisele?) ning tööd tuleb uksest ja aknast. Hea, et on palju tööd, ning halb, et kiirustades teen vigu.

Kirjutasin näiteks eelmisel nädalal ühe ettevõtte juhile Katrinile ning tervitusreal kõnetasin teda Ingridina. Mul pole aimugi, kust ma selle Ingridi võtsin! Mul pole praegu vist ühtegi sellenimelist klienti… Õnneks asub Katrinil huumorisoon õiges kohas ja ta vastas mulle, kõnetades mind Peetrina ning oma nimeks kirjutas e-kirja alla Leili.

Järgmine juhtum. Koolitasin Nordea panga inimesi ning lifti sisenedes nägin suvel mu koolitusel osalenud keskastme juhti, kes minu teada lubas mind soovitada ühele advokaadifirmale. Loomulikult pärisin temalt, et kas ta tegi seda. Ei, ta ei teinud. Sest ta ei ole kunagi töötanud selles firmas, vaid hoopis keskpangas, kuhu ta lubas mind soovitada. Mis pagana keskpank?! Ma ei saanud millestki aru… Viis minutit hiljem mõistsin, et eksisin inimesega ning saatsin talle vabanduskirja.

Ja veel üks näide. Olin täiesti kindel, et koolitus algab kell pool kümme. Kohale saabudes selgus, et koolituse algus on planeeritud kella üheksale, kusjuures mu kalendris olid kellaajad õiged. Õnneks olin piisavalt vara kohal ja saime õigel ajal alustada.

Inimene on ses mõttes nagu iga teinegi masin – mida kiiremaks läheb tempo, seda enam esineb vigu. Asi on seda hullem, et tehnoloogia võimendab meie tegevust.

Microsofti asutaja Bill Gates on öelnud, et tehnoloogia aitab meil muutuda oluliselt efektiivsemaks, kui kasutame seda õigete asjade elluviimiseks, ning täpselt sama palju ebaefektiivsemaks, kui kasutame seda valede asjade jaoks. Vaata kasvõi seda, mis juhtub siis, kui inimesed saadavad nn reply-to-all vastuseid e-kirjadele, mille puhul piisaks ühele inimesele vastamiseks. Tulemuseks on lumepalliefekt.

Hakates päriselus ummisjalu tormama, ei suuda me jooksmist jätkata pärast köidikute ja jalaklambrite langemist nagu Forrest Gumpi filmis. Lendame lihtsalt ninali ning enda jalule ajamine muutub üha keerulisemaks.

Kuigi näiliselt tegutseme meeletu tempoga, muudavad vead meid oluliselt ebaefektiivsemaks, sest vigu tuleb hakata parandama. Mida enam kiirustame, seda rohkem tuleb korda seadmist nõudvaid vigu ning mida rohkem neid parandame kiirustades, seda enam teeme uusi vigu. Tulemuseks on ahelreaktsioon, mis meenutab bussi peale jooksvat santi, kelle liikumisvõime halveneb seda rohkem, mida rohkem ta pingutab. Varem või hiljem lõppeb see kollapsiga.

Kõige hullem on see, et me ei suuda kiirustamisest piisavalt õppida. Tormamise ainus pluss on see, et eredamatel hetkedel suudame kiirelt välja sõeluda kõige olulisemad tegevused, sest kõikideks asjadeks puudub lihtsalt aeg ning seetõttu peame valima, millega tegeleda ja millega mitte (omaette ooper on see, kui asjatundlikud valijad me kaugemat tulevikku arvesse võttes oleme).

Miks me ei suuda seda kiiret valiku tegemist ja ainult olulistele tegevustele pühendumist õppida rahulikumate aegade jaoks? Siis suudaksime ju rahulikus tempos liikudes teha ainult olulisi asju siira ja südamest tuleva pühendumusega ning ebaolulise jätta kõrvale.

Praegu õpingi seda – jälgin end kiirustamise kõrvalt ning märgin üles, milliseid asju valin. Siis on hiljem hea oma tegevust analüüsida ning edaspidi tegutseda aeglaselt, valides tegevusi väga hoolikalt. Loodetavasti teeb see tulevikus aega juurde ning saan senisest enam keskenduda tõeliselt olulistele asjadele. Tegelikult mulle ju meeldib elada veniva tervena: mõnusalt, laisalt ja aeglaselt. Ja arukalt.

Milliseid apse Sina oled teinud kiirustades?
Ja kuidas pärast klaarisid neid? Ning mida õppisid?

Olen tänulik, kui jagad oma kogemusi ja õppetunde teistega.

Töötame või teeme tööd?

/0 Comments/in , , , ,

Ameeriklased võtsid esimesena kasutusele väljendi „raha tegema“, enamik eurooplasi töötab ning ühena vähestest meie, eestlased, teeme tööd.

Kas tuleb tuttav ette tunne, et teed ja teed tööd, aga seda tuleb aina juurde?

Loomulikult, sest me ju teeme tööd (juurde). Eesmärk võiks siiski olla töötada, et teha midagi valmis ning ennast teostada või halvemal juhul lihtsalt teha raha.

Jätame Ameerika praegu kõrvale, sest viimase finantsvõimenduse pöörasusest alles toibume – näib, et raha tegemisel jooksevad siiski konkreetsed piirid. Väga sageli toibume eht-eestlaslikul moel, tööd tehes. (Kas sel juhul on tegemist tööteraapiaga?)

Vaatame selle asemel Vahemere äärde, kus hoolimata manana- ehk homme-jõuab suhtumisest on tootlikkus sageli suurem kui meil – inimesed töötavad ajaliselt vähem, aga imetabasel moel tunnevad end hästi ja tulevad eluga toime. Või vaatame põhjanaabreid, kus inimesed teevad vähem ületunde, kuid taas annab tootlikkus Eesti omale silmad ette.

Põhjanaabreid ning Lõuna-Euroopa kultuure ühendab see, et inimesed töötavad kindla sihiga: suurendada töö viljakust ning vähendada pikema aja jooksul töö hulka. Kui võtame ette mõne töö, siis võiks sel olla kindel siht: jõuda tulemuseni, mis võimaldab meil hetkeks aja maha võtta ning nautida elu, olla hetke rahulikult enne, kui asume uute tegemiste juurde.

Kas Eestis saaks ka nii elada?

Loomulikult! Selleni jõudmiseks tasub teha nelja asja.

Esiteks paika panna selge siht, kus suunas liigume. Vastasel juhul rabeleme sihitult siia-sinna, tegeleme pealtnäha oluliste asjadega, ent tegelikult tühja-tähjaga, kuigi endale tundub, et küll on palju tööd.

Teiseks võta õppus kaasaegse juhtimisteooria loojate hulka kuuluva Peter Druckeri soovitustest. Küsi iga töö puhul, kas seda üldse on vaja teha, mis muutub maailmas pärast selle töö lõpetamist paremaks. Kui midagi ei muutu, siis pole ju mõtet seda tööd teha.

Kolmandaks keskendu nendele tegevustele, mida ainult sina saad teha. Millised on asjad, mis tulevad sinul kõige paremini välja? Tee neid ning ülejäänud asjad delegeeri neile, kel tulevad omakorda need kõige paremini välja.

Neljandaks ole tegutsedes võimalikult efektiivne ning visualiseeri tulemus. Kui töö tulemuseks on järjekordne kuhi uusi töid tootvaid ülesandeid sulle ja teistele, siis kas seda asja ikkagi tasub teha? Kui tulemus viib meid edasi ning aitab paremini elada, on tööl mõte sees.

Üha enam püüan juhinduda nn 50/30/20 printsiibist. Proovi vähemalt töötada pool ajast asjadega, mis on olulised paari-kolme aasta perspektiivis ning 30% ajast, mis on tähtsad järgmise kolme kuu seisukohast. Sel juhul jõuame ühel hetkel selleni, kui viiendik ajast läheb tulekahjude kustutamiseks ja töö tegemiseks.

Unistan päevast, kui saame eurooplasteks ning suudame hoolimata 700aastase orjapõlve taagast taas suurema osa tööajast töötada, mitte orja kombel tööd teha