Ajajuhtimise hea tava aitab aega ja raha oluliselt säästa

Kui ettevõte jõuab kokkuleppele ajajuhtimise heas tavas, siis see muudab organisatsiooni efektiivsemaks, äriprotsessi sujuvamaks ning võtab pingeid maha.

Kas kujutad ette organisatsiooni, kus enne nõupidamisi on osalejad alati teinud eeltöö, nõupidamised lepitakse kokku tavaliselt nädalajagu ette, koosolekul pühendatakse suurem osa ajast asjakohasele arutelule päevateemadest kõrvale kaldumata ning viis minutit pärast nõupidamise lõppu saavad osalejad selle memo, milles kirjas, mida iga osaleja peab järgmiseks tegema, et protsess edasi liiguks? Kui sageli juhtub nii sinu meeskonnas?

Nõupidamine on väga kallis töövahend. Kümne osalejaga tunnine koosolek maksab sõltuvalt osalejate palgatasemest 1500-5000 krooni, kui arvestada ainult otsest palgakulu. Juhul, kui tegemist on inimestega, kelle töö eest esitame kliendile arve, näiteks 700 krooni tunnist, siis on tegelik kulu suurem, 7000 krooni ringis. Järelikult oleks igati arukas koosolekuid läbi viia nii tõhusalt kui võimalik, aga selleks tuleb teha eeltööd, olla nõupidamisel efektiivne ning tagada nõupidamisele järgnev sujuv kommunikatsioon.

Mis juhtuks, kui meil oleks ühine kokkulepe, mis paneks selle kõik paika? Lepime kokku, et koosoleku kutses on selgelt kirjas nõupidamise eesmärk ning eeltöö, mida osaleja peab enne kohtumist tegema. Samuti on kutsele lisatud kõik dokumendid, mida on vaja nõupidamise ettevalmistuseks. Ja paar päeva enne nõupidamist annavad inimesed kiirelt teada, kuidas läheb kohtumiseks ettevalmistus.

Koosolekule saabuvad kõik osalejad täpselt ning me ei pea ootama hilinejate järel ega kulutama aega nende briifimiseks. Osalejad lülitavad nõupidamise ajaks telefonid välja ning keskenduvad arutlusele kogu tähelepanuga. Päevakorrast peame kinni minuti-paari täpsusega, juht innustab osalejaid ning hoiab koosolekut selle raamides ning koosoleku lõpuks vormub protokoll, mis paneb paika, mida ja kuidas teeme edasi.

Pärast koosolekut on osalejatel nende edasised ülesanded selged, nagu on klaar ka see, millal ja millistel teemadel toimub järgmine koosolek. Oleks ju mõnus?

Või võtame meeskonna töötajate aja ühise planeerimise. Kujuta hetkeks ette, mis saaks, kui kõik su meeskonna liikmed jagaksid oma kalendrit teistega. Kogu tiim planeeriks oma kalendri kaks nädalat ette nii, et igasse päeva jääb paar-kolm tundi erakorralisteks ja ootamatuteks töödeks. Ning kogu meeskonnal on kokku lepitud, et nõupidamised toimuvad näiteks teisipäeva ja neljapäeva pärastlõunasel ajal. Saaksime ju lihtsamalt hakkama?

Seejärel paneksime paika reageerimiskiiruse nii sise- kui ka välissuhtluses. Lepime kokku, et kui helistatakse mobiiltelefonile hetkel, kui me ei saa vastata, siis helistame tagasi. E-kirjadel hoiame pilku peal kord tunnis, kuid neile vastame kord või paar päevas, et säästa tegevusi rühmitades aega. Ning kõik inimesed teavad, et kui saame e-kirja, siis vastame sellele hiljemalt ühe tööpäeva jooksul.

Teeme ühe sammu veel edasi: kui palju see annaks juurde, kui teaksime, millised tööd kedagi ees ootavad? Igaühe tööde nimestikku saavad vaadata kõik meeskonna liikmed, et saaksime vajadusel küsida hetkel vähem koormatud inimestelt abi. Samuti koguksime kõik üldisemad probleemid ja arendusideed ühisesse virtuaalsesse salve… Ning kord kuus vaataksime ideed üle, et neist parimad kiirelt ja otsusekindlalt ellu viia.

Kui töökoorem muutub liiga rängaks ja teame, et me ei suuda parimagi tahtmise korral tööd tähtajaks lõpetada, siis anname sellest teistele nii ruttu teada kui võimalik. Ja seejärel otsustame, kas skoopi kärpida, jagada tööd kolleegidega või tähtaega edasi lükata, et saaksime aru, millal ja millises mahus tegelikult saame tööga ühele poole.

Ja kui veel paneks e-kirjadele korrektsed pealkirjad, näiteks „Infoks: klient meie tööga rahul“ või „Tegemiseks: Koosta ja saada kliendile pakkumine“ või „Vajan otsust: kui suure krediidi kehtestame kuldklientidele?“ Kui palju see kiirendaks meie tööd?

Näib idealistlikuna ning liiga ilusana, et olla tõsi? Mitme ettevõtte ja organisatsiooniga oleme ajurünnaku käigus pannud kõik sellised omavahelised kokkulepped paika leheküljelises dokumendis, millel nimeks „Ajajuhtimise hea tava“. Ülaltoodud mõtted on pärit erinevatelt ettevõtetelt, kuid neid kõiki ühendavad paar joont: pärast seda, kui inimesed ise on moderaatori kaasabil tuvastanud oma meeskonna ajajuhtimisprobleemid ning leidnud ühised lahendused nende ületamiseks, on meeskond muutunud kuni viiendiku efektiivsemaks ning äriprotsess oluliselt sujuvamaks, sest inimesed saavad asjadest sama moodi aru ning ootamatuste ja „äkkrünnakute“ hulk on vähenenud. Ning sellises meeskonnas inimestel ka rahulikum, pingevabam ja meeldivam töötada ning see suurendab töötajate motivatsiooni.

Seega, kui tahad protsessi kiirendada, kaasa inimesi ja loo kokkulepe. Ning hakka selle loomist planeerima juba täna.

Kes palju teeb, see palju jõuab – kas ikka on nii?

Allpool Aruka ajajuhtimise blogi esimese külalisblogija konsultandi ja koolitaja Indrek Maripuu kommentaar, mida soovitan lugeda.

Kes palju teeb, see palju jõuab – kas te seda vanasõna ei ole kuulnud? Just nii küsiti minult viimasel koolitusel – koolitasin Eestimaa ühe linnaasutuste juhte. Küsimus tuli minu väite peale, et aktiivsus on laiskuse erivorm. Sisuliselt puhkes peaaegu torm – põhiline vastuargument oligi see alguses tsiteeritud vanasõna. Et kas ma seda siis ei tea?

Minu mõttekäigu põhjuseks on nähtus mida mina olen hakanud kutsuma riidekapi efektiks. Riidekapi efekti teame me kõik – kui kapp saab kodus riideid täis ja kõik tundub vajalik, siis me ostame uue, senisest suurema kapi. Mis sellega juhtub? Õige, saab üsna kiirelt ka täis. Ajaga on täpselt samamoodi – kui sa pidevalt ei jõua oma ülesandeid kaheksa tunniga ära teha ja võtad kaks tundi juurde, siis varsti avastad, et ka kümne tunniga ei jõua. Põhjused on lihtsad – nii nagu me ei raatsi või ei julge oma riidekapis inventuuri teha ja ebavajalikke rõivaid näiteks taaskasutuskeskusesse viia, nii ei tee me ka oma ajakasutuses inventuuri ja ei hinda oma tegevuste kooskõla enda eesmärkidega. Ja seetõttu teeme palju ballasttegevusi, mis meie eesmärkide saavutamisele ei oma mingit mõju. Nii ongi aktiivsus saanud laiskuse erivormiks: aktiivsus = laisk mõtlemine + läbimõtlematu tegutsemine.

Kui siia lisada meie ühiskonna moehaigus – kohustus olla hõivatud, siis ongi veel suurem probleem käes. Kurvakstegevalt sageli ei vaevu me enda tegevusi analüüsima ning lihtsalt teeme ja teeme, sest – „tööd on nii palju”. Tim Ferris soovitab neil, kes kaheksa tunniga töid tehtud ei saa tööaega VÄHENDADA. Sest see lihtsalt sunnib oma töid kriitiliselt üle vaatama.

Kui sa oled organisatsiooni juht, siis selleks, et vabastada oma töötajates tõeline „power” lase nad lahti kohustusest olla hõivatud – oluline ei ole kontrollida mitte kohalolekut, vaid püstitatud eesmärkide ja ülesannete täitmist. Anna ülesanne ja lase töötajal endal valida tööaeg, -koht ja -meetodid. Ainult nii saad töötajad täielikult pühenduma ettevõtte eesmärkide saavutamisele. Vastupidisel juhul saad suure hulga töötajate loovust ja efektiivsust pärssivaid tagumiktunde, mis sisustatakse ajatapjatega nagu kohvitass ja paberipeotäis või MSN ja suhtlusportaal. Kõlab lihtsalt, aga praktikas kipume ikka arvama et kui silma alt ära, siis viilib.

Harvard Business Review toimetaja Thomas Stewart soovitab kontrollist vabanemiseks ettevõtetel oma strateegia planeerimise käigus lisaks missioonile (ingl.k. mission statement) sõnastada ka vabadused (ingl.k. permission statement). Ta leiab, et tänastes, järjest enam detsentraliseeritud organisatsioonides, on vaja selgelt sõnastada just töötajate otsustusvabadused ettevõtte põhiväärtustena.

Head halvad ajad

Kui sa pole oma eesmärke ja nende saavutamiseks mõeldud tegevusi praeguses surutises kibekiiresti läbi vaadanud, siis praegu on selleks viimane hetk.

Oled sa nüüd, majanduslanguse ajal, vaadanud eesmärke, mis püstitasid headel aegadel, nii aasta-poolteist tagasi? Kas need eesmärgid on siiani realistlikud? Vaevalt. Järelikult tuleb teha uus tehing enda ja teistega, et halvad ajad võimalikult hästi üle elada ning mõistlikult valmistuda järgmiseks tõusuks.

Kui vaatad eesmärke üle, arvesta soovitustega, mida ärikirjanik, tippblogija ja turundusguru Seth Godin jagas alustavatele ettevõtetele veebikeskkonnale mashable.com antud intervjuus.

Esimesena kuulutab Godin: „Languse ajal on sul palju vähem konkurente.“ Ja see on ju hea – mitmed sinu kibedad konkurendid, kelle äri pole piisavalt läbi kaalutud, peavad poe kinni panema. Ja see suurendab oluliselt sinu võiduvõimalusi, kui suudad arukalt tegutsedes äri jätkata ning tasahilju arendada.

Järgmisena soovitab Godin keskenduda väärtuse loomisele, mitte raha teenimisele ja inimeste palkamisele. Kriisi aegadel on vaid üks ellujäämise strateegia: muuda end nii asendamatuks kui võimalik. Sest sel juhul säilitad kliendid ning saad neid juurdegi.

Enda asendamatuse suurendamisel on kolm asja, mida peame tegema. Esimene kõlab Eesti lõppematus innovatsiooniihalushümni refräänis suisa luitununa: eristu ja kerki seeläbi esile. Uuri, mis eristab sind konkurentidest, mille poolest oled või suudad neist olla mäekõrguselt üle. Ning keskendu sellele ainulaadsele, mis on sinu konkurentsieeliseks.

Sellest ainuüksi ei piisa. Sa pead olema ka usaldusväärne. Vastasel juhul sa paistad küll silma ning pakud asendamatuid teenuseid või tooteid, aga kui need 100protsendilise kindlusega kliendini ei jõua, siis pole vahet, kas oled teistest erinev või mitte.

Kolmandaks pead oma valdkonda tundma väga hästi. Kui eristud ning oled usaldusväärne, aga teadmisi-oskusi napib, siis pole lugu kiita.

Vaata Eesti edukaid ettevõtteid, näiteks Regiot. Nad kuuluvad maailma parimate hulka üsna kitsas valdkonnas, eristudes konkurentidest valdkonna täpse piiritlemise, usaldusväärsuse ja asjatundlikkuse poolest.

Eristumiseks soovitab Godin inimeste palkamisel valida neid hoolikamalt kui kunagi varem. Seda enam, et tööjõu nappuse ajad on selleks korraks möödumas. Küll ja veel on ettevõtteid, mis palkasid viimase majanduskasvu ajal kümneid ning nüüd vallandavad neist pooled. Tegemist on puhtalt ettevõtja veaga, kes hindas oma tööjõuvajadust jõhkralt üle.

Praegu palgates keskendu asendamatule: võta tööle asendamatuid inimesi, kes aitavad su ettevõttel muuta asendamatuks. Kuna mõned ettevõtted lõpetavad töö ja mõned lasevad lühinägelikult oma asendamatud inimesed lahti, siis on neid praegu rohkem saada kui varem.

Godini järgmine soovitus: väike (ja nutikas) on ilusam kui kunagi varem. Ärimaailma koljatitel on praegu suured probleemid, pea iga nädal loeme uudistest tuhandete inimeste koondamisest. Väikesed tegijad, Godin toob siinkohal näiteks mikroblogiteenuse pakkuja Twitteri, elavad suurtega võrreldes hästi, kuigi neis töötab käputäis inimesi. Võime ka lähemale vaadata: Tartu mobiilsete sisuteenuste platvormi pakkuv väikefirma Mobi tunneb end päris hästi, vähemalt nende m-sisuteenuste loomise portaal Fortumo.com ei näita mingeid depressiooni märke. Hiljuti teatasid nad laienemisest Tšehhi ja Malaisiasse.

Järgmine halbade aegade hea uudis: sinu tegevuskulud vähenevad. Loomulikult on praeguseks ilmselt vähenenud ka tulud ja tänavu vähenevad veel, kuid samas maksad rendipinna, tööjõu ja tehnoloogia eest varasemast vähem. Ja see aitab sul vee peal püsida. Arvesta ka seda eesmärkide läbikaalumisel.

Seo eesmärkidega konkreetsed tegevused

Inglismaal on ühe Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit raidkiri: „Visioon konkreetse tööta on unelm. Konkreetne töö visioonita on orjus. Konkreetne ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Kui oled eesmärgid uues valguses üle vaadanud ja partnerite-töökaaslastega läbi arutanud, siis vaata üle ka enda ja oma ettevõtte tegevuskava, et olla kindel – eesmärgid ei jää vaid unistuseks, vaid te viite need koos ellu. Kui 80 protsenti sinu ja su meeskonna tegevustest peegeldavad eesmärke, siis võid olla üsna kindel, et jõuad sihile.

Käi läbi eesmärkide saavutamiseks vajalikud tegevused samm-sammult, alates üldisemast lõpetades iga konkreetsete asjadega ning hoolitse selle eest, et sina ja teisedki panevad need tegevused kalendrisse kirja. Uuringud näitavad, et kui konkreetne tegevus on kalendris kirjas, siis saab see neli korda tõenäolisemalt ka päriselt tehtud.

Seepärast sõnasta eesmärgi täitmiseks vajalikud projektid ja pane kirja, millal keegi viib mingi projekti läbi. Sinu juhitavate projektide puhul koosta üksikasjalik tegevuskava, sea tegevustele tähtajad ja hoolitse selle eest, et suudad ka graafikus püsida.

Kuna majandusolud muutuvad praegu kiiresti, on mõistlik võtta kord-paar kuus kolme-neli tundi, et eesmärgid üle vaadata ning neid ja tegevuskava kohendada kiiresti muutuvatele oludele vastavaks. Kiire reageerimine on praegu olulisem kui varem.

Sellisel moel saad enda ja teistega sõlmida uue tehingu, mis aitab rasked ajad üle elada ning valmistuda järgmiseks tõusuks. Ühes võime olla üsna kindlad: tulemata järgmine „kuldne ajastu“ ei jää, lahtine on ainult see, millal hakkame taas ülesmäge rühkima.

"Pankrot" ja majanduskriis

Praeguses kaootilises majandusseisus on olulisem kui kunagi varem säilitada kaine arvestus ja range distsipliin, et vähendada majanduskriisi põhjustet kahju ning olla valmis järjekordseteks ootamatuteks halbadeks uudisteks. Samal ajal peame säilitama terve mõistuse, et vältida arvestuse ja distsipliiniga liialdamist.

Laenasin osa kommentaari pealkirjast legendaarsest Propelleri laulust, mille Urmas Alenderi kirjutet tekst algab fraasiga: „Aeg on raha, aga raha mul ei ole, aega on, kuid alati jääb väheks.” Kuigi tekst räägib hoopis muust kui praegusest majandusolukorrast, tuletab see paadunud alkohoolikust pajatav laulurida praegust majanduspohmelli meelde üsna valusalt.

Üha enam tunneme praeguse rapsimise ja rabelemise käigus, et energiast jääb vajaka. Füüsikatunnis õppisime, et peale energia hulga iseloomustab energiat ka selle kvaliteet. Seda kvaliteeti iseloomustavat suurust kutsutakse entroopiaks. Mida väiksem on energia kvaliteet, seda suurem on entroopia. Teine termodünaamika seadus ütlebki, et energia liigub pidevalt üha vähem kontsentreeritud oleku poole ja entroopia kasvab, mida iganes me ka ei teeks.

See seadus kehtib ka majanduses – kuigi meile vahel tundub, et oleme järjekordselt majandustõusu harjal ning elu on parem kui kunagi varem, suureneb tegelikult korrastamatus. Seega iga järgmine majanduslangus toob kaasa üha ootamatumaid tagajärgi, mille kõrvaldamiseks tuleb kasutada üha suuremat energiat, kuid pikas perspektiivis see meid entroopia kasvust ei päästa.

Kuidas säilitada tervet mõistust selles ettemääratud sündmuste ahelas?

Esimese asjana tuleks alustada iseendast, vaadata sissepoole ning suurendada korda enda sees, hoidudes samas liialdustest. Võta rahulikult aega ja pane paika oma järgmise aasta realistlikud eesmärgid. Seejärel joonista eesmärkide täitmiseks vajalikud tegevused oma kalendrisse, jättes umbes kolmandiku kuni poole jagu ruumi ootamatustele – keskkond meie ümber on endiselt ebastabiilne ning üllatab meid kindlasti.

Järgmisel aastal tegelemegi peamiselt kahe asjaga: hoiame tehtud plaanidest kinni ja liigume iga päev jonnaka kindlusega meie eesmärkide täitmise poole ning samas tuleme toime oluliste ootamatustega.

Selle teekonna õnnestumiseks on kolm võimalust. Esimene neist on kõige realistlikum: peame olema efektiivsemad. Seega võiks esimese asjana vaadata üle oma igapäevased tegevused ja harjumused ning küsida: mida saan teha senisest tõhusamalt ja ajasäästlikumalt. Teine on keerulisem: vaatame üle endale võetud kohustused ning loobume neist asjadest, millele me ei suuda pühenduda täielikult. See on keeruline ülesanne, kuid aitab teravustada meie fookust.

Kolmas on kõige tüütum: võib-olla tõesti meil ei jää üle muud kui teha kauem aega tööd. Kuid erinevalt eelmisest kahest pole see meetod pikema aja jooksul jätkusuutlik, sest võtab meilt liiga palju energiat.

Efektiivse süsteemi loomise motiivid on praegu selgemad kui kunagi varem. Kõige paremini on sõnastanud selle süsteemi eesmärgi Tom Robbins: “Tõelise stabiilsuse tulemuseks on olukord, kus eeldatav kord ja eeldatav korralagedus on tasakaalus. Tõeliselt stabiilne süsteem ootab ootamatut, on valmis katkestusteks ja ootab muutumist.”

Kui meil on olemas selline süsteem, siis tuleme praegusest kriisist välja ning valmistume võimalikult edukalt järgmiseks tõusuks. Kui ei, siis võib meil minna Propelleri laulu lõpus kirjeldatud moel: „Kraabi enda poole küüntega ja palu, et su jumal sind ei jätaks maha. Ära unusta ka oma hingevalu, kuni lõpuks jõuad kõrge plangu taha. Nagu minagi, ent põhjus on sul teine, kaine arvestus ja range distsipliin. Keisri pidusöök ja sandi õhtueine ühes lauas üles lähvad siin.” Kui mitte käesolevas majanduslanguses, aga järgmises üsna kindlasti.

Kommentaar ilmus Ärilehes 3. detsembril ning on taasavaldatud Eesti Päevalehe loal.

Majanduskaamos – loomulikult, sest on sügis

Avaldasin hiljuti Eesti Ekspressis järgmise kolumni:

“Raisk, kuidas ahistab!” karjud novembri alguse märga ja pimedasse õhtusse. Mõnus on nii karjuda, veel parem sel moel tunda. Samal ajal on paha, nii paha, ja hea, nii hea. Kaamos tekitab soomeugrilases samasuguse tunde nagu bluus Ameerika neegris või fado portugallases. Korraga on kurb ja rõõmus, halb ja hea, õnnetus ja õnn.

Tänavu on kaamos eriti hästi välja kukkunud, sest sellega käib kaasas majanduse tasahilju tuure koguv allakäik. Majanduses laiemas mõistes looduse pisikese osana on oma kevad, suvi, sügis, talv ja taas kevad.

Meie kliimavöötmes peaks inimene sügisel võtma asju rahulikumalt, sest suur suvine pingutus on jäänud selja taha. Sead end valmis talviseks vaikeluks ning mugid tasahilju sügisel salvedesse kogutud saaki. Puhkad ja valmistud talveunest ärkamiseks kevadel. Nagu ülejäänud looduski. Oleme küll lasknud end raha tagaajamisest rikkuda ning armastame talvel (kui see nõuab kõige enam energiat) rabeleda ning suvel (kui energiat laialt saadaval) puhata, aga see selleks.

Ka majanduses on saabunud sügis. Majandustõusu viljad võiksid olla salves ning järgmised paar-kolm aastat elame rahulikult külma ja kõleda talve üle, et seejärel alustada uut kasvu.

Isegi Armin Karu pole enam enda sõnul miljardär, kuigi lehepildil naeratab rõõmsalt. Vist saab aru, et sügis käes ja suvi möödas. Ju temalgi on talvevarud olemas. Nagu meilgi. Nüüd tuleb vaikselt ja rahulikult puhata ja kevadet oodata.

Läbi aegade on inimesed kasutanud pimedat aega, sügisest kevadeni õppimiseks. Sama tuleks ka majandussügisest majanduskevadeni teha. Siis tuleb me järgmise sügise saak kopsakam.

Aga selle peale mõtlemisest lihtsam on eht­eestlaslikult möödunud suve taga halada.

Nii külvavadki rahutust inimesed, kes miskipärast ei taha majanduse kui looduse osa loomuliku kuluga leppida. Tahaks ju suve tagasi – kus oli alles pidu, 42tolliseid telekaid ostsime iga kord, kui raha saime, ning uusi kortereid pappmajadesse ja põllule ning tuuritasime Kanaari saarte ja Egiptimaa vahet, majandust kasvatasime ohjeldamatult taevani… Miks pidu nii ruttu lõppes?

Oleks ju veel tahtnud!

Säärane mineviku möödumise üle halamine on soomeugri eluviisile ainuomane ning põhjustab nii magusalt masohhistlikku valu, et selle vastu ei saa mitte miski siin ilmas. “Raisk, kus ahistab, persse, kui halb on! Ja üha hullemaks läheb!” On ju mõnus, selline magusvalus ahastus? Isegi siis, kui oled talvepuhkusele minekuga sisimas juba leppinud.

Kolumn on taasavaldatud Eesti Ekspressi loal.