11 Outlooki nippi, mis aitavad paremini tegutseda

2011 võiks olla õppimise aasta. Meid ümbritsevad kümned tehnoloogilised abivahendid, mis võimaldavad oluliselt rohkemaga toime tulla. Jaanuaris jagan käputäie nippe, mida ise kasutan ning ja oma koolitustel ka teistega jagan.

Võtan esimesena ette Microsoft Outlooki kui kõige rohkem levinud ärisuhtlusvara. Suuremat osa neist võtetest saab kasutada nii Outlooki 2003, 2007 kui ka 2010 versiooniga. Toon ära ingliskeelse liidesega Outlooki nipid – loodan, et ehk maakeelse Outlooki kasutajad leiavad menüüd-valikud ise üles.

Praegu on selline plaan, et järgmisel nädalal kirjutan Google’i teenustest, ülejärgmisel Androidi nutitelefonist ning jaanuari viimasel nädalal vanast heast pabermärkmikust. Kui teil on mõtteid ja ideid või soovitusi, palun andke kommentaarides teada.

Minu Outlooki kasutamise 11 lemmiknippi:

1. Pane ideed kirja. Kui mul tuleb uus idee, siis lisan selle Outlooki uue tööülesande ehk task’ina. Selleks kirjutan selle meilivaates paremas servas olevale to-do bar’i reale või ülesandevaates reale Click here to add a new task. Kui sa to-do bar’i ei näe, siis vali View -> To-Do Bar -> Normal ja pane linnuke ette.

Sellisel moel saan kiiresti ideed kirja ega pea neid meeles hoidma, kui olen arvuti taga.

Ah jaa, kui kavatsen midagi kindlal päeval teha, siis kirjutan selle kavandatava päeva tööülesanderibale (Daily task list). Kui sa iga päeva all kalendrivaates ei näe tööülesanderiba, siis vali View -> Daily Task List -> Normal.

2. Võta kasutusele kategooriad. Kategooriate abil saab tegevuste nimekirja liigendada, et see ei muutuks liiga pikaks ega lohisevaks. Vali suvaline kiri, kalendrisündmus või tööülesanne ning leia menüüribalt neljast värvilisest ruudust moodustuv nupp Categorize. Sellele klõpsamisel lahti hüppavast menüüst võta All Categories ning sisesta sinu tööks sobivad kategooriad – olgu neiks näiteks erinevate projektide nimed või hoopis kohad, kus töötad (kontor, kodukontor, ladu, koosolek, kohtumine, telefonikõne, arvutitöö, internet). Sagedamini kasutatavatele kategooriatele määran ka kiirklõpsu, et ülesannete sorteerimisel hiljem aega kokku hoida.

Nüüd võtad ülesanded ja märgid igale neist sobiva kategooria. Ma ise kasutan tegutsemiskeskkonnal põhinevaid kategooriaid (töö, kodu, telefon, netipank, kesklinn, maakodu). Sel juhul saan hiljem avada vastava asukoha tegevuste nimestiku ning järjest tegutseda.

Erinevate projektide eristamiseks märgin ülesande ette sobiva lühendi, näiteks „Uue kursi“ müügitegevuste ees on alati lühend „UK M“. Kui kirjutan Outlooki tööülesannete filtrisse „UK M“, siis näitab arvuti ainult „Uue kursi“ müügitegevusi.

Ühe kategooria nimega „Projektid“ olen teinud suuremate ja olulisemate terviklike tegevuste ehk projektide jaoks. Selle abil olen loonud ülesannete vaates oma pooleliolevate suuremate tööde nimestiku: koolitus kliendiga x, coaching kliendiga y, turundus, „Uue kursi“ müük, „Uue kursi“ sisu… Selliseid pooleliolevaid suuremaid töid on mul paarkümmend.

Projektide nimekiri pakub abi tegemistest ülevaate saamisel. Kord nädalas võtan selle ette ja küsin endalt iga projekti puhul: „Milline on minu järgmine tegevus, et see oluline asi liiguks edasi eduka lõpptulemuse poole?“

3. Sea eesmärgid. Ühe kategooria olen oma eesmärkide jaoks – selles mul on kirjas viie tööülesandena kirjas viis olulist tänavust eesmärki. Iga ülesande sisusse olen pannud kirja, milline näeb olukord välja eesmärgi saavutamisel ning mõne puhul ka visandanud tegevuskava. Hoolitsen selle eest, et pärast eesmärgi sõnastamist lisaksin projektide kategooriasse hetkel saavutamisel oleva eesmärgi kõige olulisema projekti, et sellele leida nädalas piisavalt aega.

4. Märgi kalendrisse ajasahtlid. Kui küsiksin täieliku võhikuna, et palun ütle kolm-neli kõige olulisemat asja, mida sa teed, siis millised need oleksid? Minu puhul on nendeks inimeste koolitamine, koolituste ettevalmistus, „Uue kursi“ ühiselt asjade ärategemise koolituse ettevalmistus ning teiste koolituste müük ja oma isikubrändi arendamine.

Olen võtnud igaks selliseks tegevuseks kindla aja ning märkinud selle kalendrisse. Alati, kui võimalik, siis koolitan inimesi teisipäeviti, neljapäeviti ja reedeti, koolitusi valmistan ette esmaspäeviti, „Uue kursiga“ tegelen võimalusel kolmapäeviti ning koolitusi müün ja isikubrändi arendan teisipäeva hommikupoolikul kui koolitust pole.

Kui tegelen sarnaste tegevustega järjest, siis säästan aega.

5. Sea sisse korralik kaustasüsteem. Kasutan mitmendat aastat Sally McGhee loodud lihtsat kaustasüsteemi. See struktuur on sama nii Outlookis kui ka failikaustadel, et asjad oleksid loogiliselt samas kohas.

Esmalt jaguneb mu kaustasüsteem kaheks: praegu käimasolevate tegevuste materjalid ning ammuste tegevuste arhiiv, milles ka muud taustamaterjalid, mida ma hetkel eriti ei kasuta. Mõlema kausta alamkaustade struktuur on sama:

Kaustasüsteemi ülemine tase on eesmärk – igal eesmärgil on oma kaust. Selle alamkaustadeks on selle eesmärgi täitmiseks vajalike projektide kaustad. Näiteks see artikkel asub kaustas „Praegune töö -> Turundus (eesmärgikeeles: inimesed teavad, kes olen) -> Artiklid“. Kui ühel hetkel peaksin sihipärase kirjutamise lõpetama, tõstan selle samasse kohta arhiivikaustas.

6. Keera kellad-viled maha. Olen võtnud maha igasugused kõllid, ümbrikuikoonid ja paunad, mis annavad uue kirja saabumisest teada, sest need segavad keskendumast. Selle asemel, et arvutil lasta endale tempot dikteerida, käin ise korra tunni-paari tagant vaatamas, millised kirjad on tulnud. Kui keskendun rohkem, jõuan enam tehtud.

Märguannete maha keeramiseks Outlook 2007s Tools -> Options -> E-mail Options -> Advanced E-mail Options -> Puhasta kogu When new items arrive in my Inbox linnukestest. Outlook 2010 puhul File -> Options -> Mail -> Puhasta kogu Message arrival linnukestest.

Kui ootan mõnda kiiret e-kirja, siis seadistan ajutiselt Outlooki nii, et ta annab ekraani nurgas hetkeks kuvatava paunaga märku saabuvast e-kirjast.

Keera maha ka Skype’i ja Windows Live Messengeri märguanded – neid saad käia sama moodi aeg-ajalt uudistamas, et kas on uusi sõnumeid tulnud.

7. Loe e-kirju kord-paar päevas ja kategoriseeri. Viskan pilgu kirjakastile, siis kui olen ühe tegevuse lõpetanud, aga järgmisega pole veel alustanud. Selle käigus vastan nendele kirjadele, millega tegelemine võtab alla paari minuti. Kui kirjale olen vastanud, kustutan selle või tõstan kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Kogu kirjakasti tühjendan iga tööpäeva lõpus. Otsustan siis, mida pean iga kirjaga tegema, loon sellest tööülesande ning tõstan pärast seda kirja inbox’ist kausta, kuhu see sisu poolest kuulub.

Tööülesandeid saad kirjadest teha mitmel moel. Outlook 2007s lohista kiri näiteks parema hiireklõpsuga aknale Tasks. Vali Copy Here as Task with Attachment. Nüüd luuakse uus tööülesanne, milles manusena kiri. Hiljem, kavandatud ajal selle ülesande avamisel teen kirjale topeltklõpsu ja saan sellele kohe vastata.

Outlook 2010 puhul olen loonud selleks tarbeks kiirsammu: Ava menüü Quick Steps, kustuta olemasolevad ebavajalikud sammud, nüüd vali  New -> Custom… -> nimeta samm -> Choose an Action -> Create task with attachment -> Choose a Shortcut -> Finish. Ma olen seadistanud kirjast ülesande loomise kiirvalikuks Ctrl+Shift+1 – nii saan ainsa klahvivajutusega kiirelt e-kirjadest ülesandeid teha.

Alternatiivina võid teha hiirega paremklõpsu kirja kõrval oleval lipul ning valida tähtaja, millal vastad sellele kirjale. Muide, sel juhul tööülesannet tegelikult ei looda ning kirja kustutamisega kaob ka „tööülesanne“ ning „tööülesande“ kustutamisega e-kiri. Samuti tuleb hiljem ülesande pealkirja muuta, sest sageli ei anna kirja pealkiri ülesande sisu edasi.

8. Pane kirja delegeeritud tegevused. Olen loonud ühe kategooria delegeeritud tegevustele. Kord päevas käin läbi saadetud kirjade kausta ning lisan neile kirjadele, millele ootan vastust, lipu ja delegeeritud kategooria. Mõne päeva pärast meenutan vajadusel inimestele, et ootan neilt tagasisidet või uurin, kaugele nad on omadega jõudnud.

Aeg-ajalt puhastan saadetud kirjade kausta ning tõstan kirjad sellesse kausta, kuhu need sisu poolest kuuluvad – sel juhul on samas kaustas mul nii saadetud kui ka vastuvõetud kirjad, kõik asjad kenasti sama koha peal.

9. Kasuta otsingukaustu. Kui kerid kaustapuud allapoole, leiad sealt jaotuse Search folders. Selle alla saad luua otsingukaustu, kuhu indekseeritakse näiteks mõne adressaadiga peetav kirjavahetus. Kui tahaksin Äripäeva inimestega peetava kirjavahetuse jaoks otsingukausta luua, siis teeksin Search foldersi peal parema klõpsu hiirega ja valin New Search Folder… Nüüd valin Mail from and to specific people -> Choose… -> kirjutan From or Sent to reale aripaev.ee ning klõpsan kaks korda OK. Tulemuseks on kaust, kuhu edaspidi indekseeritakse Äripäevaga peetav kirjavahetus.

10. Vaata päev üle. Kord päevas võtan pool tunnikest, et otsustada iga saabunud kirjaga, mida temaga täpselt teha. Vaatan läbi täna tehtud ülesanded ja tunnustan end. Vaatan läbi tegemata jäänud asjad ning lohistan need sellele päevale, millal mul tegelikult on aega neid asju teha. Nüüd planeerin järgmise päeva ja panen paika esimesed paar-kolm tegevust, mille kohe hommikul ära teen.

11. Vaata nädal üle. Kord nädalas leian tunnikese-poolteist, et vaadata samal moel läbi kogu nädal: mida nädalaga sain tehtud, mis jäi tegemata ning millal need asjad ette võtan, millised on mu plaanid eesootavaks nädalaks? Sellisel moel vähendan oluliselt tegemata asjadest tingitud painet, hoian olukorda kontrolli all ja sihi selge.

Millised on sinu parimad Outlooki-nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Outlooki kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Loe asjalikke kommentaare ka sekretar.ee veebist.

Tule koolitusele!

Kui tahad õppida neid nippe koos minu ja veel 11 inimesega oma sülearvutis kasutama, siis tule neljapäeval, 13. jaanuaril kell 10-17.30 Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Koolitusrühmas on kokku ainult 12 kohta, neist kõigest 5 on veel vabad. Koolitus maksab 191,05 eurot (2990 kro0ni) + käibemaks. Soodushind personali- ja koolitusjuhtidele ning ajajuhtimise koolitust sisekoolitusena kaaluvatele ettevõtete juhtidele: 127,17 eurot (1990 krooni) + km. Pakkumine kehtib ettevõttest või organisatsioonist ühele osalejale.

Registreeru koolitusele kohe, sest rühm peatselt on kohad täis! Registreerumiseks klõpsa siia.

5 võtet, kuidas muuta uus aasta nauditavaks

Mida peaksime küll tegema, et mitte lasta uusaastalubadustel end mõttetult koormata ja selle asemel elada mõnusalt ja mõttekalt? Näitan viit võtet, kuidas muuta äsja alanud aasta enda jaoks mõnusaks ja rahuldust pakkuvaks.

Nagu eelmistel aastatel, matsime end ka tänavu tuhandete lubaduste lasu alla. Uuel aastal hakkame paremaks, spordime kohusetundlikult, loobume suitsetamisest ja joomisest, mõnusalt rasvaseid roogi vihkame siiralt, ütleme inimestele ainult hästi, teeme hiiglaslikke maailma muutvaid tegusid – hakkame veel tublimaks kui esimesel koolipäeval.

Nüüd, aasta esimestel päevadel, oleme end lubaduste kuhja alt vabandustega välja uuristanud ning jätnud suurema osa neist tegemata, lüües käega: vahet pole, nii kui nii ei tule neist asjadest midagi välja. Pealegi, mis mul ennegi häda oli! Ning jätkame vana viisi. Sagedamini õnnetu kui õnnelikuna.

Miks me piiname end nii? Kas kuidagi teisiti siis ei saa? Saab.

1. jaanuar ei erine teistest päevadest mitte millegi poolest. See on lihtsalt kokkuleppeline uue aasta algus, muidu kuupäev nagu iga teinegi. Mingil jabural põhjusel oleme selle teiste seast esile tõstnud lootes naiivselt, et sel päeval äkki muudame end ning loome end uueks. Vahel isegi pingutame paar-kolm päeva, aga siis läheb elu vana rada pidi edasi.

Uusaastalubadused väljendavad meie pooliku õnne sümptomeid, mitte põhjuseid. Asi pole selles, et ahelsuitsetamine oleks tobe, pigem selles, et hommikuti tahab köha hinge võtta. Mitte selles, et sporti teha oleks mõnus või tervislik toit annaks hea enesetunde, vaid hoopis selles, et pärast poolekilomeetrist kiiret kõndi ähime nagu maratoonerid pärast lõpuspurti. Ega ka selles, et suhtume kaasinimestest hooletult ega aita ja tunnusta neid piisavalt, vaid hoopis võõrandume üksteisest üha enam.

Bodil Jönsson kirjutab raamatus „10 mõtet ajast”, et oleme hüljanud kreekapärase teleoloogilise maailmakäsitluse. Kui Vana-Kreekas küsis laps isalt, miks vedeleb puu all tammetõru, vastas isa: „Aga loomulikult selleks, et kasvaks uus puu!” Meie näitame näpuga läheduses kasvavat tamme ja nendime, et ju see tõru selle tamme otsast pudenes.

Kui võtame kasutusele uuesti kreekapärase mõtteviisi, muutub meie maailm terviklikumaks ja mõtestatumaks. Seda saab teha viie sammuga.

1. Leia kohad, kus tunned end abituna. Olgu selleks segi tuba, koristamata kirjutuslaud, tühjad toaseinad, mõttetu koosolekuruum, sisutühi töökoht. Leia mõni pisiasi, mis aitab seda kohta mõnusamaks muuta. Aseta mõned esemed oma kohale; riputa seinale meeldiv pilt; sea koosolekule eesmärk ja lepi kokku, et räägime siis, kui meil on öelda midagi, mis lisab keskustelule sisu; leia oma töös üks oluline asi, mis muudab selle oluliseks, ning väljenda seda ka oma töökoha ilmes.

Kaardista need kohad, kirjuta iga koha taha üks pisiasi, mida saad teha selle koha parandamiseks ning vali neist üks meelepärane muudatus, mis kohe ära teha. Kui see on tehtud, võta mõne päeva pärast järgmine ette.

2. Avasta sündmused, mis muudavad sind õnnetumaks. Neid on kümneid: ületöö, liigjoomine, ohjeldamatu suitsetamine, hingeldamine iga väiksemagi füüsilise pingutuse puhul, üle värvli töllerdav õllekõht, mõttetu töökohustus, ebameeldiv kohtumine. Pane need olukorrad kirja ja lisa iga olukorra järele, mida saad teha, et pöörata sündmus sinus õnne tekitavaks.

Vali neist üks ja muuda seda tasapisi kuni soovitud tulemuse saavutamiseni. Nüüd võta järgmine ja tee sama.

Ma ei pea silmas äärmustesse langemist – tunneme end kõige paremini, siis kui käitume mõistlikult ja end ohjeldavalt, sest siis suudame nautida peaaegu kõike, mis ohjeldamatult tarbides rahulolu loomise asemel suurendab meis õnnetust.

3. Mõtiskle selle üle, millised tegevused loovad sinus õnnetunnet. Lähedastega koos olemine, sport, laulmine või pillimäng, maalimine, lugemine, loominguline töö, jalutuskäik looduses, tegelemine millegi täiesti uuega või hoopis mõni vana ja armas harjumus… Tegele iga päev vähemalt ühe-kahe sellise tegevusega. Hoolitse selle eest, et iga päev oleks põhjust päevale tagasi vaadata ning mõnuga meenutada vähemalt paari hetke, mil olid õnnelik, ning mõelda järgmisele päevale ja kirgastele hetkedele, mille see kaasa toob.

4. Milline on üks kõige olulisem muudatus, mida tegelikult tahad ka ära teha? Üks. Ei rohkem ega vähem. Kui seda üht kohe ei meenu, siis pane kirja nii palju muudatusi, kui iganes meelde tuleb. Las see nimestik settib mõne päeva, soovi korral aruta see lähedastega läbi ning vali välja üks, kõige olulisem asi. Mida teed homme esimesena, et see Tähtis Tegu saaks ühel päeval valmis? Pane vajadusel kirja ning homme hommikul võta see asi esimesena ette. Kui tahad rohkemaga toime tulla, siis uuri lisa artiklist “Loo endale suurepärane aasta“.

5. Võta rahulikult. Hinga rahulikult ja mõnuga. Naudi, et oled elus ja maailm on suurepärane koht elamiseks just sellises keskkonnas ning sääraste inimestega nagu oled. Elu on ilus ning meid ootab ees fantastiliselt tore ja mõnus aasta.

Artikkel on taasavaldatud Eesti Ekspressi loal.

Loo endale suurepärane aasta

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem?

Näitan, kuidas planeerin enda 2011. aastat. Võtan selleks pool päeva.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2011. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Kaastunde aasta“, „Perele pühendumise aasta“, „Lihtsama elu aasta“, „Majandusliku muretuse aasta” või hoopis „Meisterlikkuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

Ole ettevaatlik järgmise aasta tunnuslause valimisel, sest selle nimel tegutsemine toob kaasa peale ihaldatud tulemuste ka soovimatuid tagajärgi. Kui näiteks otsustad kutsuda järgmist aastat „Majandusliku sõltumatuse aastaks“, siis kas oled arvestanud võimalusega, et see toob kaasa hulga ületunde ning ületöötamise ohu? Seega, kaalu järgmise aasta nimetuse plusse ja miinuseid ning pane talle seejärel nimi.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed. Milline on kõige olulisem põhimõte, millest lähtud ning mille teostamise suunas liigud? Millist kasu saab sinust maailm järgmisel aastal?

4. Loetle 3 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised kolm olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need kolm eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla. Kui vähegi võimalik, hoolitse selle eest, et üks eesmärk oleks seotud sinu enda arenguga, teine sinu lähedaste ja pereeluga ning kolmas tööeluga.

Kui sa esimese hooga ei suuda kolme eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta kolm olulisimat eesmärki.

Võid kirja panna ka nö varueesmärgid, lisades iga eluvaldkonna olulilisimale eesmärgile veel kaks eesmärki, mida on vahva saavutada, kuid need ei pea tingimata tehtud saama. Keskendu eelkõige olulisimate eesmärkide ellu viimisele, aga kui need on valmis või sinust sõltumatult ei saa nendega hetkel edasi tegeleda või jääb lihtsalt aega üle, siis saad tegutseda varueesmärkide teostamisega.

5. Aruta lähedastega. Aruta järgmise aasta tunnuslauset, missiooni ja kõige olulisemaid eesmärke oma lähedastega. Vajadusel lihvi neid ning kohanda selliseks, et teie ühine panus maailma oleks võimalikult suur. Kui saad oma olulistes tegudes toetuda mõistvatele ligimestele, siis tegutsed oluliselt sihikindlamalt ja suurema lustiga.

Edasine sõltub sellest, kas oled planeerija tüüpi või pigem kulgemise nautleja. Kui oled kulgeja, siis jätka lugemist 9. sammust; kui planeerija, siis jätka tekstiga juba järgmisest lõigust.

6. Tükelda 3 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

7. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Vaata märtsi lõpu eesmärki ning otsusta, kui kaugele oled iga eesmärgiga jõudnud järgmise aasta esimese ja teise nädala lõpuks. Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe või kahe eesmärgi saavutamise nimel.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata kord nädalas möödunud nädalale tagasi ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid. Samuti vaata selle sessiooni käigus üle järgmise nädala kava, vajadusel kohenda seda veidi ning planeeri ka ülejärgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

8. Keskendu hetkele ja käsilolevale tegevusele. Ainult planeerimisest pole mingit kasu, kui sellele ei järgne tegevusi. Keskendu praegu käsilolevale tegevusele täielikult. Kui see samm tehtud, täna ja tunnusta end ning teisi, kes aitasid sind sammukese edasi. Nüüd küsi endalt: „Milline on minu järgmine tegevus, et kõige olulisema asja teostamisele astuda sammuke lähemale?“ Astu see samm, täna ja tunnusta ning planeeri järgmine tegu.

9. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

10. Õpi. Tee 2011. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 3 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust. Seejärel leiame sobiva hetke, et rääkida need oma lähedastega läbi.

Varu uueks aastaks ideid

Uue aastani on jäänud kuu. Täna on suurepärane päev, et alustada rahulikult selleks valmistumist ning panna kirja mõned mõtted, mida uuel aastal tahad teha.

Kas oled andnud uusaastalubadusi? Ja vahel mõelnud, et enam ei tee seda kunagi? Uusaastalubadustel on mõned puudused. Vahel anname neid kiiruga, valides neid juhuslike uitmõtete seast, mis näivad hetkel olulised. Vahel seame lati liiga kõrgele. Sageli me ei loo endale plaani, kuidas lubaduse hiljem ellu viime. Kui õige prooviks tänavu neid vigu vältida?

Selleks, et lubadused oleksid tõsiselt võetavad, peaksime välja valima parimad kõigist võimalikest variantidest. Parima välja valimiseks peaks ideid olema piisavalt palju.
Alusta nende variantide kirja panemisega juba täna. Pane täna kirja nii palju töiseid Tõeliselt Suuri Tegemisi järgmiseks aastaks, kui tuleb. Homme pane paberile või kirjuta arvutisse võimalikult palju enda arengut puudutavaid järgmise aasta plaane ning reedel eraelulisi olulisi tegevusi – kõik, mida iganes võiksid järgmisel aastal teha. Eesmärk on saada igasse nimekirja vähemalt paarkümmend ideed, et meil oleks kirev menüü, millest mõne nädala pärast tellida mõnusaid asju elluviimiseks.

Kui tahad, võid ideid kirja panna kaaslastega: tööasjad töökaaslastega koos, isikliku arengu uitmõtted sõpradega ning eraelulised koos perega. Praegu me ei luba veel mitte midagi, lihtsalt koostame menüü, lihtsalt unistame järgmise aasta tegudest.

Järgmisel nädalal võta kolmel päeval aega ja uuri iga valdkonna ideid eesmärgiga leida tööelust, enda arendamisest ning eraelust kõige olulisemad paar-kolm eesmärki. Püüa leida sellised eesmärgid, millest sõltuvad ka teised eesmärgid ja mida tahad tegelikult ka ära teha. Ülejärgmise nädala kolumnis kirjutan sellest, kuidas oma aastat planeerin ning jagan vahepeal lugejatelt saadud nutikaid ideid, kuidas luua uueks aastaks selline kindel plaan, mille suudad ka ellu viia.

Selleks, et saaksin paari nädala pärast kirjutada võimalikult hea ja kasuliku uue aasta planeerimise loo, palun kirjuta selle artikli kommentaaridesse oma nippe ja võtteid, mida kasutad, et uue aasta plaanid ei jääks ainult lubadusteks. Kõigi kommenteerijate vahel loosime välja minu äsja ilmunud raamatu „Hetk: 12 sammu parema elu poole“. Ja palun ole hea ning hakka tasapisi looma ideid selleks, et järgmine aasta tuleks suurepärane.

5 ideed tarbimisbuumi lõksust hoidumiseks

Viimaste nädalate uudised näitavad, et masu on taas pöördunud tõusuks ning tarbimine kasvab taas. Mida saame teha, et vältida minevikus tehtud vigade kordamist ja ohjeldamatu tarbimisorgia ohvriks langemist?

1. Sea sisse tulevikuostude nimekiri

Valdav osa reklaamist rõhub hetkeemotsioonidele. Sul on seda sajatollise ekraanidiagonaaliga telerit vaja kohe, ole naabrist parem! Osta endale kohe lumesahk-köögikombain-autosoojendaja, sest see on olemas igas korralikus Eesti peres! Ära viivita hetkegi mahukama mobiilipaketi soetamisega, sest kuidas sa muidu saad rääkida ööd ja päevad mobiiliga ning loomulikult osta endale uus ja äge mobiil, sest siis näevad kõik, et oled tegija! Su nelja-aastane auto on ajast ja arust – osta ruttu uus ja ägedam, sest auto on su visiitkaart! Just nüüd on hea aeg võtta laenu ja kulutada see nädalasele reisile kaheldava mainega poollagunenud, kuid kenasti üles pildistatud kuurortis veetmiseks! Ära ole loll ja osta ruttu endale kaks korda suurem elamine kui tegelikult vajad, sest hinnad on praegu nii-iii head! Ainult lollid ja vaesed ei šoppa väsimuseni!

Kas sa tegelikult vajad ka kõike, mida hetkeemotsiooni ajel ostad? Vaevalt.

Siin aitab üks lihtne võte: sea sisse ostetavate asjade nimekiri. Kui ihaldad mõnda suuremat ostu, lisa see nimekirja ning oota kuu. Kui kuu pärast näib endiselt ost vajalik, tee see ära. Ma ei väida, et poleks vaja osta eluks hädavajalikke esemeid ja teenuseid. Suuremate väljaminekute puhul jäta need lihtsalt mõneks ajaks laagerduma.

Kui iha on möödunud, on päris hea meel, et nõme ost jäi tegemata. Ja kui otsus säilib ja iha kasvab, siis pärast on rõõm seda suurem.

2. Uus asi sisse, vana välja

Kui hangid uue asja, loobu ühest vanast. Kui soetad uue pintsaku, anna üks vana ära. Kui uue kostüümi, vii üks vana uuskasutuskeskusse või anneta heategevuseks. Kui ihaldad uut meelelahutusvidinat a la Apple’i iPad, leia mõni vidin, mida sa enam ei vaja.

Kui asjad kipuvad juba praegu kontrolli üle võtma ega mahu kuskile, loobu kahest esemest iga uue asja soetamisel. Ning peagi on olukord taas kontrolli all.

3. Lase endale küsimusi esitada

Kui soovid teha mõnda suuremat ostu, palu mõnel heal tuttaval – loomulikult sellisel, keda see ost ei mõjuta – küsida endalt vähemalt seitse küsimust selle kohta, miks seda asja vajad, mis on just nimelt see sulle sobivaim ning millised võiksid olla asendusvariandid.

Teine inimene pärib meilt sageli sellliseid küsimusi, mille peale me ise ei tule või mida me ise ei julge endalt küsida. Kui kaaslane pärib meilt erinevaid küsimusi, aitab see leida meie seest vastuseid, mida milleni me iseseisvalt ei jõua.

Kui kontrollime sel moel ostuvajaduse üle, võib selguda, et tuleme toime ka oluliselt odavama ja võib-olla ka funktsionaalsema ja kvaliteetsema asjaga. Või ost hoopis püüab kompenseerida mõnda meie rahuldamata vajadust ja probleemi lahendamiseks peaksime hoopis midagi muud ette võtma.

4. Vaigista teler reklaamipausi ajaks

Tee täna õhtul väike katse: kui vaatad telerit, siis keera reklaamipausi ajaks heli maha. Ja maailm muutub hetkega oluliselt paremaks kohaks, sest meie ajusid pestakse oluliselt vähem. Tarbimise eelistuseks võiks ju siiski olla tuttavate-sõprade soovitused, enda kogemused ning võrdlustestid tarbijaajakirjanduses, mitte värviliselt vilkuvad reklaamid.

Samal põhjusel loobu veebilehtedel plinkivatest reklaamidest. Firefoxi kasutajaid aitab selles lisand Adblock Plus ja Chrome’i kasutajaid Adblock.

Kui pelgad osast infost ilma jääda, siis oota reklaami vaigistamise ja bänneritest loobumsiega kuu aega ning pane kirja, millist otsest kasu oled reklaamidest saanud. Kui sa kasu ei saa, siis milleks lasta infomüral võimust võtta?

5. Ära mine tühja kõhuga toidupoodi

Viimane, ent vajalik soovitus: palun vaigista enne toidupoodi minekut esimene nälg ning koosta ostunimekiri asjadest, mida vajad. Tulemusena toitud oluliselt tervislikumalt, toit ei lähe pahaks ning stress on tublisti madalam.

Kui jälgime neid reegleid, siis ehk ei lähe sel korral nii nagu eelmisel. Üks maailma tippcoache Marshall Goldsmith sõnastas tabavalt eelmise surutise põhjuse: „Inimesed ostsid asju, mida nad ei vajanud, rahaga, mida neil polnud, et avaldada muljet inimestele, keda nad ei tundnud.“ Ehk oleme sel korral arukamad.

3 Robin Sharma võtet asjade ära tegemiseks

Mida aeg edasi, seda rohkem hakkab mulle meeldima Kanada eneseabiguru Robin Sharma „Juht ilma ametinimetuseta“ mõtteviis. Viimaseil nädalail olen leidnud palju abi tema kolmest oma aja parema juhtimise nipist.

1. Sea viis eesmärki igaks päevaks.
Mõtle eelmisel õhtul või sama päeva hommikul läbi viis väikest eesmärki, mille saavutad päeva jooksul. Need ei ole mitte midagi hiiglaslikku – pigem tavalised väikesed asjad. Esmaspäeval võtsin aega lapsega mängimiseks, käisime sõpradel külas, osalesin märtsis toimuva meeskondadega oluliste asjade ära tegemise koolituse „Uus kurss“ ajurünnakul, tegin käesoleva ja järgmise nädala plaani ning ajasin korda eelmise nädala jooksul paar ripakile jäänud tegevust. Eile käisin trennis, andsin endast parima ühe konflikti lahendamiseks, kirjutasin selle artikli, valmistasin ette ühe koolituse ning läksin üle Microsoft Office 2010le. Täna valmistun järgmisel nädalal toimuvaks avalikuks projektijuhtimise koolituseks, viin läbi ühe rühmacoachingu, intervjueerin kahe lähinädalail toimuva sisekoolitusel osalejaid, et need võimalikult hästi ette valmistada ning kohtun ühe järgmise aastakümnendi koolitusstaariga, kes praegu käib veel ülikoolis.

Kui sel moel teed iga päev ära viis kõige olulisemat väikest eesmärki, jõuad igal kuul 150 eesmärgini ning aastas teed teoks 1825 eesmärki. See juba on midagi!

Loomulikult hoolitsen selle eest, et need pisikesed eesmärgid kajastaksid mu väärtuseid ja tõekspidamisi ning oleksid kooskõlas mu aastaste eesmärkidega.

2. Tee iga päev trenni
Võta iga päev kasvõi paarkümmend minutit, et teha trenni: mine jooksma, võimle, tee aeroobikat, tantsi, mängi palli, tee mõnuga füüsilist tööd. Füüsiline koormus vallandab endorfiinide voo ning aitab meil märksa mõnusamalt end tunda, parandab tervist ja annab energiat, et olulisi asju ära teha.

3. Võta molutamiseks aega
Fred Jüssi kirjutab oma raamatus „Minu Fred“, et vajame aega molutamiseks. Sharma küll seda, eesti keelele ainuomast sõna ei kasuta, kuid edastab sama sõnumi: võta aeg-ajalt üks töine päev vabaks, et olla iseendaga. Mine muuseumisse, vaata kunstinäitust, kuula väärt kontserti või naudi väärt filmi või head teatrietendust. Lõunata koos mõne sõbraga, keda ammu pole näinud või tutvu võhivõõraste inimestega. Mõtle rahulikult oma mõtteid ja kogu ideid.

Sellised molutamispäevad aitavad meil oma asju läbi mõelda ning edaspidi efektiivsemalt tegutseda. Kauba peale saad hulga häid mõtteid ja ideid, et tulevikus veelgi paremini end teostada.

Harjuta neid kolme võtet järgmise kolme kuu jooksul, et võtaksid need omaks. Nüüd kohe võta hetk ja otsusta ära kolm asja: millised on sinu homsed viis väikest eesmärki, milleni jõuad, millal ja millist trenni homme veidi teed ning millal pead oma järgmise molutamispäeva (märgi see päev oma kalendrisse ning ära loobu sellest).

Vabastavad piirangud

Olen viimase aasta jooksul hakanud enda juhtimisel üha enam kasutama kunstlikult loodud piiranguid, mis aitavad mul aega varasemast oluliselt paremini kasutada ning pöörata enam tähelepanu tegevustele ja suhetele, mis on eluliselt olulised.

Leo Babauta soovitab just sellist lähenemist oma suurepärases raamatus „Power of Less“. Kui kehtestad ise endale piirangud, siis kõrvaldad sellega vähem olulised tegevused, sest aeg on ju piiratud ning vähem tähtsate asjadega pole sel juhul aega tegeleda. Kui sulle on ette antud kindel aeg, siis iseenesest valid välja ainult need tegevused, mis on hädavajalikud.

Veebitarkvara loov ettevõte 37signals kirjutas mõne aasta eest suurepärase projektijuhtimise õpiku „Getting Real“, milles nad kirjeldavad, kuidas valmib tarkvara. Pea legendaarse projektijuhtimistarkvara Basecamp.com autoritel on kolm lihtsat projekti lõppu määratlevat reeglit: projekt lõpeb juhul, kui tulemus on saavutatud, eelarve on täis saanud või projekti lõpptähtaeg on kätte jõudnud. Seda hoolimata saavutatud tulemusest. Tänu sellele pole neil mitte ühtki täiesti valmis toodet, kuid kõik olulised toimingud töötavad neis. Neli viiendikku 37signalsi klientidest armastavad neid siiralt ning ülejäänud viiendik vihkab neid sama kirglikult. Vastasel juhul oleks neil ilmselt pool klientuuri, kes oleksid pigem rahul, ja teine pool, kes pigem ei ole rahul.

Toon näited mõnest piirangust, mida ise kasutan, et saaksid nende põhjal proovida ka ise endale mõne kehtestada.

1. Loe e-kirju kord päevas

Minu töö lubab mul kirju lugeda ja neile vastata kord päevas. Kui kord päevas keskendud meilidele vastamisele, siis kulutad selleks märksa vähem aega. Pealekauba olen seadnud endale ajalise piirangu: pean päevase meiliportsuga toime tulema 45 minutiga – seepärast vastan kõige olulisemad kirjad esimesena ning vähem olulised jäävad vastuseta.

2. Lõpeta tööpäev kell viis

Juba teist nädalat annan endast kõik, et lõpetada tööpäev kell viis ning naasta siis pere juurde. Vastasel juhul kipub töö muutuma pereelust tähtsamaks, kuid tegelikult pole see ju õige. Selleks, et elada võimalikult täiuslikult, peaks valitsema meie töö, pereelu ja isikliku arengu vahel harmoonia ja tasakaal. Robin Sharma soovitas kunagi endalt küsida: keda soovid näha oma viimasel elupäeval oma surivoodi ümber, kas kolleege või oma peret ja sõpru?

Kui soovid keskenduda perele ja sõpradele, siis võta nende jaoks aega, sest muidu kipub töö haarama ebaproportsionaalselt suure osa sinu elust.

3. Võta tööks või koosolekuks täpselt 45 minutit

Miks planeeritakse koosolekuteks tund? Või olulisteks töödeks? Tegelikult oleks vaja ju kahe koosoleku või ülesande vahel ka puhata.

Palju arukam oleks võtta neiks 45 minutit ning ülejäänud 15 minutit vahepeal puhata, et jõudsamalt edasi liikuda. Mõned mu kliendid on läinud üle 45minutilistele nõupidamistele ning tulemused on suurepärased: nad suudavad kolmveerand tunniga arutada teemasid sama põhjalikult ja tulemuslikult kui tunniga – lihtsalt tühja-tähjale kulutavad nad vähem aega.

4. Tee vähemalt üks oluline tegevus päevas

Olen sõlminud endaga kokkuleppe, et iga päev teen ära vähemalt ühe olulise asja, mille lõpetamise üle mul on õhtul hea meel. Siis saan õhtul päevale tänulikult tagasi vaadata ning mõelda, milline on homne kõige olulisem tegevus, mille viin kindlasti enne teisi asju ellu.

Kui mu siht on kindel ja peas valitseb selgus, mida homme kindlasti ära teen, on mul lihtsam püsida valitud rajal.

5. Üks eesmärk 26 asemel

Tean paari ettevõtet, mille töötajatel on üle 20 eesmärgi. Pole üllatus, et nad ei suuda ühtki täita.

Tean mõnda ettevõtet, mille töötajad pühenduvad ühele eesmärgile korraga. Kui üks eesmärk on saavutatud, liiguvad nad sihikindlalt järgmise poole. Pole ime, et need ettevõtted on märksa edukamad kui need, kellel kümneid eesmärke.

Fookus on oluline: kui fookus on paigast ära, tuleb pilt udune.

Olen avastanud, et ajalised piirangud sobivad isegi loominguliseks tegevuseks, sest mõtted koguvad end tasapisi ning loomingule „võetud“ tund kulub peamiselt ideede vormistamisele. Pärast seda jääb hinge väike okas kriipima, mis ärgitab üha uusi ideid. Need pakitsevad seni, kuni päästan nad järgmise sessiooni ajal valla. Tulemus on oluliselt parem kui lõpmatuseni täiusliku tulemuse kallal nokitsedes.

Piirangute seadmine on võimas, kuid esimese hooga ei pruugi mäng välja tulla. Vali endale homseks üks piirang ning kasuta seda paari-kolme nädala jooksul. Pärast seda prooviaega saad valida, kas piirangut lõdvendada või tõmmata veel koomale. Olen tänulik kui jagad kommentaarides oma ideid ja kogemusi, kuidas sul enda piiramisega läheb.

Piirangud on võimsad – selle kolumni kirjutamiseks võtsin 20 minutit ning 19 minutiga oli tekst valmis.

4 võtet horisontaalpindade seaduse seljatamiseks

Kas oled märganud, et asjad kipuvad kogunema kõikjale, kuhu neid vähegi saab asetada? Lauaservale, riiulinurgale, kapi äärele, põrandale… Nuhtlus ei piirdu ainult sellega – esemed horisontaalpindadel paljunevad sama kiiresti kui äädikakärbsed.

Kaug-Idas valitseva arusaama kohaselt peegeldab su sisemaailm välismaailma ja vastupidi. Kui meie ümbruskonnas valitseb segadus, on märksa keerulisem luua korda ka meie endi sees. Selleks, et elada tasakaalus elu ja rahustada meelt, oleks arukas luua veidi korda ka meist väljapoole jäävas maailmas. Kas tunned end pärast toa või laua koristamist paremini? Minu enesetunne paraneb märgatavalt.

Pakun välja neli kiiret lahendust, et olukord uuesti kontrolli alla võtta ning tulevikus elada veidi korrastatumas maailmas.

1. Vabasta rõhtpinnad esemetest

Järgmise koristusaktsiooni käigus hoolitse selle eest, et riiuliservadele ega lauanurkadele ei jääks enam ühtegi eset, mis sinna ei kuulu – iga asi jõuab selle käigus oma kohale.

Kui praegu on tasapindadel vedelevaid asju ja pabereid tohutult palju, siis võib kasu olla sellest, kui tõstad nad kõik põrandale ühte kuhja. Seejärel vaatad ese eseme haaval läbi ning otsustad, kas sa veel vajad seda, ning kui vajad, siis kus on selle õige koht. Tarbetud asjad saab ära anda, osta.ee-s ühe krooniga müüki panna või lihtsalt ära visata, kui need enam ei kõlba kasutada.

2. Hoia rõhtpinnad puhtad

Tee endaga kokkulepe, et sa ei aseta edaspidi asju lauanurkadele ja riiuliservadele, vaid pärast kasutamist paned need tagasi oma kohale. Kui töömees jätaks garaažis tööriistad laokile, siis juba paari päeva pärast oleks suurem osa neist kadunud. Iga tööriist käib sellele ette nähtud kohal.

Pea seda kokkulepet endaga vähemalt paari nädala vältel, et see muutuks harjumuseks. Vajadusel võid endale kehtestada mõne sanktsiooni: näiteks iga vedelema jäetud asi toob endaga kaasa kümnekroonise annetuse heategevuseks. Või hoopis premeeri end: kui õhtul ei vedele ühtegi asja, võid tegeleda oma lemmikajaviitega, muidu mitte.

3. Loo igale esemele koht

Kui avastad, et mõni asi vedeleb lihtsalt sel põhjusel, et tal puudub parem koht, siis nuputa välja, kus sellised esemed võiksid olla. Loo oma süsteem, mille ülesehituse loogika aitab asju paigutada sinna, kuhu need kuuluvad. Kui koristasime suve hakul kuuri, siis lõime sellesse tsoonid hobide, aianduse, motosõidu ja tööriistade tarbeks – igasse tsooni kuuluvad sellega seotud esemed. Kuur püsib siiani üllatavalt hästi korras; ma ei väsi selle üle imestamast. Tegelikult ka.

4. Korista iga päev 5 minutit

Loo üks harjumus veel: igal õhtul korista viis minutit. See aeg pole pikk ning mõni minut veidi kraamida ei tekita mingit vastumeelt. Kuid selle põgusa koristustuuriga säästad oluliselt aega, sest laupäevane kraamimine lüheneb vähemalt poole võrra ega tekita nii palju stressi.

Nagu igal asjal, on ka rõhtpindade asjadest vabastamisel oma varjukülg. Kui sa ise küll täidad neid nelja reeglit, aga ligimesed mitte, siis varem või hiljem avastad end hullumise servalt, sest teised inimesed jätavad oma asju endiselt vedelema ja see häirib. Teisest küljest: sinu käitumise võrra on segadus väiksem ja meel rahulikum ning kui näitame ka teistele, millist kasu saame mõnest väikesest muudatusest oma käitumises, siis ehk võtavad nemadki tulevikus mõne kasuliku harjumuse omaks.

Ole Juht Ilma Ametinimetuseta

Kuidas saaksime olla Tõelised Liidrid, sõltumata sellest, millist tööd teeme? Mil viisil võiksime olla eeskujud, mitte hoiatused? Robin Sharma uusim raamat „The Leader Who Had No Title“ paneb selle üle mõtlema, ja mis veel olulisem, tegutsema.

Kes üldse on Juht Ilma Ametinimetuseta? Oleme ju harjunud, et tiitel või ametikoha nimetus lisab osa auhiilgusest: divisjoni peadirektor kõlab uhkemalt kui osakonnajuhataja. Pealegi eesliite „pea-„ lisamisel ametinimetusele muutub enesetunne palju mõnusamaks: peadirektor, peasekretär, peainsener, peakokk, peaõpetaja, peafinantsist…

Sharma meenutab meile, et see on tühine hiilgus, inimeste puhul on sisu vormist tähtsam. Millal viimati otsustasid inimese üle tema välimuse või sotsiaalse staatuse põhjal? Ja kas tol korral vaevusid uurima, kellega on tegelikult tegemist?

Ühel mu koolitustest rääkis üks osaleja loo oma ettevõtte koristajast, kes tegi oma tööd pühendumusega: igal hommikul kontor säras, kuid oma asjad leidsid töölaualt üles nagu oleksid sa ise need sellel korrastanud, koristaja paigutas need sulle ainuloomulikul viisil. Kord-paar nädalas küpsetas koristaja imemaitsvaid lihapirukaid ja pakkus neid kõigile. Kui kellelgi oli mure, siis ta arutas seda eelkõige koristajaga, kes kuulas hoolsalt ja vahetevahel küsis mõne asjatundliku küsimuse. See koristaja oli Tõeline Liider Ilma Ametinimetuseta, tema teod rääkisid tema eest ning ta sotsiaalne positsioon ettevõttes oli peadirektori omast kõrgem. Ta juhtis seda ettevõtet.

Aastaid tagasi töötasime koos ühe sekretäriga, kes tagantjärele mõeldes oli samuti Juht Ilma Ametinimetuseta. Vähe sellest, et ta tegi oma tööd laitmatult – ma pole kunagi kohtunud parema assistendiga. Ta otsustas, et iga tema päev on parem kui eelmine. Seetõttu ta säras igal hommikul üha enam ning nakatas oma positiivsusega nii ettevõtte töötajaid kui ka külalisi. Ta ei avaldanud oma arvamust eriti sageli, kuid neil puhkudel, kui tal oli mõni mõtte ettevõtte töö parandamise võimaluste kohta, andis ta sellest teada. Kõik juhid käisid tema käest esimesena uurimas, mida ta ühest või teisest uuendusest arvab. Kahtlustan, et tegelikult juhtis hoopis tema ettevõtet, kuigi see polnud tema siht. Ta lihtsalt tegi oma tööd siiralt ja suurepäraselt ning oli harukordselt meeldiv ja intelligentne inimene.

Ühe mu klientettevõtte juht on samuti Juht Ilma Ametinimetuseta. Kui ta on kontoris, on ta inimeste jaoks olemas – tema uks on igale töötajale valla. Muide, ta tunneb kõiki poolt tuhandet töötajat nimepidi! Tõsi küll, selleks, et vahepeal ka ise „päristööd“ teha, käib ta majast paariks tunniks väljas, et mõnes lähikonna kohviku nurgas veidi mõelda ja planeerida. Kui vähegi võimalik, räägib ta innustavalt ja emotsionaalselt laetud sõnadega. Ma pole kunagi kuulnud, et ta oleks tujust ära või kellelegi halvasti öelnud. See ei tähenda, et ta ei kritiseeriks – ta teeb seda vajadusel, kuid alati silmast silma ning lõpetades vestluse aruteluga, mida saaks tulevikus tulemuste parandamiseks teha. Nii nagu jutu alguses kirjeldatud koristaja, küsib ja kuulab temagi rohkem kui räägib. Isegi ettevõtte staažikaimad töötajad ei mäleta, et neil oleks olnud paremat juhti.

Kui tahad samuti olla Juht Ilma Ametinimetuseta, siis tee oma tööd oodatust paremini, suhtle inimestega ausalt ja siiralt, ole neile tänulik ja näita seda ka välja. Kuula rohkem kui räägid, ole sina ise, aita ja mõista inimesi ning anna endast kõik, et teised inimesed saaksid kasvada. Need on vaid mõned Ametinimetuseta Juhi omadused. Kui oleme Juhid Ilma Ametinimetuseta, siis saame rohkem olulisi asju tehtud ning sama juhtub ka me ümbruskonnas, sest kõik, mida puudutame, muutub paremaks.

Kuidas on lugu sinu ettevõtte koristajaga? Kas tead, mis ta nimi on? Ja kuidas tal läheb? Mida ta teeb väljaspool tööd?  Ning millal tänasid teda viimati suurepärase töö eest? Küsi temalt homme hommikul ja ütle talle suurepärase töö eest aitäh ning vaata, mis juhtub.

Aga juba täna võta kasvõi tund aega ning ole selle jooksul Juht Ilma Ametinimetuseta. Kui see tunne meeldib sulle, siis jätka Ametinimetuseta Juhtimist. Õhtul vaata päevale tagasi ning avasta, mida su uuenenud suhtumine sulle ja sind ümbritsevale maailmale andis

6 viisi, kuidas võtta end kätte kui oled tegevused lohakile jätnud

Kas oled vahel tundnud, et mingi oluline tegemata asi kripeldab, aga sellega alustada või ammu pooleli jäänud tegevust ei suuda kuidagi jätkata? Või mida teha siis, kui peal on lihtsalt pikemat aega kestev laiskuselaine, mis sunnib päevast päeva molutama?

1. Uuri, kuhu tahad välja jõuda, ja miks sa seda tegelikult tahad.

Mõtle veidi selle peale, miks sa elad, milline on su elu mõte. Mille poolest oled jäänud inimestele meelde? Kui peaksid surema viie minuti pärast, siis mille tegematajätmise pärast sul on kahju? Milline on kõige olulisem asi, mis jäi tegemata?

Kirjuta see kõige olulisem asi üles. Sõnasta see nii nagu sa lõikaksid selle tegevuse vilju just praegu. Kui tahad lähedase inimesega ära leppida, kirjuta: „Saan oma sõbraga suurepäraselt läbi ning me vestleme sõbralikult ja avatult.“ Kui soovid ehitada maja, pane kirja: „Elame oma (kus?) asuvas (millises?) majas ning hetkel me (pane kirja, mida teile kõige rohkem meeldib teha)“. Kui soovid midagi õppida, lausu: „Oskan (mida ja millisel tasemel?) ja kasutan oma teadmisi (milleks?).“

Kui tahad edasi liikuda, tuleb vaadata sihti. Meenub zen-budistlik legend sõrmest, mis osutab kuule. Kui vaatad sõrme, siis sa kuud ei näe. Võid teha lihtsa katse. Võta üks kirjaklamber ning seo selle külge niit. Nüüd haara niit pöidla ja nimetissõrme vahele ja tõsta kirjaklamber üles. Vaata oma sõrmi ja mõtle selle peale, et kirjaklamber kõigub, aga sõrmi või kätt ära liiguta. Veidi aja pärast vaata kirjaklambrit ja mõtle taas selle peale, et klamber kõigub edasi-tagasi. Kummal juhul hakkas klamber kõikuma?

Ainus võimalus meelekindlalt unistuste täitumise suunas liikumiseks on hoida neid unistusi silme ees. „Kui suudad millestki unistada, suudad selle ka ellu viia,“ ütles Walt Disney.

Kui sinu siht näib sama kõrge ja kättesaamatu kui kuu, leia endale esimene vahepeatus, milleni jõuad jõuludeks. Sõnasta seegi olukord nii nagu see oleks äsja kätte jõudnud.

Üks olulisimaid põhjuseid, miks me ei suuda uusaastalubadusi täita, on see, et seame ületamatult kõrged sihid ning esimese luhtamineku peale lööme käega. Kui jagad pika teekonna etappideks, jõuad kaugemale. Mõtle sellele, milline piin on käia mööda sirget maanteed kümmekond kilomeetrit – tee ei lõpe ega lõpe. Kuidas möödub sama vahemaa metsas või linnadžunglis? Oluliselt kiiremini, sest vahepeal muudad veidi suunda ja sellega jagad teekonna juppideks.

Kui oled vahe-eesmärgi sõnastanud, leia esimene väike samm, mille pead tegema sihile jõudmiseks. Ja astu see. Ning siis järgmine. Ja järgmine. Kuni oled kohal.

2. Keskendu järgmisele tegevusele

Kui märkan, et asjad jäävad soiku, küsin endalt peaaegu alati kolm küsimust.

Esimene: kas see asi on üldse tähtis? Võib-olla polegi tegemist olulise teemaga ning sel juhul võib selle kõrvale tõsta ja rahulikult tegemata jätta. Aga kui asi tundub tähtis, siis tuleb asuda järgmise küsimuse juurde.

Teine: kuidas muudab see tegevus maailma, kasvõi minu väikest maailma? Mis selle tegevuse tulemusena juhtub head? Kui mõistame selgelt, miks on mingit asja vaja, siis on lihtsam tegutseda.

Kolmas: milline on minu järgmine samm? Keskendun alati järgmisele tegevusele, muretsemata liigselt sellele järgnevate tegevuste pärast. Kui ees on mitu sihti, siis valin neist olulisima ja viin ellu selle eesmärgi saavutamiseks vajaliku järgmise tegevuse. Seega mõtle, milline on kasvõi imeväike samm, mis viib sind tulemusele lähemale. Ja tee see ära. Seejärel küsi endalt, mida võiksid järgmisena teha, et edasi liikuda. Ikka üks samm korraga.

3. Tegutse iga päev kasvõi natuke niipea kui võimalik

Liigu kõige olulisema unistuse täitmise nimel iga päev kasvõi natuke. Üks väike samm iga päev. Ja kui lusti on, siis mõnel päeval ka mitu sammu.

Tegele tähtsaima unistuse täitmisega iga päev võimalikult vara, sest vastasel juhul võtavad igapäevased näiliselt kiired asjatoimetused kogu aja. Kui sa tõeliselt oluliste asjade tegemiseks ei võta aega, siis sa ei leia seda kunagi.

Proovi hakatuseks ärgata tund aega varem ja vajadusel ka tund varem magama minna. Proovi seda nädala vältel. Kui see harjumus sobib, jätka. Kui ei, siis proovi nädala jooksul tõusta pool või poolteist tundi varem. Leia oma ideaalne ärkamise aeg, mil suudad kasvõi veidi tegutseda kõige olulisema asjaga – isegi enne hommikusööki.

Kui hommikurutiin sulle ei sobi, siis leia oma päevas kõige produktiivsem aeg ning tegele tähtsaima unistuse elluviimisega siis. Tee endale sellest rutiin, mida järgid 5-7 päeval nädalas.

Kui sul on raskusi rutiini järgimisega, siis võta tavaline tabelkalender ning tõmba iga päev, kui oled kasvõi natuke unistuse teostamisega nokitsenud, päevale rist peale. Ära lase ristide ahelat katkeda. Ja kui tõesti üks päev jääb vahele, lepi sellega, ja alusta ahelat uuesti. Peaaegu miski ei õigusta kahe- või kolmepäevast pausi. Aga kui see tuleb, siis alusta uuesti niipea kui võimalik.

4. Venitamine on samuti otsus

Vahel kinnitame endale, et me lihtsalt ei viitsi mingit asja teha. Ja mida kauem me venitame, seda hullemaks olukord läheb.

Otsus mitte viitsida on samuti otsus nagu ka otsus tegutseda. Meil on alati valida tegutsemise ja mittetegutsemise vahel. Igal otsusel on tagajärjed. Kui otsustad tegutsemata jätta, siis mõtle enda jaoks läbi ja vajadusel pane kirja, millised on selle tulemused. Kas need tulemused meeldivad sulle või annaks mõni teine teguviis parema tulemuse? Vahel on arukas jätta tegutsemata ja vahel tegutseda. Ajastus on tähtis, leiavad taolased.

5. Leia kaaslane

Inimene on karjaloom. Selleks, et end kätte võtta, võid vajada teiste abi. Teine inimene saab aidata mitmel moel.

Lepi kokku mõne hea sõbra või tuttavaga selles, et ta kohtub sinuga iga päev, üle päeva või vähemalt iga nädal kindlal ajal ja küsib sinu käest küsimusi selle kohta, kuhu sa tahad jõuda, mida oled selleks ära teinud ja mida kavatsed järgmisena teha. Sellisel coach’il on luba ainult küsida – nõu anda, hinnanguist rääkimata, ei tohi. Vastutasuks saad teda aidata sama moodi. Kummalisel moel aitavad teise inimese esitatud küsimused meil enda seest üles leida vastuseid, milleni me iseseisvalt ei jõua.

Alternatiivina leia keegi, kel sinu omaga sarnane või seda täiendav eesmärk. Erinevad uuringud näitavad, et viime olulisi muudatusi koostöös märksa edukamalt ellu kui üksinda. Kui su tuttavad loobuvad suitsetamisest, siis üsna tõenäoliselt teed ka sina vähem suitsu. Kui su elukaaslane hakkab tervislikumalt toituma, teed seda ilmselt ka sina. Koos liigume jõudsamalt ja kindlamalt edasi.

6. Kuuluta avalikult, et teed olulise asja mingiks ajaks ära

Mitmetest katsetest on selgunud, et kui inimese tegevusi mõõdukalt kontrollida ehk kui ta teab, et keegi jälgib teda, siis ta tegutseb 3-5 korda hoolsamalt ja kohusetundlikumalt. Üheks võimaluseks olulist asja ära teha on see avalikult välja lubada. Seejuures on kasulik seada endale tähtaeg, mille samuti avalikustad.

Räägi oma ideest sõpradele-tuttavatele ja töökaaslastele, kirjuta sellest Facebookis ja säutsu Twitteris. Palu tuttavatel kohtumisel küsida enda käest, kuidas sul läheb selle olulise asjaga. Ühel hetkel märkad, et liigutad end märksa nobedamalt, sest mõnus on ju rääkida sellest, kui hästi parajasti läheb ning milline mõnu on olulisi asju ära teha.