5 täpsustust mu ülesannete haldamise süsteemile

Parkimiskella ja Raybike’i loojaid Märt Pikkani intervjueeris mind meilitsi, et täpsustada minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks. Küsimused olid nii head, et otsustasime need avaldada eraldi loona.

Kalendrisse on lihtne kohtumisi kirjutada, sest nende toimumise aeg on konkreetne. Kuhu tööriista panete kirja koolituseks ettevalmistuse alguse? Things või Kalender? Millise loogika järgi toimub asjade nimekirjast (Things, Evernote) sisestamine kalendrisse. Kui idee nimekirjast saab mõni asi tähtaja/kuupäeva, kas siis selle järgmine koht on alati kalender?

Tööülesannete haldamise protsess on tavaliselt selline, et alguses panen asja kirja Thingsi ning määran päeva, mil tegevus nö aktiveerub ja tuleb minu pooleliolevate tegevuste nimekirja. Kui vajan pikemat (üle tunni) keskendumise aega, siis broneerin selleks aja ka oma kalendris, sest vastasel juhul võin paha aimamata ettevalmistuste aja koolitusteks ära lubada. Seega töö jõuab Thingsist kalendrisse juhul, kui see võtab ilmselt üle tunni.

Kuigi tegelete korraga ühe arendusprojektiga põhitöö kõrvalt, on usutavasti projekti nimestik üsna pikk. Kuidas väldite projektide kuhjumist?

Projektide kuhjumist väldin iganädalasel ülevaatusel, mille käigus peatan suurema osa poolikuid arendusprojekte ja otsustan, millal nendega jätkan – eesmärk on siiski tegeleda ühe arendusprojektiga korraga. Korra kuus viskan pikemat aega liikumatult vedelenud projektid nimekirja “Ühel ilusal päeval võib-olla”. Üle kolme kuu eemaldan sellest tulevikuprojektide nimekirjast otstarbetuks muutunud asjad.

Kuidas tekib teil ülevaade ühest või teisest projekti käekäigust tagantjärgi. Kas/mis tööriista kasutate, et vaadata projekti peale tagasi?

Tagantjärgi vaadet ma suurt ei kasuta, sest pole selle järgi vajadust tundnud. Paar asja siiski: kui mõne asja saan valmis, siis lohistan selle sündmuse oma kalendrisse (hiljem nädalat üle vaadates on hea pilt ees, et mida ma siis ära tegin) ning aeg-ajalt kirjutan päevikut. Ja projekti lõpus vaatan sellele põgusalt tagasi, et endalt küsida, mida sarnase asja korral järgmisel korral paremini teeksin. Aga selles asjas usaldan üldiselt oma mälu – kõige olulisemad parendused lisan tegevusena Thingsi järgmisesse sarnasesse projekti.

Kas teistele delegeeritud asjade kohta peate eraldi arvestust? Või kuidas väldite situatsiooni, et teiste taha asjad pidama ei jääks?

Delegeeritud asjadel hoian kätt pulsil tavaliselt meilitsi. Mul on kaust “Delegeeritud” ning meiliprogrammi on kirjutatud reegel, et kui mina olen kirja saatja ja mu nimi on koopia saaja väljal, siis liigutab meiliprogramm selle automaatselt “Delegeeritud” kausta. Kui delegeerin mõne tegevuse, siis lisan ennast koopia saajaks. Sel moel on kõik meilitsi delegeeritud tegevused ühes meilikaustas. Ja kui asi tehtud, siis kustutan meili kaustast. Varem olen kasutanud ka seda võtet, et lisasin delegeeritud tegevuse ülesandena oma süsteemi, lisasin sellele tag’i “Delegeeritud” ja ülekontrollimise kuupäeva.

Mul juhtub vahel nii, et päevaplaan nii tihe, et õhtul ei mäleta, mis olid hommikused edusammud. Kuidas organiseerite enda asju, et tagasivaade oleks võimalik? Ootamatud kõned/tegevused on ühed asjad, mis ei saa edusammudena kirja.

Päeva ülevaadet hoian peamiselt Shawn Achori The Happiness Advantage’i päevikuga. Igal õhtul mõtlen enda jaoks läbi, mille eest olen sel päeval tänulik, kui palju koormasin end füüsiliselt, kaua mediteerisin ning mida head tegin. Mulle sellest piisab.

7 saladust, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta

Koosolekutega juhtub ikka teinekord nii, et üksteisest on mööda räägitud, üksteist valesti mõistetud ning sel juhul ei kanna koosolek oma eesmärki. Rääkisin intervjuus Sekretar.eele, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta.

Sa avaldad 4.detsembril bürootöö teemalisel konverentsil 7 saladust, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta. Avalda palun üks nendest saladustest, et mis on see, mis muudab ühe koosoleku tõhusaks?

Hoia koosoleku parim võimalik tulemus enda ja osalejate silme ees ning meeltes koosoleku ettevalmistamise käigus ja kogu koosoleku vältel.

Milline on Su praktika tööelust, miks koosolekud ei kanna tihti oma eesmärki?

Kõige olulisem on see, et koosoleku korraldaja ega osalejad ei mõtle enda jaoks läbi, mida nad tegelikult koosolekult tahavad. Ja kui eesmärk on hägune, siis on imelihtne sukelduda kõrvaliste teemade sügavustesse.

Millest tekib see, et saadakse üksteisest valesti aru ja kuidas seda ära hoida?

Põhjus on peidus peamiselt meie kõrvade vahel: tajume ja mõistame asju erineval moel. Erineva arusaama vältimiseks on hea sõnastada see võimalusel koosmeeles ning näidata otsust ka seinale. Kasutame ise üsna tihti seda nõksu, et protokollime otsused ja seisukohad avalikult, projektoriga ühendatud arvuti abil. Sel juhul saab mittenõustuja või teisiti mõistja kohe märku anda, et asi pole päris nii nagu tema arvab olevat.

Kas koosolekutel võiks kasutada nö „äratajaid”, et inimesed keskenduks paremini, et oldaks erksamad?

Kui koosolekul on vaja kasutada “äratajat”, siis on mul sügav kahtlus selles, kas teema on ajakajaline ja kohalviibijad need, kes tegelikult peaksid koosolekul osalema. Kui alustada nõupidamist energiliselt, konkreetselt ja uudishimu tekitavalt ning hoolitseda selle eest, et sõna saavad kõik, kel midagi öelda, siis puudub “ärataja” järgi vajadus. Oluline on see, et leiame koosolekul üles konflikti tekitavad teemad ja aitame neil konfliktidel loomulikult esile tõusta ning jõuda lahendusteni. Koosolek on koht, kus saame arutada ja vaielda olulised teemad selgeks, et pärast seda oleks hea, kindel ja rahulik olla.

Millele peaks tähelepanu pöörama see inimene, kes koosolekut juhib?

Eelkõige teistele inimestele ja sellele, kuidas nad saavad soovitud tulemuseni jõuda.

Räägime ka Sinu koolitajateest. Kuidas ja millal sai Sinust koolitaja ning mida Sa tegid enne koolitaja ametit?

Hakkasin koolitajaks umbes viis aastat tagasi.
Mulle meenub lugu mehest, kes viib õhupallid mänguasjapoodi tagasi. Müüja küsib, et miks mees tahab õhupallide eest raha tagasi saada. Mees vastab: “Need ei tööta enam.” Müüja uurib, et mis mõttes ei tööta, et kas ei pea õhku, lähevad katki või mees lihtsalt ei jaksa neid täis puhuda. “Ei-ei, need lihtsalt ei tööta enam, need ei valmista mulle enam rõõmu!” vastab mees.
Minuga oli sama lugu. Olin ajakirjanik, keskastme juht ja projektijuht erinevates ajalehtedes ja nende veebiväljaannetes ning töö ei pakkunud enam lusti. Samal ajal tegelesin pidevalt oma efektiivsuse suurendamisega, et töökoormaga toime tulla. Ühel hetkel avastasin, et osa inimesi küsib minu käest nõu. Ja siis tuli mõte hakata hoopis koolitajaks ja aidata ka teistel vähema ajaga rohkem olulisi asju ära teha. Olen siiani siiralt tänulik inimesele, kes otsustas osta mu esimese koolituse ning kõigile, kes sel koolitusel osalesid.
Siiani meeldivad need õhupallid mulle väga. Ja toimivad ka 🙂

Sa oled tuntud oma headuses ajajuhtimise teemadel. Anna üks hea soovitus neile, kellel on homme hommikul ees ootamas väga töine päev ja ei tea, millest alustada?

Aitäh tunnustuse eest! Soovitus on lihtne: mõtle, millised on viis olulist asja, mida oled õhtuks ära teinud; ja hakka neist esimest kohe tegema. Kasvõi natuke.

Juhiabi töö on selline, kus on palju nö häirijaid ja segajaid. Mis on Sinu soovitus juhiabile, kuidas häirijatega toime tulla ja samas kõik etteantud kohustused ja tööd tehtud saaksid?

Olen koolitanud 50-100 juhiabi, assistenti ja sekretäri. Neil on kolm head nõksu. Esimene: võta endale korra päevas pool tundi, et teha tööd mujal, kui oma töölaua taga – selle ajaga jõuab väga palju tehtud. Teine: kui oled laua taga ja keegi või miski häirib Su pooleli tööd, siis on kaks varianti: kas kirjuta märksõna pooleli jäänud töö kohta kleepepaberile ja kleebi see monitorile või lisa sekkuv tegevus A4 lehele lauale, et otsustada pärast pooleli oleva töö lõpetamist, mida järgmisena teha. Kolmas: võta õhtul 5 minutit, et vaadata päevale tagasi ja leida, mis oli sel päeval parim asi, mis juhtus – seejärel otsusta, milline on homne kõige olulisem asi, mille ära teed, et homme õhtul oleks sama mõnus tunne.

Kuidas koosolekuid eesmärgistada, juhtida ja oodatud tulemusi saavutada,  sellest kõigest räägin konverentsil BÜROOPRAKTIK 2012, mis toimub 4.-5. detsembril Sokos Hotel Viru konverentsikeskuses.

Tippkonsultant: vajutage ärimaailma reset-nuppu!

Hea ametivend Raimo Ülavere avaldas mu eksklusiivintervjuu maailma juhtiva coach’i Marshall Goldsmithiga, milles Goldsmith ütleb, et majanduskrahhiaegse maailma tippjuhid peavad suhtlema oma meeskonnaga ausalt ja avatult, olema paindlikumad, kuulama alluvaid hoolikamalt ning olema häälestatud muudatuste läbiviimiseks.

Loe intervjuud Mindsweeperist.

Intervjueerin juhtide tipptreenerit Marshall Goldsmithi

Leppisime Raimo Ülaverega kokku, et intervjueerin tema suurepärase juhtimisblogi Mindsweeper jaoks järgmisel nädalal ühte maailma parimat juhtide treenerit Marshall Goldsmithi.

Raimo kirjutab oma ajaveebis Goldsmithi kohta järgmist:

“Marshall Goldsmith on kirjutanud muuhulgas mitu väga head raamatut. Ühte neist, What Got You Here Won’t Get You There: How Successful People Become Even More Successful
, olen ka siin blogis mitmel korral refereerinud. Ent lisaks on ta kirjutanud veel terve hulga häid tükke, eelkõige coachimisest ja juhtidele. Ta on muuhulgas ka Harvard Business Review blogi üks püsiautoreid. Sõnaga, tippjuhtide treenimise valdkonnas väga suure kaliibriga tegija.”

Kui Sul on küsimusi Marshall Goldsmithile, siis palun postita need Raimo blogi üleskutse kommentaaridesse või kommenteeri käesolevat postitust.

Intervjuu avaldan Mindsweeperis ülejärgmisel nädalal.

David Allen: keskendu strateegiliselt oluliste tegevuste elluviimisele

Foto: David Allen Company
Intervjuu Getting Things Done’i looja David Alleniga.

Olen ise Getting Things Done (GTD) kasutajana kannatanud ja näinud teisigi kannatamas nn pika tegevusnimestiku stressi all – meil on lihtsalt liiga palju järgmisi tegevusi ees. Mida soovitate sellises olukorras teha?

Tõsta neist kolmveerand nimekirja „Ühel ilusal päeval võib-olla“. Teiste sõnadega, saa aru, mida sa tõesti tahad teha ja milleks sul tõesti on jõudlust, ning eemalda asjad, mille puhul see nii pole, oma igapäevategevuste nimestikust.

Inimesed pahandavad vahel mu peale oma tegevusnimestike pärast, aga, kahju küll, need pole ju mitte minu, vaid nende tegevuste nimekirjad. Aga iga nimekiri on parem kui asjade meeles pidamine, sest siis saad paremini keskenduda olulistele asjadele.

Raskeim küsimus on selles, millal öelda „ei“.

Ka endale?

Täpselt.

Kuna te räägite minuga praegu, siis te ei tee muud. Teisisõnu: vaatad nimekirja, et ütled, et need teised asjad peavad ootama.

GTD koosnebki väga palju igal hetkel sinu endaga peetavatest läbirääkimistest – aga läbi rääkida on väga keeruline, kui sa ei tea teemasid. Nii peaksidki igal hetkel endale ütlema: „Ei, ma ei tee seda asja siin nimekirjas, vaid selle asemel midagi muud ja olulisemat, ning see on minuteadlik valik.“ Kui harjud sellega, siis pole enam vahet, kui mitut asja sa ei tee. Teed ju nii ehk naa ainult ühte asja korraga.

Kirjutate oma raamatutes, et keskmisel inimesel on 25-80 samal ajal toimuvat projekti. Kumb variant on parem selles projektide meres: kas tegeleda ühe projektiga algusest lõpuni ja siis võtta ette järgmine või tegeleda projektidega väikeste juppide kaupa kordamööda?

Hea küsimus! Intervjueerisin just GTD Connecti võrgustiku jaoks Bill Lynchi ProChainist, kes on tipptasemel projektijuht. Pärast tema intervjueerimist ütleksin, et proovi üks projekt enne lõpetada kui alustad järgmisega. Siin on muidugi tohutult erandeid.

Tema hinnangul peaks siduma iga projekti lõpetamisega rahalise või strateegilise väärtuse. Ning iga projekti tuleks vaadata selle nurga alt, et millist strateegilist väärtust konkreetse projekti elluviimine loob. Organisatsioon peaks sellest aru saama ning lubama inimestel keskenduda tähtsatele projektidele seni, kuni need on lõpule viidud. Kui kõik püüavad tegeleda 60 või 75 projektiga korraga, siis võime kaotada fookuse ning võime mõista seda, millise projekti lõpetamine pakuks suurimat strateegilist väärtust.

Tegelik küsimus on selles, milline tegevus viib asju edasi nii, et tekkiks võimalikult suur strateegiline väärtus. Ja sellele tegevusele tuleks keskenduda.

Aga samas tuleb ka puhata. 20 000 jala kõrguselt elule vaadates mõistad, et ühel hetkel on tervis strateegiliselt olulise projekti lõpetamisest tähtsam.

Seega – parem on lõpetada strateegiliselt tähtsad tegevused tähelepanu hajutamata. See on kooskõlas terve mõistusega, aga kahjuks tegelikkuses pole see sageli nii.

GTD on eelkõige isikliku ajakasutamise parandamiseks. Mida te soovitate meeskondadele, kes soovivad GTDd laialdaselt kasutada?

Meeskond koosneb inimestest. Kui inimesed kasutavad GTDd, siis nad suudavad tegutseda paremini kui varem. Kui meeskond ei tea, mida tahab saavutada, või ei tea, millised on järgmised tegevused, siis pakub GTD kindlasti meetodeid, kuidas paremini keskenduda ja tegutseda. Ja neist on kindlasti abi – seda ütleb ju terve mõistus –, kuigi loomulikult on selle lihtsa idee juures palju arenguruumi.

Aga spetsiaalselt meeskondadele mõeldud tarkvara või teenust pole meil kavas hakata pakkuma, sest meeskondade puhul on küsimus eelkõige selles, kes vastutab projektide edu eest.
GTD pole midagi muud kui asjadega toimetuleku parima meetodi kirjeldus.

Lugesin just uuringut, mis väitis, et kui paneme tegevused kirja kellaajaliselt ka oma kalendrisse, mitte ainult tegevusnimestikesse, siis teeme need asjad 80% tõenäolisemalt ka teoks. Kuidas teie leiate aega oma erinevate tegevuste jaoks, mis on valdavalt tegevusnimestikes?

Kasutan nimekirju siis, kui mul kalendris parajasti tegevused puuduvad. See on ju nimestike eesmärk. Mul on kahtlus: inimesed panevad asju kalendrisse kirja, et selle põhjal otsustada, mida teha järgmisena. Ja seda eesmärki täidab ka tegevusnimestik väga hästi.

Hiljuti avaldati ka uuring, mille kohaselt inimesed kalduvad edasi lükkama pigem asju, mille puhul nad pole kindlad, mida nendega täpselt pihta hakata. Kui teed endale täpselt selgeks, mida pead mingi asjaga tegema, on tulemuseks tohutu areng isiklikus efektiivsuses.

Mõistan, kui broneerid oma kalendris mingile tegevusele kaks tundi. See on ilmselt väga hea, sest see suurendab keskendumist. Aga kui laotad kõik oma tegevused kalendrisse, siis lähed juba päeva esimeses pooles hulluks, sest seda kõike on lihtsalt liiga palju. Ja siis tunned end isegi halvemini, sest oled teinud endaga leppeid, mida oled juba murdnud.

Kui paned midagi kalendrisse kirja ja mõtled, et sa pead seda täna tegema, aga pole endale selgeks teinud, miks sa seda asja pead tegema, siis tegelikkus ütleb teist asja: ei, sa ei pea! Tulemus on soovitule vastupidine: su organiseerimatus hoopis suureneb!

Kuidas te ise planeerite suuri tähtajalisi projekte nii, et saate olla täiesti kindel – lõpetate suure projekti õigeks ajaks?

Ma ei tea. Sa pead ise otsustama, millise detailsusega tegevusi kirjeldada, et need oleksid haaratavad nende olemuse mõistmiseks. Ja kui tihti pead neid asju üle vaatama, et tunneksid kontrolli protsessi üle. Seepärast ma ei saagi küsimusele vastata.

See sõltub väga palju sinust endast, projekti olemusest ja kõikidest teistest sinu universumis tiirlevaist asjadest, mille vahel pead valima, et millega ja miks tegeleda ning millega mitte.
Kui teed nädalasi ülevaatuseid korralikult selle projekti algusest peale ning see projekt on su projektide nimekirjas, siis sa ei küsiks minult seda küsimust! Asi on selles, et inimesed ei usalda oma süsteemset lähenemist.

Seda küll, aga ikkagi jääb küsimus, kuidas sa lood oma päevadesse selle konkreetse projektiga tegelemiseks aega – võtad näiteks iga päev kaks tundi sellega töötamiseks.

Võib-olla pead seda tõesti tegema, aga endiselt jääb küsimus: miks sa ei pane sellist nõupidamist iseendaga paika iganädalase ülevaatuse käigus. Kui pead projekti lõpetama näiteks 4. aprilliks, siis ju avastad: issakene, ma ei tule sellega muidu toime kui ma iga päev ei leia kahte tundi selle projektiga tegelemiseks. Sul ju on kalender, sa suudad aega võtta projektiga tegelemiseks – mis siin siis puudu on?! Puudu on sel juhul sisuline iganädalane ülevaatus!

Trikk on selles, et pead vaatama oma tegevusi erinevalt kõrguselt: maandumisrajalt, 20 000 jala kõrguselt ning kõrgemaltki. Pead erineva üldistustasemega süvenema oma asjadesse korrapäraselt ning tegema endale selgeks nende asjade sisu ja oma kohustused nende asjade elluviimiseks. Kui seda teha korralikult, siis on kõik hästi. Kui otsid mingit muud võluvalemit, ei hakka see iialgi tööle.

Kui koostate järgmiste tegevuste nimestikke, siis kui suur ajaliselt peaks olema ideaalne tegevus?

Mõtestan järgmist tegevust kui asja, mille suudad lõpetada kas ühe korraga või mida saad teha mingis kindlas keskkonnas seda vahetamata.

Järgmine tegevus – näiteks „kirjuta raamatu järgmine peatükk“ – võib võtta 14 tundi, aga nii kaua pole probleemi kuni sul on kogu tööks vajalik materjal ja tegevuseks on „istu arvuti taha, lülita see sisse ja alusta kirjutamist“.

Aga võib-olla oleks parem panna tegevusena kirja „visanda raamatu järgmine peatükk“, selmet „alusta peatüki kirjutamist“, sest see lihtsustab kirjutamisega alustamist. Isegi kui peatüki visandamine võtab mitu tundi, on psühholoogiline barjäär märksa madalam, sest visand ei pea olema täiuslik. Küsimus on selles, kui elegantselt suudad endale ette sööta fookuse, et suudad alustada edukalt tegevust ja selle ühel hetkel ka lõpuni viia.

Imelik asi ongi selles, et GTDl puudub maagiline valem. Inimesed küsivad endiselt, et mis on see uhiuus asi, mis GTDs peidus on, ning ma kirjutasingi raamatu „Making It All Work: Winning at the Game of Work and Business of Life“, et inimesed saaksid aru asjadest, mis neil mu eelmise raamatu „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ lugemisel kahe silma vahele jäid. Kui inimesed oleksid tõesti mu eelmist raamatut mõistnud, poleks ma uut raamatut kirjutanud.

Kas inimesed saavad teie sõnumist pärast äsjast raamatut aru või peate veel ühe kirjutama?

(Muigab) Ma tõesti ei tea… Näeme seda. Praeguseks olen lõpetanud raamatute kirjutamise.

Miks?

Mul pole praegu sellega seotud ambitsioone. Aga see võib muutuda pärastlõunal!

Praegu on maailmas tuhandeid GTD kasutajaid, kuid tegemist pole endiselt üldlevinud enda ajas juhtimise praktikaga. Kas teil on aimu, kui suureks paisub GTD-liikumine kümne aastaga?

Ma ei tea, mis juhtub kümne aasta jooksul. Kuid olen kindel, et inimesed mõistavad GTD kasulikkust ühel hetkel laiemalt kui praegu.