4 sammu paremate tulemusteni

Ühe hiljutise koolituse lõunavaheajal küsis Eesti mõistes keskmise suurusega ettevõtte juht, millised on kõige hullemad vead, mida meie ettevõtjad teevad. Mu mõttepaus venis kavandatust pikemaks, ketrasin vaimusilmas läbi kümneid ettevõtteid, kellega oleme koos tööd teinud. Lõpuks suutsin välja sõeluda neli olulist võtit, millele erksama tähelepanu pööramine aitaks jõuda parema tulemuseni. Nendeks on julgus suurelt mõelda, oskus prioriteete seada ja fookust hoida, meeskonna kaasamine ning kannatlikus.

 Julgus suurelt mõelda

Kõik suured asjad saavad alguse väikesest. Ent juba alguses peaks olema perspektiiv silme ees. Miks ma ajan seda asja, mida ajan? Mis selle laiem mõte on? Mil moel see säästab ja päästab maailma? Milline on selle tegevuse laiem, globaalne mõõde?

Loomulikult ei saa alguses hüpata kirbustaatusest elevandi omasse, ent kui siht on silme ees, tuleb edasiliikumine jõudsam. Eesmärk, suund või siht peab olema selline, mis põhjustab ärevust – seda eelkõige endas. Kui eesmärk on piisavalt kõrge, paraneb sooritus, ent see nõuab head visualiseerimist ning sihikindlat tegutsemist.

Juhtusin pool aastat tagasi kuulama kalatööstur Mati Vetevoolu juttu sellest, kuidas nad seadsid müügikäibe eesmärgiks 20 miljonit eurot. “Ei tulnud täis,” lausus ta ja jätkas pärast hoolega välja peetud pausi: “Üheksateist ja pool jäi puudu. 19,5 tuhat.”

Kasv nõuab julgust, aga pakub vastu huvitavama ja avarama maailma.

Muidugi on turvalisem tasahilju oma tiigis sulberdada. Kasv on ju ebamugav, väsitav ja hirmutav. Ent pärast kasvuhüpet on liigutamiseks palju avaram ruum.

Omaette ooper on see, kas kasvul iga hinna eest on mõtet? Minu jaoks on ekspansiivsest kasvust olulisem oma potentsiaali realiseerimine. Teadmine, et teen neid asju, mida mulle meeldib teha, mida oskan teha ja mis õpetavad mind ning millest on ka kasu. Okinawal on käibel ikigai mõiste ehk tõlkes “põhjus hommikul ärgata”. Ikigai moodustub kire, missiooni, elukutse ja professionaalsuse ühisosast.

Mõtle, mis on sinu põhjus hommikul ärgata, ning suurenda seda põhjust igal järgneval hommikul kasvõi veidi. Sel moel sünnivad maailma suured muutused.

Oskus prioriteete seada & fookust hoida

Viimaste aastate uuringud näitavad, et eesmärgi visualiseerimine parandab sooritust, ent pole selleks piisav. Vähemalt sama oluline on visualiseerida tulemuseni jõudmise käiku. Mida ja kuidas on vaja teha tulemuseni jõudmiseks? Kuidas ületame tõkkeid ja takistusi? Mil moel on vaja enda ja oma meeskonna teadmisi, oskusi ja kogemusi täiendada, et liiguksime endale meelepärases suunas?

Siin on märksõna prioriteet. Sellel sõnal puudub mitmus. Prioriteet on ise esmatähtis, eelistatav, miski, mis on järjekorras number üks (Helika Mäekivi, 2013). Mitut prioriteeti ei saa olla. Mis on sinu prioriteet? Asi, mis on esmakohal? Kui see on paigas, läheb elu lihtsamaks.

Ent valimine on keeruline, sest valik tähendab millestki loobumist ja pühendumist kitsale valdkonnale. Oluline on teha vahet mitme “prioriteedi” vahel rapsimisel ning prioriteedi muutmisel. Kui valime, siis hiljem on meil vabade inimeste õigus valikut muuta.

Prioriteedile tuleb keskenduda järjepidevalt. Siis saabuvad ka tulemused.

Kahtlustan, et suutmatus keskenduda on üks põhjustest, miks start-upid põruvad. Juhtun vahel kokku kadestamisväärselt innukate ja energiliste kahe-kolmekümnendates inimestega, kes ennastunustavalt arendavad oma äri. Varahommikul ja hilisõhtul, päeval ja öösel. Igal hetkel kuni läbipõlemiseni. Tormamine on noorusele iseloomulik, ent hoogsal liikumisel tasub vahel mõelda, kas suund on õige ning kas järgmine samm viib tulemuse poole. Valik on oluline. Ent valik nõuab pausi. Vaikusehetkes sünnib parim valik ise.

Meeskonna kaasamine

Meile meeldib müüt soomeugrilastest kui isepäistest tegelastest, kes tulevad alati üksi toime ning leiavad ikka ja jälle üksinda parima lahenduse, mis teeb kõigile teistele lahendustele ära. Päriselus oleme aga karjaloomad ning vajame koostoimet teiste inimestega.

Just seepärast annab meeskonnaga ühiste sihtide sõnastamine ja sihi suunas liikumises vajalike tegevuste kavandamine parema tulemuse. Kui visualiseerida tulevikku ning selleni viivat teekonda ühiselt, pühenduvad meeskonna liikmed ühisele ettevõtmisele rohkem. Meeskonnas esimeste tülide solvumata ära tülitsemine nõuab oidu ja meelerahu. Pärast esimeste konfliktide elutervet ületamisest hakkavad tiimi liikmed üha enam arvestama meeskonna kui terviku vajadustega, meeskonna ühtsus kasvab ning tulemused paranevad.

Siingi on oluline tasakaal. Mõned meist vajavad rohkem ja teised vähem ühistööd. Kui tiimi liikmed saavad osaleda koos olemises just nii palju, kui soovivad, toimib tiim kõige paremini.

Kannatlikkus ehk oskus tulemus ära oodata

Ma ei mäleta enam, kes ütles kuldsed sõnad: “Tulemuseni jõudmine võtab eeldatust oluliselt kauem aega. Aga kui jõuame tulemuseni, siis sageli see ületab mäekõrguselt ka meie kõige metsikumad unistused.”

Tulemuseni jõudmine nõuab kannatlikkust. Kannatlikkust tulla toime takistustega. Kannatlikkust ületada tüdimus. Kannatlikkust jätkata ka siis, kui enam ei jaksa.

Juhtusin lugema mõni aasta tagasi ühe ameerika merejalaväelase artiklit, milles ta väitis, et kui on tunne, et enam ei jaksa, siis on alles veel 60 protsenti jõuvarudest. See kehtib muidugi piirolukordade kohta: näiteks siis, kui võitled või põgened elu eest.

Siingi tuleb hoida tasakaalu, tasakaalu sihikindluse ja paindlikkuse vahel. Kui ümbritsev keskkond muutub oluliselt, tuleb kurssi muuta, ent pealisülesanne jääb samaks.

Kuu aega tagasi kuulasin kirjaniku ja luuletaja Margus Lattiku aka Mathura loengut Ööülikoolis. Ta meenutas lugu lennukis reisijana viibinud piloodist, kes kogu aeg pomises: “Oleme kursilt kõrvale kaldunud. Oleme kursilt kõrvale kaldunud. Oleme kursilt kõrvale kaldunud.” Kaasreisija küsimusele, et kas me sihtpunkti sel juhul üldse pärale jõuame, vastas piloot rahustavalt: “Loomulikult jõuame! Lennuk lihtsalt ei lenda mitte kunagi täpselt valitud kursil.”

Sama lugu on tegutsemisega. Kui meil on kurss, siis me eesmärk on seda hoida, aga arvestada ümbritsevaga ja liikuda valitud teekonna lähiümbruses. Siis jõuame tervelt kohale.

Energiatase määrab tulemuslikkuse

Oma tulemuslikkuse suurendamiseks on lihtne viis: jälgid oma energia taset ja väliskeskkonna rütmi läbi päeva ja nädala ning kavandad oma tegevusi neist lähtuvalt. Kuidas ma peaksin oma tegevusi planeerima? Millest peaksin alustama? Milline lähenemine mulle sobib? Need on küsimused, millele mu koolitustel osalevad inimesed vastuseid otsivad.

Meie tulemuslikkus sõltub peamiselt kahest tegurist: sisemistest ressurssidest ehk energiast ja väliskeskkonna mõjust.

Jälgi energiat ja keskkonda

Enne planeerima asumist tasub mõne päeva või nädala vältel jälgida end kõrvalt ning panna tähele, millisel ajal oled energilisem ja ärksam ning millal uimasem. Kas oled pigem hommikul varakult tegutseja või hakkab pea tööle alles poolest päevast? Nendeks aegadeks tasub kavandada pingelisemat mõttetööd ja vahedat mõistust nõudvaid arutelusid. Seevastu vahetult pärast lõunapausi, hommikustel tegutsejatel tööpäeva lõpus ning õhtustel tüüpidel selle alguses on arukas täita aeg rutiinsemate tegevustega nagu näiteks e-kirjadele lugemise-vastamise ning lihtsamate arutelude ja nõupidamistega.

Mina olen hommikune tüüp ning seetõttu alustan alati kui vähegi võimalik kõige olulisemast tegevusest. Pärast lõunapausi vastan kirjadele ning seejärel võtan ette päeva teise kõige olulisema tegevuse. Ebaolulisemad tegevused jätan tööpäeva lõppu nagu ka pingutust vähem nõudvad vestlused.

Sama moodi tasub jälgida väliskeskkonda. Millal sekkub välisilm su tegevustesse rohkem ja millal vähem? Võta leht paberit või tee märkmeid arvutisse: iga kord, kui sulle segatakse vahele, tee märge paari teemat kirjeldava märksõna ning segamise alguse ja lõpu ajaga. Sel moel leiad üles need ajad, kui tavaliselt saad keskenduda.

Päeva ja nädala rütm

Nii saab luua päeva ja nädala rütmi. Päev algab sageli lisandunud info läbivaatusega, ent kui raatsid ja saad, siis tasuks uute kirjade läbivaatamisega oodata seni, kuni oled esimese kavandatud tegevuse valmis saanud. Sel juhul keskendud paremini ega lase meelel ekselda igapäevaaskledustesse. Lõunapausi kanti on hea kavandada üks vahekokkuvõte ning päeva lõppu mõni minut kõrvalpilguks mööduva päeva tegevustele ning järgmise päeva esimeste tegevuste kavandamiseks. Kui järgmine päev kavandada eelmisel õhtupoolikul, saad oluliste asjadega hommikul kiiremini ja tulemuslikumalt alustada.

Sama kehtib nädala kohta. Tavaliselt on parimad tööpäevad teisipäevast neljapäevani, sest esmaspäev toob kaasa ootamatusi ja üllatusi ning reedeks hakkab maad võtma väsimus. Mõnel pool ongi tavaks reedeks kohtumisi mitte kokku leppida ning sel ajal kõrvaldada nädala jooksul tekkinud “sabad”.

Oma kalendrit korrastades proovin luua nädalasse teemapäevad: minu neljapäevases töönädalas tavaliselt kolmel päeval nädalas koolitan või arengutoetan ning ühel päeval valmistan materjale ette ning osalen aruteludel ja koosolekutel.

Nii nagu igal õhtul tasub päevale tagasi vaadata, on arukas korra nädalas heita pilk tagasi, märgata tehtut ja end tunnustada nende asjade eest, panna kirja lohisema jäänud “sabad” ja põgusalt kavandada eesootav nädal.

Hoia suunda

Osa inimesi loob endale teemakuud või -nädalad. Näiteks oktoober on kodu korrastamise kuu, november vanade sõprade üles otsimise ning detsember jõulu- ja uue aasta kavandamise kuu. See aitab hoida fookust.

Mulle enam nii süstemaatiline lähenemine ei klapi. Hoian lihtsalt kõige olulisemate teemade loetelu jõudumööda ajakajalisena ning vähemalt püüdlen selle poole, et pooleli olevaid tegevusi poleks liiga palju. Nii peangi töistest ja kodustest suurematest tegevustest nimekirja ning vähemalt üritan teha neis asju tähtsuse järjekorras ja olla suuremates tegevustes järjepidev. Vahel ei tule sellest suurt midagi välja, aga eks siis nädalase ülevaatuse käigus panen prioriteedid taas paika ja üritan uuesti. Sel moel liiguvad asjad tulemuslikumalt edasi või vähemalt jääb endal selline tunne.

Oluline on see, et pidevalt on ees paar-kolm kõige olulisemat märksõna või teemat, millele võtame järjekindlalt aega ja mille edenemisele mõtleme hetke iga päeva lõpus. Siis liiguvad need asjad soovitud suunas kasvõi natuke peaaegu igal päeval.

5 nippi olulisteks asjadeks aja võtmiseks

Varajasem alustamine, tegevuse õige ajastus ja kiire ümberlülitumisvõime aitavad olulisi asju paremini ja kärmemalt ära teha.

Milline küll on esoteeriline valem selleks, et jõuda kõik asjad kiiremini, paremini ja säästlikumalt ära teha? Suur osa mu koolitustel osalejaid tuleb just sellele küsimusele vastust leidma. Loomulikult nad pettuvad, sest probleem jääb lahendamata. Loomulikult lahkuvad nad rahulolevaina, sest nad on suutnud küsimuse ümber sõnastada realistlikult lahendatavaks ning leidnud mitu head nippi ja nõksu, et edaspidi olulisi asju kiiremini ja säästlikumalt valmis saada.

Tutvustan neist nippidest viit.

Alusta varem

Mu veidi üle 40 aasta kestnud empiirilised uuringud on näidanud selgeks, et jään tavaliselt siis hiljaks, kui lahkun kodust liiga hilja. Sama lugu on suuremate tegevustega: kui alustad liiga hilja, siis hilineb ka teostus, kannatab kvaliteet või tuleb lihtsalt oluliselt rohkem raha välja käia.

Piisavalt vara alustamiseks peaks olema ülevaade eesootavatest tegevustest. Ilmselt näeme mingeid suuremaid tegevusi, ent osa on neist silmapiiril häguste piirjoontega. Ajateljel lähemal asuvad tegevused on selgepiirilisemad. Seepärast on ka hea vahel mõelda, millised on olulised suured tegevused, mida tahame korda saata lähiaastail, -kuudel ja -nädalatel, ning seejärel mõelda, milline on eesootava nädala ja järgmise päeva kõige olulisem tulemus. Kui hakata veidi varem mõtlema oluliste tegevuste peale, lihtsustub hilisem tegutsemine oluliselt.

Vali õige aeg

Taolased tavatsevad öelda, et ainus, mis loeb, on õige ajastus. Varajasema alustamise all ma ei pea silmas tegevusega alustamist iga hinna eest. Alustada on mõtet siis, kui on selge, et tegutsemata enam ei saa ning tegutsemiseks on õige hetk.

Mõistlik on tegutseda siis, kui on kindel, et tegevus on vajalik. Vajalik ei tähenda tingimata seda, et keegi ootab tulemust. Vajalik võib tähendada ka seda, et ma ei suuda enam olla tegutsemata, või seda, et see tegevus ise pakub mulle väga palju, või hoopis seda, et pean ise selle tegevuse tulemust oluliseks.

Ajastuse määrab ära ka tegutseja energia tase. Kas praegu jaksan pingutada või peaksin pigem täitma aja tegevustega, mis ei nõua pingutust, või hoopis puhkama?

Sama oluline on ümbritsev keskkond. Päevas ja nädalas on hetki, kui teised inimesed ja sündmused hakivad me töövoogu rohkem, ja samas leidub ka rahulikumaid hetki.

Ideaalis tuleks need kaks asja – sisemine energia ja väline elurütm – klapitada tervikuks.

Hoia tööjärge

Ikka ja jälle juhtub, et keset kõige magusamat tegutsemist trügib välismaailm vahele ning peame tegevuse pooleli jätma. Siin on abi paarist nõksust.

Esimene neist on väike paus. Tavatseme ju öelda: “Tark ei torma.” Kui mõni tegevus hakib vahele, siis tasub mõne hetke oodata ja veenduda, et vaheletulnud asi ikka on piisavalt oluline ja kiireloomuline, et pooleliolev tegevus jätka katki. Loomulikult on hea harjutada endale sisse harjumus iga vaheletuleva tegevuse puhul küsida endalt või teistelt, kui oluline ja kiireloomuline see asi on.

Teine märksõna on järjekindlus. Kui vahelehakkiva tegevusega oled ühele poole saanud, siis on hea naasta poolelijäänud tegevuse juurde juhul, kui see on jätkamiseks endiselt piisavalt oluline.

Kiire ümberlülitus

Siin tulevad appi visuaalsed märgid: paned paberilehele kirja, mis enne pooleli jäi, ja jätad lehe silma alla, kahe arvutiekraani kasutamisel jätad teisele ekraanile poolelioleva tegevuse lahti, füüsilise tegevuse puhul jätad mõne töövahendi oma edasisele teekonnale. Sellised meeldetuletused aitavad hiljem kiiremini naasta poolelioleva tegevuse juurde.

Kirjanik Ernest Hemingway olla jätnud õhtuti väsimuse saabudes lause pooleli, et järgmisel hommikul seda jätkata. Silmnähtavalt pooleli tegevust on veidi hõlpsam edasi teha.

Tegevustega žongleerides on paarist nipist veel abi. Jäta tegevuste vahele väike paus, kasvõi nii vähe, et hingad korra rahulikult sisse ja välja ning kontrollid samal ajal enesetunnet. Kus on lihaspinged? Kuidas end tunned? Milliseid lõhnu tunned? Mis maitse on suus? Mida näed? Mida kuuled? Sellisest kiirest enda ja ümbruskonna kontrollist on ümberlülitumisel oluliselt rohkem abi kui kiirest hüppest Facebooki või uudistesse.

Soovi korral võid muuta oma paiknemist ruumis ning järgmiseks tegevuseks minna uude kohta. See liikumine ei pea olema suur: mõnel puhul piisab tooli nihutamisest sentimeetri jagu.

Säilita ja taaskasuta

Jalgratast pole mõtet leiutada. Kui oled saanud midagi valmis, siis küsi endalt, kas sarnaseid asju tuleb tulevikus tõenäoliselt ka ette. Kui tuleb, siis talleta tehtu ning hoolitse selle eest, et edaspidi leiad vajamineva info kiiresti.

Siia jaotusse lähevad erinevate tüüpolukordade lahendamise tegevusnimestikud, Pocketi (getpocket.com) abil info salvestamine veebist, valmis tekstijuppide kasutamine (Outlookis ja Wordis uuri, kuidas kasutada AutoTexti) ning erinev märkmevara info talletamiseks ja korrastamiseks.

Kui kasutad neid viit võtet oma töös, siis võid olla kindel, et mõne nädala pärast saad vähemalt kümnendiku rohkem tehtud või veidi varem õhtule. Olen tänulik, kui kirjeldada kommentaarides oma töövõtteid ja -nippe, mis aitavad aega säästa.

Tipptasemel projektijuhtimise meistriklass novembris

Korraldame novembris tänavuse viimase Kaasava projektijuhtimise avaliku meistriklassi. Sellel praktilisel kahepäevasel koolitusel õpib osaleja oma projekte läbi mõeldes ja neid kavandades

  • kuidas algatada projekte elujõulisena,
  • kuidas planeerida projekti tegevuste aega realistlikult,
  • kuidas hinnata ja juhtida projekti riske,
  • kuidas kaasata tulemuslikult inimesi projekti ja hoida meeskond toimimas kogu projekti jooksul,
  • kuidas juhtida projekt eduka lõpuni,
  • kuidas kasutada projektijuhtimiseks lihtsaid ühiseid töövahendeid.

Koolitus toimub neljapäeval ja reedel, 9. ja 10. novembril kell 10-17 Tallinnas Kalamajas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1).

Koolituse hind koos õppematerjalide ja toitlustusega on 289 eurot (+ km) osaleja kohta. Lähemat infot koolituse kohta leiad aadressilt www.selgepilt.ee/projektijuhtimine. Kui ühest organisatsioonist osaleb vähemalt 2 inimest, saame pakkuda soodushinda 249 eurot (+ km) osaleja kohta.

Registreeru koolitusele nüüd, sest eelmised koolitusrühmad on täitunud kiiresti ning hilisemad huvilised jäävad tavaliselt ootama ülejärgmist koolitust uuel aastal. Viimane päev registreerumiseks on 6. november (kui rühm ei täitu varem).

Suurepärane Outlooki aruka kasutamise meistriklass 17. jaanuaril Tallinnas

Outlook 2013Korraldame järgmise Outlookiga aruka kasutamise koolituse Tallinnas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1) kolmapäeval, 17. jaanuaril kell 10-17.

Sellele koolitusele tulevad osalejad oma sülearvutiga, milles MS Outlook 2010, 2013, 2016 või Office 365.

Koolitusel õpime ja proovime läbi sellised asjad:

  • Outlooki seadistamine käepäraseks töövahendiks: meilikliendi, kalendri ja tegevusnimestike häälestus.
  • Siseneva infovoo tulemuslik haldamine: reeglid, kategooriad, kaustad, otsing.
  • Kontaktihalduse põhivõtted.
  • Reegli loomine: delegeeritud tegevuste jälgimine Outlooki abil.
  • Töövoogude loomine: ühe hiireklõpsuga nt kirja edastamine, tähtajaga tööülesande määramine, kategooria lisamine ja arhiveerimine.
  • Kiirtekstide kasutamine: kuidas mõne klahvivajutusega koostada sagedamini vaja minevaid e-kirju.
  • Isikliku, kolleegide ja ühiste kalendrite loomine ja haldamine Outlookis. Kalendri jagamine kolleegidega ja kaastööliste kalendrite vaatamine. Nõupidamiste kokkukutsumise põhivõtted.
  • Ülesannete haldus ja delegeerimine Outlookis. Erinevate tegutsemisnimestike kasutamine. Tegevusnimestike jagamine teiste tiimiliikmetega.
  • Kausta- või märksõnade struktuuri loomine sellisena, et leiame e-kirjad ja teised materjalid kiiresti üles. Otsingu kasutamise parimad nipid.

Koolituse maksumus on 149 € + km (koos km-ga 178,80 €) osaleja kohta. Hind sisaldab koolitust, koolitusmaterjale, kohvipause ja lõunasööki. Kui ühest ettevõttest või organisatsioonist osaleb vähemalt kaks inimest, saame pakkuda soodushinda 129 € + km (koos km-ga 154,80 €) osaleja kohta.

Koolitusele registreerime osalejaid 14. novembrini või seni, kuni kõik 16 kohta on täitunud. Seega, kui tahad olla meistriklassis osaleja, palun registreeru nüüd.

Mille nimel tasub tegutseda ja mille nimel mitte?

Mis juhtuks, kui ei kulutaks end ja oma aega tühja-tähja peale? Praegu, suvepuhkuse lõpus, oleks ju hea aeg uueks alguseks, et sügisest teha ainult olulist. Ent selleks on vaja usaldust.

Kuidas eristada, mille nimel on mõtet tegutseda ja mille nimel mitte?

Selle paneb paika silmapiir. Kui vaatad nii kaugele, kui silm võtab, on siht selge ning tee sihi suunas optimaalne.

Horisontaalsuunas näeme 210 kraadi, sellest binokulaarselt ehk sügavust tajudes 114 kraadi ulatuses, ent vertikaalsuunas 70 kraadi alla ja 80 kraadi üles. Need, kes sõidavad jalg- või mootorrattaga, teavad, et kui tahad pöörata võimalikult väikesel maa-alal ümber, pead jälgima pööramise suunas silmapiiri. Perifeerne nägemine korjab takistused ja muu olulise info automaatselt üles. Ent selle taipamiseks on vaja usaldust. Kui sa ei usalda oma nägemismeelt ja infotaju ning teele ilmub takistus, millele pilk jääb peatuma, võid olla kindel, et su teekond päädib selle takistusega kokkupõrkes.

Kui hoiad pilgu sihil, siis valid vaistlikult kõige arukama teekonna selleni. Ei, mitte kõige otsema. Ainult loll läheb otse. Nutikas inimene valib optimaalseima tee.

Siht on küll silme ees, ent kohale sinna ei jõua. Silmapiir ju ei ligine, vaid jääb ikka sama kättesaamatuks. Lootust toidab teekond ise ning väikesed teetähised, mis aitavad teekonda märgata ning sihti hoida. Kui miski tõmbab tähelepanu kõrvale ja ahvatleb rajalt kõrvale astuma, siis on kaks võimalust: kas eirad seda või astud kõrvale ning lased hetkel end juhtida. Taas usalduse küsimus.

Vaist või ratsionaalsus?

Küsimus on selles, milline tee valida, kas ratsionaalne või vaistlik. Ühel puhul saad juhinduda Pareto printsiibist, mille kohaselt viiendik tegevusi annab neli viiendikku tulemusest. Nurjatu lugu on sellega, et kui optimeerid oma tegevused tipptasemel ja tegeled ainult olulisega, siis Pareto printsiipi see ei väära ja endiselt annab viiendik tegevusi neli viiendikku tulemusest.

Ida pool kasutab sama mõtet Jaapanist Toyota autotööstusest alguse saanud LEANi tootearendus, mille käigus toimub pidev protsessi lihtsustamine ja üleliigse eemaldamine. Nii võib ka enda elust tuvastada tegevusi ja asju, millest pole kasu, ning need eemaldada.

Lõpuni ratsionaalseks ei saa siiski minna, sest sel moel ähvardab tehnokraatlik ellusuhtumine kasvada üleloomulikult kaalukaks. Õnneks piiravad seda ohtu väärtused. Siin saab võtta eeskuju maailmareligioonest. Ükski tegevus ei tohiks põhjustada elusloodusele (seal hulgas inimestele) kahju ega kannatusi. See on peamine mõõdupuu. Kui tegevus on peale selle veel endale ja teistele kasulik ja nauditav, on veel parem. Sel moel saaks ju teha auditi ning jätta alles need tegevused, mis ei kahjusta ning on üllad ja vahel ka meeldivad.

Loomulikult on tegemist utoopiaga, aga siiski? Selle mõttega tasub mängida. Tõsiselt ja ennastunustavalt mängida, sest see muudaks ühiskonda oluliselt. Mõte on ju tore, aga päriselus see nii lihtne pole. Püüa, kuidas tahes, ent Pareto printsiipi ei väära. Nii palju siiski on kasu, et pöörad rohkem tähelepanu sellele, mida ja miks teed. Asi seegi.

Kirjutasin loo edasi.org tellimusel.

Rööprähkluse asemele meelevirgus

Rööprähklemise ehk multitasking’u asendamine meelevirguse ehk mindfulness’i valda kuuluvate tehnikatega aitab tulemuslikkust oluliselt suurendada ning pinget leevendada.

Rööprähklemise all pean silmas eelkõige seda, kui inimene proovib teha samal ajal kaht mõtlemist või keskendumist nõudvat tegevust: näiteks samal ajal kirjutada e-kirja ja kuulata, mida teine inimene räägib. Erinevad uuringud näitavad, et sellisel moel suudab mitmetoimeline olla alla 0,5% inimkonnast.

Suurem osa inimesi teeb üht asja korraga ning lülitub ühelt tegevuselt teisele ümber. Mõnel meist käib ümberlülitumine kiiremini ja teistel aeglasemalt. Kui meile tundub, et mõni inimene suudab rööprähelda, siis tegelikult suudab ta võib-olla hoopis välkkiirelt lülituda tegevuste vahel ümber.

Valdav enamus inimesi töötab rööpräheldes aeglasemalt kui üht tegevust korraga tehes, kuid aju vallandab mitut asja korraga tehes rohkem mõnuhormoone ning inimesel jääb mulje nagu jõuaks ta rohkem teha ja asjad sujuksid kiiremini. Tegelikkuses kulub tegevusteks kauem aega. Ühe hüpoteesi kohaselt on tegemist organismi kaitserefleksiga, mis aitab meil sel moel paremini toime tulla igavate ülesannetega – kui neid teha samal ajal mõne huvitavama asjaga, siis tajume aja kulgu kiiremana.

Rööprähklusel on üks puudus peale väiksema tulemulikuse veel: kui teeme mitut asja korraga, siis kasvab vigade tegemise tõenäosus hüppeliselt. Keskendudes ühele tegevusele, saab tulemus oluliselt kvaliteetsem.

Loomulikult suudame teha mitut automaatset tegevust ühe mõtlemist nõudva tegevusega samal ajal. Näiteks saame samal ajal arvutis lihtsat meilivastust kirjutada, juua kohvi ja kuulata poole kõrvaga ümbruskonnas toimuvat. Või juhtida autot, vestelda kõrvalistujaga ja kuulata raadiost taustaks muusikat. Ent niipea, kui tekib liiklusohtlik olukord, siis jätame automaatselt jutu katki ja keskendume auto juhtimisele.

Meelevirgus aitab

Rööprähkluse vastandiks on meelevirgus ehk mindfulness. Üks kaasaegsele läänemaailma meelevirgusele alusepanijaid Joe Kabat-Zinn defineerib seda kui “sihilikku käesolevale hetkele tähelepanu pööramist hinnanguid andmata.” Me asume vaatleja rolli ja sedastame neutraalselt, mis nüüd, siin ja praegu toimub. Kui suudame ennast ja meid ümbritsevaid olukordi vaadelda kõrvalolija pilguga, siis reageerime adekvaatsemalt ja pingeolukorrad lahenevad hõlpsamalt.

Meelevirguse tehnikaid on erinevaid nagu ka nende kasutamise võimalusi töö- ja eraelus. Toon mõne näite.

Paus kannab

Kõige lihtsam on alustada sihikindlate pauside loomisest päeva. Näiteks enne tööga alustamist istud mõne minuti sirge seljaga, vaatad kaugusse või sulged silmad ja keskendud hingamisele: märkad, kuidas hingad rahulikult sisse ja seejärel rahulikult välja.

Kui hingamine on korrastunud, siis jälgid end kõrvalt: kas otsaesine ja silmad on lõdvestunud, millises pea osas tunned väsimust või pinget, kus täpsemalt kaelas, õlgades või seljas on pinge, ega kõht ole krampis, mis tunne on kätel-jalgadel. Kui mõnes kohas tunned pinget, siis võid seda kohta veidi rahulikult liigutada-lõdvestada ning mõelda, et see piirkond on juba lõdvestunud. Selle tulemusena annab pinge järgi.

Seejärel naeratad kergelt, pooleldi sissepoole, ja asud eesootava töö kallale.

Selliseid lühikesi pause tasub teha võimalusel iga poole tunni tagant. Samuti on arukas alustada tööpäeva sellise pausiga, võtta kerge paus enne ja pärast lõunapausi ning tööpäeva lõpus. Selle tulemusena sujub töö lihtsamini, tulemuslikumalt ja pingevabamalt.

Ärritus kontrolli alla

Meelevirguse tehnikad tulevad appi ka ärrituse puhul. Üks lihtsamaid võtteid, mida tasub harjutada on alljärgnev.

Kui mingi asi, tegevus või inimene ärritab sind, siis esimese asjana tee väike paus ja katkesta pooleliolev tegevus. Selle asemel, et prahvatada oma ärritus välja, hinga lihtsalt rahulikult sisse-välja ning teadvusta, et oled ärritunud. Järgmise sammuna jälgi oma keha: milliseid pingeid see ärritus põhjustas. Kui leiad pinge all oleva koha, lõdvesta see. Võimaluse korral tee järgmised 5-15 minutit hoopis midagi muud, kui võimalik. Seejärel naase ärrituse põhjustanud olukorra juurde. Kui tegevuse vahetamine pole võimalik, siis pole hullu – oled praeguseks juba maha rahunenud ja suudad olukorda lahendada märksa nutikamalt ning rahulikumalt.

Märgatav kasu

Meelevirgus ei kuulu juba mitukümmend aastat salateaduste valda, vaid seda on uuritud mitmetes ülikoolides. Uuringud on näidanud, et meelevirgust harrastavate inimeste tähelepanu- ja keskendumisvõime kasvab, töötulemused paranevad nagu ka rahulolu endaga. Samal ajal väheneb düstressi ehk pahapaine osakaal.

Enda muutmine on keeruline ja seda saab teha ainult väikeste sammudega. Hakatuseks võta käesoleval nädalal ette ja tekita päeva väikeseid pause, mil jälgid end kõrvalt ja lõdvestud. Proovi neid teha iga päev paaril korral ning kui leiad selle olevat kasuliku, muuda mikropause sagedasemaks.

Kui see tuleb juba välja, siis harjuta kohe konflikti tekkimisel end aega maha võtma. Pikapeale suudad pingelisi olukordi juba ette ennustada ning võtta tempo maha enne olukorra ärevaks muutumist.

Sel moel, samm sammu haaval, märkad end hinnanguid andmata kõrvalt jälgides, et meel on rahulikum, tulemused paremad ja tuju mõnusam.

5 võtet projektiväsimusega toimetulekuks

Keegi ei naerata enam. Inimesed põrnitsevad üksteist kerge tüdimusega altkulmu. Projektimeeskonna koosolek meenutab tüütu kolleegi matuseid, kus osalejad on lihtsalt nõutult vait ja loevad vargsi telefonist e-kirju. “See projekt pole surnud, aga lõhnab imelikult,” parafraseerib projektijuht Frank Zappat.

Mida nüüd peale hakata? Näitan mõnda võtet, mis võivad anda vinduvale projektile uuesti hoo sisse.

1. Vaata üle projekti lõppeesmärk

Esimese asjana tasub vaadata üle projekti lõppeesmärk ning kontrollida, kas siht on endiselt selge ja kas inimesed endiselt tahavad jõuda lõppeesmärgini. Siin võib abi olla ühest Marshall Goldsmithi harjutusest.

Selle puhul paneb projekti meeskonna tuumiku iga liige kirja kümnepunktiskaalal, kui palju ta praegu panustab projekti tulemuseni viimise nimel. Teises ringis paneb iga tuumiku liige kirja, kui palju ta tegelikult saaks panustada. Kolmandas ringis arutab meeskond, mida saaks igaüks teha, et realiseerida oma potentsiaal ehk tõsta oma panus soovitud tasemeni.

Kui lõppeesmärgi ülevaatamine on tüütu, võib proovida ühiselt joonistada, milline näeb maailm välja, kui projekt on edukalt lõppenud. See aitab vahel eesmärgi sõnastamise raskustest üle saada.

2. Kaardista projekti hetkeseis

Oluline on ühine arusaam sellest, kui kaugele oleme projektiga jõudnud. Mis on praegu hästi? Millised on olnud olulisemad suursaavutused? Millised asjad toimivad? Mida oleme projekti käigus õppinud? Kus mujal saame neid õppetunde kasutada?

Teiselt poolt ka: millised olulised asjad on ebaõnnestunud? Mida oleks vaja teisiti teha, et neid toimima saada? Millised on praegused kõige suuremad takistused edasiliikumiseks? Millised on erinevad võimalused nende ületamiseks?

Need on mõned asjad, mida võiks arutada.

3. Tekita kiireid võite

Vaata värske pilguga üle projekti tegevuste loetelu ning leia, millised tegevused annaksid kiireid võite. Eduelamused loovad tegutsemistahet ning aju laseb end tavaliselt üsna hästi ära petta, sest see ei tee vahet olulistel ja pisiasjadel: õnnehormoonid pääsevad paisu tagant mõlemal puhul.

Seepärast tasub leida paar-kolm lihtsamat sorti asja, millega tiim tuleb toime ning mida tasub tähistada. Sel moel saab vahel projekti kivi tagant lahti ning võib asuda olulisemate ja keerulisemate asjade kallale.

4. Võta mõni vaheprojekt töösse

Üks võimalus on leppida kokku vinduva projekti külmutamises teatud ajaks ning selle aja jooksul teha hoopis mingi muu väiksem projekt valmis, et seejärel värskete võitude jõul naasta külmutatud projekti juurde.

Vahel lihtsalt ei jaksa kuude ja aastate kaupa sama asja ajada ning meeskond vajab vaheldust.

5. Vaheta inimesi ja rolle

Kui võimalik, siis võib tuua värskenduse kaasa projektis osalevate inimeste, nende rollide ja vastutusalade vahetamine ja muutmine. Vahel piisab sellest, kui kõige väsinum projektimeeskonna liige leiab endale kuskil mujal arukamat rakendust ning väljastpoolt tuua tema asemele uus inimene. Vahel piisab sellest, kui paar inimest vahetavad omavahel osa ülesandeid.

Hea suund toob rahulolu

Vana ütlus “kui inimesed teevad plaane, siis jumalad naeravad” peab paika, sest elu on planeerimatu ning rohkem või vähem meeldivatest üllatustest tulvil. Ometigi jõuame tõenäolisemalt kohale, kui loome piisavalt paindliku plaani ja hoime suunda, korrigeerides plaane vastavalt hetkeseisule.

Jagan mõnda lihtsat võtet, mille abil end uueks aastaks valmis panna.

Terviklik plaan

Esimese asjana on hea veidi unistada. Inimene moodustab terviku. Mulle meeldib jagada asju kolmeks, sest meie kultuuriruumis püsivad need kolmekaupa hästi meeles. Veel meeldib mulle keskenduda, tegeleda ühe asjaga korraga. Seega võiks hakatuseks ette võtta era- ja pereelu, siis isikliku arengu ning lõpuks tööelu. Kui tahad, kasuta mõnda muud järjestust, aga need kolm valdkonda määravad elu kvaliteedi.

Mõtle hakatuseks era- ja pereelu peale. Millised olulised asjad peaksid uuel aastal kindlasti aset leidma? Millised asjad säilima ja tugevnema? Mida tuleks muuta? Millest tuleks loobuda?

Kasuta mõtlemisel seda viisi, mis klapib sinu tüübiga kõige paremini. Kui oled visuaal, siis kritselda ja sirgelda paberile või joonista mõttekaart. Kui auditiiv, siis aruta plaane kellegi teisega, räägi neist ja palu oma juttu vestluskaaslasel tagasi peegeldada. Kui kinesteetik, siis võta ette kasvõi üks pikem jalutuskäik, mille käigus mõtiskled. Või ehita kasvõi lego klotsidest mudel.

Oluline on see, et saad unistada takistusteta.

Kui oled eraelu unistusega saanud ühele poole, võta ette isiklik areng. Kui sellega ühel pool, siis tööelu.

Pärast kolme valdkonna läbi käimist püüa leida neid asju, mis mõjutavad kõiki kolme soodsas suunas või vähemalt kahte kolmest ilma, et kolmas kannataks oluliselt. Need on uue aasta olulised suunad.

Soovi korral võid lisada mõõdikuid, mille tulemusel saad hinnata, kui kaugele oled mingis suunas jõudnud. Kui tahad, võid luua ‘vahefinišid’ iga kuu, paari või kolme tagant, et veenduda suuna õigsuses. Loomulikult tuleks igas vaheetapis plaanid üle vaadata ja veidi kohendada, et hoida paindlikust.

Leia ootamatused ja takistused

Elus ei lähe kõik takistusteta. Mõtle ka selle peale, millised muudatused võivad plaanidesse tulla: mõned neist on soodsad ja mõned takistavad. Esmalt proovi ennustada eesootavaid muutusi ja siis hinda, milline on nende mõju ja tõenäosus. Seejärel võta ette kõige mõjusamad ja tõenäolisemad neist ning mõtle paar varianti juhuks, kui ootamatus leiab aset. Kui oled kasvõi mõttes korra selle olukorra läbi käinud, tuled päriselus sarnases olukorras paremini toime.

Ära pööra takistustele liiga palju tähelepanu, sest muidu võib sündida isetäituvate ennustuste sündroom – hakkame alateadlikult end nende suunas tüürima. Mõistlik riskide teadvustamine seevastu tuleb ainult kasuks.

Esimesed sammud

Nüüd pane end valmis teekonna muutuseks. Leia iga suuna puhul kolm esimest sammu ja lepi endaga kokku, millal asud teele.

Teele asumise hetk peab olema õige. Enne reisi ju paneme end valmis: vaatame, et kõik vajaminev oleks olemas, ning kui midagi on puudu, siis hangime selle. Kas sul on reisiks kõik olemas? Mida sa veel tegelikult vajad?

Pane kirja teele asumise päev ja päev varem vaata veel plaanid üle, et järgmisel hommikul virgelt alustada. See päev ei pea olema 1. või 2. jaanuar, vaid võib olla varem või hiljem. Minu uuendatud tee saab alguse siis, kui jõulud on läbi. See annab uuele aastale sisse tõeliselt mõnusa hoo.

Üks asi veel: mõnele inimesele sobib seltsis reisimine ja teised eelistavad üksindust. Kui oled seltsiinimene, siis leia keegi, kes iga paari nädala tagant võtaks sind rahulikult pool tundi kuulata, et kuidas sul on läinud ja mida edasi teed. Kui oled üksinduse sõber, siis võta iga paari nädala tagant pliiats ja paber või tee jalutuskäik ning reflekteeri, kuidas on läinud ning kuhu ja kuidas liigud edasi.

Väärib proovimist. Turvalist ja meeldivat teed meile!

PS Kui tahad tulla koos uut aastat läbi mõtlema, siis tule 13. jaanuaril koolitusele!

Koosolekute 9 kokkulepet

Kogusin kokku mõne oma kliendi koosolekute hea tava ning ühendasin nende kokkulepped ühte loetellu.

  1. Koosolek on väga kallis juhtimisvahend, sest sellel olevatel inimestel on tõenäoliselt teisi olulisi tegevusi samuti. Kas koosolekule on alternatiiv nagu näiteks e-kiri, Skype’is vestlus või ühiselt muudetav dokument? Kui ei, siis on arukas korraldada koosolek.
  2. Saada korrektne kutse vajalike osalejatele. Miks koosolek tuleb? Mis on selle eesmärk? Kirjuta eesmärk koosolekukutse teemareale. Mida koosolekul arutame? Kirjuta päevakorrapunktid kutse sisusse. Keda on koosolekule tingimata vaja? Saada ainult neile kutse. Millist eeltööd nad peaksid tegema? Lisa see info koosoleku kutsesesse nagu ka taustamaterjalid. Kui need asjad peaksid olema koosoleku kutsest puudu, on kutsutul õigus otsust põhjendamata koosolekust keelduda.
  3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejate kalendrisse ei tekitata topeltbroneeringuid. Kui osaleja saab kutse ajaks, mil tal on teine sündmus kavas, võib kutsele saata äraütleva vastuse otsust põhjendamata. Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.
  4. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.
  5. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.
  6. Koosolekute vahele jääb piisav aeg selleks valmistumiseks, vajadusel koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendamata tagasi lükata.
  7. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.
  8. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.
  9. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.