Selge pilt

Ajahalduse tõhusaimad abimehed

Ma ei saa midagi parata, aga Google Calendar on endiselt mu lemmik. Põhjuseid selleks on mitu: vapustavalt lihtne ja intuitiivne kasutajaliides, võimalus jagada oma kalendrit või selles olevaid sündmusi teiste inimestega, mitme kalendri kasutamise võimalus ning loomulikult ka see, et Google Calendarile pääsed ligi enamike nutitelefonidega (juhist loe siit). Pealegi, kui oled Windowsi ja Google Chrome’i veebibrauseri kasutaja, siis pääsed oma kalendrile ligi ka siis, kui pole oma arvuti taga (vaata lisa Google’i abiinfost). Kui Google ei meeldi, siis Microsofti Windows Live’i kalender toimib samuti üsna hästi.

Suur hulk korporatiivinimesi ei pääse üle ega ümber Microsoft Outlookist, mille kalender väärib ainult kiidusõnu ning peaaegu sama võib öelda (liigagi) paindliku tegevusnimestiku kohta (Olen varem Outlooki nippidest pikemalt kirjutanud). Kui olin Outlooki igapäevane kasutaja, siis sünkroniseerisin Outlooki kalendri Google’i omaga, et sellele igalt poolt ligi pääseda – Google pakub selleks tasuta vidinat.

Tegevusnimestike haldamise poolelt on valik lai. Keerulisematest variantidest kuulub mu lemmikute hulka Evernote, mis sünkroniseerib märkmed probleemideta kõigi seadmete vahel.  Hoian oma märkmeid juba aastaid selles ning pole vahet, kas sirvin neid arvutist või telefonist. Evernote’i kasutajatele on loodud mitmeid asjalikke ajahaldussüsteeme, neist tõenäoliselt parim on nn Salarelv ehk The Secret Weapon.

Veebipõhiseid tegevusnimestikke on teisigi. Minu lemmikud läbi aegade on siiani lihtne ja intuitiivne Remember The Milk ning keerulisemate süsteemide sõpradele Toodledo. Mõlema jaoks on saadaval ka mobiilitarkvara.

Uuema aja tegijatest tasub pilk peale visata Wunderlistile ning meeskondliku ajahalduse puhul selle nooremale sõsarale Wunderkitile või lihtsale ja mugavale Asanale. Kui Wunderlisti saab kasutada suuremate probleemideta ka siis, kui netiühendus puudub, on nii Wunderkiti kui ka Asana jaoks vaja internetti. Aga koostöökeskkondadena võin neid vaid kiita.

Olgu, aitab viidete ilutulestikust. Lisan juurde ka vana hea meeldetuletuse, et endiselt kehtib vana hea produktiivsusporno keelu reegel – kui oled harjunud üht vahendit kasutama, siis ära vaheta seda sagedamini kui paari aasta tagant, sest muidu kulub asjade ümbertõstmiseks ja õppimiseks üle mõistuse palju aega.

Kui digisüsteem sulle ei sobi või ei meeldi, siis pabermärkmik toimib endiselt suurepäraselt. Ühele lehele on hea kirja panna kõige olulisemad sihid ning suuremad tegevused, et hoida ülevaadet. Päevakannete puhul on sama moodi nagu digisüsteemi puhul tähtis hoiduda päeva tegevustega üle koormamast.

Hea märkmik pole liiga suur ega väike – seda peab saama lihtsalt kaasa võtta ning samas mahuvad olulised märkmed sellesse ära. Ning mis vähemalt sama tähtis: märkmik peab olema mõnus kasutada ja esteetiliselt nauditav! Pealegi mõtlevad inimesed endiselt pliiatsiga kirjutades asju paremini enda jaoks läbi ja märkmikku saab mõtteid mõnusalt kritseldada-visandada.

Kuidas tegutseda efektiivselt?

Kuidas sõnastada enda jaoks sihti?

Näitan Tartu AIESECi ettevõtmisel meisterdet videokoolis seda, kuidas on hea enda jaoks läbi mõelda ja sõnastada erinevaid eesmärke ja sihte.

Probleem uudiskirjaga

Suur osa meie uudiskirja lugejatest saab  mitmendat nädalat vahel vanu postitusi. Vea põhjus peitub kirju saatva MailChimpi süsteemis. Anname endast parima, et viga nädalaga korda teha. Palun kõigi kirja saajate eest vea pärast vabandust.

Elu ilma sabata

Eks vist suurem osa meist tahab maha jätta jälje, aga kui palju meist soovib, et see oleks lohiseva saba oma?

Mulle meenub lugu Michael Heppelli raamatust “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“.

Ta kirjeldab kohtumist oma mentori, suure personaliotsingufirma peadirektoriga, millest on nii mõndagi õppida. Kohe, kui mentor soovitas näiteks mõne uuendusalti juhiga ühendust võtta ja Heppell sellega nõustus, helistas mentor juhile ja leppis kohtumise kokku. Kui mentor soovitas Heppellil midagi lugeda, helistas ta sekretärile ning mentori juurest lahkudes ootas kabineti ukse taga paljundatud artikkel Heppelli. Mentor lõikas kõik kohtumise käigus tekkivad sabad kohe ega lasknud ühtegi tegevust lohisema jääda.

Mida teha siis, kui ei pole arukas teise aega kulutada kohtumise ajal pisiasjade tegemiseks? Kõige lihtsam: kirjuta üles ning aja need asjad korda vahetult pärast kohtumist. Sama lugu on siis, kui ei saa enda aega kulutada, sest keset mingile tegevusele keskendumist hüppavad pähe pisiasjade korda ajamist nõudvad uitmõtted. Pane need kirja ning tee ära järgmise pausi ajal. Kasutan seda võtet koolitustel paar-kolm kuud: saadan koolituse käigus ühiselt loodud materjalid osalejatele 20 minuti jooksul pärast koolituspäeva lõppu.

Sellisel moel on arukas lõigata väikesed, vähem kui paariminutilised sabajupid. Pikemate tegevuste jaoks on arukas leppida endaga kokku aeg, mil need rahulikult ja keskendunult ära teha.

Olen elanud “elu ilma sabadeta” hea mitu kuud ning enesetunne on parem kui kunagi varem, sest kui ma ei jäta “saba lohisema”, saan palju paremini keskenduda käesolevale hetkele.

Proovi ise ka seda võtet, et saada aru, kas see sobib sulle: lepi endaga kokku, et tänasest päevast ei jää pisiasjad lohisema. Ela tänane nii, et lõpetad päeva “sabadeta”. Luban, et tulemuseks on harukordselt kerge enesetunne õhtul, sest sa pole võtnud uusi ajavõlgu. Parim aeg selle uue harjumusega alustamiseks on kohe nüüd.

Kuidas planeerida oma tegevusi lihtsalt?

AIESEC Tartule loodud tudengite ajajuhtimiskursuse 5. osas näitan lihtsat oma aja planeerimise süsteemi, mis aitab olulised asjad õigeks ajaks ära teha.

Kuidas planeerida mõttekaardi abil bakatööd?

Sarja “Ole oma aja juht” neljandas loengus näitan, kuidas kasutada mõttekaarti diplomi-, bakalaureuse- või magistritöö planeerimisel.

5 tähtsaimat soovitust

Halastajaõde Bronnie Ware pani kirja inimeste enam levinud kahetsused surivoodil. Tema koostatud nimestikku üle vaadates avastan, et pilt tuleb kohati kahtlaselt tuttav ette endagi puhul.

Inimeste olulisemad kahetsused:

1. Ma soovin, et oleksin julgeda elu oma tahtmise kohaselt, mitte teiste ootustele vastavalt.
2. Ma soovin, et poleks nii palju töötanud.
3. Ma soovin, et mul oleks olnud julgust väljendada oma tundeid.
4. Ma soovin, et oleksin suhelnud oma sõpradega.
5. Ma soovin, et oleksin lubanud endal olla õnnelikum.

Kuidas vältida samasse olukorda sattumist? Esseist, programmeerija ja investor Paul Graham soovitab kirjutada oma igapäevase tegevuste nimestiku peale vastupidisele tulemusele suunavad soovitused:

• Ära eira oma unistusi.
• Ära tööta liiga palju.
• Ütle, mida arvad.
• Arenda sõprust.
• Ole õnnelik.

Kui sellest jääb väheks, siis küsi igal õhtul endalt, mida tegid, et oma unistusi ellu viia, mõistlikult töötada, oma arvamust vabalt avaldada, olla suurepärane sõber, lapsevanem ja abikaasa ning olla õnnelik.

Ajajuhtimisõpik, kiirtoit ja seedimishäired

Säästa tund ja lehitse Michael Heppelli raamatut “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“, sest lugeda pole seda mõtet: Michael Heppell jagab valdavalt triviaalseid nõuandeid, mida ilmselt teadsid niigi, ning kiirelt lehitsedes saad endale viis-kuus nippi, millest tulevikus kiirelt kasu lõigata.

Ma ei tee seda raamatut maha: Heppell ise annab sama soovituse raamatu alguses. See ei ole mitte lugemis-, vaid lehitsemisraamat, mitte kolmekäiguline kulinaari unistus, vaid nälga kustutav Briti kiirtoit, kala krõbekartulitega mähituna vanasse ajalehte.

Nagu iga kiirtoiduga, pole mõtet ka seda ei nautida ega sellega üle pingutada – vastasel juhul tabavad sind seedehäired ning enesetunne halveneb. Kiirtoidu efekt on pigem muus: edaspidi väldid seda suurema osa ajast, kuid saad paar head nõksu igapäevaseks kokkamiseks. Ja täpselt nagu iga muu kiirtoit näeb Heppelli raamat alguses hea välja, kuid vajub mõne aja pärast lössi.

Millised ideed on kahtlust väärt:

• Heppelli soovitus seada sisse ajatabel, milles jälgid nädala jooksul oma aja kulutamist veerandtunnise täpsusega. Teoorias suurepärane idee, mis nagu aitaks ajakulu auditeerida ja leida selles nõrku kohti. Praktikas pole ma kohanud inimesi, kes seda vabatahtlikult teeks nädala vältel. Teiselt poolt, kui jälgid oma aega tunnise täpsusega 3-4 päeva, saad ka aimu, kuhu seda kaotad.
• Suurpuhastuse idee. Teoorias kena, praktikas… Neetult keeruline. Kui oled proovinud teha suurpuhastust, siis tead, millist üleinimlikku pingutust nõuab sellega alustamine. Pealegi hindab Heppell egoistlikult oma aega rohkem kui meie ühist elukeskkonda – ta soovitab asju ära visata, sest nende müümine või vajajatele annetamine nõuab liiga palju aega. Siin on muidugi oma iva: kui võimalik, siis loobu ebavajalikust ja anneta neid asju hulgi, et oma aega säästa. Vii asjad, mida aitab veel kasutada, näiteks uuskasutuskeskusse. Aga palun ära reoste nendega keskkonda.
• Soovitus osta kõigile sama kink, et aega säästa, kuulub ilmselt Briti huumori valdkonda, mida ma kahjuks täiuslikult ei valda. Aga kui ei kuulu, siis on see iseenesest üsna naljakas.
• Raamatut läbiv kramplik humoorikus muutub hiljemalt viiendal leheküljel tüütuks. Kui vaid saaks autorit sundida tema naljatiivul lendlevat luulehobu veidi ohjeldama… Raamat ainult võidaks sellest.

Olgu, aitab tampimisest. Tegelikult pole Heppelli raamat läbi ja lõhki kasutu. Selles on ka mõni hea nõuanne.

• Planeeri õhtul järgmisse päeva 5 tähtsat tegevust. Toimib.
• Jaga oma tegevused hiilgavateks, paremateks ja talutavateks. Keskendu hiilgavatele, võta aega parematele tegevustele ja talutavatele kuluta nii vähe aega kui saad.
• Kasuta ajasahtleid: võta alguses üks päev ainult enda ja oma perega tegelemiseks, paar päeva kõige olulisemate võtmetegevuste jaoks ning ülejäänud 4 päeva sebimiseks. Hiljem suurenda oma ja võtmetegevuste osa ning vähenda sebimispäevade oma. Toimib.
• Kasuta delegeerimisel väljendit “Mul on sinu abi vaja, sest…” Põhjendust loe raamatust – see nipp on raamatule kulutatud raha väärt!
• Alusta koosolekuid veerandtunnil ja lühenda nende kestus 45 minutile. Teoorias toimib, praktikas vahel ka.
• Paiguta riidekapis kantud riided paremale ning vasakule kogunevad rõivad, mida sa tegelikult ei vaja. Meeste puhul isegi toimib. Vist.

Heppelli pealiskaudne, hoolimatu ja individulalistlik raamat on tulvil primitiivseid soovitusi, kuid siiski annab olulisematest ajakorraldusnõksudest ülevaate ja suudab siiski mõtlema panna, kui suudad ületada esimese ärrituse. Aga kui peaksin ostma ainult ühe raamatu, siis eelistan viimase aasta jooksul maakeeles ilmunud ajakorraldus- ja eneseabiraamatute seas Leo Babauta “Pingevaba elu” Heppelli raamatule.

Mõttekaart loengus ja eksamiks valmistumisel

Meisterdasin tudengitele ühe ekraaniviisori, milles näitan, kuidas kasutada mõttekaarti loengu konspekteerimisel ja eksamiks valmistumisel. Loengus kasutasin avatud lähtekoodiga priivara FreeMind. Kes tahab paindlikumat ja põhjalikumat tarkvara kasutada, siis uurige NovaMindi.