Selge pilt

Kristjan Otsmann / Koolitus ja coaching / ajajuhtimine, projektijuhtimine, koosolekud
RSS icon Email icon Home icon
  • Pomodoro tehnika säästab päeva

    Posted on aprill 21st, 2014 Kristjan Otsmann No comments

    Tomato TimerKasutan juba üle aasta koolituste ettevalmistuses, müügipakkumiste kirjutamisel ning teistegi arvutitööde puhul Pomodoro tehnikat, mis tõstab oluliselt efektiivsust.

    Itaallased on pentsikud inimesed: nad kasutavad tomatikujulisi munakelli. Francesco Cirillo loodud süsteem põhinebki tomatitaimeri kasutamisel – eesmärk on töötada segamatult 25 minutit ning seejärel pidada kuni viieminutiline puhkepaus, et kasvõi selga sirutada või vett juua. Kui pomodoro ajal segab miski või keegi sind, siis teed selle kohta märkuse ning ajad asja korda pärast pomodoro lõppu. Kui hakkad katkestusega tegelema pomodoro keskel, siis see “tomat” arvesse ei lähe. Pärast katkestusega ühele poole saamist alustad uuesti, püüdes järgmise pomodoro teha eelmisest parema.

    Kui lõpetad töö enne “tomati” lõppu, siis kasutad järelejäänud aja tehtu analüüsiks ning lühikeseks mõtiskeluks selle üle, mida saad edaspidi sarnaste tegevuste juures paremini teha. Kui “tomatist” ei piisa ülesande täitmiseks ja selle lõpetamiseks on jäänud minut või paar, siis võid töö lõpetada ka pärast taimeri helisemist. Kui näed, et mõne hetkelise viivituse sisse sa järelejäänud tööd ei mahuta, siis pead pausi ning jätkad ülesandega järgmise pomodoro ajal.

    Pärast nelja pomodoro‘t tuleb pikem, 15-45minutiline paus, mille jooksul näiteks sööd, käid tualettruumis, vastad vahepeal saabunud pisimeilidele ning lõõgastud.

    Vähem katkestusi ja parem plaan

    Säärase jupitamise tulemusena tõuseb oluliselt produktiivsus, sest meie tähelepanuvõime langeb oluliselt pärast 25 minutit. Kui pärast seda teed kasvõi mõnesekundilise pausi, et sirutada, siis see tõstab efektiivsust 10-20 protsenti.

    Tomatisüsteem aitab peale katkestuste vähendamise ka paremini planeerida. Eelmisel õhtul või tööpäeva hommikul sead ülesanded tähtsuse järjekorda ning hindad, mitu “tomatit” igale ülesandele kulub. Järgmise ülevaatuse käigus saad hinnata, kus ennustasid ajakulu valesti.

    Pomodoro tehnika aitab ka pisiasjadega lobedamalt toime tulla: olen võtnud oma tööpäevades pisiasjade ajamiseks 2 pomodoro‘t, ühe enne lõunapausi ja teise tööpäeva lõpus. Need asjad, mida kahe “tomatiga” korda ei saa, võivad järelikult oodata järgmist päeva.

    Pomodoro tehnika pole ainult täiskasvanute rõõm. Mõni päev pärast seda, kui olin seda ühel oma koolitusel tutvustanud, helistas mulle üks osaleja ning teatas: “Tead, Kristjan, me saime tütre toa lõpuks ära koristatud!” Ema ja tütar leppisid kokku, et koristavad toa ära Pomodoro tehnika abil kaheksaminutilise töösessiooni ja kaheminutiliste pausidega. Kolm “tomatit” hiljem tuba säras ning tütar olevat uurinud, et millal nad jälle tuba koristavad!

    Tule koolitusele!

    Kui tahad Pomodoro tehnika kohta rohkem teada saada ning õppida kasutama ka teisi enesejuhtimise võtteid ja viise, siis täna on viimane hetk registreeruda juba sel neljapäeval toimuvale ajajuhtimise koolitusele.

  • 3 head Outlooki nippi

    Posted on aprill 14th, 2014 Kristjan Otsmann No comments

    Jagan sinuga oma kolme tõhusat Outlooki töövõtet, mille kasutamine võimaldab sul säästa iga päev kümmekond minutit.
    Kõik juhised käivad ingliskeelse Outlook 2010 ja 2013 kohta.

    CC reegel

    Kui tahad hoida ennast kursis sellega, millise töö oled kellelegi edasi andnud, siis loo lihtne reegel, mis tõstab kõik sellised kirjad eraldi kausta.

    Reegli loomiseks vali Home -> Rules -> Create Rule… -> Advanced Options… -> tee linnuke from nimi ette ja klõpsa allosas nimele, leia oma nimi, vali see; lisaks vali where my name is in the Cc box ja OK -> Next -> tee linnuke move it to the nimi folder ette ja klõpsa allosas kaustalingile ja vali delegeeritud kirjade kaust (kui sul puudub see, siis loo see) ja klõpsa OK -> Next -> Next -> anna reeglile nimi -> Finish.

    Delegeeritud kirjade kaust sorteeri mitte kuupäeva, vaid adressaadi järgi ning märgi ära ka see, et Outlook rühmitaks kirju ( Show in Groups ).

    Kui soovid nüüd mõnes kirjas olevaid tegevusi mõne aja pärast üle kontrollida, et kas oled saanud nende kohta tagasisidet või adressaadile lihtsalt meeldetuletuse saata, siis lisa oma nimi saadetava kirja koopiaväljale. Pärast kirja saatmist saabub selle kirja koopia automaatselt delegeeritud kirjade kausta.

    Kui adressaat on järge ootava tegevuse ära teinud, võid talle saadetud kirja koopia delegeeritud kirjade kaustast kustutada.

    Otsingukaustad

    Kui soovid kiiresti leida mõne inimese või organisatsiooniga peetavat kirjavahetust, siis kasuta selleks otsingukaustu.

    Leia kaustapuu alaosast Search Folders, tee sellel hiirega paremklõps ning vali, millist otsingukausta soovid luua.

    Näiteks inimeste kaupa otsingukasuta loomiseks vali New Search Folder -> Mail from and to specific people -> Choose -> vali inimese nimi aadressiraamatust või kirjuta tema aadress reale From or Sent to:. Klõpsa kaks korda OK. Edaspidi näitab Outlook selle inimesega peetavat kirjavahetust selles kaustas.

    Otsingukaustu võid teha ka domeeni järgi: sel juhul sisestad aadressiks adressaadi domeeninime, näiteks @selgepilt.ee. Selle nõksuga saad luua otsingukaustu näiteks organisatsioonide kaupa.

    Kasutan ka kategooriate järgi loodud otsingukaustu, sest kategooriate järgi saab kirju palju lihtsamalt ja kiiremini sorteerida kui neid füüsilistesse kaustadesse lohistades.

    Kiirsammud

    Outlook 2010 tõi kasutusele kiirsammud ingliskeelse nimega Quick Steps. Kiirsammud leiad Outlooki meilivaatest. Kasutan kiirsammu näiteks e-kirjast tööülesande loomiseks.

    Loomulikult võid e-kirjale panna lihtsalt lipukese külge, aga kui pead ühe e-kirjaga mitu toimingut tegema, siis mitut lippu meilile külge panna ei saa. Sel juhul võib näiteks luua tööülesande, milles on kirja koopia koos kõigi manustega.

    Sellise kiirsammu loomiseks vali kiirsammude ribalt Loo uus/Create new -> anna loodavale sammule nimi, näiteks Uus tööülesanne -> Toimingud/Choose an Actions -> Loo manusega tööülesanne/ Create task with attachment. Soovi korral vali kiirklahv ehk shortcut ning klõpsa Valmis/Finish.

    Kui edaspidi klõpsad kiirsammudes lingile Uus tööülesanne, siis Outlook teeb uue tööülesande, milles on valitud kirja koopia koos selles olevate manustega.

    Neid ja mitmeid teisi kasulikke Outlooki nõkse näed mu ettekandes Sekretäride päeval 23. aprillil ja minu järgmisel ajajuhtimise koolitusel 24. aprillil. Kui tahad Outlooki oma tegevuste korraldamise efektiivse vahendina põhjalikumalt kasutama, siis registreeru juba nüüd mu 22. mail toimuvale Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

  • Tipptasemel ajajuhtimise koolitus 24. aprillil

    Posted on aprill 14th, 2014 Kristjan Otsmann 1 comment

    Järgmine “Aruka ajajuhtimise” koolitus toimub juba 24. aprillil kell 10-17.00 Tallinnas EPI Koja saalis (Toompuiestee 10).

    Koolitus on hea koht selleks, et enda jaoks läbi mõelda eesootavad suuremad tegevused, et need saaks võimalikult hästi ära tehtud.

    Koolitusel arutame selliseid asju:

    • Kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
    • Kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid sihte ja eesmärke ning neid saavutada?
    • Kuidas talletada kõik ideed ning neid parimad võimalikult kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
    • Kuidas omada ülevaadet kõigest, mis teoksil, ja vältida asjade unarusse jätmist?
    • Kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
    • Kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
    • Kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?
    Täpne koolituskava sõltub osalejatest, sest enne koolitust täidad veebis lühikese eelküsitluse, mille põhjal täpsustan koolituse sisu nii, et leiaksid sellelt just Sind huvitavatele teemadele vastused.

    Koolitusel osalemine maksab 99 eurot (+ km ehk 118,8 eurot). Selle eest saad

    • sisuka, huvitava ja inforikka päeva,
    • hiljemalt mõne nädala pärast vähemalt pool tundi rohkem vaba aega,
    • võimaluse senisest olulisemaid asju suurema mõnuga ära teha,
    • põhjalikud koolitusmaterjalid,
    • lõunapausil suurepäraselt süüa ning vaheaegadel kohvi ja teed ning
    • hulga uusi tuttavaid.

    Praeguseks on mu koolitustel käinud üle 7000 inimese ning 99% neist on jäänud koolitusega väga rahule ja saanud sellest praktilist kasu.

    Registreeru koolitusele nüüd! Siis saad olla kindel, et Sinu jaoks on koolitusel ruumi.

  • Koolitusmängude tipptreener tuleb Stockholmi

    Posted on aprill 14th, 2014 Kristjan Otsmann No comments

    Sivasailam 'Thiagi' ThiagarajanMaailma tõenäoliselt parim interaktiivsete koolitusmeetodite väljatöötaja ja õpetaja Sivasailam “Thiagi” Thiagarajan tuleb 14.-16. mail Stockholmi koolitama. Thiagi on täiskasvanuhariduse doktor, ta on kirjutanud sel teemal üle 40 raamatu ning on andnud meistriklasse 24 riigis.

    Koolitus on mõeldud koolitajatele, õpetajatele, lektoritele ja moderaatoritele. Thiagi õpetab koolitusel oma 30aastase uurimistöö tulemuste põhjal mänguliselt seda, kuidas kasutada täiskasvanute koolitamisel erinevaid meetodeid, mänge ja harjutusi nii, et koolituse sõnum jõuab sihtrühmani tulemuslikumalt, kiiremini ja madalamate kuludega.

    Läbisin ise selle koolituse paari aasta eest ning kinnitan: tegemist on koolitusega, mis aitas mul saada nii heaks koolitajaks nagu seda olen.

    Huvi korral tutvu teemadega lähemalt koolituse korraldaja Resultatsbolageti lehel ning registreeru koolitusele kas otse seal lehel või Selge Pildi kaudu.

  • Päevik korraldab tegevusi lihtsalt ja mõnusalt

    Posted on veebruar 26th, 2014 Kristjan Otsmann 3 comments

    PäevikVahetasin pool aastat tagasi oma digitaalse ajakorraldussüsteemi paberil põhineva vastu. Kui tunned huvi, millega on tegemist, kuidas seda kasutan ja mida olen õppinud, loe edasi.

    Brooklynis tegutseva kunstniku Ryder Carolli loodud märgipäevik ehk bullet journal‘i ülesehitus aitab võtta vähese pingutusega kasutusele efektiivsust oluliselt suurendava ajahaldussüsteemi, mis aitab samal ajal mõista, mida olulist oled ära teinud.

    Avastasin enda jaoks märgipäeviku mõni nädal pärast seda, kui Ryder Carroll oli seda tutvustava video augustis riputanud YouTube’i (Dan Heering, aitäh Sulle tähelepanu juhtimise eest!). Esmamulje oli kahetine: ühest küljest tundus päeviku ülesehitus geniaalselt lihtne ja toimiv, kuid teisest küljest näis mulle, et kirjutamist on minusugusele e-vahendite sõbrale liiga palju.

    Huvi uut süsteemi proovida tuli, aga enne nõudis vastamist mitu küsimust. Kas olen tõesti valmis märkmikku kaasas kandma (senine süsteem on Google’i ja Thingsi pilves ja telefoni on lihtsam kaasas kanda)? Kas sellega kaasneb liiga palju kirjutamist? Kas võib juhtuda, et tegevused on hajutatud mitmesse kohta ja ma ei leia enam asju üles? Ja kas Ryder Carrolli süsteem pole mitte liiga ilustatult lihtne?

    Teisest küljest rääkis vaist mu sügaval sisemuses sellest, et asi väärib proovimist. Pealegi mulle meeldib sodida ja kritseldada.

    Lihtne ülesehitus

    Märgipäeviku sisseseadmine on lihtne.

    1. Võta kaustik ja pliiats.
    2. Tee avalehele sisukord. Siia kirjutad edaspidi lehtede sisu ja leheküljenumbrid.
    3. Järgmisele vasakpoolsele lehele kirjuta kuupäevad ja nende kõrvale nädalapäevade esitähed. Lehe alla nurka kirjuta selle järjekorranumber.
    4. Parempoolsele lehele kirjuta selle kuu olulised asjad, mida kavatsed ära teha. Nummerda lehekülg.
    5. Nüüd kirjuta selle kuu päevade tegemised järgmistele lehekülgedele lahti. Igal õhtul paned kirja, mida tegelikult ära tegid. Nummerda iga lehekülg.
    6. Kasuta lihtsat märgenduskeelt: tegevuse ette joonistad kastikese, kohtumise ette ringi ning märkme ette punkti. Kui asi on oluline, joonista selle ette täheke. Sellest ka nimetus märgipäevik ehk bullet journal.
    7. Uue kuu alguses joonista järgmisele vasakpoolsele lehele uue kuu kalender ja paremale tegevused. Käi läbi eelmise kuu tegevused ja kirjuta uude kuusse ümber ainult need tegevused, mida tegelikult kavatsed ka ära teha. Edasi kantud tegevuste kastikesse joonista nool, tehtud ja tegemata jäänud tegevused tõmba lihtsalt maha.
    8. Kui tegemist on projekti ehk loogiliselt kokku kuuluva tegevuste kogumiga, loo sellele uus lehekülg. Kanna sellele üle kõik tegevused, mida on vaja teha selleks, et see suuremat sorti tegu valmis saaks. Ja loomulikult: nummerda lehekülg.

    Kohanda süsteem sulle sobivaks

    Kõik oli tore esimesed paar nädalat. Süsteemi sisseseadmine võttis pool tundi ning kõik toimis hästi. Aga siis tuli ruumist puudus. Järg-järgult hakkasin tegema süsteemi muutuseid, mille tulemusena nüüd, pool aastat hiljem, toimib süsteem peaaegu laitmatult.

    Tegin sellised muudatused:

    • Sisukorrale jätan 3 lehekülge. Eelmine kaustik näitas, et ühest lehest jääb väheks.
    • Kirjutan kogu kuu päevad järjest lahti kuu alguses. Praegu näib, et tööpäevi mahub lehele paar ning puhkepäevi kolm. Vajadusel kirjutan keerulisemad päevad eraldi lahti: see aitab tegevusi mõtestada ning leida, milliseid asju tegelikult pole vaja teha.
    • Rutiinsete tegevuste checklist‘e kirjutan kaustiku tagumistele lehtedele. Seal on leht kaugema tuleviku tegevuste jaoks, ideede leht, rutiinsete tegevuste checklist‘id ja muu selline.
    • Planeerin umbes kolm kuud ette, sest mu töö on selline. Seega hoian kirjas ka kolm kuud ette.
    • Tegevusi vaatan üle iga päev või paari päeva tagant ning kannan edasi tegemata jäänud asjad sellesse aega, kui neid tegelikult jõuan teha. Kui olen tegevuse kolm korda edasi kandnud, tuleb see kohe ära teha või minema visata.
    • Olulised tegevused tähistan tärni asemel nende prioriteedinumbriga 1-3, mille ümber tõmban ringi.
    • Korra nädalas ja korra kuus lappan möödunud nädala või kuu läbi ja hoolitsen selle eest, et mõni oluline asi siiski kahe silma vahele ei jäänud.
    • Uue teostust vääriva idee tekkimisel kannan selle järgmise kuu tegevuste loetellu või märkmiku taha ideedelehele.
    • Pikemat ettevalmistust nõudva tegevuse kannan selle tegevusega alustamise päevale piisava ajavaruga. Kui tegevus võtab silmatorkavalt palju aega, siis kannan ettevalmistusaja ka Google Calendarisse.
    • Kellaajaline kalender on mul endiselt Google Calendaris digitaalselt – seda on mugavam kasutada ja märkmikku pole tõesti alati kaasas.

    Plussid ja miinused

    Ennäe, uus süsteem toimibki nii hästi, et ma ei raatsi oma kassipiltidega päevikust enam loobuda.

    Miks mulle uus süsteem meeldib?

    • Mulle meeldib hästi kätte istuva tindipliiatsiga kirjutada taaskasutatud paberile. See on mõnus!
    • Tegevuste läbikirjutamine aitab panna prioriteedid paika. See on kasulik.
    • Kellaajalised asjad Google Calendaris on alati kaasas ja vajadusel on neil märguanded küljes.

    Miks mulle uus süsteem ei meeldi?

    • Mul on materjalid laiali kolmes kohas: paberpäevikus, Google Calendaris ja osa märkmeid Evernote’is. Kardan, et mõni asi võib jääda kahe silma vahele.

    Nagu näed, on plusse rohkem kui miinuseid. Olen kindel, et see materjalid-kolmes-kohas-laiali-probleem laheneb samuti järgmise poole aastaga ära. Juba praegu on välja kujunenud harjumus ja arusaam, et milliseid materjale millisest kohast leida.

    Vaata märgipäevikut tutvustavat videot ja täpsemat kasutusjuhendit aadressil www.bulletjournal.com.

  • Neli õppetundi pojalt

    Posted on mai 15th, 2013 Kristjan Otsmann No comments

    Meil on oma lastelt õppida väga palju. Olen õppinud meie peatselt kolmeseks saavalt pojalt neli asja, mis aitavad mul enda ja oma asjadega paremini toime tulla.

    1. Keskendumine

    Kui poiss midagi teeb, siis ta keskendub sellele täielikult. Skeptik leiaks selle olevat loomuliku, sest laps ei suuda ju lühiajalise arengu tõttu multitaskida ehk hulgiaskeldada, sest ta koordinatsioon pole piisavalt hea ja ka taip ei suuda veel piisava kiirusega ühelt teemalt teisele karelda.

    Ta tegutseb täielikult keskendudes, säilitades ümbritseva suhtes osalise tähelepanuvõime. Kui ümbruskonnas juhtub midagi väga olulist või meeliköitvat, siis lülitub ta uuele asjale ümber. Vastasel juhul jätkab ta oma tegevustiku kütkeis nagu midagi poleks juhtunud.

    Niipea, kui ta kaotab tähelepanu, järgneb mõni probleem. Kui ta näiteks sõidab oma tõukerattaga ja keskendub sellele, kuhu ta välja tahab jõuda, sujub kõik hästi. Niipea, kui tee kõrval tõmbab miski ta tähelepanu kõrvale, kisub ratas lähima takistuse suunas viltu ning poiss on kukkumisest juuksekarva kaugusel.

    Üks tähelepanek veel: lapsed ei mängi kellegi teise jaoks. Nad keskenduvad, sest mängivad endale – kui mäng pakub teistele ka huvi, on tore, kuid see pole siht omaette. Just see muudab mängu harukordselt vahvaks.

    Õppetund: kui mul on midagi pooleli, siis pean silmas soovitavat lõpptulemust või sihti, mille suunas liigun; lasen tähelepanu kõrvale tõmmata ainult sellest olulisematel ning pikemas vaates kasulikumatel tegevustel. Pealegi on keskendunud töö äärmiselt nauditav – tead ju küll seda tunnet, kui tajud, et mõni tööriist moodustaks otsekui osa su kehast, su  keha ja meelte oskuslikult toimiva loomuliku jätku. Ja tööd tuleb teha endale!

    2. Suutmatus oodata

    “Issi, tule mängima!”

    “Ei, issi kirjutab veel natuke ja siis tuleb.”

    “Ii-sss-ii, tuu-le-ee!”

    “Jah, sa tahad, et issi tuleks mängima, aga issi tahab veel veidi kirjutada ja tööd teha.” (Olen ju õppinud gordoniperekoolilikult aktiivselt kuulama, eks ju?)

    “Ii-ii-sss-ss-iii, koo-hee!”

    “Oeh. Kohe tulen.” (Ma ei usu, et need perekooli fanaatikud tegelikult lapsi kasvatavad nii nagu õpetavad, sest need nipid lihtsalt ei toimi).

    “Ii-sss-ii, tuu-lee!”

    “Jah, juba tulen,” vastan end püsti ajades.

    Kui ees ootab põnev tegevus, on jõnglane harukordselt läbematu. Tema vaimne arengutase ei luba ju aru saada, et oodatavat mõnu edasi lükates võib see tulevikus oluliselt suureneda või tuua pikema aja jooksul suuremat kasu. See tähendab võib, aga ei pruugi. Seepärast tuleb kohe tegutseda, kui tundub, et asi on õige ja tegutsemist väärt.

    Õppetund: kui silme ees on mõni ahvatlev võimalus, mida tahaks järgi proovida, siis pole tarvis otsida vabandusi pooleliolevaist tegevusist, vaid tegutseda tuleb kohe. Kui ka ei uus tegevus ei anna ka tulemust, siis olen vähemalt proovinud. Eelmise tegevuse juurde naasta saab peaaegu alati.

    3. Korda, kuni sind on kuulda võetud

    “Mul on punane tartul!” hõikab poiss teisest toast.

    Taevas, mis nüüd jälle on… Ei usu, et midagi olulist. “Ja-jah,” kohman vastuseks.

    “Mul on pu-na-ne tar-tull!”

    Mis asi see tartul veel on? Kartul vist. “Ja-jah, punane kartul,” sedastan. Punane kartul? Misasja?!

    “Ee-ei, mul on punane tar-tull!” pröökab mees taas.

    Hetk hiljem on ta mu tooli kõrval: “Tar-tull, tule kaasa ja vaata!”

    Ega enne vist keskenduda uuesti ei saa, kui olen vaatamas käinud. Ajan end püsti ja astun teise tuppa. “Tartul” on tegelikult traktor. Tõesti punane. Ja tore pealegi.

    “Jah, sul on tõesti tore punane traktor,” sedastan.

    “Mh-mh!” Mees särab õnnest. No kes siis ei säraks, kui tal on uus tore punane traktor. Sõltumata säraja vanusest. Mis sest, et traktor on ainult pildil. Aga see on ju sama hea kui peaaegu päris.

    Mängisime jupp aega ja vaatasime raamatuid. Tore oli.

    Õppetund: kordan oma soovi veidi erinevas sõnastuses seni, kuni olen veendunud, et inimesed said minust aru. Ja kui ei saa aru, siis vean inimesed vaatama oma tähtsat avastust, et rõõmu nendega jagada. Inimestele tegelikult meeldib, kui meil mõlemil läheb hästi.

    4. Õpi tegutsedes

    Meie poeg on teoorias nõrgavõitu. Paaril korral olen kogemata püüdnud talle asjade olemust selgitada, aga ju ma olen kehv seletaja ja õige pea saan aru, et raiskan asjatu jutuga lihtsalt aega. Eks ta ole noor ka.

    Parim viis õpetamiseks on näidata ette, kuidas asjad käivad, ning lasta tal endal seejärel proovida. Vahet pole, millega tegemist: joonistamise, paberi lõikamise, voltimise või raudtee kokkupanekuga. Kui poiss asub asja kallale, vajab ta veidi juhendamist ja ette näitamist, seejärel jupp aega nauditavat koos tegutsemist, aga järgmisel korral suudab ta juba ise toime tulla.

    Õppetund: Raamatud on suurepärased – neist õppida on väga tore ja kasulik. Kooliski on mõnus ja kasulik käia. Teiste kogemused on head, aga need pole minu omad. Tõeline õppimine toimub ise tegutsedes.

    David Kolbi õppimismudeli kohaselt sünnib teadmine konkreetse kogemuse, sellest õppimise, õpitu üldistamise ning selle põhjal uute kogemuste hankimise kaudu.

    Aktiivne tegutsemine on parim uute teadmiste ja oskuste omandamise viis, sest õpitu jääb nii mõtteisse ja meelde kui ka kehamällu. Mida aeg edasi, seda rohkem eelistan enne tegutsemist uurida põgusalt teooriat ning siis asuda üsna purulollina tegutsema, et asjad endale aktiivselt selgeks teha.

    Vahel osutub selline õppeviis kalliks, aga õppetunnid on seda väärt. Nagu laste jälgimine ja iga päev neilt õppiminegi.

    Kolumn ilmus 2. mai “Maalehe” lisas “Ettevõtja” ning on taasavaldatud “Maalehe” nõusolekul.

  • Lugemissoovitus: “Moonutatud aeg” annab ülevaate huvitavatest aja- ja aju-uuringutest

    Posted on märts 15th, 2013 Kristjan Otsmann No comments

     

    Moonutatud aeg

    “Imelise teaduse” raamatuklubi annab aprillis välja saatejuhi, kirjaniku ja psühholoogialektori Claudia Hammondi teise raamatu “Moonutatud aeg”, mis näitab mitmekülgselt ja huvitavalt, kuidas meie aju manipuleerib ajaga, ning annab näpuotsaga nõu, mida selle teadmisega peale hakata.

    Kui sulle tundub, et aeg kaob lennates käest või vahel aeg hoopis venib lõpmatuseni, siis Hammondi raamat kummagi probleemiga toimetulekuks juhtnööre ei jaga. Küll aga valgustab ta mõlema probleemi põhjuseid, näidates erinevaid katseid ja uuringuid tutvustades seda, miks aeg tormab vahel meist mööda ning vahel ei taha oodatud sündmus kuidagi kätte jõuda.

    Tegelikult meenutab aega suhtumine sageli Koperniku-eelset universumi käsitlust. Sageli eeldame seda, et meie seisame ning aeg liigub. Päriselt on lugu hoopis teisiti: “Aeg ei möödu, aeg lihtsalt on” (lk x).

    Seepärast Hammond keskendubki sellele, kuidas mõistus loob ajatunnetust ning sellele, mida neuroteadlased ja psühholoogid nimetavad mõtteajaks. Piin “venitab” ajataju ja näib, et minut kestab igaviku (just seepärast venib aeg depressioonis olevatel inimestel) nagu ka emotsionaalse jada tihedus (sel põhjusel näib hirm piinarikkalt pikana). Pikaajaline isolatsioonis viibimine, näiteks koopas viibimine mõjub vastupidiselt: inimese keha bioloogiline ööpäev kestab 24 tundi ja 31 minutit ning isolatsioonis viibimine viib meid rütmist välja. Hammond kirjeldab Michel Siffre’i, kes veetis nooruses aega uurides kaks kuud koopas välismaailmaga suhtlemata, tunnetas seda teravalt. Loomulikult võttis ta uue sajandi vastu samuti mõnenädalase koopaelu käigus. Aga kuna tema aeg venis ning tal puudus kell, siis tõstis ta šampanjaklaasi aastatuhande vahetuse tähistamiseks kolm ja pool päeva õigest hetkest hiljem.

    Põnevat lugemist ja mitmest vallast pärit näiteid leiad raamatust paari õhtu nautimise jagu. Olgu selleks kasvõi Robert Levine’i elutempo mõõtmise katsed. Ta mõõtis 31 riigis üle maailma kolme näitajat: milline on jalakäijate keskmine kõnnikiirus, kaua aega kulub kohalikus keeles postmargi ostuks ning kui täpsed on kellad pankade seintel. Aga see on vaid üks kümnekonnast näitest. Põnevat lugemist leiab sellest küll ja veel: miks mäletame varajastes kahekümnendates läbitud “mälestuste mügariku” perioodist nii palju, miks mõtleme iga 16 minuti tagant tulevikule, miks huvitavate kogemustega täidetud aeg tundub selle käigus lühike, ent tagasi vaadates pikk, miks suudame eesmärke paremini sõnastada kujutledes neid minevikus juba juhtununa. Need on vaid mõned küsimused, millele Hammond vastab ja mille tagamaid avab.

    Raamatu keskel ta küll eksleb viivuks esialgsest teemast üsna kaugele, olgu selleks kasvõi piinarikkalt pikk sünesteetikute elu kirjeldus, aga ju on selle põhjuseks Hammondi enda sünesteetilised kalduvused (sünesteetikud on inimesed, kes segavad omavahel erinevaid aistinguid, näiteks kuulevad lõhnu või näevad aega).

    Õnneks on raamatu lõpp sama hoogne kui algus. Seal kirjutab Hammond sellest, mida teha selleks, et aeg ei kaoks nii kähku käest. Nipp on väga lihtne. Aga selle saad teada siis, kui võtad raamatu kätte ja loed ise, muidu võtaksin sinult puändi kogemise rõõmu.

  • Selge siht ja sinkavonka tee

    Posted on märts 5th, 2013 Kristjan Otsmann No comments

    “Mina oskan oma asjadega tegelikult toime tulla küll,” ütlevad inimesed sageli mu koolitustel, “kui ainult nemad mulle sisse ei sõidaks!”

    Sama selgub osalejate küsitlustest, mida teeme peaaegu enne iga koolitust: üldjuhul on levinuim probleem see, et teised (nii inimesed kui ka nende põhjustatud sündmused) sõidavad meile sisse ega lase keskenduda.

    Kui probleemi süveneda, avastame, et põhjus asub mujal. Päeva lõputult hakkivad ootamatusi põhjustab peamiselt kolm asjaolu: ühine siht on segane, prioriteedid läbi rääkimata ning omavahel pole klaari kokkulepet selle kohta, kui kiiresti peaksime mingil puhul reageerima.

    Selge siht

    Mõtle hetkeks oma meeskonna peale. Kas tead täpselt, millises suunas liigute? Aga kogu ettevõte? Milline on teie suund ning kuidas on sinu suund seotud ettevõtte omaga?

    Kui tiimi liikmed rebivad protsessi igaüks aeg-ajalt veidi omas suunas, on tulemuseks sinkavonkaline teekond sihi suunas, kuid kohale jõudmiseks kulub väga palju aega ning energiat. Ühiselt sihti seades ning koos selle suunas liikudes jõuab tulemuseni kiiremini ning mõnusamalt.

    Loomulikult tuleb ette ootamatusi, kuid kui meil on ühine siht silme ees, siis tuleme nendega sujuvamalt toime. Me sõidame sinna, kuhu vaatame.

    Selged prioriteedid

    Enamus meist suudab oma väikeses maailmas üsna kiiresti paika panna, mis on tähtis ja mis vähem oluline. Aga kuidas on lugu meeskonnas?

    Olen mitu korda kogenud seda, et kui meeskond vaidleb läbi ja lepib kokku, millised on kolm kõige olulisemat prioriteeti ning millises järjestuses need paiknevad, siis suureneb tiimi tulemuslikkus oluliselt, sest kõrvalistest asjadest on lihtsam loobuda.

    Üks konks peitub siin veel. Tõe kriteerium on praktika, leidis Karl Marx. Kui siht ja prioriteedid on kirjas vaid paberil, aga päriselus me neid ei järgi, siis pole neist peaaegu mingit kasu. Vähemalt alguses tasub endalt ja oma tiimilt igal õhtul küsida: kas täna liikusime edasi valitud suunas kindlalt ning mida teeme homme paremini, et veel paremini tegutseda.

    Selge kokkulepe

    Kui võtta koos tunnike ja arutada läbi, kui kiiresti suhtleme mingis kanalis ning kuidas saame parimal moel sõeluda välja olulised ootamatused ebaolulistest ning panna sellest lähtuvalt 3-4 põhimõtet kirja, siis nende igapäevane järgimine parandab suhteid ning aitab kiiremini edasi liikuda.

    Kui tiim suudab paika panna oma igapäevase ja -nädalase ühise hingamise rütmi, suureneb efektiivsus oluliselt. Sellega on sama lugu nagu sportimise või mediteerimisega: kui hingamine on paigas, jõuad kaugemale.

    Mis juhtuks siis, kui kogu tiimil oleks silme ees nii ühine siht, ühised prioriteedid kui ka ühised põhimõtted ning need oleksid pidevalt ajakajalised? Proovige järgi ja saate teada.

  • Muuda koosolekud paremaks!

    Posted on jaanuar 30th, 2013 Kristjan Otsmann No comments

    Eile hommikul tuli mulle mõte teha üks koolitus, mis aitab teha organisatsiooni või ettevõtte koosolekute kultuuris sanitaarremondi.

    Tegelikult me ju teame, kuidas head koosolekut ette valmistada või koosolekusse täiega panustada, aga… Miks me siis ei tee seda?

    Teeme inimestele, kellest saavad organisatsioonis koosolekute sanitaarremondi eestvedajad, toreda ja kasuliku koolituse:

    Koosolekute sanitaarremont

    Päevase koolituse tulemusena mõistad, kuidas koosolekud ja nõupidamised muuta tulemuslikumaks ja efektiivsemaks lähtuvalt Sinu organisatsiooni või ettevõtte iseärasusest.

    Sellelt interaktiivselt ja kaasavalt koolituselt saad teadmised, mis aitavad

    • korrastada koosolekute ülesehitust ja rütmi,
    • panna paika, kuidas tulevikus head koosolekut ette valmistada,
    • seda tulemuseni juhtida ning
    • tagada, et osalejad saavad koosolekul sündivatest kokkulepetest sama moodi aru.

    Avan koolitusel Su ees oma koosolekute töövahendite ja mõttemudelite tööriistakohvi, millest saad välja valida just sulle sobivad vahendid ning millesse saad omalt poolt lisada oma parimad mõtted ja võtted.

    Koolitusel

    • Tuvastad oma ettevõtte koosolekute probleemsed kohad.
    • Avastad enda jaoks kõige tõhusamad koosolekuteks valmistumise, nende läbiviimise ja nende järeltöö võtted.
    • Lahkud koolituselt konkreetse plaaniga, kuidas organisatsioonis koosolekute kultuuri parendada ning tead, milline on Sinu järgmine samm sell teel.

    Järgmine avalik koolitus:

    Tallinnas stuudios Tasapisitasakaal 6. märtsil  2013 kell 10-17.00. 

    Hind: 199 EUR ( + km ehk 238.8 eurot)

    Koolituse hind sisaldab: suurepärast koolitust, lõunapausi, kohvipause ja käepäraseid koolitusmaterjale.

    Loe lisa või Registreeru koolitusele

    Muide, kui registreerud koolitusele enne 6. veebruari, siis ootab Sind peale 50eurose hinnavõidu (varajase registreeruja soodushind 149 EUR + km inimese kohta) võimalus kohe endale alla laadida mitu kasulikku töövahendit ja infoallikat lehel www.selgepilt.ee/hea-koosolek.

  • Mehed on Marsilt ja naised Veenuselt

    Posted on jaanuar 15th, 2013 Kristjan Otsmann No comments

    Loome kõige paremini teostatavaid plaane siis, kui rakendame oskuslikult tööle endasse peidetud äärmused: nii ohjeldamatu looja ja väsimatu edasitormaja kui ka skeptilise pidurdaja ja paadunud pessimisti.

    Oot, aga mis on sellel kõige pistmist artikli pealkirjaga? Kohe selgitan.

    “Kuule, kirjuta: “Range arvestus ja kaine distsipliin”? Äh? Nigu see Propa lugu, tead ju küll!” pröökas mu Loov Mina.

    “Lolliks oled läinud, see on… Lihtsalt labane!” vastas mu Pidurdav Mina.

    “Aga äkki siis toktor Jekyll ja mister Haig? Ui, ma tahaksin olla mister Mis-Iganes-Ta-Nimi-Nüüd oligi! Ja toktor ka! Mõlemad ja kohe!!!”

    “Rahune nüüd maha! Peale selle oli see mister Hyde, lollakas, ja doktor kirjutatakse nõrga D-ga nagu debiilik!” sõitles Pidurdav Mina.

    “Aga… Ma tean!!! Mehed on Marsilt ja naised Veenuselt! Naised raudselt loevad ja mehed ka! Äh?” pakkus Loov Mina.

    Pidurdav Mina andis alla: “No hea küll, pane siis pealegi see Marsi ja Veenuse pläma, eks ma klaarin pärast selle jama ära nagu alati.” Ning ta asus kirjutama juhtlõiku samal ajal kui Loov Mina nuias, et Pidurdav Mina kirjutaks ka seda, kuidas maailma sündis nii geniaalne pealkiri, mis “ei jäta kedagi külmaks” ja “haarab lugeja endasse jäägitult” (tsitaadid muutmata).

    Kasuta erinevaid poolusi

    Vajame planeerimise ja tegutsemise erinevates etappides mõlemaid tegelaskujusid, nii tormakat loojat kui ka kriitilist pessimisti. Kui soovime olla väga head projektijuhid või tegevuste korraldajad, siis on mõistlik kasutada oma aju nii suures mahus kui vähegi võimalik.

    See ongi põhjus, miks tegevuste visandamise käigus me nii joonistame kui ka sõnastame eesmärki (pikemalt loe sellest eelmisest kolumnist).

    Ja kui plaan on loodud, on nutikas end ja oma meeskonda veidi pidurdada, et me juba esimesse kurvi liiga kiiresti siseneks ega sellest välja põrutaks. Siin tuleb appi üsna lihtsakoeline riskianalüüs

    Leia kõige olulisemad ohud

    Projekti riske analüüsime tavaliselt kolmes järgus.

    Esimese sammuna paneme kirja nii palju riske kui vähegi meenub, aga me ei mõtle sellele, mida teha siis, kui mõni risk peaks ilmnema.

    Teise sammuna arvutab välja riskiteguri. Põhjus on lihtne: kui meile anda käsk leida riske, siis oleme tublid ja leiame neid – isegi seal, kus tegelikult riskid puuduvad. Riskiteguri arvutamine aitab meil tuvastada need riskid, mis väärivad ka tegelikult tähelepanu.

    Riskide hindamise metoodikaid on kümneid. Tutvustan neist üht, mis on üsna lihtne. Selle puhul võtad risk riski haaval need ette ning hindad iga riski puhul nelja asja: riski ilmnemise tõenäosust, selle mõju lõpptulemusele, riski ilmnemise avalikkust ning riskijuhtimise meetmete olemasolu.

    Riski ilmnemise tõenäosust hindame viiepalliskallal (näiteks 1 punkt – tõenäosus alla 5%, 2 punkti – 5-10%, 3 punkti – 10-25%, 4 punkti – 25-50 % ning 5 punkti – üle 50% tõenäosus).

    Riski mõju lõpptulemusele hindame samuti viiepalliskaalal – 1 kui mõju on olematu ning 5 kui mõju on hävitav. Hinde 2-4 saab mõju siis, kui see on olemas ja mõjutab lõpptulemust, ent ei hävita seda.

    Riski ilmnemise avalikkuse all mõistan seda, kuidas ja millal saame teada riski olemasolust. Seda hindame kolmepalliskaalal: 1 – saame varakult aimu sellest, et tulevikus ilmnevad riski mõjud; 2 – riski tagajärjed ilmnevad veidi aega ette hoiatades; 3 – riski tagajärjed ilmnevad täiesti ootamatult.

    Riskijuhtimise meetme olemasolu hindame samuti kolmepalliskaalal: 1 – teame täpselt, mida teha riski avaldumisel; 2 – saame riski avaldumisel kasutada oma varasemaid või kellegi teise sarnase olukorraga toimetuleku kogemusi; 3 – meil pole õrna aimugi, mida riski avaldumisel teha.

    Neid nelja numbrit omavahel korrutades leiame iga riski puhul riskiteguri. Mida suurem on riskitegur, seda olulisem on risk. Nüüd võtame 3-5 kõige olulisemat riski ning mõtleme, mida nende ilmnemisel teha just selle hinde vähendamiseks, mis sai kõige rohkem punkte. Nii lihtne see ongi.

    “Kuule, aitab nüüd teooriast küll, teeme ikka reklaami ka, sest jube hea koolitus tuleb!” pröökab igavlev Loov Mina. “Mis sa niisama targutad???”

    See kord jääb Pidurdav Mina lõpuks nõusse ja lisab tagasihoidlikult: “Tule väga heale kaasava projektijuhtimise koolitusele 23.-24. jaanuaril Tallinnas, kus saad enda sees mõlemat poolt proovida projektijuhtimise teadmiste hankimisel.” Lisainfot koolituse kohta leiad www.selgepilt.ee/kaasav-projektijuhtimine ning registreerumiseks on jäänud veel mõned loetud päevad.