Pane kõik ideed kirja

Annan järgmises kolmes-neljas postituses ülevaate sellest, mida endast kujutab David Alleni loodud Getting Things Done ehk maakeeli Saame Asjadega Hakkama, kuidas seda kasutan ning kuidas olen seda veidi täiendanud. Lähinädalail kirjutan pikemalt ka sellest, milliseid lihtsamaid ja keerulisemaid abivahendeid kasutada asjadega toimetulekuks.

Peas sihitult tiirutavad mõtted kõigest sellest, mida peaks tegema, tekitavad tohutut stressi. Kui need mõtted panna nii ruttu kui võimalik kirja, siis väheneb stress oluliselt ning tähelepanuta jääb oluliselt vähem tegemist vajavaid asju.

Kui sageli teil juhtub nii, et pähe tuleb fantastiline idee ning poole tunni pärast see enam ei meenu, kuiväga seda meelde tuletada ka ei püüaks? Mul tuli seda omal ajal mitu korda päevas ette, kuid nüüd enam mitte.

Selle probleemi peamine põhjus peitub selles, et inimene suudab korraga meeles pidada tavaliselt kuut kuni kaheksat asja. Kui meile tuleb mingi idee või keegi tahab, et teeksime midagi, siis see töökäsk talletub „psüühilisse RAMi” (random access memory ehk muutmälu) nagu ka järgmine ja ülejärgmine. Ühel hetkel mälu täitub ning töötlemata asjad liiguvad korrastamata kujul edasi teistesse aju osadesse kuni nad ühel – tavaliselt kõige sobimatumal – hetkel end meile meenutavad. Aja jooksul selliste painajate hulk kuhjub.

Peale piiratud mahu on psüühilisel RAMil veel mitu halba külge, mille muutmine näib ilmvõimatuna. Kui sa pole läbinud mälutreeningut või ei paista silma looduse poolt antud harukordselt struktuurse mõtlemisega, siis valitseb psüühilises RAMis täielik korralagedus, mille kõrval näib suvalise teismelise pahupidi pööratud tuba organiseerituse musternäitena. Asja teeb hullemaks seegi, et ideid talletaval mälul puudub mineviku- ja tulevikutaju – see ei suuda tavaliselt eristada kiireloomulisi asju neist, milleni veel jupp aega.

Vajame usaldusväärset süsteemi
Ainus lahendus on kasutada sellest mälu piirkonnast usaldusväärsemat süsteemi: siis valivad painajad selle endale uueks eluasemeks ega piina meid. Lõpptulemusena saame kulutada rohkem aega sellele, et mõelda, mida erinevate asjadega pihta hakata ja kuidas neid lahendada, selle asemel, et vaevata oma pead abstraksete ja sihitute uitmõtetega sellest, mida kõike peaksime tegema.

Kogu aruka ajajuhtimise süsteemi aluseks on keskendumine – ideaalis peaks meie meeleseisund olema võimalikult rahulik ja neutraalne.

Ida võitluskunstides kasutatakse väljendit „meel nagu tüüne vesi”. Kui visata seisvasse vette kivi, siis tekitab vesi täpselt selle kivi kukkumisele vastava laine, ei suurema ega väiksema: vesi reageerib adekvaatselt. Samal moel peaks meie meeleseisund olema kui tüüne vesi ning reageerima kõikidele muudatustele täpselt sel määral kui muudatusi tekitavad sündmused ja nende tagajärjed väärivad. Kui meeles valitseb rahu, suudame keskenduda. Kui suudame keskenduda, oleme tõhusad ja tuleme enamaga toime.

Mul tuleb pidevalt ideid, mida peaksin ellu viima. Lisaks täitub mu meilikast kirjadega – mõned vajavad vastamist, mõned tegutsemist, mõned lihtsalt lugemist ja mõned ära viskamist. Inimestega suheldes lisandub samuti nimekirja tegevusi. Kuhu need ideed salvestada?

Kogumissahtlid päästavad
Kui mul tuleb mõni mõte või keegi soovib, et midagi teeksin, panen selle tegevuse või mõtte kirja niipea kui võimalik – tavaliselt kohe. Sääraseid kogumissahtleid on mul mitu.

Kõik e-kirjad saabuvad Outlooki inbox’i. Seda vaatan läbi paar korda päevas ning otsustan, mida mingi kirjaga peale hakata – kas need nõuavad tegevusnimestikesse tõstmist, kalendrisse märkimist või taustainfoks talletamist. Suurem osa väärib küll kustutamist.

Tavaliselt on mul kotis plastümbrik, millesse panen paberdokumendid, mis nõuavad menetlemist. Kord päevas tühjendan ümbriku ning otsustan, mida nende asjadega teha.
Ideed ja teiste inimeste soovid panen kirja oma nutitelefoni, mida sünkroniseerin kord päevas arvutiga. Aga saab ka lihtsamalt: kui ideed panna paberile või märkmikusse kirja ning kord päevas märkmed läbi vaadata, toimib asi sama hästi.

Osa pabereid maandub rahakotis, kuid ka seda tühjendan igal pärastlõunal, et järgmisel päeval oleksid rahakoti vahel vaid asjad, mis sinna kuuluvad: raha, panga- ja kliendikaardid, juhiload ning ID-kaart.

Paar mu tuttavat, kes läbinud mälutreeningu, jätavad ideed lihtsalt meelde, kuid kasutavad selleks nn teekonnameetodit. Nad kujutavad endale ette näiteks teekonda töölt koju ning on seadnud sellele kümneid kontrollpunkte: töölauaalune, toolitagune, lauapealne, kabineti uks, liftinupp jne. Iga kontrollpunktiga seostavad nad ühe asja, mida vaja meelde jätta. Kuid ka see teekond tuleb ideedest-tegemistest vähemalt kord päevas tühjendada.

Kui sageli oleks vaja kogumiskastid tühjaks teha? Nii tihti, kui vaja, et asjad tunduksid olevat kontrolli all. Tavaliselt piisab korrast kuni kolmest päevas. Kui palju peaks selliseid mõtete kogumissahtleid olema? Nii palju kui hädavajalik ning nii vähe kui võimalik.

Muide, esimene säärane mõttepuhastus nõuab päeva või paar: vaatad läbi meilikasti, projektide nimestikud, kontori, kodu, rahakoti sisu, koristamata keldri, sassis kapid, lauapealsed ja sahtlid. Aga see aeg on kulutamist väärt: saad sadu unaruses kopitanud ideid, mida edukalt ellu viia. Hiljem kulub igapäevaste kogumissahtlite tühjendamiseks 10-15 minutit.

Kuidas loobuda asendustegevustest?

Juba aasta-paar olen vältinud asjade edasilükkamist, kui selleks puudub põhjus või kui põhjuseks on lihtlabane laiskus. Asjade edasilükkamine väheneb, kui jõuad selle põhjuseni.

Võib-olla napib infot, et midagi teha või otsustada? Siis tuleb seda juurde hankida. Muide, jaapanlased usuvad, et õige otsus sünnib siis ise, kui on kriitiline kogus infot koos. Üha enam tundub mulle, et nad ei eksi.

Võib-olla pole praegu energiat, et ülesandega tegeleda? Siis tuleb energiat varuda, tehes vahepeal vähem energiat nõudvaid asju (sageli taastan energiat rutiinsete tegevustega, peale ajupuhkuse saan nad ka kaelast) või aktiivselt puhates, sportides või hoopis millegi muuga tegeledes. Aga kui töö on arvutiga seotud, siis kindlasti mitte arvuti taga aega surnuks lüües – see vaid vähendab tööisu ega taasta vähemalt minu energiat mingil moel.

Aeg, mis kulub edasilükkamise põhjuse leidmiseks ja takistuse kõrvaldamiseks, tasub end kuhjaga ära, sest vastasel juhul ma probleemi ei lahenda ega kao ka edasilükkamise põhjus.

Elu infodieedil

Ma ei kuluta juba üle poole aasta aega ajalehtede lugemisele, erandiks on nädalalõpus ajaviiteks Eesti Ekspressi sirvimine. Olulistest asjadest saan teada raadiouudistest, mida kuulan hommikuti ning siis, kui olen teel ühelt kohtumiselt teisele. Kui mõni asi jääbki märkamata, siis saan seda teiste inimeste käest teada, küsides neilt kohtudes: „Mida huvitavat on vahepeal juhtunud?” Nad räägivad neist asjust rõõmuga: inimestele meeldib teadmisi jagada.Enamik neist ei pane ka mu „ignorantsust” pahaks.

See puudutab vaid igapäevasündmusi. Ametialaseid uudiseid ja infot ettevõtete kohta, millega olen seotud, hangin vähemalt korra-paar päevas. Muidu ma ei suudaks oma tööd hästi teha ega täidaks endale võetud rolle.

Loomulikult ei kuluta ma aega rämpsposti lugemisele, selle saatmisest rääkimata. Ma ei tunne, et oleks midagi kaotanud YouYube’i vältimise tõttu. Sel moel infodieeti pidades säästan päevas vähemalt tunni ja saan selle kulutada olulistele asjadele.

Kummalisel moel tekkib infodieedil olles välismaal elaja tunnetus – harva, kui uudised hakkavad silma, ning üha enam märkan, et sageli on tegemist libateemadega, mitte asjadega, mis riigile ja inimestele peaksid tegelikult korda minema.

Kuidas vältida tõkestusi?

Kui sageli juhtub, et oled just ülesandesse süvenenud ja sel hetkel katkestab sind ligiastuv kolleeg, häiriv telefonikõne, postkasti potsatav kiri või välksõnum? Sageli tuleb seda liigagi tihti ette.

Välksõnumite ja e-kirjadega on lugu lihtne: kui pean süvenema, siis sulgen meiliprogrammi, Skype’i ja MSNi. Mu kolleegid teavad, et teen nii, ega oota välkkiiret reageerimist. Kui asjaga tuli takus, siis nad astuvad läbi või helistavad.

Kui kiirel ajal heliseb telefon, siis esimese asjana märgin üles paar märksõna, mis kirjeldavad, kus tööga pooleli olen. Tavaliselt ütlen seejärel helistajale, et mul on hetkel pooleli üks oluline töö ning palun tal poole minutiga kokku võtta, millest ta tahab mulle rääkida. Kui tegemist on äärmisel olulise asjaga, siis leian kauem aega. Kui mitte, siis palun vabandust ja küsin, kas ta saaks mulle sel teemal e-kirja saata, millele vastan mõne tunni või päeva jooksul. Inimesed aktsepteerivad ja mõistavad tavaliselt sellist lubadust. Aga loomulikult tuleb antud lubadust ka pidada. Seepärast panen teema arvutisse või paberile lühilausega kirja.

Sama moodi käitun segajatega, kes astuvad mu laua ligi, kui mul mõni kiire töö pooleli. Palun vabandust ja annan hetke, et asjast rääkida. Seejärel palun neil tavaliselt meili saata, et asjaga edasi tegeleda või leppida kokku teema arutamiseks aeg.

Sellisel käitumisel on varjukülg: kolleegid kipuvad mind vahel pidama pidevalt hõivatud inimeseks, kellele kaasinimeste mure suurt korda ei lähe. Kuid see on tõkestuste vältimise hind, sest kui niiviisi käituda pikemat aega, siis segajate arv väheneb. Ja lõpptulemusena saan oluliselt rohkem tehtud.

Tõhusad koosolekud

Koosolekute puhul tundub kehtivat vana hea Vilfredo Pareto 80/20-reegel ja seda mitmel moel. Viiendik koosolekutest annab neli viiendikku tulemustest. Ja väga tihti kulutame koosolekul sihipäraselt viiendiku ajast, neli viiendikku võtab enda alla asjasse puutumatutel teemadel jutuga koosolekuruumi õhu soojendamine. Selle reegli murdmine eeldab ärikultuuri muutmist, kuid see on pikk ja vaevaline protsess.

Esimene asi, mida muuta, on enda suhtumine koosolekutesse. mõne aja eest kirjutasin keskendumise ja tähelepanu rollist. Koosolekutel kehtib sama reegel: kui nõupidamisel osalejad pühenduvad arutelule täie tähelepanuga, siis tuleb koosolek lühem ja tõhusam.

Paari asjaga saab tulemuse veelgi parema. Kui juhid nõupidamist, siis sõnasta enne selle kokku kutsumist nõupidamise konkreetne eesmärk ning anna sellest ja oma ootustest ka teistele osalejatele teada. Samuti pane paika nõupidamise ajaline piir ning pea sellest kinni, lükates tühjast-tähjast rääkimise koosolekujärgsesse aega. Aja ületamisel lepi täiendav koosolek kokku.

Kui oled nõupidamisel osaleja rollis, siis küsi samu asju enne koosolekut selle kokkukutsujalt: mis on koosoleku eesmärk, millised on ootused sinu suhtes ning kui kaua arutelu kestab. Kui vähegi võimalik, proovi sind puudutavad küsimused ajastada nõupidamise algusesse ning lahku pärast seda, kui sind puudutav osa läbi. Loomulikult anna sellest teada enne nõupidamist selle kokku kutsujale ning põhjenda ja vabanda oma varast lahkumist kiirete ja oluliste töödega, mis vajavad tegemist. Ma pole kohanud koosoleku algatajat, kes ei aktsepteeri sellist vabandust.

Koonda sarnased tegevused

Kui kodus napib süüa, siis lähed poodi. Enamik inimesi, keda tunnen, koostavad ostunimestiku, milles piim, leib, vorst, pasta ja kõik muu, mida poest vaja. Ma ei tunne kedagi, kes läheks poodi ja ostaks piima, hetk hiljem teise poeskäigu ajal leiva, veel hetk hiljem läheks vorsti ostma ning käiks sel moel mitu korda poe vahet. Terve mõistus käsib nii teha.

Sama poeloogika kehtib kõigi tegevuste puhul: kui koondad sarnased tegevused, säästad märkimisväärselt aega. Nii ongi mõtet e-kirju lugeda nii sageli kui vaja – mina teen seda tavaliselt kaks korda päevas. Kui inimestel on vaja mind kiiresti kätte saada, siis nad helistavad. Olen lisanud vastava teate ka kõikide saadetavate e-kirjade jalusesse. Ka Skype’i ja MSNi avan kahel korral päevas, kui meile loen. Erandiks on juhtumid, kui mul on kiiresti vaja kellegi teise tagasisidet – sel juhul hoian meilikastil pilku peal, aga asjasse mittepuutuvaid e-kirju ei loe.

Sama moodi paketeerin kõiki tegevusi: internetipangas ülekandeid teen paaril korral nädalas, kuludokumendid vaatan üle samuti korraga. Kohtumiste asukohad planeerin võimalikult teineteise ligidale, et vähendada sõiduks kuluvat aega, aga see on elementaarne.

Miks ma nii teen? Sest katkestused häirivad mu tähelepanu ning nende tekkimisel kaotan efektiivsuses. Samuti hoian kokku tegevustele keskendumiseks vajaliku aja kui ei pea pidevalt erinevatele asjadele mõtlema.

Oluline tähelepanu

Enamik inimesi suudab keskenduda ühele asjale korraga. Inimese aju on väga vilets, kui peab tegema mitut asja korraga – tõhusus langeb meeletult. Tehke proovi: mõelge samal ajal oma järgmisele puhkusele ning hetkel kiireimale projektile. Kui õnnestus, pole mõtet edasi lugeda.

Tähelepanu säilitamiseks tegelen alati ühe asjaga korraga: kui kirjutan seda postitust, siis ma ei lase teistel asjadel end segada. Kui loen e-kirju, siis muuga ei tegele. Kui viibin koosolekul, siis osalen selles aktiivselt. Kui planeerin aega, siis jäävad teised asjad tagaplaanile. Mitut asjaga samal ajal tehes ei tule ükski viimase peal välja.

Aga inimesed ei lase ju nii elada, tulevad ja segavad, helistavad… Mida teen segajatega? Annan neile tavaliselt pool minutit asja selgitamiseks. Kui selgub, et hull-kiiret pole, siis palun vabandust ja ütlen neile, et olen hetkel olulise asjaga hõivatud, ning palun e-kirja saata. Kui see ei sobi, siis leian kohtumiseks eraldi aja, mil saan sekkuja esitet probleemiga segamatult tegeleda.

Oluline küsimus: Milline on järgmine tegevus?

Kui saan ühe asjaga valmis, siis tekkib inimlik küsimus: mida teha järgmisena, milline on selle tegevuse järgmine samm, et edukalt edasi liikuda? Kui järgnev tegevus võtab alla kahe minuti, siis teen selle kohe teoks. Kui üle kahe minuti, siis panen kalendrisse või tegevusnimestikku ehk to-do list’i kirja.

Oluline on planeerides ja tegutsedes alati küsida: milline on järgmine tegevus, et asjad saaksid edukalt lõpule viidud. Kui sellele küsimusele vastus olemas ja need otsused ka ellu viia, liiguvad asjad edasi varasemast oluliselt kiiremini.

2 minuti reegel säästab pool tundi

Mida aeg edasi, seda enam vaimustun kahe minuti reeglist – see säästab mul iga päev umbes pool tundi.

Reegel ise on imelihtne: kui mingi asi nõuab alla kahe minuti, siis teen selle kohe ära. Miks? Sest alguses ülesande kalendrisse kirjapanek ja sellele aja leidmine ning hiljem ülesandele keskendumine ainuüksi nõuavad minut-poolteist.

Ajajuhtimise ajaveeb käivitub neljapäeval

Ajaveebi on esimesi sissekandeid oodata juba selle nädala teises pooles. Hakatuseks tutvustan ühte suurepärast raamatut, millest olen siiani vaimustunud.