11 Google’i nippi, mis aitavad paremini tegutseda

Pärast Google’i tasuta veebiteenuste saabumist pole maailm enam endine, sest saime tasuta hiiglasliku e-postkasti, suurepärase kalendrisüsteemi ning lihtsa tööülesannete nimestiku. Veel enam: suuremat osa kogu sellest infost saame jagada ka teiste inimestega. Näitan enam kui tosinat oma põhilist võtet, mida veebiteenustega kasutan.

1. Märgi tärniga vastamist ja tegutsemist nõudvad e-kirjad. Kui lähen kirju lugema, siis sageli esimese ringiga tähistan tärniga kirjad, millega tegutsemine või millele vastamine võtab üle paari minuti. Pärast sellise kiire ringi tegemist võtab tärniga tähistatud (Starred) kirjade vaate ette ning tegutsen ühe kirjaga korraga. Kui see valmis, valin järgmise.

Alternatiivina võib kasutada silte ehk label’eid. Olen kasutanud neid kahel moel. Kuna kirjale saab lisada mitu silti, siis üks silt kirjeldab projekti või suuremat tegevuste kogumit, millega kiri seotud, ning teine tähistab keskkonda, milles viibides saan selle ülesandega tegeleda: näiteks telefonikõne soovi sisaldaval kirjal on silt „@telefon“, arvutitööd nõudval „@arvuti“, kesklinnas ostlemist vajaval „@kesklinn“, netipangas ülekannet nõudval „@pank“. Sel juhul lähen näiteks netipanka võtan ette kõik sildiga „@pank“ kirjad ning teen järjest ülekanded ära.

2. Puhasta inbox. Selleks, et pilt oleks selgem, hoian inboxis ainult neid kirju, mille puhul ma pole veel täpselt otsustanud, mida nendega teha või milliseid tegevusi need kaasa toovad. Igal õhtul vaatan saabunud kirjad läbi ja otsustan igaühega, mida täpselt sellega pean tegema.

Tean mitut inimest, kes hoiavad kirju inbox’is seni, kuni neis olevad tegevused on tegemata – see on sama hea lahendus. Kui puhastad korrapäraselt inbox’i, siis korrastuvad ka mõtted.

3. Filtreeri. Mõne kirja lugemisega pole mingit kiiret: uudiskirjad, reisipakkumised, Facebooki teated, listikirjad… Nende puhul lasen Gmailil automaatselt lisada sildi „Ära loe kohe“ ning tõsta need inbox’ist ära arhiivi. Selleks avad kirja ja klõpsad More actions -> Filter messages like this -> paned kirja, milliselt adressaadilt või milliseid sõnu kirja päis või kiri ise sisaldab -> Next Step -> Skip the inbox ette linnuke ja Apply the label ette ka, valin viimase kõrval rippmenüüst „Ära loe kohe“, ning klõpsan Create Filter.

Kui saan rämpsmeile, mille saatja keeldub mind adressaatide hulgast eemaldamast ning spämmifilter mingil põhjusel ei toimi, siis lisan neilegi filtri tingimustega Skip inbox ning delete it.

4. Vasta välksõnumiga. Kui saatja kasutab ka Google Talki ning on parasjagu online’is, siis võid vastamise asemel valida Reply-nupu kõrval asuvale noolele klõpsimisel avanevast menüüst Reply by chat to. Sel juhul saate keskustelu kohe jätkata välksõnumite vahendusel.

5. Kutsu sõnum tagasi. Kas sul juhtub vahel, et saadad kirja kärmelt ära ning siis mõtled, et tegelikult saatsid kirja liiga kiiresti ära – sõnastasid mõne asja kaksipidi mõistetavalt, jätsid mõne asja kirjutamata või saatsid kirja hoopis valele adressaadile? Mul tuleb vahel ette. Kui lähed seadete lehele (Settings) ja valid Labs’i alt Undo send, siis saad 10-30 sekundit pärast kirja saatmist selle tagasi kutsuda. Tagasikutsumise ajavahemiku saad määrata seadete lehel.

Muide, see on üks põhjustest, miks kasutan Gmailis ingliskeelset liidest maakeelse asemel – ingliskeelne pakub palju laiemaid võimalusi ehk osa funktsioone on eestikeelses liideses puudu. Kaasa arvatud e-kirja tagasikutsumine. Tagasikutsumise nipp. Ingliskeelne liides. Undo send.

6. Kasuta tüüpvastuseid. Labs’is olev lisand Canned responses võimaldab valmis kirjutada tüüpvastused ning neid lisada kirja teksti. Kui kasutad vastamisel sageli samu väljendeid, säästad iga kuu selle abil mitu tundi.

7. Kuva Google Calendar ja dokumendid meilivaates. Vasakusse veergu saad laboris olevate vidinate abil kuvada oma kalendris olevad järgmised kohtumised ning Google Docsi viimatimuudetud dokumentide viited.

8. Loe kirju internetita. Kui oled Google Chrome’i kasutaja, siis saad lugeda kirju ja neile vastata ka siis, kui su arvuti pole internetiga ühendatud. Firefoxi kasutajad peaksid selleks paigaldama Google Gearsi (http://gears.google.com). Kirjadega töötamiseks siis, kui arvuti pole internetiga ühendatud, vali Settings -> Offline -> Enable Offline Mail. Arvuti kopeerib kirjad su arvutisse ning edaspidi saadab vastused teele ning kuvab uued kirjad kohe, kui ühendad arvuti internetiga.

9. Kasuta kalendrit. Google’i kalender (http://calendar.google.com) on parim tasuta veebikalender. Siingi on mõned head nipid. Näiteks võid endale luua mitu kalendrit: töistele tegemistele ühe ja kodustele teise – selleks vali vasakus veerus My calendars -> Add. Saad vaadata teiste inimeste kalendrit (loomulikult juhul, kui nad annavad selleks loa) – selleks klõpsa Other Calendars -> Add -> Add a friend’s calendar. Või hoopis jagada oma kalendrit teistega, et lihtsamini kohtumisi kokku leppida – selleks klõpsad vasakus veerus vastava kalendri kõrval asuvale noolele ja valid Share this Calendar.

Mitme kalendri kasutamisel tuleb silmas pidada seda, et mobiili või Outlookiga sünkroniseeritakse ainult sinu nö põhiline kalender. Teisi kalendreid ei sünkroniseerita. Mobiiliga sünkroniseerimise kohta vaata lisa aadressilt www.google.com/mobile/sync/ ning Outlookiga sünkroniseerimise kohta aadressilt www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?hl=en&answer=89955.

Google Calendar oskab sündmuste meeldetuletusi saata nii e-kirja teel kui ka lühisõnumina mobiilile. Mobiilile saadetavad meeldetuletused saad seadistada, valides Settings -> Mobile Setup ning lisades oma mobiilinumbri ja sisestades pärast lühisõnumi saamist kontrollkoodi.

Kui oled laboris aktiveerinud Smart Rescheduler’i, siis ilmub paremasse veergu moodul, mille abil saad kohtumise uut aega teiste Google Calendari kasutajatega kiiresti kokku leppida. Smart Rescheduler leiab ise kalendrist kõigile osalejatele sobivaid aegu.

Kui kasutad Google Chrome’i või Gearsi, siis saad kasutada ka kalendrit ja tööülesandeid internetita.

10. Kasuta tööülesandeid. Google Calendaril on olemas ka tööülesannete nimestikud. Selle kuvamiseks vali oma kalendrite alt Tasks ning paremasse veergu kuvatakse tööülesannete loend. Soovi korral võid tegevusite järjestust neid lohistades muuta, luua alamtegevusi (vajutad tegevusnimestikus lihtsalt tabulaatori nuppu klaviatuuril), luua erinevaid tegevusnimestikke ja tegevusi nende vahel liigutada.

Kui kasutad tegevusnimestikke, siis saad saabunud kirjadest luua kiirelt tegevusülesandeid – selleks klõpsad kirja lugemisvaates More actions -> Add to Tasks.

11. Kasuta mõnda ajahalduslisa. Parim neist on ilmselt ActiveInbox (www.activeinboxhq.com), mille abil saad kiiresti kirjadest koostada tegevusnimestikke.

12. Kasuta eraldiseisvat tegevusnimestikku. Kui  Google Tasksi võimalused tunduvad liiga piiratuna, võid kasutada mõnda täiuslikumat tegevusnimestikuteenust. Minu lemmik on Remember The Milk (www.rmilk.com), mille ülesandeid saad kuvada Google’i Calendrisse ning tellida ka igapäevast meeldetuletust selle kohta, milliseid tegevusi oled kavandanud teha.

13. Lepi kohtumisi nutikalt. Kohtumiste kokkuleppimise poolelt on mu lemmik www.doodle.com, sest seda on nii lihtne kasutada. Kui tahad kohtumist kokku leppida, siis valmistad Doodle’is hääletuse, pakkudes välja 2-5 kohtumise aeg, mis sulle sobivad. Nüüd saadad küsitluse viite kutsutavatele laiali ning palud igaühel hääletada, millised kohtumiste ajad neile sobivad. Lõpuks heidad pilgu küsitlusele ning kuulutad kõigile sobiva aja lõplikuks. Oled kokku hoidnud 30-60 minutit ning kümneid e-kirju ja telefonikõnesid.

Millised on sinu parimad Google Maili ja Calendari või mõne teise veebiteenuse nipid? Palun jaga neid kommentaarides. Kui sul on Google Maili või Calendari kasutamise kohta küsimusi, palun postita ka need kommentaaridesse. Viskan homme ja ülehomme korra pilgu peale ja vastan neile. Järgmisel nädalal tutvustan parimaid ajahaldusvahendeid Androidi opsüsteemiga telefonidele.

  • Egateris

    Mina kasutan tagasikutsumise võimalust ja töötab hästi ka eesti keelse liidese puhul. Lisaks on kirjade sorteerimisel kasutusel värvilised sildid – nii on kohe näha, kui tähtis kiri on.

  • Mis kalendri sünkroniseerimisse puutub, siis mu telefoni Android saab küll hakkama kõikide erinevate kihtidega. Lisaks on mul veel kolm erinevat kasutajat (töine google apps, isikliku serveri apps ja siis veel tavaline gmail konto), mida kasutan paralleelselt ja ka nende kalendrid on kenasti kõik olemas ja nö ristkasutatavad ja sünkroniseeruvad ka kenasti.

    Kirjade filtreerimiseks näiteks mõnel veebilehel registreerumisel saab kasutada seda, et gmail ei erista aadressi suur- ja väiketähti ning punkte ja pärast + märki saab lisada veel mis iganes pähe tuleb – näiteks selle lehe nimi, kus registreerusid. Ehket minunimi@gmail.com ja Minu.Nimi@gmail.com ja minunimi+misiganes@gmail.com toob kirjad ikkagi kohale. Ja kui siis pärast see aadress lekkib kuhugi spämmilisti on lihtne sellele tulevad kirjad välja filtreerida.

    Kuna töötab nii POP kui IMAP, siis gmaili kontot lihtsasti võimalik kasutada ka kõikide teiste meiliaadresside lugemiseks ja haldamiseks. Kasvõi hot.ee jms tillukese postkastiga kohad. Saab nii kirju vastu võtta kui välja saata. Ehket gmail asendab thunderbirdi ja outlooki jms.

    Üks miinus ka google’ meilide ja kalendri haldamisel – ei ole mõistliku ja lihtsat viisi kuidas ekirjast kiiresti kalendrisündmus genereerida. Kui keeleks valida English US, siis More Actions alla tekkib valik “Create event”, aga see asi ei tööta ikkagi päris nii nagu võiks (ja on Taskide puhul) – et kalendrisse tekkiks muuhulgas otselink ekirjale jne.

  • Oliver

    Oma suurest laiskusest olen e-kirjadele vastamist viimasel ajal teinud suuliselt. Kui on vaja midagi selgitada või natukene pikemalt kirjutada, ning kui küsijaks on vaid 1 inimene, siis on oluliselt lihtsam ja küsijale kasulikum, kui lihtsalt tagasi helistan ja küsimusele suuliselt ära vastan.

  • Aune

    Mul jooksevad 5 erinevat mailiaadressi Gmaili ja saan ka saata erinevate aliaste alt kirju (kusjuures seadistasin vastavad allkirjad iga mailiaadressi jaoks), väga oluline mulle, sest esindan mitut organisatsiooni.
    Kasutan sellist asja nagu “Priority Inbox”- see sorteerib päris hästi mulle olulised kirjad välja ja uudiskirjad jms on kaugel all (everything else rubriigis). Kirju olen ka tagasi kutsunud, hea asi. Tasks Remember The Milkiga koos töötas paremini,kui lihtsalt Tasks.

  • Avastasin Google teenused enda jaoks umbes pool aastat tagasi. Gmail, Calendar ja Docs kokku on ikka jube vinged asjad. Olen kõik oma e-posti kontod suunanud gmaili välja saatmiseks kasutan ka gmaili. Kõige vingem selle asja juures on see, et sa ei sõltu mitte kunagi enam ühest kindlast arvutist. Ma võin minna ükskõik millisesse arvutisse ja kogu mu meilindus ja ajakava on seal olemas. Kasutan telefonina androidil jooksvat galaxy s-i ja sellega seoses on kõik kalendrid ja meilid mul koguaeg taskus. Lisaks Googlele kasutan veel Dropboxi, mis paneb androidi aplikatsiooniga kõik minu dokumendid mulle taskusse ja ideede fikseerimiseks kasutan Evernote-t. Evernote-le on samuti aplikatsioon androidile. Kokku annab vinge komplekti. Peamine on just see, et kui arvuti “pange” läheb, siis kõik minu töö ja vaev on alles!

  • Mul sama komplekt 🙂 Kirjutan homme-ülehomme sellest veidi lähemalt ka.