Päevik korraldab tegevusi lihtsalt ja mõnusalt

/4 kommentaari/in , , ,

PäevikVahetasin pool aastat tagasi oma digitaalse ajakorraldussüsteemi paberil põhineva vastu. Kui tunned huvi, millega on tegemist, kuidas seda kasutan ja mida olen õppinud, loe edasi.

Brooklynis tegutseva kunstniku Ryder Carolli loodud märgipäevik ehk bullet journal’i ülesehitus aitab võtta vähese pingutusega kasutusele efektiivsust oluliselt suurendava ajahaldussüsteemi, mis aitab samal ajal mõista, mida olulist oled ära teinud.

Avastasin enda jaoks märgipäeviku mõni nädal pärast seda, kui Ryder Carroll oli seda tutvustava video augustis riputanud YouTube’i (Dan Heering, aitäh Sulle tähelepanu juhtimise eest!). Esmamulje oli kahetine: ühest küljest tundus päeviku ülesehitus geniaalselt lihtne ja toimiv, kuid teisest küljest näis mulle, et kirjutamist on minusugusele e-vahendite sõbrale liiga palju.

Huvi uut süsteemi proovida tuli, aga enne nõudis vastamist mitu küsimust. Kas olen tõesti valmis märkmikku kaasas kandma (senine süsteem on Google’i ja Thingsi pilves ja telefoni on lihtsam kaasas kanda)? Kas sellega kaasneb liiga palju kirjutamist? Kas võib juhtuda, et tegevused on hajutatud mitmesse kohta ja ma ei leia enam asju üles? Ja kas Ryder Carrolli süsteem pole mitte liiga ilustatult lihtne?

Teisest küljest rääkis vaist mu sügaval sisemuses sellest, et asi väärib proovimist. Pealegi mulle meeldib sodida ja kritseldada.

Lihtne ülesehitus

Märgipäeviku sisseseadmine on lihtne.

  1. Võta kaustik ja pliiats.
  2. Tee avalehele sisukord. Siia kirjutad edaspidi lehtede sisu ja leheküljenumbrid.
  3. Järgmisele vasakpoolsele lehele kirjuta kuupäevad ja nende kõrvale nädalapäevade esitähed. Lehe alla nurka kirjuta selle järjekorranumber.
  4. Parempoolsele lehele kirjuta selle kuu olulised asjad, mida kavatsed ära teha. Nummerda lehekülg.
  5. Nüüd kirjuta selle kuu päevade tegemised järgmistele lehekülgedele lahti. Igal õhtul paned kirja, mida tegelikult ära tegid. Nummerda iga lehekülg.
  6. Kasuta lihtsat märgenduskeelt: tegevuse ette joonistad kastikese, kohtumise ette ringi ning märkme ette punkti. Kui asi on oluline, joonista selle ette täheke. Sellest ka nimetus märgipäevik ehk bullet journal.
  7. Uue kuu alguses joonista järgmisele vasakpoolsele lehele uue kuu kalender ja paremale tegevused. Käi läbi eelmise kuu tegevused ja kirjuta uude kuusse ümber ainult need tegevused, mida tegelikult kavatsed ka ära teha. Edasi kantud tegevuste kastikesse joonista nool, tehtud ja tegemata jäänud tegevused tõmba lihtsalt maha.
  8. Kui tegemist on projekti ehk loogiliselt kokku kuuluva tegevuste kogumiga, loo sellele uus lehekülg. Kanna sellele üle kõik tegevused, mida on vaja teha selleks, et see suuremat sorti tegu valmis saaks. Ja loomulikult: nummerda lehekülg.

Kohanda süsteem sulle sobivaks

Kõik oli tore esimesed paar nädalat. Süsteemi sisseseadmine võttis pool tundi ning kõik toimis hästi. Aga siis tuli ruumist puudus. Järg-järgult hakkasin tegema süsteemi muutuseid, mille tulemusena nüüd, pool aastat hiljem, toimib süsteem peaaegu laitmatult.

Tegin sellised muudatused:

  • Sisukorrale jätan 3 lehekülge. Eelmine kaustik näitas, et ühest lehest jääb väheks.
  • Kirjutan kogu kuu päevad järjest lahti kuu alguses. Praegu näib, et tööpäevi mahub lehele paar ning puhkepäevi kolm. Vajadusel kirjutan keerulisemad päevad eraldi lahti: see aitab tegevusi mõtestada ning leida, milliseid asju tegelikult pole vaja teha.
  • Rutiinsete tegevuste checklist‘e kirjutan kaustiku tagumistele lehtedele. Seal on leht kaugema tuleviku tegevuste jaoks, ideede leht, rutiinsete tegevuste checklist’id ja muu selline.
  • Planeerin umbes kolm kuud ette, sest mu töö on selline. Seega hoian kirjas ka kolm kuud ette.
  • Tegevusi vaatan üle iga päev või paari päeva tagant ning kannan edasi tegemata jäänud asjad sellesse aega, kui neid tegelikult jõuan teha. Kui olen tegevuse kolm korda edasi kandnud, tuleb see kohe ära teha või minema visata.
  • Olulised tegevused tähistan tärni asemel nende prioriteedinumbriga 1-3, mille ümber tõmban ringi.
  • Korra nädalas ja korra kuus lappan möödunud nädala või kuu läbi ja hoolitsen selle eest, et mõni oluline asi siiski kahe silma vahele ei jäänud.
  • Uue teostust vääriva idee tekkimisel kannan selle järgmise kuu tegevuste loetellu või märkmiku taha ideedelehele.
  • Pikemat ettevalmistust nõudva tegevuse kannan selle tegevusega alustamise päevale piisava ajavaruga. Kui tegevus võtab silmatorkavalt palju aega, siis kannan ettevalmistusaja ka Google Calendarisse.
  • Kellaajaline kalender on mul endiselt Google Calendaris digitaalselt – seda on mugavam kasutada ja märkmikku pole tõesti alati kaasas.

Plussid ja miinused

Ennäe, uus süsteem toimibki nii hästi, et ma ei raatsi oma kassipiltidega päevikust enam loobuda.

Miks mulle uus süsteem meeldib?

  • Mulle meeldib hästi kätte istuva tindipliiatsiga kirjutada taaskasutatud paberile. See on mõnus!
  • Tegevuste läbikirjutamine aitab panna prioriteedid paika. See on kasulik.
  • Kellaajalised asjad Google Calendaris on alati kaasas ja vajadusel on neil märguanded küljes.

Miks mulle uus süsteem ei meeldi?

  • Mul on materjalid laiali kolmes kohas: paberpäevikus, Google Calendaris ja osa märkmeid Evernote’is. Kardan, et mõni asi võib jääda kahe silma vahele.

Nagu näed, on plusse rohkem kui miinuseid. Olen kindel, et see materjalid-kolmes-kohas-laiali-probleem laheneb samuti järgmise poole aastaga ära. Juba praegu on välja kujunenud harjumus ja arusaam, et milliseid materjale millisest kohast leida.

Vaata märgipäevikut tutvustavat videot ja täpsemat kasutusjuhendit aadressil www.bulletjournal.com.

Minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks

/7 kommentaari/in , , , ,

Inimesed uurivad aeg-ajalt, et õpetad küll koolitustel kümneid nippe ja nõkse ning näitad erinevaid ajahalduse süsteeme, aga kuidas sa ikkagi ise oma aega korraldad, mil viisil kavandad ja tegutsed?

Olen abikaasa ja isa, kes peab pereelu üha olulisemaks (ju see käib vanusega kaasas), ehitame praegu uut kodu, pealegi on mul mõned harrastused ning koolitan tänavu veidi alla 1500 inimese. Kuidas mul on sellest kõigest ülevaade ning kuidas oma asju kavandan ja hiljem otstarbekalt tegutsen?

Veel mõne aasta eest oli mu süsteem palju keerulisem, kuid olen seda pidevalt lihtsustanud ning tõenäoliselt jätkan seda ka edaspidi.

1. Halda ideid

Esimene oluline reegel: kui sa oma ideid ei halda, väheneb meelerahu ja sellega koos ka efektiivsus oluliselt. Idee või tegutsemist nõudva uitmõtte panen kirja nii kiiresti kui võimalik – tavaliselt oma taskutelefoni, mis sünkroniseerib info mu arvutiga mobiilivõrgu kaudu automaatselt.

Korra päevas käin lisandunud tegevused üle ja otsustan igaühe puhul neist, mida sellega teha.

Variante on kolm. Esimene: viska minema. Kui seda ei saa teha, siis võib-olla teen selle asja ära kunagi kauges tulevikus – sel juhul tõstan idee nimestikku, mille päises tekst “Võib-olla tulevikus ühel ilusal päeval” ja lisan juurde tähtaja, millal uuesti idee üle vaatan, et kas see on ajakajaliseks muutunud. Kui siiski pean tegutsema ega saa pikalt oodata, siis otsustan, millal ja mida konkreetselt asjaga peale hakkan. Ah jaa, pisiasjad teen loomulikult kohe ära, aga võimalusel kogun neid mõne tunni ja siis teen järjest.

2. Suur plaan

Mulle ei meeldi eesmärke püstitada, aga mulle meeldib minna kindlas suunas. Mul on olemas mõttekaart, milles kirjas minu põhiväärtused, rollid elus ning nendega seotud suuremad sihid. Vaatan seda pilti igal hommikul ja mõtisklen veidi, et kas olen ikka õigel teel.

Võimalusel tegelen põhitöö – koolitamise – kõrvalt ühe arendusprojektiga korraga. Kui see saab valmis või jääb toppama, võin ühe uue arendusprojekti juurde võtta.

3. Pikemad plaanid

Mu kalendris on kirjas kõik kokkulepped ka pikema aja peale: hetkel on kõige kaugem koolitus järgmise aasta maikuus. Samuti olen otsustanud, et võtan ühe uue valdkonnaga arendusprojektiga tegelemiseks aega aastavahetusel, kui koolitusi vähem – seegi aeg on kalendris kirjas.

Kuna töö sujub hästi, siis mu koolituskalender on enam-vähem täis aasta lõpuni – sealt edasi on juba rahulikum aeg.

4. Projektide nimestik

Ühes nimekirjas on mul kõik pooleliolevad suuremad tegemised: koolitused, coachinguprogrammid, teised mahukamad projektid. Korra nädalas võtan selle loetelu ette ja küsin iga selles oleva projekti kohta, kas olukord on kontrolli all ning milline on minu järgmine tegevus, et projekt lõppeks edukalt.

Kuna koolituseks valmistumine võtab aega tavaliselt kuu ringis, siis poolteist kuud enne koolitust annab arvuti mulle sellest märku ning siis planeerin koolituse ettevalmistuse üksikasjalikumalt: panen koolituste kaupa kirja, millal ja kui pikalt valmistan koolitust ette, ning kavandan teised koolitust ettevalmistavad tegevused.

Sellisel moel aega planeerides on mul endaga tehtud kokkulepe: ma ei tohi planeerida ära rohkem kui poole koolitustest vabadest päevadest.

Kui mu tööelu poleks nii kuupäevades kinni, siis kasutaksin pigem järgmiste tegevuste loetelul põhinevat süsteemi, mitte kalendril põhinevat. Sellisel juhul tegutseksin ühe projektiga seni, kuni valmis. Aga sellist luksust kahjuks endale praegu lubada ei saa 🙂

5. Lähemad plaanid ja mõnus rütm

Hoian kindlat nädala rütmi neil aegadel kui töötan. Kolmel päeval nädalas koolitan, ühel päeval peame nõu ja valmistan koolitusi ette ning kolmel päeval puhkan ja olen perega.

Mulle meeldib ka argipäeviti hoida kindlat rütmi. Hommikul esimese asjana teen tavaliselt veidi trenni, söön hommikust ning seejärel käin üle selle päeva tegevuskava ning loen e-kirju, sest nende sisu võib muuta päeva kulgu. Nüüd võtan ette selle päeva kõige olulisema tegevuse. Kui see on valmis ning aega veel on, siis teen ära ka teised selle päeva tegevused – ikka olulisuse järjekorras. Päeva lõpetab tagasipilk päeva edusammudele ning pilk järgmisele päevale, et kontrollida, kas ikka olen selleks valmis. Õhtusel ülevaatusel lahendan ka ära paariminutilised küsimused, milleks päeval aega ei leidnud, vahel vaatan läbi delegeeritud tegevuste loetelu ning otsustan, millal teen asju, mida mõtlesin küll teha, aga milleks aega nappis sel päeval.

Puhkusel tegutseme üsna uitmõtete ajel pikemalt ette planeerimata. Kui on kavas reisile minna, siis ostame tavaliselt küll varakult piletid, aga kohapealne kava kujuneb ise.

6. Regulaarne ülevaatus

Peale igapäevase ülevaatuse võtan korra nädalas – soovitatavalt mõne päeva hommikupoolikul – tunnikeseks aja maha, et esmalt vaadata tagasi möödunud nädalale (millised olid edusammud? millised sabad jäid lohisem?), vaadata läbi projektide nimekiri (millised on iga projekti järgmised tegevused? kas kõik on kontrolli all?) ning järgmised nädal-paar (kas olen nendeks valmis? ega ma midagi unustanud pole?). Selle ülevaatuse käigus järjestan vajadusel projektid tähtsuse järgi, et need oleksid kooskõlas suure pildiga.

7. Tegutse asjatundlikult ja mõnuga

Kuna eeltöö on väga hea, siis on tegutsemine puhas lust.

Enamikel hommikutel alustan päeva trenniga: igal juhul teen 30-45 minutit qigongi (need on sellised hiina jooga moodi harjutused, mis hoiavad füüsilise ja vaimse tervise korras ning aitavad mõnusamalt kauem elada) ja mõnel hommikul sörgin mõne kilomeetri. Siis hommikusöök, eesootava päeva tegevuste ülevaatus ja koolitusele, marss. Kui koolitust pole sel tööpäeval, siis teen ära kõige olulisema asja.

Kui on koolituseta päev, siis püüan tegutseda nii, et töötan võimalusel järjest neli 25minutilist sessiooni, pidades sessioonide vahel kuni viieminutilisi pause, et sirutada ja ringutada ning uitmõtelda. Pärast nelja sellist sessiooni pean veidi pikema, vähemalt veerandtunnise pausi, et vastata kiirematele meilidele ning veidi jalgu sirutada. Selliseid nelikuid teen tavaliselt päeva jooksul 12-16 päeva jooksul (kel huvi rohkem sellise tegutsemisviisi vastu, loe rohkem Pomodoro tehnika (www.pomodorotechnique.com) kohta). Kui vahepeal veidi puhata, siis oleme märksa taibukamad.

8. Keskendu

Nagu näed, on küsimus keskendumises.

E-kirju loen kolm korda päevas (kohe hommikul ja siis umbes iga nelja tunni järel), pühapäeviti korra päevas ja laupäeviti pean sabatit ega loe meili.

Kui keskendud – ükskõik, kas koolitusel või neid ette valmistades – on mu telefon hääletul režiimil ning vastan vaid kõige olulisematele kõnedele ja sedagi haruharva. Saan ju hiljem, pausi ajal tagasi helistada.

Selle tulemuseni hakivad ootamatused üha harvem mu päevi. Kui ka mingi asi mind häirib, siis on alati lihtne endalt küsida: kumb on olulisem, kas pooleli tegevus või vaheletulnud asi. Teisisõnu, kas sekkuv tegevus vajab tähelepanu kohe või aitab oodata järgmise pausini või hoopis homseni.

9. Tehnilised vahendid

Mu abivahendid on küll veidi snobistlikud, ent tõhusad. Nii MacBook Pro arvutis kui ka iPhone’is hoian tegevusnimestikke Cultured Code’i tarkvaras Things (www.culturedcode.com/things). Kalendrina kasutan mõlemas seadmes iCal’i, mis on sünkroonis Google Calendariga, et saaksin kalendrit vajadusel kiiresti jagada. Märkmeid hoian Evernote’is (www.evernote.com), mis samuti on nii telefonis, arvutis kui ka pilveteenusena Internetis.

Ajahalduse tõhusaimad abimehed

/0 Comments/in , , , ,

Ma ei saa midagi parata, aga Google Calendar on endiselt mu lemmik. Põhjuseid selleks on mitu: vapustavalt lihtne ja intuitiivne kasutajaliides, võimalus jagada oma kalendrit või selles olevaid sündmusi teiste inimestega, mitme kalendri kasutamise võimalus ning loomulikult ka see, et Google Calendarile pääsed ligi enamike nutitelefonidega (juhist loe siit). Pealegi, kui oled Windowsi ja Google Chrome’i veebibrauseri kasutaja, siis pääsed oma kalendrile ligi ka siis, kui pole oma arvuti taga (vaata lisa Google’i abiinfost). Kui Google ei meeldi, siis Microsofti Windows Live’i kalender toimib samuti üsna hästi.

Suur hulk korporatiivinimesi ei pääse üle ega ümber Microsoft Outlookist, mille kalender väärib ainult kiidusõnu ning peaaegu sama võib öelda (liigagi) paindliku tegevusnimestiku kohta (Olen varem Outlooki nippidest pikemalt kirjutanud). Kui olin Outlooki igapäevane kasutaja, siis sünkroniseerisin Outlooki kalendri Google’i omaga, et sellele igalt poolt ligi pääseda – Google pakub selleks tasuta vidinat.

Tegevusnimestike haldamise poolelt on valik lai. Keerulisematest variantidest kuulub mu lemmikute hulka Evernote, mis sünkroniseerib märkmed probleemideta kõigi seadmete vahel.  Hoian oma märkmeid juba aastaid selles ning pole vahet, kas sirvin neid arvutist või telefonist. Evernote’i kasutajatele on loodud mitmeid asjalikke ajahaldussüsteeme, neist tõenäoliselt parim on nn Salarelv ehk The Secret Weapon.

Veebipõhiseid tegevusnimestikke on teisigi. Minu lemmikud läbi aegade on siiani lihtne ja intuitiivne Remember The Milk ning keerulisemate süsteemide sõpradele Toodledo. Mõlema jaoks on saadaval ka mobiilitarkvara.

Uuema aja tegijatest tasub pilk peale visata Wunderlistile ning meeskondliku ajahalduse puhul selle nooremale sõsarale Wunderkitile või lihtsale ja mugavale Asanale. Kui Wunderlisti saab kasutada suuremate probleemideta ka siis, kui netiühendus puudub, on nii Wunderkiti kui ka Asana jaoks vaja internetti. Aga koostöökeskkondadena võin neid vaid kiita.

Olgu, aitab viidete ilutulestikust. Lisan juurde ka vana hea meeldetuletuse, et endiselt kehtib vana hea produktiivsusporno keelu reegel – kui oled harjunud üht vahendit kasutama, siis ära vaheta seda sagedamini kui paari aasta tagant, sest muidu kulub asjade ümbertõstmiseks ja õppimiseks üle mõistuse palju aega.

Kui digisüsteem sulle ei sobi või ei meeldi, siis pabermärkmik toimib endiselt suurepäraselt. Ühele lehele on hea kirja panna kõige olulisemad sihid ning suuremad tegevused, et hoida ülevaadet. Päevakannete puhul on sama moodi nagu digisüsteemi puhul tähtis hoiduda päeva tegevustega üle koormamast.

Hea märkmik pole liiga suur ega väike – seda peab saama lihtsalt kaasa võtta ning samas mahuvad olulised märkmed sellesse ära. Ning mis vähemalt sama tähtis: märkmik peab olema mõnus kasutada ja esteetiliselt nauditav! Pealegi mõtlevad inimesed endiselt pliiatsiga kirjutades asju paremini enda jaoks läbi ja märkmikku saab mõtteid mõnusalt kritseldada-visandada.

 

Mõttekaart loengus ja eksamiks valmistumisel

/0 Comments/in , ,

Meisterdasin tudengitele ühe ekraaniviisori, milles näitan, kuidas kasutada mõttekaarti loengu konspekteerimisel ja eksamiks valmistumisel. Loengus kasutasin avatud lähtekoodiga priivara FreeMind. Kes tahab paindlikumat ja põhjalikumat tarkvara kasutada, siis uurige NovaMindi.

Hea treeningplaan

/0 Comments/in , , ,

Kui sportlane tahab jõuda pjedestaalile, siis ta ise või tema treener kasutab treeningplaani. Samasugust plaani võib kasutada siis, kui soovid mõne väga olulise tööga edasi liikuda eduka lõpuni.

Kasutan juba pikemat aega nii mõnegi suurema projekti ohjamisel treeningplaani, mida uuemal ajal on moodne liigitada väleda projektijuhtimise töövahendite hulka.

Plaan ise on lihtne.

  1. Võtame ette kogu meeskonna treeningplaani ning lepime meeskonna tuumikuga kokku, milline on projekti tulemus käesoleva, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpuks.
  2. Paneme meeskonna tuumikuga paika, milline on projekti tulemus käesoleva ja järgmise nädala lõpuks, et saavutaksime kuu eesmärgi.
  3. Iga meeskonna liige võtab ette oma treeningplaani ning kirjeldab lähtuvalt meeskonna treeningplaanis olevaist eesmärkidest oma isikliku tulemuse käesoleva, järgmise ja ülejärgmise kuu lõpuks.
  4. Meeskonna liige kirjeldab oma treeningplaanis selle, kui kaugele ta on jõudnud käesoleva ja järgmise nädala lõpuks, et saavutada edaspidi kuu eesmärk.
  5. Meeskonna liige paneb treeningplaani kirja käesoleva ja järgmise nädala igaks päevaks vähemalt ühe olulise tegevuse, mis viib teda nädala tulemusele lähemale.
  6. Korra nädalas vaatame meeskonnaga plaani üle, õpime möödunud nädalast, lihvime järgmise nädala plaani ja visandame ülejärgmise nädala plaani. Kui tegemist on kuu esimese aruteluga, õpime möödunud kuust, vajadusel muudame veidi järgmiseid kuueesmärke ja püstitame uue ülejärgmise kuu eesmärgi.
  7. Pärast meeskondlikku ülevaatust uuendab iga liige oma treeningplaani.

Treeningplaani Exceli lehe saad alla laadida siit ning PDF-vormingus lehe siit.

Superfookus

/1 Comment/in , , , , , ,

Maril läheb pärast sekretär Anneliga nõu pidamist ja tema nippide õppimist hästi, isegi ülemuselt sai kiita. Mari ja Anneli võtsid ühel hommikul pool tundi ning Mari muudkui küsis, kuidas Anneli üht või teist asja teeb ja Anneli aina selgitas.

Pärast seda, kui Mari suutis segajaid veidi ohjata ning rahulikumalt tööle hakata, üks ja teine pirtsutas veidi kui Mari nende tegemisi kohe ette ei võtnud, vaid lubas need päeva-paari jooksul korda ajada. Mari seletas neile oma uue maailmakorralduse ära ja kõik laabus – peaaegu kõik olid rahul, sest ülesanded said õigeks ajaks valmis.

Ainult müügiesindaja Mart teeb nägusid edasi, aga ta teeb neid alati ja kõigile. Pole mõtet temast liiga palju välja teha. Muuda ikka neid asju, mida muuta saad, ütles eile koristaja Maimu. Olevat ühest oma usuraamatust lugenud. Usk Marile eriti korda ei lähe, aga see oli küll hea mõte.

Ka kodune elu laabus paremini, sest Mari jõuab nüüd koju tavaliselt õhtul kella kuue paiku. Ta oli juba jõudnud unustada kui mõnus on koos perega õhtust süüa. Tööpäevadel söövad nad hommikust endiselt eraldi, sest abikaasa Urmas läheb tööle hiljem ja valmistab üheksa paiku eine nii endale kui ka lastele.

Aga inimesed pole kunagi täiesti rahul. Paar päeva eest astus Mari juurde tema ülemus Andrus, vaatas Mari kuvarit ümbritsevat post-it’i kleepekatest tehtud “päikest” ja imestas, et kuidas Mari küll teab, millal ta midagi peab tegema. Ausalt öeldes ei teagi. Alailma on kerge rahutus sees, et äkki midagi jääb kahe silma vahele. Seda küll Mari ei julgenud Andrusele tunnistada, ümises niisama midagi arusaamatut. Andrus lausus ainult “no-noh” ja läks minema. Mari teab – ta tuleb tagasi ja küsib varsti jälle sama. Ja see teadmine pole üldse mõnus.

Eile käis Mari Anneliga lõunal ning söögi kõrvale näitas Anneli oma kaustikus märkmesüsteemi, mis Marile meeldis esimesest pilgust.

Nad istusid lauda ning Anneli küsis: “Tahad siis mu superfookust näha?”

“Mis fookust? Märkmeid pidime ju vaatama,” ei saanud Mari aru.

Anneli muigas. “Superfookus on kaustiku nimi,” selgitas ta. “Ta aitab mul keskenduda olulistele asjadele ning kõik vajalikud asjad saavad tehtud.”

Mari muutus veel uudishimulikumaks.

Anneli lõi oma kaustiku lauanurgal lahti ja asus selgitama.

“Esmalt jagad kaustiku lehe püstjoonega pooleks. Vasakusse veergu kirjutad asjad, mida kavatsed teha, üks asi reale. Niipea, kui meenub, et midagi tuleb teha, või keegi palub mõne töö ette võtta, mõtled, kas seda on tegelikult ka vaja, ning kirjutad nimekirja lõppu. Kui üks lehekülg saab täis, kirjutad järgmisele edasi.”

“Kui keegi palub midagi kindlaks tähtajaks teha, siis kirjutad tähtaja tegevuse juurde punasega. Saad aru?”

Muidugi sai Mari aru – väga lihtne. “Ja siis hakkan aga nimekirja algusest neid tegema, eks?” küsis ta. “Aga mis siis saab kui mul ikka hetkel üldse tuju ei ole seda eesootavat asja teha?”

“Aga kes ütleb, et sa pead neid järjest tegema?” uuris Anneli. “Sa ei tee neid asju mitte järjest, vaid leiad esimeselt tegemata asjade nimekirjast selle tegevuse, mida sa hetkel teha tahad, ning teed selle ära. Ja siis valid samalt lehelt järgmise meeldiva tegevuse. Kui samal lehel ühtegi huvipakkuvat tegevust pole ning paremast veerust on kõik tehtud, leiad järgmise asja järgmiselt leheküljelt.”

“Aga alati ei jõua ju asju kohe valmis… Mis siis saab kui asi jääb pooleli? Kuidas mul meeles püsib, et seda tuleb pärast edasi teha?” uuris Mari.

”Kui tegevus jääb pooleli, kirjutad selle järgmise lehekülje paremasse veergu ümber,” lausus Anneli. “Kui juhtumisi oled juba viimasel leheküljel, siis esimesele lehele, mille parempoolses veerus on vaba ruumi.”

“Oot, parem veerg on tavaliselt ju täitsa tühi. Mida ma sinna kirjutan?” tundis Mari huvi.

“Ega ikka ole küll,” lõikas Anneli vahele ja rääkis kiirelt ka selle lahti: “Paremasse veergu kirjutad kiireloomulised ja väga olulised tegevused. Ja nagu ma enne ütlesin, järgmise lehe paremasse veergu lähevad kirja pooleli tööd.”

“Ahaa! Ja enne ma ei tohi edasi minna kui lehe parempoolsest veerust on kõik asjad tehtud!” taipas Mari. Loomulikult! Siis ei jää kiired ja olulised asjad tegemata.

“Täpselt nii. Enne ei tohi uuele lehele liikuda, kui paremas veerus on kõik asjad läbi kriipsutatud, vasakus veerus võib jääda asju ka tegemata.”

Sellest Mari enam nii hästi aru ei saanud. “Oot, aga siis jääbki ju osa asju tegemata?”

“Jääbki, sest ega me kõiki asju jõuagi kunagi tehtud,” ütles Anneli. “Aga need tegemata asjad ma vaatan läbi.”

Ei no hea tibi! Vaatab läbi. No ja siis?

“Kui parem veerg saab täis, siis küsin endalt iga lehel oleva läbikriipsutamata asja kohta neli küsimust,” selgitas Anneli justkui oleks Mari mõtteid lugenud. Või äkki loebki ta mõtteid ka? Ei, ei usu. Vähemalt Mari lootis, et nii see pole.

Anneli Mari uitmõtteid vist siiski ei lugenud, sest ta jätkas: “Esimene küsimus: kas selle asja võib tegemata jätta? Kui nii, kriipsutan ülesande läbi ja vajadusel ütlen teistele, et ma seda asja siiski ei tee.”

“Teine küsimus: võib-olla pole selleks tegevuseks praegu õige aeg. Võib-olla pole see teema enam päevakorral ning seda võib teha ka kuu pärast. Võib-olla aitab sellega kuu või paar oodata. Sel juhul kirjutan selle tegevuse meeldetuletuse oma kalendrisse, et see kuu aja pärast jälle superfookuse kaustikusse kirjutada.”

Väga nutikas. Maril polnud aega süüagi, sest märkmete tegemine ja kaasa mõtlemine võtsid kogu aja. “Ja ülejäänud kaks küsimust?”

“Ega ma kõike ju pea ise tegema – teen ainult neid asju, mida vaid mina saan teha ja ei keegi teine,” jätkas Anneli, “siit ka kolmas küsimus: kas saan selle asja paluda korda ajada kellelgi teisel, kes suudab seda minust kiiremini ja paremini teha?”

Misasja? Ega Anneli ju mingi ülemus pole, et delegeerib! Või siiski… Marile meenus, et alles üleeile oli Anneli palunud tal ühe lepingu möödaminnes posti panna. See polnud tema jaoks vaev, sest koju minnes läks ta ju nii ehk naa postkastist mööda.

“Aga mõni asi on ju endiselt tegemata ja läbi kriipsutamata?” küsis Mari.

“Mõni selline jääb ikka,” möönis Anneli, “aga siis peangi selle kohe ette võtma ja kasvõi natuke sellega tegelema – sageli aitab see mul alustada ebameeldivate ülesannetega ning hetk hiljem olen juba kõrvuni töös ning saan peagi ka selle valmis. Mari, sööd sa ka üldse või?”

Mari toit oli peaaegu jahtunud ning ta asus kiiresti sööma. Anneli oli juba magustoidu kallal ning keeldus edasi selgitamast, sest muidu jäävat Mari nälga. Mari leppis sellega ning nad lõpetasid mõni hetk hiljem koos eine, lobisedes niisama ühest ja teisest.

Laua taha naastes võttis Mari kaustiku, jagas esimese lehe pooleks, kirjutas vasakusse veergu neli-viis asja, mis hetkel pooleli, ning alustas neist meeldivaimaga. Töö lausa lendas käes. Paar katkestust tuli vahele, kuid need kirjutas ta paremasse veergu. Kui saab pooleli oleva töö valmis, siis teeb need ära, et pärast seda jätkata taas vasaku veeru tegevustega.

Enesetunne muutus palju paremaks, sest Mari tundis, kuidas ta haldab oma tegevusi palju paremini. Ja ta lausa ootas, millal Andrus tuleb taas uurima, kuidas Mari peaaegu alati teab, mida järgmisel hetkel ette võtta.

“Hetk” saadaval e-raamatuna

/0 Comments/in , , ,

Ajajuhtimise käsiraamat “Hetk: 12 sammu parema elu poole” on nüüd saadaval EPUBi vormingus e-raamatuna. Osta saad seda näiteks Apollost 🙂 Hinnaks praegu 6,90 eurot.

Raamatu näidet saad lugeda Ekspressi veebist.

4 võtet välismaal suheldes raha säästmiseks

/0 Comments/in , , ,

Puhkuste aeg on käes ning nii mitmedki meist võtavad ette reisi piiri taha. Näitan mõnda töövahendit, millega saad nädala või kauem välismaal olles hoida kokku nii mõnegi euro.

Tasuta WiFi
Leia Internetis suhtlemiseks kohalik avalik WiFi-ala. Näiteks mitmetes linnades Vahemere ääres ja mujalgi on linna keskväljakul tasuta linna-WiFi. Internetti pääsed ka mitmetes kohvikutes, kui ostad tassi kohvi või muu joogi – seega uuri alati, kas kohvikul on Interneti leviala ning kas saad selle kasutamiseks salasõna.

Skype
Skype on välismaalt asja ajades pea asendamatu. Eesti mobiilidele saad Skype’iga helistada 2-4 korda odavamalt kui mobiiliga. Kui oled veidigi kauem välismaal ning tead, kus pääsed tasuta Internetti, osta Skype’i mobiilikõnede pakett. 60minutiline kuuajaline pakett maksab 9,99 eurot ning 120minutiline pakett 18,99 eurot, millele lisandub käibemaks. Arvestada tuleb sellega, et kui oled oma 60 minutit ära rääkinud, siis sama paketti käesolevaks kuuks enam osta ei saa. Ja ära unusta naastes paketti tühistamast.

Kohalik kõnekaart
Kui oled paar nädalat või kauem välismaal, osta kohaliku mobiilioperaatori kõnekaart. Kõnekaartidega saate omavahel odavamalt helistada ning ka Eestisse helistamine on oluliselt odavam kui Eesti mobiilioperaatori SIM-kaardiga.

Variante on kaks: kas võtad kaasa sahtlinurgast mõne vana telefoni, millesse paned välismaa SIM-kaardi (ja käid ringi, kaks telefoni taskus – üks Eesti kõnedele vastamiseks ja teine välja helistamiseks ning kohalikele kõnedele vastamiseks) või palud mõnel sihtkohariigis elaval tuttaval SIM-kaart ära osta ning ise veel Eestis olles suunad kõned sellele kaardile. Kui suunad kõned välismaa SIM-kaardile ise välismaal olles, maksad kõnede eest ca 4 korda rohkem.

Kuuajalisel viibimisel võib end ära tasuda kohaliku operaatoriga lepingu sõlmimine. Näiteks Vodafone pakub mitmel pool võimalust kasutada ühe euro eest päevas piiramatult mobiilset internetti.

Internetikõned
EMTl on olemas Internetikõnede teenus, mille puhul saad WiFi-alades helistada telefonis või arvutis oleva VoIP-telefoni programmiga tavatelefonidele ja mobiilidele Eesti-siseste hindadega.
Ära sellele teenusele liiga palju looda: kuuajalise Kreekas töötamise jooksul ei õnnestunud mul leida tasuta leviala, mille internetikõned oleksid lubatud. Seega minu jaoks oli tegemist mahavisatud rahaga. Aga Internetikõnede eurone liitumistasu ja kolmeeurone kuutasu pole nüüd nii suur raha, mille kaotamist oluliselt kahetseda.

Lihtsad ja keerulised abivahendid

/3 kommentaari/in , , , , , , , ,

Oma aja korraldamisel võib leida sadu erinevaid abivahendeid – mõned neist on lihtsad, teised äärmiselt keerulised. Hea on kasutada lihtsaid, sest see annab tohutu ajasäästu.

Keerulised abivahendid köidavad oma kasutusvõimaluste rohkusega. Milline ahvatlus kirjeldada kogu elu ainsas süsteemis, millest hiljem võib ainsa näpuliigutusega kõigi projektide hetkeseisu välja võluda! Siin peitub paar varjukülge: tegevuste esialgne kirjeldamine võtab terve igaviku, tarkvara õppimine teise igaviku ning süsteemi korrashoidmine kolmanda.

Samas on olemas lihtsad abivahendid, mille kasutuselevõtt vältab hetke ning mida sageli saab intuitiivselt, õppimata kasutada. Loomulikult, need on primitiivsed ega ole pooltki nii võimsad kui keerulised, kuid asja ajavad ära.

Näitan, millised on erinevad levinuimad töövahendid, mida kummagi koolkonna pooldajad kasutavad.

Keerulised tööriistad

Keeruliste töövahendite armaadat juhib Outlook. Microsofti tarkvara paistab silma selle poolest, et üldjuhul neis ei kehti Pareto printsiip, mille kohaselt 20 protsendi võimaluste kasutamine annab 80 protsenti kasust – pigem kasutab suurem osa neid 95:5 printsiibi kohaselt: 95 protsenti inimesi kasutab 5 protsenti tarkvara võimalustest ja tuleb sellega igati toime.

Outlook on suurepärane oma asjade korraldamise tarkvara eeldusel, et vaevud selle peensustesse tungima ning kõik oma tegevused selles kirjeldama. Paraku kulub selleks vähemalt nädal või paar. Kui siia lisada veel süsteemi korrashoiuks kuluv aeg, siis efektiivsest töövahendist on kaheldav kõnelda. Sama kehtib LotusNotesi kohta.

Aga pole midagi parata – need meie seast, kes töötavad korporatiivse ikke all, peavad sageli töökohustuste tõttu Outlooki või Notesi kasutama. Sel juhul on arukas panna Outlook või Notes võimalikult hästi tööle ning kasutada seda nii ühiste kui ka isiklike ülesannete kirjeldamiseks.

Lihtsust ja meeldivat disaini armastavas Apple’i arvutite ehk maakeeli ubinapuutrite maailmas leiab keeruliste lahenduste armastaja samuti oma lemmiku OmniFocusenäol. OmniFocus ei jää keerulisuse poolest Outlookile suurt millegi poolest alla.

Maci jaoks on olemas samuti Outlook, mis eelmises versioonis kandis Entourage’i nime, kuid kui vähegi võimalik, siis seda toodet soovitan vältida. Selles puudub suur osa PC Outlooki ahvatlevaid automatiseerimisvõimalusi ning kasutajaliides on kõike muud kui intuitiivne.

Sellesse klassi kuulub ka erinev produktiivsustarkvara, mille eredaimaks näiteks onMy Life Organized. Tarkvara loojate eesmärk on olnud üllas: aidata inimesel tegutseda lähtuvalt oma elu olulisimatest sihtidest ja rollidest, kuid tulemuseks on harukordselt keeruline tarkvara, milles oma elu kirjeldamine võtab paar-kolm nädalat.

Selliseid lahendusi leiab ka omal ajal peamiselt lihtsaid ja toimivaid lahendusi lubanud veebivara seast. Parim näide on ilmselt Toodledo, mille saladuste omandamiseks kulub kaugeltki enam aega kui kirjeldatavate tegevuste päriselus ära tegemiseks.

Kuldne kesktee

Hulk lahendusi püüab leida tasakaalu terviklikkuse ja intuitiivse kasutamise vahel.

Parim kasutatavast platvormist mittesõltuv näide on mõttekaartide kasutamine oma asjade ohjamisel. Vaba tarkvara FreeMind toimib nii Windowsi, Mac OSi kui ka Linuxiga arvutites ning tean mitut inimest, kes korraldavad oma asju mõttekaardi abil. Kirjeldad oma rollid ja eesmärgid ühes mõttekaardis ning seostad need igapäevategevustega. Soovi korral või kasutada ka mitut mõttekaarti, mille saad omavahel linkida.

Keerulisemate tasuliste mõttekaardivarade abil saab lisada sündmusi kalendrisse ning seada meeldetuletusi, mõne puhul isegi projektijuhtimisest tuttavat GANTTi kaarti joonistada.

Maci-maailmas pakub parimat mugavuse ja lihtsuse suhet tarkvara nimega Things. Selleski kirjeldad soovi korral oma rollid ning paned kirja nendega seotud projektid ja tegevused. Thingsil on suur pluss: ta võimaldab planeerida kõik oma tegevused, aga fookuses hoida ainult lähiajal olulisemaid. Tulevikutegevused saad paari nupuvajutusega peita eraldi kausta, kust need ilmuvad täpselt õigel ajal igapäevasesse tööülesannete loetelusse. Thingsi suure miinusena toimib see ainult õunatoodete, st Apple’i arvuti, iPadi või iPhone’iga.

Mu lemmikute hulka kuulub ka austraallaste loodud Thinking Rock, mis toimib nii Macis, Windowsi või Linuxiga kui ka Androidi ja iPhone’i telefonides. Thinking Rocki liides on intuitiivne ning see võimaldab suhteliselt lihtsalt kavandada oma tegevusi ning neid tõhusalt ära teha.

Kuldse kesktee alla kuuluvad ka mitmed märkmetarkvarad, milles tegevusnimestikke mõnus pidada. Keerulisematest võib esile tuua Evernote’i, millel olemas igale platvormile kliendid (Androidi oma tasuta kasutamiseks peab olema netiühendus olemas, netiühenduseta märkmete sirvimiseks tuleb aastatasu maksta) või tasuta SpringPad, aga viimasel puudub jälle arvutiga offline’is töötamist võimaldav klientprogramm.

Lihtsad lahendused

Mu sümpaatia kuulub kõige lihtsamatele lahendustele, mille kasutama õppimine võtab mõne hetke ning mille abil pole võimalik luua kosmiliselt keerulisi süsteeme.

Kalendri poolelt on kõige paindlikum ja laiemalt kasutatav Google Calendar, mis suudab suhelda enamiku telefoni- ja arvutikalendritega ja võimaldab samas leppida kohtumisi kokku ka teiste Google Calendari kasutajatega.

Tegevusnimestike ja märkmete poolelt meeldib mulle üle kõige Catch.com just oma lihtsuse tõttu. Catchi sisestad märkme ning soovi korral tähistad selle ühe või mitme sildi ehk tag’iga. Soovi korral võid lisada märkmele meeldetuletuse. Pealekauba saab Androidi telefoni või iPadiga sirvida märkmeid ka siis, kui netiühendust pole käepärast.

Ja lihtsate vahendite poolelt veel üks: vana hea märkmik või paberileht. Toimivad endiselt suurepäraselt, neid on lihtne kaasa võtta. Ainus paha lugu on see, et märkmele on keeruline lisada digidokumenti või seda kellegagi interneti kaudu jagada.

Millised on sinu lemmikvahendid ning miks neid eelistad? Palun anna kommentaarides nõu ja jaga oma kogemusi

 

Vana kooli mees

/6 kommentaari/in , , , , ,

Pärast 5-6aastast oma kalendri Outlookis pidamist võtsin kuu eest taas kasutusele pabermärkmiku. Tunnen end paremini kui kunagi varem. Ju ma olen hoolimata omaaegsest tehnoloogiafriigi taustast endiselt „vana kooli mees“.

Outlook on suurepärane töövahend, kuid sellel on mõned olulised puudused. Minu jaoks oli neist suurim see, et oma reaalsest koormusest ülevaate saamine on väga keeruline. Loomulikult, saan ju vaadata samal ekraanipildil nii kalendrisündmusi kui ka tööülesandeid, kuid see ei anna mulle endiselt täit selgust, kui hõivatud ma tegelikult sel päeval olen ning kas võin endale täiendavaid ülesandeid võtta või mitte.

Teine probleem on vaat et olulisemgi: erinevalt mu ajaressurssidest on Outlooki maht pea piiramatu. Sellesse on imelihtne laksida üha uusi kohustusi.

Need olid peamised kaks põhjust, miks võtsin kasutusele pabermärkmiku.

Mu märkmiku ülesehitus on lihtne. Esmalt tuleb aastaplaan, minu eesmärkide pilt ja olulisemate tegevuste jaotus aasta lõikes ning seejärel käesoleva ja kahe järgmise kuu lehed – iga päeva kohta eraldi leht. Nii on mul kirjutamiseks piisavalt ruumi. Kalendri järel tuleb hetkel käsilolevate projektide loetelu ning olulisemate projektide plaanid. Kõige lõpus on mitmesugused märkused ning ideede lehed – ideede lehe serval on indeksikleepekas, et saaksin selle kiiresti avada, kui soovin uut ideed kirja panna.

Pabermärkmiku plussid

Mu jaoks on neli põhjust, miks eelistada pabermärkmikku Outlookile.

Näen oma reaalset koormust. Erinevalt Outlookist on märkmikulehe maht piiratud. Kui näen sellel 3-4 olulist tegevust, siis tean, et see päev on nö täitumise serval. Kui lehele enam kirjutama ei mahu, siis on sellel juba liiga palju tegevusi ning osa neist tuleb tõsta päevadele, kus veel on ruumi.

Kirjutades mõtlen. Kui Hendrik Sal-Saller seondub su jaoks Generaator Mi, mitte jalgpalli ja seksiga, ning sõna „Propeller“ meenutab sulle pigem punki kui lennuki detaili, siis kuulume vist samasse põlvkonda, mille esindajad mõtlevad pliiatsiga kirjutades paremini kui klaviatuuril toksides. Kui kirjutan pliiatsiga märkmikku, liigub mu mõte väledamalt ja analüüsivamalt kui klaviatuuril kümne sõrmega klõbistades. Võib-olla on põhjus ka selles, et klaviatuuril kirjutan liiga kiiresti, et mõte järgi jõuaks?

Märkmikku on mõnus käes hoida. Naudin märkmiku nahkkaante puudutust. Ning seda, kui võtan väga hea tindipliiatsi näppude vahele, eemaldan korgi ja kirjutan. Rahulikult ja mõnuga.

Märkmikku ei pea laadima elektriga. Mõtetega laadimisest piisab täiesti. Mul hakkab vaikselt villand saama sellest, et pidevalt tuleb laadida arvutit, mobiili, fotoaparaati, tont teab, mida veel. Loobusin juba bluetoothi käed-vabad-seadmest, sest ma ei taha seda laadida.

Ausalt öeldes kaalusin ühe pabermärkmiku asendajana ka iPadi, kuid siin oli mitu mõtet, mis mind hoidsid tagasi. Esimene: iPadi tuleb laadida. Teine: kahtlustan, et poes oleks veidi topakas käia, ostunimekiri iPadil näpus. Kolmas: e-raamatute lugemiseks eelistan Kindle’it, mis on oluliselt vähem edev ja palju mõnusam seade, mida pealegi ei tule laadida iga päev.

Märkmiku puudused

Ükski asi pole lõpuni hea ega halb, nii ka pabermärkmiku kasutamine. Mind häirib endiselt paar pisiasja.

Topeltkirjutamine, panen kellaajalised sündmused kirja nii märkmikusse kui ka Outlooki, sest olen Outlooki kalendriga harjunud ning jagan oma kalendrit mõne olulise töökaaslasega, et ühiselt paremini planeerida.

Kord päevas „sünkroniseerimine“ ei toiminud, sest see oleks nõudnud uue harjumuse tekitamist. Kalendri väljaprintimine ja märkmiku vahele pistmine ei toimi, sest juhtun liiga harva printeri lähedale, pealegi mulle meeldib elada keskkonda säästvalt. Lahendus: kohe, kui võimalik, lisan sündmuse mõlemasse kalendrisse.

Mu kirjatehnika on jube. Ega ma ilmaasjata saanud selle eest koolis parematel päevadel pika sabaga kolmesid. On juhtunud, et mõnest märkmikku kirjutatud asjast ma ei saagi hiljem aru. Aga ju nad siis pole nii olulised.

Samas olen õppinud end kuu ajaga kirjalikult täpsemini väljendama, et varesjalgadega märkmikku kribitut hiljem paremini mõista.

Muide, ega ma ole kuuga Outlookist täielikult loobunud ning see pole kavaski. Outlookis on endiselt kirjas pisiasjad ja meeldetuletused, kuid sisuliste asjade planeerimine käib paberil. Ja ma tunnen end mõnusalt.

Loe pabermärkmiku kasutamise nippe ka mõne nädala eest ilmunud kirjatükist ja selle kommentaaridest