Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

Peatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Koolitus Outlooki arukaks kasutamiseks 22. aprillil

22. aprillil teen Tallinnas esimest korda koolitust “Tee oma Outlooki-kalender korda!” Tõotab tulla kasulik ja huvitav koolitus. Mis seal toimub?

• Tuled oma läppariga, milles MS Outlook 2007, kohale
• Häälestame selle koos käepäraseks: loome Sulle sobilikud kategooriad, häälestame vaated ja kõik muu, mis selle juurde käib
• Õpime, kuidas saad võimalikult kiiresti e-kirjad loetud ja neist tegevused välja sõelutud
• Õpime, kuidas kalendrit kasutada parimal võimalikul moel
• Õpime, kuidas erinevad task-listid enda jaoks tööle panna
• Paneme ka mobiiliga sünkroniseerimise tööle
• Vaatame samm-sammult läbi igapäevase ja iganädalase ülevaatuse
• Ja kui vaja, nuputame välja, kuidas saad oma ettevõttes ühtsed ajajuhtimise reeglid tekitada

Tegemist on käed-küljes-koolitusega, millel teed päev läbi sihipäraselt oma läppariga tööd ning tegutsed reaalsete ülesannetega. Kaasa saad juhise, mille abil hiljem kogu oma süsteem lõplikult üles ehitada ning seda pidevalt kasutada, et aega säästa.

Aruka ajajuhtimise koolitusest erineb läppari-koolitus selle poolest, et kui arukal ajajuhtimisel vaatame erinevaid abivahendeid märkmikust Outlookini, siis Outlooki-kursusel vaatame ainult Outlook 2007 kasutamist, aga see eest põhjalikult.

Loe täpsemalt koolituse lehelt ja kui soovid, pane ennast kirja. Rühm täitub praegu väga-väga kiiresti, seega – kes ees, see mees või naine.

Muide, kui tahad tulla Aruka ajajuhtimise koolitusele, siis tekitasime suure nõudluse tõttu täiendava rühma 21. aprillil. Nüüd on õige hetk registreeruda, sest seegi täitub kiiresti.