Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Head halvad ajad

Kui sa pole oma eesmärke ja nende saavutamiseks mõeldud tegevusi praeguses surutises kibekiiresti läbi vaadanud, siis praegu on selleks viimane hetk.

Oled sa nüüd, majanduslanguse ajal, vaadanud eesmärke, mis püstitasid headel aegadel, nii aasta-poolteist tagasi? Kas need eesmärgid on siiani realistlikud? Vaevalt. Järelikult tuleb teha uus tehing enda ja teistega, et halvad ajad võimalikult hästi üle elada ning mõistlikult valmistuda järgmiseks tõusuks.

Kui vaatad eesmärke üle, arvesta soovitustega, mida ärikirjanik, tippblogija ja turundusguru Seth Godin jagas alustavatele ettevõtetele veebikeskkonnale mashable.com antud intervjuus.

Esimesena kuulutab Godin: „Languse ajal on sul palju vähem konkurente.“ Ja see on ju hea – mitmed sinu kibedad konkurendid, kelle äri pole piisavalt läbi kaalutud, peavad poe kinni panema. Ja see suurendab oluliselt sinu võiduvõimalusi, kui suudad arukalt tegutsedes äri jätkata ning tasahilju arendada.

Järgmisena soovitab Godin keskenduda väärtuse loomisele, mitte raha teenimisele ja inimeste palkamisele. Kriisi aegadel on vaid üks ellujäämise strateegia: muuda end nii asendamatuks kui võimalik. Sest sel juhul säilitad kliendid ning saad neid juurdegi.

Enda asendamatuse suurendamisel on kolm asja, mida peame tegema. Esimene kõlab Eesti lõppematus innovatsiooniihalushümni refräänis suisa luitununa: eristu ja kerki seeläbi esile. Uuri, mis eristab sind konkurentidest, mille poolest oled või suudad neist olla mäekõrguselt üle. Ning keskendu sellele ainulaadsele, mis on sinu konkurentsieeliseks.

Sellest ainuüksi ei piisa. Sa pead olema ka usaldusväärne. Vastasel juhul sa paistad küll silma ning pakud asendamatuid teenuseid või tooteid, aga kui need 100protsendilise kindlusega kliendini ei jõua, siis pole vahet, kas oled teistest erinev või mitte.

Kolmandaks pead oma valdkonda tundma väga hästi. Kui eristud ning oled usaldusväärne, aga teadmisi-oskusi napib, siis pole lugu kiita.

Vaata Eesti edukaid ettevõtteid, näiteks Regiot. Nad kuuluvad maailma parimate hulka üsna kitsas valdkonnas, eristudes konkurentidest valdkonna täpse piiritlemise, usaldusväärsuse ja asjatundlikkuse poolest.

Eristumiseks soovitab Godin inimeste palkamisel valida neid hoolikamalt kui kunagi varem. Seda enam, et tööjõu nappuse ajad on selleks korraks möödumas. Küll ja veel on ettevõtteid, mis palkasid viimase majanduskasvu ajal kümneid ning nüüd vallandavad neist pooled. Tegemist on puhtalt ettevõtja veaga, kes hindas oma tööjõuvajadust jõhkralt üle.

Praegu palgates keskendu asendamatule: võta tööle asendamatuid inimesi, kes aitavad su ettevõttel muuta asendamatuks. Kuna mõned ettevõtted lõpetavad töö ja mõned lasevad lühinägelikult oma asendamatud inimesed lahti, siis on neid praegu rohkem saada kui varem.

Godini järgmine soovitus: väike (ja nutikas) on ilusam kui kunagi varem. Ärimaailma koljatitel on praegu suured probleemid, pea iga nädal loeme uudistest tuhandete inimeste koondamisest. Väikesed tegijad, Godin toob siinkohal näiteks mikroblogiteenuse pakkuja Twitteri, elavad suurtega võrreldes hästi, kuigi neis töötab käputäis inimesi. Võime ka lähemale vaadata: Tartu mobiilsete sisuteenuste platvormi pakkuv väikefirma Mobi tunneb end päris hästi, vähemalt nende m-sisuteenuste loomise portaal Fortumo.com ei näita mingeid depressiooni märke. Hiljuti teatasid nad laienemisest Tšehhi ja Malaisiasse.

Järgmine halbade aegade hea uudis: sinu tegevuskulud vähenevad. Loomulikult on praeguseks ilmselt vähenenud ka tulud ja tänavu vähenevad veel, kuid samas maksad rendipinna, tööjõu ja tehnoloogia eest varasemast vähem. Ja see aitab sul vee peal püsida. Arvesta ka seda eesmärkide läbikaalumisel.

Seo eesmärkidega konkreetsed tegevused

Inglismaal on ühe Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit raidkiri: „Visioon konkreetse tööta on unelm. Konkreetne töö visioonita on orjus. Konkreetne ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Kui oled eesmärgid uues valguses üle vaadanud ja partnerite-töökaaslastega läbi arutanud, siis vaata üle ka enda ja oma ettevõtte tegevuskava, et olla kindel – eesmärgid ei jää vaid unistuseks, vaid te viite need koos ellu. Kui 80 protsenti sinu ja su meeskonna tegevustest peegeldavad eesmärke, siis võid olla üsna kindel, et jõuad sihile.

Käi läbi eesmärkide saavutamiseks vajalikud tegevused samm-sammult, alates üldisemast lõpetades iga konkreetsete asjadega ning hoolitse selle eest, et sina ja teisedki panevad need tegevused kalendrisse kirja. Uuringud näitavad, et kui konkreetne tegevus on kalendris kirjas, siis saab see neli korda tõenäolisemalt ka päriselt tehtud.

Seepärast sõnasta eesmärgi täitmiseks vajalikud projektid ja pane kirja, millal keegi viib mingi projekti läbi. Sinu juhitavate projektide puhul koosta üksikasjalik tegevuskava, sea tegevustele tähtajad ja hoolitse selle eest, et suudad ka graafikus püsida.

Kuna majandusolud muutuvad praegu kiiresti, on mõistlik võtta kord-paar kuus kolme-neli tundi, et eesmärgid üle vaadata ning neid ja tegevuskava kohendada kiiresti muutuvatele oludele vastavaks. Kiire reageerimine on praegu olulisem kui varem.

Sellisel moel saad enda ja teistega sõlmida uue tehingu, mis aitab rasked ajad üle elada ning valmistuda järgmiseks tõusuks. Ühes võime olla üsna kindlad: tulemata järgmine „kuldne ajastu“ ei jää, lahtine on ainult see, millal hakkame taas ülesmäge rühkima.

Prioriteet on jama

Mark Forster kirjutab oma raamatus “Do It Tomorrow” sellest, et prioriteet on jama. Ning tal on õigus. Iga asja puhul on ju nii, et sa teed seda või ei tee. Aga sellel lähenemisel on üks oluline eeltingimus: sa ei tohi end killustada liiga paljude eri valdkondade vahel. Selle asemel vali välja 2-3 olulist eesmärki, mille saavutamise nimel tegutsed, ja pane nende eesmärkidega seotud tegevused oma kalendrisse kirja. Tegutsemisel hoidu ahvatlusest igapäevaste pisiasjadega neid sihipäraseid tegevusi kalendrist välja tõrjuda.

Olen praegu täpselt selles olukorras ja õnnetuseks on töörindel hetkel liiga palju asju pooleli – olen öelnud “jah” ühele liigsele asjale. Kuid välja seda ei suuda sorteerida, millisele täpselt. Ühtki asja ei taha pooleli jätta.

Mind hoiavad rakkes:

  1. Aruka ajajuhtimise koolitamine – see pakub mulle võimalust ennast teostada, aidata inimestel aega säästa ning annab ka elatist.
  2. Panen kokku kaht uut koolitust. Projektijuhtimise oma juba teen ning see on suurepärane. Vaja on vaid veel reklaamimaterjalid kokku panna ning seda sihipäraselt müüma asuda. Kui see lihvitud, siis tuleb veel üks ajajuhtimisega seotud koolitus, millest annan teada niipea, kui valmis. Aga võib vihjata, et esimesed kliendid sellele loodavale koolitusele on juba olemas ning sellest tuleb väga-väga hea ja praktiline õppepäev.
  3. Loome ühe hea sõbraga ühte start-up’i, millest tuleb väga vinge veebiteenus. Rohkem saate siis teada, kui meil suletud beeta üleval. Loodan, et mõne kuu pärast.
  4. Oma lõbuks töötan veebisaidiga, mille eesmärgiks on multiskleroosiga elavatele inimestele õpetada qigongi. Tahan selle kevade keskpaigaks käima saada.

Praegu olen lahendanud oma ajahalduse nii, et tekitasin nn ajasahtlid. Reedeti tegelen pool päeva qigongi projektiga ja teise poole start-upiga, neljapäeviti arendan uusi koolitusi ning teisipäeviti-kolmapäeviti koolitan. Esmaspäev läheb tavaliselt Vain & Partnerites nõupidamisteks (siin on minu jaoks probleem, sest suur osa nõupidamisajast ei ole eriti tõhus, aga vahel jälle väga vajalik – lahendusena hakkan ilmselt üha rohkem hoidma laual lahti läpparit ja tegelema samal ajal rutiinsete ülesannetega, kuigi multitaskimine pole suurem asi).

Mis veel olulisem: pean end varasemast enam distsiplineerima ning küsima iga asja puhul, kas selle tegevuse ettevõtmine on kooskõlas minu eesmärkidega. Kui ei, siis tuleb paraku ära öelda. Palun ärge pange seda mulle pahaks, loodan, et mõistate.

Ja vähemalt sama valus on öelda “ei” enda ja sõprade suurepärastele ideedele. Tuleb süda kõvaks teha ning lisada need nimekirja, mille päises ilutseb väljend “Tulevikus ühel ilusal päeval võib-olla”. Vastasel juhul ma ei saa keskenduda praegustele eesmärkidele.

Üks oluline märkus veel: eesmärkide nimel ma ei tegutse kitsarinnaliselt, vaid püüan abiks olla ka teistele neis asjades, mis aitavad mu eesmärkide täitumisele kaasa. Näiteks olen nõu ja jõuga abiks Peep Vainu järgmise väga hea enesearenduskoolituse “Saavutama õppimine” e-turundusel, sest mitmed sellel käinud tunnevad vajadust osaleda ka minu koolitusel. Pikemalt peatselt saabuvast “Saavutama õppimisest” juba esmaspäeval.

"Pankrot" ja majanduskriis

Praeguses kaootilises majandusseisus on olulisem kui kunagi varem säilitada kaine arvestus ja range distsipliin, et vähendada majanduskriisi põhjustet kahju ning olla valmis järjekordseteks ootamatuteks halbadeks uudisteks. Samal ajal peame säilitama terve mõistuse, et vältida arvestuse ja distsipliiniga liialdamist.

Laenasin osa kommentaari pealkirjast legendaarsest Propelleri laulust, mille Urmas Alenderi kirjutet tekst algab fraasiga: „Aeg on raha, aga raha mul ei ole, aega on, kuid alati jääb väheks.” Kuigi tekst räägib hoopis muust kui praegusest majandusolukorrast, tuletab see paadunud alkohoolikust pajatav laulurida praegust majanduspohmelli meelde üsna valusalt.

Üha enam tunneme praeguse rapsimise ja rabelemise käigus, et energiast jääb vajaka. Füüsikatunnis õppisime, et peale energia hulga iseloomustab energiat ka selle kvaliteet. Seda kvaliteeti iseloomustavat suurust kutsutakse entroopiaks. Mida väiksem on energia kvaliteet, seda suurem on entroopia. Teine termodünaamika seadus ütlebki, et energia liigub pidevalt üha vähem kontsentreeritud oleku poole ja entroopia kasvab, mida iganes me ka ei teeks.

See seadus kehtib ka majanduses – kuigi meile vahel tundub, et oleme järjekordselt majandustõusu harjal ning elu on parem kui kunagi varem, suureneb tegelikult korrastamatus. Seega iga järgmine majanduslangus toob kaasa üha ootamatumaid tagajärgi, mille kõrvaldamiseks tuleb kasutada üha suuremat energiat, kuid pikas perspektiivis see meid entroopia kasvust ei päästa.

Kuidas säilitada tervet mõistust selles ettemääratud sündmuste ahelas?

Esimese asjana tuleks alustada iseendast, vaadata sissepoole ning suurendada korda enda sees, hoidudes samas liialdustest. Võta rahulikult aega ja pane paika oma järgmise aasta realistlikud eesmärgid. Seejärel joonista eesmärkide täitmiseks vajalikud tegevused oma kalendrisse, jättes umbes kolmandiku kuni poole jagu ruumi ootamatustele – keskkond meie ümber on endiselt ebastabiilne ning üllatab meid kindlasti.

Järgmisel aastal tegelemegi peamiselt kahe asjaga: hoiame tehtud plaanidest kinni ja liigume iga päev jonnaka kindlusega meie eesmärkide täitmise poole ning samas tuleme toime oluliste ootamatustega.

Selle teekonna õnnestumiseks on kolm võimalust. Esimene neist on kõige realistlikum: peame olema efektiivsemad. Seega võiks esimese asjana vaadata üle oma igapäevased tegevused ja harjumused ning küsida: mida saan teha senisest tõhusamalt ja ajasäästlikumalt. Teine on keerulisem: vaatame üle endale võetud kohustused ning loobume neist asjadest, millele me ei suuda pühenduda täielikult. See on keeruline ülesanne, kuid aitab teravustada meie fookust.

Kolmas on kõige tüütum: võib-olla tõesti meil ei jää üle muud kui teha kauem aega tööd. Kuid erinevalt eelmisest kahest pole see meetod pikema aja jooksul jätkusuutlik, sest võtab meilt liiga palju energiat.

Efektiivse süsteemi loomise motiivid on praegu selgemad kui kunagi varem. Kõige paremini on sõnastanud selle süsteemi eesmärgi Tom Robbins: “Tõelise stabiilsuse tulemuseks on olukord, kus eeldatav kord ja eeldatav korralagedus on tasakaalus. Tõeliselt stabiilne süsteem ootab ootamatut, on valmis katkestusteks ja ootab muutumist.”

Kui meil on olemas selline süsteem, siis tuleme praegusest kriisist välja ning valmistume võimalikult edukalt järgmiseks tõusuks. Kui ei, siis võib meil minna Propelleri laulu lõpus kirjeldatud moel: „Kraabi enda poole küüntega ja palu, et su jumal sind ei jätaks maha. Ära unusta ka oma hingevalu, kuni lõpuks jõuad kõrge plangu taha. Nagu minagi, ent põhjus on sul teine, kaine arvestus ja range distsipliin. Keisri pidusöök ja sandi õhtueine ühes lauas üles lähvad siin.” Kui mitte käesolevas majanduslanguses, aga järgmises üsna kindlasti.

Kommentaar ilmus Ärilehes 3. detsembril ning on taasavaldatud Eesti Päevalehe loal.

Nädala tsitaat Marko Mägilt

Marko Mägi saab Eesti Ekspressis olulistele asjadele väga hästi pihta:

“Inimene ei jaksa olla järjepanu, ­kakskümmend neli tundi ööpäevas ja seitse päeva nädalas kangelane. Näha ­inimeses üksnes kangelast ja temalt ainult kangelastegusid oodata on ropult ühekülgne. Inimest tuleb osata võtta tervikuna – kindlasti koos nõrgemate külgedega. Inimene lihtsalt tahab mõnikord magama jääda, kuhu juhtub ja kuidas juhtub. Oleks karjuvalt ebaõiglane seda talle keelata.”

Vainu "Saavutama õppimine" oli päris hea

Õppisin teisipäevast neljapäevani Peep Vainu seminaril “Saavutama õppimine“. Loomulikult olin alguses üsna skeptiline ja läksin rohkem uurima-õppima, kuidas Peep teeb suure saali koolitust, aga juhtus nii…

  • Peebu pealt õppisin tublisti esimesed poolteist tundi. Edasi oli mul juba enda mõtete ja probleemidega nii palju tegemist, et märkasin enda juures koolitaja professionaalset kretinismi haruharva. Järeldus: oli päris hea koolitus.
  • 1. päeva tulemus: testisin ära olulised eesmärgid järgmiseks aastaks ning nii mõnedki kirjutasin enda jaoks lahti. Oma kalendrisse kirjutan need sisse esmaspäeval. Kui tahad ka teada, kuidas kirjutada oma eesmärke kalendrisse, et neid suurema tõenäosusega ellu viia, tule Aruka ajajuhtimise koolitusele 🙂
  • 2. päeva tulemus: polnud nii särav kui esimese oma. Aga mõistsin, et pean siiski investeerimise selgeks õppima, et olla turgude tõusuks (mis kunagi tuleb kindlasti) valmis. Ning juba praegu hakkama senisest enam säästma. Samuti sain kirja olulise sammu, mida on vaja teha selleks, et mu ajajuhtimise koolitused oleksid senisest oluliselt paremad. Ja oma motivatsiooni kaardistamisel sain samuti targemaks. Ning oma järgmise aasta kalendri planeerimiseks sain suurepärase nipi juurde, millest kirjutan kindlasti lähiajal siin blogis.
  • 3. päeva tulemus: polnud väliselt nii särav kui teise oma. Sisemine sära oli võimas, sest sain enda jaoks kinnituse – mu järgmise aasta eesmärgid on teostatavad ning nuputasin ka välja, kuidas ja millal neid saavutan. Ja oma lähisuhted sain ka üle vaadatud ning juba lapin neid kohti, kust need ähvardavad logisema hakata.

Kuigi seminar vahel jäi minu jaoks veidi aeglaseks ning mõni asi mulle ei meeldinud (“edumantrate” kooris kordamine ja võitluskunsti elementidega aeroobika tränamuusika saatel 2. päeva hommikul, ülejäänud virgutusvõimlemine oli ok), olen väga rahul, et osalesin. Miks?

  • Panin järgmise aasta realistlikud plaanid paika, mis veel kuu eest olid püüdmatus kauguses
  • Usun endasse rohkem kui enne
  • Oskan end ja oma tegemisi paremini analüüsida.

Kui tahad sama saavutada, siis osale märtsis toimuval “Saavutama õppimise” koolitusel. Ma soovitaksin seda ka siis, kui ei töötaks Vain & Partnerites – see koolitus väärib Sinu osalemist nagu ka Sina tõenäoliselt seda koolitust.

PS: eelmisel korral lubasin kirjutada suurte projektide planeerimisest markfosterlikul moel – teen sedagi järgmises postituses. See lihtsalt sobib järgmise aasta uuendet planeerimismõtete postitusega nii hästi kokku 🙂

Eesmärgid ruttu-ruttu kirja :)

Lõpetasin äsja Mark Forsteri raamatu “Do It Tomorrow” lugemise – täiesti ontlik ajajuhtimisteemaline eneseabikas, millest on üle võtta ühte koma teist.

Jagangi paaris järgmises postituses paari Forster nippi, mis mulle meeldivad ning mis tunduvad toimivat.

Esimene neist puudutab eesmärkide seadmist, millest oli mõne nädala eest põgusalt juttu.

Forster soovitab eesmärke seades teha lihtsa harjutuse: kirjuta paberile või arvutisse teineteise alla kõik asjad, mida tahaksid teha – pane kirja absoluutselt kõik, mis vähegi meelde tuleb. Sel moel täida kiiresti lehekülg, paar, kolm või neli-viis. Kirjuta seni, kuni kõik unistused ja uitmõtted on kirjas. Sel moel tühjendad peas uitavad mõtted paberile ning teadvustad neidki ideid, mida siiani pole suutnud sõnastada.

Nüüd pea mõni päev vahet ja seejärel kriipsuta nimestikust maha kõik mõtted, mida sa kindlasti ei kavatse teoks teha või millele pühendumiseks sul puudub tahtmine või aeg.

Pea veel mõni päev vahet ja tõmba nüüd maha need mõtted, mille jaoks sul tõenäoliselt puudub aeg või tahtmine – asjad, mille puhul pole niiväga oluline, kas teed need teoks või ei. Seejärel jooni alla või värvi ära 3-5 asja, mida kindlasti tahad teoks teha ning mille jaoks oled valmis oma aega kulutama.

Järgmisena sea need vähesed väljavalitud tegevused tähtsuse järjekorda ning kirjuta lahti soovi teostumiseks vajalikud tegevused (just-just, tulemuseks on 3-5 projekti koos alamprojektidega).

Nüüd pole enam muud, kui asuda kõige olulisema projekti esimese tegevuse kallale, et saavutada oodatav tulemus võimalikult kiiresti. Oluline on tegeleda vähemalt ühe olulise projektiga iga päev kasvõi viis minutit. Ja peagi näedki, et tulemus muutub üha enam käega katsuvaks 🙂

Üsna hea mõte, kas pole? Selliseid nippe ja trikke on Forsteri raamatus veel. Loomulikult sisaldab raamat ka mitut väidet, millega on väga keeruline, kui mitte suisa võimatu nõustada. Aga see ongi hea – ärritab ja ärgitab lugema.