Tipptasemel projektijuhtimise meistriklass novembris

Korraldame novembris tänavuse viimase Kaasava projektijuhtimise avaliku meistriklassi. Sellel praktilisel kahepäevasel koolitusel õpib osaleja oma projekte läbi mõeldes ja neid kavandades

  • kuidas algatada projekte elujõulisena,
  • kuidas planeerida projekti tegevuste aega realistlikult,
  • kuidas hinnata ja juhtida projekti riske,
  • kuidas kaasata tulemuslikult inimesi projekti ja hoida meeskond toimimas kogu projekti jooksul,
  • kuidas juhtida projekt eduka lõpuni,
  • kuidas kasutada projektijuhtimiseks lihtsaid ühiseid töövahendeid.

Koolitus toimub neljapäeval ja reedel, 9. ja 10. novembril kell 10-17 Tallinnas Kalamajas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1).

Koolituse hind koos õppematerjalide ja toitlustusega on 289 eurot (+ km) osaleja kohta. Lähemat infot koolituse kohta leiad aadressilt www.selgepilt.ee/projektijuhtimine. Kui ühest organisatsioonist osaleb vähemalt 2 inimest, saame pakkuda soodushinda 249 eurot (+ km) osaleja kohta.

Registreeru koolitusele nüüd, sest eelmised koolitusrühmad on täitunud kiiresti ning hilisemad huvilised jäävad tavaliselt ootama ülejärgmist koolitust uuel aastal. Viimane päev registreerumiseks on 6. november (kui rühm ei täitu varem).

Suurepärane Outlooki aruka kasutamise meistriklass 17. jaanuaril Tallinnas

Outlook 2013Korraldame järgmise Outlookiga aruka kasutamise koolituse Tallinnas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1) kolmapäeval, 17. jaanuaril kell 10-17.

Sellele koolitusele tulevad osalejad oma sülearvutiga, milles MS Outlook 2010, 2013, 2016 või Office 365.

Koolitusel õpime ja proovime läbi sellised asjad:

  • Outlooki seadistamine käepäraseks töövahendiks: meilikliendi, kalendri ja tegevusnimestike häälestus.
  • Siseneva infovoo tulemuslik haldamine: reeglid, kategooriad, kaustad, otsing.
  • Kontaktihalduse põhivõtted.
  • Reegli loomine: delegeeritud tegevuste jälgimine Outlooki abil.
  • Töövoogude loomine: ühe hiireklõpsuga nt kirja edastamine, tähtajaga tööülesande määramine, kategooria lisamine ja arhiveerimine.
  • Kiirtekstide kasutamine: kuidas mõne klahvivajutusega koostada sagedamini vaja minevaid e-kirju.
  • Isikliku, kolleegide ja ühiste kalendrite loomine ja haldamine Outlookis. Kalendri jagamine kolleegidega ja kaastööliste kalendrite vaatamine. Nõupidamiste kokkukutsumise põhivõtted.
  • Ülesannete haldus ja delegeerimine Outlookis. Erinevate tegutsemisnimestike kasutamine. Tegevusnimestike jagamine teiste tiimiliikmetega.
  • Kausta- või märksõnade struktuuri loomine sellisena, et leiame e-kirjad ja teised materjalid kiiresti üles. Otsingu kasutamise parimad nipid.

Koolituse maksumus on 149 € + km (koos km-ga 178,80 €) osaleja kohta. Hind sisaldab koolitust, koolitusmaterjale, kohvipause ja lõunasööki. Kui ühest ettevõttest või organisatsioonist osaleb vähemalt kaks inimest, saame pakkuda soodushinda 129 € + km (koos km-ga 154,80 €) osaleja kohta.

Koolitusele registreerime osalejaid 14. novembrini või seni, kuni kõik 16 kohta on täitunud. Seega, kui tahad olla meistriklassis osaleja, palun registreeru nüüd.

Koolitusprojekti 3 suurimat ohukohta

Klõpsa pildil mõttekaardi sisu suuremaks kuvamiseks.

Klõpsa pildil mõttekaardi sisu suuremaks kuvamiseks.

Koolitusprojekte ohustavad kõige rohkem koolituse puudulik või olematu järeltöö, koolituse eesmärgi ebapiisav selgitamine osalejatele ning koolituse halb planeerimine, leidsid täna Äripäeva korraldatud koolituskonverentsil “Koolitus 2016” minu töötoas osalejad.

Järeltegevused puuduvad

Suurima ohukohana tõid töötoas osalejad välja seda, et koolitus küll valmistatakse ette ning see toimub, kuid koolitusele ei järgne sellel õpitud ja omandatud oskusi ja teadmisi kinnistavaid järeltegevusi. Osalejate kogemuste põhjal on järeltegevuste mõju edukale koolitusele tohutu, ent sellest hoolimata 70% juhtudest puudub koolitusel järeltegevused.
Selle vea ennetamiseks soovitasid osalejad tellida koolitus järeltegevustega koos ning planeerida juba alguses koos koolitusega ka järeltegevused. Samuti on vaja koolituse käigus panna paika osalejate järgmised tegevused pärast koolitust: kes teeb mida kuidas mis ajaks. Häid tulemusi annab ka see, kui koolitusele järgneb juhtrühmaga kohtumine, millel vaadatakse läbi koolitusel osalejate järeltegevused ning nende tulemused.

Osalejad ei tea, miks nad on koolitusel

Neljal juhul viiest on töötoas osalejate hinnangul ette tulnud, et mõni osaleja ei tea, miks ta osaleb koolitusel.
Selle ennetamiseks on oluline sisekommunikatsioon enne koolitust, mis selgitab ootusi koolitusele ning koolituse vajadust nii organisatsiooni kui ka osaleja vaatevinklist. Kasuks tuleb see, kui koolitaja intervjueerib koolituse eeltöö käigus osalejaid ning omalt poolt tutvustab neile koolitust ja selle eesmärki. Koolitusel osalejate kaasamist ettevalmistustöös ei saa alahinnata: kui kuulata osalejate vajadusi, siis saab peenhäälestada koolituse selliseks, et osalejad saavad sellest võimalikult palju kasu.

Halb planeerimine

Kolmanda olulise valukohana tõid töötoas osalejad välja koolituse halva planeerimise.
Koolitust saab paremini planeerida, kui mõelda läbi koolituse vajadus ning asuda koolitust ette valmistama piisavalt vara. Samuti aitab planeerimist parandada oluliselt see, kui uurida osalejatelt, millal ja kuidas saavad nad kõige paremini koolitusel osaleda. Abi saab ka koolituse ettevalmistuse checklist’ist, mida enne iga koolitust läbi vaadata ja pärast iga koolitust veidi täiendada.

Areng võistluse asemel

Võistlemine (kui tegemist pole just tippspordiga) on inimlik, ent arulage ressursside raiskamise viis. Võistlus kütab küll madalaid kirgi, kuid ei lisa tulemuslikkusele karvavõrdki.

Mida annab mulle teadmine, kas või kui palju parem või halvem olen teistega võrreldes? Mitte midagi.

Võistlemise mõttetus ei muuda harjutamist mõttetuks. Harjutamine aitab kaasa sihipärasele täiustumisele. Ainus, millega tasub võistelda, on enda potentsiaal. See on siht, mille poole püüelda. Mängu muudab põnevamaks see, et enda potentsiaali püüda pole võimalik, sest see libiseb ikka kaugemale või põikleb viimasel hetkel teistele aladele.

Sama lugu on vahel katsetega valida Eesti parim koolitaja. Mille põhjal sa otsustad, et kes koolitajatest on parim? Kumb on maitsvam, õun või maasikas? Mis kasulikum: sandaal, kummikud, talvesaapad, auto, jalgratas või lennuk?

Tasub mõelda iga päev selle üle, kuidas muutuda oma elu kutses üha meisterlikumaks, võisteldes üha vähem. Parimad meistrid lihtsalt on, aga ei võistle.

PS: Kui tahad leida head koostööpartnerit koolituse elluviimiseks, siis tule Äripäeva koolituskonverentsile 25. novembril. Saad hea ülevaate sellest, mis parajasti toimub ning kui kaugele keegi oma meisterlikkuse teel on jõudnud.

Väga hea ajajuhtimise koolitus Tartus 11. novembril

Korraldame koostöös Tartu Rahvaülikooliga korraldame Tartus aruka ajajuhtimise koolituse 11. novembril kell 10.00 – 16.45 aadressil Pepleri 4.

Ajajuhtimise koolitusel arutame koos selliseid asju:

  • kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita,
  • kuidas püstitada reaalseid ja konkreetseid sihte ja eesmärke ning neid saavutada?
  • kuidas olulised asjad kiiresti ja tulemuslikult ellu viia?
  • kuidas teha õigeid asju õigel ajal õiges kohas ja seega aega võita?
  • kuidas võtta kontroll oma kalendri üle enda kätte?
  •  kuidas vähendada tegemata asjadest tingitud stressi miinimumini?
  • kuidas kasutada arukaks ajajuhtimiseks harjumuspäraseid töövahendeid tõhusalt?

Koolitusel osalemine maksab ühele inimesele 87 eurot. Lisainfot selle koolituse kohta ja registreeruda saad aadressil http://www.rahvaylikool.ee/kursus/21/242/797/arukas-ajajuhtimine/algav-kursus.

Milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

Suurem osa meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ning koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks asja ainult killukese Outlooki võimalustest: selle kalender võimaldab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud lubavad meil oma tegevusi täpsemalt ja mõnusamalt kavandada.

Minu kolm lemmikvõtet Outlookis on järgmised.

1. Delegeeritud tegevuste käekäigu jälgimine

Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastme juhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Umbes pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigeks ajaks.

See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.” Kui ta saadab kirja, millele ootab vastust, lisab ta end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb tema arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”.

Korra päevas käib ta vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutab need, mille vastus on käes. Seejärel lisab ta saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätib ta lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.

Hommikul tööle tulles vaatab ta esmalt öösel saabunud kirjad läbi ning seejärel käib läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajadusel tuletab inimestele nende kohustusi meelde.

2. Töövood hoiavad oluliselt aega kokku

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “Quick Steps” ehk kiirsammud.

Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need raamatupidamisele edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create New”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud a la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta. Tervitan, Kristjan”. Teise tegevusena võid valida adressaadi, millele kiri edasi saadetakse. Ja kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.

3. Kategoriseerimine asendab katalooge

Üks mu koolitusel osaleja lausus: “Meilikaustade kasutamine on nii 2006.” Tal on õigus – pärast seda kui kirjade sildistamine ehk _tag_’imine sai hoo sisse, pole mõtet kasutada enamat kui kahte kausta: üks sisenevatele kirjadele, millega sa pole veel otsustanud, mida teha, ning teine arhiveeritud kirjadele, millest oled tegevused juba välja sõelunud.

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Olen teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Selgitan näitega.

Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks – seega saame hakata sisuliselt tööle -, teen nii:

  1. Loen läbi kliendi kirja.
  2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega “Müük”.
  3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel.
  4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks.
  5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik.

Muuda end nädalaga efektiivsemaks!

Ajajuhtimise koolitus tuleb nüüd Sinu juurde — tegime koostöös e-koolituste portaaliga ahsoo.ee aruka ajajuhtimise koolituse kättesaadavaks kõigile, kel vaja oma asjadega efektiivsemalt toime tulla.

Enam kui 30 lühikesest, lihtsast ja haaravast videolõigust koosnev loogilise ülesehitusega e-koolitus kestab kokku veidi üle poolteise tunni — just parasjagu, et nädala jooksul iga päev endaga veerand tundi tööd tehes saada mitu head nippi, mille abil teha olulisi asju tõhusamalt ära.

Sellel koolitusel käime läbi kõik samad teemad, mis päriselu-koolituselgi, kuid erinevalt tavakoolitusest saad valida ise tempo, millega kursust läbid.

Tavaliselt suudavad koolituse läbinud inimesed teha edaspidi kolme asja, mis muudab nende elu efektiivsemaks ja kvaliteetsemaks: nad panevad olulised asjad kalendrisse kirja ning tegutsevad vastavalt tehtud plaanidele ning peavad endale antud lubadustest kinni, tulles samal ajal toime igapäevaste katkestustega.

Augusti lõpuni saad osta koolitusele kolme kuu ligipääsu soodushinnaga 39 eurot. Kursuse saad osta aadressilt http://ahsoo.ee/et/kursused/ajajuhtimine.

Kaasav projektijuhtimine aitab sujuvamalt jõuda parema tulemuseni

Sa oled oma projektiga üksi nagu polaaruurija keset inimtühja jäävälja. Tähtaeg läheneb üha kiiremini ja raha projekti eelarves on sulanud sama kiiresti nagu esimene lumi. Meeskond näitab üha enam närvilisuse märke ja konfliktid sagenevad. Tundub, et see projekt ei lõpe kunagi. Või kui lõpeb, siis sellisel viisil, millele ei taha praegu mõeldagi. Kui oled juhtinud kasvõi üht projekti, siis vist tead, millest räägin. Kuidas kirjeldatud olukorda vältida?

Projektijuhtimine ei pea olema nüri paberimajandusest tulvil jändamine ja jauramine – projekti kavandamine ja eestvedamine võib olla loov, põnev ja haarav tegevus. Seda eriti siis, kui kaasad projekti võtmeisikud selle kavandamisse juba projekti algfaasis.

Üks mu suurtest klientidest avastas oma projekte analüüsides, et 70% nurjunud ettevõtmiste põhjuseid peitus projekti kavandamise järgus, 20% põhjuseid planeerimises ning kõigest kümnendik projekti elluviimise vigades. Seepärast on oluline ühiselt pingutada juba projekti algatamisel, et selle lõpus võiduka tiimina oluliste asjade elluviimist tähistada.

Planeeri loomulikult

Alles viimasel kümne aasta jooksul on hakanud levima projektijuhtimise mudelid, mis arvestavad meie mõtlemise loomuliku käiguga. Planeerimine pole ju meile võõras tegevus, kuid teiselt poolt pole mõtet kängitseda seda karmidesse teoreetilistesse mudelitesse, mille päriseluga klappima panek kujuneb omaette vaevanõudvaks projektiks. Tutvustan üht tõhusat viisi lihtsamate projektide planeerimiseks ning keerulisemate kavandamiseks nende algatusjärgus.

Tavaliselt oleme esimese sammuna sõnastanud projekti võtmeisikutest tuumikuga, miks konkreetset projekti on vaja – mida see projekt annab maailmale, kasusaajatele ja ka meile endile. See loob koosmeele ning aitab tulevikus konflikte vähendada.

Järgmisena lepime kokku 3-7 põhimõttes või mängureeglis, mis kehtivad kogu projekti jooksul. Siis on kõigil osalejatel selge, milliste reeglite järgi eesootavas mängus käitume. Tulemuseks on taas erimeelsuste vähenemine projekti edasises käigus.

Kolmanda sammuna visualiseerime projekti metsikult eduka tulemuse. Joonistame koos, kuidas näeb välja olukord projekti lõpus, ning siis sõnastame oodatava tulemuse. Seda pilti ja sõnastust on hea hoida kogu projekti vältel meeskonna silme ees, et mõistaksime, milline on meie ühine siht.

Mõttekaart tuleb appi

Neljanda sammuna koostame projekti olulisemate tegevuste mõttekaardi. Sageli oleme selleks kasutanud vaba tarkvara Freemind. Freemindi eestikeelse lühijuhendi leiad aadressilt http://tinyurl.com/freemind-juhend. Kogu ajurünnaku vältel kuvame mõttekaardi seinale ja muudame seda kõigi osalejate nähes.

Esmalt paneme ajurünnaku käigus kirja, milliseid tegevusi on laias laastus vaja tulemuseni jõudmiseks. Iga tegevuse sisestame mõttekaardi haruna.

Nüüd järjestame tegevused nende toimumise järjekorda (mõttekaarti loetakse üldjuhul kella 12 koha pealt kellaosuti liikumise suunas). Vajadusel tõstame alamtegevused vastava peategevuse alamharuks.

Pärast tegevuste järjestamist hakkame liikuma alates hiliseimast tegevusest ning lisame igale harule juurde tähtaja, mõnel puhul ka selle haru tegevuste alguse aja.

Lõpuks lisame iga peaharu juurde inimese nime, kes vastutab selles harus kirjeldatud alamprojekti eest alates selle kirjelduse täiendamisest iga üksiku tegevuse tasemeni kuni nende tegevuste elluviimise juhtimise eest.

Viimase sammuna leiame projekti riskikohad, leiame neist olulisemad ja mõtleme ühiselt, kuidas nendega toime tulla. Aga sellest lähemalt juba järgmisel korral.

Tule õppima ja harjutama

Kui tahad kirjeldatud mudelit päriselus õppida ja harjutada, siis lähiajal on selleks kaks võimalust.

Mängime ülalkirjeldatud mudeli läbi 27. veebruaril toimuval Äripäeva korraldataval inspiratsioonikonverentsil “Kuidas suvepäevadest korraldada suve meeldejäävaim sündmus?” Selle tunnisel lõpusessioonil kavandame ühiselt projektide loomuliku planeerimise mudeli abil suvepäevade projekti ning visandame suvepäevade ettevalmistuse mõttekaardi. Iga sessioonil osaleja saab selle mõttekaardi konverentsilt kaasa, et seda hiljem oma vajadustele vastavaks kohandada ning seda kasutada tipptasemel suvepäevade korraldamisel. Konverentsi kohta vaata lisainfot Sekretar.ee veebist.

Kui tahad õppida ja harjutada põhjalikumalt, siis tule osalema juba minu kaasava projektijuhtimise meistriklassi, mis toimub 23.-24. jaanuaril Tallinnas. Kaasava projektijuhtimise meistriklassis õpid, kuidas alustada ja juhtida ettevõtte/organisatsiooni jaoks olulisi projekte täie teadmise ja enesekindlusega, et suudad neid tähtajaks ja eelarve piires viia tulemuslikult lõpuni hoolimata ootamatustest. Iga osaleja tuleb soovi korral koolitusele mõne hiljuti alanud või lähiajal algava projekti või suurema tegevuse ideega, et see ühiselt meistriklassi käigus kavandada ja planeerida. Kui oma projekti pole, ei juhtu ka midagi, sest kasutame näitena mõnda projekti, mis läheb korda võimalikult mitmele osalejale (seega ka Sulle).

Meistriklassi kohta loe lisa www.selgepilt.ee/kaasav-projektijuhtimine.

Juba reedel: Tartus kaasava projektijuhtimise meistriklass

Korraldame koostöös Tartu Rahvaülikooliga  Tartus märtsis projektijuhtimise meistriklassi, millesse on veel mõni vaba koht.

Projektijuhtimise meistriklass on hea koht, kus mõni suurem tegevus või projekt enda või kogu meeskonna jaoks läbi mõelda. Selle koolituse jooksul võtad ühe oma kavandatava idee või peatselt algava või äsja alanud suurema tegemise ning mõtled minu ja teiste koolitusel osalejate abil läbi,

  • kuhu täpselt tahad selle projektiga välja jõuda ja miks seda on vaja,
  • kuidas parimal viisil selle tulemuseni jõuda,
  • kuidas võimalikult hästi teele kerkivate takistustega toime tulla ning neid eesmärgi huvides parimal moel ära kasutada,
  • kuidas kaasata teisi inimesi oma projekti ning aidata teil ühise tiimina edasi liikuda ning
  • kuidas lõpuks projekt kokku võtta.
Kaasava projektijuhtimise meistriklass toimub 23. ja 30. märtsil kell 10-17. Meistriklassis osalemine maksab 156 eurot ning registreeruda saad siin.

Avalik koolitus Tartus: projektijuhtimine

Korraldame koostöös Tartu Rahvaülikooliga  Tartus märtsis projektijuhtmise meistriklassi:

Projektijuhtimise meistriklass on hea koht, kus mõni suurem tegevus või projekt enda või kogu meeskonna jaoks läbi mõelda. Selle koolituse jooksul võtad ühe oma kavandatava idee või peatselt algava või äsja alanud suurema tegemise ning mõtled minu ja teiste koolitusel osalejate abil läbi,

  • kuhu täpselt tahad selle projektiga välja jõuda ja miks seda on vaja,
  • kuidas parimal viisil selle tulemuseni jõuda,
  • kuidas võimalikult hästi teele kerkivate takistustega toime tulla ning neid eesmärgi huvides parimal moel ära kasutada,
  • kuidas kaasata teisi inimesi oma projekti ning aidata teil ühise tiimina edasi liikuda ning
  • kuidas lõpuks projekt kokku võtta.
Kaasava projektijuhtimise meistriklass toimub 23. ja 30. märtsil kell 10-17. Meistriklassis osalemine maksab 156 eurot ning registreeruda saad siin.