3 tõhusat Outlooki nippi

Mulle meeldib hoida oma e-kirjade sisendkausta ehk inbox’i võimalikult tühjana. Tutvustan kolme lihtsat võtet, mis aitavad hoida meie teel saabunud tegevused kontrolli all.

Esimese sammuna tasub teha “töödeldud” e-kirjade jaoks kaust “Töödeldud kirjad”. Hoian sisendkaustas ainult neid kirju, millega ma pole otsustanud, mida teha. Kui loen kirja läbi ning otsustan, mida sellega teha, siis loon kirjast tööülesande või kalendrisündmuse või lipustan kirja ning seejärel lohistan meili kausta “Töödeldud kirjad”.

Ülesanded asendavad lipukesi

Õppisin Outlooki “gurult” Michael Linenbergerilt hea nõksu. Kui kirjas sisaldub tööülesanne, mille kavatsen ära teha mõne päeva või mõne nädala pärast, siis kirja lipuga märgistamise asemel lohistan kirja Outlooki alumisel ribal olevale kirjale Tasks. Outlook avab uue tööülesande, mille sisus on lohistatava kirja sisu. Kirjutan tööülesande teemareale, mida tahan sellega teha, vajadusel lisan ülesande algus ja lõpuaja ning salvestan ülesande. E-kirjale lisan vajadusel kategooria ning lohistan meili “Töödeldud kirjade” kausta.

Kui tahad sellises tööülesandes olevat asja ära teha ja muuhulgas ka algsele kirjale vastata, siis ülesande lohistamisel ülesanderibalt Outlooki alumisel ribal olevale tekstile Mail luuakse sellest e-kiri.

Kui kirjale oli lisatud mingi fail, mida hiljem vajan, siis lohistan kirja Tasks’i peale parema hiirenupuga. Outlook avab hüpikmenüü ning sellest valin ’Copy Here as a Task with Attachment’. Kui vabastan parema hiirenupu, siis Outlook loob uue tööülesande, milles on kirjale lisatud failide koopiad. Sel juhul ei pea ma hiljem enam algupärast kirja hakkama otsima, vaid kõik vajalikud failid on tööülesande küljes.

Ajalised ülesanded kalendris

Hoian tavaliselt lahti kaht Outlooki akent: ühes on kirjad ning teises kalender. Kalendri saad avada uues aknas nii, et klõpsad Outlooki akna allosas olevale tekstile Calendar parema hiirenupuga ning valid ’Open in a New Window’.

Kui tean, et kirjale vastamine või selles sisalduva ülesandega tegelemine võtab üle poole tunni ning soovin selleks broneerida oma kalendris aja, siis lohistan e-kirja Outlooki Windowsi tegumiribal Outlooki ikoonile (hoian nuppu all), valin kalendri akna (ikka hoian nuppu all) ning nüüd liigun hiirega kalendris sellele ajale, mil soovin kirjaga tegeleda. Nüüd vabastan hiire nupu. Outlook loob valitud ajale uue kalendrisündmuse, mille sisus on e-kirja tekst. Kirjutan sündmuse pealkirjaks, mida tahan kirjaga teha, ning salvestan ja sulgen akna.

Aga lipukesed?

Lipuga tähistan ainult need kirjad, millega kavatsen tegeleda täna-homme, sest siis on mul veel värskelt meeles, mida tahan nendega teha. Pärast lipuga tähistamist lohistan algse kirja loomulikult töödeldud meilide kausta.

Ega need nipid tegelikult aega hallata aita, ent annavad parema ülevaate kõigist meili teel saabunud asjadest, mida on vaja ära teha.

Tee see nüüd lihtsalt ära

Hea Kodaniku toimetaja Mari Öö Sarv uuris inimestelt ja raamatutest, kuidas panna end ja/või oma inimesi uutmoodi käituma, kui on välja selgitatud, milles häda ja mismoodi oleks parem.

Pean tunnistama, et pole kunagi pidanud dieeti ega jätnud maha suitsetamist. Aga ma usun, et ma tean, kui rasked need mõlemad on. Ja tean minagi, kui mõnus on istuda mugavustsoonis ja mitte midagi muuta, ehkki tegelikult on ebamugav olla ja ma tean küll, mida oleks vaja teha.

Tean, kui raske on alustada kogu korteri koristamisega; kui raske on lõpetada mittemillegitegemine ja alustada uue suure tööga; kui raske on õpetada lapsi enda järel nõusid ära panema; kui raske on töörutiinis teha muutuseid, kui ebatõhusad võtted on sisse harjunud.

Ainult natuke lohutab see, et ma pole oma mugavustsoonis üksi, pigem kuulun enamuse hulka. Seda haaravam oli teekond muutuste tegemise saladustesse ja nippidesse. Read more

9 võtet eksamiks valmistumisel

Eksamisessioon on peatselt ees ning nutikalt õppimiseks on käes viimane aeg. Jagan mõne soovituse, mille järgimine aitab sul tulla eksamitega paremini toime.

Iga päev natuke

Väldi tundidepikkuseid õpimaratone, sest nende käigus läheb suurem osa materjalist peas segi. Selle asemel õpi iga päev natuke ning pea vahepeal pausi.

Millal oled kõige andekam? Tavaliselt on igaühel meist ööpäevas paar-kolm mõnetunnist ajavahemikku kui oleme veidi teravamad pliiatsid. Kasuta neid õppimiseks, sest sel moel säästad aega ja parandad tulemusi.

Ankurda õppimise aeg mõne igapäevase harjumuse külge: kui oled harjunud kõige tulemuslikumal ajal näiteks kirjutama, siis enne seda õpi; kui FaceBooki minema, siis enne seda õpi; kui sporti tegema, siis pärast seda kohe õpi. Read more

Veerandi reegel

Ideaalis võiksime pikaajaliste parimate tulemuste nimel püüelda selle poole, et jagame päeva neljaks veerandikuks, millest iga tükk peab silmas ajahorisondil erinevat vahemaad.

Kui tihti avastame, et päev on jõudnud õhtusse, kuid olulised asjad on endiselt ripakil ning pikema aja jooksul tähtsatele tegevustele ei jagunud hetkegi? Teoreetiliselt on ju tore mõelda, et tõeliselt tähtsad on need tegevused, millel tohutu mõju, ent ajaline surve puudub. Päriselu surub oma armutu tempo peale ning sellega kaasa minekust hoidumine nõuab hiiglaslikku enese- ja sihikindlust.
Kõige paremini toimivad lihtsad meetodid. Üks viis, mida proovida pikema aja jooksul tähtsatele teemadele varasemast suurema tähelepanu pööramiseks, on päeva või nädala tükeldamine neljaks.
Selle puhul tasub enne iga tegevust jonnaka järjekindlusega küsida endalt ja teistelt, millal me näeme konkreetse tegevuse vilju ning kui mahlakaks ja kasulikuks need tõotavad kujuneda.

3–5 aasta perspektiiv

Magusaimad viljad valmivad pikaldaselt. Oliivipuu hakkab kandma oskusliku kasvatamise korral 30–50 aastaga. Kui isa istutab puu, siis selle vilju hakkavad hea hoolduse korral nautima tema lapsed ja lapselapsed.
Meie igapäevane elu pole nii pika vinnaga. Sellest hoolimata tasub pärida, millised on muudatused, mida eesootav tegevus toob kaasa 3–5 aasta pärast. Milline on selle tegevuse pikaajaline mõju?
Eralda iga päev 2 tundi või nädalas päev ja veerand sellistele tegevustele, mille tohutu mõju avaldub mõne aasta pärast. Kui praegu pöörad neile tegevustele tähelepanu, siis õisi näed võib-olla juba aasta pärast, kuid viljad saavad küpseks alles mitme aasta möödudes. Read more

Milleks Outlook on tegelikult mõeldud?

Suurem osa meist kasutab Outlooki pelgalt e-kirjade vahetamiseks ning koosolekute planeerimiseks. Tegelikult moodustavad need kaks asja ainult killukese Outlooki võimalustest: selle kalender võimaldab mugavalt planeerida ühiseid tegevusi ning paindlikud tegevusnimestikud lubavad meil oma tegevusi täpsemalt ja mõnusamalt kavandada.

Kirjeldan mõnda oma lemmiktöövõtet, mida Outlookis kasutan ja oma koolitustel näitan. Kasutan näitena ingliskeelse liidesega Outlooki versioone 2010 ja 2013, sest need on kõige levinumad.

Koopiakirjad eraldi kausta

Alustame lihtsatest reeglitest.

Tean mitut organisatsiooni, milles kehtib arukas kokkulepe: kui olen kirja to:-väljal, siis pean tegutsema, ning kui cc:-s, siis on kiri mulle infoks. Tavaliselt nende nn koopiakirjade lugemisega pole suurt kiiret, piisab sellest, kui viskad neile pilgu peale korra päevas.

Siseneva info tulva aitab kontrolli all hoida see, kui lood reegli, mis tõstab need koopiakirjad automaatselt eraldi kausta. Selleks lood esmalt Inbox’i alla alamkausta “CC”, seejärel valid tööriistaribalt Rules ning lood uue reegli, mille ainsaks tingimuseks valid ”Where my name is in the CC box” ja palud Outlookil sellele tingimusele vastavad kirjad tõsta CC kausta.

Tähele tasub panna seda, et kui reegliga tõstad kirju mingisse teise kausta, siis Outlook ei kuva enam teadet nende kirjade saabumise kohta. Kui soovid nende kohta säilitada töölauateate, siis pead reeglis sätestatud tingimusele vastavate kirjadega tehtavate toimingute aknas valima teiste seas ka kõige alumise toimingu ”display a Desktop Alert”.

Eralda rämpsukirjad

Meilikasti potsatavad tavaliselt peale asjalike kirjade ka erinevad infomeilid: reisibüroode teated, sotsiaalvõrgustike märguanded, listikirjad ja muu säärane kraam. Iga kord, kui mu kirjakasti maandub selline kiri, siis küsin endalt: kas võiksin selle tellimisest loobuda. Kui tahan loobuda, siis vajutan tellimusest loobumise viidet. Kui selline viide puudub või kirja saatja saadab edaspidi mulle tellimusest loobumisest hoolimata kirju edasi, lisan ta rämpsposti saatjate nimestikku.

Osa kirju sisaldavad infot, mida vahel vajan: olgu selleks lennukampaaniate kirjad või mõne ettevõtte uudiskirjad. Sellistele kirjadele olen teinud Inbox’i alla kausta “Loe hiljem”. Kui selline kiri saabub mu kirjakasti, siis valin Reeglite loomise nupu alt ”Always move messages from:” ning palun Outlookil edaspidi suunata selle saatja kirjad kausta “Loe hiljem”.

Kui sel moel kirjakasti sisu kultiveerida paar nädalat, jõuavad edaspidi Inbox’i peamiselt olulised kirjad. Office 365 kasutajatel veab, sest Outlook sorteerib ise sellised kirjad eraldi kausta välja.

Jälgi delegeeritud tegevuste käekäiku

Selle võtte õppisin ühe logistikaettevõtte keskastme juhilt. Rahulikumatel päevadel saab ta umbes 300 kirja ning kiirematel ligi pool tuhat. Umbes pool neist nõuab tegutsemist ja neist omakorda pool on säärased, mille puhul on oluline, et kirja adressaat tegutseks õigeks ajaks.

See logistik on loonud endale reegli: “Kui mina olen kirja autor ja samuti koopia saaja, siis tõsta kiri kausta “Ootab vastust”.”

Selle reegli loomiseks teed esmalt parema hiireklõpsuga Inbox’il selle alla kausta “Ootab vastust”. Nüüd valid Rules ning reeglite haldamise ja lood uue reegli. Selles reeglis märgid ära, et see käib kirjade kohta, mis tulevad sinult ning mille koopia saaja sa oled. Seejärel palud Outlookil sellised kirjad tõsta kausta “Ootab vastust”. Klõpsad edasi-edasi-edasi, annad reeglile nime, mille järgi selle hiljem ära tunned ning reegel ongi valmis.

Edaspidi kui saadad kirja, millele ootad vastust, lisad end koopia saaja reale. Järgmisel hetkel pärast kirja saatmist naaseb su arvutisse kirja koopia ja see tõstetakse automaatselt kausta “Ootab vastust”.

Korra päevas käid vastust ootavate kirjade kausta läbi ning kustutad need, mille vastus on käes. Seejärel lisad saadetud kirjadele meeldetuletuse lipukese: nende kirjade puhul, mille vastaja peab tavaliselt tähtajast kinni, sätid lipukese tähtajaks, ning nende puhul, mille vastajad kipuvad üle aja minema, tähtajast päev-paar varajasema ajaga.

Hommikul tööle tulles vaatad esmalt öösel saabunud kirjad läbi ning seejärel käid läbi vastust ootavate kirjade meeldetuletused ning vajadusel tuletad inimestele nende kohustusi meelde.

Lipukesele õige tähtaeg

Kas tead, milline on Outlookis kirjale lisatava lipukese vaikimisi tähtaeg? Täna! Mitme lipustatud kirjaga tegeled tegelikult tänase jooksul? Heal juhul mõnega, aga tavaliselt mitte kõigiga.

Lipukesele vasaku hiireklõpsuga lisatavat tähtaega saad muuta, kui teed mõne kirja lipukesel parema hiireklõpsu ning valid hüpikmenüüst ”Set Quick Click”. Võid valida vaikimisi tähtajaks homse, reede (this week), järgmise nädala reede (next week) või kuupäeva määramata jätta ning selle soovi korral hiljem käsitsi lisada.

Selle nõksuga vähendad oluliselt “punaste” kirjade hulka oma tegevusnimestikus ja kirjade loendis.

Suurenda keskendunud töö aega

Inimesed töötavad tulemuslikumalt, kui saavad keskenduda. Outlook seda eriti ei soodusta, sest pidevalt hüppab lahti uuest kirjast märku andev töölauateade, tähelepanu köidab ka ümbrikupilt ekraani all paremas servas ja kirja saabumisest teatav heli. Proovi nüüd keskenduda!

Olen oma arvutis maha keeranud kõik märguanded, et paremini keskenduda. Selleks valid File -> Options -> Mail ning leiad sealt kirja saabumise märguannete loetelu. Eemaldan nendest kastidest kirja saabumisest märku andvad linnukesed. Kui pead kiirelt reageerima olulistele kirjadele, siis jäta töölauateate ehk Desktop Alert’i märguanne peale.

Töövood säästavad oluliselt aega

Alates Outlooki 2010. versioonist on meiliakna kohal selline tore asi nagu “_Quick Steps_” ehk kiirsammud.

Selgitan. Kui pead näiteks arveid viseerima, seejärel need edasi saatma ning lõpuks veel mõnda kausta salvestama, siis saad umbes minutiga luua töövoo (vali selleks kiirsammudest “Create New”), mis lisab edasisaadetava arve ette lõigud a la “Tere, kiidan selle arve heaks – selle võib ära maksta.” Teise tegevusena võid valida adressaadi, millele kiri edasi saadetakse. Ja kolmandaks selle, et kiri tähistatakse edastatud arve kategooriaga. Lõpuks tõstetakse kiri automaatselt arhiivikausta.

Kui oled kiirklõpsuinimene — soovitan kiirklõpse kasutada, sest see on märksa kiirem kui hiirega ekraanil navigeerimine —, siis võid lisada igale töövoole kiirklõpsu.

Kui saabub uus kiri, mida soovid kiirsammuga töödelda, siis vajutad klaviatuuril kiirsammuga seotud klahvikombinatsiooni või valid hiirega kiirsammude menüüst soovitava tööjada.

Kategoriseerimine asendab katalooge

Üks mu koolitusel osaleja lausus: “Meilikaustade kasutamine on nii 2007.” Tal on õigus – pärast seda kui kirjade sildistamine ehk tag’imine sai hoo sisse, pole mõtet kasutada enamat kui kahte kausta: üks sisenevatele kirjadele, millega sa pole veel otsustanud, mida teha, ning teine arhiveeritud kirjadele, millest oled tegevused juba välja sõelunud.

Kuidas eristada siis erinevate tööde ja tegemistega seotud kirju? Hea lahenduse pakuvad sildid, mida Outlookis kutsutakse kategooriateks. Olen teinud kategooriad iga kliendi ja protsessi jaoks. Selgitan näitega.

Kui olen saatnud kliendile pakkumise ning klient kiidab selle heaks – seega saame hakata sisuliselt tööle -, teen nii:

  1. Loen läbi kliendi kirja.
  2. Lisan kirjale kategooria kliendi nimega ning teisegi nimega “Müük”.
  3. Vastan kliendile kohe, sest see võtab aega mõne minuti. Vastuses palun saata oma assistendile koolitusel osalejate nimekirja ning pakun välja mõned intervjuude ajad osalejatega koolitusvajaduse täpsustamiseks. Saadetud kirjale lisan ennast koopia saajaks, selleks, et mulle jääks jälg maha: selle asjaga on pall kliendi poolel.
  4. Kuna minu järgmine tegevus on visandada koolituse ajakava, kuid see võtab aega poolest tunnist tunnini, loon kirjast tööülesande ja ajastan selle näiteks järgmiseks esmaspäevaks.
  5. Tõstan kirja arhiivikausta.

Selline töövoog on kiire, tõhus ja tulemuslik.

Jaga oma kalendrit kolleegidega

Kui teil on kasutusel Microsoft Exchange, siis saad jagada oma kalendrit kolleegidega. Selleks lähed hiirega kalendri vaate vasakus veerus oma kalendri nimele ning klõpsad paremat nuppu. Valid ”Share my calendar” ning sisestad inimeste nimed, kellega jagad kalendrit. Sa saad valida seda, kas teised näevad ainult su hõivatust või ka seda, mis su kalendris täpsemalt kirjas. Kogemus näitab, et täpsema info jagamisest on rohkem kasu, sest siis ei kutsu inimesed sind nii sageli koosolekule selleks ajaks, mis sul on teisteks tegevusteks planeeritud. Kui soovid mõne sündmuse sisu teiste ees salajas hoida, võid vastava sündmuse oma arvutis avada ja klõpsata tegumiribal tabaluku pilti. Siis näevad teised selle sündmuse sisu asemel teksti ”Private appointment”.

Planeeri koosolekuid mugavalt

Lõpetuseks paar koosolekute kokku kutsumise nippi ka. Kuigi Outlookis on olemas koosolekute kokku kutsumise abiline, kasutan seda haruharva, sest koosolekute abiline näitab liiga väikest ajavahemikku koosoleku aja valimiseks. Palju mugavam on vaadata kohakuti kutsutute kalendreid nädalavaates ja valida sel moel kohtumise aeg.

Teiste kalendrid saad avada vasakust veerust “Shared Calendars” alt. Kui teil on kasutusel Microsoft Exchange, aga sa ei näe töökaaslaste kalendreid, siis saad paluda neil oma kalendrit sinuga jagada, tehes parema hiireklõpsu “Shared Calendars” peal ja valides hüpikmenüüst “Add Calendar”.

Kui soovid teiste kalendreid vaadata, siis klõpsad vasakus veerus nende inimeste nimedel. Kui soovid kalendreid kohakuti tõsta, siis klõpsad inimese kalendri päises olevale noolele. Nüüd valid hiirega kohtumise aja, mis sobib kõigile ja klõpsad kohtumise loomise nupule või vajutad lihtsalt Ctrl+N.

Alternatiivina võid uue kohtumise loomisel kasutada Outlooki pakutavat soovitatavate aegade loetelu.
Kui võtad kasvõi mõne neist nippidest kasutusele, siis säästad iga päev vähemalt veerand tundi ehk töönädalaga veidi üle tunni. Tasub proovimist küll.

Kui tahad neid ja hulka teisi nippe ja võtteid minu ja veel mõne inimesega koos omandada ja harjutada, siis tule 24. novembril Outlooki nutika kasutamise meistriklassi.

7 võtet projektide ajahädaga võitlemiseks

Üle 90% projektidest jõuab tulemusteni kokkulepitust hiljem. Selleks, et lõpetada projekt õigel ajal, võib abi olla 7 allpool kirjeldatud võttest.

Kui veel eelmise sajandi lõpus öeldi, et projekt on eesmärgistatud tegevuste kogum, millel on algus ja lõpp, siis tänapäeval sõnastame projekti kui ajutise organisatsiooni, mis on loodud eesmärgiga saada valmis üks või rohkem toodet kokkulepitud ärikaasuse piires. Kui varem ütlesime, et projekt on tegevused, siis nüüd ütleme, et projekt on inimesed. Ja projektijuht on nende inimeste juht.

Alusta varem

Me jääme tavaliselt hiljaks sel põhjusel, et hakkasime liiga hilja minema. Projektidega on sama lugu. Kõige rohkem kaotatakse aega projekti alguses, sest projekti lõpuni on veel hoomamatult palju aega ning ebaselgus tuleviku suhtes aeglustab samuti tempot. Kui projektiga alustada varem ja võtta kohe hea hoog sisse, saab projekt varem valmis ning tudengisündroom jääb tulemata.

Kaasa varakult

Mida varem kaasata võtmeisikud projekti, seda parem ja kiirem saab tulemus. Esimeste tegevuste seas tasuks ühiselt visandada projekti lõpptulemus, hetkeseis ning hetkeseisust lõpptulemuseni jõudmiseks vajalikud vahetulemused. Kui nüüd hajutada vahetulemused projekti etappide vahel ja leppida kokku, kes võtmeisikutest vastutab iga vahetulemuse saavutamise eest, ning planeerida esimese etapi vahetulemuste saavutamiseks vajalikud tegevused, on üsna hea projektiplaani visand valmis.

Projekti edule aitab kaasa seegi, kui võtmeisikutega kokku leppida, milline on selle projekti prioriteet teiste projektide ja protsessidega võrreldes ning kui palju keegi võtmeisikutest sellesse projekti panustab. Üks sagedamini esinevaid vigu on see, et projekti ajaressursi kavandamisel arvestatakse sellega, et kõik osalejad tegelevad ainult selle projektiga – päriselus saavad nad pühendada projektile võib-olla ühe päeva nädalas.

Selleks, et muuta projekti visand veelgi kindlamaks, tasub kaardistada projekti ees ootavad riskid, hinnata nende mõju ja tõenäosust ning kõrge mõju ja tõenäosusega riskidele leida nende juhtimise meetmed.

Planeeri etapiti

Täpsem plaan tasub teha etappide kaupa, sest inimene on kehv ennustaja. Enne iga etapi lõppu on hea vaadata läbi järgmise etapi vahetulemused ning nende saavutamiseks vajalikud tegevused koos vastutajatega nagu ka järgmise etapi olulisemad riskid ja nende juhtimine.

Aja planeerimisel ei maksa unustada Parkinsoni seadust, mille kohaselt kõik tegevused täidavad nendeks ette nähtud aja. Päriselus kipuvad need tegevused ette nähtud aega isegi ületama. Ajaraami ületamine tuleneb tavaliselt sellest, et inimene on kavandamisel parandamatu optimist ning tavaliselt ülehindab nii enda kui ka oma meeskonna võimeid. Sellest aitab üle saada see, kui meeskonna liikmed hindavad ühiselt igaks tegevuseks kuluvat pingutust.

Hindamise viise on mitu, toon näitena planeerimispokkeri. Selle puhul jagatakse igale tiimi liikmele vale-Fibonacci jada arvudega kaardid: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20 ja 40. Tiimi juht küsib meeskonnalt hinnangut, kui suurt pingutust nõuab iga konkreetse tulemuseni jõudmine ning osalejad annavad oma hinnangust märku vastava kaardi tõstmisega. Kui mõni tiimi liige pakub silmnähtavalt vähem või rohkem kui teised, siis ta põhjendab oma hinnangut ning toimub uus hääletus.

Ole eeskuju

Briti krimikirjanik Catherine Aird kirjutas, et meil on kaks võimalust, kas olla hea eeskuju või kohutav hoiatus. Hea projektijuht on eeskuju.

See on keeruline, sest projektijuht on nii sise- kui ka väliskonflikti küüsis: ühelt poolt peab ta olema suurepärane eestvedaja ja teiselt poolt hea administraator ning ühelt poolt survestavad teda tippjuhid ja teiselt poolt projektis osalevate tiimide juhid. Kui suudad need vastuolud eeskujulikult lahendada, on projekti edu tagatud.

Motiveeri inimesi

Daniel Pink kirjutab, et inimesi motiveerib kolm asja.

Esimene: ühine ja selge eesmärk, millest lähtuda tegutsemisel.

Teine: autonoomia tegutsemisel – kui projektis osalejal on selge, kuhu ta peab välja jõudma, kuid tulemuseni jõudmisel on tal selgelt kokku lepitud piirides vabad käed, tegutseb ta usinamalt, loovamalt ja tulemuslikumalt.

Kolmas: kui tegevus aitab suurendada projektis osaleja meisterlikkust ning oma oskusi ja teadmisi pidevalt täiendada, on motivatsioon suurem.

Hea projektijuht hoolitseb selle eest, et need kolm soovitust saaksid iga meeskonna liikme puhul täidetud.

Delegeeri oskuslikult

Inimesed tahavad delegeerimisel teada seda, miks tegevus on vajalik, kuidas see sobitub suuremasse pilti, milline on soovitav lõpptulemus, millal peab asi valmis olema ning millised on tegutsemiseks vajalikud ressursid, mida ta saab kasutada. Kui need on paigas, saab tulemus parem.

Pühendu iga päev

Kui käsil on oluline projekt, siis juba projekti alguses broneeri oma kalendris selle projektiga tegelemiseks iga päev aega. Kui pooleli on mitu projekti, siis kasuta võimalusel nn ajasahtleid: näiteks teisipäeva ja neljapäeva hommikupoolikuti tegeled eelkõige ühe projekti tegevustega, kolmapäeva ja reede hommikupoolikuti teise projekti omadega ning ülejäänud aegadel teed teisi olulisi asju.

Iga päev võta päeva lõpus 5–10 minutit, et möödunud päeva saavutused üle vaadata ja kavandada järgmine päev, ning korra nädalas pool tundi, et vaadata tagasi möödunud nädalale ja paika panna järgmise nädala kondikava. Ülevaatuse käigus on hea kirjutada ka projekti päevikut, milles lühilausetega kirjas olulisemad saavutused, väljakutsed ja nende lahendused.

5 suurimat ajaraiskajat

Kahtlustan, et viis suurimat ajaraiskajat on ala- ja üleplaneerimine, mõtte hajumine, vahelesegamine ning vidinate väärkasutamine. Näitan, kuidas neid tuvastada ja kuidas nendega toime tulla.

Alaplaneerimine

Kohtan sageli inimesi, kes ütlevad, et kõige mõnusam on planeerimatult ja sihitult kulgeda ning lihtsalt olla. Mõned neist kipuvad olemise käigus ära eksima, sest neil puudub vähimgi suund. See ei tähenda paigalolekut — nad liiguvad pigem Browni osakestena.

Sihitu meeskond võimendab juhuslikku liikumist veelgi ning Browni osakeste sagimine avaldub siis täies ilus.s

Mida teha? Ka mulle meeldib viibida käesolevas hetkes, kuid see ei välista mõistlikku planeerimist. Kui tahad loobuda sihitust sagimisest, siis esimesena esita endale paar olulist küsimust: millised asjad on tegelikult palju tähtsamad kui teisted? miks ma midagi ikkagi teen? milline on minu järgmine samm olulise tegevusega?

Ma ei pea silmas seda, et oleks vaja tohutut planeerimist. Sellest märksa olulisem on keskendumine käesolevale hetkele, järgmisele sammule ning tähtsatele sihtidele.

Üleplaneerimine

Mu koolitustel osalevad sageli üleplaneerimise ohvrid, kes pälviksid kindlasti mitmekordse üleilmselt tunnustatud aasta mikrodirektori tiitli. Ikka on vaja täiendavalt analüüsida, visandada erinevaid tulevikustsenaariume peensusteni, kirjeldada üksikasjalikult tegutsemiskavasid.

Selle tulemusena kulutavad nad märkimisväärselt rohkem aega planeerimisele kui tegutsemisele. Kuna tegutsemist ei järgne, siis tuleb taas asuda ümber planeerima. Tagajärjeks on üha süvenev planeerimisparallüüs.

Mida teha? Soovitused samad nagu üleplaneerija vastandile: pane paika kõige olulisemad 3 sihti ning sõnasta iga sihi puhul järgmine samm. Tee neist kõige olulisem ära ja siis vaata valmis järgmine samm. Elu muutub liiga palju, et pikalt ja üksikasjalikult planeerida. Loomulikult suurendab efektiivsust see, kui meil on olemas üldine pikaajaline plaan ja strateegia, kuid õnneks toob elu piisavalt palju ootamatusi, mis keeravad üksikasjaliku plaani pea peale. Paindlikkus ja kiire kohanemisvõime päästavad olukorra.

Mõtte hajumine

Mõtte hajumise võib jagada kaheks.

Esimene: hajamõtlemine, kui meel läheb uitama. Mulle juhtus kunagi ette üks uuring, mis väitis, et vähemalt kolmandiku ajast tiirutavad peas pealtnäha juhuslikud hajamõtted. Kui pooleliolev tegevus ei nõua keskendumist, siis võib selline uitmõtlemine võtta tervelt 70% meie mõtlemisvõimest. Kui hakamõtlemine haarab kontrolli, kannatab poolelioleva tegevuse kvaliteet.

Teine: rööprähklemine. Aju ei suuda teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga (loomulikult on olemas inimesi, kes suudavad välkkiirelt lülituda ühelt tegevuselt teisele ning meile näib, et nad teevad mitut asja korraga). Selle teadvustamine aitab muutuda oluliselt efektiivsemaks, tehes teadlikult üht asja korraga.

Mida teha? Sageli ei pane ise hajamõtlemist ega rööprähklemist tähele. Palu kaaslastel teha endale leebe märkus, kui nad märkavad su mõtet uitlemas või näevad, et püüad teha mitut keskendumist nõudvat asja korraga.

Võta kasutusele mõni keskendumisvõimet suurendav abivahend, olgu selleks tegevust 25minutilisteks juppideks hakkiv Pomodoro tehnika või iga päev kerge mõtisklus või kujutlus, et lasta ajul vähemalt 5 minutit päevas teha mittemidagi ja puhata.

Abi on ka sellest, kui võtad kasutusele harjumuse panna uitmõtteid ja tegemist vajavaid asju kirja. Kui kirjutame mõtte üles, siis aju rahuneb ja suudab paremini keskenduda.

Vahelesegamine

Keskmist kontoritöötajat häiritakse sageli kümmekond korda tunnis. Sama keskendumistaseme saavutamine võtab aega mitu minutit. Sinna see aeg kaob.

Mida teha? Keskendunud töö aja suurendamiseks on eelkõige abi ennetamisest.

Sea enda jaoks prioriteedid paika ning eira vähem olulisi segajaid. Kui eirata pole võimalik või see toob kaasa kahju, püüa koguda vähemolulisi vaheletrügivaid töid ning teha neid näiteks iga tööpäeva lõpus pool tundi.

Kasuta ülalpool viidatud Pomodoro tehnikat. Kui segaja tuleb poole “tomati” pealt, siis palu tal võimalusel naasta siis, kui “tomat” on läbi.

Kasuta lihtsalt mõistetavat märki, mis näitab, et vajad hetkel keskendumist: olgu selleks suletud uks, kuvarile heisatud punane lipuke, kõrvaklapid peas või “telliskivi” Skype’i staatuses.

Kui ennetada ei õnnestu, siis tõuse sekkuja saabudes püsti: püstijalu kohtumised võtavad vähem aega. Enne tõusmist pane paari sõnaga kirja, mida teed pärast katkestuse lahendamist edasi — siis saad lihtsamini järje peale tagasi.

Vidinate väärkasutamine

Vidinad on toredad seni, kuni need teenivad eesmärki. Tean kümneid inimesi (olen isegi olnud üks neist), kes proovivad üha uusi vidinaid ja süsteeme, lootes neist leevendust produktiivsuskriisile. Lõpuks kaob kogu aeg uute jubinate ja süsteemide katsetamisele ning efektiivsusest on endiselt asi kaugel.

Mida teha? Ära kasuta uusimat tehnoloogiat, sest see kubiseb tavaliselt lastehaigustest. Mulle ei meenu hetkel ühtegi suurt kontserni (välja arvatud Microsoft ise), mis kasutaks Outlooki viimast versiooni. Nutikas on kasutada toodete eelviimast versiooni, sest selles on suurem osa vigu juba parandatud.

Kui mingi asi või süsteem toimib, on arukas kasutada seda selle loomuliku eluea lõpuni välja. Seda saab teha siis, kui su jaoks pole oluline olla moekeiser, vaid tulla asjadega tõhusalt toime. Minu arvutiks on kolmeaastane Macbook Pro, telefoniks sama vana iPhone 4s, päädiks iPad3 (mulle lihtsalt meeldib see, et õunatooted suudavad omavahel suurema häkkimiseta suhelda ning on suhteliselt töökindlad), sama kehtib muu tehnoloogia kohta, mille hulgas leidub vaid mõni üksik ‘värskeim mudel’. Tulemus on see, et kõik toimib.

See, et ma ei vaheta oma ajahaldussüsteemi kuigi tihti, tagab ka selle, et ma ei kuluta liiga palju aega uue süsteemi õppimisele ja üleviimisele. See ei tähenda, et ma ei täiustaks oma süsteemi. Olen teinud aasta jooksul oma süsteemi kümmekond väikest täiustust ning süsteem muutub üha paremaks.

Pomodoro tehnika säästab päeva

Tomato TimerKasutan juba üle aasta koolituste ettevalmistuses, müügipakkumiste kirjutamisel ning teistegi arvutitööde puhul Pomodoro tehnikat, mis tõstab oluliselt efektiivsust.

Itaallased on pentsikud inimesed: nad kasutavad tomatikujulisi munakelli. Francesco Cirillo loodud süsteem põhinebki tomatitaimeri kasutamisel – eesmärk on töötada segamatult 25 minutit ning seejärel pidada kuni viieminutiline puhkepaus, et kasvõi selga sirutada või vett juua. Kui pomodoro ajal segab miski või keegi sind, siis teed selle kohta märkuse ning ajad asja korda pärast pomodoro lõppu. Kui hakkad katkestusega tegelema pomodoro keskel, siis see “tomat” arvesse ei lähe. Pärast katkestusega ühele poole saamist alustad uuesti, püüdes järgmise pomodoro teha eelmisest parema.

Kui lõpetad töö enne “tomati” lõppu, siis kasutad järelejäänud aja tehtu analüüsiks ning lühikeseks mõtiskeluks selle üle, mida saad edaspidi sarnaste tegevuste juures paremini teha. Kui “tomatist” ei piisa ülesande täitmiseks ja selle lõpetamiseks on jäänud minut või paar, siis võid töö lõpetada ka pärast taimeri helisemist. Kui näed, et mõne hetkelise viivituse sisse sa järelejäänud tööd ei mahuta, siis pead pausi ning jätkad ülesandega järgmise pomodoro ajal.

Pärast nelja pomodoro‘t tuleb pikem, 15-45minutiline paus, mille jooksul näiteks sööd, käid tualettruumis, vastad vahepeal saabunud pisimeilidele ning lõõgastud.

Vähem katkestusi ja parem plaan

Säärase jupitamise tulemusena tõuseb oluliselt produktiivsus, sest meie tähelepanuvõime langeb oluliselt pärast 25 minutit. Kui pärast seda teed kasvõi mõnesekundilise pausi, et sirutada, siis see tõstab efektiivsust 10-20 protsenti.

Tomatisüsteem aitab peale katkestuste vähendamise ka paremini planeerida. Eelmisel õhtul või tööpäeva hommikul sead ülesanded tähtsuse järjekorda ning hindad, mitu “tomatit” igale ülesandele kulub. Järgmise ülevaatuse käigus saad hinnata, kus ennustasid ajakulu valesti.

Pomodoro tehnika aitab ka pisiasjadega lobedamalt toime tulla: olen võtnud oma tööpäevades pisiasjade ajamiseks 2 pomodoro‘t, ühe enne lõunapausi ja teise tööpäeva lõpus. Need asjad, mida kahe “tomatiga” korda ei saa, võivad järelikult oodata järgmist päeva.

Pomodoro tehnika pole ainult täiskasvanute rõõm. Mõni päev pärast seda, kui olin seda ühel oma koolitusel tutvustanud, helistas mulle üks osaleja ning teatas: “Tead, Kristjan, me saime tütre toa lõpuks ära koristatud!” Ema ja tütar leppisid kokku, et koristavad toa ära Pomodoro tehnika abil kaheksaminutilise töösessiooni ja kaheminutiliste pausidega. Kolm “tomatit” hiljem tuba säras ning tütar olevat uurinud, et millal nad jälle tuba koristavad!

3 head Outlooki nippi

Jagan sinuga oma kolme tõhusat Outlooki töövõtet, mille kasutamine võimaldab sul säästa iga päev kümmekond minutit.
Kõik juhised käivad ingliskeelse Outlook 2010 ja 2013 kohta.

CC reegel

Kui tahad hoida ennast kursis sellega, millise töö oled kellelegi edasi andnud, siis loo lihtne reegel, mis tõstab kõik sellised kirjad eraldi kausta.

Reegli loomiseks vali Home -> Rules -> Create Rule… -> Advanced Options… -> tee linnuke from nimi ette ja klõpsa allosas nimele, leia oma nimi, vali see; lisaks vali where my name is in the Cc box ja OK -> Next -> tee linnuke move it to the nimi folder ette ja klõpsa allosas kaustalingile ja vali delegeeritud kirjade kaust (kui sul puudub see, siis loo see) ja klõpsa OK -> Next -> Next -> anna reeglile nimi -> Finish.

Delegeeritud kirjade kaust sorteeri mitte kuupäeva, vaid adressaadi järgi ning märgi ära ka see, et Outlook rühmitaks kirju ( Show in Groups ).

Kui soovid nüüd mõnes kirjas olevaid tegevusi mõne aja pärast üle kontrollida, et kas oled saanud nende kohta tagasisidet või adressaadile lihtsalt meeldetuletuse saata, siis lisa oma nimi saadetava kirja koopiaväljale. Pärast kirja saatmist saabub selle kirja koopia automaatselt delegeeritud kirjade kausta.

Kui adressaat on järge ootava tegevuse ära teinud, võid talle saadetud kirja koopia delegeeritud kirjade kaustast kustutada.

Otsingukaustad

Kui soovid kiiresti leida mõne inimese või organisatsiooniga peetavat kirjavahetust, siis kasuta selleks otsingukaustu.

Leia kaustapuu alaosast Search Folders, tee sellel hiirega paremklõps ning vali, millist otsingukausta soovid luua.

Näiteks inimeste kaupa otsingukasuta loomiseks vali New Search Folder -> Mail from and to specific people -> Choose -> vali inimese nimi aadressiraamatust või kirjuta tema aadress reale From or Sent to:. Klõpsa kaks korda OK. Edaspidi näitab Outlook selle inimesega peetavat kirjavahetust selles kaustas.

Otsingukaustu võid teha ka domeeni järgi: sel juhul sisestad aadressiks adressaadi domeeninime, näiteks @selgepilt.ee. Selle nõksuga saad luua otsingukaustu näiteks organisatsioonide kaupa.

Kasutan ka kategooriate järgi loodud otsingukaustu, sest kategooriate järgi saab kirju palju lihtsamalt ja kiiremini sorteerida kui neid füüsilistesse kaustadesse lohistades.

Kiirsammud

Outlook 2010 tõi kasutusele kiirsammud ingliskeelse nimega Quick Steps. Kiirsammud leiad Outlooki meilivaatest. Kasutan kiirsammu näiteks e-kirjast tööülesande loomiseks.

Loomulikult võid e-kirjale panna lihtsalt lipukese külge, aga kui pead ühe e-kirjaga mitu toimingut tegema, siis mitut lippu meilile külge panna ei saa. Sel juhul võib näiteks luua tööülesande, milles on kirja koopia koos kõigi manustega.

Sellise kiirsammu loomiseks vali kiirsammude ribalt Loo uus/Create new -> anna loodavale sammule nimi, näiteks Uus tööülesanne -> Toimingud/Choose an Actions -> Loo manusega tööülesanne/ Create task with attachment. Soovi korral vali kiirklahv ehk shortcut ning klõpsa Valmis/Finish.

Kui edaspidi klõpsad kiirsammudes lingile Uus tööülesanne, siis Outlook teeb uue tööülesande, milles on valitud kirja koopia koos selles olevate manustega.

Kui tahad Outlooki oma tegevuste korraldamise efektiivse vahendina põhjalikumalt kasutama, siis registreeru juba nüüd mu 22. mail toimuvale Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Minu asjaliku päeva 5 põhimõtet

Inimesed pärivad vahel, et kuidas ma ise kui ajajuhtimise koolitaja ja coach muudan oma päevi nii efektiivseks, et saan endale lubada lõbu töötada ainult neljal päeval nädalas. Kergitan katet ja pakun sulle võimaluse kasutada samu võtteid.

1. Armasta oma tööd

Mulle meeldib mu töö. Täpsemalt, olen sellest vaimustuses. Ja nii mitu aastat juba. Ma armastan oma tööd. Kui ma ei armastaks seda, mida teen, ei saaks ma teha tööd lustiga ega naudiks seda.

Kui sa ei armasta oma tööd, siis küsi endalt, millised on väikesed, isegi märkamatud asjad selles töös, mis sulle meeldivad. Ja millisel puhul sa armastaksid oma tööd. Pane neist kõige lihtsamini teostatav asi kirja ning mõtle, milline on sinu esimene samm, et soovitud olukorrani jõuda.

Tehtud? Nüüd tegutse! Astu esimene väike samm, et olukorda muuta endale meeldivamaks.

2. Loo päeva ja nädala rütm

Milliseid rolle sa täidad tööl? Kes sa tegelikult oled (peale selle tiitli, mis kirjas su ametinimetuses)?

Kas oled kunagi tantsinud rütmita muusika järgi? See on alguses päris keeruline, sest ootamatud löögid tabavad kuulmist kõige pentsikumates kohtades. Rütmi järgi on tantsimine lihtsam ja nauditavam.

Milline võiks olla sinu päevade rütm? Tean inimesi, kes hommikul võtavad 5-10 minutit päeva ülevaatuseks. Seejärel teevad nad tööd mõne keskendumist nõudva ülesandega pool kuni poolteist tundi. Siis osalevad nõupidamisel või valmistuvad selleks. Kirjutavad puhtaks koosoleku ideed ja panevad need käiku. Pärastlõunal kohtuvad teiste inimestega. Seejärel teevad ära pisiasjad. Lõpuks heidavad nad pilgu möödunud päevale tagasi ja vilksavad hetkeks järgmist päeva, et veenduda – kõik on hästi.

E-kirjadele vastavad nad võimalusel ülesannete vahel, et vähendada ülesandele keskendumiseks kuluvat aega.

Loomulikult ei saa töötada ülejäänud maailmast lahus ning meid katkestavad alailma erinevad inimesed ja asjad. Siin tuleb appi ühe Maaülikooli õppejõu pakutud reegel. Tema küsib üliõpilastelt, kas jutt tuleb lühike või pikk. Kui lühike, siis tuleb asi kohe korda ajada. Kui pikem jutt, siis on parem aeg kokku leppida.

Üks asi veel: kui ootamatus häirib su päeva, siis kirjuta paari sõnaga üles, kuhu hetkel pooleli jäid, või sea silme ette mõni märk, mis tuletab pooleli tegevust hiljem meelde.

Mu enda rütm on selline: hommikul vaatan, mis mind ees ootab; seejärel teen ära kõige keerulisema asja; loen ja vastan kirjadele; teen ära järgmise suurema tegevuse; lõunatan; loen ja vastan kirjadele; teen ära kolmanda suurema tegevuse; loen ja vastan kirjadele; teen tunnikese kribu-krabu-tegevusi; loen ja vastan kirjadele ning võtan päeva kokku. Kui võimalik, siis koolitan inimesi kolmel päeval nädalas ning neljanda päeva hommikupoolikul valmistun koolitusteks ja pärastlõunal osalen kohtumistel-koosolekutel.

3. Kasuta lihtsat süsteemi

Pane oma ülesanded kirja ja ära kanna neid peas. Sel juhul võid olla kindel, et ükski vajalik tegevus ei jää märkamata, samas ei köida tegevustele mõtlemine liiga palju su tähelepanu ega tekita stressi ka kiiretel aegadel.

Üks mu lemmiksüsteeme on Michael Linenbergeri nn üheminutinimestik, mille kohta saad lähemalt lugeda siit. Mu enda süsteem on veidi keerulisem – kui annate kommentaarides märku, siis kirjeldan seda järgmisel korral hea meelega.

4. Ole positiivne

Optimism on õpitav, väidavad psühholoogid. Võta igal õhtul hetk, et küsida enda käest neli küsimust: mille eest oled täna tänulik (annab hea tuju ja aitab olulisi asju märgata), kui palju koormasid end füüsiliselt (hoiab mõistuse liikumas ja keha korras), kui kaua tegid mitte midagi (aju tahab samuti puhata) ning mida head täna tegid (mõtestab meie elu).

5. Sea ligimesed esikohale

Üks Ameerika eneseabiguru tõi hea näite. Mõtle selle peale, keda tahad näha oma elu viimasel päeval oma surivoodi ümber. Töökaaslasi? Vaevalt. Pigem ikka lähedasi ja sõpru.

Kellele peaksid eelkõige tähelepanu pöörama? Lähedastele ja sõpradele.

Kui mu enda ja kõige lähedasemate inimestega on lood hästi, suudan teha ka tööd suurepäraselt.