Ajahalduse tõhusaimad abimehed

/0 Comments/in , , , ,

Ma ei saa midagi parata, aga Google Calendar on endiselt mu lemmik. Põhjuseid selleks on mitu: vapustavalt lihtne ja intuitiivne kasutajaliides, võimalus jagada oma kalendrit või selles olevaid sündmusi teiste inimestega, mitme kalendri kasutamise võimalus ning loomulikult ka see, et Google Calendarile pääsed ligi enamike nutitelefonidega (juhist loe siit). Pealegi, kui oled Windowsi ja Google Chrome’i veebibrauseri kasutaja, siis pääsed oma kalendrile ligi ka siis, kui pole oma arvuti taga (vaata lisa Google’i abiinfost). Kui Google ei meeldi, siis Microsofti Windows Live’i kalender toimib samuti üsna hästi.

Suur hulk korporatiivinimesi ei pääse üle ega ümber Microsoft Outlookist, mille kalender väärib ainult kiidusõnu ning peaaegu sama võib öelda (liigagi) paindliku tegevusnimestiku kohta (Olen varem Outlooki nippidest pikemalt kirjutanud). Kui olin Outlooki igapäevane kasutaja, siis sünkroniseerisin Outlooki kalendri Google’i omaga, et sellele igalt poolt ligi pääseda – Google pakub selleks tasuta vidinat.

Tegevusnimestike haldamise poolelt on valik lai. Keerulisematest variantidest kuulub mu lemmikute hulka Evernote, mis sünkroniseerib märkmed probleemideta kõigi seadmete vahel.  Hoian oma märkmeid juba aastaid selles ning pole vahet, kas sirvin neid arvutist või telefonist. Evernote’i kasutajatele on loodud mitmeid asjalikke ajahaldussüsteeme, neist tõenäoliselt parim on nn Salarelv ehk The Secret Weapon.

Veebipõhiseid tegevusnimestikke on teisigi. Minu lemmikud läbi aegade on siiani lihtne ja intuitiivne Remember The Milk ning keerulisemate süsteemide sõpradele Toodledo. Mõlema jaoks on saadaval ka mobiilitarkvara.

Uuema aja tegijatest tasub pilk peale visata Wunderlistile ning meeskondliku ajahalduse puhul selle nooremale sõsarale Wunderkitile või lihtsale ja mugavale Asanale. Kui Wunderlisti saab kasutada suuremate probleemideta ka siis, kui netiühendus puudub, on nii Wunderkiti kui ka Asana jaoks vaja internetti. Aga koostöökeskkondadena võin neid vaid kiita.

Olgu, aitab viidete ilutulestikust. Lisan juurde ka vana hea meeldetuletuse, et endiselt kehtib vana hea produktiivsusporno keelu reegel – kui oled harjunud üht vahendit kasutama, siis ära vaheta seda sagedamini kui paari aasta tagant, sest muidu kulub asjade ümbertõstmiseks ja õppimiseks üle mõistuse palju aega.

Kui digisüsteem sulle ei sobi või ei meeldi, siis pabermärkmik toimib endiselt suurepäraselt. Ühele lehele on hea kirja panna kõige olulisemad sihid ning suuremad tegevused, et hoida ülevaadet. Päevakannete puhul on sama moodi nagu digisüsteemi puhul tähtis hoiduda päeva tegevustega üle koormamast.

Hea märkmik pole liiga suur ega väike – seda peab saama lihtsalt kaasa võtta ning samas mahuvad olulised märkmed sellesse ära. Ning mis vähemalt sama tähtis: märkmik peab olema mõnus kasutada ja esteetiliselt nauditav! Pealegi mõtlevad inimesed endiselt pliiatsiga kirjutades asju paremini enda jaoks läbi ja märkmikku saab mõtteid mõnusalt kritseldada-visandada.

 

Lihtsad ja keerulised abivahendid

/3 kommentaari/in , , , , , , , ,

Oma aja korraldamisel võib leida sadu erinevaid abivahendeid – mõned neist on lihtsad, teised äärmiselt keerulised. Hea on kasutada lihtsaid, sest see annab tohutu ajasäästu.

Keerulised abivahendid köidavad oma kasutusvõimaluste rohkusega. Milline ahvatlus kirjeldada kogu elu ainsas süsteemis, millest hiljem võib ainsa näpuliigutusega kõigi projektide hetkeseisu välja võluda! Siin peitub paar varjukülge: tegevuste esialgne kirjeldamine võtab terve igaviku, tarkvara õppimine teise igaviku ning süsteemi korrashoidmine kolmanda.

Samas on olemas lihtsad abivahendid, mille kasutuselevõtt vältab hetke ning mida sageli saab intuitiivselt, õppimata kasutada. Loomulikult, need on primitiivsed ega ole pooltki nii võimsad kui keerulised, kuid asja ajavad ära.

Näitan, millised on erinevad levinuimad töövahendid, mida kummagi koolkonna pooldajad kasutavad.

Keerulised tööriistad

Keeruliste töövahendite armaadat juhib Outlook. Microsofti tarkvara paistab silma selle poolest, et üldjuhul neis ei kehti Pareto printsiip, mille kohaselt 20 protsendi võimaluste kasutamine annab 80 protsenti kasust – pigem kasutab suurem osa neid 95:5 printsiibi kohaselt: 95 protsenti inimesi kasutab 5 protsenti tarkvara võimalustest ja tuleb sellega igati toime.

Outlook on suurepärane oma asjade korraldamise tarkvara eeldusel, et vaevud selle peensustesse tungima ning kõik oma tegevused selles kirjeldama. Paraku kulub selleks vähemalt nädal või paar. Kui siia lisada veel süsteemi korrashoiuks kuluv aeg, siis efektiivsest töövahendist on kaheldav kõnelda. Sama kehtib LotusNotesi kohta.

Aga pole midagi parata – need meie seast, kes töötavad korporatiivse ikke all, peavad sageli töökohustuste tõttu Outlooki või Notesi kasutama. Sel juhul on arukas panna Outlook või Notes võimalikult hästi tööle ning kasutada seda nii ühiste kui ka isiklike ülesannete kirjeldamiseks.

Lihtsust ja meeldivat disaini armastavas Apple’i arvutite ehk maakeeli ubinapuutrite maailmas leiab keeruliste lahenduste armastaja samuti oma lemmiku OmniFocusenäol. OmniFocus ei jää keerulisuse poolest Outlookile suurt millegi poolest alla.

Maci jaoks on olemas samuti Outlook, mis eelmises versioonis kandis Entourage’i nime, kuid kui vähegi võimalik, siis seda toodet soovitan vältida. Selles puudub suur osa PC Outlooki ahvatlevaid automatiseerimisvõimalusi ning kasutajaliides on kõike muud kui intuitiivne.

Sellesse klassi kuulub ka erinev produktiivsustarkvara, mille eredaimaks näiteks onMy Life Organized. Tarkvara loojate eesmärk on olnud üllas: aidata inimesel tegutseda lähtuvalt oma elu olulisimatest sihtidest ja rollidest, kuid tulemuseks on harukordselt keeruline tarkvara, milles oma elu kirjeldamine võtab paar-kolm nädalat.

Selliseid lahendusi leiab ka omal ajal peamiselt lihtsaid ja toimivaid lahendusi lubanud veebivara seast. Parim näide on ilmselt Toodledo, mille saladuste omandamiseks kulub kaugeltki enam aega kui kirjeldatavate tegevuste päriselus ära tegemiseks.

Kuldne kesktee

Hulk lahendusi püüab leida tasakaalu terviklikkuse ja intuitiivse kasutamise vahel.

Parim kasutatavast platvormist mittesõltuv näide on mõttekaartide kasutamine oma asjade ohjamisel. Vaba tarkvara FreeMind toimib nii Windowsi, Mac OSi kui ka Linuxiga arvutites ning tean mitut inimest, kes korraldavad oma asju mõttekaardi abil. Kirjeldad oma rollid ja eesmärgid ühes mõttekaardis ning seostad need igapäevategevustega. Soovi korral või kasutada ka mitut mõttekaarti, mille saad omavahel linkida.

Keerulisemate tasuliste mõttekaardivarade abil saab lisada sündmusi kalendrisse ning seada meeldetuletusi, mõne puhul isegi projektijuhtimisest tuttavat GANTTi kaarti joonistada.

Maci-maailmas pakub parimat mugavuse ja lihtsuse suhet tarkvara nimega Things. Selleski kirjeldad soovi korral oma rollid ning paned kirja nendega seotud projektid ja tegevused. Thingsil on suur pluss: ta võimaldab planeerida kõik oma tegevused, aga fookuses hoida ainult lähiajal olulisemaid. Tulevikutegevused saad paari nupuvajutusega peita eraldi kausta, kust need ilmuvad täpselt õigel ajal igapäevasesse tööülesannete loetelusse. Thingsi suure miinusena toimib see ainult õunatoodete, st Apple’i arvuti, iPadi või iPhone’iga.

Mu lemmikute hulka kuulub ka austraallaste loodud Thinking Rock, mis toimib nii Macis, Windowsi või Linuxiga kui ka Androidi ja iPhone’i telefonides. Thinking Rocki liides on intuitiivne ning see võimaldab suhteliselt lihtsalt kavandada oma tegevusi ning neid tõhusalt ära teha.

Kuldse kesktee alla kuuluvad ka mitmed märkmetarkvarad, milles tegevusnimestikke mõnus pidada. Keerulisematest võib esile tuua Evernote’i, millel olemas igale platvormile kliendid (Androidi oma tasuta kasutamiseks peab olema netiühendus olemas, netiühenduseta märkmete sirvimiseks tuleb aastatasu maksta) või tasuta SpringPad, aga viimasel puudub jälle arvutiga offline’is töötamist võimaldav klientprogramm.

Lihtsad lahendused

Mu sümpaatia kuulub kõige lihtsamatele lahendustele, mille kasutama õppimine võtab mõne hetke ning mille abil pole võimalik luua kosmiliselt keerulisi süsteeme.

Kalendri poolelt on kõige paindlikum ja laiemalt kasutatav Google Calendar, mis suudab suhelda enamiku telefoni- ja arvutikalendritega ja võimaldab samas leppida kohtumisi kokku ka teiste Google Calendari kasutajatega.

Tegevusnimestike ja märkmete poolelt meeldib mulle üle kõige Catch.com just oma lihtsuse tõttu. Catchi sisestad märkme ning soovi korral tähistad selle ühe või mitme sildi ehk tag’iga. Soovi korral võid lisada märkmele meeldetuletuse. Pealekauba saab Androidi telefoni või iPadiga sirvida märkmeid ka siis, kui netiühendust pole käepärast.

Ja lihtsate vahendite poolelt veel üks: vana hea märkmik või paberileht. Toimivad endiselt suurepäraselt, neid on lihtne kaasa võtta. Ainus paha lugu on see, et märkmele on keeruline lisada digidokumenti või seda kellegagi interneti kaudu jagada.

Millised on sinu lemmikvahendid ning miks neid eelistad? Palun anna kommentaarides nõu ja jaga oma kogemusi

 

4 efektiivsust tõstvat töövahendit Androidile

/5 kommentaari/in , , , , , ,

Minu HTC Desire nutitelefonis teevad minuga koos tööd neli elu korraldada aitavat rakendust, milleta tuleksin küll toime, aga aega kuluks kõvasti rohkem.

1. Jorte kalender (www.jorte.net)

Jorte kalender kannab endas vana head pabermärkmiku mekki. Saan kiirelt valida erinevate vaadete vahel: päev, nädal, kuu, jooksev nädalakalender. Paari puudutusega kuvab telefon just selle vaate, mida vajan. Sellele lisaks pakub Jorte ka piisavat valikut vidinaid ehk widget’eid, mille abil oma lähiaja kalender kuvada telefoni nn koduekraanile.

Sündmuste sisestamine käib kiiresti ja intuitiivselt. Pealekauba suudab Jorte oma sündmused sünkroniseerida Google’i kalendriga.

Soovi korral võid lisada Jortesse ka oma tööülesanded – needki sünkroniseeruvad Google Tasksiga. Ise kasutan küll Astrid Tasksi, sest see on paindlikum. Jorte nimelt ei lase ülesannete tähtsuse järjekorda käsitsi muuta ning samuti puudub võimalus ülesannet ühest nimestikust teise tõsta.

Rakendus ise on loomulikult tasuta.

2. Astrid Tasks (www.weloveastrid.com)

Astrid Tasksi on tituleeritud mitu korda Androidi parimaks tegevusnimestiku hoidjaks ning seda mitmel põhjusel.

Esimene: tööülesanded sünkroniseeritakse Google Tasksi või veebipõhise tegevusnimestikuteenuse Producteev.com’iga. Ülesandele saab seada neli erinevat prioriteediastet ning soovi korral sama prioriteediga ülesannete järjestust muuta. Samuti saad ülesandega tegelemisel käivitada taimeri, et teada saada, kaua oled kulutanud mingile ülesandele.

Lisaks kõigele muule saad lisada ülesannetele märksõnu ning kasutada erinevaid tegevusnimestikke, et hiljem kiirelt pikka nimestikku nende põhjal filtreerides kuvada just asjakohaseid tegevusi. Ainsana tunnen puudust sellest, et ülesannet ei saa tõsta ühest tegevusnimestikust teise – selleks pean avama oma arvuti ja korraldama selle Google’i kalendri abil.

Nii nagu ikka, rakendus on tasuta. PowerPacki eest, mis pakub võimalust kasutada täiendavaid vidinaid ehk widget’eid, küsib Astrid Tasks viis dollarit.

3. Evernote (www.evernote.com)

Evernote on mu tõeline märkmete hoidmise lemmik. Ainsa klõpsuga saan pildistada telefoniga huvipakkuva märkmelehe või muu pildi, lisada märksõnad ja laadida mobiilivõrgu kaudu üles Evernote’i serverisse. Või siis klõbistada kiirelt sisse mõned uitmõtted ja laadida need Evernote’i edasiseks kaalumiseks.

Lisaks on kõik mu arvuti Evernote’i programmi abil sisestatud märkmed pidevalt ka mobiilis kättesaadavad. Ainus paha lugu on see, et offline’is Evernote ei toimi.

Rakendus on tasuta, kuid kui ületad igakuist mahupiirangut, soovib Evernote selle eest mõne dollari saada. Kuigi olen üsna usin Evernote’i kasutaja, pole seda vajadust veel tekkinud.

4. Dropbox (www.dropbox.com)

Dropboxi abil sünkroniseerin faile oma kolme arvuti vahel (2 läpparit ning eks nutitelefongi ole arvuti). Tasuta ruumi pakub Dropbox 2 GB ning seda on võimalik tasapisi aja jooksul ka suurendada.

Dropbox toimib imelihtsalt: paigaldad kliendi arvutisse ning telefoni. Luuakse uus kataloog, kus hoiad edaspidi neid faile, mida soovid igalt poolt kätte saada. Iga kord, kui muudad faili, laetakse see ka teistesse su arvutitesse-telefonidesse, milles oled oma Dropboxi kasutajaga sisse loginud.

Üks pluss on tal veel: Dropbox on suurepärane meeskonnatöö vahend. Paari hiireklõpsuga saad jagada katalooge kas kõigile või ainult nende inimestega, kellega vaja. Aga eks uuri ise täpsemalt järgi 🙂

Millised on sinu lemmikrakendused Androidi nutitelefonis? Palun anna kommentaarides teada.

Järgmisel nädalal kirjutan mõnest nipist, mida kasutan vana hea pabermärkmikuga.

Eesti esimene tweetcast teisipäeval: kuidas autofookus teeb ajajuhtimisel väikeseid imesid

/2 kommentaari/in , , , ,

Kas tahad teada, kuidas Mark Forsteri uuendatud Autofookus toimib? Ja soovid võita sellega aega ning olla tegusam?

Korraldan teisipäeval, 1. septembril kell 16.30-17.30 Eesti esimese tweetcast’i ehk maakeeli säutshäälingu saate (või on keegi enne teinud? kui nii, siis pln paranda mu teadmatusest tingit viga). Kui järgid mind Twitteris, siis sea end arvuti taha teisipäeval kell 16.30. Mis siis toimub?

  • Kiire webcast, mis tutvustab Autofookuse põhimõtteid
  • Küsimuste-vastuste otsesessioon Twitteris

Ettevalmistuseks palun tutvu paari mu varajasema postitusega:

Boonused säutshäälingu sessioonil osalejaile:

  • Kõigi vähegi asjaliku küsimuse esitajate vahel läheb loosi priipilet 9. septembri ajajuhtimise koolitusele, kus pöörame Autofookusele põhjalikku tähelepanu, kuid tegeleme ka teiste oluliste asjadega nagu ootamatustega toimetulek ning edasilükkamise vältimine. Sellelt koolituselt saad tervikliku ajajuhtimissüsteemi, mis aitab Sul tulevikus kokku hoida tunde, päevi ja kuid.
  • Kui Sa priipiletit ka ei võida, siis saad osaleda 9. septembri ajajuhtimise koolitusel soodushinnaga 1490 kr + km (tavahind 1790 kr + km). Soodustuse saamiseks küsi vaid asjalik küsimus säutshäälingusaate ajal.
  • Edaspidi toimuvad säutshäälingu saated ajajuhtimise teemadel iga kuu esimesel teisipäeval kell 16.30-17.30. Osaleda tasub kindlasti, sest mai lõpuni asjalike küsimuste küsijate ettevõtete, organisatsioonide, tiimide või misiganes koosluste vahel läheb loosi ühepäevane tasuta ajajuhtimise koolitus 12 inimesele. 1 asjalik küsimus = 1 hääl loosimisel. Pole paha? 🙂

Prii veebivara aitab elu planeerida

/3 kommentaari/in , , , ,

Tasuta veebiteenused – Google’i e-mail ja kalender ning Toodledo tegevusnimestikud – aitavad oma elu ja tööd juhtida imetabasel moel ilma, et maksaksid selle eest sentigi. Või äärmisel juhul tasud paarsada krooni aastas.

Mais kirjutasin sellest, kuidas sisse seada maailma parim kalendermärkmik. Sama hästi ajab asja ära ka tasuta veebiteenustel põhinev ajajuhtimissüsteem.

Soovitan ajajuhtimissüsteemi kokku panna kolmest moodulist: Gmaili veebimeil, Google Calendar ning Toodledo tegevusnimestikud. Miks just need kolm?

Gmail on kõige kiirema ja lihtsaima liidesega veebimeil, milles postkastiruumi seitsme gigabaidi kandis. Kasutajaliides on intuitiivne, soovi korral saad kirjadega tööd teha ka netiühenduseta (hiljem, kui jõuad levisse, sünkroniseerid) ning manused võivad olla hiiglaslikud. Peale kõige muu suudab Gmail nutikalt suhelda mitmete teiste veebiteenustega.

Google Calendar pakub võimalust lihtsaimal viisil pidada kalendrit – kui soov on, siis isegi mitut. Samuti saad paari hiireklõpsuga jagada oma kalendreid tuttavate ja kolleegidega. Ning kui keegi saadab Microsoft Outlookist koosolekukutse, siis Google Calendar saab sellest aru. Pealegi pakub nii Google tarkvara, mille abil saad kalendri ja kontaktid automaatselt mobiilse andmeside kaudu oma taskutelefoni tõmmata. Ning Google’i kalendritki saad arvutist vaadata siis, kui netti pole.

Siin märkus ärikasutajatele: Google tekitas äsja väga mõistliku hinnaga (50$ aastas kasutaja kohta) konkurendi Microsoft Exchange’ile. Google Apps võimaldab nüüd sünkroniseerida meilindust-kalendrimajandust ning jagada tõhusalt dokumente, videojuppe ja Google Sitesi kaudu ka muud teadmist töötajate vahel. Enne, kui ostad kalli Exchange’i litsentsi, katseta Google Appsi – võib-olla selle võimalustest piisab Su ettevõttele.

Toodledo pakub kõige intuitiivsemat ja paindlikumat tegevusnimestike koostamise ja haldamise võimalust. Kasutajaliides on lihtne ning Toodledo funktsionaalsus konkurentidest oluliselt laiem, kattes suurema osa ajajuhtimise vajadustest – olgu neiks tegevusnimestike loomine, tegevuste prioritiseerimine ja liigitamine, ajamonitooring, tööülesannete jagamine teiste kasutajatega, eesmärgihaldus, ülesannete väljatrükk või meeldetuletajate kasutamine.

Kui maksad 15 dollarit aastas, siis saad kasutada ka alamülesandeid ehk sisuliselt lihtsat projektijuhtimist, jagada oma ülesandeid teiste tasulise teenuse kasutajatega, mudida ülesannete väljatrükivihikut oma maitsele vastavaks ning hoida lõpetatud ülesannete arhiivi kuni kaks aastat. Muide, Toodledo tööülesandeid saad kuvada ka oma Google’i kalendris.

Toodledo usaldusväärsus küll langes mõni aeg tagasi, kui tornaado pühkis osa nende andmekeskusest minema ning teenus polnud mitu päeva kättesaadav. Ma ei tea, kuidas läks andmetega… Minu omad jäid alles.

Nüüd paneme selle süsteemi käima.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Ühendkuningriigis on Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit silt „Visioon ülesandeta pole midagi muud kui unistus. Ülesanne visioonita on mõttetu rabelemine. Ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Toodledo’sse sisestad oma elu eesmärgid nagu ka elu eesmärkidega seotud pika- ja lühiajalised eesmärgid. Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad.
Eesmärkide sõnastamisel hoolitse selle eest, et elu eesmärgiga oleksid seotud pikaajalised eesmärgid ning nendega omakorda lühiajalised eesmärgid. Lühiajaliste eesmärkidega seod konkreetsed tegevused, mis on vajalikud nende elluviimiseks. Sel juhul võid olla kindel: su elu mõte peegeldub sinu igapäevastes tegevustes.

Talleta ja sorteeri ideed hoolikalt

Oleks ju hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna. Selleks on mitu lihtsat võimalust: kas kribid mõtted ja tegemist vajavad asjad lihtsalt paberile ning otsustad kord päevas, mida nendega pihta hakkad ja sisestad tööülesanded Toodledosse või tekitad tööülesande Toodledosse saates selle e-kirjaga või sisestades selle otse veebikeskkonda soovi korral Firefoxi brauseri lisamoodulit kasutades.

Korra päevas võtad 30-60 minutit selleks, et otsustada, mida peaksid tegema iga Gmaili kirjakasti saabunud kirjaga. Kahjuks ei ole Toodledo suutnud oma teenust Gmailiga siduda, kuid sellest saab lihtsa nipiga üle: Toodledos häälestad tööülesannete impordi e-maili teel, saad ainult sulle teadaoleva meiliaadressi ning saadad tegevust nõudvad kirjad sellele aadressile edasi. Selle tulemusena lisanduvad need su tegevuste nimestikku.

Lisavõimalusena võid tööülesanded Toodledos sorteerida tegevuskeskkondi kirjeldavate kategooriate kaupa nagu näiteks @kontor, @kodu, @arvuti, @telefon, @müüginõupidamine, @toidupood… Nende keskkondade loomise põhimõte on lihtne: kategooriasse @kontor paigutad ainult need ülesanded, mille täitmiseks pead olema kontoris, kategooriasse @arvuti need tööd, mille tegemiseks on vaja arvutit, @telefon on telefonikõnede nimekiri. Sel juhul saad hiljem tegutsemisel vaadata ainult neid kategooriaid, milles olevaid tegevusi sa saad teha: pole mõtet kontoris mõelda asjade peale, mille tegemiseks peaksid olema kodus.

Ühe keskkonnana soovitan kasutada nimekirja @ootel. Sellesse lisa kõik delegeeritud ülesanded. Korra päevas vaatad nimekirja üle ning vajadusel saad uurida, millises seisus delegeeritud tööd hetkel on.

Hea süsteem paneb tegutsema

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha.

Igasse päeva lepi endaga üks nõupidamine. Selle käigus tegeled hetkel kõige olulisema asjaga ega lase end segada ei e-kirjadel ega telefonikõnedel. Sarnaselt „päris“-nõupidamisega.

Igapäevasel tegutsemisel vaatad esmalt kalendrisse – kas seal on nõupidamisi teiste või sinu endaga. Seejärel vaatad tööde nimekirja, mis tuleks täna ära teha ning saad nendega ühele poole. Järgmiseks võtad ette Toodledo nimestiku ja valid järgmise tegevuse vastavalt keskkonnale, milles viibid, ning vastavalt järgmise oodatava katkestuseni jäänud ajale.

Paari kuu pärast kirjutan samas seerias sellest, kuidas juhin end mobiiltelefoni ja MS Outlooki abil. Selle juhise olen nii mõnelegi inimesele võlgu juba paar aastat. Luban suve lõpuks selle võla lõpuks kõrvaldada.

Reblog this post [with Zemanta]

Google’i tasklist: lihtne ja toimiv

/10 kommentaari/in , ,

Google’i värskeim lisandus Google Calendarisse, tööülesannete nimestik, on ehtguugellik toode: lihtne ning rahuldab hädapärased vajadused. Tööülesandeid saab kiiresti sisestada, järjestada ning tekitada ka hierarhilisi ülesandeid – ühest ülesandest tekitad projekti ning selle alla lood selle projekti tööd. Kui piriseda, siis keskmisest enam pühendunud GTD fännina võiks saada Taskidele lisada ka silte, mis kirjeldaksid näiteks töökeskkonda.

Ja veel üks soov: Google’i tööülesannete mobiilne ligipääs on praegu kehv.

Üht asja igatsen veel taga: kui Gmaili kirjastis oleks võimalik e-kirjast tööülesannet tekitada… Mmm.. Ajajuhtija unistus 🙂 Nagu Aarne märkis, saab tekitada tööülesandeid ka Gmaili kirjadest – selleks tuleb küll Labsi viite alt see võimalus aktiveerida.

Google Tasks on suurepärane vahend, mida soovitan kasutada. Vabandust, Toodledo arendajad, aga niipea kui Google’i Taskidele lisandub ka konteksti lisamise võimalus, soovitan edaspidi esimese veebiabimehena Google Calendarit, mitte Toodledo’d.

Reblog this post [with Zemanta]

Kui Outlook vaid oskaks aega arvata…

/0 Comments/in , ,

Avastasin, et Toodledo tegevushalduris on igavesti vahva võimalus: prognoosid ülesande kestvust ning hiljem, tegutsema asudes saad Toodledolt küsida, et milline tegevus võiks järgmisena aja poolest kõne alla tulla. Võiks ju Outlookis ka nii olla…

Kuhu see aeg küll kaob?

/0 Comments/in , , , ,

Sellele küsimusele leiad vastuse keerulisel moel ja lihtsal moel. Kuna eestlane armastab tööd rohkem kui ei midagi muud, siis esmalt kaks keerulist varianti:

  1. Kirjuta üles, mida mingil hetkel teed. Minuti täpsusega. 3-7 päeva vältel. Hiljem analüüsi. Õppida on sellest väga palju.
  2. Kasuta samaks ülesandeks IT-vahendit, näiteks tasuta tarkvara Klok. Kloki abil saad kasutada taimerit ning jagada oma töid projektide vahel.

Ja nüüd kaks lihtsamat varianti, kuid need sobivad eelkõige IT-lembesele kodanikule:

  1. RescueTime jälgib, milleks kulub Su arvutiaeg. Tootest on saadaval kaks tasulist versiooni: RescueTime Empower, mis võimaldab töötajatel endal samuti mudida ajalogi, ning RescueTime Pulse, millel see võimalus puudub. Oma aega saad monitoorida tasuta tarkvaraga RescueTime Solo – kui tahad veidi põhjalikumat analüüsi, näiteks millise dokumendiga töötasid arvutis, siis tuleb selle eest maksta 8 dollarit kuus. Kõigele lisaks saad seada ka sihid, nt “Ära surfa facebookis üle tunni päevas” või “Kirjuta raamatut 2 tundi päevas”. Oma arvutisse paigaldasin, näis, kas sellest on abi.
  2. TimeSnapper pildistab Su ekraanipilte ning mängib need hiljem Sulle filmina ette. Nii näed kiirelt, kuhu Su nädal kadus. Peale selle saad uurida ajakulu raportit, arvutada välja oma produktiivsust. Tarkvara hinnaks 25 dollarit.

Aega on arukas monitoorida, sest siis saad teada,

  1. mida teed, aga ei peaks tegema,
  2. mida ei tee, aga peaks tegema ning
  3. kas planeerid oma aega adekvaatselt.

PS Suur tänu Petsile viidete ja idee eest!

Abi vaja: lihtne projektijuhtimisvahend

/6 kommentaari/in , ,

Tunnistan ausalt: vajan abi. Otsin projektijuhtimisvahendit, mis oleks

  • lihtne,
  • joonistaks Gantti kaarti
  • ja veel parem kui PERTi oma ka,
  • võib toimida koos Exceliga
  • või MindManageriga,
  • võimaldaks märkida ka juba läbitud etappe,
  • oleks odav või tasuta.
  • Eriti kena oleks, kui saaks Gantti ja PERTi ka printida.
  • Ja eriti äge, kui oleks võimalik veel Outlookiga sünkroniseerida (MS Project on hullupööra keeruline ja kallis mu jaoks).

Praeguseks olen läbi vaadanud paar Exceli töölehte, näiteks see ja see. Esimene neist on tiba keeruline, aga toimib hästi, teine veidi liiga lihtne mu jaoks. Mõlema puhul on probleemiks läbitud töö märkimise keerukus.

Veidi olen mänginud ka JCVGanttiga: sümpaatne, aga printimine on nigel ja PERTi ei saa joonistada.

Kas keegi on kokku puutunud näiteks Plan Bee Critical Path Project Managementiga? Millised kogemused olid? Või on keegi uurinud avatud lähtekoodiga OpenProjd? Selle esmamulje tundub küll hää…

Täiendatud: Võtsin kasutusele GanttProjecti. Hetkel tundub suurepärane – just see, mida vaja.

45 head ajajuhtimisviidet ühel lehel

/0 Comments/in , ,

Kogusin Vain&Partnerite ajajuhtimise külgedele kokku kõik head ajajuhtimisviited, mis mul käepärast. Vaata nimekirja – ehk leiad midagi kasulikku endalegi.