Mida teed järgmiseks?

See on minu jaoks üks olulisemaid küsimusi. Mida teed järgmiseks, et astuda oluline samm eesmärgile lähemale? Või kui eesmärgid puuduvad, aga on olemas siht, siis selles suunas minekuks?

Näen sageli koolitustel kolme äärmuslikku enda ajas juhtimise tüüpi.

Esimesed armastavad end nimetada impulsiivseteks. „Mulle meeldib langetada hetkeajel otsuseid, mida ette võtan, reeglid pole minu jaoks,“ armastavad nad öelda.

Mis neid ikkagi ajab ajajuhtimise koolitusele?
Kahtlustan, et nad ei saa sageli olulisi asju tehtud, sest kui siht on segane, pole ju vahet, kuhu poole jooksed. Sageli soovivadki nad selgusele jõuda sihis, kuhu poole minna, et siis neile omase kiirusega otsustada, mida järgmisena võiks teha. Kui nad jõuavad selles selgusele, siis tormavad nad valitud suunas sama ohjeldamatult kui enne sihitult ekseldes.

Teistele meeldib end nimetada süstemaatilisteks inimesteks. „Asi tuleb enne ikka põhjalikult läbi planeerida, hea plaan on juba pool tegu,“ lausuvad nad.

Ega nad eksi, aga nad planeerivad elu ja tegemisi nii põhjalikult, et paraku ei jõua nad tegevusteni peaaegu kunagi. Sageli mõistavad nad koolitusel, et sel pole suurt vahet, kas planeerid üle või ei tee üldse plaani – tegutsemine ei kuku nii ega naa hästi välja. Kui nad õpivad piiritlema oma plaane ning leidma, milline on nende järgmine konkreetne tegevus, siis liiguvad nad edasi äärmiselt järjekindlalt ja tõhusalt.

Kolmas seltskond teeb küll realistliku plaani, kuid tegutsemise käigus ei suuda seda piiritleda, lisades olemasolevatele kavadele üha uusi tegevusi. Selle tulemusena ei lõpeta nad ühtegi tööd, sest töökuhi üha kasvab. Kui nad mõistavad, et kui tõmmata plaani ja tegevuste alla joon ka siis, kui tulemus pole täiuslik, vaid on lihtsalt väga hea, tulevad nad oma asjadega oluliselt paremini toime.

Seega on iga asja puhul kaks võtmeküsimust: kuhu ma tahan välja jõuda ning milline on minu järgmine samm selles suunas?

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen soovitab tegutseda nii:

  • Iga tegevuse puhul küsi, kas ja miks see on tähtis.
  • Kui tegevus on tähtis, siis kas tegelikult pead tegema tulemuseni jõudmiseks mitu sammu? Kui nii, siis sõnasta projekt, mis on vajalik tulemuseni jõudmiseks ning lisa see oma projektide loetelusse. Seejärel küsi, milline on sinu järgmine samm tulemuse saavutamiseks.
  • Kui see tegevus võtab alla kahe minuti aega, tee see kohe ära, kui vähegi võimalik.
  • Kui tegevus nõuab üle kahe minuti, siis vaata, kas saad selle delegeerida kellelegi, kel on rohkem aega või oskusi. Delegeeritud tegevus lisa delegeeritud tegevuste nimekirja – seda saad aeg-ajalt üle vaadata ja uurida, kuidas teised asjadega toime tulevad.
  • Kui delegeerida pole võimalik, siis lisa tegevus Autofookuse tegevusnimestikku või lepi endaga kalendris kohtumine, et see tegevus sobival hetkel teoks teha.
  • Kui tegevus pole tähtis, siis viska see ära ja ära tegutse.
  • Kui ära visata ei raatsi, lisa see tegevus või sellega seotud materjalid arhiivi.
  • Kui tegevus pole praegu tähtis, aga tulevikus soovid selle juurde naasta, lisa tegevus nimekirja, milles on tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval elluviidavad tegevused. Seda nimekirja saad aeg-ajalt üle vaadata ning võib-olla on mõni konkreetne idee küpsenud vahepeal elluviimise faasi – siis saad ju sellest teha uue projekti.

Proovi kasutada seda mõtteviisi ja sa näed, kuidas asjad hakkavad kiiremini edasi liikuma.

Aga kõige olulisem on siiski see, et päri iga tegevuse puhul: miks seda tegevust on vaja ning milline on siht ja milline on sinu järgmine samm selle sihi suunas.

  • “Kui tegevus on tähtis, siis kas tegelikult pead tegema tulemuseni jõudmiseks mitu sammu? Kui nii, siis sõnasta projekt, mis on vajalik tulemuseni jõudmiseks ning lisa see oma projektide loetelusse. Seejärel küsi, milline on sinu järgmine samm tulemuse saavutamiseks.”

    Üks väikene probleem on tekkinud nende “sub taskide” ehk alamprojektide kirjeldamisega. Seda just pabermärkmikut pidades. Arvutis on lihtne. Näed ära, et tegevus nõuab alamtegevusi ehk eraldi pisikest projekti ning muudkui tabuleerid TAB klahviga või lisad ridasid vahele.
    Näiteks:
    Tegevus 1
    Tegevus 2
    Tegevus 2.1 alamtegevus
    Tegevus 3

    Kristjan, kas sul on ka mõni hea nipp, kuidas pabermärkmikut kasutades alamprojektide tegevusi kirja panna?
    Praegusel juhul kirjutan paberil kõik tegevused järjest üksteise alla. Neid hiljem üle vaadates aga vahel selgub, et nii mõnigi tegevus nõuab siiski veel omakorda alamtegevusi. Paberil aga neid alamtegevusi enam niisama lihtsalt juurde kirjutama ei mahu. Ainukene variant ongi olnud see, et siis eraldi veel kõik alamtegevused veelkord omakorda eraldi välja kirjutada, kuid see läheb juba päris pikaks ümberkirjutamiseks.

  • võibolla pakub sulle see huvi

    http://donmilleris.com/2010/01/01/living-a-good

  • Projektide visandamisel paberile kasutan harilikku pliiatsit – lihtsam kustutada. Ja jätan lehe paremasse serva ruumi, et sinna visandada väiksemaid samme. Kui alamprojekt läheb hirm suureks, siis märgin selle juurde numbri ning visandan alamprojekti uuele lehele.

    Alternatiivina on hea panna nätsuga seina vana tapeeti, valge külg väljapoole, ning joonistada sinna projektiplaan mõttekaardina.

    Paremaid ideid?

  • Aitäh!