Minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks

Inimesed uurivad aeg-ajalt, et õpetad küll koolitustel kümneid nippe ja nõkse ning näitad erinevaid ajahalduse süsteeme, aga kuidas sa ikkagi ise oma aega korraldad, mil viisil kavandad ja tegutsed?

Olen abikaasa ja isa, kes peab pereelu üha olulisemaks (ju see käib vanusega kaasas), ehitame praegu uut kodu, pealegi on mul mõned harrastused ning koolitan tänavu veidi alla 1500 inimese. Kuidas mul on sellest kõigest ülevaade ning kuidas oma asju kavandan ja hiljem otstarbekalt tegutsen?

Veel mõne aasta eest oli mu süsteem palju keerulisem, kuid olen seda pidevalt lihtsustanud ning tõenäoliselt jätkan seda ka edaspidi.

1. Halda ideid

Esimene oluline reegel: kui sa oma ideid ei halda, väheneb meelerahu ja sellega koos ka efektiivsus oluliselt. Idee või tegutsemist nõudva uitmõtte panen kirja nii kiiresti kui võimalik – tavaliselt oma taskutelefoni, mis sünkroniseerib info mu arvutiga mobiilivõrgu kaudu automaatselt.

Korra päevas käin lisandunud tegevused üle ja otsustan igaühe puhul neist, mida sellega teha.

Variante on kolm. Esimene: viska minema. Kui seda ei saa teha, siis võib-olla teen selle asja ära kunagi kauges tulevikus – sel juhul tõstan idee nimestikku, mille päises tekst “Võib-olla tulevikus ühel ilusal päeval” ja lisan juurde tähtaja, millal uuesti idee üle vaatan, et kas see on ajakajaliseks muutunud. Kui siiski pean tegutsema ega saa pikalt oodata, siis otsustan, millal ja mida konkreetselt asjaga peale hakkan. Ah jaa, pisiasjad teen loomulikult kohe ära, aga võimalusel kogun neid mõne tunni ja siis teen järjest.

2. Suur plaan

Mulle ei meeldi eesmärke püstitada, aga mulle meeldib minna kindlas suunas. Mul on olemas mõttekaart, milles kirjas minu põhiväärtused, rollid elus ning nendega seotud suuremad sihid. Vaatan seda pilti igal hommikul ja mõtisklen veidi, et kas olen ikka õigel teel.

Võimalusel tegelen põhitöö – koolitamise – kõrvalt ühe arendusprojektiga korraga. Kui see saab valmis või jääb toppama, võin ühe uue arendusprojekti juurde võtta.

3. Pikemad plaanid

Mu kalendris on kirjas kõik kokkulepped ka pikema aja peale: hetkel on kõige kaugem koolitus järgmise aasta maikuus. Samuti olen otsustanud, et võtan ühe uue valdkonnaga arendusprojektiga tegelemiseks aega aastavahetusel, kui koolitusi vähem – seegi aeg on kalendris kirjas.

Kuna töö sujub hästi, siis mu koolituskalender on enam-vähem täis aasta lõpuni – sealt edasi on juba rahulikum aeg.

4. Projektide nimestik

Ühes nimekirjas on mul kõik pooleliolevad suuremad tegemised: koolitused, coachinguprogrammid, teised mahukamad projektid. Korra nädalas võtan selle loetelu ette ja küsin iga selles oleva projekti kohta, kas olukord on kontrolli all ning milline on minu järgmine tegevus, et projekt lõppeks edukalt.

Kuna koolituseks valmistumine võtab aega tavaliselt kuu ringis, siis poolteist kuud enne koolitust annab arvuti mulle sellest märku ning siis planeerin koolituse ettevalmistuse üksikasjalikumalt: panen koolituste kaupa kirja, millal ja kui pikalt valmistan koolitust ette, ning kavandan teised koolitust ettevalmistavad tegevused.

Sellisel moel aega planeerides on mul endaga tehtud kokkulepe: ma ei tohi planeerida ära rohkem kui poole koolitustest vabadest päevadest.

Kui mu tööelu poleks nii kuupäevades kinni, siis kasutaksin pigem järgmiste tegevuste loetelul põhinevat süsteemi, mitte kalendril põhinevat. Sellisel juhul tegutseksin ühe projektiga seni, kuni valmis. Aga sellist luksust kahjuks endale praegu lubada ei saa 🙂

5. Lähemad plaanid ja mõnus rütm

Hoian kindlat nädala rütmi neil aegadel kui töötan. Kolmel päeval nädalas koolitan, ühel päeval peame nõu ja valmistan koolitusi ette ning kolmel päeval puhkan ja olen perega.

Mulle meeldib ka argipäeviti hoida kindlat rütmi. Hommikul esimese asjana teen tavaliselt veidi trenni, söön hommikust ning seejärel käin üle selle päeva tegevuskava ning loen e-kirju, sest nende sisu võib muuta päeva kulgu. Nüüd võtan ette selle päeva kõige olulisema tegevuse. Kui see on valmis ning aega veel on, siis teen ära ka teised selle päeva tegevused – ikka olulisuse järjekorras. Päeva lõpetab tagasipilk päeva edusammudele ning pilk järgmisele päevale, et kontrollida, kas ikka olen selleks valmis. Õhtusel ülevaatusel lahendan ka ära paariminutilised küsimused, milleks päeval aega ei leidnud, vahel vaatan läbi delegeeritud tegevuste loetelu ning otsustan, millal teen asju, mida mõtlesin küll teha, aga milleks aega nappis sel päeval.

Puhkusel tegutseme üsna uitmõtete ajel pikemalt ette planeerimata. Kui on kavas reisile minna, siis ostame tavaliselt küll varakult piletid, aga kohapealne kava kujuneb ise.

6. Regulaarne ülevaatus

Peale igapäevase ülevaatuse võtan korra nädalas – soovitatavalt mõne päeva hommikupoolikul – tunnikeseks aja maha, et esmalt vaadata tagasi möödunud nädalale (millised olid edusammud? millised sabad jäid lohisem?), vaadata läbi projektide nimekiri (millised on iga projekti järgmised tegevused? kas kõik on kontrolli all?) ning järgmised nädal-paar (kas olen nendeks valmis? ega ma midagi unustanud pole?). Selle ülevaatuse käigus järjestan vajadusel projektid tähtsuse järgi, et need oleksid kooskõlas suure pildiga.

7. Tegutse asjatundlikult ja mõnuga

Kuna eeltöö on väga hea, siis on tegutsemine puhas lust.

Enamikel hommikutel alustan päeva trenniga: igal juhul teen 30-45 minutit qigongi (need on sellised hiina jooga moodi harjutused, mis hoiavad füüsilise ja vaimse tervise korras ning aitavad mõnusamalt kauem elada) ja mõnel hommikul sörgin mõne kilomeetri. Siis hommikusöök, eesootava päeva tegevuste ülevaatus ja koolitusele, marss. Kui koolitust pole sel tööpäeval, siis teen ära kõige olulisema asja.

Kui on koolituseta päev, siis püüan tegutseda nii, et töötan võimalusel järjest neli 25minutilist sessiooni, pidades sessioonide vahel kuni viieminutilisi pause, et sirutada ja ringutada ning uitmõtelda. Pärast nelja sellist sessiooni pean veidi pikema, vähemalt veerandtunnise pausi, et vastata kiirematele meilidele ning veidi jalgu sirutada. Selliseid nelikuid teen tavaliselt päeva jooksul 12-16 päeva jooksul (kel huvi rohkem sellise tegutsemisviisi vastu, loe rohkem Pomodoro tehnika (www.pomodorotechnique.com) kohta). Kui vahepeal veidi puhata, siis oleme märksa taibukamad.

8. Keskendu

Nagu näed, on küsimus keskendumises.

E-kirju loen kolm korda päevas (kohe hommikul ja siis umbes iga nelja tunni järel), pühapäeviti korra päevas ja laupäeviti pean sabatit ega loe meili.

Kui keskendud – ükskõik, kas koolitusel või neid ette valmistades – on mu telefon hääletul režiimil ning vastan vaid kõige olulisematele kõnedele ja sedagi haruharva. Saan ju hiljem, pausi ajal tagasi helistada.

Selle tulemuseni hakivad ootamatused üha harvem mu päevi. Kui ka mingi asi mind häirib, siis on alati lihtne endalt küsida: kumb on olulisem, kas pooleli tegevus või vaheletulnud asi. Teisisõnu, kas sekkuv tegevus vajab tähelepanu kohe või aitab oodata järgmise pausini või hoopis homseni.

9. Tehnilised vahendid

Mu abivahendid on küll veidi snobistlikud, ent tõhusad. Nii MacBook Pro arvutis kui ka iPhone’is hoian tegevusnimestikke Cultured Code’i tarkvaras Things (www.culturedcode.com/things). Kalendrina kasutan mõlemas seadmes iCal’i, mis on sünkroonis Google Calendariga, et saaksin kalendrit vajadusel kiiresti jagada. Märkmeid hoian Evernote’is (www.evernote.com), mis samuti on nii telefonis, arvutis kui ka pilveteenusena Internetis.

  • Anõn

     Mis kell oma tööpäevadel ärkad ja mis kell magama lähed? Kas puhkepäeviti on teisiti?

  • Argipäeviti ärkan tavaliselt poole kuue ja kuue vahel.
    Magama lähen kümne-üheteist paiku.

    Puhkepäevadel ärkan siis, kui poeg ärkab ja magama lähen tavaliselt 11-12 paiku.

  • Onolemas

    Vaatan, et su jutt ikka üks ja seesama. Ühesõnaga tuleb kasutada moodsaid tänapäevaseid kommunikatsiooniseadmeid ja plaanid sujuvad. Väida, et see ei vasta tõele.

  • Ega mulle väga kannapöördeid meeldi teha – pigem kohendan oma süsteemi tasapisi 🙂

    Tänapäevased vidinad ei taga seda, et tegutseksime arukalt. Mõtteviis on oluline ja sellele vastav tegutsemine.

  • Märt

    Aitäh kasuliku info jagamise eest. Tekkisid järgmised küsimsued. 
    1) Kalendrisse on lihtne kohtumisi kirjutada, sest nende toimumise aeg on konkreetne. Kuhu tööriista panete kirja koolituseks ettevalmistue alguse? Things või Kalender?2) Mis loogika järgi toimub asjade nimekirjast (Things, Evernote) sisestamine kalendrisse. Kui idee nimekirjast saab mõni asi tähtaja/kuupäeva kas siis selle järgmine koht on alati kalender? 3) Kuigi tegelete korraga ühe arendusprojektiga põhitöö kõrvalt on usutavasti projekti nimestik üsna pikk. Kuidas väldite projektide kuhjumist?4) Kuidas tekib teil ülevaade ühest või teisest projekti käekäigust tagant järgi. Kas/Mis tööriista kasutate et vaadata projekti peale tagasi? 5) Mul juhtub vahel nii, et päeva plaan nii tihe, et õhtul ei mäleta, mis olid hommikused edusammud. Kuidas organiseerite enda asju, et tagasivaade oleks võimalik? Ootamatud kõned/tegevused on ühed asjad, mis ei saa edusammudena kirja.6) Kas teistele delegeeritud asjade kohta peate eraldi arvestust? Või kuidas väldite situatsiooni, et teiste taha asjad pidama ei jääks? 

  • Pingback: 5 täpsustust mu ülesannete haldamise süsteemile @ Selge pilt()

  • Märdi küsimused on nii head, et otsustasime vastused avaldada eraldi intervjuuna: 5 täpsustust mu ülesannete haldamise süsteemile