Postitused

Energiatase määrab tulemuslikkuse

Oma tulemuslikkuse suurendamiseks on lihtne viis: jälgid oma energia taset ja väliskeskkonna rütmi läbi päeva ja nädala ning kavandad oma tegevusi neist lähtuvalt. Kuidas ma peaksin oma tegevusi planeerima? Millest peaksin alustama? Milline lähenemine mulle sobib? Need on küsimused, millele mu koolitustel osalevad inimesed vastuseid otsivad.

Meie tulemuslikkus sõltub peamiselt kahest tegurist: sisemistest ressurssidest ehk energiast ja väliskeskkonna mõjust.

Jälgi energiat ja keskkonda

Enne planeerima asumist tasub mõne päeva või nädala vältel jälgida end kõrvalt ning panna tähele, millisel ajal oled energilisem ja ärksam ning millal uimasem. Kas oled pigem hommikul varakult tegutseja või hakkab pea tööle alles poolest päevast? Nendeks aegadeks tasub kavandada pingelisemat mõttetööd ja vahedat mõistust nõudvaid arutelusid. Seevastu vahetult pärast lõunapausi, hommikustel tegutsejatel tööpäeva lõpus ning õhtustel tüüpidel selle alguses on arukas täita aeg rutiinsemate tegevustega nagu näiteks e-kirjadele lugemise-vastamise ning lihtsamate arutelude ja nõupidamistega.

Mina olen hommikune tüüp ning seetõttu alustan alati kui vähegi võimalik kõige olulisemast tegevusest. Pärast lõunapausi vastan kirjadele ning seejärel võtan ette päeva teise kõige olulisema tegevuse. Ebaolulisemad tegevused jätan tööpäeva lõppu nagu ka pingutust vähem nõudvad vestlused.

Sama moodi tasub jälgida väliskeskkonda. Millal sekkub välisilm su tegevustesse rohkem ja millal vähem? Võta leht paberit või tee märkmeid arvutisse: iga kord, kui sulle segatakse vahele, tee märge paari teemat kirjeldava märksõna ning segamise alguse ja lõpu ajaga. Sel moel leiad üles need ajad, kui tavaliselt saad keskenduda.

Päeva ja nädala rütm

Nii saab luua päeva ja nädala rütmi. Päev algab sageli lisandunud info läbivaatusega, ent kui raatsid ja saad, siis tasuks uute kirjade läbivaatamisega oodata seni, kuni oled esimese kavandatud tegevuse valmis saanud. Sel juhul keskendud paremini ega lase meelel ekselda igapäevaaskledustesse. Lõunapausi kanti on hea kavandada üks vahekokkuvõte ning päeva lõppu mõni minut kõrvalpilguks mööduva päeva tegevustele ning järgmise päeva esimeste tegevuste kavandamiseks. Kui järgmine päev kavandada eelmisel õhtupoolikul, saad oluliste asjadega hommikul kiiremini ja tulemuslikumalt alustada.

Sama kehtib nädala kohta. Tavaliselt on parimad tööpäevad teisipäevast neljapäevani, sest esmaspäev toob kaasa ootamatusi ja üllatusi ning reedeks hakkab maad võtma väsimus. Mõnel pool ongi tavaks reedeks kohtumisi mitte kokku leppida ning sel ajal kõrvaldada nädala jooksul tekkinud “sabad”.

Oma kalendrit korrastades proovin luua nädalasse teemapäevad: minu neljapäevases töönädalas tavaliselt kolmel päeval nädalas koolitan või arengutoetan ning ühel päeval valmistan materjale ette ning osalen aruteludel ja koosolekutel.

Nii nagu igal õhtul tasub päevale tagasi vaadata, on arukas korra nädalas heita pilk tagasi, märgata tehtut ja end tunnustada nende asjade eest, panna kirja lohisema jäänud “sabad” ja põgusalt kavandada eesootav nädal.

Hoia suunda

Osa inimesi loob endale teemakuud või -nädalad. Näiteks oktoober on kodu korrastamise kuu, november vanade sõprade üles otsimise ning detsember jõulu- ja uue aasta kavandamise kuu. See aitab hoida fookust.

Mulle enam nii süstemaatiline lähenemine ei klapi. Hoian lihtsalt kõige olulisemate teemade loetelu jõudumööda ajakajalisena ning vähemalt püüdlen selle poole, et pooleli olevaid tegevusi poleks liiga palju. Nii peangi töistest ja kodustest suurematest tegevustest nimekirja ning vähemalt üritan teha neis asju tähtsuse järjekorras ja olla suuremates tegevustes järjepidev. Vahel ei tule sellest suurt midagi välja, aga eks siis nädalase ülevaatuse käigus panen prioriteedid taas paika ja üritan uuesti. Sel moel liiguvad asjad tulemuslikumalt edasi või vähemalt jääb endal selline tunne.

Oluline on see, et pidevalt on ees paar-kolm kõige olulisemat märksõna või teemat, millele võtame järjekindlalt aega ja mille edenemisele mõtleme hetke iga päeva lõpus. Siis liiguvad need asjad soovitud suunas kasvõi natuke peaaegu igal päeval.

5 nippi olulisteks asjadeks aja võtmiseks

Varajasem alustamine, tegevuse õige ajastus ja kiire ümberlülitumisvõime aitavad olulisi asju paremini ja kärmemalt ära teha.

Milline küll on esoteeriline valem selleks, et jõuda kõik asjad kiiremini, paremini ja säästlikumalt ära teha? Suur osa mu koolitustel osalejaid tuleb just sellele küsimusele vastust leidma. Loomulikult nad pettuvad, sest probleem jääb lahendamata. Loomulikult lahkuvad nad rahulolevaina, sest nad on suutnud küsimuse ümber sõnastada realistlikult lahendatavaks ning leidnud mitu head nippi ja nõksu, et edaspidi olulisi asju kiiremini ja säästlikumalt valmis saada.

Tutvustan neist nippidest viit.

Alusta varem

Mu veidi üle 40 aasta kestnud empiirilised uuringud on näidanud selgeks, et jään tavaliselt siis hiljaks, kui lahkun kodust liiga hilja. Sama lugu on suuremate tegevustega: kui alustad liiga hilja, siis hilineb ka teostus, kannatab kvaliteet või tuleb lihtsalt oluliselt rohkem raha välja käia.

Piisavalt vara alustamiseks peaks olema ülevaade eesootavatest tegevustest. Ilmselt näeme mingeid suuremaid tegevusi, ent osa on neist silmapiiril häguste piirjoontega. Ajateljel lähemal asuvad tegevused on selgepiirilisemad. Seepärast on ka hea vahel mõelda, millised on olulised suured tegevused, mida tahame korda saata lähiaastail, -kuudel ja -nädalatel, ning seejärel mõelda, milline on eesootava nädala ja järgmise päeva kõige olulisem tulemus. Kui hakata veidi varem mõtlema oluliste tegevuste peale, lihtsustub hilisem tegutsemine oluliselt.

Vali õige aeg

Taolased tavatsevad öelda, et ainus, mis loeb, on õige ajastus. Varajasema alustamise all ma ei pea silmas tegevusega alustamist iga hinna eest. Alustada on mõtet siis, kui on selge, et tegutsemata enam ei saa ning tegutsemiseks on õige hetk.

Mõistlik on tegutseda siis, kui on kindel, et tegevus on vajalik. Vajalik ei tähenda tingimata seda, et keegi ootab tulemust. Vajalik võib tähendada ka seda, et ma ei suuda enam olla tegutsemata, või seda, et see tegevus ise pakub mulle väga palju, või hoopis seda, et pean ise selle tegevuse tulemust oluliseks.

Ajastuse määrab ära ka tegutseja energia tase. Kas praegu jaksan pingutada või peaksin pigem täitma aja tegevustega, mis ei nõua pingutust, või hoopis puhkama?

Sama oluline on ümbritsev keskkond. Päevas ja nädalas on hetki, kui teised inimesed ja sündmused hakivad me töövoogu rohkem, ja samas leidub ka rahulikumaid hetki.

Ideaalis tuleks need kaks asja – sisemine energia ja väline elurütm – klapitada tervikuks.

Hoia tööjärge

Ikka ja jälle juhtub, et keset kõige magusamat tegutsemist trügib välismaailm vahele ning peame tegevuse pooleli jätma. Siin on abi paarist nõksust.

Esimene neist on väike paus. Tavatseme ju öelda: “Tark ei torma.” Kui mõni tegevus hakib vahele, siis tasub mõne hetke oodata ja veenduda, et vaheletulnud asi ikka on piisavalt oluline ja kiireloomuline, et pooleliolev tegevus jätka katki. Loomulikult on hea harjutada endale sisse harjumus iga vaheletuleva tegevuse puhul küsida endalt või teistelt, kui oluline ja kiireloomuline see asi on.

Teine märksõna on järjekindlus. Kui vahelehakkiva tegevusega oled ühele poole saanud, siis on hea naasta poolelijäänud tegevuse juurde juhul, kui see on jätkamiseks endiselt piisavalt oluline.

Kiire ümberlülitus

Siin tulevad appi visuaalsed märgid: paned paberilehele kirja, mis enne pooleli jäi, ja jätad lehe silma alla, kahe arvutiekraani kasutamisel jätad teisele ekraanile poolelioleva tegevuse lahti, füüsilise tegevuse puhul jätad mõne töövahendi oma edasisele teekonnale. Sellised meeldetuletused aitavad hiljem kiiremini naasta poolelioleva tegevuse juurde.

Kirjanik Ernest Hemingway olla jätnud õhtuti väsimuse saabudes lause pooleli, et järgmisel hommikul seda jätkata. Silmnähtavalt pooleli tegevust on veidi hõlpsam edasi teha.

Tegevustega žongleerides on paarist nipist veel abi. Jäta tegevuste vahele väike paus, kasvõi nii vähe, et hingad korra rahulikult sisse ja välja ning kontrollid samal ajal enesetunnet. Kus on lihaspinged? Kuidas end tunned? Milliseid lõhnu tunned? Mis maitse on suus? Mida näed? Mida kuuled? Sellisest kiirest enda ja ümbruskonna kontrollist on ümberlülitumisel oluliselt rohkem abi kui kiirest hüppest Facebooki või uudistesse.

Soovi korral võid muuta oma paiknemist ruumis ning järgmiseks tegevuseks minna uude kohta. See liikumine ei pea olema suur: mõnel puhul piisab tooli nihutamisest sentimeetri jagu.

Säilita ja taaskasuta

Jalgratast pole mõtet leiutada. Kui oled saanud midagi valmis, siis küsi endalt, kas sarnaseid asju tuleb tulevikus tõenäoliselt ka ette. Kui tuleb, siis talleta tehtu ning hoolitse selle eest, et edaspidi leiad vajamineva info kiiresti.

Siia jaotusse lähevad erinevate tüüpolukordade lahendamise tegevusnimestikud, Pocketi (getpocket.com) abil info salvestamine veebist, valmis tekstijuppide kasutamine (Outlookis ja Wordis uuri, kuidas kasutada AutoTexti) ning erinev märkmevara info talletamiseks ja korrastamiseks.

Kui kasutad neid viit võtet oma töös, siis võid olla kindel, et mõne nädala pärast saad vähemalt kümnendiku rohkem tehtud või veidi varem õhtule. Olen tänulik, kui kirjeldada kommentaarides oma töövõtteid ja -nippe, mis aitavad aega säästa.

Tipptasemel projektijuhtimise meistriklass novembris

Korraldame novembris tänavuse viimase Kaasava projektijuhtimise avaliku meistriklassi. Sellel praktilisel kahepäevasel koolitusel õpib osaleja oma projekte läbi mõeldes ja neid kavandades

  • kuidas algatada projekte elujõulisena,
  • kuidas planeerida projekti tegevuste aega realistlikult,
  • kuidas hinnata ja juhtida projekti riske,
  • kuidas kaasata tulemuslikult inimesi projekti ja hoida meeskond toimimas kogu projekti jooksul,
  • kuidas juhtida projekt eduka lõpuni,
  • kuidas kasutada projektijuhtimiseks lihtsaid ühiseid töövahendeid.

Koolitus toimub neljapäeval ja reedel, 9. ja 10. novembril kell 10-17 Tallinnas Kalamajas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1).

Koolituse hind koos õppematerjalide ja toitlustusega on 289 eurot (+ km) osaleja kohta. Lähemat infot koolituse kohta leiad aadressilt www.selgepilt.ee/projektijuhtimine. Kui ühest organisatsioonist osaleb vähemalt 2 inimest, saame pakkuda soodushinda 249 eurot (+ km) osaleja kohta.

Registreeru koolitusele nüüd, sest eelmised koolitusrühmad on täitunud kiiresti ning hilisemad huvilised jäävad tavaliselt ootama ülejärgmist koolitust uuel aastal. Viimane päev registreerumiseks on 6. november (kui rühm ei täitu varem).

Suurepärane Outlooki aruka kasutamise meistriklass 17. jaanuaril Tallinnas

Outlook 2013Korraldame järgmise Outlookiga aruka kasutamise koolituse Tallinnas Tasapisitasakaalu stuudios (Graniidi 1) kolmapäeval, 17. jaanuaril kell 10-17.

Sellele koolitusele tulevad osalejad oma sülearvutiga, milles MS Outlook 2010, 2013, 2016 või Office 365.

Koolitusel õpime ja proovime läbi sellised asjad:

  • Outlooki seadistamine käepäraseks töövahendiks: meilikliendi, kalendri ja tegevusnimestike häälestus.
  • Siseneva infovoo tulemuslik haldamine: reeglid, kategooriad, kaustad, otsing.
  • Kontaktihalduse põhivõtted.
  • Reegli loomine: delegeeritud tegevuste jälgimine Outlooki abil.
  • Töövoogude loomine: ühe hiireklõpsuga nt kirja edastamine, tähtajaga tööülesande määramine, kategooria lisamine ja arhiveerimine.
  • Kiirtekstide kasutamine: kuidas mõne klahvivajutusega koostada sagedamini vaja minevaid e-kirju.
  • Isikliku, kolleegide ja ühiste kalendrite loomine ja haldamine Outlookis. Kalendri jagamine kolleegidega ja kaastööliste kalendrite vaatamine. Nõupidamiste kokkukutsumise põhivõtted.
  • Ülesannete haldus ja delegeerimine Outlookis. Erinevate tegutsemisnimestike kasutamine. Tegevusnimestike jagamine teiste tiimiliikmetega.
  • Kausta- või märksõnade struktuuri loomine sellisena, et leiame e-kirjad ja teised materjalid kiiresti üles. Otsingu kasutamise parimad nipid.

Koolituse maksumus on 149 € + km (koos km-ga 178,80 €) osaleja kohta. Hind sisaldab koolitust, koolitusmaterjale, kohvipause ja lõunasööki. Kui ühest ettevõttest või organisatsioonist osaleb vähemalt kaks inimest, saame pakkuda soodushinda 129 € + km (koos km-ga 154,80 €) osaleja kohta.

Koolitusele registreerime osalejaid 14. novembrini või seni, kuni kõik 16 kohta on täitunud. Seega, kui tahad olla meistriklassis osaleja, palun registreeru nüüd.

Mille nimel tasub tegutseda ja mille nimel mitte?

Mis juhtuks, kui ei kulutaks end ja oma aega tühja-tähja peale? Praegu, suvepuhkuse lõpus, oleks ju hea aeg uueks alguseks, et sügisest teha ainult olulist. Ent selleks on vaja usaldust.

Kuidas eristada, mille nimel on mõtet tegutseda ja mille nimel mitte?

Selle paneb paika silmapiir. Kui vaatad nii kaugele, kui silm võtab, on siht selge ning tee sihi suunas optimaalne.

Horisontaalsuunas näeme 210 kraadi, sellest binokulaarselt ehk sügavust tajudes 114 kraadi ulatuses, ent vertikaalsuunas 70 kraadi alla ja 80 kraadi üles. Need, kes sõidavad jalg- või mootorrattaga, teavad, et kui tahad pöörata võimalikult väikesel maa-alal ümber, pead jälgima pööramise suunas silmapiiri. Perifeerne nägemine korjab takistused ja muu olulise info automaatselt üles. Ent selle taipamiseks on vaja usaldust. Kui sa ei usalda oma nägemismeelt ja infotaju ning teele ilmub takistus, millele pilk jääb peatuma, võid olla kindel, et su teekond päädib selle takistusega kokkupõrkes.

Kui hoiad pilgu sihil, siis valid vaistlikult kõige arukama teekonna selleni. Ei, mitte kõige otsema. Ainult loll läheb otse. Nutikas inimene valib optimaalseima tee.

Siht on küll silme ees, ent kohale sinna ei jõua. Silmapiir ju ei ligine, vaid jääb ikka sama kättesaamatuks. Lootust toidab teekond ise ning väikesed teetähised, mis aitavad teekonda märgata ning sihti hoida. Kui miski tõmbab tähelepanu kõrvale ja ahvatleb rajalt kõrvale astuma, siis on kaks võimalust: kas eirad seda või astud kõrvale ning lased hetkel end juhtida. Taas usalduse küsimus.

Vaist või ratsionaalsus?

Küsimus on selles, milline tee valida, kas ratsionaalne või vaistlik. Ühel puhul saad juhinduda Pareto printsiibist, mille kohaselt viiendik tegevusi annab neli viiendikku tulemusest. Nurjatu lugu on sellega, et kui optimeerid oma tegevused tipptasemel ja tegeled ainult olulisega, siis Pareto printsiipi see ei väära ja endiselt annab viiendik tegevusi neli viiendikku tulemusest.

Ida pool kasutab sama mõtet Jaapanist Toyota autotööstusest alguse saanud LEANi tootearendus, mille käigus toimub pidev protsessi lihtsustamine ja üleliigse eemaldamine. Nii võib ka enda elust tuvastada tegevusi ja asju, millest pole kasu, ning need eemaldada.

Lõpuni ratsionaalseks ei saa siiski minna, sest sel moel ähvardab tehnokraatlik ellusuhtumine kasvada üleloomulikult kaalukaks. Õnneks piiravad seda ohtu väärtused. Siin saab võtta eeskuju maailmareligioonest. Ükski tegevus ei tohiks põhjustada elusloodusele (seal hulgas inimestele) kahju ega kannatusi. See on peamine mõõdupuu. Kui tegevus on peale selle veel endale ja teistele kasulik ja nauditav, on veel parem. Sel moel saaks ju teha auditi ning jätta alles need tegevused, mis ei kahjusta ning on üllad ja vahel ka meeldivad.

Loomulikult on tegemist utoopiaga, aga siiski? Selle mõttega tasub mängida. Tõsiselt ja ennastunustavalt mängida, sest see muudaks ühiskonda oluliselt. Mõte on ju tore, aga päriselus see nii lihtne pole. Püüa, kuidas tahes, ent Pareto printsiipi ei väära. Nii palju siiski on kasu, et pöörad rohkem tähelepanu sellele, mida ja miks teed. Asi seegi.

Kirjutasin loo edasi.org tellimusel.

Hea suund toob rahulolu

Vana ütlus “kui inimesed teevad plaane, siis jumalad naeravad” peab paika, sest elu on planeerimatu ning rohkem või vähem meeldivatest üllatustest tulvil. Ometigi jõuame tõenäolisemalt kohale, kui loome piisavalt paindliku plaani ja hoime suunda, korrigeerides plaane vastavalt hetkeseisule.

Jagan mõnda lihtsat võtet, mille abil end uueks aastaks valmis panna.

Terviklik plaan

Esimese asjana on hea veidi unistada. Inimene moodustab terviku. Mulle meeldib jagada asju kolmeks, sest meie kultuuriruumis püsivad need kolmekaupa hästi meeles. Veel meeldib mulle keskenduda, tegeleda ühe asjaga korraga. Seega võiks hakatuseks ette võtta era- ja pereelu, siis isikliku arengu ning lõpuks tööelu. Kui tahad, kasuta mõnda muud järjestust, aga need kolm valdkonda määravad elu kvaliteedi.

Mõtle hakatuseks era- ja pereelu peale. Millised olulised asjad peaksid uuel aastal kindlasti aset leidma? Millised asjad säilima ja tugevnema? Mida tuleks muuta? Millest tuleks loobuda?

Kasuta mõtlemisel seda viisi, mis klapib sinu tüübiga kõige paremini. Kui oled visuaal, siis kritselda ja sirgelda paberile või joonista mõttekaart. Kui auditiiv, siis aruta plaane kellegi teisega, räägi neist ja palu oma juttu vestluskaaslasel tagasi peegeldada. Kui kinesteetik, siis võta ette kasvõi üks pikem jalutuskäik, mille käigus mõtiskled. Või ehita kasvõi lego klotsidest mudel.

Oluline on see, et saad unistada takistusteta.

Kui oled eraelu unistusega saanud ühele poole, võta ette isiklik areng. Kui sellega ühel pool, siis tööelu.

Pärast kolme valdkonna läbi käimist püüa leida neid asju, mis mõjutavad kõiki kolme soodsas suunas või vähemalt kahte kolmest ilma, et kolmas kannataks oluliselt. Need on uue aasta olulised suunad.

Soovi korral võid lisada mõõdikuid, mille tulemusel saad hinnata, kui kaugele oled mingis suunas jõudnud. Kui tahad, võid luua ‘vahefinišid’ iga kuu, paari või kolme tagant, et veenduda suuna õigsuses. Loomulikult tuleks igas vaheetapis plaanid üle vaadata ja veidi kohendada, et hoida paindlikust.

Leia ootamatused ja takistused

Elus ei lähe kõik takistusteta. Mõtle ka selle peale, millised muudatused võivad plaanidesse tulla: mõned neist on soodsad ja mõned takistavad. Esmalt proovi ennustada eesootavaid muutusi ja siis hinda, milline on nende mõju ja tõenäosus. Seejärel võta ette kõige mõjusamad ja tõenäolisemad neist ning mõtle paar varianti juhuks, kui ootamatus leiab aset. Kui oled kasvõi mõttes korra selle olukorra läbi käinud, tuled päriselus sarnases olukorras paremini toime.

Ära pööra takistustele liiga palju tähelepanu, sest muidu võib sündida isetäituvate ennustuste sündroom – hakkame alateadlikult end nende suunas tüürima. Mõistlik riskide teadvustamine seevastu tuleb ainult kasuks.

Esimesed sammud

Nüüd pane end valmis teekonna muutuseks. Leia iga suuna puhul kolm esimest sammu ja lepi endaga kokku, millal asud teele.

Teele asumise hetk peab olema õige. Enne reisi ju paneme end valmis: vaatame, et kõik vajaminev oleks olemas, ning kui midagi on puudu, siis hangime selle. Kas sul on reisiks kõik olemas? Mida sa veel tegelikult vajad?

Pane kirja teele asumise päev ja päev varem vaata veel plaanid üle, et järgmisel hommikul virgelt alustada. See päev ei pea olema 1. või 2. jaanuar, vaid võib olla varem või hiljem. Minu uuendatud tee saab alguse siis, kui jõulud on läbi. See annab uuele aastale sisse tõeliselt mõnusa hoo.

Üks asi veel: mõnele inimesele sobib seltsis reisimine ja teised eelistavad üksindust. Kui oled seltsiinimene, siis leia keegi, kes iga paari nädala tagant võtaks sind rahulikult pool tundi kuulata, et kuidas sul on läinud ja mida edasi teed. Kui oled üksinduse sõber, siis võta iga paari nädala tagant pliiats ja paber või tee jalutuskäik ning reflekteeri, kuidas on läinud ning kuhu ja kuidas liigud edasi.

Väärib proovimist. Turvalist ja meeldivat teed meile!

PS Kui tahad tulla koos uut aastat läbi mõtlema, siis tule 13. jaanuaril koolitusele!

Koosolekute 9 kokkulepet

Kogusin kokku mõne oma kliendi koosolekute hea tava ning ühendasin nende kokkulepped ühte loetellu.

  1. Koosolek on väga kallis juhtimisvahend, sest sellel olevatel inimestel on tõenäoliselt teisi olulisi tegevusi samuti. Kas koosolekule on alternatiiv nagu näiteks e-kiri, Skype’is vestlus või ühiselt muudetav dokument? Kui ei, siis on arukas korraldada koosolek.
  2. Saada korrektne kutse vajalike osalejatele. Miks koosolek tuleb? Mis on selle eesmärk? Kirjuta eesmärk koosolekukutse teemareale. Mida koosolekul arutame? Kirjuta päevakorrapunktid kutse sisusse. Keda on koosolekule tingimata vaja? Saada ainult neile kutse. Millist eeltööd nad peaksid tegema? Lisa see info koosoleku kutsesesse nagu ka taustamaterjalid. Kui need asjad peaksid olema koosoleku kutsest puudu, on kutsutul õigus otsust põhjendamata koosolekust keelduda.
  3. Koosoleku kokkukutsuja ei ajasta koosolekut selleks ajaks kui osalejatel on kalendris kirjas mõni teine sündmus, st osalejate kalendrisse ei tekitata topeltbroneeringuid. Kui osaleja saab kutse ajaks, mil tal on teine sündmus kavas, võib kutsele saata äraütleva vastuse otsust põhjendamata. Kui kutsuja näeb, et osaleja on hõivatud koosolekuks kavandataval ajal, siis võib temaga silmast silma või telefonis läbi rääkida ja uurida, kas ta saab ja tahab oma plaane muuta.
  4. Koosolekuks valmistuvad ette nii selle juht kui ka osalejad. Kui kellelgi on ettevalmistus tegemata, siis ta annab sellest teistele piisavalt vara teada ning võimalusel jäetakse koosolek ära või lükatakse edasi. Ettevalmistamata koosolekul pole mõtet enda ja teiste aega raisata.
  5. Koosolek algab täpselt. Hilinemine on hilineja mure. Koosolek lõpeb täpselt. Veel parem, kui koosolek lõpeb 5–15 minutit kokkulepitust varem, sest siis jõuavad osalejad õigeks ajaks uuele koosolekule. Koosoleku lõpus korrastavad osalejad ruumi.
  6. Koosolekute vahele jääb piisav aeg selleks valmistumiseks, vajadusel koosolekule sõitmise aeg ning koosoleku kokkuvõtte laialisaatmiseks. Kui see aeg puudub, võib kutse põhjendamata tagasi lükata.
  7. Koosolekul räägib korraga üks inimene. Räägib lühidalt ja konkreetselt. Koosolekul saavad sõna kõik, kel midagi sisukat öelda.
  8. Osalejad keskenduvad koosolekule. Sülearvutid ja päädid on lahti neil, kellel on seda vaja seoses koosolekuga. Kui keegi peab telefoniga rääkima keset koosolekut, siis ta lahkub telefonikõneks ruumist. Kui keegi peab arvutis midagi muud tegema koosoleku ajal, siis ta lahkub selleks ruumist.
  9. Koosolek lõpeb kokkuvõttega, mis sisaldab järgmisi tegevusi, nende eest vastutajaid ja tähtaegu. Kui kokkuvõtet pole võimalik teha, siis edaspidi selliseid koosolekuid ei korraldata.

Kuidas võtta aega enda arendamiseks?

Jagasin Hariduse Infotehnoloogia SA seminaril mõtteid selle kohta, kuidas õpetajad saaksid enda arendamiseks võtta sihipäraselt aega. Kui tahad teemat põhjalikumalt uurida, tule 18. oktoobril ajajuhtimise koolitusele – sinna on saadaval veel 6 viimast kohta.

Paus kannab

Salvestasin meelevirguse konverentsi esinemise “kõrvaltootena” ühe videoloengu, milles juttu sellest, kuidas hoida tasakaalus paus ja tegutsemine.

Paus kannab from Kristjan Otsmann on Vimeo.

3 tõhusat Outlooki nippi

Mulle meeldib hoida oma e-kirjade sisendkausta ehk inbox’i võimalikult tühjana. Tutvustan kolme lihtsat võtet, mis aitavad hoida meie teel saabunud tegevused kontrolli all.

Esimese sammuna tasub teha “töödeldud” e-kirjade jaoks kaust “Töödeldud kirjad”. Hoian sisendkaustas ainult neid kirju, millega ma pole otsustanud, mida teha. Kui loen kirja läbi ning otsustan, mida sellega teha, siis loon kirjast tööülesande või kalendrisündmuse või lipustan kirja ning seejärel lohistan meili kausta “Töödeldud kirjad”.

Ülesanded asendavad lipukesi

Õppisin Outlooki “gurult” Michael Linenbergerilt hea nõksu. Kui kirjas sisaldub tööülesanne, mille kavatsen ära teha mõne päeva või mõne nädala pärast, siis kirja lipuga märgistamise asemel lohistan kirja Outlooki alumisel ribal olevale kirjale Tasks. Outlook avab uue tööülesande, mille sisus on lohistatava kirja sisu. Kirjutan tööülesande teemareale, mida tahan sellega teha, vajadusel lisan ülesande algus ja lõpuaja ning salvestan ülesande. E-kirjale lisan vajadusel kategooria ning lohistan meili “Töödeldud kirjade” kausta.

Kui tahad sellises tööülesandes olevat asja ära teha ja muuhulgas ka algsele kirjale vastata, siis ülesande lohistamisel ülesanderibalt Outlooki alumisel ribal olevale tekstile Mail luuakse sellest e-kiri.

Kui kirjale oli lisatud mingi fail, mida hiljem vajan, siis lohistan kirja Tasks’i peale parema hiirenupuga. Outlook avab hüpikmenüü ning sellest valin ’Copy Here as a Task with Attachment’. Kui vabastan parema hiirenupu, siis Outlook loob uue tööülesande, milles on kirjale lisatud failide koopiad. Sel juhul ei pea ma hiljem enam algupärast kirja hakkama otsima, vaid kõik vajalikud failid on tööülesande küljes.

Ajalised ülesanded kalendris

Hoian tavaliselt lahti kaht Outlooki akent: ühes on kirjad ning teises kalender. Kalendri saad avada uues aknas nii, et klõpsad Outlooki akna allosas olevale tekstile Calendar parema hiirenupuga ning valid ’Open in a New Window’.

Kui tean, et kirjale vastamine või selles sisalduva ülesandega tegelemine võtab üle poole tunni ning soovin selleks broneerida oma kalendris aja, siis lohistan e-kirja Outlooki Windowsi tegumiribal Outlooki ikoonile (hoian nuppu all), valin kalendri akna (ikka hoian nuppu all) ning nüüd liigun hiirega kalendris sellele ajale, mil soovin kirjaga tegeleda. Nüüd vabastan hiire nupu. Outlook loob valitud ajale uue kalendrisündmuse, mille sisus on e-kirja tekst. Kirjutan sündmuse pealkirjaks, mida tahan kirjaga teha, ning salvestan ja sulgen akna.

Aga lipukesed?

Lipuga tähistan ainult need kirjad, millega kavatsen tegeleda täna-homme, sest siis on mul veel värskelt meeles, mida tahan nendega teha. Pärast lipuga tähistamist lohistan algse kirja loomulikult töödeldud meilide kausta.

Ega need nipid tegelikult aega hallata aita, ent annavad parema ülevaate kõigist meili teel saabunud asjadest, mida on vaja ära teha.