Postitused

5 nippi olulisteks asjadeks aja võtmiseks

Varajasem alustamine, tegevuse õige ajastus ja kiire ümberlülitumisvõime aitavad olulisi asju paremini ja kärmemalt ära teha.

Milline küll on esoteeriline valem selleks, et jõuda kõik asjad kiiremini, paremini ja säästlikumalt ära teha? Suur osa mu koolitustel osalejaid tuleb just sellele küsimusele vastust leidma. Loomulikult nad pettuvad, sest probleem jääb lahendamata. Loomulikult lahkuvad nad rahulolevaina, sest nad on suutnud küsimuse ümber sõnastada realistlikult lahendatavaks ning leidnud mitu head nippi ja nõksu, et edaspidi olulisi asju kiiremini ja säästlikumalt valmis saada.

Tutvustan neist nippidest viit.

Alusta varem

Mu veidi üle 40 aasta kestnud empiirilised uuringud on näidanud selgeks, et jään tavaliselt siis hiljaks, kui lahkun kodust liiga hilja. Sama lugu on suuremate tegevustega: kui alustad liiga hilja, siis hilineb ka teostus, kannatab kvaliteet või tuleb lihtsalt oluliselt rohkem raha välja käia.

Piisavalt vara alustamiseks peaks olema ülevaade eesootavatest tegevustest. Ilmselt näeme mingeid suuremaid tegevusi, ent osa on neist silmapiiril häguste piirjoontega. Ajateljel lähemal asuvad tegevused on selgepiirilisemad. Seepärast on ka hea vahel mõelda, millised on olulised suured tegevused, mida tahame korda saata lähiaastail, -kuudel ja -nädalatel, ning seejärel mõelda, milline on eesootava nädala ja järgmise päeva kõige olulisem tulemus. Kui hakata veidi varem mõtlema oluliste tegevuste peale, lihtsustub hilisem tegutsemine oluliselt.

Vali õige aeg

Taolased tavatsevad öelda, et ainus, mis loeb, on õige ajastus. Varajasema alustamise all ma ei pea silmas tegevusega alustamist iga hinna eest. Alustada on mõtet siis, kui on selge, et tegutsemata enam ei saa ning tegutsemiseks on õige hetk.

Mõistlik on tegutseda siis, kui on kindel, et tegevus on vajalik. Vajalik ei tähenda tingimata seda, et keegi ootab tulemust. Vajalik võib tähendada ka seda, et ma ei suuda enam olla tegutsemata, või seda, et see tegevus ise pakub mulle väga palju, või hoopis seda, et pean ise selle tegevuse tulemust oluliseks.

Ajastuse määrab ära ka tegutseja energia tase. Kas praegu jaksan pingutada või peaksin pigem täitma aja tegevustega, mis ei nõua pingutust, või hoopis puhkama?

Sama oluline on ümbritsev keskkond. Päevas ja nädalas on hetki, kui teised inimesed ja sündmused hakivad me töövoogu rohkem, ja samas leidub ka rahulikumaid hetki.

Ideaalis tuleks need kaks asja – sisemine energia ja väline elurütm – klapitada tervikuks.

Hoia tööjärge

Ikka ja jälle juhtub, et keset kõige magusamat tegutsemist trügib välismaailm vahele ning peame tegevuse pooleli jätma. Siin on abi paarist nõksust.

Esimene neist on väike paus. Tavatseme ju öelda: “Tark ei torma.” Kui mõni tegevus hakib vahele, siis tasub mõne hetke oodata ja veenduda, et vaheletulnud asi ikka on piisavalt oluline ja kiireloomuline, et pooleliolev tegevus jätka katki. Loomulikult on hea harjutada endale sisse harjumus iga vaheletuleva tegevuse puhul küsida endalt või teistelt, kui oluline ja kiireloomuline see asi on.

Teine märksõna on järjekindlus. Kui vahelehakkiva tegevusega oled ühele poole saanud, siis on hea naasta poolelijäänud tegevuse juurde juhul, kui see on jätkamiseks endiselt piisavalt oluline.

Kiire ümberlülitus

Siin tulevad appi visuaalsed märgid: paned paberilehele kirja, mis enne pooleli jäi, ja jätad lehe silma alla, kahe arvutiekraani kasutamisel jätad teisele ekraanile poolelioleva tegevuse lahti, füüsilise tegevuse puhul jätad mõne töövahendi oma edasisele teekonnale. Sellised meeldetuletused aitavad hiljem kiiremini naasta poolelioleva tegevuse juurde.

Kirjanik Ernest Hemingway olla jätnud õhtuti väsimuse saabudes lause pooleli, et järgmisel hommikul seda jätkata. Silmnähtavalt pooleli tegevust on veidi hõlpsam edasi teha.

Tegevustega žongleerides on paarist nipist veel abi. Jäta tegevuste vahele väike paus, kasvõi nii vähe, et hingad korra rahulikult sisse ja välja ning kontrollid samal ajal enesetunnet. Kus on lihaspinged? Kuidas end tunned? Milliseid lõhnu tunned? Mis maitse on suus? Mida näed? Mida kuuled? Sellisest kiirest enda ja ümbruskonna kontrollist on ümberlülitumisel oluliselt rohkem abi kui kiirest hüppest Facebooki või uudistesse.

Soovi korral võid muuta oma paiknemist ruumis ning järgmiseks tegevuseks minna uude kohta. See liikumine ei pea olema suur: mõnel puhul piisab tooli nihutamisest sentimeetri jagu.

Säilita ja taaskasuta

Jalgratast pole mõtet leiutada. Kui oled saanud midagi valmis, siis küsi endalt, kas sarnaseid asju tuleb tulevikus tõenäoliselt ka ette. Kui tuleb, siis talleta tehtu ning hoolitse selle eest, et edaspidi leiad vajamineva info kiiresti.

Siia jaotusse lähevad erinevate tüüpolukordade lahendamise tegevusnimestikud, Pocketi (getpocket.com) abil info salvestamine veebist, valmis tekstijuppide kasutamine (Outlookis ja Wordis uuri, kuidas kasutada AutoTexti) ning erinev märkmevara info talletamiseks ja korrastamiseks.

Kui kasutad neid viit võtet oma töös, siis võid olla kindel, et mõne nädala pärast saad vähemalt kümnendiku rohkem tehtud või veidi varem õhtule. Olen tänulik, kui kirjeldada kommentaarides oma töövõtteid ja -nippe, mis aitavad aega säästa.

9 võtet eksamiks valmistumisel

Eksamisessioon on peatselt ees ning nutikalt õppimiseks on käes viimane aeg. Jagan mõne soovituse, mille järgimine aitab sul tulla eksamitega paremini toime.

Iga päev natuke

Väldi tundidepikkuseid õpimaratone, sest nende käigus läheb suurem osa materjalist peas segi. Selle asemel õpi iga päev natuke ning pea vahepeal pausi.

Millal oled kõige andekam? Tavaliselt on igaühel meist ööpäevas paar-kolm mõnetunnist ajavahemikku kui oleme veidi teravamad pliiatsid. Kasuta neid õppimiseks, sest sel moel säästad aega ja parandad tulemusi.

Ankurda õppimise aeg mõne igapäevase harjumuse külge: kui oled harjunud kõige tulemuslikumal ajal näiteks kirjutama, siis enne seda õpi; kui FaceBooki minema, siis enne seda õpi; kui sporti tegema, siis pärast seda kohe õpi. Read more

Veerandi reegel

Ideaalis võiksime pikaajaliste parimate tulemuste nimel püüelda selle poole, et jagame päeva neljaks veerandikuks, millest iga tükk peab silmas ajahorisondil erinevat vahemaad.

Kui tihti avastame, et päev on jõudnud õhtusse, kuid olulised asjad on endiselt ripakil ning pikema aja jooksul tähtsatele tegevustele ei jagunud hetkegi? Teoreetiliselt on ju tore mõelda, et tõeliselt tähtsad on need tegevused, millel tohutu mõju, ent ajaline surve puudub. Päriselu surub oma armutu tempo peale ning sellega kaasa minekust hoidumine nõuab hiiglaslikku enese- ja sihikindlust.
Kõige paremini toimivad lihtsad meetodid. Üks viis, mida proovida pikema aja jooksul tähtsatele teemadele varasemast suurema tähelepanu pööramiseks, on päeva või nädala tükeldamine neljaks.
Selle puhul tasub enne iga tegevust jonnaka järjekindlusega küsida endalt ja teistelt, millal me näeme konkreetse tegevuse vilju ning kui mahlakaks ja kasulikuks need tõotavad kujuneda.

3–5 aasta perspektiiv

Magusaimad viljad valmivad pikaldaselt. Oliivipuu hakkab kandma oskusliku kasvatamise korral 30–50 aastaga. Kui isa istutab puu, siis selle vilju hakkavad hea hoolduse korral nautima tema lapsed ja lapselapsed.
Meie igapäevane elu pole nii pika vinnaga. Sellest hoolimata tasub pärida, millised on muudatused, mida eesootav tegevus toob kaasa 3–5 aasta pärast. Milline on selle tegevuse pikaajaline mõju?
Eralda iga päev 2 tundi või nädalas päev ja veerand sellistele tegevustele, mille tohutu mõju avaldub mõne aasta pärast. Kui praegu pöörad neile tegevustele tähelepanu, siis õisi näed võib-olla juba aasta pärast, kuid viljad saavad küpseks alles mitme aasta möödudes. Read more

Pomodoro tehnika säästab päeva

Tomato TimerKasutan juba üle aasta koolituste ettevalmistuses, müügipakkumiste kirjutamisel ning teistegi arvutitööde puhul Pomodoro tehnikat, mis tõstab oluliselt efektiivsust.

Itaallased on pentsikud inimesed: nad kasutavad tomatikujulisi munakelli. Francesco Cirillo loodud süsteem põhinebki tomatitaimeri kasutamisel – eesmärk on töötada segamatult 25 minutit ning seejärel pidada kuni viieminutiline puhkepaus, et kasvõi selga sirutada või vett juua. Kui pomodoro ajal segab miski või keegi sind, siis teed selle kohta märkuse ning ajad asja korda pärast pomodoro lõppu. Kui hakkad katkestusega tegelema pomodoro keskel, siis see “tomat” arvesse ei lähe. Pärast katkestusega ühele poole saamist alustad uuesti, püüdes järgmise pomodoro teha eelmisest parema.

Kui lõpetad töö enne “tomati” lõppu, siis kasutad järelejäänud aja tehtu analüüsiks ning lühikeseks mõtiskeluks selle üle, mida saad edaspidi sarnaste tegevuste juures paremini teha. Kui “tomatist” ei piisa ülesande täitmiseks ja selle lõpetamiseks on jäänud minut või paar, siis võid töö lõpetada ka pärast taimeri helisemist. Kui näed, et mõne hetkelise viivituse sisse sa järelejäänud tööd ei mahuta, siis pead pausi ning jätkad ülesandega järgmise pomodoro ajal.

Pärast nelja pomodoro‘t tuleb pikem, 15-45minutiline paus, mille jooksul näiteks sööd, käid tualettruumis, vastad vahepeal saabunud pisimeilidele ning lõõgastud.

Vähem katkestusi ja parem plaan

Säärase jupitamise tulemusena tõuseb oluliselt produktiivsus, sest meie tähelepanuvõime langeb oluliselt pärast 25 minutit. Kui pärast seda teed kasvõi mõnesekundilise pausi, et sirutada, siis see tõstab efektiivsust 10-20 protsenti.

Tomatisüsteem aitab peale katkestuste vähendamise ka paremini planeerida. Eelmisel õhtul või tööpäeva hommikul sead ülesanded tähtsuse järjekorda ning hindad, mitu “tomatit” igale ülesandele kulub. Järgmise ülevaatuse käigus saad hinnata, kus ennustasid ajakulu valesti.

Pomodoro tehnika aitab ka pisiasjadega lobedamalt toime tulla: olen võtnud oma tööpäevades pisiasjade ajamiseks 2 pomodoro‘t, ühe enne lõunapausi ja teise tööpäeva lõpus. Need asjad, mida kahe “tomatiga” korda ei saa, võivad järelikult oodata järgmist päeva.

Pomodoro tehnika pole ainult täiskasvanute rõõm. Mõni päev pärast seda, kui olin seda ühel oma koolitusel tutvustanud, helistas mulle üks osaleja ning teatas: “Tead, Kristjan, me saime tütre toa lõpuks ära koristatud!” Ema ja tütar leppisid kokku, et koristavad toa ära Pomodoro tehnika abil kaheksaminutilise töösessiooni ja kaheminutiliste pausidega. Kolm “tomatit” hiljem tuba säras ning tütar olevat uurinud, et millal nad jälle tuba koristavad!

3 head Outlooki nippi

Jagan sinuga oma kolme tõhusat Outlooki töövõtet, mille kasutamine võimaldab sul säästa iga päev kümmekond minutit.
Kõik juhised käivad ingliskeelse Outlook 2010 ja 2013 kohta.

CC reegel

Kui tahad hoida ennast kursis sellega, millise töö oled kellelegi edasi andnud, siis loo lihtne reegel, mis tõstab kõik sellised kirjad eraldi kausta.

Reegli loomiseks vali Home -> Rules -> Create Rule… -> Advanced Options… -> tee linnuke from nimi ette ja klõpsa allosas nimele, leia oma nimi, vali see; lisaks vali where my name is in the Cc box ja OK -> Next -> tee linnuke move it to the nimi folder ette ja klõpsa allosas kaustalingile ja vali delegeeritud kirjade kaust (kui sul puudub see, siis loo see) ja klõpsa OK -> Next -> Next -> anna reeglile nimi -> Finish.

Delegeeritud kirjade kaust sorteeri mitte kuupäeva, vaid adressaadi järgi ning märgi ära ka see, et Outlook rühmitaks kirju ( Show in Groups ).

Kui soovid nüüd mõnes kirjas olevaid tegevusi mõne aja pärast üle kontrollida, et kas oled saanud nende kohta tagasisidet või adressaadile lihtsalt meeldetuletuse saata, siis lisa oma nimi saadetava kirja koopiaväljale. Pärast kirja saatmist saabub selle kirja koopia automaatselt delegeeritud kirjade kausta.

Kui adressaat on järge ootava tegevuse ära teinud, võid talle saadetud kirja koopia delegeeritud kirjade kaustast kustutada.

Otsingukaustad

Kui soovid kiiresti leida mõne inimese või organisatsiooniga peetavat kirjavahetust, siis kasuta selleks otsingukaustu.

Leia kaustapuu alaosast Search Folders, tee sellel hiirega paremklõps ning vali, millist otsingukausta soovid luua.

Näiteks inimeste kaupa otsingukasuta loomiseks vali New Search Folder -> Mail from and to specific people -> Choose -> vali inimese nimi aadressiraamatust või kirjuta tema aadress reale From or Sent to:. Klõpsa kaks korda OK. Edaspidi näitab Outlook selle inimesega peetavat kirjavahetust selles kaustas.

Otsingukaustu võid teha ka domeeni järgi: sel juhul sisestad aadressiks adressaadi domeeninime, näiteks @selgepilt.ee. Selle nõksuga saad luua otsingukaustu näiteks organisatsioonide kaupa.

Kasutan ka kategooriate järgi loodud otsingukaustu, sest kategooriate järgi saab kirju palju lihtsamalt ja kiiremini sorteerida kui neid füüsilistesse kaustadesse lohistades.

Kiirsammud

Outlook 2010 tõi kasutusele kiirsammud ingliskeelse nimega Quick Steps. Kiirsammud leiad Outlooki meilivaatest. Kasutan kiirsammu näiteks e-kirjast tööülesande loomiseks.

Loomulikult võid e-kirjale panna lihtsalt lipukese külge, aga kui pead ühe e-kirjaga mitu toimingut tegema, siis mitut lippu meilile külge panna ei saa. Sel juhul võib näiteks luua tööülesande, milles on kirja koopia koos kõigi manustega.

Sellise kiirsammu loomiseks vali kiirsammude ribalt Loo uus/Create new -> anna loodavale sammule nimi, näiteks Uus tööülesanne -> Toimingud/Choose an Actions -> Loo manusega tööülesanne/ Create task with attachment. Soovi korral vali kiirklahv ehk shortcut ning klõpsa Valmis/Finish.

Kui edaspidi klõpsad kiirsammudes lingile Uus tööülesanne, siis Outlook teeb uue tööülesande, milles on valitud kirja koopia koos selles olevate manustega.

Kui tahad Outlooki oma tegevuste korraldamise efektiivse vahendina põhjalikumalt kasutama, siis registreeru juba nüüd mu 22. mail toimuvale Outlookiga ajajuhtimise koolitusele.

Minu 9 töövõtet oma asjade korraldamiseks

Inimesed uurivad aeg-ajalt, et õpetad küll koolitustel kümneid nippe ja nõkse ning näitad erinevaid ajahalduse süsteeme, aga kuidas sa ikkagi ise oma aega korraldad, mil viisil kavandad ja tegutsed?

Olen abikaasa ja isa, kes peab pereelu üha olulisemaks (ju see käib vanusega kaasas), ehitame praegu uut kodu, pealegi on mul mõned harrastused ning koolitan tänavu veidi alla 1500 inimese. Kuidas mul on sellest kõigest ülevaade ning kuidas oma asju kavandan ja hiljem otstarbekalt tegutsen?

Veel mõne aasta eest oli mu süsteem palju keerulisem, kuid olen seda pidevalt lihtsustanud ning tõenäoliselt jätkan seda ka edaspidi.

1. Halda ideid

Esimene oluline reegel: kui sa oma ideid ei halda, väheneb meelerahu ja sellega koos ka efektiivsus oluliselt. Idee või tegutsemist nõudva uitmõtte panen kirja nii kiiresti kui võimalik – tavaliselt oma taskutelefoni, mis sünkroniseerib info mu arvutiga mobiilivõrgu kaudu automaatselt.

Korra päevas käin lisandunud tegevused üle ja otsustan igaühe puhul neist, mida sellega teha.

Variante on kolm. Esimene: viska minema. Kui seda ei saa teha, siis võib-olla teen selle asja ära kunagi kauges tulevikus – sel juhul tõstan idee nimestikku, mille päises tekst “Võib-olla tulevikus ühel ilusal päeval” ja lisan juurde tähtaja, millal uuesti idee üle vaatan, et kas see on ajakajaliseks muutunud. Kui siiski pean tegutsema ega saa pikalt oodata, siis otsustan, millal ja mida konkreetselt asjaga peale hakkan. Ah jaa, pisiasjad teen loomulikult kohe ära, aga võimalusel kogun neid mõne tunni ja siis teen järjest.

2. Suur plaan

Mulle ei meeldi eesmärke püstitada, aga mulle meeldib minna kindlas suunas. Mul on olemas mõttekaart, milles kirjas minu põhiväärtused, rollid elus ning nendega seotud suuremad sihid. Vaatan seda pilti igal hommikul ja mõtisklen veidi, et kas olen ikka õigel teel.

Võimalusel tegelen põhitöö – koolitamise – kõrvalt ühe arendusprojektiga korraga. Kui see saab valmis või jääb toppama, võin ühe uue arendusprojekti juurde võtta.

3. Pikemad plaanid

Mu kalendris on kirjas kõik kokkulepped ka pikema aja peale: hetkel on kõige kaugem koolitus järgmise aasta maikuus. Samuti olen otsustanud, et võtan ühe uue valdkonnaga arendusprojektiga tegelemiseks aega aastavahetusel, kui koolitusi vähem – seegi aeg on kalendris kirjas.

Kuna töö sujub hästi, siis mu koolituskalender on enam-vähem täis aasta lõpuni – sealt edasi on juba rahulikum aeg.

4. Projektide nimestik

Ühes nimekirjas on mul kõik pooleliolevad suuremad tegemised: koolitused, coachinguprogrammid, teised mahukamad projektid. Korra nädalas võtan selle loetelu ette ja küsin iga selles oleva projekti kohta, kas olukord on kontrolli all ning milline on minu järgmine tegevus, et projekt lõppeks edukalt.

Kuna koolituseks valmistumine võtab aega tavaliselt kuu ringis, siis poolteist kuud enne koolitust annab arvuti mulle sellest märku ning siis planeerin koolituse ettevalmistuse üksikasjalikumalt: panen koolituste kaupa kirja, millal ja kui pikalt valmistan koolitust ette, ning kavandan teised koolitust ettevalmistavad tegevused.

Sellisel moel aega planeerides on mul endaga tehtud kokkulepe: ma ei tohi planeerida ära rohkem kui poole koolitustest vabadest päevadest.

Kui mu tööelu poleks nii kuupäevades kinni, siis kasutaksin pigem järgmiste tegevuste loetelul põhinevat süsteemi, mitte kalendril põhinevat. Sellisel juhul tegutseksin ühe projektiga seni, kuni valmis. Aga sellist luksust kahjuks endale praegu lubada ei saa 🙂

5. Lähemad plaanid ja mõnus rütm

Hoian kindlat nädala rütmi neil aegadel kui töötan. Kolmel päeval nädalas koolitan, ühel päeval peame nõu ja valmistan koolitusi ette ning kolmel päeval puhkan ja olen perega.

Mulle meeldib ka argipäeviti hoida kindlat rütmi. Hommikul esimese asjana teen tavaliselt veidi trenni, söön hommikust ning seejärel käin üle selle päeva tegevuskava ning loen e-kirju, sest nende sisu võib muuta päeva kulgu. Nüüd võtan ette selle päeva kõige olulisema tegevuse. Kui see on valmis ning aega veel on, siis teen ära ka teised selle päeva tegevused – ikka olulisuse järjekorras. Päeva lõpetab tagasipilk päeva edusammudele ning pilk järgmisele päevale, et kontrollida, kas ikka olen selleks valmis. Õhtusel ülevaatusel lahendan ka ära paariminutilised küsimused, milleks päeval aega ei leidnud, vahel vaatan läbi delegeeritud tegevuste loetelu ning otsustan, millal teen asju, mida mõtlesin küll teha, aga milleks aega nappis sel päeval.

Puhkusel tegutseme üsna uitmõtete ajel pikemalt ette planeerimata. Kui on kavas reisile minna, siis ostame tavaliselt küll varakult piletid, aga kohapealne kava kujuneb ise.

6. Regulaarne ülevaatus

Peale igapäevase ülevaatuse võtan korra nädalas – soovitatavalt mõne päeva hommikupoolikul – tunnikeseks aja maha, et esmalt vaadata tagasi möödunud nädalale (millised olid edusammud? millised sabad jäid lohisem?), vaadata läbi projektide nimekiri (millised on iga projekti järgmised tegevused? kas kõik on kontrolli all?) ning järgmised nädal-paar (kas olen nendeks valmis? ega ma midagi unustanud pole?). Selle ülevaatuse käigus järjestan vajadusel projektid tähtsuse järgi, et need oleksid kooskõlas suure pildiga.

7. Tegutse asjatundlikult ja mõnuga

Kuna eeltöö on väga hea, siis on tegutsemine puhas lust.

Enamikel hommikutel alustan päeva trenniga: igal juhul teen 30-45 minutit qigongi (need on sellised hiina jooga moodi harjutused, mis hoiavad füüsilise ja vaimse tervise korras ning aitavad mõnusamalt kauem elada) ja mõnel hommikul sörgin mõne kilomeetri. Siis hommikusöök, eesootava päeva tegevuste ülevaatus ja koolitusele, marss. Kui koolitust pole sel tööpäeval, siis teen ära kõige olulisema asja.

Kui on koolituseta päev, siis püüan tegutseda nii, et töötan võimalusel järjest neli 25minutilist sessiooni, pidades sessioonide vahel kuni viieminutilisi pause, et sirutada ja ringutada ning uitmõtelda. Pärast nelja sellist sessiooni pean veidi pikema, vähemalt veerandtunnise pausi, et vastata kiirematele meilidele ning veidi jalgu sirutada. Selliseid nelikuid teen tavaliselt päeva jooksul 12-16 päeva jooksul (kel huvi rohkem sellise tegutsemisviisi vastu, loe rohkem Pomodoro tehnika (www.pomodorotechnique.com) kohta). Kui vahepeal veidi puhata, siis oleme märksa taibukamad.

8. Keskendu

Nagu näed, on küsimus keskendumises.

E-kirju loen kolm korda päevas (kohe hommikul ja siis umbes iga nelja tunni järel), pühapäeviti korra päevas ja laupäeviti pean sabatit ega loe meili.

Kui keskendud – ükskõik, kas koolitusel või neid ette valmistades – on mu telefon hääletul režiimil ning vastan vaid kõige olulisematele kõnedele ja sedagi haruharva. Saan ju hiljem, pausi ajal tagasi helistada.

Selle tulemuseni hakivad ootamatused üha harvem mu päevi. Kui ka mingi asi mind häirib, siis on alati lihtne endalt küsida: kumb on olulisem, kas pooleli tegevus või vaheletulnud asi. Teisisõnu, kas sekkuv tegevus vajab tähelepanu kohe või aitab oodata järgmise pausini või hoopis homseni.

9. Tehnilised vahendid

Mu abivahendid on küll veidi snobistlikud, ent tõhusad. Nii MacBook Pro arvutis kui ka iPhone’is hoian tegevusnimestikke Cultured Code’i tarkvaras Things (www.culturedcode.com/things). Kalendrina kasutan mõlemas seadmes iCal’i, mis on sünkroonis Google Calendariga, et saaksin kalendrit vajadusel kiiresti jagada. Märkmeid hoian Evernote’is (www.evernote.com), mis samuti on nii telefonis, arvutis kui ka pilveteenusena Internetis.

Elu ilma sabata

Eks vist suurem osa meist tahab maha jätta jälje, aga kui palju meist soovib, et see oleks lohiseva saba oma?

Mulle meenub lugu Michael Heppelli raamatust “Kuidas iga päev tunnike kokku hoida“.

Ta kirjeldab kohtumist oma mentori, suure personaliotsingufirma peadirektoriga, millest on nii mõndagi õppida. Kohe, kui mentor soovitas näiteks mõne uuendusalti juhiga ühendust võtta ja Heppell sellega nõustus, helistas mentor juhile ja leppis kohtumise kokku. Kui mentor soovitas Heppellil midagi lugeda, helistas ta sekretärile ning mentori juurest lahkudes ootas kabineti ukse taga paljundatud artikkel Heppelli. Mentor lõikas kõik kohtumise käigus tekkivad sabad kohe ega lasknud ühtegi tegevust lohisema jääda.

Mida teha siis, kui ei pole arukas teise aega kulutada kohtumise ajal pisiasjade tegemiseks? Kõige lihtsam: kirjuta üles ning aja need asjad korda vahetult pärast kohtumist. Sama lugu on siis, kui ei saa enda aega kulutada, sest keset mingile tegevusele keskendumist hüppavad pähe pisiasjade korda ajamist nõudvad uitmõtted. Pane need kirja ning tee ära järgmise pausi ajal. Kasutan seda võtet koolitustel paar-kolm kuud: saadan koolituse käigus ühiselt loodud materjalid osalejatele 20 minuti jooksul pärast koolituspäeva lõppu.

Sellisel moel on arukas lõigata väikesed, vähem kui paariminutilised sabajupid. Pikemate tegevuste jaoks on arukas leppida endaga kokku aeg, mil need rahulikult ja keskendunult ära teha.

Olen elanud “elu ilma sabadeta” hea mitu kuud ning enesetunne on parem kui kunagi varem, sest kui ma ei jäta “saba lohisema”, saan palju paremini keskenduda käesolevale hetkele.

Proovi ise ka seda võtet, et saada aru, kas see sobib sulle: lepi endaga kokku, et tänasest päevast ei jää pisiasjad lohisema. Ela tänane nii, et lõpetad päeva “sabadeta”. Luban, et tulemuseks on harukordselt kerge enesetunne õhtul, sest sa pole võtnud uusi ajavõlgu. Parim aeg selle uue harjumusega alustamiseks on kohe nüüd.

Mõttekaart loengus ja eksamiks valmistumisel

Meisterdasin tudengitele ühe ekraaniviisori, milles näitan, kuidas kasutada mõttekaarti loengu konspekteerimisel ja eksamiks valmistumisel. Loengus kasutasin avatud lähtekoodiga priivara FreeMind. Kes tahab paindlikumat ja põhjalikumat tarkvara kasutada, siis uurige NovaMindi.

Lihtne tegevusnimestik lükkab olulised asjad liikuma

Michael Linenbergeri üheminutiline tegevusnimestik (one minute to-do list ehk 1MTD) aitab toime tulla kiiret tegutsemist nõudvate asjadega ning samas võtta piisavalt aega ka pikaajaliste oluliste eesmärkide täitmiseks.

Linenbergeri süsteemi kasutamiseks vajad paari paberilehte, tekstidokumenti või mõnda ajahaldustarkvara, olgu selleks Microsoft Outlook või Toodledo. Süsteemi kasutusele võtmine nõuab vaid minuti (sellest ka süsteemi nimi) ning reeglid on imelihtsad.

Oluline = kiire

Linenberger väidab, et prioriteedi paneb eelkõige paika aeg. Seepärast kirjuta lehe ülaosasse need tegevused, mis tuleb tänase jooksul korda ajada.

Ta soovitab hoida selles nimekirjas mitte üle 5 tegevuse. Kui tegevusi koguneb nimestikku rohkem, siis küsi endalt: “Kas olen nõus olema täna kauem tööl, et saada need asjad tehtud?” Just nimelt vastus sellele küsimusele ütleb, kas tegevus kuulub tänasesse oluliste tegevuste nimestikku või võiks selle sama hästi kirjutada järgmisesse, 10 päeva jooksul oluliste valikute nimekirja.

Kui kasutad mingit ajahaldustarkvara, siis võib need tegevused tähistada kõrge prioriteediga.

10 päeva valikud

Tänaste oluliste ja kiireloomuliste tegevuste alla koosta teine nimekiri, milles olevad asjad tuleks järgmise 10 päeva jooksul korda ajada. Nendega tegeled siis, kui pakilised ja tähtsad asjad tehtud. Nimekirja vaatad üle korra päevas ja lisad sellest viis tegevust pakiliste ja oluliste tegevuste nimestikku.

Selles nimekirjas soovitab Linenberger hoida kuni 20 tegevust. Kui tegevuste arv kasvab suuremaks, kirjutad need asjad, mis tegelikult pole 10 järgmise päeva jooksul olulised, tulevikutegevuste nimestikku.

Kui kasutad tegevusnimestikku arvutis, siis tähtajad soovitab Linenberger kirjutada sarnaselt paberil oleva tegevusnimestikuga tööülesande reale. Kuna seda nimekirja vaatad üle igal õhtul või hommikul, siis hakkavad kuupäevad sel moel paremini silma.

Tulevikutegevuste pikk nimestik

Kolmandas nimekirjas on kõik ülejäänud tegevused. Nii need, mille alguseni on veel üle 10 päeva aega, kui ka need, mida võib-olla teed ühel ilusal päeval kui peaksid neiks aega leidma. Seda nimekirja sirvid korra nädalas, et liigutada sealt olulisemad asjad 10 päeva valikute nimestikku. Korra kuus tasub nimekiri läbi vaadata ning sellest tarbetuks osutunud tegevused lihtsalt välja visata.

E-nimestiku pidamisel soovitab Linenberger tähistada selle nimekirja tegevustele madala prioriteediga.

Olulised eesmärgid mäe tippu

Nüüd on viimane hetk tegeleda tõeliselt tähtsate tegevustega. Pakiliste ja oluliste tegevuste kohale soovitab Linenberger kirjutada 3-4 hetkel olulist eesmärki või tulemust, mis nõuavad suuremat pingutust ning pikaajalisemat tegutsemist. Kui selliseid olulisi tegevusi tuleb rohkem, siis vali neist välja 3-4 kõige tähtsamat, sest rohkematele me ei suuda keskenduda. Ülejäänud olulised eesmärgid kirjuta tulevikutegevuste nimestikku.

Iga päev teed ära esmalt pakilised ja olulised tegevused ning kohe seejärel tegeled kasvõi natuke oma oluliste eesmärkidega. Ja alles siis asud 10 päeva valikute nimekirjas olevate tegevuste juurde.

Nagu näed, on Linenbergeri süsteem lihtne ja samas toimiv. Kui pakub huvi, siis proovi kohe järgi. Rohkem infot leiad Linenbergeri veebist aadressil www.michaellinenberger.com/free1MTD.htm.

Kaks kotti ja prügi täis taskud

Hiljuti rääkis üks mu koolitusel osalenud kultuuritöötaja õpetliku loo tühjast tööst.

Oma tööd armastava inimesena võttis ta tavaliselt ette rohkem kui teha jaksas. Nii pidigi ta tööd koju kaasa võtma. Igal õhtul pakkis ta kaks ligi viiekilost kilekotti tegutsemist nõudvate paberitega ning haaras need koju minnes käe otsa.

Koju jõudes oli vaja perele süüa teha, veidi koristada, lastega tegeleda ning lõpuks ei jaksanud ta enam muud kui raamatut lugeda või telerit vaadata. Hommikul virgudes valmistas ta perele hommikusöögi, vaatas, et lapsed kooli saavad õigeks ajaks, ning haaras kaks viiekilost kotti käe otsa ja läks taas tööle.

Muide, ta elas töölt viie kilomeetri kaugusel ning käis tööl jala. Maal tavaline asi.

Nii jätkus see kahe nädala vältel – ikka õhtul kaks rasket kilekotti käe otsa ja koju ning hommikul märsid näppu ja tööle.
Ühel õhtul lõi tal järsku pildi selgeks. “Mida ma ometi teen? Miks ma tassin neid raskeid kotte iga päev edasi-tagasi?” küsis ta endalt. Seejärel naasis ta poole maa pealt tööle ning jättis kotid sinna. Kotid seisavad ilmselt tänaseni ta kabineti nurgas. Kergemat koduteed kui tol õhtul ta enda sõnul ei mäleta üle hulga aja.

Võta üks hetk ja vaata oma tegevused üle. Milliseid tegevusi sa lohistad sama moodi päevast päeva nagu kultuuritöötaja paberitest pungil kilekotte? Mida saad ette võtta, et sellist mõttetut koormat vältida?

Üks soovitus veel: vaata läbi oma taskud, kott ja lauasahtlid ning eemalda neist prügi, mida sa tegelikult ei pea iga päev kaasa vedama. Tegin seda hiljuti isegi ning eemaldasin mõlemast kotist poole kilo jagu pabereid, lisaks veel pükste ja pintsakku taskudest hulga väiksemat pudi-padi. Tee koju ja tööle on kergem nii otseses kui ka kaudses mõttes.