Postitused

Kuidas luua tegutsema õhutav kaustastruktuur?

Kui sageli tuleb Sul ette, et Sa ei leia vajalikku e-kirja või dokumenti arvutist?

Olen praeguseks paar kuud kasutanud Sally McGhee soovitatud kaustastruktuuri ning olen väga rahul.

kaustastruktuurPeatasemel lood kaks kausta: “Eraelu” ja “Töö”.

1. taseme alamkaustadena paned kirja oma eesmärgid. Näiteks minu Töö-kaustal on neli alamkausta: “Juhi ettevõtet”, “Koolita inimesi”, “Loo pagasihoiukohtade leidmise teenus” ning “Õpeta inimestele qigongi”.

2. taseme alamkaustadeks on eesmärgi saavutamiseks vajalikud projektid. Näiteks koolitusekausta alamkataloogideks on “Loo uus ettevõte” (selles on ühe uue koolitusettevõtte asutamisega seotud kirjavahetus), “Müü koolitusi” (kõik müügitegevusega seondub), “Turunda” (kõik koolituste turundusega seonduv, mis jagatud kaheks – artiklid, mida kirjutan meedias, ning kodulehe materjalid), “Täienda ennast” (materjalid, mis aitavad mul koolitajatööd paremini teha) ning “Vii läbi koolitused” ja selle alamkaustadena klientide kaupa konkreetsete koolituste tugimaterjalid. Sama moodi jagatud ka teiste kaustade materjalid projektipõhiselt alamkaustadesse.

Olen leidnud, et eriti hea on eristada ka käsilolevate projektide ja lõppenud projektide materjal. Nii ongi tegelikult 1. taseme kaustadeks minu süsteemis “Projektid” ning “Taust ja arhiiv” ning nende mõlema all on kaustad “Era” ja “Töö”. Kui mõni projekt lõpeb, siis arhiveerin materjalid arhiivikausta, et ta poleks mul igapäevase info juures jalus. “Tausta ja arhiivi” kaustas on ka mõned viitematerjalide kaustad näiteks retseptide, raamatute, huvitava reisiinfo jms jaoks.

Sellisel kaustasüsteemil on tavapärase teema-alamteema ees suur eelis: kui jagad materjalid eesmärk-projekt-alamprojekt süsteemi ning avastad, et saabunud kirja pole kuskile tõsta, siis on põhjust endalt küsida, kas see kiri üldse väärib tähelepanu, sest see pole ju eesmärkide saavutamisega seotud.

Materjalid leian varasemast oluliselt kiiremini, sest kui midagi otsin, siis mõtlen eelkõige sellele, millise eesmärgi saavutamise ja projekti läbiviimisega see oli seotud.

Sama süsteemi kasutan ka failikaustades ning kui peaksin pabermaterjalide arhiivi, siis ka seal.

Loomulikult abistab mind materjalide leidmisel ka Windows Desktop Search, seda eelkõige siis, kui otsin midagi oma arhiividest, mis pärit enne uue süsteemi kasutuselevõttu.

Mida teha, kui tuleb Suur Kiire?

Mida teha siis, kui asjad hakkavad liikuma kiiremini kui tahaksid ja ootaksid? Kuidas nüüd asjadega toime tulla?

Tegin selle kasuliku õppetunni äsja läbi, taaskäivitades oma ettevõtet. Nüüd, neli päeva hiljem, on hea teha kokkuvõtteid ja järeldusi.

  1. Tee kiire plaan: koosta lihtne tegevusnimestik selle olulise projektiga vajalikest töödest.
  2. Anna maailmale teada, et tegeled olulise projektiga: muuda ära oma e-kirjade lõpus olev reaktsiooniaeg ning ütle e-kirja jaluses, et vastad kirjadele nädala, mitte tavapärase päeva  jooksul (see idee tuli mul kahjuks alles pärast Suure Kiire möödumist 😉 ).
  3. Keskendu halastamatult kõige olulisemale projektile ning tõrju eemale kõik, mis kannatab oodata. Kui sa ei panusta nagu korvpallur komöödiafilmis projektile “110%”, ei liigu asjad piisavalt kiiresti edasi. Kui mõni kõrvaline tegevus tuleb vahele, pane ta lihtsalt ideede nimestikku kirja.
  4. Kui saad neli viiendikku projektist valmis ja asjad juba toimivad, vii läbi nädalane ülevaatus: vaata läbi vahepeal saabunud info ja kogutud ideed ning otsusta, mida mingi asjaga pihta hakkad. Alla kahe minuti nõudvad tegevused teed kohe ära.
  5. Kui kord uuesti majas, lõpetad olulise projekti veel tegemata viiendiku keskendunult kõike muud kõrvale tõrjudes.
  6. Otsustad taas, mida vahepeal saabunud info ja ideedega teha ning jätkad normaalset elu…
  7. …aga enne seda kiidad ja pärjad end, et tulid asjaga toime.