Postitused

Loe neljapäeva õhtuks kolm korda kiiremini

Kui palju pead lugema? Kui suure mahu see moodustab su ajast? Kui märkimisväärse, siis aitan sul tõsta lugemistempot nelja päevaga kolm korda.

Täpselt nii: elustiili disaineri ja raamatu „Neljatunnine töönädal“ autori Timothy Ferrissi võte, mida kirjeldan, aitab sul kokku hoida kiirlugemiskoolituse raha ning tempoka lugemise vilju nautida juba neljapäeva hommikul. Ferriss küll lubab tulemust 20 minutiga, ma nii optimistlik pole. Oled valmis muutuseks?

Meie lugemise kiirust tõmbab maha kaks asja. Silm hüppab vahel tekstis tagasi, et uurida, millest äsja ikkagi juttu oli. Samal ajal töötavad meie häälepaelad – meil on väga keeruline lugeda kiireimast rääkimise tempost nobedamalt. Järgnevate harjutustega tegeleme mõlema takistuse kõrvaldamisega.

Alustame nüüd.

Loe täna teksti nii, et vead pliiatsiga järge ja tõstad tasapisi tempot. Oluline on see, et saaksid tekstist endiselt aru – seega keskendu tekstile kui loed. Sellega väldid pilguhüppeid juba loetud teksti osadele. Loe sellisel moel vähemalt kümmekond minutit.

Homme loe teksti vähemalt kümmekond minutit sama moodi pliiatsiga järge vedades. Tõenäoliselt sa selleks pliiatsit enam ei vaja, vaid suudad pilku kontrolli all hoida. Lisaks sellele vaatad lugemisel rea alguses ühte sõna korraga ja rea lõpus ühte sõna korraga.

Ülehomme vaatad rea alguses kaht sõna korraga ja rea lõpus kaht sõna korraga. Ülejäänud osa loed sama moodi nagu eelmisel kahel päeval. Loe sellisel moel tekstile keskendudes vähemalt 10 minutit.

Üleülehomme vaatad rea alguses kolme sõna korraga ja rea lõpus kolme sõna korraga. Ülejäänud osa loed sama moodi nagu eelmisel kolmel päeval.

Neljapäeva õhtuks loed umbes kolm korda kiiremini eeldusel, et keskendud tekstile. Ja kummalisel moel saad tekstist endiselt aru.

Kohta oma hirmu!

Parim viis hirmust jagu saamisest on sellele julgelt vastu astuda, taasavastasin täna.

Käisin tsikliga õppeplatsil harjutamas, sest vahepeal ei ole poolteist aastat sõitnud. Tark on ju endale enne sõiduvõtted platsil meelde tuletada.

Ja siis see juhtus.

Hakkasin keerama väikesel maa-alal ümber (mitte kummuli, vaid sinna, kust tulin), tasakaal läks käest ära ning selle asemel, et jalg maha panna, rabasid parema käe sõrmed piduriheeblit. Midagi hullu ei juhtunud, parem esimene suunakas sai pihta ja paar pisikest kriimu ka rattal, aga jala võttis värisema küll.

Õppisin ära, kuidas pikali kukkunud ratast püsti saada (mine sellele poolele, kuhu ratas kukkus, haara mõlema käega lenksust, keera lenks tõstmise suunas välja ning tõsta) ning kuidas teda pärast kukkumist käivitada (keera gaas täiega peale).

Ja läksin järgmisele katsele. Arvasid ära, hetk hiljem olin külili maas. Ajalugu kordub. Kui kordad oma tegevusi, saad ikka sama tulemuse. Taas ratas püsti ning tõmbasin hinge.

Õppisin omal ajal sõitma, sõrmed heeblitel. Nüüd tuli mõte: aga parema käe sõrmi piduriheeblile lihtsalt ei pane. Läksin taas kukutud kohta harjutama – alguses suuremate kaartega, siis väiksemaga ning siis pidurdusega enne ja pärast minu jaoks keerulist pööret. Kümnendal korral tuli välja. (Hiljem sain teada, et arukam ongi sõita lenks kindlalt peos, mitte näpud heeblitel).

Need ikka ja jälle uuesti proovimised nõudsid meelekindlust. Särk, kampsun, kiivrisukk ja kiiver olid koju jõudes läbimärjad. Aga seda pööret ma enam ei karda.

Mõtle selle peale, mida kardad, ning mine ja harjuta seda tegevust, kasvõi hambad ristis (juhul, kui see just eluohtlik pole). Proovi järgi ja kirjuta kommentaaridesse, mis juhtus.

6 nippi sihipäraseks tegutsemiseks

Kui võtad kasutusele kõik järgmised kuus enda ajas juhtimise võtet, võid oodata, et juba järgmisel nädalal saad tehtud viiendiku rohkem kui sel nädalal.

Minul see õnnestub ja ma ei näe vähimatki põhjust, miks mitte ka sinul.

Suurem osa neist pärineb populaarse enesejuhtimisblogi Zen Habits looja Leo Babauta raamatust „Zen to Done“.

1. Hoia selget sihti
Sea endale üks eesmärk ning tegutse pühendunult selle saavutamise nimel iga päev kasvõi natuke niipea kui võimalik.

Juba kuulen protestihääli: „Oot-oot, aga ma pean ju saavutama 26 erinevat eesmärki!“ Ega ikka ei pea küll – praegu ei õnnestu see sul ju nii ehk naa. Kui sul on mitu eesmärki, siis pane need tähtsuse järjekorda ja leia eesmärk, millest sõltuvad ka teised eesmärgid või mis aitab teiste eesmärkide saavutamisele kõige rohkem kaasa. Hüva, maksimum on 3 eesmärki tööl ja sama palju kodus. Aga kui eesmärke on rohkem, siis jääb neist enamik tavaliselt tegemata.

2. Vaata kord päevas tegevused üle
Kord päevas vaata päevale tagasi ja hoolimata sellest, kui kehv päev oli, leia kasvõi üks hea asi, mille tegemise üle tunned heameelt. Kiida end selle eest.
Nüüd vaata üle homne päev ja pane paika homne kõige olulisem tegevus ning vajadusel veel paar olulist asja lisaks, millega tegeled pärast seda, kui oled kõige olulisemaga tegelenud.

Kord nädalas võta hetkeks aeg maha ja pane paika järgmise nädala eesmärk, mille saavutamise nimel tegutsed iga päev.

3. Kõige olulisem asi esimesena
Tee iga päev kõige olulisemat asja kohe hommikul esimesena. Ma kirjutan oma raamatut igal hommikul pärast ärkamist. Seejärel käin sörkimas ja võimlen ning valmistan perele hommikusöögi. Pärast hommikusööki teen ära olulisuselt teisel kohal asuva tegevuse. Alles seejärel loen oma e-kirju. Pärastlõunal teen teoks kolmanda olulise tegevuse, kui aega jääb. Õhtul loen veel korra e-kirju.

Sea igapäevase ülevaatuse käigus oma tegevused tähtsuse järjekorda ning proovi võimalusel teha sarnaseid töid teineteise järel – siis säästad lühemate ümberlülituste arvelt aega.

4. Kogu mõtteid
Palun pane kõik tegemist vajavad asjad väikesesse märkmikusse kirja ning kord päevas otsusta kiirelt, mida neist teed ja mida mitte. Ning nende puhul, mille oled otsustanud ellu viia, leia, millal sa need teoks teed.

Ma ise omaaegse tehnoloogiafriigina toksin kõik uued tegevused telefoni, kust need jõuavad mu Outlooki. Aga rutiin on sama: kõik tegevused kirja ning kord päevas otsustan.

5. Tee olulised pisiasjad kohe ära
Tegevused, mis võtavad alla kahe minuti, tee ära niipea kui võimalik. Tegevuste vahel heida pilk kirjakasti ja vasta kiirelt ära need kirjad, mille puhul see on võimalik. Tõsta juba vastatud kirjad Inboxi alamkausta, et saaksid selgelt aru, millega juba oled tegelenud või vähemalt otsustanud, mida sellega teha, ja millega mitte.

6. Tõrju ootamatusi
Kui vähegi võimalik, siis lükka „sissesõitvate“ asjadega tegelemine aega, kui oled ühe tegevuse lõpetanud ja teist pole veel alustanud. Keset koosolekut sa ei hakka ju enamike ootamatustega tegelema. Aga kui teed omaette tööd, siis see on ju nagu nõupidamine – ainult et kohal on üks inimene, kõige tähtsam, nutikam ja targem: sina ise.

Aga praegu võta kasutusele ükskõik milline neist kuuest nipist. Kui selle kasutamine tuleb välja, vali järgmine ja vii ellu, kuni kõik kuus nõksu kasutusel ning saad varasemast hulga enam tehtud.

Muide, milline on sinu parim nipp enda ajas juhtimiseks? Tahan seda väga teada, et ka end veelgi osavamaks muuta ajas liikumisel.

Mark Forsteri uue ajajuhtimissüsteemi 6 sammu

Kas mäletate Onu Tik-Taki laulu: „Sekund, minut, tund; päev, nädal, kuu – need liiguvad ka siis kui paigal on kõik muu.“?

Briti ajajuhtimisguru Mark Forster tuli välja uue ajajuhtimissüsteemiga, mis meenutab seda laulu ja peale kõige muu aitab oma tegemisi  paremini planeerida ja vältida tegevuste lohisema jäämist.

Lihtne süsteem koosneb kuuest põhimõttest:

1. Kui sinu ajakavasse lisandub uus tegevus, siis märgi see oma kalendrisse järgmise kuu tänasele kuupäevale. Näiteks kui võtad täna (31. märtsil) mõne uue tegevuse päevakorda, märgi see kalendrisse 30. aprillile.

2. Kui tegutsed ja sul pole võimalik tegevust ühe korraga lõpuni teha, märgi pooleli  jääb tegevus järgmise nädala tänasele nädalapäevale.
Näiteks kui sa ei saa täna mõne tegevusega ühele poole, siis kirjuta see ümber järgmise nädala kolmapäevale.

3. Vali välja kõige olulisem tegevus, mis sul on ning kirjuta see tänasele päevale suurte tähtedega.
Tegele selle tegevusega enne teisi asju ning kui see asi jääb pooleli, kirjuta see homsele suurte tähtedega, et seda teha homme hommikul nii pea kui võimalik kasvõi natuke. Kui jõuad selle tegevusega lõpule, vali uus kõige olulisem tegevus, millega tegeled iga päev.

4. Tegutsemisel alusta tegevuse otsimist tänasest tegevusnimestikust.
Iga tegevusega on sul kaks võimalust: kas sellega tööd teha kasvõi natuke või jätta tegevus vahele. Kui tegeled ülesandega ja see jääb pooleli, siis kirjutad selle ümber järgmise nädala samale nädalapäevale. Kui jätad ülesande vahele, siis joonista selle ette punkt. Reegel: punktiga tähistatud asjad tuleb tänase jooksul ära teha või nende tegemisest lõplikult loobuda.

5. Uusi tegevusi võid otsida nii tänasest kui ka järgmise 30 päeva tegevuste nimestikust vastavalt sellele, mida hetkel tahad ja mida on vaja teha.

6. Iga päeva lõpus kuuluvad sellele päevale märgitud tegemata tööd kõrvalejätmisele ning kustutamisele – need asjad jäävad lihtsalt tegemata.

Esmapilgul tundus Forsteri uus süsteem monstrumlik, aga proovisin seda nädala vältel järgi – toimib. Mulle küll meeldib endiselt tema eelmine süsteem, Autofookus oluliselt rohkem just selle paindlikkuse tõttu.

Peatselt kirjutan süsteemist, mida ise kasutan juba paar nädalat ja mille juures pole siiani puudusi leidnud: Leo Babauta loodud Zen To Done’ist. Veidi kannatust veel, sest pean veel veidi mõtlema, et ise aru saada, kuidas ma just seda kasutan ning mil moel oleks seda kõige parem selgitada.

5 kanaarilindu kaevanduses

Kuidas saada aru piisavalt varakult, et asjad hakkavad kontrolli alt väljuma? Mind on aidanud viis „kanaarilindu kaevanduses“ ehk viis tunnust, mis hakkavad ammu enne silma, kui olukord halveneb märkimisväärselt.

Miks kasutati vanasti kaevandustes kanaarilinde? Nad haistsid esimesena plahvatusohtlikku kaevandusgaasi ning andsid sellest oma lauluga märku. Meid ümbritsevad samuti sarnased nõrgad signaalid, mis annavad märku sellest, et varsti halveneb olukord oluliselt.

Olen märganud vahetevahel säutsumas selliseid „kanaarilinde“:

Isetäituv meilikast. Kui mõni e-kiri jääb kirjakasti kauemaks kui päev-paar, siis on see märk sellest, et kirjad hakkavad kuhjuma. Tavaliselt saan päevas poolsada kirja ning kui kirjakastist vaatab vastu juba sadakond kirja, mis on lugemata või mille puhul ma pole otsustanud, mida nendes peituvate tegevustega täpselt peale hakata, on kanaarilinnu laul kuulda.

Segi laud. Proovin oma asjad enam-vähem korras hoida, kuigi ma pole loomu poolest suurem asi korraarmastaja. Kui lauale hakkavad kuhjuma paberid, siis see on märk sellest, et peatselt võib mõni tegevus jääda vajaliku tähelepanuta.

Üleliigsed paberid taskus ja kotis. Annan endast parima, et mitte kaasas tassida üleliigseid pabereid rahakotis, taskutes ega kotis. Sellest hoolimata avastan aeg-ajalt, et rahakott on kviitungeid pungil või mõni visiitkaart reisib pintsaku rinnataskus mitu nädalat. Seegi on märk sellest, et mõnes taskus või kotinurgas võib peituda mingi tegevus, mis tegelikult tahaks juba tegemist.

Unustad pisiasju tavapärasest rohkem. Kui juhtub mõne päeva jooksul paar korda, et mõni asi läheb meelest või kipun olema tavapärasest hajameelsem, unustades maha mütsi või kindad ehk mõne teise asja, siis see annab märku sellest, et ajul on liiga palju tegemist asjade meelespidamisega. Unustamine on üks esimesi saabuva distressi tunnuseid vähemalt minu puhul.

Kõnetad inimesi vale nimega või lähed valesse kohta valel ajal. Sellised apsakad annavad samuti märku peatselt võimust võtvast korralagedusest ning sellest, et tähelepanu pole päris nende asjade juures, kus peaks olema.
Mida teha kui kuuled kanaarilinde laulmas?

Mind on siiani aidanud kolm sammu.

1. Pane kirja tegemist vajavad asjad. Lihtsalt paberile. Nii kiiresti kui võimalik ja nii palju kui meenub. Ühtegi asja ma selle nn mõttepuhastuse käigus ma ära ei tee – lihtsalt kirjutan tegevused üles. Samuti käin läbi kõik kuhjunud paberid ja e-kirjad ning nokin neist tegevused välja. Läbikäidud paberid tõstan eraldi kuhja ning e-kirjad eraldi kausta, et saaksin aru, mille puhul olen juba tegevuse välja sõelunud ja mille puhul mitte.

2. Otsusta, mis on tähtis ja mis mitte. Nüüd vaatan järgmist nädalat-paari, täiendan veel veidi nimekirja ja seejärel valin välja kümme kõige olulisemat (mitte kiiremat!) tegevust ning märgin need ära. Siis valin välja kõik tegevused, millega praegu pole oluline tegeleda ning lisan nad tulevikutegevuste nimestikku, mida vaatan mõne aja pärast üle, kui kiired ja olulised asjad tehtud.

See etapp on kõige ebameeldivam, sest see toob sageli kaasa juba võetud kohustustest lahtiütlemise.

3. Leian 10 tegevuseks reaalse aja, millal ma need tegelikult ka ära teen.

Millised on Sinu “kanaarilinnud”?
Mida teed siis, kui kuuled neid siristamas, et asjad taas joonde saada?

Kuhu su aeg kaob?

Millal lõpetasid viimati tööpäeva ja mõtlesid: kuhu see aeg küll kadus – pidevalt sai nagu toimetatud usinalt, aga päev kadus käest ning midagi olulist nagu ei jõudnudki teha…

Pakun välja mõned abivahendid, mis aitavad mõista, kuhu aeg lendab, ning sellest edaspidiseks õppida.

Kodumaine veebiteenuste firma Apprise arendab ajamõõtmise teenust www.toggl.com. Olen neid kasutanud vahelduva eduka veidi üle aasta. Toggli kasutamisel registreerud kasutajaks (kõige lihtsamal tasemel on teenus tasuta) ning tõmbad soovi korral programmijupi oma arvutisse, mis tekitab Windowsi system tray’sse (tead küll, ekraani all paremal nurgas, need ikoonid kohe kella kõrval) punase mummu. Vajutad mummule ja lahti hüppab aken, milles paned kirja, millise töö ja millise projektiga tegemist, ning kell hakkab jooksma. Kui lõpetad, vajutad taas mummule ning kell jääb seisma.

Toggli ajamõõtja saad paari klõpsuga ka lisada oma Gmaili lehele, et seal mummu kinni-lahti vajutada. Kui su telefoniks iPhone, siis saad kasutada Togglit ka arvuti juures eemal viibides – muidu tuleb pärast tööaeg tagantjärgi sisestada.

Hiljem saad analüüsida: kui palju aega mingile asjale kulutasid ning milleks kulus liiga palju ja milleks arvatust vähem aega. See teadmine aitab edaspidi oma plaane seada realistlikumalt ning välistada vähemolulisi tegevusi.

Toggliga sarnaseid veebiteenuseid on maailmas veel, näiteks RescueTime.com, kuid Toggl on siiani mulle tundunud kõige intuitiivsemana. Aga võib-olla on asi lihtsalt selles, et nii Toggli loojad kui ka mina oleme eestlased.

Kui veebiteenus sulle ei sobi, siis uuri, ehk on mõnel tuttaval koolitaja Mats Soomre loodud Exceli tabelit, milles kaardistad oma põhilised tegevused ning iga päev paned kirja, kui palju aega mingile tegevusele kulutad. Ka siin on olemas aruandelehed, mis näitavad selgelt, millele aega kulutad.

Kolmas võimalus on viie päeva jooksul lihtsalt kirja panna minutilise täpsusega, mida tegid. Hiljem vaata logiraamat üle ning leia sellest tegevused, millel pikem mõju puudub.

Oma aja jälgimisega kaasneb paar kõrvalnähtu.

Esimene neist distsiplineerib. Olen isegi avastanud, et hakkan just-just kella käima panema, et vaadata, mida twitteri-sõpradel mulle teatada, aga siis mõistan, et see pole hetkel üldse oluline ning leian endale asjalikumat tegevust.

Teine väsitab. Kuna pidevalt just nagu keegi jälgiks sind kõrvalt (kell ju käib!), siis sageli töötan sama efektiivselt kui puhkuse-eelsel päeval. Aga see väsitab. Seega: võta aega ka puhkamiseks.

Kolmas õpetab. Kui oled järjekindel ning salvestad oma ajakasutamist nädala jooksul, siis võib kihla vedada, et pärast ajakasutamise analüüsi tuleb järgmine nädal märksa parem.

Ega minagi pidevalt oma ajakulu jälgi, kuid see on üks esimesi abivahendeid, mille võtan appi, kui elu läheb liiga kiireks ning olen liiga palju tegevusi endale kahmanud.

7 nippi, kuidas koju minna töömõteteta

Sageli küsivad inimesed, mida teha, et vältida töömõtete või töö koju võtmist. Üks lihtsamaid viise on luua töö juures viimaseks või esimeseks asjaks igapäevase ülevaatuse rutiin. See koosneb mitmest lihtsast nipist.

1. Kogu ideid
Võta õhuke pakk märkmepaberit ning pane need kirjaklambriga ühte. Kui sul tuleb uus tegutsemist nõudev mõte, siis pane see lehekesele kirja. Sel juhul ei jää need piinama.

2. Kiida end
Vaata möödunud tööpäevale tagasi (või hommikuse ülevaatuse puhul eelmisele tööpäevale) ning kiida end nende oluliste asjade eest, mida oled ära teinud.

3. Puhasta sisendsahtlid
Võta ette meilikast ning otsusta iga meiliga, mida sa temaga teed (kui tegevus on tähtis, siis kaheminutiasjad tee kohe ära, võimalusel delegeeri või lükka sihipäraselt edasi, leides aja, mille sa võtad selle kirjaga tegelemiseks; ebaolulised asjad kustuta, arhiveeri või lisa need tegevused nn inkubaatorisse ehk nimekirja, mille päises kiri „Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval“ – pikemalt loe tegutsemismudelist mu eelmisest kolumnist). Otsustatud kirjad tõsta teise ümbrikusse, et saaksid lõpuks inboxi tühjaks.

Sama moodi otsusta iga päeva jooksul lipikutele kirjutatud tegevusega, mida ja millal sa sellega pihta hakkad.

4. Pane kirja delegeeritud tegevused
Kui oled päeva jooksul delegeerinud mingeid tegevusi, lisa need delegeeritud tegevuste nimekirja. Siis on hiljem lihtne vaadata, millised toimetamised ootavad teiste inimeste taga.

5. Lõika sabad
Uuri, millised tegevused jäid täna tegemata. Kui on tegemist pisiasjaga, tee need kohe ära. Kui suurema tööga, leia kalendrist reaalne aeg, millal sa need asjad teoks teed (ära lükka neid automaatselt homsele, sest muidu võid endale anda katteta lubadusi).

6. Planeeri homne päev
Vaata, mida toob homne. Vajadusel tee mõned ettevalmistused. Planeeri homseks kindlasti üks tegevus, mille lõpetamise üle sul on hea meel ning mis annab põhjust end ka homme õhtul kiita.

Valmis! Nüüd võid rahulikult koju minna, sest tööasjad on kontrolli all.

7. Pane töised mõtted kirja
Kui kodus tuleb mõni töömõte, siis pane see lipikutele kirja ning vaata see üle järgmisel hommikul tööl või – kui aitab oodata – siis homsel igapäevasel ülevaatusel.

Ajajuhtimise koolitus 5 minutiga

Räägin homsel Haridusjuhtide Aastakonverentsil, miks ja kuidas end ajas juhtida. Vaata esinemist tutvustavat veidi vähem kui viis minutit kestvat tutvustust, mis tegelikult on iseeneses juba lühike ajajuhtimiskoolitus:

Mida teed järgmiseks?

See on minu jaoks üks olulisemaid küsimusi. Mida teed järgmiseks, et astuda oluline samm eesmärgile lähemale? Või kui eesmärgid puuduvad, aga on olemas siht, siis selles suunas minekuks?

Näen sageli koolitustel kolme äärmuslikku enda ajas juhtimise tüüpi.

Esimesed armastavad end nimetada impulsiivseteks. „Mulle meeldib langetada hetkeajel otsuseid, mida ette võtan, reeglid pole minu jaoks,“ armastavad nad öelda.

Mis neid ikkagi ajab ajajuhtimise koolitusele?
Kahtlustan, et nad ei saa sageli olulisi asju tehtud, sest kui siht on segane, pole ju vahet, kuhu poole jooksed. Sageli soovivadki nad selgusele jõuda sihis, kuhu poole minna, et siis neile omase kiirusega otsustada, mida järgmisena võiks teha. Kui nad jõuavad selles selgusele, siis tormavad nad valitud suunas sama ohjeldamatult kui enne sihitult ekseldes.

Teistele meeldib end nimetada süstemaatilisteks inimesteks. „Asi tuleb enne ikka põhjalikult läbi planeerida, hea plaan on juba pool tegu,“ lausuvad nad.

Ega nad eksi, aga nad planeerivad elu ja tegemisi nii põhjalikult, et paraku ei jõua nad tegevusteni peaaegu kunagi. Sageli mõistavad nad koolitusel, et sel pole suurt vahet, kas planeerid üle või ei tee üldse plaani – tegutsemine ei kuku nii ega naa hästi välja. Kui nad õpivad piiritlema oma plaane ning leidma, milline on nende järgmine konkreetne tegevus, siis liiguvad nad edasi äärmiselt järjekindlalt ja tõhusalt.

Kolmas seltskond teeb küll realistliku plaani, kuid tegutsemise käigus ei suuda seda piiritleda, lisades olemasolevatele kavadele üha uusi tegevusi. Selle tulemusena ei lõpeta nad ühtegi tööd, sest töökuhi üha kasvab. Kui nad mõistavad, et kui tõmmata plaani ja tegevuste alla joon ka siis, kui tulemus pole täiuslik, vaid on lihtsalt väga hea, tulevad nad oma asjadega oluliselt paremini toime.

Seega on iga asja puhul kaks võtmeküsimust: kuhu ma tahan välja jõuda ning milline on minu järgmine samm selles suunas?

Ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done looja David Allen soovitab tegutseda nii:

  • Iga tegevuse puhul küsi, kas ja miks see on tähtis.
  • Kui tegevus on tähtis, siis kas tegelikult pead tegema tulemuseni jõudmiseks mitu sammu? Kui nii, siis sõnasta projekt, mis on vajalik tulemuseni jõudmiseks ning lisa see oma projektide loetelusse. Seejärel küsi, milline on sinu järgmine samm tulemuse saavutamiseks.
  • Kui see tegevus võtab alla kahe minuti aega, tee see kohe ära, kui vähegi võimalik.
  • Kui tegevus nõuab üle kahe minuti, siis vaata, kas saad selle delegeerida kellelegi, kel on rohkem aega või oskusi. Delegeeritud tegevus lisa delegeeritud tegevuste nimekirja – seda saad aeg-ajalt üle vaadata ja uurida, kuidas teised asjadega toime tulevad.
  • Kui delegeerida pole võimalik, siis lisa tegevus Autofookuse tegevusnimestikku või lepi endaga kalendris kohtumine, et see tegevus sobival hetkel teoks teha.
  • Kui tegevus pole tähtis, siis viska see ära ja ära tegutse.
  • Kui ära visata ei raatsi, lisa see tegevus või sellega seotud materjalid arhiivi.
  • Kui tegevus pole praegu tähtis, aga tulevikus soovid selle juurde naasta, lisa tegevus nimekirja, milles on tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval elluviidavad tegevused. Seda nimekirja saad aeg-ajalt üle vaadata ning võib-olla on mõni konkreetne idee küpsenud vahepeal elluviimise faasi – siis saad ju sellest teha uue projekti.

Proovi kasutada seda mõtteviisi ja sa näed, kuidas asjad hakkavad kiiremini edasi liikuma.

Aga kõige olulisem on siiski see, et päri iga tegevuse puhul: miks seda tegevust on vaja ning milline on siht ja milline on sinu järgmine samm selle sihi suunas.

12 nippi infouputusega toimetulekuks

Kurb, aga tõsi: aeg, mil saime infot ühest või kahest kohast, on möödas. Vähemalt seni, kuni leiutame piisavalt intelligentse personaalse infootsinguagendi.

Kuidas jõuavad sinuni tegevused? Võta viis minutit ja pane kirja, kust leiad uusi tegevusi.

E-post. Tööaadressilt tuleb lakkamatu tegutsemist nõudvate kirjade tulv nagu ka paarilt-kolmelt era-aadressilt. Kui palju saad päevas kirju? Kui hästi läheb, siis paar-kolmkümmend. Kui mitte, siis sadakond.

Osa asju on kirjas märkmikus, ükskõik, kas digitaalses või vanal heal paberil. Kui neid ei jõua tehtud, kirjutad järgmisele päevale ümber, mil sa ei leia samuti nende jaoks aega.

Märkmelipikud töölaual, kuvari küljes, rahakoti vahel, märkmikus, autos, kemmergus, kõikjal. Kes teab, mis neil kõigil on kirjas?

Dokumendid lauanurgal või äärmuslikemail juhtudel kõikjal, paarikümnesentimeetrisest lauda katvast kultuurikihist töötooli ümbritseva ühtlase paberimassini, mis takistab toolirattaid veeremast. Seal kuskil on kindlasti mõned jube olulised tegevused, aga kellelgi pole aimu, mida need endast täpselt kujutavad. Aga kuklas haamerdav tunne ütleb, et kuskil tiksub järjekordne miin, mis võib iga kell tähelepanu puuduse tõttu plahvatades tuua kaasa väiksemat sorti tormi teeklaasis.

Kodus: ostunimestik külmkapil, mõned paberid diivanilaual, kaheksa aastat paigaldamata põrandaliist, kääksuv uks, aastaid koristamata kelder, pabereisse-raamatuisse mattunud öökapp, hulk ideid ja uitmõtteid mitmes peas segiläbi töömõtetega.

Uudised veebilehtedel. Alates olulistest eluks pea hädavajalikest sõnumeist lõpetades ühelt poolt globaalpoliitilise olukorra ja teiselt poolt uudistega nagu näiteks „Lindsay Lohani kints on täitsa pekkis“.

See oli alles algus. Siis laskus järgmine infopilv.

Hakatuseks välksõnumidWindows Live Messenger (tuntud ka kui MSN) ning Skype. Kui oled arvuti taga, siis oled ju kättesaadav!

Siis Facebook. Kui ennustasin poolteist aastat tagasi, et Orkuti ajastu on Eestis läbi, nappis uskujaid. Nüüd on näha, et Orkut pole küll surnud, kui lõhnab imelikult, kui parafraseerida Frank Zappat. Aga sotsiaalsed loomad nagu oleme, on vaja tšekata nii Facebooki, Orkutit, LinkedIni ja Plaxot ning vist veel mingit võrgustikku, mille nime isegi keegi ei mäleta, aga mida mõned mudilased kasutavat siiani.

Nüüd Twitter. „Kui sind pole Twitteris, siis pole sind olemas!“ pröökavad uue meedia gurud. Oled ikka küll. Aga Twitter on kasulik võrgustumis- ja infoleviku vahend sellest hoolimata (ütles @kristjanotsmann 140 tähemärgiga).

Ja siis veel info kogu maailmast, mida vahepeal jõudsid tehnoloogiasõbralikumad meist RSSi vahendusel lugeda (RSS on selline teenus, mis jälgib lehtedel toimunud muudatusi ning annab neist meile teada). Mu jaoks on küll RSS surnud, sest ma lihtsalt ei taha jälgida mitutsada uudiskanalit, mille vahel ma valida ei suuda. Parem vaatan vahetevahel, mida mu Twitteri kontaktid on põnevat leidnud.

Lisaks veel enda mõtted. Nagu teisi asju veel vähe oleks.

Tulemus: uitmõtted, mis ei lase olulistele asjadele keskenduda; unehäired, sest kell 2.17 meenub, et midagi olulist jäi tegemata; ärevus, et midagi olulist on kindlasti kuskil veel, millele me pole piisavalt tähelepanu pööranud.

Mida peale hakata? Annan 12 soovitust

1. Vaata kriitilise pilguga üle kõik infokanalid, mida tarbid ning loobu kõigest, mis pole kvaliteetseks eluks vajalik –e-uudiskirjade ja listide tellimusist, mida sa tegelikult ei loe, kirjuta filtreid, mis liigutavad ebaolulisi kirju prügikasti.

2. Vajalikku infot hangi teiste inimestega rääkides. Enamik meist on mingis valdkonnas vaieldamatu ekspert. Sedapidi jõuab kvaliteetne info meieni inimlikumalt ja vahetumalt.

3. Keera teler reklaamipauside ajaks hääletuks – infot on niigi palju. Proovi seda mõnel õhtul ja pärast võrdle seda eelmisega.

4. Võta ette mõttepuhastus, mille käigus vaata üle kõik nö kogumissahtlid, kuhu praegu infot kogud. Selle töö käigus koosta nimekiri võimalikest tegevusist. See tuleb pikk. Aga kõiki neid asju sa ei pea tegema. Sõelu sealt välja oluline viiendik, mis annab neli viiendikku su elu kvaliteedist.

5. Vähenda kogumissahtlite arvu. Kasuta ühte või kahte meilikasti, märkmikus ühte lehte ideede ja uute tegemiste jaoks, ümbrikku saabuvatele dokumentidele ja paberitele. Kogu saabuvat infot nii vähestesse kohtadesse kui võimalik, sest siis on sul iga päev vähem kohti üle vaadata, et mõista, mida pead tegema.

6. Keera arvutis kellad ja viled maha. Tegelikult pole ju vaja, et uue meili saabumisel avaneb hüpikaken, tuba läbistab „kõll“ või „ding-dong“ ning ekraani all paremas nurgas vilgutab end ümbrik, mis annab teada järjekordsest postkasti potsatanud pakkumisest. Rääkimata MSNi ja Skype kõllidest ja plinks-plonksidest. Tarbi infot siis, kui sa seda tahad, mitte siis, kui teised seda soovivad.

7. Tšekka e-kirju nii tihti kui vaja, aga vasta ainult neile, mis tegelikult ka nõuavad viivitamatut vastust. Ülejäänutele vasta kord päevas ning teata sellest ka oma kontaktidele, et nad paanikasse ei satuks, kui sa pole viie sekundi pärast meilile vastanud.

8. Vaata kord päevas läbi saabunud kirjad, uued ideed ja teiste pakutud tegevused ning otsusta igaühe puhul, kas ja mida pead sellega ette võtma. Proovi jõuda nii kaugele, et päeva lõpuks on su inbox tühi. Lisa tegevused tegevusnimestikku.

9. Kasuta otsinguagente nagu Google Alerts ning twitteralerts.net. Facebook häälesta nii, et see saadaks su meilile ainult need sõnumid, mida vajad. Kirjuta oma meiliprogrammi filter, mis tõstab kõik sõbrakutsed ning ebaolulisemad facebookiteated eraldi ümbrikusse, kust saad neid kord-paar päevas korraga lugemas käia.

10. Lepi sellega, et Twitter ja Facebook tõid kaasa info tarbimise paradigma muutuse – kogu infot pole enam võimalik tarbida. Oleme nagu nõukaaegses anekdoodis, milles seersant ühendas sujuvalt aja ruumi, käskides sõduritel kaevata kraavi „siit kuni lõunani“. Kui lähed Facebooki või Twitterisse, siis näed käesoleva hetke infokildu ajastu vaimu peegeldusena. Ja see on päris tore, sest aitab keskenduda rohkem hetkele, mitte olla kinni minevikus.

11. Puhka aktiivselt. Kui himu läheb väga kangeks, siis luba endale kord-paar päevas rämpstoitu elu24de ja delfide veergudelt, aga vähenda doosi iga päev veidi, et ärajäämanähtusid leevendada ning lõpuks loobuda (huvitav, miks ei avaldata rämpsuudiste lehtedel hoiatust „Infoporno tekitab kergesti sõltuvust. Ära alusta!“)

12. Infouputuselt tagasi võidetud hetkedel mine õue, jaluta veidi ning hinga, kuula ja vaata, mis maailmas päriselt toimub. Räägi inimestega ja kuula, mida neil öelda. Lõppude lõpuks on ju see päris maailm, milles elad, mitte digisuhtlusest pakatav virtuaalne ümbruskond. Olukord muutub siis, kui jõuame täiendatud reaalsuseni (augmented reality), milles on digiinfo loomulikult segunenud tavapärase maailmaga. Aga selleni kulub veel aastaid.

Mida nii käitudes kaotaksid? Mida võidaksid?

MIllised on need elu elu aeglasemaks muutvad ja infotulve vähendavad nipid, mida ise kasutad?