3 võtet tegemata asjade stressi vähendamiseks

Kui sageli kannatad nn pika nimekirja stressi all? Tead küll, selline olukord, kus tegemata asjade nimekirjale ei näi lõppu tulevat ning see kasvab oluliselt kiiremini kui jõuad sellest asju ära teha. Või oled kadumas hoopis erinevate nimekirjade rägastikku? Või katsetad just praegu neljakümne kuuendat vidinat, mille abil oma elu lõpuks korda saada?

Olen teinud kõiki neid asju ning kulutanud selleks tunde. Suure osa ilma asjata, kuid see lõputu katsetamine ja nimekirjadega mässamine on mul aidanud luua endale ideaalse süsteemi, mis aitab keskenduda ning samas vältida tegemata asjade painet.

Näitan mõnda võtet, mis aitab kiiresti asjadega järje peale saada.

1. Lõpeta ideaalse töövahendi otsing

Ideaalne töövahend puudub. Karm, aga tõsi. Kasuta harjumuspärast vahendit – märkmikku, Outlooki, Google’it, Toodledo’d, Remember The Milki, tavalist tekstifaili, telefoni, mõttekaarti – just seda, mis sulle käepärane. Oluline on see, et tegevused poleks mööda ilma laiali. Hoia neid ühes kohas, mida mugav kasutada.

2. Analüüsi tegevuse mõju

Enne kui hakkad rabelema, mõtle selle peale, kas seda asja üldse on vaja teha ning mis juhtuks, kui jätaksid selle tegemata. Oluline on keskenduda sellele viiendikule tegevustest, mis annab neli viiendikku rahulolust ja tulemustest.

Kui pead siiski tegutsema, küsi endalt, kas saad seda tegevust delegeerida. Kui saad, siis delegeeri. Oleme kõik ainulaadsed ning peaksime keskenduma ainult neile tegevustele, mida vaid meie saame teha ja ei keegi teine.

3. Sea sisse nii vähe nimekirju kui võimalik

Osale inimestest meeldib kui asjad on ühes nimekirjas, mõnele see, et nimekirju on mitu. Ma ise kasutan mitut nimekirja, sest see aitab mul paremini orienteeruda tegevustes.

Nimekirjade üliküllus on suurimaid probleeme, mis kimbutab David Alleni ajajuhtimissüsteemi Getting Things Done kasutajaid. Just see on põhjus, miks irvhambad kutsuvad Alleni süsteemi nimega Getting Things to Be Written Down and Done Nothing (Paneme Asjad Kirja Ega Tee Midagi). Kui avastad, et kulutad suurema osa ajast nimekirjade haldamisele, siis on midagi väga valesti.

Minu nimekirjad:

· Ideed – niipea kui idee tuleb või keegi soovib, et midagi teeksin (ja tegemist pole olulise pisiasjaga, mille teen ära kohe), lisan selle ideede nimekirja. Kord päevas vaatan ideede nimekirja läbi ning otsustan iga asjaga, mida sellega teen või ei tee. Suurema osa viskan minema või tõstan “Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval” tegevuste nimekirja.

· Projektid – üks nimekiri töiste ja teine koduste hetkel pooleli projektide tarvis. Need on asjad, millega praegu tegelen. Neis nimekirjades on paar-kolm suuremat tööd. Uue suurema töö lisan sellesse nimekirja siis, kui eelmised valmis või ma ei saa praegu ühegi suurema tööga edasi liikuda. Tähelepanu: kui mõne asjaga sa hetkel ei tegele, siis ära seda pane sellesse nimekirja, sest muidu ajab see pildi segaseks.

· Tegevused – iga projekti tegevused eraldi nimekirjas. Erandiks on delegeeritud, koosolekutel arutatavad ning ringiliikumist (näiteks kesklinna minekut eeldavad) tegevused, mis on eraldi nimekirjades – nende, üldiste nimekirjade puhul kirjutan vahel selguse huvides projekti tähise tegevuse ette.

· Eesootavad projektid – projektid, mis pole praegu veel alanud, kuid tean, et lähikuudel kavatsen neid alustada. Seni on need lihtsalt eraldi nimekirjas. Planeerin need mõni päev enne projekti algust, pannes tegevused täpsemalt kirja. Planeerimise käigus kirjutan suurema töö ümber ka projektide nimekirja ja tõmban selle eesootavate projektide nimekirjast maha.

· Tulevikus võib-olla ühel ilusal päeval – asjad, mida võib-olla kunagi teen, aga võib-olla ka mitte. Seda nimekirja puhastan iga paari-nädala tagant ja viskan sellest välja asjad, mida tegelikult pole vaja teha.

Sellise süsteemi abil keskendun ühele projektile korraga ning selles ühele tegevusele. Kuupäevalised tegevused toon sellesse nimekirja mõni päev enne tähtaega.

Kui hoian oma tähelepanu ühel poolelioleval projektil ning ülejäänud on usaldusväärselt ja lihtsalt kirjas, siis tõstan sellega oluliselt oma efektiivsust ning naudin rahu ja segamatu tegutsemise rõõmu.

Selline enda juhtimise süsteem ei tähenda impulsiivsest tegutsemisest loobumist – teen endiselt sageli asju, milleks mul on hetkel tuju. Pigem loon selliselt end ohjates aega hetke ajel tegutsemiseks, pere ja hobidega aja veetmiseks või lihtsalt molutamiseks kartmata, et mõni asi jääb tegemata või töised tegemised hakkaksid kuklas trummeldades jõudehetki häirima.

8 nippi, et uus aasta tuleks vanast parem

Kuidas läks sinu tänavuste uusaastalubadustega? Oleks võinud vist paremini minna… Mida teha, et järgmine aasta tuleks parem? Kuula Kanada enesejuhtimisguru Robin Sharma ning USA efektiivsuse meistri David Alleni ja Briti ajajuhtimisspetsi Mark Forsteri soovitusi.

1. Vaata läbi tänavune aasta. Pane kirja, mis tänavu õnnestus suurepäraselt, ning mis veel tähtsam, kirjelda, milles arenesid lõppeval aastal – mida uut õppisid, milliseid uusi asju tegid. Pane kirja ka kõik oma tänavused saavutused.

Vaata ka varjupoolt: milliseid asju tahtsid teha, aga ei teinud. Miks läks just nii? Kas tegemata tegudeks on järgmine aasta parem? Kas neid üldse on mõtet järgmisel aastal teha? Mida õppisid lüüasaamistest? Kuidas võitsid nii lörriläinud asjadest kui ka tegemata jäänud tegudest igal juhul?

2. Vali 2010. aasta tunnuslause. Mille poolest tuleb järgmine aasta eriline, millise lööklausega võiks seda iseloomustada? „Majandusliku muretuse aasta”, „Meisterlikkuse aasta” või hoopis „Kartmatuse aasta”? Pane järgmise aasta nimi kirja vihikusse, mida kasutad järgmisel aastal igal nädalal oma tegevuste ülevaatuseks.

3. Sõnasta missioon. Nüüd sõnasta ühe tekstilõiguga oma missioon järgmiseks aastaks ning lisa see järgmise aasta iganädalaste ülevaatuste dokumenti. Mida selgemalt oma missiooni sõnastad, seda lihtsam on sul pühenduda selle elluviimisele. Ja seda paremaid tulemusi sa järgmisel aastal näed.

4. Loetle 5 olulisimat eesmärki. Nüüd küsi endalt väga tõhus enesecoachingu küsimus: „Millised viis olulist asja minu elus juhtuvad tänase ning järgmise aasta 31. detsembri vahel, et sellest saaks minu senise elu parim aasta?” Pane need viis eesmärki nii lihtsalt ja selgelt kirja kui vähegi oskad. Hoolitse selle eest, et need tekitaksid sinus kirge, oleksid mõõdetavad, nõuaksid väikest pingutust ka ning iga asja puhul oleks ka kirjas kuupäev, mis ajaks tahad selle asjaga toime tulla.

Kui sa esimese hooga ei suuda viit eesmärki valida, vaid neid tuleb oluliselt rohkem, siis kirjuta üles kõik olulised asjad, mida sa võiksid järgmisel aastal teha. Lase nimekirjal seista mõni päev ning seejärel kriipsuta maha need tegevused, mida sa ei kavatse kindlasti teha. Nüüd las nimekiri settida veel mõne päeva ning kirjuta teise, tulevikutegevuste nimekirja ümber need asjad, mida ei pea tingimata järgmisel aastal tegema. Nüüd on juba lihtsam välja valida järgmise aasta viis olulisimat eesmärki.

5. Tükelda 5 olulisimat eesmärki. Jaga iga eesmärk veidi väiksemateks sammudeks ning otsusta iga eesmärgi puhul, mida oled ära teinud 31. märtsiks, mida juuni lõpuks ning milliseid samme astunud septembri lõpuks. Hoia neid eesmärke pidevalt silme ees, sest siis on sul lihtsam neid saavutada.

6. Tee oluline samm edasi igal nädalal. Hoolitse selle eest, et järgmise aasta igal nädalal teed olulise sammu edasi vähemalt ühe eesmärgi täitmisel (aga veel parem, kui kahe eesmärgi poole püüdlemisel). Selleks planeeri juba praegu järgmise aasta esimene nädal nii, et tegeled iga päev nii pea kui võimalik kasvõi natuke ühe eesmärgi nimel. Kui iga nädal tegeled sel moel iga päev ühe või kahe eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevustega, siis suudad neid asju ka saavutada.

Tõeliselt oluline: tegele uute eesmärgipäraste tegevustega hommikul kohe esimese asjana enne, kui hakkad teiste asjadega toimetama!

Vaata möödunud nädal üle kord nädalas ning kirjuta päevikusse, mida olulist tegid sel nädalal. Samuti planeeri selle sessiooni käigus järgmine nädal oma eesmärkidest lähtuvalt.

7. Vaata oma päev üle. Igal õhtul vaata mööduvale päevale tagasi ning tunnusta end oma saavutuste eest. Seejärel viska pilk oma eesmärkidele ning vajadusel kavanda järgmine päev. Loomulikult kanna hoolt, et selles oleks vähemalt üks tegevus eesmärkide saavutamiseks.

8. Õpi. Tee 2010. aastast õppimise aasta – võta iga päev kasvõi natuke aega, et õppida midagi uut. See aitab olla veelgi kindlam, et järgmine aasta tuleb tänavusest parem.

Nüüd võtame mõlemad – sina ja mina – paberi ning paneme sellele kirja järgmise aasta lööklause, missiooni ning 5 eesmärki, sest sellega kauem viivitada pole põhjust ega kannatust.

Kuidas anda uusaastalubadusi, mis peavad paika?

Kõige paremini jõuad kohale siis, kui näed sihti – hoia silme ees nädala eesmärke ning näed, kuidas vähemalt osa olulistest tegevustest liigub edasi.

Mil määral suutsid täita oma tänavusi eesmärke? Enamikel meist eriti hästi ei läinud, sest üle mitme aasta tegime läbi tervendava majanduskriisi. Mida sellest õppisime?

Seda, et vahel muutub meie elu ootamatult kiiresti ning kontroll protsesside üle võib kiiresti käest libiseda. Kuid kontroll ei kao täiesti. Liiklusuudistes räägitakse ühtelugu, et „auto kaotas juhitavuse“. Auto ei kaota kunagi juhitavust, vaid juht kaotab auto üle kontrolli. Auto juhtimisel aitab kontrolli säilitada kiire ja kaine mõtlemine. Sama kehtib ka meie ülejäänud elu kohta.

Peame olema selleks valmis, et elu muutub järgmisel aastal väga kiiresti – seda mitmel põhjusel. Esiteks oleme majanduskriisist väljumas ning madalseisule järgneb sageli äge püüdlemine parema elu poole, et tagasi teha majanduslanguse ajal kaotatut. Laiemalt vaadates muutub elu maailmas üldse kiiremaks ning meil on valida, kas minna kiirema elutempoga kaasa üha kiiremini rabeledes või muutuda oluliselt efektiivsemaks, tegutsedes vähem ja arukamalt.

Eelmine aasta polnud ses suhtes erand, et aastased eesmärgid ei kippunud toimima. Kõige sagedamini märkan, et kasu on hoopis kolmekuistest eesmärkidest, sest need võimaldavad meil olla paindlikud. Samuti on sel juhul siht lähemal ning paremini hoomatav.

Kuidas sellest lähtuvalt uut aastat planeerida?

Esmalt pane paika siht, kuhu poole sööstad, sest vastasel juhul tõmbleme sihitult siia-sinna – endale tundub, et teeme kõvasti tööd, aga tegelikult rabeleme edasi-tagasi ennast väsitades ja suurt miskit saavutamata. Sihi paikapanekuks vaata 3-5 aasta taha ning ole üsna üldine: mõtle, kuhu poole ja miks oled teel. Selle visiooni põhjal sõnasta järgmise aasta mõõdetavad eesmärgid, kuid needki pigem üldiselt kui üksikasjalikult. Hoia selliste eesmärkide hulk kindlasti allpool viit, sest vastasel juhul fookus hajub.

Nüüd võta kõige olulisem eesmärk ja leia, millisesse seisu tahad asjad viia märtsi lõpuks. Sõnasta see tulemus mõõdetavalt ja kirge tekitavalt. Kasuta olevikku, sest siis näed selle eesmärgi täitumist vaimusilma ees.

Seejärel jaga iga järgmise kvartali eesmärk projektideks, mis kirjeldavad, milliseid tegevusi on vaja, et eesmärgini jõuda. Iga projekti puhul kirjuta tegevusnimestikku selle järgmine tegevus ning tegutsemisel keskendu neile. Nii pea, kui jõuad ühe tegevusega ühele poole, küsi endalt, milline on selle projekti järgmine tegevus.

Liikumist kiirendab seegi, kui jagad olulisima projekti tähtsad tegevused aasta esimesele nädalale. Leia iga päev nii pea kui võimalik kasvõi veidi aega kõige olulisema projektiga tegelemiseks. Tegele tähtsate asjadega enne kui loed oma e-kirju või lased igapäevatöödel oma päeva sisse sõita. Siis võid olla kindel, et asjad liiguvad edasi.

Siit tuleb ka lihtne nö reaalsuse kontroll. Kuigi alguses võib tekkida kohutav isu projektidega iga päev edasi tormata, teeb reaalne elu korrektuure. Kui pikalt saad tegelikkuses oluliste asjadega tegeleda iga päev? Tund? Paar? Arvesta sellega, et igapäevane elu toob kaasa ka ootamatusi ning kui saad oluliste asjadega tegeleda poole ajast, siis on kõik hästi. Tegelikkus seab teisegi piirangu – järelikult saad korraga tegeleda vaid ühe-kahe olulise projektiga. Kui ootamatused jäävad tulemata, siis saad ju tempot tõsta ning asju ellu viia plaanitust kiiremini.

Kui paned paika sellised nädalased „sööstud“, siis näed paremini ka oma tegevuste tagajärgi ning saad väliste asjaolude muutumisel kiirelt oma kurssi korrigeerida, et siiski jõuda märtsi lõpuks soovitud tulemusteni.

Järgmine suurem vahefiniš tulebki märtsi lõpus, kui vaatada, kuidas on läinud, ning planeerid järgmised kolm kuud, et asuda edasi liikuma uute väikeste, ent oluliste projektide elluviimisel ning teha jaanipäeval uus vahekokkuvõte.

Seega, palun võta nüüd paber ja pliiats või ava arvutis tekstifail ning pane kirja, kus suunas liigud, milleni tahad jõuda järgmise aasta lõpuks ning kuhu punkti sel teel jõuad märtsi lõpus ja planeeri sellest tulenevalt uue aasta esimene täisnädal. Palun tee seda kohe, sest see on liiga oluline, et seda edasi lükata.

Meie uue koolituse “Saak” eesmärk: lõpetada masu

Panime hea ametivenna ning suurepärase juhtide coachi Raimo Ülaverega (Mindsweeper) kokku kahepäevase koolitusprogrammi nimega Saak, mis kutsub esile ja viib läbi reaalse ning käegakatsutava muudatuse ettevõttes, organisatsioonis või osakonnas.

Meie tegevuse lõppsiht on selge: panustada omalt poolt parimal võimalikul moel masu lõpetamisse. Koolitusprogrammis on mõtet osaleda neil ettevõtetel ja organisatsioonidel, mis tahavad valmistuda eesootavaks tõusuks ning olla kindlad, et praegu tehtavate muudatuste saak ei jää tulemata ega korjamata.

Koolitusprogrammi tulemusena on igal võtmeisikul olemas konkreetne tegevuskava, mis on kalendrisse pandud nii, et nad viivad selle päriselt ka ellu. Aitame Raimoga peale kava koostamise seda coachingu abil ka teoks teha.

Lähemalt saad programmi uurida slaidishowst:

Kui Sul on huvi, kuidas saame Su ettevõtet või organisatsiooni täpsemalt aidata ning mida saame selleks teha, palun võta ühendust:

• Kristjan Otsmann
  tel 502 9037
  kristjan-at-selgepilt.ee
• Raimo Ülavere
  tel 5096485
  raimo-at-mindsweeper.ee

Prioriteete pole olemas

Ma olen tüdinenud prioriteedijutust, mille kohaselt üks asi on olulisem kui teine. Lubage tsiteerida Mark Forsterit: “Prioriteet on jama”.

Mida Mark selle all mõtleb? Asi on lihtne: kas sa teed mingi asja teoks või ei tee. Ja tegelikult rohkem vahet pole. Prioriteet = tegevus, mille kavatsed teoks teha. Või kui vaadata üldisemalt, siis põhimõte, mida järgid. Seega – juhul, kui prioriteet isegi oleks olemas, muutub see ajas.

Sel nädalal kavatsen teoks teha: valmistada ette Nordea Panga kontorijuhtide, Cybernetica ning Keskkonnaameti koolitused, lõpetada üks ajakirjanikutööprojekt ning ülejäänud aja müüa oma sisekoolitusi ning 9. septembri avalikku ajajuhtimise koolitust (kui tunned kedagi, kes tunneb kedagi, kellel võiks mu 9. septembri koolitusest kasu olla, palun anna mulle teada – kohtade arv on piiratud). Need on asjad, mida teen. Ülejäänud asju lihtsalt ei tee – nii lihtne see ongi.

Näen üha sagedamini sedasama “prioriteediprobleemi” – inimesed kipuvad uppuma sadadesse ja tuhandeisse pisiasjusse, sest ei suuda valida, millega tegeleda ja millega mitte. Ole valivam: küsi endalt iga asja puhul, kas seda on tegelikult ka vaja teha, suurema asja puhul uuri selle delegeerimisvõimalusi ning ütle julgemalt endale ja teistele “ei”, kui tegevus on ebaoluline.

See on üks teema, mida käsitleme 9. septembri koolitusel põhjalikumalt. Nagu ka Mark Forsteri Autofookuse põhjalikum tutvustus (Eestis esimest korda live’is).

Mida teha, kui tuleb Suur Kiire?

Mida teha siis, kui asjad hakkavad liikuma kiiremini kui tahaksid ja ootaksid? Kuidas nüüd asjadega toime tulla?

Tegin selle kasuliku õppetunni äsja läbi, taaskäivitades oma ettevõtet. Nüüd, neli päeva hiljem, on hea teha kokkuvõtteid ja järeldusi.

1. Tee kiire plaan: koosta lihtne tegevusnimestik selle olulise projektiga vajalikest töödest.
2. Anna maailmale teada, et tegeled olulise projektiga: muuda ära oma e-kirjade lõpus olev reaktsiooniaeg ning ütle e-kirja jaluses, et vastad kirjadele nädala, mitte tavapärase päeva  jooksul (see idee tuli mul kahjuks alles pärast Suure Kiire möödumist ).
3. Keskendu halastamatult kõige olulisemale projektile ning tõrju eemale kõik, mis kannatab oodata. Kui sa ei panusta nagu korvpallur komöödiafilmis projektile “110%”, ei liigu asjad piisavalt kiiresti edasi. Kui mõni kõrvaline tegevus tuleb vahele, pane ta lihtsalt ideede nimestikku kirja.
4. Kui saad neli viiendikku projektist valmis ja asjad juba toimivad, vii läbi nädalane ülevaatus: vaata läbi vahepeal saabunud info ja kogutud ideed ning otsusta, mida mingi asjaga pihta hakkad. Alla kahe minuti nõudvad tegevused teed kohe ära.
5. Kui kord uuesti majas, lõpetad olulise projekti veel tegemata viiendiku keskendunult kõike muud kõrvale tõrjudes.
6. Otsustad taas, mida vahepeal saabunud info ja ideedega teha ning jätkad normaalset elu…
7. …aga enne seda kiidad ja pärjad end, et tulid asjaga toime.