Prii veebivara aitab elu planeerida

Tasuta veebiteenused – Google’i e-mail ja kalender ning Toodledo tegevusnimestikud – aitavad oma elu ja tööd juhtida imetabasel moel ilma, et maksaksid selle eest sentigi. Või äärmisel juhul tasud paarsada krooni aastas.

Mais kirjutasin sellest, kuidas sisse seada maailma parim kalendermärkmik. Sama hästi ajab asja ära ka tasuta veebiteenustel põhinev ajajuhtimissüsteem.

Soovitan ajajuhtimissüsteemi kokku panna kolmest moodulist: Gmaili veebimeil, Google Calendar ning Toodledo tegevusnimestikud. Miks just need kolm?

Gmail on kõige kiirema ja lihtsaima liidesega veebimeil, milles postkastiruumi seitsme gigabaidi kandis. Kasutajaliides on intuitiivne, soovi korral saad kirjadega tööd teha ka netiühenduseta (hiljem, kui jõuad levisse, sünkroniseerid) ning manused võivad olla hiiglaslikud. Peale kõige muu suudab Gmail nutikalt suhelda mitmete teiste veebiteenustega.

Google Calendar pakub võimalust lihtsaimal viisil pidada kalendrit – kui soov on, siis isegi mitut. Samuti saad paari hiireklõpsuga jagada oma kalendreid tuttavate ja kolleegidega. Ning kui keegi saadab Microsoft Outlookist koosolekukutse, siis Google Calendar saab sellest aru. Pealegi pakub nii Google tarkvara, mille abil saad kalendri ja kontaktid automaatselt mobiilse andmeside kaudu oma taskutelefoni tõmmata. Ning Google’i kalendritki saad arvutist vaadata siis, kui netti pole.

Siin märkus ärikasutajatele: Google tekitas äsja väga mõistliku hinnaga (50$ aastas kasutaja kohta) konkurendi Microsoft Exchange’ile. Google Apps võimaldab nüüd sünkroniseerida meilindust-kalendrimajandust ning jagada tõhusalt dokumente, videojuppe ja Google Sitesi kaudu ka muud teadmist töötajate vahel. Enne, kui ostad kalli Exchange’i litsentsi, katseta Google Appsi – võib-olla selle võimalustest piisab Su ettevõttele.

Toodledo pakub kõige intuitiivsemat ja paindlikumat tegevusnimestike koostamise ja haldamise võimalust. Kasutajaliides on lihtne ning Toodledo funktsionaalsus konkurentidest oluliselt laiem, kattes suurema osa ajajuhtimise vajadustest – olgu neiks tegevusnimestike loomine, tegevuste prioritiseerimine ja liigitamine, ajamonitooring, tööülesannete jagamine teiste kasutajatega, eesmärgihaldus, ülesannete väljatrükk või meeldetuletajate kasutamine.

Kui maksad 15 dollarit aastas, siis saad kasutada ka alamülesandeid ehk sisuliselt lihtsat projektijuhtimist, jagada oma ülesandeid teiste tasulise teenuse kasutajatega, mudida ülesannete väljatrükivihikut oma maitsele vastavaks ning hoida lõpetatud ülesannete arhiivi kuni kaks aastat. Muide, Toodledo tööülesandeid saad kuvada ka oma Google’i kalendris.

Toodledo usaldusväärsus küll langes mõni aeg tagasi, kui tornaado pühkis osa nende andmekeskusest minema ning teenus polnud mitu päeva kättesaadav. Ma ei tea, kuidas läks andmetega… Minu omad jäid alles.

Nüüd paneme selle süsteemi käima.

Visioon ja eesmärgid silme ette

Ühendkuningriigis on Sussexi kiriku seinal 1720. aastast pärit silt „Visioon ülesandeta pole midagi muud kui unistus. Ülesanne visioonita on mõttetu rabelemine. Ülesanne ja visioon koos on maailma lootus.“

Toodledo’sse sisestad oma elu eesmärgid nagu ka elu eesmärkidega seotud pika- ja lühiajalised eesmärgid. Eesmärgid sõnasta nii nagu need oleks juba saavutatud. Ja loomulikult peaksid eesmärgid olema konkreetsed ja mõõdetavad.
Eesmärkide sõnastamisel hoolitse selle eest, et elu eesmärgiga oleksid seotud pikaajalised eesmärgid ning nendega omakorda lühiajalised eesmärgid. Lühiajaliste eesmärkidega seod konkreetsed tegevused, mis on vajalikud nende elluviimiseks. Sel juhul võid olla kindel: su elu mõte peegeldub sinu igapäevastes tegevustes.

Talleta ja sorteeri ideed hoolikalt

Oleks ju hea, kui me ei kaotaks enam ühtki ideed – selleks võiksime kõik tegemist vajavad asjad kirja panna. Selleks on mitu lihtsat võimalust: kas kribid mõtted ja tegemist vajavad asjad lihtsalt paberile ning otsustad kord päevas, mida nendega pihta hakkad ja sisestad tööülesanded Toodledosse või tekitad tööülesande Toodledosse saates selle e-kirjaga või sisestades selle otse veebikeskkonda soovi korral Firefoxi brauseri lisamoodulit kasutades.

Korra päevas võtad 30-60 minutit selleks, et otsustada, mida peaksid tegema iga Gmaili kirjakasti saabunud kirjaga. Kahjuks ei ole Toodledo suutnud oma teenust Gmailiga siduda, kuid sellest saab lihtsa nipiga üle: Toodledos häälestad tööülesannete impordi e-maili teel, saad ainult sulle teadaoleva meiliaadressi ning saadad tegevust nõudvad kirjad sellele aadressile edasi. Selle tulemusena lisanduvad need su tegevuste nimestikku.

Lisavõimalusena võid tööülesanded Toodledos sorteerida tegevuskeskkondi kirjeldavate kategooriate kaupa nagu näiteks @kontor, @kodu, @arvuti, @telefon, @müüginõupidamine, @toidupood… Nende keskkondade loomise põhimõte on lihtne: kategooriasse @kontor paigutad ainult need ülesanded, mille täitmiseks pead olema kontoris, kategooriasse @arvuti need tööd, mille tegemiseks on vaja arvutit, @telefon on telefonikõnede nimekiri. Sel juhul saad hiljem tegutsemisel vaadata ainult neid kategooriaid, milles olevaid tegevusi sa saad teha: pole mõtet kontoris mõelda asjade peale, mille tegemiseks peaksid olema kodus.

Ühe keskkonnana soovitan kasutada nimekirja @ootel. Sellesse lisa kõik delegeeritud ülesanded. Korra päevas vaatad nimekirja üle ning vajadusel saad uurida, millises seisus delegeeritud tööd hetkel on.

Hea süsteem paneb tegutsema

Kalendrisse pane kirja nii vähe kui võimalik – seal on peamiselt kokkulepitud kohtumised ning kogupäevasündmustena ka asjad, mida tuleb tingimata konkreetsel päeval teha.

Igasse päeva lepi endaga üks nõupidamine. Selle käigus tegeled hetkel kõige olulisema asjaga ega lase end segada ei e-kirjadel ega telefonikõnedel. Sarnaselt „päris“-nõupidamisega.

Igapäevasel tegutsemisel vaatad esmalt kalendrisse – kas seal on nõupidamisi teiste või sinu endaga. Seejärel vaatad tööde nimekirja, mis tuleks täna ära teha ning saad nendega ühele poole. Järgmiseks võtad ette Toodledo nimestiku ja valid järgmise tegevuse vastavalt keskkonnale, milles viibid, ning vastavalt järgmise oodatava katkestuseni jäänud ajale.

Paari kuu pärast kirjutan samas seerias sellest, kuidas juhin end mobiiltelefoni ja MS Outlooki abil. Selle juhise olen nii mõnelegi inimesele võlgu juba paar aastat. Luban suve lõpuks selle võla lõpuks kõrvaldada.

Google’i tasklist: lihtne ja toimiv

Google’i värskeim lisandus Google Calendarisse, tööülesannete nimestik, on ehtguugellik toode: lihtne ning rahuldab hädapärased vajadused. Tööülesandeid saab kiiresti sisestada, järjestada ning tekitada ka hierarhilisi ülesandeid – ühest ülesandest tekitad projekti ning selle alla lood selle projekti tööd. Kui piriseda, siis keskmisest enam pühendunud GTD fännina võiks saada Taskidele lisada ka silte, mis kirjeldaksid näiteks töökeskkonda.

Ja veel üks soov: Google’i tööülesannete mobiilne ligipääs on praegu kehv.

Üht asja igatsen veel taga: kui Gmaili kirjastis oleks võimalik e-kirjast tööülesannet tekitada… Mmm.. Ajajuhtija unistus Nagu Aarne märkis, saab tekitada tööülesandeid ka Gmaili kirjadest – selleks tuleb küll Labsi viite alt see võimalus aktiveerida.

Google Tasks on suurepärane vahend, mida soovitan kasutada. Vabandust, Toodledo arendajad, aga niipea kui Google’i Taskidele lisandub ka konteksti lisamise võimalus, soovitan edaspidi esimese veebiabimehena Google Calendarit, mitte Toodledo’d.

Kui Outlook vaid oskaks aega arvata…

Avastasin, et Toodledo tegevushalduris on igavesti vahva võimalus: prognoosid ülesande kestvust ning hiljem, tegutsema asudes saad Toodledolt küsida, et milline tegevus võiks järgmisena aja poolest kõne alla tulla. Võiks ju Outlookis ka nii olla…

Kuhu see aeg küll kaob?

Sellele küsimusele leiad vastuse keerulisel moel ja lihtsal moel. Kuna eestlane armastab tööd rohkem kui ei midagi muud, siis esmalt kaks keerulist varianti:

1. Kirjuta üles, mida mingil hetkel teed. Minuti täpsusega. 3-7 päeva vältel. Hiljem analüüsi. Õppida on sellest väga palju.
2. Kasuta samaks ülesandeks IT-vahendit, näiteks tasuta tarkvara Klok. Kloki abil saad kasutada taimerit ning jagada oma töid projektide vahel.

Ja nüüd kaks lihtsamat varianti, kuid need sobivad eelkõige IT-lembesele kodanikule:

1. RescueTime jälgib, milleks kulub Su arvutiaeg. Tootest on saadaval kaks tasulist versiooni: RescueTime Empower, mis võimaldab töötajatel endal samuti mudida ajalogi, ning RescueTime Pulse, millel see võimalus puudub. Oma aega saad monitoorida tasuta tarkvaraga RescueTime Solo – kui tahad veidi põhjalikumat analüüsi, näiteks millise dokumendiga töötasid arvutis, siis tuleb selle eest maksta 8 dollarit kuus. Kõigele lisaks saad seada ka sihid, nt “Ära surfa facebookis üle tunni päevas” või “Kirjuta raamatut 2 tundi päevas”. Oma arvutisse paigaldasin, näis, kas sellest on abi.
2. TimeSnapper pildistab Su ekraanipilte ning mängib need hiljem Sulle filmina ette. Nii näed kiirelt, kuhu Su nädal kadus. Peale selle saad uurida ajakulu raportit, arvutada välja oma produktiivsust. Tarkvara hinnaks 25 dollarit.

Aega on arukas monitoorida, sest siis saad teada,

1. mida teed, aga ei peaks tegema,
2. mida ei tee, aga peaks tegema ning
3. kas planeerid oma aega adekvaatselt.

PS Suur tänu Petsile viidete ja idee eest!